Politique de gestion des plaintes - langue francaise — full text

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3, rue de la Seigneurie Château-Richer, QC G0A 1N0 /mrccotedebeaupre T 418 824-3444 | F 418 824-3917 [email protected] mrccotedebeaupre.com POLITIQUE DE GESTION DES PLAINTES PORTANT SUR LA LANGUE FRANÇAISE MRC de La Côte-de-Beaupré Le 3 septembre 2025 VERSION : 1 UNITÉ ÉMETTRICE : DIRECTION GENERALE DATE D'APPROBATION DU CONSEIL : 2025-09-03 RÉSOLUTION : # 2025-09-149 2 TABLE DES MATIÈRES 1.1. PRÉAMBULE.................................................................................................................................................3 1.2. OBJECTIFS............................................................................................................................................3 1.3. CADRE LÉGAL.......................................................................................................................................3 1.4. CHAMP D'APPLICATION....................................................................................................................4 1.5. DÉFINITIONS.........................................................................................................................................4 2. CRITÈRES DE RECEVABILITÉ ET DE NON-RECEVABILITÉ................................................................5 2.1. RECEVABILITÉ DE LA PLAINTE........................................................................................................5 2.2. NON-RECEVABILITÉ DE LA PLAINTE.............................................................................................5 3. CONFIDENTIALITÉ ET NEUTRALITÉ.......................................................................................................5 4. TRAITEMENT DES PLAINTES ..................................................................................................................6 4.1. TRANSMISSION D'UNE PLAINTE....................................................................................................6 4.2. CONTENU DE LA PLAINTE................................................................................................................6 4.3. MODALITÉ DE TRAITEMENT............................................................................................................6 4.4. DÉLAI DU TRAITEMENT.....................................................................................................................7 4.5. DÉSACCORD SUR LES CONCLUSIONS..........................................................................................7 5. MISE À JOUR DE LA PROCÉDURE...........................................................................................................7 6. APPROBATION DE LA POLITIQUE...........................................................................................................8 7. ANNEXE A .............................................................................................................................................8 3 1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES La MRC de La Côte-de-Beaupré (ci-après désignée « MRC »), conformément à l'article 128.1 de la Charte de la langue française (ci-après désignée « Charte ») doit adopter une procédure de traitement des plaintes relatives aux manquements aux obligations auxquelles elle est tenue en vertu de la présente loi. 1.1. PRÉAMBULE La MRC doit être exemplaire dans l'application de la Charte, notamment dans son utilisation, dans la promotion de la qualité de cette dernière ainsi qu'en la faisant rayonner et en la protégeant. Le processus de plainte permettra au plaignant d'informer la MRC d'un manquement potentiel aux obligations prévues à la Charte afin de lui permettre de corriger, le cas échéant, le manquement. La MRC recueillera avec ouverture les sources d'insatisfaction et transmettra ses décisions dans le respect des délais établis dans la présente procédure. Le responsable désigné, s'il n'est pas le directeur général, informe ce dernier du manquement identifié dans la plainte et le conseille sur les façons d'y remédier, le cas échéant. Au besoin, l'Office québécois de la langue française peut assister et informer la MRC concernant les corrections et améliorations à faire. 1.2. OBJECTIFS La présente Politique de gestion des plaintes portant sur la langue française vise à assurer un traitement équitable, efficient et efficace des plaintes et des dénonciations. La présente procédure décrit les différentes étapes du processus de traitement de ces plaintes. 1.3. CADRE LÉGAL La présente politique est soumise, notamment, aux dispositions suivantes : - La Charte de la langue française (RLRQ, chapitre C-11) - Les règlements pris en vertu de la Charte - La Politique linguistique de l'État - La Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) 4 1.4. CHAMP D'APPLICATION La présente politique s'adresse à tous les membres du personnel de la MRC qui participent aux traitements des plaintes relatives aux manquements aux obligations de la MRC en vertu de la Charte ou d'un règlement émis pour son application, incluant le responsable désigné pour la réception des plaintes. La présente politique s'applique à toute plainte formulée par toute personne, y compris les membres du personnel de la MRC, relativement à tout manquement de la MRC aux dispositions de la Charte ou d'un règlement pris pour son application. La présente politique s'applique à la MRC conformément à l'annexe 1 de la Charte, dans l'exercice de ses activités1. 1.5. DÉFINITIONS Plaignant(e) : Personne qui porte à la connaissance du responsable désigné pour la réception des plaintes de la MRC un manquement potentiel aux obligations de la Charte auxquelles elle est tenue. Manquements : Manquements aux obligations auxquelles la MRC est tenue en vertu, notamment et non limitativement, des articles de la Charte suivants : art. 14 à 19, 21 à 21.12, 22, 22.1, 27 et de tout autre article pertinent de la Charte ou d'un règlement pris en application de la Charte. Pour les organismes municipaux reconnus en vertu de l'article 29.1 de la Charte, il y a notamment les articles 23 à 26 qui s'ajoutent. Plainte : Signalement au responsable désigné pour la réception des plaintes de la MRC d'un possible manquement aux obligations de la Charte de la langue française auxquelles elle est tenue. Émissaire : Bien que la direction générale soit, en vertu de la Charte, responsable de prendre les moyens nécessaires pour que la MRC satisfasse aux obligations auxquelles elle est tenue en vertu de la loi, la MRC peut identifier la direction générale ou une autre personne pour agir comme émissaire (responsable désigné), pour recevoir les plaintes relatives aux manquements aux obligations de la Charte et appliquer la présente procédure. Pour pallier les vacances de l'émissaire (personne désignée), une ou des personnes peuvent agir comme remplaçante(s). 1 Il est à noter que le présent document porte exclusivement sur la procédure mise en place par la MRC pour traiter les plaintes qui lui sont adressées. La procédure ne porte pas sur les plaintes relatives aux manquements commis par la MRC que toute personne peut, conformément au chapitre 1 du titre III.1 de la Charte, transmettre à l'Office québécois de la langue française (OQLF) afin qu'elles soient soumises au commissaire à la langue française en vertu de l'article 192 de la Charte. 5 2. CRITÈRES DE RECEVABILITÉ ET DE NON-RECEVABILITÉ 2.1. RECEVABILITÉ DE LA PLAINTE Pour qu'une plainte puisse faire l'objet d'un examen par la MRC, elle doit remplir les conditions suivantes : - Doit porter sur un possible manquement aux obligations de la Charte applicable à la MRC - Doit être transmise conformément à la procédure établie - Doit contenir toutes les informations et précisions nécessaires à son traitement Le responsable désigné devra informer le plaignant de la recevabilité de la plainte dans les vingt (20) jours ouvrables suivant la réception de celle-ci. 2.2. NON-RECEVABILITÉ DE LA PLAINTE Toutes plaintes anonymes ou verbales ou celles qui ne sont pas adressées à la MRC ne sont pas traitées. Dans le cadre de la présente politique, la MRC ne traite pas non plus les plaintes suivantes : - Qui ne sont pas liées à un possible manquement aux obligations de la Charte - Relative à un sujet se rapportant à un litige privé qui n'est pas du ressort de la MRC - Relative à un sujet relevant d'une instance gouvernementale ou municipale - Relative à tout sujet relevant de la régie interne de la MRC - Qui sont jugées à caractère haineux, diffamatoire ou de mauvaise foi - Qui sont jugées abusives ou manifestement mal fondées À moins d'une plainte anonyme rendant impossible une réponse par la MRC, cette dernière avise le plaignant des motifs de sa décision, fermant ainsi le dossier. 3. CONFIDENTIALITÉ ET NEUTRALITÉ La MRC est soumise à l'application de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, quelle que soit la nature de l'intervention, la MRC s'engage à respecter la confidentialité et à assurer la protection des renseignements personnels contenus dans chaque dossier tout au long du processus, de la collecte jusqu'à la destruction, à moins que le plaignant ne stipule le contraire dans sa plainte. 6 4. TRAITEMENT DES PLAINTES 4.1. TRANSMISSION D'UNE PLAINTE Toute personne peut porter plainte à la MRC si elle est d'avis que la MRC ne respecte pas les obligations auxquelles elle est tenue en vertu de la Charte ou de l'un de ses règlements. Les plaintes doivent être transmises à l'émissaire désigné de la MRC par le biais du formulaire prévu à cet effet (annexe A), qui est accessible sur le site internet de la MRC et qui peut être transmis par la poste, par courriel ou en personne aux coordonnées suivantes : MRC de La Côte-de-Beaupré 3, de la Seigneurie Château-Richer (Québec) G0A 1N0 [email protected] 4.2. CONTENU DE LA PLAINTE Le plaignant doit déposer sa demande de manière manuscrite et devra contenir les informations suivantes : - Date du dépôt de la plainte - Identification et coordonnées du plaignant : o Nom o Adresse o Numéro de téléphone o Adresse courriel - Un exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte - Une description du manquement à l'obligation de la Charte - Date du manquement - Tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte ou toute information que le plaignant juge nécessaire aux fins du dépôt de la plainte 4.3. MODALITÉ DE TRAITEMENT Toute plainte recevable en vertu de la présente politique se voit attribuer un numéro de référence sous le format PL/AAA-MM-JJ numéro séquentiel. La plainte est ensuite inscrite dans un registre prévu à cette fin. La MRC s'engage à envoyer un accusé de réception dans les vingt (20) jours ouvrables de la réception d'une plainte. 7 La personne responsable désignée avise le plaignant en l'informant des manquements aux dispositions de la Charte ou de l'un de ses règlements. Elle l'informe des interventions qui seront réalisées par la MRC en vue de corriger la situation, le cas échéant, ou l'informe du délai additionnel requis pour réaliser l'analyse de la plainte. Le plaignant, l'individu mis en cause, les employés de la MRC et toute personne susceptible d'apporter un éclairage dans le règlement de la plainte sont contactés. À la suite de l'examen du cas, un rapport d'intervention faisant état des conclusions de l'examen est produit au directeur général et une lettre rendant compte de ces conditions est envoyée au plaignant. En s'appuyant sur le rapport d'intervention, la MRC pourra, le cas échéant, prendre des mesures afin d'apporter les correctifs nécessaires à l'amélioration du service. Tout employé de la MRC faisant l'objet d'une plainte sera avisé par écrit, ainsi que son supérieur immédiat, tout en assurant la confidentialité du plaignant. Lorsque toutes les interventions ont été réalisées, la personne responsable en informe le plaignant et l'avise que son dossier sera fermé. La décision de la personne responsable est finale. S'il y a lieu, la confirmation par écrit du règlement de la plainte est envoyée au plaignant. 4.4. DÉLAI DU TRAITEMENT Dans un délai de soixante (60) jours ouvrables, suivant la réception de la plainte, la personne responsable réalise un suivi de la mise en œuvre des interventions annoncées au plaignant ou l'informe des résultats des interventions réalisées. Selon l'ampleur des interventions à réaliser, un délai supplémentaire pourrait être requis. Le cas échéant, la personne responsable des plaintes linguistiques en informe le plaignant. 4.5. DÉSACCORD SUR LES CONCLUSIONS S'il le souhaite, le plaignant peut porter plainte ou formuler une dénonciation par l'entreprise de l'Office québécois de la langue française selon les modalités décrites au https://www.oglf.gouv.qc.ca/francisation/respect. 5. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE La présente politique est révisée au moins tous les cinq (5) ans ou avant au besoin. 8 ___________________________________ Jean-François Guillot Directeur général 6. APPROBATION DE LA POLITIQUE La présente politique entre en vigueur au moment de son adoption. Elle est rendue disponible et accessible en tout temps sur le site internet de la MRC et pour consultation en personne sur les heures d'ouverture des bureaux de la MRC. 7. ANNEXE A FORMULAIRE DE PLAINTE RELATIVE AUX MANQUEMENTS À LA CHARTE DE LA LANGUE FRANÇAISE Si vous estimez que la MRC n'a pas respecté ses obligations relatives à la Charte, vous pouvez utiliser ce formulaire pour transmettre une plainte. Veuillez soumettre le formulaire rempli et tous les documents nécessaires à l'analyse de la plainte par courriel, par la poste ou en personne aux coordonnées suivantes : MRC de La Côte-de-Beaupré a/s de l'émissaire de la langue française 3, de la Seigneurie Château-Richer (Québec) G0A 1N0 [email protected] 9