Politique de communication

La Côte-de-Beaupré, Quebec

This is the exact embedded text of the captured official document. Snapshot 5690c776ac51 · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

MRC^Cé^-^'Beauft^ POLITIQUE DE COMMUNICATION Adoptée le 5 décembre 2018 Numéro : Version : Nature des changements : Unité émettrice : Date d'approbation par le Conseil de la MRC : Résolution : 2018-01 Direction générale 05-12-2018 2018-12-246 Rédigée par : Béatrice Pauly, adjointe administrative à la direction générale, responsable des communications Révisée par : Michel Bélanger, directeur général et secrétaire-trésorier Jean-François Guillot : directeur général adjoint et responsable de l aménagement et du développement durable Politique de communication adoptée le 5 décembre 2018 MRG-'-Ceito. ^.SeaupW TABLE DES MATIÈRES l. CONTEXTE 3 1.1 DÉMARCHE 3 1.2 MISSION ET VALEURS DE LA MRC 4 2. RESPONSABILITÉS DES INTERVENANTS EN COMMUNICATION 5 2.1 PRÉFET 5 2.2 MEMBRES DU CONSEIL 5 2.3 DIRECTEUR GÉNÉRAL 5 2.4 LA RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS 5 2.5 RESPONSABLES DE SERVICES 5 2.6 COMITÉ 6 3. COMMUNICATIONS INTERNES 6 3.1 COMMUNICATIONS INTERNES CONCERNANT LES EMPLOYÉS 6 3.2 COMMUNICATIONS INTERNES CONCERNANT LE CONSEIL DE LA MRC 7 4. COMMUNICATIONS EXTERNES 8 4.1 SUJETS POUVANT FAIRE L'OBJFT D'UNE COMMUNICATION DCTERNE 8 4.2 ARMOIRIES, LOGOS ET TYPOGRAPHIE 8 4.3 SITES INTERNET, INFOLETTRE ET ADRESSE ÉLECTRONIQUE DE LA MRC 10 4.4 MÉDIAS SOCIAUX 11 4.5 OUTILS DE VISIBILITÉ ET DE PROMOTION 12 4.6 OUTILS DE PRESSE 13 4.7 RÉSEAUX MUNICIPAUX 14 4.8 INFORMATIONS AUX CITOYENS 14 4.9 DEMANDES D'ACCÈS AUX DOCUMENTS 15 ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 4.10 GESTION DES PLAINTES 15 5. VISIBILITÉ 15 5.1 PORTÉE 15 5.2 DÉFINITIONS 15 5.3 PRINCIPES DE VISIBILITÉ 16 ANNEXE l : POLITIQUE DE DONS ET COMMANDITES 20 ANNEXE 2 : POLITIQUE DE SUBVENTIONS 23 ANNEXE 3 : RÈGLEMENT #64.2 MODIFIANT LE RÈGLEMENT #64 ÉTABLISSANT DE NOUVELLES RÈGLES DE PROCÉDURES CONCERNANT LA PRÉPARATION ET LA TENUE DES SESSIONS SU CONSEIL DE LA MRC DE LA CÔTE- DE-BEAUPRÉ ANNEXE 4 : POLITIQUE DE GESTION DES PLAINTES 26 28 Politique de communication #2018-01 - Version l ^RC'-'-Cste-i^. 'Be&uftM l. CONTDCTE 1. 1 DÉMARCHE Après plus de 30 ans d'existence, la MRC de La Côte-de-Beaupré a évolué, de nouvelles compétences s'y sont greffées et avec elles, la mise en place des services nécessaires pour les assumer. Aujourd'hui, une vingtaine d'employés travaillent à la MRC qui compte plusieurs partenaires dans différents champs d'intervention. Cette évolution de [organisation a amené la MRC à porter une réflexion sur sa mission et ses valeurs. Dautre part, contribuer à un développement plus durable de nos collectivités est un défi majeur et incontournable que souhaitent relever les collectivités de la Côte-de-Beaupré pour faire face aux grands enjeux de société que sont : les changements climatiques, la réduction de la consommation de ressources et de ['espace, la protection de la biodiversité, des milieux naturels et agricoles, les changements démographiques, la pratique d'activités physiques et ['alimentation de proximité, etc. C'est pourquoi, en février 2013, la MRC a adopté son Plan de développement durable des collectivités de la Côte-de-Beaupré. Laction 4 de [orientation de mise en ouvre de ce plan est la suivante : « Etablir et mettre en ouvre une stratégie de communication pour informer la population et [ensemble des organisations et instances sur la progression de la planification stratégique. » Enfin, la MRC occupe une place dans [espace public. De par ses rôles et responsabilités, elle est présente dans les médias et les événements publics. Elle possède aussi plusieurs outils de communication interne et externe. Ce contexte amène la MRC à se doter d'une stratégie permettant de bien définir les rôles et responsabilités des intervenants (employés et membres du conseil) et les moyens à privilégier. Les objectifs de la démarche de communication réalisée en 2018 visaient a : . Définir la mission et les valeurs de ['organisation, portées autant par les employés que les membres du Conseil de la MRC ; . Etablir une politique de communication définissant les rôles et responsabilités des intervenants et les outils de communication à mettre en place ; . Préparer un plan triennal de communication définissant les actions de communication interne et externe. Politique de communication #2018-01 - Version l MRC'-'-Cste.ch.'KmjAfM 1.2 MISSION ET VALEURS DE LA MRC Soucieuse de la qualité de vie des citoyens de la Côte-de-Beaupré, la MRC a pour mission de : . Guider [aménagement et le développement durable du territoire et de la collectivité qui ['habite ; . Déployer des services de qualité pour les municipalités locales ; . Assurer la sécurité des biens et des personnes et une saine gestion des matières résiduelles ; . Relever solidairement les défis de développement de projets structurants en concertation avec ses partenaires ; . Représenter les intérêts des citoyens de la Côte-de-Beaupré. Les valeurs qui guident ta MRC dans la réalisation de sa mission sont : L'ESPRIT DE COLLABORATION ET DE SOLIDARITÉ qui se caractérise, entre les employés, par une dynamique de travail basée sur l'entraide et la complémentarité interservices et, pour le Conseil de la MRC, par une volonté de décider et dagir en concertation pour le bien commun de la MRC de La Côte-de-Beaupré. LA TRANSPARENCE qui se traduit par des communications internes et externes plus fréquentes et une approche de communication renouvelée auprès de la population, des municipalités et des organismes partenaires afin de mieux faire connaître la raison d'être de la MRC et ses nombreuses réalisations. L'ÉCOUTE ET L'OUVERTURE D'ESPRn- qui permettent d'être à ['écoute constante des besoins des différents partenaires de la MRC et de démontrer une préoccupation sensible aux idées d'autrui. LE LEADERSHIP qui se manifeste par la place d'avant-plan qu'occupe la MRC de La Côte-de-Beaupré dans l'aménagement et le développement durable de son territoire et sa capacité à trouver des solutions innovantes pour relever les défis de la redynamisation du milieu. L'ÉQUITÉ qui se manifeste dans ['offre de services aux municipalités locales ainsi que dans la prise de décision sur te plan régional et la gestion des ressources humaines. LA COMPÉTENCE ET LE PROFESSIONNALISME qui se manifestent par le travail d'employés dévoués et bien formés et d'une équipe d'élus impliqués et dont les décisions, les actions et le discours sont cohérents avec la mission, les valeurs et les mandats de la MRC. 1.3 BUT ET OBJECTIFS DE IA POLITIQUE DE COMMUNICATION La présente politique a pour but d'encadrer et d'uniformiser les communications internes et externes de la MRC de La Côte-de- Beaupré. Plus précisément, elle a pour objectifs : . D'identifier les champs d'interventions de la MRC sur le plan des communications ; Politique de communication #2018-01 - Version l MRC-'-Cste. ih.'BeaufiW . De définir les rôles des membres du Conseil de la MRC et des employés concernant les communications internes et externes ; . D'identifier les mécanismes appropriés pour mettre en ouvre la politique de communication. . Dassurer la visibilité de la MRC pour son soutien financier auprès des organismes, entreprises et individus admissibles; . D'établir les critères de visibilité de la MRC en fonction de la nature et du montant de l'aide consentie; . De définir une procédure à suivre auprès des partenaires ayant bénéficié d'une aide financière de la MRC. 2. RESBQNSABILITÉS_DESJNTERVENAN1S_ENLCOMMUNLCATION 2.1 PRÉFET Le préfet est le premier représentant de la MRC et, en ce sens, il fait les déclarations relatives aux affaires de la MRC. Le préfet peut s'exprimer au nom du Conseil de la MRC ou en son nom personnel. En cas dempêchement, il désigne le préfet-suppléant pour agir à sa place. Certains employés peuvent agir en remplacement du préfet pour certains sujets. 2.2 MEMBRES DU CONSEIL Les membres du Conseil de la MRC peuvent faire toute déclaration concernant les décisions prises par le Conseil de la MRC, et ce dans un souci de loyauté en regard de la position de la MRC. 2.3 DIRECTEUR GÉNÉRAL Le directeur général peut faire certaines déclarations publiques au nom de la MRC. Il en est de même des responsables de services. À titre de gestionnaire de ressources humaines, le directeur général est aussi responsable des communications internes de la MRC et supervise ['adjointe administrative à la direction générale dans ses responsabilités rattachées aux communications. Il est responsable de ['accès à ['information. 2.4 LA RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS Sous la supervision du directeur général, l'adjointe administrative à la direction générale agit à titre de responsable des communications. Elle coordonne, en collaboration avec les différents services, les activités de communications internes et externes. Elle s'assure de [application de la politique de communication de la MRC et rédige les plans triennaux de communication qui en découlent. Elle agit à titre de personne-ressource auprès du préfet et des employés de la MRC pour toute question relative aux communications. 2.5 RESPONSABLES DE SERVICES ET EMPLOYÉS Les responsables de services et les employés de la MRC, de par leur expertise, peuvent être amenés à répondre à certaines requêtes des médias, à condition qu ils y soient préalablement mandatés. Toute demande de la part des médias adressée à un employé doit être référée à la responsable des communications. Les employés doivent informer cette dernière des interventions réalisées auprès des médias. Politique de communication #2018-01 - Version l MRCW'Cgte-^.'Bea^é 2.6 COMITÉ Les recommandations à ['attention du Conseil de la MRC en matière de communication interne et externe, l'approbation du plan de communication et les bilans qui en découlent seront réalisés par un comité déjà constitué par résolution et composé de membres du Conseil de la MRC. La responsable des communications coordonne les travaux du comité. 3. COMMUNICATIONS INTERNES 3.1 COMMUNICATIONS INTERNES CONCERNANT LES EMPLOYÉS 3. 1. 1 Comité de gestion La planification des rencontres du comité de gestion est sous la responsabilité du directeur général. Ces rencontres regroupent ['ensemble des responsables de services au sein de la MRC et ont lieu le lendemain de chaque séance du Conseil de la MRC. Les rencontres visent notamment à échanger sur les dossiers en cours dans les différents services et à assurer un suivi sur des tâches communes à réaliser en matière de gestion administrative ou de ressources humaines. On y traite aussi des principaux dossiers menés par la MRC. 3. 1.2 Rencontres de service La planification des rencontres de service est sous la responsabilité des responsables de services. Ces rencontres visent entre autres à transmettre des renseignements d'ordre administratif, à dresser l'état d'avancement du plan d'action, à discuter des dossiers prioritaires, à permettre la discussion et ('échange d'expertise entre collègues et à améliorer le fonctionnement des services. 3.1.3 Évaluation annuelle du personnel La planification de lévaluation annuelle du personnel est sous la responsabilité du directeur général et des responsables de services. Ces rencontres permettent de déterminer des objectifs de rendement, de mettre à jour les descriptions de tâches des employés, de prévoir les activités de formation continue et de résoudre certaines situations rattachées aux relations de travail. 3. 1.4 Rencontre trimestrielle du personnel [-'ensemble des employés se réunit une fois par trimestre afin d'aborder les dossiers en cours ou à venir ainsi que les événements et activités. 3.1.5 Babillard pour affichage interne La MRC dispose d'un babillard accessible et visible pour des fins d'affichage interne (avis aux employés, convocation, activités sociales etc). Il est situé dans l'espace de repos dédié aux employés. 3.1.6 Guide électronique de ['employé La mise à jour du guide de ['employé relève de la responsable des communications. Ce guide comprend les procédures d'accueil d'un nouvel employé et tous les documents pertinents pour ['employé (directives, politiques, code déthique, etc). Politique de communication #2018-01 - Version l MRC""Cste-d6ÏeaufiM 3. 1.7 Courrier interne Sous la responsabilité du directeur général (pour ['ensemble des employés) et des responsables de services (pour le service concerné), le courrier interne est entre autres utilisé pour transmettre des directives et des informations auprès des employés ou des convocations à des rencontres. Le courrier interne est habituellement acheminé par courrier électronique. 3. 1.8 Adresse de courrier électronique Chaque employé possède une adresse de courrier électronique pour des fins exclusives au travail. 3. 1.9 Banque de photographies La banque de photographies est sous la responsabilité de la responsable des communications. Cette banque de photos est utilisée exclusivement par le personnel. La MRC s'assure du respect des droits d'auteur et de ['utilisation des photos. 3. 1.10 Salle d'archives La tenue et la mise à Jour de la salle d'archives relèvent de la responsable des communications. 3. 1.11 Plan d intervention en situation de crise La mise en place dun plan d intervention en situation de crise est sous la responsabilité du directeur général. Ce plan permet dencadrer la gestion des situations nécessitant une approche particulière auprès du personnel (ex : décès d'un employé, accident du travail, climat de travail, etc). 3.2 COMMUNICATIONS INTERNES CONCERNANT LE CONSEIL DE LA MRC 3.2.1 Avis de convocation et ordres du jour des séances et rencontres La préparation et [envoi des avis de convocation et des ordres du jour des séances et des rencontres préparatoires du Conseil de la MRC ainsi que ceux des rencontres des différents comités internes sont sous la responsabilité de la responsable des communications. Ils sont transmis aux membres du Conseil de la MRC et des comités au moins trois jours ouvrables avant la tenue de la séance ou de la rencontre, accompagnés des documents utiles pour la prise de décision. 3.2.2 Plateforme web « Conseil sans papier » La mise à jour de la plateforme web « Conseil sans papier » pour le Conseil de la MRC et les différents comités est sous la responsabilité de la responsable des communications. Cette plateforme web, avec accès sécurisé, rend plus efficace la préparation des séances et rencontres et la transmission des documents utiles, et permet de limiter ['usage du papier. 3.2.3 Comptes rendus des comités de la MRC Le dépôt des comptes rendus des comités de la MRC rédigés par les secrétaires des comités sur la plateforme web « Conseil sans papier » est sous la responsabilité de la responsable des communications. Politique de communication #2018-01 - Version l MRCU 'Cste-^.'Beaaft^ 3.2.4 Notes de service La préparation des notes de service est sous la responsabilité du directeur général, des responsables de services et de la responsable des communications. Elles sont utilisées comme outil de présentation pour un sujet présenté à une séance ou une rencontre préparatoire du Conseil de la MRC. Elles sont transmises par la responsable des communications minimalement trois jours ouvrables avant la tenue de la séance ou de la rencontre préparatoire. 3.2.5 Signalisation interne et externe La signalisation à l'intérieur et à l'extérieur de la bâtisse de la MRC de La-Côte-de-Beaupré est sous la responsabilité de la responsable des communications. Aucune signalisation ni aucun affichage ne peuvent être installés sans l'autorisation de la responsable des communications. Toute demande doit lui être soumise. 4. COMMUNICATIONS EXTERNES 4.1 SUJETS POUVANT FAIRE L'OBJET D'UNE COMMUNICATION DOERNE Les sujets pouvant faire ['objet de communications externes sont les suivants : . Le fonctionnement de la MRC, . Les services, . Les décisions du Conseil de la MRC ou une prise de position, . Les activités et projets, . Les programmes d'aide, . Les situations d'urgence, . Tout autre sujet. 4.2 ARMOIRIES, LOGOS ET TiTOGRAPHIE 4.2. 1 Armoiries La MRC de La Côte-de-Beaupré possède des armoiries qui font partie intégrante du patrimoine culturel et historique de la MRC. Elles ne sont plus utilisées à titre promotionnel. Toutefois, dans certains cas particuliers, tels qu'événements ou activités à caractère historique par exemple, ces armoiries pourraient être utilisées dans des documents ou des visuels, sur approbation du préfet et du directeur général. MAC. CÔTEOEBEAUPRT ^SZINJITPOUB SERVIR^ Politique de communication #2018-01 - Version l MRC-'-ûste^.SawflM 4.2.2 Symbolisme des armoiries . Les « oies blanches » dans le ciel symbolisent la migration des oies observée dans la Réserve nationale de faune du Cap-Tourmente; . Les « pentes de ski » soulignent le caractère exceptionnel de la station de ski du Mont-Sainte-Anne; . La « croix rouge » surmontée de la « couronne » de la Sainte-Anne évoque le centre de pèlerinage à la Basilique Sainte-Anne-de-Beaupré et la religion catholique; . La « charrue » représente les bonnes terres agricoles de la Côte-de-Beaupré; . L'« eau » symbolise le fleuve Saint-Laurent qui borde le sud du territoire de la MRC de La Côte-de-Beaupré; . L'« arbre » souligne les richesses naturelles de la forêt (exploitation forestière, chasse, pêche); . La « maison ancestrale » représente le riche patrimoine de la Côte-de-Beaupré et évoque [arrivée des calons en Nouvelle-France. 4.2.3 Logo de la MRC de La Côte-de-Beaupré Le logo est ['image de marque de la MRC qui aide le public à reconnaître les publications, les écrits et les services offerts par la MRC. Ce logo fait [objet dun guide des normes graphiques dont la gestion est assumée par la responsable des communications. Toute personne ou tout organisme qui souhaite utiliser le logo de la MRC doit obtenir [autorisation de la responsable des communications et doit respecter les règles incluses dans le guide des normes graphiques. MRC^C^^Ïeaufi^ Nous retrouvons dans le logo différents éléments qui symbolisent la Côte-de-Beaupré : les montagnes, le fleuve et les rivières, les champs et le vent. Ce sont les éléments naturels qui font ['identité et l'unicité du territoire de la Côte-de-Beaupré. La calligraphie plus classique fait référence à ['histoire et au patrimoine bâti de la Côte-de-Beaupré. 4.2.4 Signature (courriels et cartes d'affaires) La gestion des signatures des employés est assumée par la responsable des communications. Chaque employé dispose d'une signature dont les noms, fonctions et coordonnées sont personnalisées, mais dont le graphisme est uniforme. Les signatures sont utilisées par les employés exclusivement pour les courriels et les cartes daffaires. Pour toute autre communication externe ou pour des fins promotionnelles, le logo de la MRC prévaut. Politique de communication #2018-01 - Version l MRO-'-ûite-ito-'BewftW 4.2.5 Papeterie La papeterie est un véhicule essentiel de (image de la MRC. Etant donné qu'elle permet de joindre un public large, elle doit projeter une image positive et cohérente. La MRC dispose d'une papeterie (papier à en-tête, cartes professionnelles, factures, etc) aux couleurs de la MRC incluant le logo. Les employés sont tenus d'utiliser ces outils pour toute communication externe écrite. 4.2.6 Lettre, dépliant, brochure, affiche permanente ou temporaire, etc Tous les services de la MRC doivent soumettre à la responsable des communications toute lettre destinée à un envoi externe massif ou à une distribution Internet aux fins d'approbation en regard de ['application des normes graphiques de la MRC et du contenu. 4.2.7 Typographie et couleurs Pour la rédaction des documents, la MRC privilégie l'utilisation de la typographie « Euphemia » en 11 points pour le texte et la typographie « Constantia » pour les titres ainsi que les couleurs identifiées dans le guide des normes graphiques du logo. Une bibliothèque de modèles de documents est à la disposition des employés afin d'en assurer l'uniformité. 4.2.8 Utilisation de la langue française Compte tenu que la MRC est un organisme public, la qualité de la langue française des documents et correspondances émis par les employés de la MRC doivent être sans reproche. En effet, cela fait partie intégrante de ['image de marque projetée par la MRC. Chaque employé est donc responsable de ses documents et soumet toutes correspondances officielles à la direction générale. 4.3 SITES INTERNET, INFOLETTE ET ADRESSE ÉLECTRONIQUE DE LA MRC 4.3.1 Site internet de la MRC de La Côte-de-Beaupré La gestion et la mise à jour du site Internet de la MRC relèvent de la responsable des communications en collaboration avec les employés de la MRC. Le site Internet comprend les informations telles la mission et les valeurs, les services, les réalisations ainsi que toutes autres informations pertinentes pour différents usagers de la MRC (citoyens, municipalités locales, organismes partenaires et promoteurs). 4.3.2 Site Internet www.patrimoinecotedebeaupre.com Le site Internet www.patrimoinecotedebeaupre.con présente le patrimoine bâti de la Côte-de-Beaupré qui est l'une des composantes qui témoignent de ['identité de la Côte-de-Beaupré. Sa gestion et sa mise à jour est assurée par la conseillère en rénovation patrimoniale. 4.3.3 Budget Après ladoption du budget annuel par le Conseil de la MRC, la diffusion de celui-ci sur le site Internet de la MRC relève de la responsable des communications. 10 Politique de communication #2018-01 - Version l MRG-'-Csto. ih.'BeaufM: 4.3.4 Infolettre L'infolettre de la MRC de La Côte-de-Beaupré est préparée par la responsable des communications, en collaboration avec les employés de la MRC. Cette infolettre porte notamment sur les réalisations de la MRC, ses services, les événements, les résumés du conseil de la MRC, les programmes d'aide, etc. 4.3.5 Adresse électronique de la MRC La responsable des communications reçoit tous les courriers électroniques envoyés à ['adresse générale de la MRC : infofgtlmrccotedebfiaupo. qc.ca. Elle répond à ces courriels ou les transmet aux services concernés. 4.4 MÉDIAS SOCIAUX 4.4. 1 Gestion des médias sociaux (conditions d'utilisation) La gestion des médias sociaux de la MRC est assumée par la responsable des communications en collaboration avec les employés. Les conditions suivantes encadrent ['utilisation des médias sociaux : . Les publications se limitent à des fins professionnelles et doivent être en lien avec les responsabilités, mandats et réalisations de la MRC; . Les publications doivent être vraies et fondées; elles doivent éviter d'induire le public en erreur et de créer des rumeurs; . Les réponses à des commentaires du public sur les réseaux sociaux de la MRC doivent être respectueux; . Un commentaire provenant du public qui a une connotation négative, mais qui est pertinent et respectueux, doit être conservé sur le média social; . Les publications à caractère partisan, religieux, revendicateur, discriminatoire ou haineux sont interdites; . Les publications ne doivent pas diffuser des informations de nature confidentielle; . Lorsqu'un sujet discuté fait l'objet d'une situation de crise, s'abstenir de commentaires; . Tout employé qui souhaite réagir à des propos ou informations véhiculés sur les médias sociaux qui désire ajouter des renseignements doivent préalablement se référer à la responsable des communications avant d'ajouter toute publication. 4.4.2 Page Facebook La responsable des communications assume la gestion de la page Facebook de la MRC. Toute publication sur cette page se fait sous réserve des conditions prévues au paragraphe 4.4. 1. 4.4.3 Autres médias sociaux La MRC reconnaît [évolution rapide des médias sociaux et la nécessité de s'adapter aux besoins des différents usagers de la MRC. Certains nouveaux médias sociaux pourraient être utilisés afin de répondre à ces préoccupations. Politique de communication #2018-01 - Version l 11 MRG-'-Csto-de-'BeaaftW 4.5 OUTILS DE VISIBILITÉ ET DE PROMOTION 4.5.1 Politique de dons et commandites et politique de subventions La MRC dispose d'une politique de dons et commandites et d'une politique de subventions (Annexes l et 2). Ces politiques définissent les clientèles admissibles ainsi que les critères de sélection. Le directeur général assure la gestion de ces politiques. 4.5.2 Représentation à des événements et activités Le préfet, le directeur général, les responsables de services et certains employés participent à des événements et activités (autres que des colloques ou conférences) pour promouvoir les mandats et réalisations de la MRC. Ces personnes s'assurent de porter l'épinglette de [a MRC lors de ces représentations. 4.5.3 Publicité promotionnelle La MRC utilise certains outils (journaux locaux, site Internet, etc) pour des fins de promotion des projets, activités et services propres à la MRC. Toute publicité doit être approuvée par la responsable des communications avant sa diffusion. 4.5.4 Outils promotionnels (drapeau, épinglette, bannière,...) La MRC dispose de certains outils promotionnels afin de diffuser son image. L'identification des outils promotionnels est réalisée par la responsable des communications en collaboration avec les responsables de services. La responsable des communications est en charge de la gestion du protocole entourant l'utilisation du drapeau de la MRC. Son utilisation, son emplacement, son remplacement et toute demande d'utilisation de la part d'organisme doivent être approuvés par celle-ci. 4. 5. 5 Allocutions et conférences de la MRC La MRC, par l'entremise du préfet, du directeur général ou de ses employés, réalise à ['occasion des allocutions et conférences lors d'événements divers. Le préfet de la MRC est la personne habituellement désignée pour les réaliser, à moins que la participation d'une autre personne de ['organisation soit jugée plus pertinente. La responsable des communications peut offrir un accompagnement dans la préparation des allocutions et des conférences. 4. 5.6 Remise de cadeaux-souvenirs Les cadeaux-souvenirs représentatifs de la Côte-de-Beaupré sont destinés aux personnes qui ont mérité des honneurs lors d'activités ou événements régionaux, provinciaux, nationaux ou internationaux. Elles sont choisies par les membres du Conseil de la MRC et le directeur général, en collaboration avec la responsable des communications. 12 Politique de communication #2018-01 - Version l MRG-'-Cste-ikSawflW 4.5.7 Cartes de félicitations, remerciements et de sympathies La MRC transmet des lettres ou des cartes de façon ponctuelle auprès des employés, des membres du Conseil de la MRC en guise de félicitations, de remerciements ou de sympathies. On privilégie une signature par le préfet ou, selon les cas, par des employés de la MRC. Ceux-ci peuvent signaler à la responsable des communications les occasions auxquelles de telles cartes doivent être transmises. 4. 5.8 Panneau d'accueil La MRC est propriétaire et gestionnaire des panneaux d'accueil situés à ['entrée Ouest de la MRC à Boischatel et à ['entrée Est de la MRC à Saint-Tite-des-Caps. 4.6 OUTILS DE PRESSE 4.6.1 Communiqués de presse Un communiqué de presse est émis pour faire connaître une nouvelle importante de la MRC. Tout employé doit, avant de rédiger un communiqué, s'adresser au directeur général afin de déterminer si le sujet doit faire [objet dun communiqué ou d'un autre type de publication (site web, médias sociaux, etc). La responsable des communications vérifie le contenu et diffuse les communiques. 4.6.2 Conférences de presse Une conférence de presse est tenue pour dévoiler une annonce importante de la MRC. Le préfet agit à titre de porte-parole de la MRC lors de conférences de presse. Le responsable des communications coordonne les conférences de presse de la MRC, en collaboration avec le préfet, le directeur général et tout autre employé impliqué dans ladite conférence de presse avant sa tenue. 4.6.3 Entrevues avec les médias Le préfet de la MRC réalise habituellement les entrevues avec les médias. Certains employés peuvent toutefois réaliser des entrevues en fonction des sujets traités. Toute entrevue doit être signifiée au directeur général avant sa tenue. 4.6.4 Points de presse Les points de presse sont coordonnés par la responsable des communications en collaboration avec le préfet et le directeur général. Le point de presse est tenu de façon spontanée et porte sur une prise de position importante de la MRC. Les médias doivent y être convoqués minimalement deux heures à [avance. Le préfet, le préfet-suppléant et le directeur général sont les seules personnes autorisées à prendre la parole [ors dun point de presse. Une autorisation spéciale peut cependant être émise par le préfet. 4.6.5 Revue de presse électronique La responsable des communications, en collaboration avec les employés, effectue une revue de presse électronique et demeure à l'affût des initiatives et projets émanant de la MRC. 13 Politique de communication #2018-01 - Version l MRC^Csto-i^-'BeoMpW 4.7 RÉSEAUX MUNICIPAUX La MRC est membre de certains réseaux municipaux, lesquels offrent des opportunités en promotions et parutions. On y privilégie les dossiers importants de la MRC et la diffusion des offres d'emploi. 4.8 INFORMATIONS AUX CITOYENS 4.8.1 Avis publics La diffusion des avis publics sont une obligation de la MRC en vertu des lois en vigueur auxquelles elle est assujettie. Les avis, signés par le directeur général, sont publiés par la responsable des communications dans le journal, sur les babillards de la MRC et des municipalités locales et sur le site Internet de la MRC. 4.8.2 Procès-verbaux, politiques et règlements Les règlements et politiques en vigueur et tous les procès- verbaux adoptés par le Conseil de la MRC sont publiés sur le site Internet de la MRC. 4.8.3 Consultation La MRC procède, de façon obligatoire ou facultative, à des consultations publiques, sondages, référendums ou enquêtes- maison, rencontres dinformation. Ces consultations servent à informer les citoyens et connaître leurs opinions sur des sujets précis. 4.8.4 Accueil lors des séances et rencontres Lors des séances du Conseil de la MRC, la responsable des communications prévoit des ordres du jour mis à la disposition de ['assistance et s'assure d'aménager les locaux en conséquence. La période de questions de ['assistance est encadrée par un règlement de la MRC (Annexe 3). Lordre du jour des séances est diffusé sur le site Internet de la MRC et transmis par courriel aux municipalités locales. Le Conseil de la MRC accueille aussi, lors de ses rencontres préparatoires ou lors de rencontres de comités, des représentants d'organismes afin qu'ils puissent présenter des sujets d'intérêt. La MRC s'assure d'un accueil courtois et d'un temps de présentation équitable pour chacun des représentants d'organismes présents. 4.8.5 Rencontres diverses Les rencontres de citoyens avec le préfet, le directeur général, les responsables de services ou un employé de la MRC lors desquelles des informations sont transmises ou précisées sont organisées en collaboration avec la responsable des communications au besoin. 4.8.6 Relations avec les citoyens Les employés de la MRC de La Côte-de-Beaupré représentent leur organisation dans le cadre de leur travail. Ils doivent faire preuve de professionnalisme, d'écoute et de respect lors de leur entretien avec les citoyens. Le code d'éthique des employés aborde en partie cet aspect. 14 Politique de communication #2018-01 - Version l MRO'-Gste^. Sw^lé 4.8.7 Messages - Boîte vocale et électronique Lors dune absence dau moins une journée, il est très important de guider les usagers de la MRC qui souhaitent communiquer avec un employé. La responsable des communications s'assure de luniformité dans les messages téléphoniques et électroniques des employés en cas dabsence ou de ligne occupée. Les employés doivent s'assurer que leurs messages soient à jour. 4.9 DEMANDES D'ACCÈS AUX DOCUMENTS ET PROCTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Les demandes d accès à [information sont régies par la Loi sur /accès aux documents et la protection des renseignements personnels. Les demandes d'accès doivent être ainsi référées au directeur général, qui agit à titre de responsable de l'accès aux documents et à la protection des renseignements personnels. 4.10 GESTION DES PLAINTES La MRC préconise la mise en place d'un mécanisme permettant de recueillir les suggestions visant ['amélioration du service à la clientèle. Toutefois, en cas de plainte d'un usager de la MRC, celui-ci est référé à la Politique de gestion des plaintes établies par la MRC (Annexe 4). 5. VISIBILITÉ 5. 1 PORTÉE Dans le cadre de sa politique de communication, la MRC de La Côte- de-Beaupré souhaite mettre en place des règles relatives à sa visibilité lors d'appui financier auprès de ses différents partenaires. 5.2 DÉFINITIONS Appui ; Don, commandite, subvention ou prêt octroyé par la MRC à un bénéficiaire Bénéficiaire : Personne physique ou morale, avec ou sans but lucratif, bénéficiant dun soutien financier de la MRC (don, commandite, subvention ou prêt) Commandite : Une commandite est une dépense qu'effectue la MRC en échange d'une forme de publicité, d'une visibilité ou d'un accès au potentiel commercial exploitabte de ['activité de ['événement ou du projet commandité. Don : Contribution financière qu accorde la MRC à des fins caritatives pour soutenir la réalisation d'une activité, d'un événement ou d'un projet. Mention : Phrase écrite ou verbale faisant mention de la participation de la MRC. Prêt : Montant versé à un bénéficiaire, moyennant le paiement éventuel d'un intérêt versé à la MRC et le remboursement de la somme prêtée. Subvention : Aide financière versée par la MRC à une personne physique ou morale, avec ou sans but lucratif, dans le but de favoriser la réalisation dun mandat auquel elle se livre. Politique de communication #2018-01 - Version l 15 MRG-'-ûito. ^.'BwMpw 5.3 PRINCIPES DE VISIBILITÉ De par son rôle de développement socioéconomique, la MRC de La Côte-de-Beaupré entend recevoir de la part des individus, entreprises et organismes soutenus, une visibilité qui reflète l'importance de l'aide accordée. Le logo de la MRC doit obligatoirement être utilisé par les bénéficiaires, à moins qu'aucun support visuel ne soit produit dans le cadre d'un projet ou d'une activité. Conséquemment, la MRC souhaite que son logo apparaisse dans tous les documents promotionnels et informatifs rattachés aux projets soutenus. Dans le cas exceptionnel où l'application du logo est impossible, la MRC demande qu'un crédit lui soit accordé sous forme de remerciements, par ['utilisation d'une formule écrite ou verbale. 5.3.1 Emplacement du logo La MRC souhaite que les bénéficiaires reproduisent son logo dans une position et une taille proportionnelle à sa contribution financière. Par exemple : . Si la MRC est le seul partenaire financier, le logo, selon le cas, doit occuper une place prépondérante; . Si la MRC est le principal partenaire financier, la taille du logo doit être plus importante que celle des autres partenaires, proportionnellement à ('appui de chacun. La position du logo doit aussi correspondre à t'importance du soutien accordé : soit le premier à gauche d'une séquence de logos horizontale ou le premier en haut d'une séquence verticale; . Lors de conférences de presse ou d'activités promotionnelles, la MRC demande également aux bénéficiaires d'exposer visiblement son logo selon ['importance de l'aide accordée; . Lorsqu'un lieu physique particulier est rattaché au bénéficiaire, la MRC demande que sa contribution soit mentionnée par ['affichage de son logo. Les coûts de cet affichage sont à la charge de l'organisme, à moins d'une entente préalable avec la MRC; . Pour tout événement majeur, la MRC demande au bénéficiaire de communiquer avec la responsable des communications pour établir un plan de visibilité approprie. 5.3.2 Utilisation du logo Pour une utilisation adéquate du logo de la MRC, le bénéficiaire doit se référer au guide des normes graphiques. Celui-ci est disponible auprès de la responsable des communications et sur le site Internet de la MRC. 5.3.3 Mention écrite ou verbale Lorsqu'applicable, la MRC demande aux bénéficiaires de mentionner dans leurs outils de communication la contribution de ta MRC. 16 Politique de communication #2018-01 - Version l MRG-'-Cste.ch.'SM^ Le cas échéant, le soutien de la MRC, doit être souligné par une annonce verbale lors d'une conférence de presse, d'un vernissage, d'un lancement, d'un colloque, ou à ['ouverture de tout événement ayant reçu [appui de la MRC. 5.3.4 Éléments d'affichage fournis par la MRC Le logo de la MRC est disponible sous divers types de fichiers auprès de la responsable des communications. Par ailleurs des éléments d'affichage peuvent être prêtés pour les événements ponctuels organisés par les bénéficiaires. Toute demande de matériel promotionnel doit être adressée à la responsable des communications au moins 5 jours ouvrables avant le début de ['événement. Le matériel devra être retourné dans les 3 jours suivant ['événement. Dans l'éventualité d'un bris, le bénéficiaire devra rembourser la réparation ou le remplacement du matériel endommagé. 5.3.5 Bénéficiaires visés en regard du type de soutien accordé Les bénéficiaires visés par la présente politique sont les suivants : travailleur autonome, entreprise privée, coopérative et entreprise d'économie sociale, organisme à but non lucratif, municipalité, etc. Le soutien accordé peut être effectué sous la forme d'un don, un commandite, une subvention ou un prêt. 5.3.6 Plan de visibilité A moins que le bénéficiaire ne propose un plan de visibilité, le bénéficiaire doit utiliser la grille suivante pour assurer une visibilité à la MRC de La Côte-de-Beaupré, excepté si une résolution adoptée par le Conseil de la MRC prévoit des dispositions particulières relatives à la visibilité de la MRC. Le bénéficiaire et la MRC disposent toutefois d'une certaine flexibilité dans ['application de cette grille. 17 Politique de communication #2018-01 - Version l Montant obtenu du soutien Mention de la participation financière de ta MRC et présence d'un représentant de la MRC (s'il y a lieu) Mention de la participation financière dans une publicité de remerciement ou un communiqué (s'il y a lieu) Logo de la MRC sur les documents publies produits dans le cadre du projet soutenu (sil y a lieu) Visibilité du logo (drapeau ou bannière - fourni par la MRC) Logo de la MRC sur certains outils promotionnels (sil y a lieu) Plan de visibilité à être établi entre le bénéficiaire et la MRC Moins de 250 $ x De 250 $ à 999 $ x x De l 00$ à 4999$ De 5 000 $ à 9 999 $ De 10 000 $ à 19 999 $ 20 000 $ et plus 18 Politique de communication adoptée le 5 décembre 2018 5.3.7 Responsabilités d'application . Directeur général : o Etablit à même le protocole d'entente, le cas échéant, et de concert avec le bénéficiaire, les modalités de visibilité de la MRC en regard des principes et critères de la présente politique; o Analyse les demandes de dons ou de commandites à caractère économique ou sociocommunautaire et les présente au Conseil de la MRC pour décision; o Transmet à la responsable des communications les modalités de visibilité de tout bénéficiaire; o Réfère le bénéficiaire à la responsable des communications pour la validation des outils de visibilité des produits; . Responsable des communications : Valide les outils de visibilité produits par [ensemble des bénéficiaires (dons, commandites, prêts et subventions) selon la présente politique . Bénéficiaire : o Sassure de respecter la présente politique en regard des règles relatives à la visibilité de la MRC; o Contacte la responsable des communications pour se procurer le matériel prêté; o Fait approuver chaque épreuve de ses outils de communication par la responsable des communications; o Envoie une copie de ses outils de communication à la responsable des communications. 5. 3.8 Personne ressource Béatrice Pauly, responsable des communications MRC de La Côte-de-Beaupré 3, rue de la Seigneurie Château-Richer Qc GOA 1NO Téléphone : 418-824-3420 poste 227 Courriel : beatricepauly(a)mrccotedebeauprR. ^r. _r.a Télécopieur : 418-824-3917 Site Internet : www.mrccotedebeaupre. qc. ca Politique adoptée à Château-Richer, ce 5e jour de décembre 2018. Michel Bélanger Directeur général et secrétaire-trésorier Politique de communication adoptée le 5 décembre 2018 19 MRO"'CSte. ^.'BeaaflW ANNEXE l POLITIQUE DE DONS ET COMMANDITES "^lll? '-n-A. <». ''"..,"...'" POLITIQUE DE DONS ET COMMANDITES OBJET : POUDQUE DE DONS ET COMMANDITES DESTINATAIRE : CONSEIL DE LA MRC DE LA CÔTE-DE-BEAUPRÉ NUMÉRO : 2016-01 APPROUVÉ LE : 9 MARS 2016 NUMÉRO DE RÉSOLUTION : 2016-03-26 EN VIGUEUR LE : 9 MARS 2016 EXPÉDITEUR : MICHEL BÉLANGER, DIRECTEUR GÉÉRAL ET SECRÉTAIRE- TRESORIER RÉVISÉE LE Portée La MRC de La Côte-de-Beaupré reçoit annuellement plusieurs demandes de dons et de commandites. Ces demandes étant de plus en ptus nombreuses d'année en année et les ressources financières étant limitées, la MRC souhaite encadrer ces dernières. La présente politique se veut un outil d'aide à la prise de décision pour le conseil de la MRC pour ('évaluation des demandes reçues, le tout en conformité au cadre législatif qui fixe le champ de compétence de cette dernière en matière de dons et commandites. Elle sert de guide et la MRC peut, si elle le juge à propos et compte tenu de circonstances particulières, déroger de celle-ci, 2 - Définition Don : Commandite Un don est une contribution financière ou un soutien technique qu'accorde la MRC à des fins caritatives pour soutenir un organisme sans but lucratif, sans autre visée publicitaire que de voir la MRC de La Côte<le-Beaupré reconnue comme « donateur ». Une commandite est un soutien financier ou technique qu'effectue la MRC en échange d'une contrepartie d'affaires ou dans un effort de promotion. La contrepartie d'affaire peut prendre la forme de publicité ou d'une visibilité pour la tenue de l'événement. 3- Objectifs a) Privilégier le soutien financier à des organismes reconnus par la MRC de La Côte- de-Beaupré pour leur apport à caractère régional sur les plans social et/ou êconomiQue. b) Contribuer financièrement aux activités d'organismes sportifs ou culturels localisés, te! que des associations ou des événements, et ayant des retombées économiques ou autres sur un territoire couvrant une majorité de municipalités. e) Soutenir les initiatives qui favorisent le rayonnement de ta MRC de La Côte-de- Beaupré; d) Assurer une saine gestion des fonds publics administrés par la MRC. Page l Politique de communication #2018-01 - Version l 20 ^G-'-Cste. de.'Bau^ Statut des organismes financés Tout organisme recevant un soutien financier de la MRC de La Côte-de-Beaupré devra : être un organisme à but non lucratif (OBNL) constitué légalement en vertu de la partie 3 de Loi sur les compagnies ou de bénéficier d'un statut juridique en vertu de d'autres instances légalement reconnues; ouvrer dans des secteurs d'intervention reconnus; récréatif (loisir et sport), culturel, social et communautaire; tenir des activités sur le territoire de la MRC de La Côte-de-Beaupré; La MRC n'accepte pas les demandes de soutien provenant d'individus ou d'organisme à but lucratif. 5 - Financement d'organismes du milieu Plusieurs autres organismes apportent un soutien particulier à la population de la MRC de la Côte-de-Beaupré ou, encore, génèrent des retombées importantes sur le territoire de la MRC. La MRC de La Côte-de-Beaupré peut donc, selon la disponibilité des sommes allouées : a) soutenir un organisme, localisé ou non sur le territoire de la MRC de La Côte-de- Beaupré, en autant que celui-ci peut démontrer qu'il dessert de façon significative la population la MRC de La Côte-de-Beaupré. b) supporter les activités d'un organisme à caractère sportif ou culturel, localisés ou non sur le territoire de la MRC de La Côte-de-Beaupre, générant des retombées économiques ou autres sur le territoire de la MRC de La Côte-de-Beaupré. Aide accordée Le montant maximal accordé à un organisme situé sur le territoire la MRC de la Côte- de-Beaupré est de 5 000 $ Le montant maximal accordé à un organisme situé à l'extéour du terrrtoire de la MRC de la Côte-de-Beaupré est de 2 500 $. Exceptionnellement. La MRC se réserve le droit d'accorder un montant plus élevé. 6- Campagne régionale ou nationale de financement Les résidants de la Côte-de-Beaupré sont très nombreux à s'impliquer dans diverses causes telles que la recherche contre le cancer, la lutte contre les maladies du cour. l aide aux sinistrés, pour ne nommer que ceux-ci. Plusieurs autres s'investissent dans des défis sportifs pour des causes d'envergure. Comme la MRC de La Côte-de- Beaupré ne peut encourager l'ensemble des personnes impliquées sur son territoire, par souci d'équité. la MRC de La Côte-de-Beaupré ne participera en aucun cas à ces campagnes régionales et nationales de financement. ANNULE ET REMPLACE CELLE EN DATE DU : AUTORISÉ PAR M^/, ^-/ /L^. î^t»^- MICHEL BÉLANGER, SEÇRÉTAIRE-TRÉSORIER ET DIRECTEUR GÉNÉRAL Page 2 21 Politique de communication #2018-01 - Version l MRG'-Cste. ite.'BeoMpW "»"""«.,» V MRC DE LA CÔTE-DE-BEAUPRÉ 3. ruedelaSeigneufie. Château-Richer(Ouébec}GQA1NO Tel : 418 824.3444 Tèlèc :4188Z4-3917 Cûufhel : into&mrccoleoeDssuore oc es Site internflt ' www. mrccoledebeaupre com EXTRAIT du procès-verba) de la séance ordinaire du Conseil de la Municipalité régionale de comté de La Côte-de-Beaupré, tenue le mercredi 9 mars 2016, à 20 h. au lieu habituel, conformément à l'article 148 du Code municipal du Québec. Sont présents: Mme Parise Cormier, préfet et mairesse de Saint-Ferréol-tes-Neiges MM. Peter Bergeron, représentant de Château-Richer Michel Cauchon, représentant de Boischatel Marc Dubeau. maire de Saint-Joachim Jean-Luc Fortin, maire de Sainte-Anne-de-Beaupré Pierre Lefrançois, préfet suppléant et maire de L'Ange-Gardien Majella Pichette, maire de Saint-Tite-des-Caps Sont absents : MM. Frédéric Dancause, maire de Château-Richer (motivée) Yves Germain, maire de Boischatel (motivée) Michel Paré, maire de Beaupré (motivée) Jacques Roberge, représentant de Saint-Louis-de- Gonzague-du-Cap-Tourmente (motivée) Les membres présents forment le quorum. RÉSOLUTION 2016-03-26 ; Adoption de la politique sur les dons et commandites IL EST PROPOSÉ PAR MAJELLA PICHETTE ET UNANIMEMENT RESOLU QUE le conseil de la MRC de La Côte-de-Beaupré adopte le document intitulé « Politique sur les dons et commandites » de la MRC de La Côte-de-Beaupré portant le numéro 2016-01, lequel document fait partie intégrante de la présente comme s'il y était au long reproduit. FAIT à Château-Richer, ce 13 jour du mois de mars 2016. COPIE CERTIFIÉE CONFORME À L'ORIGINAL CONSERVÉ AUX ARCHIVES DE iA MRC DE LA CÛTE-DE-BEAUPRÉ PARISE CORMIER Préfet /**'//' MICHEL BELANGËR Directeur général et secrétaire-trésorier Beaupré, Boischatel. Château-Richer, L'Ange-Gardien, Sainte-Anne-de-Beaupré, Sa int-Ferréol- les- Neiges, Saint-Joachim. Saint-Louis-de-Gonzague-du-Cap-TourmenteetSaint-Tite-des-Caps 22 Politique de communication #2018-01 - Version l MRO-" ANNEXE 2 POLITIQUE DE SUBVENTIONS POLITIQUE DE SUBVENTIONS 'ï'wi t.uuii iw'ilft OBJET : PROGRAMME DE MISE EN VALEUR DES RESSOURCES DU MILlEll FORESTIER (VOLET II) NUMÉRO : 2004-2 DESTINATAIRE : M. R.C. DE LA CÔTE-DE- BEAIIPRÉ APPROUVÉ LE : 2 JUIN 2004 NDMÉRO DE RÉSOLUTION : 2004-06. 111 EN VIGUEUR LE : 3 JUIN 2004 EXPÉDITEUR :CONSEIL DE LA M. R. C. RE LA CÔTE-DE-BEAUPRÊ RÉVISÉE LE : Considérant que le Code municipal du Québec (point 4' du premier alinéa de l'article 8) permet à toute municipalité d'accorder des subventions à des institutions, sociétés ou personnes morales; Conséquemment, la M. R.G. de La Côte-de-Beaupré se donne les règles suivantes pour l'attribution de subventions. 1. ORGANISMES VISÉS Les institutions, les sociétés ou personnes morales voués à la poursuite d'ouvres de bienfaisance, d'éducation, de culture scientifique, artistique ou littéraire, de formation de la jeunesse et généralement de toute initiative de bien-être social de la population, et les organisations de centres de loisirs et de lieux publics de sport et de récréation, sur son territoire, pouvant être admissibles à une subvention à fa condition de respecter les règles ci-dessous. 2. CONDITIONS DE VERSEMENT D'UNE AIDE FINANCIÈRE Les organismes ci-haut décrits, avant d'obtenir une aide financière de la M. R. C-, devront déposer à [a M. R. C. : . Leurs lettres patentes; . Les états financiers vérifiés par un comptable agréé, si ii a plus d'un an d'existence, si non, un budget pro-format est déposé; . Les procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration et du comité exécutif (s'il y en a un), depuis les trois (3) dernières années; . La liste des administrateurs, des membres du Comité exécutif et des employés. L'organisme devra démontrer que tes argents serviront à au moins une des fins ci-haut décrites et qu'ils seront injectés pour des activités, événements ou équipements à être tenus ou érigés sur le territoire de la M. R. C. L organisme ne pourra se louer les équipements, véhicules et outils qu'il possède, Page l 23 Politique de communication #2018-01 - Version l MRG-'-Cete.^.'SeoMfiW 3. MODE DE VERSEMENT Pour obtenir le versement d'un première tranche de subvention, l'organisme devra déposer à la M. R.C. les autorisations ou permis exigés par les autorités fédérale, provinciale ou municipale. Après quoi, 75% de l'enveloppe sera versée. À la fin du projet, sur présentation du rapport financier, accompagné des pièces justificatives, le personne) de la M. R.C. procédera à la vérification requise et fera rapport au Conseil. Si le projet a été exécuté tel que prévu, la deuxième tranche de subvention, soit 25%, sera versée. Si non, après présentation d'un rapport par le personnel de la M.R.C., le Conseil prendra position. 4. RESTRICTION L aide financière accordée ne devra, en aucun moment, à moins d'une autorisation au préalable par fa M. R.C., servir i'intérêt d'un administrateur ou d'un employé de l'organisme bénéficiaire. ANNULE ET REMPLACE CELLE EN DATE DU : JACQl/ÏSTtCHÉTTK^ECRÉTA [RE-TR ÉSORIER Page 2 24 Politique de communication #2018-01 - Version l MRC^-Cste. ch.'BawftM; MRC DE LA CÔTE-DE-BEAUPRÈ Copie de résolution du procès-vcrbal de la session ordinaire du Conseil de la Municipalité régionale de cnmtc de La Côte-de-Reaupré . tenue le mercredi 2 juin 2004. à 20 heures. au lieu habituel. Sont présents: M. Henri Cloutier. préfet, maire de Bcauprc Mme Huguctïc Chevalier, maircssc de Sainte-Anne-de-Beauprc M. Jean-Guy Cloiiticr. maire de Château-Richer M. Gaston Gaynon. maire de Sainl-Joachim M, Jean-Guy Letrançois. représeniant de Boischalel M. Pierre Lcfrançois. maire de L'Angc-Gardien M. Germain Tremblay. maire de Saint-Fcrrcol-lcs-Nciycs Sont absents : Mme Anne-Maric Guilhault. mairesse de Saint-Tite-des-Caps M. Jacques Roberge. représentant de Saint-Louiii-de- Gonzague-du-Cap-Tourmentc Les membres présents fbrmeni le quorum. Résolution #2004-06-111: Politique de subvention / Programme Volet II Considérant que le Code municipal du Québec (point 4 du premier aiinca de ['article 8) permet à toule municipnliic d'accorder des siibventions à des institutions, sociétés ou personnes morales: En conséquence : I! est propose par Jean-Guy Cloutier et unaninicmcnt résolu que la M. R.C. de I.a Côte-tle-Beaupré accepte el Fait sien le document inliluly « Pulitiqiie de subvention - Proaramme de mise en valeur des ressources du milicujbrestjcr (VotetII », lcqLicl fait partie intégrante de la présente comme s'il y élait au long reproduit. Copie certifiée conforme à l'original conserve aux archives de la MRC de La Côte-de- Beaupré. Donnée ce septième jour du mois juin de 2004. Henri Cloutier, préfet 25 Politique de communication #2018-01 - Version l MWj-'-Cste-dsïeaupW ANNDO 3 RÈGLEMENT #64.2 MODIFIANT LE RÈGLEMENT #64 ÉTABLISSANT DE NOUVELLES RÈGLES DE PROCÉDURES CONCERNANT LA PRÉPARATION ET LA TENUE DES SESSIONS SU CONSEIL DE LA MRC DE LA CÔTE-DE-BEAUPRÉ PROVINCE DE QUÉBEC M.R.C. DE LA COTE-DE-BEAUPRE REGLEMENT NUMERO : 64.2 REGLEMENT MODIFIANT LE REGLEMENT 64 ETABLISSANT DE NOUVELLES REGLES DE PROCEDURES CONCERNANT LA PREPARATION ET LA TENUE DES SESSIONS DU CONSEIL DE LA MRC DE LA COTE-DE-BEAUPRE REGLEMENT ADOPTÉ à la séance ordinaire du conseil de la MRC de La Côte-de-Beaupré, tenue le 5 jour de novembre 2014, à 20 h, à ['endroit ordinaire des réunions du conseil, à laquelle séance sont présents: MM. Jean-Luc Fortin, préfet et maire de Sainte-Anne-de- Beaupré Peter Bergeron, représentant de Château-Richer Marc Dubeau, maire de Saint-Joachim Yves Germain, maire de Boischatel Michel Laberge, représentant de L'Ange-Gardien Michel Paré, préfet suppléant et maire de Beaupré Majella Pichette, maire de Saint-Tite-des-Caps Jacques Roberge, représentant de Saint-Louis-de- Gonzag ue-d u-Cap-Tou rmente Mme Parise Cormier, mairesse de Saint-Ferréol-les-Neiges Sont absents : M. Frédéric Dancause. maire de Château-Richer (motivée) M. Pierre Lefrançois, maire de L'Ange-Gardien Tous membres du conseil et formant quorum. ATTENDU QU'avis de motion a été régutièrement donné, par monsieur Marc Dubeau, maire, à la séance du 1 octobre 2014; EN CONSEQUENCE : IL EST PROPOSÉ PAR YVES GERMAIN. APPUYE PAR MARC DUBEAL) ET UNANIMEMENT RESOLU que la MRC de La Côte-de- Beaupré adopte te Règlement numéro SOIXANTE-QUATRE POINT DEUX (64. 2) et que, ce conseil décrète et statue, comme suit : TITRE Le présent règlement est intitulé : « Règlement modifiant le Règlement n 64 établissant de nouvelles règles de procédures concernant la préparation et la tenue des sessions du conseil de la MRC de La Côte-de-Beaupré. » MODIFICATIONS L'article 3. 1 du règlement n 64 est modifié et remplacé comme suit : 26 Politique de communication #2018-01 - Version l MÎ^"'Cste-<hSuwfM -2- ARTICLE 3 : PÉRIODES DE QUESTIONS 3. 1 Deux périodes de questions sont prévues lors des séances ordinaires du conseil : . La première période de questions est fixée à la suite du point « suivi de la dernière séance » et porte sur différentes questions relatives aux compétences de la MRC en y excluant les points relatifs à l'ordre du Jour ; . La deuxième période de questions est fixée à la suite des sujets fixés à l'ordre du jour et porte exclusivement sur les points relatifs à ce dernier ; . Lors d'une séance extraordinaire, une seule période de questions sera tenue à la fin des points de l'ordre du jour ; . Chacune des périodes de questions est limitée à 15 minutes, cependant, le président pourra déroger à cette règle s'il le juge à propos; 3. ENTREE EN VIGUEUR Le présent règlement entrera en vigueur conformément à la Loi. ADOPTE à Château-Richer, ce 5' jour de novembre 2014. Le Préfet, ^\ ^7° ^. ^-<^-<-/ n^r^ Jean-Luc Fortin Le secrétaire-trésorier et directeur général A^2/' /k^S Michel Politique de communication #2018-01 - Version l 27 MRQ-'-05to-de,-'KwM{M, ANNEXE 4 POLITIQUE DE GESTION DES PLAINTES Adoptée par le Conseil de la MRC le 5 décembre 2018 Introduction La politique de gestion des plaintes est basée sur les valeurs d'objectivité, d'intégrité, d'impartialité, d'imputabilité et de transparence de la MRC de La Côte-de-Beaupré. l. Objectifs La politique de gestion des plaintes de la MRC de La Côte-de-Beaupré vise les objectifs suivants : . Améliorer la qualité des services; . Mettre en place un mécanisme pour permettre aux citoyens d'exprimer leur insatisfaction; . Préciser le rôle des membres du personnel, harmoniser les approches et coordonner les actions en matière de réception, de traitement et de suivi des plaintes. 2. La plainte 2. 1 Définitions Citoyen : Le terme « citoyen » désigne autant la population que les entreprises. Plainte : une plainte est ['expression de l'insatisfaction d'un citoyen à ['égard d'un service de la MRC ou du comportement d'un employé ou d'un élu pour lequel il estime ne pas avoir reçu une réponse ou un service adéquats. Une plainte peut également consister en la dénonciation d'une prétendue infraction aux lois ou d'un prétendu abus de pouvoir. Plainte fondée : Lorsqu'il y a préjudice à quiconque, qui généralement va entraîner un changement, une correction de la situation. Elle s'inscrit dans une démarche de redressement ou d'amélioration de la qualité des services. Plainte non fondée : Lorsqu'il s'agit d'une rumeur ou d'une perception, que la requête est ponctuée d'impressions. Lorsqu'il s'agit d'un commentaire, d'une suggestion, d'un avis ou d'une demande anonyme (non signée). Plainte administrative : Fait référence à un changement de situation immédiat ou déterminé dans le temps et qui corrige un préjudice « temporaire ». Par exemple, la révision de la valeur foncière d'une propriété. Ce type de plainte est plutôt traité comme de ('information privilégiée. 28 Politique de communication #2018-01 - Version l MRC-'-Ceito-^-Sea^ 2. 2 Clientèle admissible Toute personne peut formuler une plainte, notamment des citoyens, groupe de citoyens, employés municipaux, élus municipaux, fournisseurs, etc. 2.3 Critères de recevabilité Pour qu'une plainte puisse faire ['objet d'un examen par la MRC, elle doit remplir les conditions suivantes : . Etre exposée par écrit et signée (par lettre ou à l'aide du formulaire de plainte); . Le plaignant ou la plaignante doit indiquer ses nom, adresse et numéro de téléphone. Les plaintes transmises par télécopieur et par messagerie électronique feront également (objet dun examen à la condition que le plaignant ou la plaignante signe et s'identifie; A . Etre suffisamment détaillée et fournir tous les renseignements nécessaires pour permettre une intervention de la MRC; A . Etre déposée dans un délai raisonnable permettant à la MRC de faire enquête s'il y a lieu. 2.4 Non-recevabilité de la plainte Les plaintes anonymes ou verbales ou celles qui ne sont pas adressées à la MRC ne sont pas traitées. La MRC ne traite pas les plaintes relatives à : . Un sujet se rapportant à un litige privé qui n'est pas du ressort de la MRC; . Un sujet relevant dune instance gouvernementale pu municipale; . Tout sujet relevant de la régie interne de la MRC; . Tout aspect dune plainte assujetti aux dispositions de la Loi sur l'accès à {'information, laquelle prévoit un mécanisme de traitement des demandes. 2.5 Confidentialité et neutralité La MRC est soumise à [application de la Loi sur /'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, quelle que soit la nature de (intervention de la MRC, une plainte demeure confidentielle à moins que le plaignant ne stipule le contraire dans sa plainte. La confidentialité nempêche pas la production de rapport et la transmission de renseignements suffisamment détaillés pour permettre aux intervenants de bien situer ('objet de la plainte, de comprendre les positions dégagées, de tirer les conclusions nécessaires et de faire des recommandations. La MRC met le tout en ouvre pour assurer la neutralité dans le traitement de la plainte. 29 Politique de communication #2018-01 - Version l MRG-'-Csto. t&.'Seaufl^ 3. Le traitement des plamtes 3. 1 Modalités de traitement Toute plainte recevable en vertu de la présente politique se voit attribuer un numéro de référence sous le format PL-AAA-MM-JJ- Numéro séquentiel. La responsable des communications et la direction générale sont avisées de la réception de toute plainte recevable et un accusé de réception est envoyé au plaignant dans les quinze (15) jours de la réception d'une plainte. La plainte est alors acheminée au responsable du service concerné à moins que la plainte ne le concerne directement dans lequel cas elle est traitée par le directeur général. Le plaignant, [individu mis en cause, les employés de la MRC et toute personne susceptible d'apporter un éclairage dans le règlement de la plainte sont contactés. A la suite de ['examen du cas par le responsable de service ou le directeur général, le cas échéant, un rapport d'intervention faisant état des conclusions de ['examen est produit au directeur général et une lettre rendant compte de ces conclusions est envoyée au plaignant. En s'appuyant sur le rapport d'intervention, la MRC pourra, le cas échéant, prendre des mesures afin d'apporter les correctifs nécessaires à ['amélioration du service. Tout employé de la MRC faisant ['objet d'une plainte en sera informé par écrit ainsi que son supérieur immédiat, tout en assurant la confidentialité du plaignant. S'il y a lieu, la confirmation par écrit du règlement de la plainte est acheminée au plaignant. 3.2 Délai de traitement Les plaintes soumises à ['attention de la MRC sont traitées dans un délai maximal de quarante-cinq (45) jours à la suite de la réception de la plainte. Lorsqu'une plainte nécessite une expertise ne permettant pas de respecter le délai mentionné précédemment, le plaignant est informé de la situation. 3.3 Témoignage Dans la mesure où des actions judiciaires doivent être entreprises, le plaignant s'engage à être témoin des faits soulevés dans sa plainte. En vertu de la Loi sur /'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, les renseignements confidentiels et personnels ne sont pas divulgués, ni verbalement ni par écrit. 30 Politique de communication #2018-01 - Version l MRG"-Cete. ^.'Sea«fi^ 4. Dispositions générales 4.1 Approbation de la politique Cette politique a été adoptée par le Conseil de la MRC de La Côte- de-Beaupré lors de sa séance du 5 décembre 2018. Elle est entrée en vigueur au moment de son adoption. Politique adoptée à Château-Richer, ce 5° jour de décembre 2018. /yy/^^/'Â^I-^ Michel Bélanger Directeur général et secrétaire-trésorier Politique de communication #2018-01 - Version l 31