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Province de Québec
MRC du Haut Saint-François
Municipalité de La Patrie
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
PRÉSENTATION
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article de
l'article 938.1.2 du Code municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion
contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour
assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter
avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de
préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent
contenir minimalement deux mesures spécifiques.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou
bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière
d'octroi ou de gestion de contrats municipaux.
LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants
n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec
un des membres du comité de sélection relativement à la demande de
soumissions pour laquelle il a présenté une soumission
a) Le conseil délègue au directeur-général le pouvoir de former tout comité de sélection
nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui
s'imposent.
b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et
être composé d'au moins trois membres.
c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en
tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection.
d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité de sélection, les
documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants :
- Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni
aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer, dans le but
d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.
- Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de
communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection,
sa soumission sera automatiquement rejetée.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le
truquage des offres
a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa
soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication,
entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des
prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
b) Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition prévoyant que si
un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une
entente ou d'un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour
influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu
de cette loi
a) Tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui
communique avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au
Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui
ni aucun de ses représentants ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de
l'obtention du contrat,
ou, si telle communication d'influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration
à l'effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu
de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption
a) La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser
dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes
ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui
ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de
trafic d'influence ou de corruption.
c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des
actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera
automatiquement rejetée.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou
d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas
échéant, doivent déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts
potentiel.
b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou
le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat.
c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il
n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de
ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation
susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du
processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat
qui en résulte
a) Aux fins de tout appel d'offres, est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est
confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu
dans tout document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout
soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision
relativement à l'appel d'offres.
b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé
de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel
d'offres autrement qu'en référant le demandeur à la personne responsable.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser
la modification d'un contrat.
a) La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute
autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que
si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature.
b) La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de
chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de
l'exécution du contrat.
* * * *
Adoptée le 1 février 2011.