Politique cadre sur la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
La Prairie, Quebec
This is the exact embedded text of the captured official document.
Snapshot 0b854b18869a · verified 2026-06-13 ·
original document ·
archived snapshot ·
unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.
POLITIQUE ADMINISTRATIVE
Service du greffe et des affaires juridiques
POLITIQUE CADRE SUR LA GOUVERNANCE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Septembre 2023
Adoptée le 19 septembre 2023
en vertu de la résolution 2023-09-280
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 2 DE 13
TABLE DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE .............................................................................................................................. 3
2.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE .......................................................................................... 3
3.
CADRE NORMATIF .................................................................................................................. 3
4.
DÉFINITIONS .............................................................................................................................. 3
5.
CHAMP D'APPLICATION ...................................................................................................... 4
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .......................................... 4
7.
REGISTRES ................................................................................................................................ 6
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ............................... 8
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS............................................................................................................................ 9
10.
SONDAGES ................................................................................................................................. 9
11.
DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES ..................................................................... 9
12.
TRAITEMENT DES PLAINTES ........................................................................................... 10
13.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .............................................. 10
14.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ................................................................................ 10
15.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS ....................................................................................... 10
16.
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ................................................................................... 13
17.
SANCTIONS .............................................................................................................................. 13
18.
MISE À JOUR ........................................................................................................................... 13
19.
ENTRÉE EN VIGUEUR .......................................................................................................... 13
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 3 DE 13
1.
PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de La Prairie (la « Ville »)
traite des Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site
web, de citoyens et de ses employés. À ce titre, elle reconnaît l'importance de
respecter la vie privée et de protéger les Renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée de la présente
Politique. Celle-ci énonce les principes-cadres applicables à la protection des
Renseignements personnels qu'elle détient tout au long du Cycle de vie de ceux-ci
et aux droits des Personnes concernées.
La protection des Renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute
personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les
principes de protection des Renseignements personnels inhérents à l'exercice de
ses fonctions ou qui découlent de sa relation avec la Ville.
2.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La présente Politique :
a) énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des
Renseignements personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice
des droits des Personnes concernées;
b) prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
Renseignements personnels;
c) définit les rôles et responsabilités en matière de protection des Renseignements
personnels ;
d) décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son
personnel.
3.
CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels (RLRQ, c. A-2.1.). Conformément à cette Loi, la présente Politique est
accessible via le site Internet de la Ville.
4.
DÉFINITIONS
Cette section a pour but de préciser le sens des différents termes et expressions
utilisés dans la présente politique.
« CAI »:
Désigne
la
Commission
d'accès
à
l'information du Québec.
« Comité »:
Désigne
le
Comité
sur
l'accès
à
l'information
et
la
protection
des
renseignements personnels de la Ville.
« Cycle de vie »:
L'ensemble
des
étapes
visant
le
traitement d'un Renseignement personnel
soit
la
collecte,
l'utilisation,
la
communication, la conservation et la
destruction de celui-ci.
« Évaluation
des
facteurs
relatifs à la vie privée » ou
« ÉFVP »:
La démarche préventive qui vise à mieux
protéger les Renseignements personnels
et à respecter la vie privée des personnes
physiques. Elle consiste à considérer tous
les
facteurs
qui
entraîneraient
des
conséquences positives et négatives sur
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 4 DE 13
le respect de la vie privée des Personnes
concernées.
« Incident de confidentialité »:
Désigne toute consultation, utilisation ou
communication non autorisées par la loi
d'un Renseignement personnel, ou toute
perte ou autre atteinte à la protection de
ce renseignement.
« Loi »:
Désigne la Loi sur l'accès aux documents
des
organismes
publics
et
sur
la
protection
des
renseignements
personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernée »:
Désigne une personne physique à qui se
rapportent
les
Renseignements
personnels.
« Renseignement
personnel »:
Désigne toute information qui concerne
une personne physique et qui permet de
l'identifier directement -- soit par le
recours à cette seule information -- ou
indirectement -- soit par combinaison
avec d'autres informations.
« Responsable de l'accès aux
documents » ou « RAD »:
Désigne la personne qui, au sein de la
Ville, exerce cette fonction et qui doit
répondre aux demandes d'accès aux
documents selon la Loi.
« Renseignement
personnel
sensible »:
Désigne tout Renseignement personnel
qui -- de par sa nature, notamment
médicale,
biométrique
ou
autrement
intime, ou en raison de la manière dont il
est utilisé ou communiqué -- suscite un
haut degré d'attente raisonnable en
matière de vie privée.
« Responsable
de
la
protection
des
renseignements personnels »
ou « RPRP »:
Désigne la personne qui, au sein de la
Ville, exerce cette fonction et veille à y
assurer le respect et la mise en œuvre de
la Loi concernant la protection des
Renseignements personnels.
5.
CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux Renseignements personnels détenus par la
Ville et à toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville
détient.
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle
de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 5 DE 13
6.1 Collecte
6.1.1 La Ville ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires
à la réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir
des Renseignements personnels, elle détermine les fins de leur
traitement. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels
strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2 La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la
Personne concernée.
6.1.3 Au moment de la collecte, et par la suite de la demande, la Ville
informe les Personnes concernées, notamment, des fins et des
modalités de traitement de leurs Renseignements personnels et de
leurs droits quant à ces renseignements, par exemple, au moyen
d'une Politique de confidentialité ou d'un avis « juste-à-temps ».
6.1.4 Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être
manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé
à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement
ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour
lesquelles il a été demandé.
6.2 Utilisation
6.2.1 La Ville n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour
lesquelles ces renseignements ont été recueillis. Cependant, elle peut
modifier ces fins si la Personne concernée y consent préalablement.
6.2.2 Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le
consentement de la Personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas
suivants :
a) lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour
lesquelles les renseignements ont été recueillis;
b) lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la Personne
concernée;
c) lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au
Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément
par la loi;
d) lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de
recherche ou de production de statistiques et que les
renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3 Lorsqu'elle utilise les Renseignements personnels à des fins
secondaires dans l'un des trois premiers cas de figure énumérés à
l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle utilisation au
registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 7.1.4.
6.2.4 Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de
Renseignements personnels est jugé plus à risque pour les Personnes
concernées, la Ville entreprend une ÉFVP en vertu de l'article 8 des
présentes afin de mitiger les risques identifiés.
6.2.5 La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de
Renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et communique.
Cet inventaire contient minimalement :
a) les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour
lesquelles les renseignements sont conservés et le mode de
gestion de chaque fichier;
b) la provenance des renseignements versés à chaque fichier;
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 6 DE 13
c) les catégories de Personnes concernées par les renseignements
versés à chaque fichier;
d) les catégories de personnes qui ont un accès à chaque fichier
dans l'exercice de leurs fonctions;
e) les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des
renseignements personnels.
6.2.6 Toute personne qui en fait la demande a le droit d'accès à cet
inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation de
l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la Loi.
6.3 Communication
6.3.1 Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut
communiquer des Renseignements personnels sans le consentement
de la Personne concernée. Le consentement doit être donné
expressément lorsque des Renseignements personnels sensibles
sont en cause.
6.3.2 Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un
mandataire ou un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat
ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un mandat, la Ville
doit conclure une entente avec le fournisseur de services ou le
mandataire qui comprend les dispositions contractuelles en matière
de protection des renseignements personnels.
6.3.3 Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des
tiers hors Québec, la Ville procède à une ÉFVP conformément à
l'article 8 des présentes. Une communication à des tiers est consignée
au registre à prévu cet effet.
6.4 Conservation
6.4.1 La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les
Renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et
complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou
utilisés.
6.4.2 La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps
que nécessaire pour mener ses activités, sous réserve de délais
prévus à son calendrier de conservation.
6.5 Destruction et anonymisation
6.5.1 Lorsque
sont
atteintes
les
finalités
pour
lesquelles
les
Renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements
sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives,
RLRQ, c. A-21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de
conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville.
7.
REGISTRES
7.1 Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants :
7.1.1 Registre des communications de Renseignements personnels sans le
consentement d'une Personne concernée dans les cas suivants :
a) lorsque la Ville communique l'identité d'une Personne concernée
à une personne ou à un organisme privé afin de recueillir des
renseignements déjà colligés par ces derniers;
b) lorsque la Ville communique des Renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette
communication soit ou non expressément prévue par la Loi;
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 7 DE 13
c) lorsque la Ville communique des Renseignements personnels
nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un
décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui
établit les conditions de travail;
d) lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à
un mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un
mandat ou d'un contrat de services;
e) lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à
des fins d'étude, de recherche ou de statistique;
f) après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des
Renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68.
7.1.2 Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
a) la nature ou le type de renseignement communiqué;
b) la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
c) la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et
l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication de
Renseignements personnels à l'extérieur du Québec;
d) la raison justifiant cette communication.
7.1.3 Registre des ententes de collecte conclue aux fins de l'exercice des
fonctions ou de la mise en œuvre d'un programme d'un organisme
public avec lequel la Ville collabore pour la prestation de service ou la
réalisation d'une mission commune.
Un tel registre comprend :
a) le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont
recueillis;
b) l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les
renseignements sont nécessaires;
c) la nature ou le type de renseignements recueillis;
d) la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
e) la catégorie de personne, au sein de l'organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès
aux renseignements.
7.1.4 Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la
Ville à d'autres fins et sans le consentement de la Personne concernée
lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils
ont été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la Personne
concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au
Québec. Un tel registre comprend :
a) la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1
de la Loi permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique
applicable;
b) dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article
65.1 de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire
l'utilisation du renseignement;
c) la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins
de l'utilisation indiquée.
7.1.5 Registre des communications d'information concernant un Incident de
confidentialité à une personne ou à un organisme susceptible de
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 8 DE 13
réduire le risque de préjudice grave associé à un Incident de
confidentialité;
7.1.6 Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :
a) une description des renseignements personnels visés par
l'incident ou, si cette information n'est pas connue, la raison
justifiant l'impossibilité de fournir une telle description;
b) une brève description des circonstances de l'incident;
c) la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière
n'est pas connue, une approximation de cette période;
d) la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris
connaissance de l'incident;
e) le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est
pas connu, une approximation de ce nombre;
f) une description des éléments qui amènent l'organisation à
conclure qu'il existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit
causé aux Personnes concernées, tels que la sensibilité des
renseignements
personnels
concernés,
les
utilisations
malveillantes
possibles
de
ces
renseignements,
les
conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité
qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables;
g) si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé,
les dates de transmission des avis à la CAI et aux Personnes
concernées, en application du deuxième alinéa de l'article 63.8
de la Loi ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi sur la
protection des renseignements personnels dans le secteur privé,
de même qu'une mention indiquant si des avis publics ont été
donnés par l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le
cas échéant;
h) une brève description des mesures prises par l'organisation, à la
suite de la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques
qu'un préjudice soit causé.
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1 La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des
traitements suivants de Renseignements personnels :
a) avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de
refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services
qui implique des Renseignements personnels;
b) avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à l'exercice
des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme
public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou pour la
réalisation d'une mission commune;
c) avant de communiquer des Renseignements personnels sans le
consentement des Personnes concernées à une personne ou à un
organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de
recherche ou de production de statistiques;
d) lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans
consentement des Personnes concernées, conformément à l'article 68 de
la Loi;
e) lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à
l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de
conserver de tels renseignements pour son compte.
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 9 DE 13
8.1.1 En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des
Renseignements personnels à être traités, des fins de leur utilisation,
de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la
proportionnalité
des
mesures
proposées
pour
protéger
les
Renseignements personnels.
8.1.2 De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués
à l'extérieur du Québec, la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une
protection adéquate, notamment au regard des principes de protection
des Renseignements personnels généralement reconnus.
8.1.3 La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté
toutes les obligations en matière de protection des Renseignements
personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger
efficacement ces renseignements.
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
9.1 Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements
personnels à des fins de recherche. Une telle demande doit être
soumise au RPRP de la Ville;
9.1.1 Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent
être communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec
les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la
Ville et toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP.
10. SONDAGES
Toute personne, organisme ou autre organisation qui souhaite effectuer un sondage
auprès de Personnes concernées au moyen de Renseignements personnels que
détient la Ville doit le faire conformément à la Politique sur les sondages.
11. DROIT DES PERSONNES CONCERNÉES
11.1 Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne
concernée dont les Renseignements personnels sont détenus par la Ville
dispose notamment des droits suivants :
a) le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Ville et
d'en obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non
électronique ;
À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un
Renseignement personnel informatisé recueilli auprès d'une Personne
concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un Renseignement
personnel la concernant, lui est communiqué dans un format
technologique structuré et couramment utilisé, à sa demande. Ce
renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne
ou à tout organisme autorisé par la Loi à recueillir un tel renseignement.
b) le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou
inexact détenu par la Ville ;
c) le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements
personnels sont utilisés pour prendre une décision fondée sur un
traitement automatisé.
11.2 Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux
documents contenant ces renseignements est assujetti à certaines
exceptions identifiées dans la Loi.
11.3 Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être
consultés sur place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans
paiement de frais, conformément au Règlement décrétant l'imposition de
divers tarifs relatifs aux biens et services offerts par la Ville de La Prairie. Le
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 10 DE 13
cas échéant, la Ville informe la Personne concernée de l'obligation de payer
des frais avant de traiter sa demande.
11.4 Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes
concernées peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes
verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir de
réponse écrite.
11.5 Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent
être faites par écrit et recevront une réponse écrite.
11.6 Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être
suffisamment précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits
Renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux
Renseignements personnels existants.
12. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels
de la Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les
Renseignements personnels doit être transmise au RPRP.
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1 La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels
recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures
tiennent notamment en compte du degré de sensibilité des Renseignements
personnels, de la finalité de leur collecte, de leur quantité, de leur localisation
et de leur support.
13.2 La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls
ceux soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder
dans le cadre de leurs fonctions aient accès aux Renseignements personnels.
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14.1 Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Politique
de gestion des incidents de confidentialité de la Ville. La Ville prend alors les
mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et
éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à
jour son programme de protection des Renseignements personnels, le cas
échéant.
14.2 Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au
registre des Incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.1.6 de la
présente Politique.
14.3 Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour
les Personnes concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la
CAI.
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15.1 La protection des Renseignements personnels que la Ville détient repose sur
l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus
particulièrement des suivants :
15.2 Le RPRP :
a) s'assure de la protection des Renseignements personnels tout au long
de leur Cycle de vie, de la collecte à la destruction;
b) siège au Comité
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 11 DE 13
c) se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de
rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y
compris :
o donner au requérant un avis de la date de réception de sa
demande;
o aviser le requérant des délais et de son droit à la révision;
d) répond à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la
demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des
activités de la Ville, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après
avoir avisé le requérant par écrit;
e) prête assistance au requérant pour identifier le document susceptible de
contenir les renseignements recherchés lorsque sa demande est
imprécise;
f) motive tout refus d'acquiescer à une demande d'accès;
g) à la demande du requérant, lui prête assistance pour l'aider à
comprendre la décision le concernant;
h) rend sa décision par écrit et en transmet une copie au requérant. Elle
doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus
s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision
et en indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé.
i) veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les
recours prévus à la Loi.
j) supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente
Politique.
k) participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements
visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité
que ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes;
l) le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de
confidentialité en lien avec la communication de Renseignements
personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services confiés
à des tiers conformément à l'article 6.3.2 de la présente Politique.
15.3
Le comité :
a) veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation
des membres du personnel et des membres de la direction de la Ville sur les
obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de protection
des Renseignements personnels ;
b) élabore les principes de diffusion de l'information ;
c) approuve la présente Politique-cadre sur la gouvernance en matière de
protection des Renseignements personnels ;
d) émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing
impliquant la communication de données ou le profilage ;
e) identifie les principaux risques en matière de protection de Renseignements
personnels et en avise la direction afin que des mesures correctives soient
proposées ;
f) approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis ;
g) émet des directives pour la protection des Renseignements personnels,
notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du
Québec ;
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 12 DE 13
h) est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les
projets d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes
d'information ou de prestation électronique de services impliquant des
renseignements personnels :
o veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la
sensibilité des renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont
utilisés, à la quantité et à la distribution des Renseignements et au
support sur lequel ils seront hébergés ;
o le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la
Personne concernée les Renseignements personnels informatisés
recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et
couramment utilisé ;
i) compile les recommandations qui ne sont pas suivies et en avise le RPRP ;
j) doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les
Renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y donner
;
k) revoit la Politique de gestion des incident de confidentialité dans l'éventualité
d'un Incident de confidentialité ;
l) revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements
personnels provenant de sondages, y compris dans le cadre de la Politique
sur les sondages ;
m) revoit toute question d'intérêt touchant la protection des Renseignements
personnels ;
n) revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de
la vie privée dans le cadre de son utilisation.
15.4 Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville détient :
a) agit avec précaution intègre les principes énoncés à la présente Politique à
ses activités ;
b) n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses
fonctions ;
c) n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers
destinés à l'accomplissement de ses fonctions ;
d) conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées
y aient accès ;
e) protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou
auxquels elle a accès par un mot de passe ;
f) s'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend
connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment
autorisée à le faire ;
g) s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les
Renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses
fonctions et maintient ses obligations de confidentialité ;
h) détruit tout Renseignement personnel conformément à la Politique de
destruction des documents ;
i) participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de
protection des Renseignements personnels qui lui sont destinées ;
j) signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre situation
ou irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la
sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de Renseignements personnels
conformément à la procédure établie par la Ville.
POLITIQUE ADMINISTRATIVE- POLITIQUE-CADRE SUR LA GOUVERNANCE
PAGE 13 DE 13
16. ACTIVITÉS DE FORMATION ET DE SENSIBILISATION
La Ville offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en
matière de protection des Renseignements personnels.
17. SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le
cadre normatif applicable.
18. MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de
protection des Renseignements personnels et à améliorer le programme de
protection des Renseignements personnels de la Ville, la présente Politique
pourra être mise à jour au besoin. Veuillez-vous rendre à la version sur le site
Web de la Ville pour consulter la version la plus récente.
19. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil
municipal.