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Politique de confidentialité numéro 2024-78
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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ NUMÉRO 2024-78
La Municipalité de Labelle s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements
personnels
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont la Municipalité recueille, utilise et communique
vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces
renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.
Lorsque vous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos
applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que
nous les utilisions ou les communiquions de la manière décrite dans la politique.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les pratiques générales de la Municipalité en matière de protection
des renseignements personnels, nous vous invitions à consulter la Politique sur la gouvernance en
matière de protection des renseignements personnels.
EN BREF
COMMENT :
Lorsque vous naviguez sur le site Web, téléchargez une des applications mobiles ou communiquez avec
la Municipalité, celle-ci recueille certains renseignements qui vous concernent et qui permettent de vous
identifier.
QUOI :
La Municipalité recueille des renseignements qui permettent de vous identifier, des renseignements
d'achat et des renseignements concernant votre utilisation de ses services.
POURQUOI :
Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes et administrer le site Web ou les
applications. De plus, des fournisseurs qui aident la Municipalité à traiter des paiements ou à
communiquer avec vous auront accès à certains renseignements.
OÙ :
La Municipalité est située au Québec, mais certains fournisseurs peuvent avoir accès à vos
renseignements à l'extérieur du Québec.
VOS DROITS :
Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces renseignements en écrivant à la
Municipalité.
VOTRE CONSENTEMENT :
Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela peut empêcher de continuer à
vous servir.
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QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »?
Un « renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une personne physique et qui
permet de l'identifier directement, soit par le recours à cette seule information ou indirectement, soit par
combinaison avec d'autres informations. Ce terme englobe aussi un renseignement personnel sensible.
2.
COMMENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS?
Les Services municipaux recueillent vos renseignements personnels par des moyens technologiques
notamment lorsque vous naviguez sur le site Web, téléchargez une application mobile, effectuez un
paiement en ligne ou communiquez avec la Municipalité par le biais de formulaires en ligne.
3.
QUELS RENSEIGNEMENTS SONT RECUEILLIS ET POURQUOI?
Les Services municipaux recueillent seulement les renseignements personnels dont ils ont besoin pour
offrir les services municipaux. Les renseignements personnels nécessaires à la création d'un compte sur
une de nos plateformes, à une demande à un des services municipaux, à un abonnement à notre
infolettre ou à un paiement en ligne sont conservés par la Municipalité. Ces renseignements sont
recueillis notamment pour :
-
Faire une demande de service
-
Vous éviter d'avoir à vous identifier à chaque demande de service
-
Améliorer les services
-
Répondre à vos demandes, questions, plaintes, commentaires, etc.
Seul le personnel responsable de la gestion des plateformes ou de la prestation du service spécifique
d'un service demandé aura accès aux renseignements. Les informations demandées sont obligatoires
pour la création d'un compte, pour répondre à votre demande, vous faire parvenir l'infolettre ou traiter
votre paiement. Sans la transmission de ces informations, il se peut qu'il ne soit pas possible de vous
rendre le service désiré.
Vous avez les droits d'accès et de rectification relativement à vos renseignements personnels prévus par
la Loi sur l'accès aux documents et la protection des renseignements personnels.
Par ailleurs, lorsque vous naviguez sur le site internet voici comment vos renseignements personnels
peuvent être recueillis :
Statistiques
La Municipalité a recours à des outils d'analyse (Google Analytics) sur ses Plateformes. Ces outils
permettent la collecte, l'analyse, la mesure et la présentation de données sur les visites effectuées, dans
le but de comprendre et d'optimiser l'utilisation d'Internet.
La Municipalité conserve ce type d'information pour comptabiliser, entre autres :
-
le nombre de visiteurs
-
les pages les plus fréquentées
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-
la technologie utilisée par la clientèle de ses Plateformes (« cookies »)
-
les sites référents
-
le pays d'origine des utilisateurs (géolocalisation)
Les données recueillies par Google Analytics sont transmises à l'extérieur du Canada vers des serveurs
de Google et peuvent être traitées dans n'importe quel pays où Google exploite des serveurs. Les
données peuvent être assujetties à la législation de ce pays.
4.
COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PEUVENT ÊTRE UTILISÉS?
Publication
La Municipalité effectue certaines publications en utilisant les renseignements personnels fournis à Meta
notamment sur Facebook et Instagram. Dans ce cas, les règles qui régissent l'utilisation des
renseignements personnels sont celles de Meta. La Municipalité n'utilise pas directement les
renseignements personnels recueillis de ses utilisateurs et citoyens aux fins de faire des publications.
Sondage
La Municipalité peut à l'occasion envoyer une demande de sondage à ses citoyens ou utilisateurs à des
fins municipales notamment afin d'améliorer la qualité de ses services ou obtenir l'opinion de ses
citoyens. À cet effet, la Politique cadre relative à la gouvernance en matière de renseignements
personnels s'appliquera ainsi que la présente politique dans le cas où des renseignements personnels
sont recueillis.
Généralités
Vos renseignements personnels peuvent parfois être utilisés pour :
-
Respecter les obligations légales municipales;
-
Prévenir les cybermenaces et les fraudes;
-
Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes;
-
Protéger vos droits et intérêts ainsi que ceux de la Municipalité;
-
Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes.
5.
À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
La Municipalité ne loue, ni ne vend, ni n'échange des informations personnelles nominatives (par
exemple le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, etc.) ou encore des informations
financières (numéros de cartes de crédit) qui pourraient permettre de vous identifier.
La Municipalité s'engage à ne pas communiquer ces renseignements personnels à moins que cela ne
soit demandé en vertu d'une obligation juridique ou d'une ordonnance d'un tribunal ou dans le cadre de
l'exécution d'un contrat confié à un tiers.
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Lorsque la Municipalité retient les services d'une société externe, elle emploie tous les moyens
appropriés pour que vos renseignements personnels soient protégés conformément à la loi applicable à
la Municipalité et collectés, utilisés, conservés et détruits d'une manière respectant le cadre
réglementaire auquel la Municipalité est assujettie.
Dans certaines circonstances, la Municipalité fait appel à des fournisseurs pour l'aider à vous servir
notamment pour la prise d'appels, les paiements en ligne, l'inscription aux activités ou à notre infolettre.
La Municipalité doit prendre des mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter la
présente politique avant de leur communiquer vos renseignements personnels aux fins mentionnées.
6.
OÙ VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS HÉBERGÉS?
La Municipalité héberge et traite vos renseignements personnels au Québec.
Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où la Municipalité
engage des fournisseurs de services tiers, notamment Google Analytics. Les données recueillies par
Google Analytics sont transmises à l'extérieur du Canada vers des serveurs de Google et peuvent être
traitées dans n'importe quel pays où Google exploite des serveurs. Les données peuvent être assujetties
à la législation de ce pays.
Toutefois, les pratiques municipales concernant vos renseignements personnels demeurent en tout
temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des
renseignements personnels.
7.
COMBIEN DE TEMPS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS CONSERVÉS?
La Municipalité conserve vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins
décrites dans cette politique, pour se conformer à ses obligations légales, régler les différends et
conclure des ententes avec ses clients ou partenaires.
La Municipalité supprime les renseignements personnels selon le calendrier de conservation approuvé
par la Bibliothèque et archives nationales Québec (BAnQ).
Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements, à cet effet
nous vous référons à la section 9 de la présente politique.
8.
COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS PROTÉGÉS?
Mesures
La Municipalité a mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour
protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu'elle détient, notamment pour
prévenir les accès non autorisés.
Les serveurs sont également gérés par des tiers spécialisés.
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En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, la Municipalité appliquera la directive en
cas d'incident de confidentialité laquelle a été adoptée par le conseil municipal. Celle-ci prévoit que la
Municipalité avisera les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque
de préjudice sérieux et qu'elle mettra en place des mesures pour limiter les conséquences négatives, le
cas échéant.
Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans
l'exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes employés et l'accès aux serveurs sont
soumis à la double authentification.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons
de croire que votre interaction avec un service de la Municipalité n'est plus sécurisée (par exemple, si
vous pensez que la sécurité des renseignements que vous avez fournis a été compromise), veuillez
contacter immédiatement la Municipalité à l'adresse indiquée dans la section 10 de la présente politique.
Limite de responsabilité
Transmettre des informations sur Internet n'est jamais anodin ni complètement sécurisé et la
Municipalité ne peut garantir la sécurité de vos transmissions de données. Toutes celles que vous
transmettez le sont à vos propres risques.
Malgré l'adoption par la Municipalité de Labelle d'une politique sur la protection des renseignements
personnels à l'intention de ses gestionnaires et employés autorisés, il est possible que de tels
renseignements soient divulgués ou interceptés sans droit.
La Municipalité ne peut être tenue responsable de quelque dommage que ce soit, direct ou indirect, subi
en relation avec l'utilisation des Plateformes. La Municipalité ne peut pas non plus être tenue
responsable des algorithmes que contiennent ses Plateformes, de l'incompatibilité de tout logiciel
téléchargé ou copié à partir de celles-ci, d'une interruption, d'une défectuosité, d'un délai de traitement
ou de transmission, ou de la présence d'un virus, d'un ver ou d'un cheval de Troie informatique, ou
d'autres éléments destructeurs ou encore d'une panne de courant ou de système, et ce, que la
Municipalité soit informée ou non de la possibilité de ces dommages, pertes ou dépenses.
9.
DANS QUELS CAS CETTE POLITIQUE NE S'APPLIQUE PAS?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels la Municipalité n'a
aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un
événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. La Municipalité n'est pas
responsable de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements
personnels. Vous êtes invités à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des
renseignements personnels à ces sites tiers.
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10. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que la Municipalité détient à votre sujet et, s'il y a
lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la
suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que la Municipalité détient à votre sujet soient exacts
et à jour, veuillez-nous en informer sans tarder de tout changement.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, la
Municipalité peut vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format
technologique structuré et couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez,
ce renseignement à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel
renseignement.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des
renseignements personnels recueillis. Cependant, il se pourrait que la Municipalité ne soit plus en
mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer vos droits, écrivez-nous aux coordonnées mentionnées à la section 10 de la présente
politique. La Municipalité pourrait vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de
vous.
11. COMMENT CONTACTER LA MUNICIPALITÉ?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos
renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Mme France Bellefleur
Directrice générale et greffière-trésorière
Municipalité de Labelle
1, rue du Pont
Labelle, (Qc) J0T 1H0
819 681-3371, poste 5004
[email protected]
Le Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes
d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement aux
pratiques de la Municipalité à l'égard de vos renseignements personnels.
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12. MISE À JOUR LA POLITIQUE
Si la Municipalité apporte des changements importants à cette politique, par exemple, pour se conformer
aux nouvelles exigences de la loi, une nouvelle version de la politique sera mise à votre disposition sur
le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour.
13. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur lors de son adoption par le conseil de la Municipalité.
ADOPTÉE à l'unanimité à la séance ordinaire du 16 décembre 2024 par la résolution __________.
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Vicki Emard
Claire Coulombe
Mairesse
Greffière-trésorière/directrice générale