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CANADA
PROVINCE DE QUÉBEC
MRC DE MINGANIE
MUNICIPALITÉ DE L'ÎLE-D'ANTICOSTI
POLITIQUE DE GESTION SUR LES FRAIS DE DÉPLACEMENT ET DE
REPRÉSENTATION 2023
ADOPTÉE LE 6 JUIN 2023
Afin de voir à la bonne gestion de la Municipalité de L'Île-Anticosti et à une meilleure prise
de décision, les membres du conseil désirent adopter une politique de gestion concernant
les frais de déplacement et de représentation lors de formation, congrès, colloque,
représentation et autres, et ce, afin qu'il y ait concordance avec la règlementation sur le
traitement des élus et le règlement sur les règles de contrôle et de suivi budgétaires.
Le conseil municipal délègue au directeur général/secrétaire-trésorier le pouvoir
d'autoriser les dépenses reliées aux congrès, colloques, formations et autres, tels que les
frais de déplacement et de représentation conséquents.
Toute modification apportée à la politique de gestion sur les frais de déplacement et de
représentation 2023 doit faire l'objet d'une résolution du conseil en séance ordinaire.
La politique de gestion sur les frais de déplacement et de représentation 2023 a pour but
de donner un outil aux dirigeants afin de faciliter la gestion des frais remboursés à toute
personne se déplaçant pour et au nom de la Municipalité de L'Île-d'Anticosti.
Ce présent document constitue l'énoncé de fond qui établit la politique administrative
destinée à la gestion des frais encourus pour le déplacement et la représentation de toutes
personnes autorisées de la municipalité.
La politique de gestion sur les frais de déplacement et de représentation 2023, pour être
valide et en vigueur, doit être adoptée par les membres du conseil lors d'une séance du
conseil.
Article 1 - Frais d'inscription
La Municipalité de L'Île-d'Anticosti défraie les inscriptions aux événements tels que
formation, colloque, congrès.
Le membre qui s'est inscrit à un des événements ci-haut décrits et qui ne participe pas à
une ou plusieurs journées devra obligatoirement rembourser les frais d'inscription,
advenant que la municipalité ne puisse annuler dans les délais prescrits par l'association.
Il y a toutefois certaines exceptions à savoir : accident, maladie, et ce sur présentation de
preuve adéquate.
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Article 2 - Frais de repas pour évènements et frais de représentation
2.1 Frais de repas pour évènements
Les frais de déplacement sont les frais engendrés dans le cadre d'évènement tel que
formation, colloque, congrès, déplacement personnels payé par l'employeur etc.
Déjeuner
15,00$
Diner
30,00$
Souper
45,00$
À noter que les frais de repas sont remboursés si ces dépenses ne sont pas incluses dans
les frais d'inscription.
Les frais relatifs à l'alcool ne sont pas défrayés par la Municipalité.
2.2 Frais de repas pour représentation
Les frais de représentation sont les frais engendrés lorsque la personne représente la
municipalité dans le cadre de ses fonctions (par exemple dans le cas de rencontre
ministérielle, Unesco etc.)
Les frais de repas sont alors remboursés selon le tableau de l'article 2.1 ou sur
présentation des pièces justificatives lorsque les montants sont excédentaires.
Article 3 - Frais de déplacement et d'hébergement
Les frais de déplacement payés par la municipalité sont les suivants :
Véhicule personnel (à l'extérieur de
l'ile d'Anticosti)
0.60$ du kilomètre
Véhicule
personnel
(sur
l'ile
d'Anticosti)
0.80$ du kilomètre
Autobus, train, bateau etc.
Remboursement du billet
Auto louée
Remboursement des frais de location
et d'essence
Les frais de déplacement, de stationnement et d'hébergement sont remboursés sur
présentation des pièces justificatives et avec une preuve de participation à l'événement
ou à la représentation.
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Article 4 - Demande de remboursement
Toute personne qui demande un remboursement pour sa participation à un événement
décrit dans cette politique ou pour des frais de représentation doit remplir et signer un
formulaire prévu à cet effet.
Toute demande de remboursement, pour être acceptée, doit faire partie des comptes à
payer d'une séance ordinaire du conseil.
Article 5 - Application de la présente politique
Cette politique abroge la politique 2019- Déplacement et représentation adopté au terme
de la résolution 2019-09-404.
Article 6 - Entrée en vigueur
Cette politique de gestion entre en vigueur en date de l'adoption par le conseil pour
conformément à la Loi et demeure en vigueur tant et aussi longtemps qu'elle n'est pas
modifiée.
Je reconnais avoir lu et compris les termes de la politique et en accepte les
conditions.
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Signature
Date
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Signature de l'employeur
Date