Politique de gestion contractuelle — full text

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## POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE | OBJET : POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE | NUMÉRO : 2010-01 | |------------------------------------------------------|------------------------------------| | DESTINATAIRE(S) : | APPROUVÉ LE : 8 DÉCEMBRE 2010 | | - MEMBRES DU CONSEIL DE LA CÔTE-DE- BEAUPRÉ | NUMÉRO DE RÉSOLUTION : 2010-12-242 | | - EMPLOYÉ(E)S DE LA MRC DE LA CÔTE-DE- BEAUPRÉ | EN VIGUEUR LE : 8 DÉCEMBRE 2010 | | EXPÉDITEUR : CONSEIL DE LA MRC DE LA CÔTE-DE-BEAUPRÉ | RÉVISÉE LE : | ## PRÉSENTATION La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec (L.R.Q., chapitre C-27.1). En vertu de cette disposition, toute MRC doit adopter une politique de gestion contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la MRC. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques. Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats ## OBJET La présente politique vise à assurer une saine concurrence entre les personnes voulant contracter avec la MRC. La présente politique traite des mesures identifiées à l'article 938.1.2: 1. visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission; 2. favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; 3. visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi; 4. ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption; 5. ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts; 6. ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte; 7. visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. ## LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE 1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission 2. Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent. 3. Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être composé d'au moins trois membres. - c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection. - d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants : - Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection. - Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée. ## 2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres - a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des - b) Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée. 3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi - a) Toute personne qui s'adresse à tout membre du conseil ou tout employé aux fins de l'obtention d'un contrat doit produire une déclaration attestant qu'elle s'est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme. - b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite. ## 4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption - a) La MRC doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions. - b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption. - c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci automatiquement rejetée. ## 5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts - a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel. - b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat. - c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire. ## 6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte - a) Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres. - b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la MRC de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable. ## Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. - a) La MRC doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature - b) La MRC doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.   ANNULE ET REMPLACE CELLE EN DATE DU : Remie vesin adopte le 8 dir. 2010 AUTORISÉ PAR : ACQUES PICHETTE, SECRÉTAIRE-TRÉSORIER  ## MRC DE LA CÔTE-DE-BEAUPRÉ Procès-verbal de l'ajournement de la séance ordinaire du 1º décembre 2010 du Conseil de la Municipalité régionale de comté de La Côte-de-Beaupré, tenue 8 décembre 2010, à 16 h, au lieu habituel, conformément à la résolution numéro 2010-12-237. ## Sont présents: - M. Pierre Lefrançois, préfet, maire de L'Ange-Gardien - M. Jean-Pierre Caron, représentant de Château-Richer - M. Lawrence Cassista, représentant de Saint-Joachim - M. Pierre Dion, maire de Saint-Tite-des-Caps - M. Michel Lebel, représentant de Sainte-Anne-de-Beaupré - M. Yves Germain, maire de Boischatel - M. Germain Tremblay, maire de Saint-Ferréol-les-Neiges ## Sont absents : - M. Michel Paré, maire de Beaupré - M. Jacques Roberge, représentant de Saint-Louis-deGonzague-du-Cap-Tourmente Les membres présents forment le quorum. ## Résolution # 2010-12-242: Politique de gestion contractuelle de la MRC de La Côte-de-Beaupré ATTENDU QUE le libellé du nouvel article 938.1.2 du Code municipal de Québec introduit par l'article 23 du Projet de la loi n° 76 (2010, chapitre I) «Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le processus d'attribution des contrats des organismes municipaux », entré en vigueur le 1° mars 2010, stipule que toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle ; ATTENDU QUE l'article 64 du Projet de loi n° 76 a été modifié par l'article 106 du Projet de loi n° 102 (2010, chapitre 18), « Loi modifiant diverses dispositions législatives en matière municipale », reportant la date d'adoption d'une politique contractuelle, au plus tard, au 1° janvier 2011 ; ## EN CONSÉQUENCE ; IL EST PROPOSÉ PAR GERMAIN TREMBLAY ET UNANIMEMENT RÉSOLU QUE le Conseil de la MRC de La Côte-de-Beaupré adopte, conformément à l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec, le document intitulé « Politique de gestion contractuelle de la MRC de La Côte-de-Beaupré » lequel fait partie intégrante de la présente comme s'il y était au long reproduit. Donnée ce 10° jour du mois de décembre 2010. COPIE CERTIFIÉE CONFORME À L'ORIGINAL CONSERVÉ AUX ARCHIVES DE LA MRC DE LA CÔTEDE-BEAUPRÉ  Tre promesse PIERRE LEFRANÇOIS, PRÉFET  ## MRC DE LA CÔTE-DE-BEAUPRÉ EXTRAIT du procès-verbal de la séance ordinaire du Conseil de la Municipalité régionale de comté de La Côte-de-Beaupré, tenue le mercredi 2 mars 2011, à 20 h, au lieu habituel, conformément à l'article 148 du Code municipal du Québec. ## Sont présents: - M. Pierre Lefrançois, préfet, maire de L'Ange-Gardien - M. Jean-Pierre Caron, représentant de Château-Richer M. Pierre Dion, maire de Saint-Tite-des-Caps M. Marc Dubeau, maire de Saint-Joachim - M. Yves Germain, maire de Boischatel M. Michel Lebel, représentant de Sainte-Anne-de-Beaupré - M. Michel Paré, maire de Beaupré M. Germain Tremblay, maire de Saint-Ferréol-les-Neiges ## Est absent : M. Jacques Roberge, représentant de Saint-Louis-deGonzague-du-Cap-Tourmente Les membres présents forment le quorum. Résolution # 2011-03-47: Directives | « Engagement du personnel» et « Appel d'offres par voie d'invitation » ATTENDU QUE suite à l'adoption (rés. #2010-12-242) de la Politique de gestion contractuelle par le Conseil de la MRC de La Côte-de-Beaupré, le 8 décembre 2010, il y a lieu d'apporter certaines précisions ; ## EN CONSÉQUENCE ; IL EST PROPOSÉ PAR MARC DUBEAU ET UNANIMEMENT RÉSOLU QUE la MRC de La Côte-de-Beaupré adopte les directives suivantes : 1. Au regard de l'embauche du personnel; Le Conseil de la MRC peut, lors d'une réunion plénière, nommer tout membre élu sur un comité de sélection pour l'embauche du personnel de la MRC. Sous réserve des entrevues de sélection, ces nominations demeurent confidentielles jusqu'à la résolution d'embauche. ## 2. Appel d'offres par voie d'invitation Le Conseil confie au directeur général le choix des fournisseurs devant être invités, dans le cadre d'un appel d'offres sur invitation. Le Conseil pourra, néanmoins, demander au directeur général d'inviter certains fournisseurs. Les choix du Conseil et du directeur général demeurent confidentiels jusqu'à l'adoption de la résolution octroyant le contrat. Donnée ce 4° jour du mois de mars 2011. COPIE CERTIFIÉE CONFORME À L'ORIGINAL CONSERVÉ AUX ARCHIVES DE LA MRC DE LA CÔTE- DE-BEAUPRÉ  PIERRE LEFRANÇOIS, PRÉFET