Politique de gestion contractuelle

L'Épiphanie, Quebec · adopted 2019-05-15

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Politique de gestion contractuelle Objectif de la politique Cette politique vise : 1) À obtenir pour chaque dollar dépensé par la Ville de L'Épiphanie la meilleure contrepartie possible. 2) À assurer l'intégrité des procédures de passation de contrats municipaux. 3) À assurer l'équité entre les fournisseurs potentiels et éviter le favoritisme. 4) À assurer la transparence des processus et augmenter la confiance des contribuables. Pour ce faire, elle contient les instructions claires sur la façon dont les dépenses de la Ville doivent être effectuées et les documents à inclure au dossier d'approvisionnement. Champs d'application Les normes de cette politique s'appliquent à toute dépense de la Ville de L'Épiphanie, engagée par tout employé de la Ville de L'Épiphanie. Valeur du contrat et inclusions La valeur du contrat doit inclure : - Les taxes applicables - La livraison, sauf si le transport est effectué par la Ville ou un autre transporteur - Les frais de préparation - La main-d'œuvre et les services professionnels du même fournisseur nécessaire au contrat - Garanties - Assurances - Les coûts reliés à l'appel d'offres (administratifs, estimation, visites, cautions, etc.) Politique de gestion contractuelle Entrée en vigueur le 15 mai 2019 F:\100 - Administration\103 - Planification\Réglementation interne\Gestion contractuelle\Politique 2019\Politique de gestion contractuelle.docx Estimation Avant de lancer le processus de passation de contrat, l'employé doit OBLIGATOIREMENT estimer la valeur du contrat à passer. Pour ce faire, il peut utiliser les méthodes suivantes : - Prix d'achat de l'année dernière - Prix obtenu par une autre municipalité - Étude de préfaisabilité - Estimation par des professionnels externes En plus, pour les contrats dont la valeur est inférieure à 50 000 $ et pour lequel, il n'est pas prévu d'aller dans un processus d'appel d'offre : - Prix obtenu d'un fournisseur potentiel Seuil obligeant les appels d'offres Jusqu'à un nouveau décret du gouvernement, le seuil est fixé à 101 100 $. Choix du mode de sollicitation Valeur estimée du contrat Mode de sollicitation 5 000 $ à 22 499 $ Demande de prix verbale ou écrite (2 fournisseurs obligatoires) 22 500 $ à 47 499 $ Demande de prix écrite (3 fournisseurs obligatoires), appel d'offres sur invitation (3 fournisseurs obligatoires) 47 500 $ à 94 999 $ Appel d'offres sur invitation, appel d'offres simplifié, processus d'enchères inversées ou appel d'offre public 95 000 $ et plus Appel d'offres public voir le régime général d'adjudication des contrat à l'annexe 4 Le choix de la méthode de sollicitation doit être consigné sur le formulaire joint à l'annexe A et être signé par la direction générale AVANT le lancement du processus. Politique de gestion contractuelle Entrée en vigueur le 15 mai 2019 F:\100 - Administration\103 - Planification\Réglementation interne\Gestion contractuelle\Politique 2019\Politique de gestion contractuelle.docx Octroi de gré à gré Pour des besoins de saine gestion : urgence, délai de travaux, connaissance unique d'un réseau, fournisseur unique, coût de la confection de l'appel d'offres par rapport au gain potentiel d'une mise en concurrence, compétitivité du prix, l'expérience et la capacité financière requise, modalités de livraison, services d'entretien requis etc., les contrats jusqu'à 95 000 $ peuvent être octroyés de gré à gré, sur autorisation écrite de la direction générale. À moins que cela ne contrevienne aux motifs de saines gestions invoquées afin d'octroyer le contrat de gré à gré, l'employé doit alterner les fournisseurs à qui les contrats de gré à gré sont accordés. Pour ce faire, l'employé identifie les fournisseurs potentiels. Si le territoire de la Ville compte plus d'un fournisseur, cette identification peut se limiter ces derniers. Si ce type de contrat est octroyé de façon récurrente, l'employé constitue une liste de fournisseurs et octroie les contrats en alternant tous les fournisseurs. Si l'employé désire exclure un fournisseur local d'une liste, il peut le faire pour motif de saine gestion et joindre une justification à sa liste. Choix du mode d'adjudication 1) Le prix le plus bas 2) Le meilleur pointage selon des critères qualitatifs à une ou deux enveloppes Pour ce mode, les critères d'évaluation doivent être approuvés par le conseil AVANT le lancement du processus et ces critères doivent être clairement indiqués aux documents d'appel d'offres. Le choix de la méthode d'adjudication doit être consigné sur le formulaire joint à l'annexe A et être signé par la direction générale avant le lancement du processus. Clause de préférence Dans le cas d'une adjudication sur la base du prix le plus bas, une clause de préférence peut être incluse. Elle doit avoir été précisé dans les documents d'appel d'offres. Fournisseur local municipal : Fournisseur dont le siège social ou une succursale est situé dans le territoire de la municipalité. Fournisseur local régional : Fournisseur dont le siège social ou une succursale est situé dans le territoire de la région de Lanaudière. Valeur estimée du contrat Municipal Régional 0 à 47 499 $ 10 % 5 % 47 500 $ à 94 999 $ 5 % 2,5 % Politique de gestion contractuelle Entrée en vigueur le 15 mai 2019 F:\100 - Administration\103 - Planification\Réglementation interne\Gestion contractuelle\Politique 2019\Politique de gestion contractuelle.docx Exemple de calcul : Prix estimé 25 000 $ Fournisseur municipal 27 499 $ Fournisseur régional 25 750 $ Fournisseur extérieur 24 600 $ Pour le fournisseur municipal Prix du fournisseur local : 27 499 $ / 110 % = 24 999 $ Comme le prix du fournisseur municipal « favorisé » excède le prix le plus bas (24 999 > 24 600), le fournisseur municipal n'est pas sélectionné. Pour le fournisseur régional Prix du fournisseur régional : 25 750 $ / 105 % = 24 523 $ Comme le prix du fournisseur régional « favorisé » n'excède pas le prix le plus bas (24 523 < 24 600), le fournisseur régional est sélectionné. Forme contractuelle Demandes de prix L'employé doit obtenir, avant l'engagement de la dépense (bon de commande ou résolution), les conditions contractuelles soit par un projet de contrat ou par une offre de service complète. Appel d'offres sur invitation ou public non réalisé par des professionnels externes Les documents d'appel d'offres doivent indiquer que l'ensemble des documents d'appel d'offres ainsi que la résolution du conseil municipal octroyant le contrat tient lieu de contrat. Aucun autre engagement contractuel ne sera signé par la municipalité. Vérification de l'admissibilité du fournisseur Pour tous les types de contrats, l'employé doit effectuer une vérification auprès du registre des entreprises non autorisées aux contrats publics de l'autorité des marchés publics. La preuve de cette vérification doit être jointe au formulaire d'octroi de contrat. La vérification doit avoir été faite dans les 30 jours de l'octroi du contrat. https://www.amp.gouv.qc.ca/70/ Pour les contrats de 25 000 $ et plus, l'employé doit obtenir de la part du fournisseur une attestation de Revenu Québec. Cette attestation doit être jointe au formulaire d'octroi de contrat. Politique de gestion contractuelle Entrée en vigueur le 15 mai 2019 F:\100 - Administration\103 - Planification\Réglementation interne\Gestion contractuelle\Politique 2019\Politique de gestion contractuelle.docx Déclaration du soumissionnaire Pour tout contrat supérieur à 25 000 $, l'employé doit obtenir la déclaration assermentée incluse à l'annexe 3. Cette déclaration doit être jointe au formulaire d'octroi de contrat. Pour les appels d'offres publics et sur invitation, la déclaration doit être incluse aux documents d'appels d'offres. Pour les autres modes de sollicitation, elle doit être complétée avant l'octroi du contrat. Confidentialité Les informations suivantes ne doivent pas être divulguées aux fournisseurs potentiels : - Valeur estimée du contrat - Nombre d'autres fournisseurs contactés - Nom des autres fournisseurs contactés ou tout autre information permettant de les identifier - Membres du comité de sélection, le cas échéant Pour la transmission d'information par courriel à plusieurs fournisseurs, utilisez la fonction cci. Question des fournisseurs potentiels Demandes de prix : Si un fournisseur pose une question, vous pouvez lui répondre de la manière que la demande de prix a été effectuée. Si la question révèle une information importante qui risque d'avoir un impact sur le prix demandé, communiquez avec les autres fournisseurs potentiels. Conservez une trace de vos communications (notes ou copie des courriels) à cet effet et joignez-la au formulaire d'approvisionnement. Appel d'offres sur invitation et public : Si un soumissionnaire potentiel pose une question ou soulève une erreur dans les documents d'appel d'offres, un addenda doit être émis. Il doit être transmis au soumissionnaire par la même voie que l'invitation à soumissionner ou sur SEAO le cas échéant. Le formulaire de soumission doit inclure un espace pour noter les addendas. L'absence de preuve de réception des addendas constitue une non-conformité majeure. Visite des lieux Si vous jugez qu'une visite des lieux doit être effectuée, elle doit être individuelle et les moyens doivent être pris afin que les fournisseurs potentiels ne se croisent pas lors de ces visites. Un registre des visites doit être créé et signé par les visiteurs. Ce registre doit être créé de façon à ce que les signataires ne puissent pas voir les informations des autres soumissionnaires. Politique de gestion contractuelle Entrée en vigueur le 15 mai 2019 F:\100 - Administration\103 - Planification\Réglementation interne\Gestion contractuelle\Politique 2019\Politique de gestion contractuelle.docx Processus de plainte Toute plainte concernant l'octroi des contrats doit être adressée à la direction générale. Les documents d'appel d'offres public et sur invitation doivent inclure les coordonnées auxquelles les plaintes peuvent être déposées. Ces mêmes coordonnées sont disponibles sur le site internet de la Ville. Division des contrats Dans la mesure du possible, les achats de même nature pouvant être regroupés le sont. Si la quantité est difficile à prévoir avec précision, il est possible d'effectuer un processus d'appel d'offres sur la base d'un prix unitaire. Les quantités peuvent varier de + ou - 15 %. En aucun cas, des services de même nature ne peuvent être octroyés séparément afin d'éviter un processus d'octroi de contrat plus contraignant. Durée des contrats Les contrats peuvent être attribués pour une durée jusqu'à 5 ans. L'employé doit analyser l'opportunité de regrouper plusieurs années afin d'obtenir un meilleur prix et de diminuer la charge administrative des appels d'offres. Comité de sélection La composition du comité de sélection est déléguée à la direction générale. Vous devez lui proposer 3 membres compétents pour effectuer l'analyse des soumissions en fonction des critères. Le comité peut être composé d'employés et de professionnels provenant de l'extérieur. Ces derniers peuvent être rémunérés pour ce service. En aucun cas, les membres du comité ne doivent avoir d'intérêt direct ou indirect dans ce contrat. Dépassement de coût Tous les dépassements de coûts doivent être autorisés par la direction générale. Participation à la fabrication des devis Si vous solliciter une entreprise afin de vous aider à rédiger le devis (appel d'offres par invitation ou public), cette entreprise ne peut soumissionner sur ce contrat. L'entreprise doit en être avertie au préalable et peut être rémunérée pour ce service. ANNEXE 1 Joindre au bon de commande ou transmettre au service du greffe pour une résolution Joindre une copie au dossier d'approvisionnement Formulaire d'approvisionnement Dépenses supérieures à 5 000 $ Employé : Produit ou service recherché : Estimation de la dépenses (taxes incluses) : Prix de l'année dernière Prix d'une autre municipalité Prix d'un fournisseur potentiel Étude de préfaisabilité Estimation par des professionnels externes Sollicitation Choix de méthode Gré à gré Demande de prix Appel d'offres sur invitation Appel d'offres public simplifié Processus d'enchère inversée Appel d'offres public régulier Justification : Fournisseurs potentiels Méthode de communication 1. 2. 3. 4. 5. Adjudication Choix de la méthode Prix le plus bas Autres critères Numéro de la résolution pour les autres critères, 22 499 $ et plus : Énumérez les autres critères et le mode de calcul 1. 2. 3. 4. 5. Calcul ou analyse Achat municipal 10 % 5% Achat régional 5% 2,5 % Autorisation ________________________________ Guylaine Comtois, Directrice générale ANNEXE 2 Joindre au bon de commande ou transmettre au service du greffe pour une résolution Joindre une copie au dossier d'approvisionnement Formulaire d'octroi de contrat Choix du fournisseur Fournisseurs (Le premier étant le fournisseur sélectionné) Prix ou note 1. 2. 3. 4. 5. Justification ou analyse (au besoin) Documents pour le fournisseur sélectionné Pour tous les fournisseurs Vérification liste des entreprises non admissibles (pour tous les contrats) https://www.amp.gouv.qc.ca/70/ Pour les contrats de 25 000 $ et plus Revenu Québec Déclaration du soumissionnaire relatif au règlement de gestion contractuelle Pour les contrats de 50 000 $ Analyse de conformité pour les contrats de 50 000 $ et plus ANNEXE 3 AFFIRMATION SOLENNELLE RELATIVE À L'ABSENCE DE COLLUSION DANS L'ÉTABLISSEMENT D'UNE SOUMISSION, À LA CONFORMITÉ DES COMMUNICATIONS D'INFLUENCES ET À L'ABSENCE D'INFLUENCE AUPRÈS D'UN MEMBRE DU COMITÉ DE SÉLECTION (SI APPLICABLE) Je, soussigné, en présentant la soumission ci-jointe (ci-après la « soumission ») à la Ville de L'Épiphanie pour : PROJET : (mettre le titre du projet) Affirme solennellement ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards. Je déclare au nom de ____________________________________________________ (Nom du soumissionnaire [ci-après le « soumissionnaire »]) Que : 1. J'ai lu et je comprends le contenu de la présente affirmation; 2. Je sais que la soumission ci-jointe peut être disqualifiée si les déclarations contenues à la présente affirmation ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards; 3. Je sais que le contrat, s'il m'est octroyé, peut être résilié si les déclarations contenues à la présente affirmation ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards; 4. Je suis autorisé par le soumissionnaire à signer la présente affirmation et à présenter, en son nom, la soumission qui y est jointe; 5. Toutes les personnes dont le nom apparaît sur la soumission ci-jointe ont été autorisées par le soumissionnaire à fixer les modalités qui y sont prévues et à signer la soumission en son nom; 6. Aux fins de la présente affirmation et de la soumission ci-jointe, je comprends que le mot «concurrent» s'entend de tout organisme ou personne, autre que le soumissionnaire, affilié ou non au soumissionnaire : (a) qui a été invité par l'appel d'offres à présenter une soumission; (b) qui pourrait éventuellement présenter une soumission suite à l'appel d'offres compte tenu de ses qualifications, ses habiletés ou son expérience; 7. Le soumissionnaire affirme (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) : (a) qu'il a établi la présente soumission sans collusion et sans avoir communiqué ou établi d'entente ou d'arrangement avec un concurrent;  (b) qu'il a établi la présente soumission après avoir communiqué ou établi une entente ou un arrangement avec un ou plusieurs concurrents et qu'il divulgue, dans le document ci-joint, tous les détails s'y rapportant, y compris le nom des concurrents et les raisons de ces communications, ententes ou arrangements.  8. Sans limiter la généralité de ce qui précède aux alinéas 7 (a) ou (b), le soumissionnaire déclare qu'il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement : (a) aux prix; (b) aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix; (c) à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission; (d) à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres; à l'exception de ce qui est spécifiquement divulgué conformément à l'alinéa 7 (b) ci-dessus; 9. En plus, il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent en ce qui concerne les détails liés à la qualité, à la quantité, aux spécifications ou à la livraison des biens ou des services visés par le présent appel d'offres, sauf ceux qui ont été spécifiquement autorisés par l'autorité adjudicative ou spécifiquement divulgués conformément à l'alinéa 7 (b) ci-dessus; 10. Les modalités de la soumission ci-jointe n'ont pas été et ne seront pas intentionnellement divulguées par le soumissionnaire, directement ou indirectement, à un concurrent avant la première des dates suivantes, soit l'heure de l'ouverture officielle des soumissions, soit l'adjudication du marché, à moins d'être requis de le faire par la loi ou d'être requis de le divulguer conformément à l'alinéa 7(b). 11. Le soumissionnaire affirme, qu'à sa connaissance et après vérifications sérieuses, qu'aucune tentative d'influence, manœuvre d'influence ou pression indue ou tentative d'obtenir de l'information relative à un appel d'offres auprès du comité de sélection n'a été effectuée à aucun moment, par lui, un de ses employés, dirigeant, administrateur ou actionnaire et ce, dans le cas où un tel comité est chargé d'étudier sa soumission; 12. Le soumissionnaire affirme (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) : (a) Aucune activité de lobbyisme n'a été exercée pour le compte du soumissionnaire. Le soumissionnaire affirme que personne n'a exercé pour son compte, que ce soit à titre de lobbyiste d'entreprise ou de lobbyiste-conseil, des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme en regard du processus préalable au présent appel d'offres public.  (b) Des activités de lobbyisme ont été exercées au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme ont été exercées pour son compte et qu'elles l'ont été exercées pour son compte et qu'elles l'ont été en conformité de cette loi, de ces avis ainsi que du Code de déontologie des lobbyistes.  ______________________________________________________________________ (NOM ET TITRE, en lettres majuscules, de la personne autorisée par le soumissionnaire) __________________________________ _____________________________ (signature) (date) Affirmé solennellement devant moi le ____________________, à __________________ ______________________________ ________________________ Commissaire à l'assermentation (date) Annexe 4 Régime général concernant la passation des contrats municipaux Schéma portant sur la passation d'un contrat municipal en approvisionnement, en exécution de travaux et en fourniture de services, dont la dépense est égale ou supérieure au seuil obligeant à l'appel d'offres public RÉGIME GÉNÉRAL CONCERNANT LA PASSATION DES CONTRATS MUNICIPAUX1 Contrats dont la dépense est inférieure au seuil obligeant l'appel d'offres public (moins de 101 100 $) : Seuils Règles applicables Jusqu'à 24 999 $ - De gré à gré ou, le cas échéant, selon les règles prévues dans le règlement sur la gestion contractuelle (RGC) de l'organisme municipal De 25 000 $ à 101 099 $ - Invitation écrite auprès d'au moins deux fournisseurs respectant un délai minimal de réception des soumissions de 8 jours ou, le cas échéant, selon les règles prévues dans le RGC de l'organisme municipal - Utilisation obligatoire d'un mode d'adjudication comprenant un système d'évaluation et de pondération des offres pour les services professionnels Contrats dont la dépense est égale ou supérieure à 101 100 $2 : Types de contrats Seuils Règles applicables Assurance et travaux autres que ceux de construction À partir de 101 100 $ - Publication dans un journal pendant au moins 8 jours Construction De 101 100 $ à 252 699 $ - Publication dans le système électronique d'appel d'offres approuvé par le gouvernement (SEAO) et dans un journal pendant au moins 15 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Québec, au Nouveau-Brunswick ou en Ontario De 252 700 $ à 9 099 999 $ - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 15 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada À partir de 9 100 000 $ - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 30 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada ou en Union européenne Approvisionnement De 101 100 $ à 365 699 $ - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 15 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada À partir de 365 700 $ - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 30 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada ou en Union européenne Services Pour les services professionnels, utilisation obligatoire d'un mode d'adjudication comprenant un système d'évaluation et de pondération des offres De 101 100 $ à 365 699 $ - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 15 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada À partir de 365 700 $ Pour les services couverts3 par l'Accord économique et commercial global (AECG) : - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 30 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada ou en Union européenne Pour les services non couverts par l'AECG : - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 15 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada Services professionnels à exercice exclusif Utilisation obligatoire d'un mode d'adjudication comprenant un système d'évaluation et de pondération des offres De 101 100 $ à 365 699 $ Pour les services rendus par un avocat ou un notaire : - Invitation écrite auprès d'au moins trois fournisseurs respectant un délai minimal de réception des soumissions de 8 jours Pour les services rendus par un ingénieur, un architecte, un arpenteur-géomètre, un comptable ou un médecin vétérinaire : - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 15 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada À partir de 365 700 $ Pour les services rendus par un avocat ou un notaire : - Invitation écrite auprès d'au moins trois fournisseurs respectant un délai minimal de réception des soumissions de 8 jours Pour les services rendus par un ingénieur ou un architecte : - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 30 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada ou en Union européenne Pour les services rendus par un arpenteur-géomètre, un comptable ou un médecin vétérinaire : - Publication dans le SEAO et dans un journal pendant au moins 15 jours - Possibilité de considérer seulement les soumissions de fournisseurs ou d'entrepreneurs ayant un établissement au Canada 1 L'information fournie dans ce document ne couvre que certaines obligations légales en matière de passation des contrats municipaux. En tout temps, les organismes municipaux sont tenus de se référer à leur cadre légal. 2 Le seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique, les plafonds de la dépense permettant de limiter le territoire de provenance des soumissions ainsi que les délais minimaux de réception des soumissions sont fixés à l'article 272 de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d'habitation du Québec (2018, chapitre 8). Ceux-ci sont susceptibles d'être modifiés par règlement du ministre. 3 Les services couverts par l'AECG sont les suivants : a) les services de messagerie et de courrier, y compris le courrier électronique; b) les services de télécopie; c) les services immobiliers; d) les services informatiques, y compris ceux de consultation en matière d'achat ou d'installation de logiciels ou de matériel informatique et ceux de traitement de données; e) les services d'entretien ou de réparation d'équipement ou de matériel bureautique; f) les services de consultation en gestion, sauf les services d'arbitrage, de médiation ou de conciliation en matière de gestion des ressources humaines; g) les services d'architecture ou d'ingénierie, sauf ceux reliés à des travaux de construction d'infrastructure de transport; h) les services d'architecture paysagère; i) les services d'aménagement ou d'urbanisme; j) les services d'essais, d'analyse ou d'inspection en vue d'un contrôle de qualité; k) les services de nettoyage de bâtiments, y compris l'intérieur; l) les services de réparation de machinerie ou de matériel. EXCEPTIONS PRÉVUES PAR LA LOI ET LE RÈGLEMENT RELATIVEMENT AUX RÈGLES APPLICABLES À LA PASSATION DE CONTRATS PAR LES ORGANISMES MUNICIPAUX - Tarif gouvernemental pour un contrat d'approvisionnement ou un contrat pour la fourniture de services (art. 573.3 (1º) Loi sur les cités et les villes (ci-après LCV), 938 (1º) du Code municipal (ci-après CM)) - Contrat relatif à la fourniture d'assurances, d'approvisionnement ou de services, soit avec un organisme public, soit avec un fournisseur unique4 (art. 573.3 (2º) LCV, 938 (2º) CM) - Contrat d'assurance ou contrat pour la fourniture de services autres que ceux couverts par l'AECG ou que ceux en matière de collecte, de transport, de transbordement, de recyclage ou de récupération des matières résiduelles, qui est conclu avec un organisme à but non lucratif (art. 573.3 (2.1º) LCV, 938 (2.1º) CM) - Contrat conclu avec une coopérative de solidarité qui répond aux conditions prescrites dans la loi (art. 573.3 (2.2º) LCV, 938 (2.2º) CM) - Contrat pour la fourniture de services couverts par l'AECG qui est conclu avec un organisme à but non lucratif et qui comporte une dépense inférieure à 365 700 $ (art. 573.3 (2.3º) LCV, 938 (2.3º) CM) - Contrat d'approvisionnement qui est conclu avec un organisme à but non lucratif et qui comporte une dépense inférieure à 365 700 $ (art. 573.3 (2.4º) LCV, 938 (2.4º) CM) - Contrat relatif à des biens meubles ou à des services reliés au domaine artistique ou culturel (art. 573.3 (4º) LCV, 938 (4º) CM) - Contrat de camionnage par le biais d'un permis de courtage (art. 573.3 (3º) LCV, 938 (3º) CM) - Fourniture d'espaces médias pour campagne de publicité ou promotion (art. 573.3 (5º) LCV, 938 (5º) CM) - Contrat qui découle de l'utilisation de logiciel ou progiciel et vise : -- à assurer la compatibilité avec des systèmes, progiciels ou logiciels existants -- la protection de droits exclusifs (droits d'auteur, brevets, licences exclusives) -- la recherche ou le développement -- la production d'un prototype ou d'un concept original (art. 573.3 (6º) LCV, 938 (6º) CM) - Contrat de services professionnels nécessaire dans le cadre d'un recours judiciaire ou quasi judiciaire (art. 573, 4ºb du premier alinéa du paragraphe 1, 573.3.0.2 LCV, 935, 4ºb du paragraphe 1, 938.0.2 CM) - Contrat conclu avec le concepteur de plans et devis découlant d'un contrat ayant fait l'objet d'une demande de soumissions pour l'adaptation ou la modification des plans et devis ou pour la réalisation des travaux d'origine et la surveillance des travaux liés à une telle adaptation ou modification. (art. 573.3, 2e alinéa LCV, 938, 2e alinéa CM) - Contrat conclu avec le concepteur des plans et devis découlant d'un contrat ayant fait l'objet d'une demande de soumissions pour la surveillance des travaux liés à une prolongation de leur durée dans le cadre d'un contrat à prix forfaitaire (art. 573.3, 2e alinéa LCV, 938, 2e alinéa CM) - Contrat de services professionnels à exercice exclusif pour lesquels le règlement du gouvernement détermine qu'aucune demande de soumissions n'est requise (cela vise en pratique les contrats pour les services rendus par un médecin, un dentiste, un pharmacien ou un infirmier) (art. 573.3, dernier alinéa et 573.3.0.1 LCV, 938, dernier alinéa et 938.0.1 CM) - Contrat relatif à l'exécution de travaux d'enlèvement, de déplacement ou de reconstruction de conduites ou d'installations d'aqueduc, d'égout, d'électricité, de gaz, de vapeur, de télécommunication, d'huile ou d'autre fluide, conclu, soit avec le propriétaire des conduites ou des installations, soit avec une entreprise d'utilité publique pour un prix qui correspond à celui normalement exigé (art. 573.3 (7º) LCV et 938 (7º) CM) - Contrat relatif à la fourniture de services par un fournisseur qui, dans le domaine des communications, de l'électricité ou du gaz, est en situation de monopole (art. 573.3 (8º) LCV et 938 (8º) CM) - Contrat relatif à l'entretien d'équipements spécialisés qui doit être effectué par le fabricant ou son représentant (art. 573.3 (9º) LCV et 938 (9º) CM) - Contrat relatif à l'exécution de travaux sur l'emprise de la voie ferrée exploitée comme telle et qui est conclu avec le propriétaire ou l'exploitant de celle-ci (art. 573.3 (10º) LCV et 938 (10º) CM) - Pouvoir d'urgence du maire - Contrat pour cas de force majeure (art. 573.2 LCV, 937 CM) - Contrat accordé pendant un état d'urgence (art. 47, Loi sur la sécurité civile, 2001, c. 76) - Contrat faisant l'objet d'une dispense du ministre (art. 573.3.1 LCV, 938.1 CM) - Acquisitions par l'entremise du Centre des services partagés du Québec (art. 573.3.2 et 29.9.2 LCV, 938.2 et 14.7.2 CM) - Contrat octroyé par un président d'élection durant la période électorale dans les cas où une situation exceptionnelle peut mettre en péril la tenue de l'élection (art. 70.1 Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités) 4 Après que des vérifications sérieuses et documentées ont été effectuées pour s'assurer du caractère unique du fournisseur. Document révisé en août 2018 Schéma portant sur la passation d'un contrat municipal en approvisionnement, en exécution de travaux et en fourniture de services, dont la dépense est égale ou supérieure au seuil obligeant à l'appel d'offres public Évaluation du besoin et estimation préliminaire de la dépense À partir du seuil obligeant à l'appel d'offres public : processus d'appel d'offres public (sauf exception), incluant une estimation obligatoire du montant prévu du contrat Choix du mode d'adjudication pour l'appel d'offres public Mode d'adjudication uniquement sur la base du prix - Plus bas soumissionnaire conforme Mode d'adjudication avec critères de qualité - À l'aide de deux enveloppes (choix du facteur variant entre 0 et 50 permettant d'accorder plus ou moins d'importance au prix ou à la qualité) - Avec grille de pondération incluant le prix - Avec grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation (voir le schéma à la page suivante pour plus de détails) Publication obligatoire des documents d'appel d'offres dans SEAO et dans un journal Publication obligatoire des documents d'appel d'offres dans SEAO et dans un journal Réception des soumissions par la municipalité avant la date et l'heure fixées dans l'appel d'offres Réception des soumissions par la municipalité avant la date et l'heure fixées dans l'appel d'offres Présentation au conseil municipal de l'offre du plus bas soumissionnaire conforme Ouverture publique des enveloppes des soumissionnaires devant au moins deux témoins (soumission par enveloppe ou électronique) Ouverture publique des enveloppes des soumissionnaires devant au moins deux témoins (soumission par enveloppe ou électronique) Vérification de la conformité des soumissions Vérification de la conformité des soumissions Évaluation de la qualité par les membres du comité de sélection Recommandation du comité de sélection déposée au conseil municipal pour l'adjudication au soumissionnaire ayant reçu le meilleur pointage Adjudication par résolution du conseil municipal Publication de l'adjudication du contrat sur SEAO suivant les informations prévues dans le cadre légal Publication dans SEAO du montant total de la dépense faite une fois le dernier paiement effectué Discussion Publication au SEAO Publication au SEAO Publication au SEAO Schéma portant sur la passation d'un contrat à l'aide d'une grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation * Mode d'adjudication avec critères de qualité Création du comité de sélection Appel de qualification (facultatif) Oui Non Qualification des soumissionnaires Demande de soumissions préliminaires Réception des soumissions préliminaires Discussion individuelle avec les soumissionnaires Demande de soumissions définitives Réception des soumissions définitives Évaluation des soumissions définitives par le comité de sélection et détermination du soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage Avec négociation Sans négociation Négociation avec le soumissionnaire des dispositions requises pour conclure le contrat tout en préservant les éléments fondamentaux Transmission du rapport du secrétaire du comité de sélection Transmission du rapport de la personne responsable des discussions et des négociations Adjudication du contrat par résolution du conseil municipal Publication des renseignements liés au contrat Système de pondération et d'évaluation des offres Rédaction du rapport du secrétaire du comité de sélection Rédaction du rapport de la personne responsable des discussions et des négociations