Politique des renseignements personnels de la MRC de La Haute-Gaspésie — full text

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MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [4] POLITIQUE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Adoptée le 12 mai 2026 par le Conseil de la MRC de La Haute-Gaspésie No de résolution : 12910-05-2026 MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [2] TABLE DES MATIÈRES 1. CONTEXTE .......................................................................................................................... 3 2. APPLICATION ET DÉFINITIONS ........................................................................................... 3 3. COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION ................................................................ 4 4. CONSERVATION, DESTRUCTION OU ANONYMISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ............................................................................................................................... 8 5. RESPONSABILITÉS DE LA MRC ........................................................................................... 8 6. SÉCURITÉ DES DONNÉES .................................................................................................... 9 7. DROITS D'ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT .................... 9 8. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES ................................................................... 10 9. APPROBATION ................................................................................................................. 11 10. PUBLICATION ET MODIFICATIONS .............................................................................. 12 MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [3] MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [4] 1. CONTEXTE La MRC de La Haute-Gaspésie est un organisme assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A-2.1. Dans le cadre de ses activités, la MRC collecte, utilise et traite des renseignements personnels. Par cette politique, la MRC vise à : - Assurer la protection des renseignements personnels et encadrer la manière dont la MRC les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. - Protéger la confidentialité de tout renseignement personnel recueilli par la MRC tout au long de son cycle de vie. - Informer toute personne intéressée sur la manière dont la MRC traite leurs renseignements personnels. - Indiquer le traitement des renseignements personnels recueillis par la MRC par le biais d'un moyen technologique, dont le site Web officiel de la MRC (www.hautegaspesie.com). Veuillez attentivement lire cette politique avant d'utiliser notre site Web. En soumettant vos informations personnelles et en utilisant le site de la MRC, vous consentez à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de vos informations personnelles en conformité avec la politique. Si vous ne consentez pas à ces termes, veuillez ne pas utiliser le site. 2. APPLICATION ET DÉFINITIONS Cette politique s'applique à la MRC, ce qui inclut notamment ses dirigeants et employés ainsi qu'à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de la MRC. Elle s'applique également à l'égard du site internet de la MRC. Cependant, elle ne s'applique pas à des sites internet exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un autre site, la politique de ce site s'appliquera. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels. Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par la MRC, que ce soient les renseignements de ses citoyens, employés, acteurs municipaux impliqués, ou visiteurs ainsi que sur son site internet. Pour l'application de la présente, un renseignement personnel désigne tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Il pourrait s'agir de renseignements personnels usuels tels que le nom, l'adresse civique personnelle, l'adresse courriel personnelle ainsi que le numéro de téléphone personnel. Un renseignement personnel sensible, désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée, de tout individu, par MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] exemple, mais non limitativement, les informations financières et bancaires, le numéro d'assurance sociale, la date de naissance, etc. De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d'affaires d'une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l'adresse, l'adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d'une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s'appliquent pas aux renseignements d'une personne relatifs à l'exercice d'une fonction dans une entreprise, tel que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l'adresse, l'adresse courriel professionnelle et le numéro de téléphone professionnel de son lieu de travail. Ces mêmes paragraphes ne s'appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l'entrée en vigueur de la présente politique. 3. COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION Afin d'offrir les services à ses citoyens, la MRC doit recueillir, par le biais de son personnel, des renseignements personnels qui sont nécessaires et en quantité limitée pour traiter les demandes. Ces renseignements sont conservés de façon confidentielle et accessible uniquement par les employés qui en ont réellement besoin pour accomplir leur mission. Dans tous les cas, la MRC ne collecte des renseignements que s'il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu'aux renseignements nécessaires (quelquefois comme moyen d'identification dont il a besoin pour remplir l'objectif). Département Cour municipale - Nous devons recueillir plusieurs renseignements, dont certains renseignements personnels étant considérés comme sensibles. Nous collectons les noms, prénoms, dates de naissance, numéros de permis de conduire, adresses civiques et adresses courriel. Tous ces renseignements sont nécessaires pour le traitement des demandes liées aux dossiers afin de bien identifier les demandeurs. Ces renseignements sont prescrits par certaines lois provinciales, règlements municipaux, Code de procédure pénale, etc. Département d'évaluation - Pour le traitement des demandes en évaluation et d'émission de permis, nous collectons noms, prénoms, adresses civiques, numéros de téléphone, adresse courriel ainsi que la description et le coût des travaux. Pour le traitement des diverses subventions administrées par la MRC, nous collectons noms, prénoms, adresses civiques, numéros de téléphone, adresses courriel, numéros d'assurance sociale, avis d'évaluation municipale, déclaration de revenus et avis de cotisation. Ces renseignements personnels sont recueillis dans le seul but de bien identifier le demandeur et de vérifier l'admissibilité à une subvention. MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] Département de l'aménagement - Pour le traitement des demandes en matière d'aménagement du territoire, nous collectons noms, prénoms, adresses civiques, numéros de téléphone et adresses courriel des personnes. Département de la gestion des matières résiduelles : Pour le traitement des demandes de citoyens, nous collectons noms, adresses civiques, adresses courriel et numéro de téléphone. Département des ressources humaines : Nous collectons tous les renseignements personnels et sensibles qu'un employeur doit recueillir pour fins de gestion des ressources humaines comme l'adresse civique, NAS, date de naissance, informations bancaires et sur la santé, état matrimonial, nom du conjoint, enfants et autres. Si vous déposez votre candidature pour un emploi à la MRC, nous recueillerons les données que vous nous fournissez, comme votre curriculum vitae et certains formulaires que vous pouvez remplir. Département de la comptabilité : Nous collectons des renseignements personnels dont la MRC a besoin pour traiter les demandes reliées au cycle comptable et procéder à la taxation comme les noms, adresse civique, adresse courriel, numéros de téléphone. Département du développement économique : Nous collectons des renseignements personnels sur les entrepreneurs et leurs entreprises ou organismes demandeurs comme les noms, adresses civiques, numéros de téléphone, adresse courriel en plus de certains détails financiers relatifs aux activités pour lesquels des demandes d'aide financière sont déposées. La MRC détermine sur une base régulière et au moins une fois par année, le type de renseignement personnel recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, les noms des employés ayant accès à ces renseignements personnels et les moyens pour lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent dans un registre dédié à cette fin. Collecte : Dans tous les cas, la MRC ne collecte des renseignements que s'il a une raison valable de la faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu'au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l'objectif. Veuillez noter que les services et programmes de la MRC ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, la MRC n'obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d'un parent ou tuteur). Collecte auprès de tiers. La MRC peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d'une exception prévue à la loi, la MRC demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui le concernent auprès d'un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n'est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d'une autre organisation, la personne peut demander la source des renseignements collectés à la MRC. MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] Dans certaines situations, la MRC peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l'intérêt de la personne et qu'il n'est pas possible de la faire auprès d'elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s'assurer que les renseignements sont exacts. Consentement : De façon générale, la MRC collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l'utilisation et la communication aux fins qui sont indiquées à la présente section. Ainsi, la présente politique et les informations qu'elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels. Normalement, la MRC doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, la MRC peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où la MRC peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique. Détention et utilisation : La MRC veille à ce que les renseignements qu'elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. La MRC ne peut utiliser les renseignements personnels d'une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que la MRC veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s'il s'agit d'un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, la MRC peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par. ex. : - Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne ; - Lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude ; - Lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité. Accès limité. La MRC doit mettre en place des mesures pour limiter l'accès à un renseignement personnel aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions. MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] Communication : À moins d'une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, la MRC obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu'il s'agit d'un renseignement personnel sensible, la MRC devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement. Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans le cas suivant: - La MRC peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement, ou une autre MRC) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l'exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion. Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des sous-traitants de la MRC désignés pour l'exécution de mandats dans les programmes administrés par la MRC. Dans ces cas, la MRC doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu'ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l'utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l'exécution du contrat et qu'ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. Il est possible à de très rares exceptions que les renseignements personnels d'une personne et détenus par la MRC soient communiqués à une organisation ou entreprise située à l'extérieur du Québec. Dans cette situation, la MRC verra à ce que le consentement explicite soit obtenu et réalisé de façon sécuritaire. Information supplémentaire sur les technologies utilisées : Utilisation de témoins de connexion : Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l'ordinateur du visiteur d'un site internet par son navigateur Web lorsqu'il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilisés. Le site internet de la MRC utilise des témoins de connexion notamment : Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante. À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l'amélioration du site internet. Le site de la MRC utilise les types de témoins suivants : MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] Témoins de session : il s'agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement. Témoins persistants : ils sont gardés sur l'ordinateur jusqu'à ce qu'ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site. Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d'activer ces fonctions ou non, lors de la consultation du site internet de la MRC. Il est également possible d'activer et de désactiver l'utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences du navigateur utilisé. 4. CONSERVATION, DESTRUCTION OU ANONYMISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, la MRC ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, la MRC s'assurera : 1. De les détruire; ou 2. De les anonymiser partiellement ou en totalité (c'est-à-dire qu'ils ne permettent plus, de façon irréversible, d'identifier la personne et qu'il n'est plus possible d'établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. La destruction de renseignements par la MRC doit être faite de façon sécuritaire, afin d'assurer la protection de ces renseignements en conformité avec le plan de classification et de son calendrier de conservation des archives. La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par la MRC concernant la conservation et la destruction de renseignements personnels, le cas échéant. 5. RESPONSABILITÉS DE LA MRC De manière générale, la MRC a la responsabilité d'assurer la protection des renseignements personnels qu'elle détient. La responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC est la direction générale. Elle doit, de façon générale : - Veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. - Approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] - Mettre en œuvre la présente politique et veiller à ce qu'elle soit connue, comprise et appliquée. Les membres du personnel de la MRC ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique. Les rôles et les responsabilités des employés de la MRC tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de la MRC à cet égard, le cas échéant. 6. SÉCURITÉ DES DONNÉES La MRC s'engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu'elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu'un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l'objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l'accès limité aux renseignements personnels, la MRC doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d'utilisation de ses systèmes d'information de manière que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder. 7. DROITS D'ACCÈS, DE RECTIFICATION ET DE RETRAIT DU CONSENTEMENT Pour faire valoir ses droits d'accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC, à l'adresse indiquée à la section 9. Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l'accès à leurs renseignements personnels détenus par la MRC et en demander leur correction dans le cas où ils sont incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d'un renseignement personnel qui les concerne où que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d'accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l'hyperlien permettant d'accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies. Le responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC doit répondre par écrit à ces demandes dans les vingt (20) jours de la date de réception de la demande. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à respecter sans affecter le déroulement normal des activités de la MRC, le responsable de la protection des renseignements personnels peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] période maximale de dix (10) jours en avisant le requérant par tout moyen permettant de le joindre. Tout refus doit être motivé et accompagné à la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi de délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin. Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements recueillis. Elles peuvent également demander à la MRC quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d'elle, les catégories de personnes à la MRC qui y ont accès et leur durée de conservation. Procédures d'accès, de rectification ou de retrait : Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à la présente politique doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC, à l'adresse courriel indiquée à la section 9. Toute demande de communication, de rectification ou de retrait doit être soumise par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession. Dès la réception d'une telle demande, le responsable de la protection des renseignements personnels doit aviser par écrit la personne concernée de la date à laquelle sa demande a été reçue. Tout refus doit être motivé par écrit accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours prévus à la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et du délai pour les exercer. Le responsable de la protection des renseignements personnels doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin. Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur l'accès. 8. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES Réception : Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l'application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par la MRC doit le faire par écrit en s'adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de la MRC, à l'adresse courriel indiquée à la section 9. Le requérant doit inclure à sa demande : MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] - Son nom complet et ses coordonnées pour le rejoindre incluant son numéro de téléphone; - Le sujet de sa plainte; - Les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour permettre à la personne de l'évaluer adéquatement; Le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu'il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte. Traitement : La MRC s'engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle. Le responsable de la protection des renseignements personnels fournira une réponse écrite et motivée au requérant, dans les trente (30) jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels, ce dernier doit l'évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par la MRC est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l'organisation et à la législation ou réglementation applicable. Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l'extension de délai, de l'état d'avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive. La MRC doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l'analyse et la documentation à l'appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l'origine de la plainte. Si le plaignant demeure insatisfait ou s'il n'obtient pas de réponse dans les délais, il peut s'adresse à la Commission d'accès à l'information dans les trente (30) jours de la réponse ou de l'expiration du délai de réponse. 9. APPROBATION La présente politique est approuvée par le Conseil de la MRC de La Haute-Gaspésie et désigne la personne suivante comme : Responsable de la protection des renseignements personnels : Mme Maryse Létourneau Directrice générale et greffière-trésorière 464, boul. Staine-Anne Ouest, Sainte-Anne-des-Monts (Québec), G4V 1T5 Courriel : [email protected] MRC de La Haute-Gaspésie  Politique des renseignements personnels [13] Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel. 10. PUBLICATION ET MODIFICATIONS La présente politique est publiée sur le site internet de la MRC, auxquels s'applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées. La MRC se réserve le droit d'apporter des modifications en tout temps à la politique. La politique ainsi modifiée pourra être consultée sur notre site internet. L'utilisation de notre site Web peut également être soumise à des conditions supplémentaires décrites dans les Conditions d'utilisation et ailleurs sur le site Web. *Notes : Veuillez noter que l'emploi du genre masculin a pour but d'alléger la présente politique et d'en faciliter la lecture. - 1.0 - En vigueur depuis le 12/05/2026 − Mise en ligne