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POLITIQUE
D'APPROVISIONNEMENT
RESPONSABLE
Bureaux administratifs de la MRC de La Haute-Yamaska
142, rue Dufferin, Granby (Québec) J2G 4X1
POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT RESPONSABLE
BUREAUX ADMINISTRATIFS DE LA MRC DE LA HAUTE-YAMASKA
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POLITIQUE D'APPROVISIONNEMENT RESPONSABLE
BUREAUX ADMINISTRATIFS DE LA MRC DE LA HAUTE-YAMASKA
3
TABLE DES MATIÈRES
1.
OBJECTIF DE LA POLITIQUE .......................................................................................................................... 4
2.
DÉFINITIONS ..................................................................................................................................................... 4
3.
PORTÉE ............................................................................................................................................................. 5
3.1
Biens et services visés ................................................................................................................................ 6
3.2
Urgence ....................................................................................................................................................... 6
4.
PARTIES RESPONSABLES .............................................................................................................................. 6
5.
PRINCIPES FONDAMENTAUX ......................................................................................................................... 7
6.
STRATÉGIES ..................................................................................................................................................... 7
6.1
Définir le besoin........................................................................................................................................... 7
6.2
Regrouper les achats .................................................................................................................................. 8
6.3
Évaluer le produit et son fournisseur........................................................................................................... 8
7.
MESURE DE RENDEMENT .............................................................................................................................. 8
8.
ENTRÉE EN VIGUEUR ..................................................................................................................................... 8
ANNEXE 1 - SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES ...................................................................................................... 9
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1.
OBJECTIF DE LA POLITIQUE
Contribuer à la prospérité et à la qualité de vie des citoyens fait partie de la mission de la MRC de La Haute-
Yamaska, ci-après nommée « MRC ». Cette mission se décline en plusieurs actions concrètes, notamment par la
protection de l'environnement, la stimulation de l'économie locale et l'intégration du volet social dans ces activités.
La présente politique vise donc à intégrer ces trois volets fondamentaux à travers les achats réalisés par la MRC.
Bien que plusieurs bénéfices d'une telle politique profiteront aux générations futures, notamment par la préservation
des milieux naturels et de la biodiversité, plusieurs impacts favorables sont prévisibles à plus courte échéance :
-
Préserver les emplois locaux;
-
Contribuer au tissu économique prospère;
-
Créer un sentiment d'appartenance et une fierté régionale;
-
Réduire le transport et les gaz à effet de serre;
-
Réduire le suremballage et les déchets ultimes;
-
Motiver les entreprises à se démarquer pour le bien-être des travailleurs et de l'environnement.
Cette politique encadre les bonnes pratiques entourant l'approvisionnement responsable. Elle sert de guide pour
les employés de la MRC. Des méthodes décisionnelles et des critères d'achats sont exposés afin de faire des choix
éclairés et efficaces. En appliquant cette politique, la MRC fait preuve d'exemplarité auprès des industries, des
commerces, des institutions, des autres administrations municipales et des citoyens de son territoire.
Ce guide vise concrètement à :
-
Préciser et établir les règles et les exigences régissant les processus d'achats, et ce, sans contrevenir aux
règlementations en place;
-
Définir les rôles et les responsabilités au sein de la MRC;
-
Permettre des relations intègres, transparentes et équitables avec les soumissionnaires et les fournisseurs
de la MRC;
-
Mettre en place une méthode de suivi afin de repérer des pistes d'amélioration continue.
2.
DÉFINITIONS
3-RVE :
Méthode de gestion des achats et de la fin de vie utile des biens en 5 étapes dans l'ordre :
Réduction à la source : Éviter tout achat non essentiel notamment par l'emprunt ou la location de l'article.
Privilégier, lorsque possible, des biens ayant une durée de vie plus longue ou dont l'utilisation peut être le plus
facilement prolongée (réparable ou réutilisable).
Réemploi : Se procurer des biens d'occasion ou en faire la réparation et favoriser les dons ou la revente de
biens jugés non utiles.
Recyclage : Conditionner la matière qui compose les biens afin de l'utiliser pour produire de nouveaux objets.
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Valorisation : Seulement si les options précédentes pour des biens en fin de vie ne sont pas possibles, évaluer
la possibilité de mettre en valeur la matière (pyrolyse, valorisation énergétique, etc.).
Élimination : En dernier recours, il convient de jeter ce bien aux ordures ou à l'endroit prescrit, car la matière
n'est plus d'aucune utilité.
Certification :
Procédure destinée à faire valider par un organisme indépendant le respect du cahier des charges d'une entreprise.
C'est un processus d'évaluation de la conformité qui aboutit à l'assurance écrite qu'un produit répond à certaines
exigences.
Cycle de vie :
L'analyse de l'impact de toutes les activités liées à la fabrication, le transport, l'usage et l'élimination du produit.
REP :
Responsabilité élargie des producteurs. Principe et démarche qui étendent les obligations des producteurs à l'égard
des produits qu'ils fabriquent ou mettent en marché jusqu'à la fin du cycle de vie de ces derniers. Ainsi, le producteur
a la responsabilité d'assurer la récupération et la valorisation de ses produits en fin de vie grâce à un système de
récupération qu'il met lui-même en place ou grâce à une association qui le fait pour ses membres.
3.
PORTÉE
Cette politique d'approvisionnement responsable s'applique à tout contrat, acquisition ou dépense à titre onéreux
de biens, de services professionnels ou techniques. Tous les employés ont la responsabilité d'intégrer les critères
énoncés de cette politique au moment de réaliser tous les achats pour la MRC (payés ou remboursés par celle-ci).
Nonobstant ce qui précède, toutes les demandes de prix, les appels d'offres, les contrats de gré à gré pour des
biens et services doivent être faits en respect avec les lois et règlements auxquels doit se soumettre la MRC en
matière d'approvisionnement et en qui à trait à la gestion contractuelle municipale, notamment le Règlement de
gestion contractuelle de la MRC de La Haute-Yamaska.
La politique complémente donc ces lois et règlements auxquels doit se soumettre la MRC en matière
d'approvisionnement en intégrant les principes de développement durable, sans pour autant surpasser ceux-ci.
D'ailleurs, la présente politique est en concordance avec la Loi sur les contrats des organismes publics qui prévoit
« la mise en place de procédures efficaces et efficientes, comportant notamment une évaluation préalable des
besoins adéquats et rigoureux qui tienne compte des orientations gouvernementales en matière de développement
durable et d'environnement » (a.2 (4°) LCOP).
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3.1
Biens et services visés
Les biens et services visés sont regroupés au tableau suivant en catégories afin de mieux définir les exigences
d'achat responsable.
Grandes catégories de biens et services
A) Papeterie
B) Accessoires de bureaux
C) Piles
D) Équipement électrique
E) Ameublement
F) Accessoire d'éclairage
G) Aliments, services traiteurs et
événements
H) Hébergement
I)
Services d'impression
J) Véhicules corporatifs
K) Produits d'entretien et de nettoyage
L'Annexe 1 -- Spécifications techniques précise les exigences applicables à chaque catégorie.
3.2
Urgence
À noter qu'en situation d'urgence, lorsque des conditions exigent une action immédiate, la présente politique
s'avère optionnelle.
4.
PARTIES RESPONSABLES
La directrice adjointe des Services administratifs et ressources humaines ou en son absence, la directrice des
Services administratifs et ressources humaines de la MRC est responsable de :
-
Former, tous les employés sur l'application de cette politique et faire des rappels, au besoin. Aviser les
employés d'ajouts ou de changements à la politique d'approvisionnement responsable;
-
Faire adopter, maintenir et modifier, au besoin, la politique;
-
Mettre des actions en place pour améliorer le respect de cette politique d'achat responsable, au besoin.
À noter que toute responsabilité peut être déléguée à un employé responsable des achats.
La coordonnatrice à l'économie circulaire ou en son absence, la directrice du Service de gestion des matières
résiduelles de la MRC est responsable de :
-
Procéder à une vérification annuelle pour évaluer le respect de cette politique (voir la procédure de
vérification à la section 7);
-
Agir à titre de conseiller dans l'application de la politique.
Tout employé qui participe au processus d'approvisionnement de la MRC doit :
-
S'assurer d'intégrer les exigences, critères, stratégies et principes énoncés à la présente politique;
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-
Voir à développer et maintenir de bonnes relations auprès des fournisseurs, notamment :
o
En encourageant une concurrence et un traitement équitable à tous les fournisseurs;
o
En appliquant la politique d'approvisionnement responsable dans le meilleur intérêt de la MRC et
des municipalités membres;
o
En assurant une transparence dans le traitement des dossiers d'approvisionnement.
5.
PRINCIPES FONDAMENTAUX
La politique d'approvisionnement responsable vise à ce que les achats effectués à la MRC de La Haute-Yamaska
soient respectueux, dans la mesure du possible, des trois aspects du développement durable : l'économie,
l'écologie et le social.
Les questionnements énoncés dans le schéma ci-dessus sont des exemples d'énoncés servant à orienter les
employés lors de leur réflexion liée à l'approvisionnement. Les spécifications techniques servant de critères
obligatoires d'achats aux produits et services se trouvent quant à elles à l'Annexe 1 -- Spécifications techniques.
6.
STRATÉGIES
Voici les différentes stratégies à favoriser afin d'intégrer les principes fondamentaux exposés dans le paragraphe
précédent.
6.1
Définir le besoin
Comme il revient à la MRC de choisir ce qu'elle souhaite acquérir, les orientations peuvent être intégrées en amont
des processus d'achat, c'est-à-dire, de spécifier les exigences dans le choix des biens ou services désirés. C'est
un premier levier rapide, direct et transparent qui permet à la MRC d'énoncer clairement aux fournisseurs potentiels
qu'elle désire faire un achat responsable. Le choix de se procurer des meubles en bois (ressource renouvelable et
locale), plutôt qu'en plastique non recyclable, ou un véhicule électrique (usage moins polluant), plutôt qu'à essence,
en sont des exemples.
L'achat répond à un besoin réel?
Le coût total prend-il en compte la durée de vie
utile du produit (garantie, entretien, etc.) aux
bénéfices des contribuables?
Des recherches ont-elles été réalisées afin de trouver le
produit correspondant le mieux au besoin actuel et aux
besoins futurs?
Le produit est réparable, réutilisable,
recyclable ou valorisable en fin de
vie (3-RVE)?
Le produit est-il équitable?
Le produit est-il local?
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De plus, les besoins évoluent dans le temps selon les différents projets et les nouvelles technologies. Il convient
de s'approvisionner en tentant d'anticiper les besoins futurs. Un équipement polyvalent ou adaptable peut éviter
d'avoir à se procurer un autre appareil éventuellement.
6.2
Regrouper les achats
Il est dans l'intérêt de la MRC que les différents services se consultent au moment de procéder à des achats afin
de regrouper certaines commandes. Par exemple, au moment de commander des encarts accroche-porte, il
s'avère judicieux de valider avec les services de la MRC si d'autres commandes sont nécessaires. Ainsi, en
commandant un plus grand volume à la fois, des sommes peuvent être économisées, et ensuite, investies dans un
papier recyclé.
6.3
Évaluer le produit et son fournisseur
Les évaluations du produit et du fournisseur sont deux stratégies distinctes en approvisionnement. Tandis que
l'« approche fournisseur » vise à s'assurer de faire affaire avec des fournisseurs responsables, l'« approche
produit » se concentre sur la sélection de biens et services responsables, c'est-à-dire dont les impacts sociaux et
environnementaux sont minimisés tout au long de leur cycle de vie. Ici, l'« approche produit » est préconisée. Afin,
de faciliter la prise de décision lors d'achat au sein de la MRC, les critères d'achats découlant de l'« approche
produit » se trouvent en Annexe 1 -- Spécifications techniques.
7.
MESURE DE RENDEMENT
L'évaluation du rendement doit se faire dans les trois mois suivants la date d'anniversaire de la politique par le
Service de gestion des matières résiduelles de la MRC. Les critères d'achat énoncés à l'annexe 1 doivent être
validés minimalement sur les cinq achats les plus importants de l'année (en valeur monétaire).
À la suite de l'évaluation, un rapport est élaboré et présenté à la direction générale de la MRC afin de mettre en
lumière les possibilités d'améliorations et les pistes d'actions relativement aux achats pour l'année suivante. Ce
rapport détermine également si d'autres mesures de sensibilisation aux employés ou des modifications à la
présente politique sont requises.
8.
ENTRÉE EN VIGUEUR
Cette politique s'appliquera au centre administratif du 142, rue Dufferin à Granby à compter du 1er juin 2023 et sera
révisée au besoin.
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ANNEXE 1 -- SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES
Les critères d'achats se retrouvent classés par grandes catégories de biens et services. Chacune de ces catégories
se retrouve dans un tableau ci-dessous.
Voici la liste de ces catégories :
Tableau A -- Papeterie ............................................................................................................................................. 9
Tableau B -- Accessoires de bureau ...................................................................................................................... 10
Tableau C -- Piles ................................................................................................................................................... 10
Tableau D -- Équipement électrique ....................................................................................................................... 10
Tableau E -- Ameublement .................................................................................................................................... 11
Tableau F -- Accessoires d'éclairage ..................................................................................................................... 11
Tableau G -- Aliments, services traiteurs et événements ...................................................................................... 12
Tableau H -- Véhicules corporatifs ......................................................................................................................... 12
Tableau I -- Produits d'entretien et de nettoyage .................................................................................................. 13
Tableau J -- Mise en garde à propos d'appellation ou d'auto déclaration ............................................................. 13
Tableau A -- Papeterie
Papeterie (pour impression ou photocopies, carnets, blocs-notes, enveloppes)
Critères
Les achats doivent répondre à au moins un des critères suivants :
-
Composé d'au moins 50 % de produits de papier certifiés FSC;
-
Contient au moins 10 % de matériaux recyclés après consommation (post-
consommation) et/ou au moins 20 % de matériaux recyclés avant consommation;
-
Fait d'un seul matériau ou facilement démontable lorsqu'il s'agit d'un cahier, un agenda
ou un bloc-notes, etc.;
-
Fait au Québec ou au Canada;
-
Fait de plastique hautement recyclable dans un contexte québécois (c'est-à-dire pour
lequel il y a le plus de débouchés, comme le PET #1 [polyéthylène téréphtalate] et le
HDPE #2 [polyéthylène haute densité], si composantes en plastique incluses.
Notes
- La certification FSC et ce symbole facilitent l'évaluation des critères :
Le ruban de Möbius avec un pourcentage au centre indique que le
produit est composé de fibres recyclées de post-consommation
[papier et carton]. Il s'agit d'une auto déclaration et non d'une
certification.
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Tableau B -- Accessoires de bureau
Accessoires de bureau (cartouche d'encre, classeur, etc.)
Critères
Lorsque possible, les achats doivent répondre à un ou plusieurs des critères suivants :
- Contient au moins 10 % de matériaux recyclés après consommation et/ou au moins 20 %
de matériaux recyclés avant consommation;
- Fait d'un seul matériau ou facilement démontable;
- Fait de plastique hautement recyclable dans un contexte québécois, comme le PET
(polyéthylène téréphtalate, #1) et le HDPE (polyéthylène haute densité, #2);
- Est visé par un programme de récupération reconnu (ex. : REP);
- Réutilisables et rechargeables (rubans adhésifs, stylos, etc.);
- Réduit les emballages (par exemple, le produit est disponible en vrac);
- Comprend un emballage fait d'un seul matériau (monocouche) ou facilement séparable en
cas de matières multiples et il est recyclable.
Notes
- Ce symbole facilite l'évaluation des critères :
Le ruban de Möbius avec un pourcentage au centre indique que le produit est composé
de fibres recyclées de post-consommation [papier et carton]. Il s'agit d'une auto déclaration
et non d'une certification.
Tableau C -- Piles
Piles
Critères
- Les piles doivent être rechargeables, à moins que leurs formats, modèle ou usage ne le
permette pas.
Tableau D -- Équipement électrique
Équipement électrique
Équipement de bureau (ordinateurs, moniteurs, photocopieurs, imprimantes, etc.)
Électroménagers (réfrigérateurs, lave-vaisselle, refroidisseur d'eau, etc.)
Adaptateurs de courant extérieurs, les télévisions et les autres appareils audiovisuels, etc.
Critères
Lorsque possible, les achats doivent répondent à un ou plusieurs des critères suivants :
- L'équipement est étiqueté Energy Star (pour catégories de produits avec spécifications
développées);
- Pour les ordinateurs de bureau, portables, moniteurs et appareils mobiles seulement :
l'équipement est homologué par l'Electronic Product Environmental Assessment Tool
(EPEAT, pour consulter le registre : epeat.net).
Notes
- Ces certifications facilitent l'évaluation des critères :
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Tableau E -- Ameublement
Ameublement
Critères
Lorsque possible, les achats doivent répondent à un ou plusieurs des critères suivants :
- Contient au moins 10 % de matériaux recyclés après consommation et/ou au moins 20 %
de matériaux recyclés avant consommation;
- Contient au moins 70 % de matériaux récupérés sur le site au moyen d'un programme
interne de réutilisation des matériaux de l'équipement;
- Certifié GREENGUARD ou UL EcoLogo;
- Contient au moins 50 % de bois certifiés FSC;
- Fait d'un seul matériau ou facilement démontable/adaptable;
- De seconde main ou réemployé (ex. : acquis à l'Espace du réemploi);
- Fabriqué au Québec;
- Facilement valorisable ou recyclable en fin de vie.
Notes
- Ces certifications facilitent l'évaluation des critères :
Le ruban de Möbius avec un pourcentage au centre
indique que le produit est composé de fibres recyclées
de post-consommation [papier et carton]. Il s'agit
d'une auto déclaration et non d'une certification.
Tableau F -- Accessoires d'éclairage
Accessoires d'éclairage
Notes
Les critères obligatoires d'achats d'accessoires d'éclairage se retrouvent dans une politique
distincte. Voir : Politique pour la réduction de mercure des lampes.
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Tableau G -- Aliments, services traiteurs et événements
Aliments, services traiteurs et événements
Critères
Les achats d'aliments et de services traiteurs (ou restauration) pour les rencontres
d'élus, les rencontres internes et les événements de la MRC menés à l'intérieur ou à
l'extérieur des bureaux doivent répondre à un ou plusieurs des critères suivants :
- Pour l'achat de repas, de pause-café préparée ou de service traiteur, l'approvisionnement
provient d'établissements locaux (dont le siège social ne se trouve pas à l'extérieur du
territoire visé) donc sont produits ou transformés dans la MRC de La Haute-Yamaska ou
dans son voisinage immédiat dans un rayon de 50 km;
- Pour l'achat de bouteilles d'eau, proscrire les formats à usage unique, sauf en cas
d'urgence;
- Les produits sont certifiés équitables, lorsque disponibles (café, chocolat, etc.);
- Les produits ne sont pas emballés en format individuel et à usage unique, mais plutôt en
vrac ou de grand format (ex. : sucre, crèmette, etc.);
- Les repas ne sont pas en emballage individuel (ex. : éviter le format boîte à lunch).
Lors des achats, favoriser également les éléments suivants lorsque possible :
- Effectuer une gestion rigoureuse des produits non consommés :
o
Distribution des excédents alimentaires aux employés;
o
Distribution des excédents alimentaires à des banques alimentaires.
- Se référer au Guide de l'événement écoresponsable pour choisir la vaisselle la plus
écoresponsable : www.genedejeter.com/wp-content/uploads/2022/06/Guide-Evenement-
Ecoresponsable_V2.pdf
Note
-
Cette certification facilite l'évaluation des critères facultatifs :
(équitable)
Tableau H -- Véhicules corporatifs
Véhicules corporatifs
Critères
- À moins d'instructions contraires à la garantie, valider la possibilité d'opter pour un atelier
de mécanique certifié Clé Verte pour l'entretien et la réparation des véhicules corporatifs
si disponible et lorsque possible;
- Lors de l'acquisition de nouveaux véhicules, valider la possibilité d'opter pour des
véhicules électriques.
Note
- Cette certification facilite l'évaluation des critères facultatifs :
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Tableau I -- Produits d'entretien et de nettoyage
Produits d'entretien et de nettoyage
Note
Les critères obligatoires d'achats de produits d'entretien et de nettoyage se retrouvent dans un
guide et un registre distincts. Voir : Politique de nettoyage écologique.
Tableau J -- Mise en garde à propos d'appellation ou d'auto déclaration
Logo
Description
Bénéfices
Cette icône peut être utilisée par un fournisseur. Il
s'agit d'une auto déclaration. Ce symbole facilite le
repérage des produits qui ont un paramètre dit
« écologique » dans leur description mais ne confirme
pas
le
respect
de
critères
de
la
Politique
d'approvisionnement responsable. Il importe de bien
lire la description du produit afin d'obtenir plus
d'information.
Facilite le repérage de
produits
pouvant
inclure des critères
responsables
(selon
le fournisseur) dans
leur description.
« Produit du Canada »
ou
« Fait au Canada »
En ce qui concerne l'étiquetage, un produit peut être
désigné sous l'appellation « produit du Canada » si :
1) la dernière transformation substantielle a eu lieu
au Canada; et
2) la totalité ou la quasi-totalité [98 %] des principaux
ingrédients, du processus de transformation et de
la main-d'œuvre sont d'origine canadienne.
L'indication « Fait au Canada » peut quant à elle être
utilisée si :
1) la dernière transformation substantielle a eu lieu
au Canada; et
2) au moins 51 % des coûts directs de production ou
de fabrication ont été engagés au Canada.
Facilite la prise de
décision quant à la
provenance
des
produits.