Politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable

L'Érable, Quebec · adopted 2012-10-10

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Politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable Page 1 Politique de dons et commandites MRC de L'Érable Adoptée le 10 octobre 2012 en vertu de la résolution no A.R.-10-12-11905 Modifiée le 7 mai 2013 en vertu de la résolution no C.A.-05- 13-12114 PORTÉE La présente politique a pour but de baliser et de standardiser le processus d'attribution de dons et de commandites de la MRC de L'Érable, de sorte que ce dernier soit juste et équitable et reflète les priorités et les valeurs propres à l'organisation. OBJECTIFS La politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable poursuit les objectifs suivants :  Orienter efficacement les citoyens et les organismes qui souhaitent obtenir un soutien financier de la part de la MRC de L'Érable;  Soutenir les initiatives qui favorisent le rayonnement de la MRC et qui s'harmonisent à ses priorités d'action;  Évaluer les demandes de dons et de commandites qui parviennent à la MRC sur la base des mêmes critères;  Assurer un traitement cohérent et efficace des demandes, de leur réception jusqu'à la prise de décision finale;  Rechercher l'équité dans l'allocation des ressources financières voués aux dons et commandites. DÉFINITIONS Pour les fins de la présente politique,  Un don constitue une participation financière offerte à des fins caritatives pour financer les activités d'un organisme sans but lucratif ou d'un individu;  Une commandite représente un soutien matériel et/ou financier apporté à un organisme sans but lucratif ou à un individu en vue d'en retirer des avantages publicitaires. Politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable Page 2 PRINCIPES DIRECTEURS La politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable repose sur les grands principes suivants :  En conformité avec la stratégie de positionnement du territoire ayant pour thème la créativité, la MRC de L'Érable souhaite encourager les initiatives qui mettent en valeur ce trait distinctif des individus et des organismes du milieu.  Lorsqu'une demande de don ou de commandite provient d'un individu, ce dernier doit, de préférence, résider sur le territoire de la MRC; dans le cas contraire, l'individu doit faire la démonstration que l'objet de sa demande contribue au rayonnement de la MRC de L'Érable à l'échelle régionale et/ou nationale.  Lorsqu'une demande de don ou de commandite porte sur un événement, ce dernier doit se dérouler sur le territoire de la MRC de L'Érable et s'adresser aux résidents de plus d'une municipalité de la MRC.  Pour être considérée, l'initiative ou l'activité qui fait l'objet d'une demande de don ou de commandite doit respecter les principes d'éthique endossés par la MRC.  Les demandes doivent être présentées au minimum 60 jours avant la tenue de l'activité ou de l'événement, sans quoi, la MRC ne peut s'engager à donner suite à la demande à temps pour l'événement.  La Politique de dons et commandites vise prioritairement les initiatives à portée régionale, c'est-à-dire qui produisent un impact positif sur plusieurs communautés et qui favorisent le rayonnement de la MRC à l'extérieur de son territoire. Par conséquent, les événements locaux récurrents (ex. : festivals au sein des municipalités) ne sont pas priorisés dans la présente politique. SECTEURS D'INTERVENTION Dans son processus d'attribution de dons et de commandites, la MRC de L'Érable privilégie les secteurs d'intervention suivants :  La santé  Les initiatives sociocommunautaires  L'éducation  Les arts et la culture  Les initiatives qui contribuent à la vitalité du secteur agroalimentaire Nonobstant ce qui précède, la MRC se réserve le droit de contribuer financièrement à une cause qui ne correspond pas à ces secteurs privilégiés, si le contexte ou la situation l'exige. Politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable Page 3 CRITÈRES DE SÉLECTION Les demandes de dons et de commandites qui parviennent à la MRC de L'Érable sont évaluées en fonction des critères qui suivent :  Implication d'élus ou d'employés de la MRC au sein de la cause faisant l'objet de la demande;  Ampleur du potentiel de visibilité pour la MRC;  Concordance du projet ou de l'initiative avec les valeurs de la MRC et l'image qu'elle souhaite projeter auprès de ses différentes clientèles;  Rayonnement du projet ou de l'initiative à l'extérieur du territoire de la MRC;  Crédibilité et réputation du demandeur;  Promotion, par l'entremise du projet ou de l'initiative, de comportements écoresponsables. EXCLUSIONS En dépit des principes et critères énumérés précédemment, la MRC de L'Érable ne soutiendra pas les demandes qui présentent les caractéristiques suivantes :  Les initiatives à connotation religieuse, politique ou sexuelle;  Les demandes en provenance d'organismes ou d'individus qui ont déjà fait l'objet d'un don ou d'une commandite de la MRC dans l'année en cours;  Les commerces et les entreprises privées;  Les événements locaux récurrents (ex. : festivals au sein des municipalités) et les organismes qui requièrent du financement direct afin de poursuivre leurs activités courantes;  Les organismes ou individus qui ont déjà fait l'objet d'un don ou d'une commandite d'une municipalité de la MRC pour les mêmes fins;  Les demandes qui feraient en sorte de permettre à un employé de la MRC ou à un élu de recevoir des biens, des services ou des éléments d'actifs pour son usage ou son gain personnel. MÉCANISME D'ATTRIBUTION DES DONS ET COMMANDITES Pour les fins du traitement des demandes de dons et commandites qui lui parviennent, la MRC de L'Érable s'engage à respecter le processus qui suit :  Les demandes dont la valeur correspond à 500 $ ou moins sont évaluées et traitées par le comité administratif de la MRC;  Les demandes dont la valeur correspond à plus de 500 $ sont évaluées et traitées par le conseil des maires de la MRC; Politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable Page 4  Dans les deux cas, la MRC s'engage à donner une réponse (positive ou négative) à l'individu ou à l'organisme qui porte la demande à l'intérieur d'un délai de 60 jours. PROCÉDURE POUR SOUMETTRE UNE DEMANDE Toute demande de don ou de commandite doit être formulée par écrit et contenir les renseignements suivants :  Le nom, la fonction et les coordonnées du demandeur;  La présentation de l'organisme, du projet ou de l'activité qui fait l'objet de la demande;  Le lieu et la date de l'activité, s'il y a lieu;  La clientèle et le territoire visés;  La nature et la valeur de la contribution demandée;  Les autres sources de financement de l'organisme, du projet ou de l'activité et les autres partenaires associés;  Dans le cas d'une demande de commandite, les détails de la contrepartie publicitaire offerte à la MRC. Les demandes doivent être envoyées à l'adresse suivante : MRC de L'Érable Programme de dons et commandites 1783, avenue Saint-Édouard, bureau 300 Plessisville, Qc G6L 3S7 Un formulaire de demande de don ou de commandite est disponible sur le site Web de la MRC, à l'adresse suivante : www.erable.ca/mrc/propos-de-la-mrc/politique-de-dons-et-commandites BUDGET L'enveloppe budgétaire des dons et commandites est fixée annuellement par le conseil des maires lors de l'établissement du budget annuel. Montant maximal Le montant maximal alloué aux dons et commandites dans le budget annuel de la MRC est limité à 7000 $. Le conseil se réserve le droit de réajuster ce plafond par l'entremise d'une résolution adoptée en début d'exercice financier. Fonds spécial pour les artistes et athlètes d'exception À même le budget global des dons et commandites, la MRC réserve une enveloppe de 2500 $ aux artistes et athlètes de L'Érable qui font connaître et rayonner notre territoire grâce au caractère exceptionnel de leurs réalisations. Politique de dons et commandites de la MRC de L'Érable Page 5 AUTRES DISPOSITIONS  La présente politique ne vient pas se substituer aux programmes d'aide financière déjà offerts par la MRC de L'Érable.  Sauf exception, les fonds versés en vertu de cette politique doivent être utilisés pendant l'année au cours de laquelle ils ont été attribués.  L'implication de la MRC de L'Érable auprès d'un organisme œuvrant dans un secteur d'intervention donné n'engage pas la MRC à s'impliquer financièrement auprès de tout autre organisme actif dans le même secteur.  En dépit des critères de sélection édictés dans la présente politique, la MRC de L'Érable se réserve le droit de rejeter une demande de don ou de commandite, notamment si la somme demandée est trop importante en regard du budget alloué ou si le budget annuel attribué aux dons et commandites est épuisé.  La MRC se réserve le droit de demander un compte rendu auprès du demandeur à l'issue de l'activité ou du projet auquel elle a contribué financièrement.