Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) — full text

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Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) 1/7 Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) CONSIDÉRANT que l'intelligence artificielle (IA) dont l'intelligence artificielle générative (IA générative) apparaissent comme des moteurs de changements importants; CONSIDÉRANT que l'IA dont l'IA générative présentent certains avantages à l'égard d'une augmentation de la productivité, de la créativité et de l'efficacité de la communication avec les citoyens; CONSIDÉRANT que l'utilisation des outils d'IA et d'IA générative comporte de grands avantages, mais également des risques notamment à l'égard de la cybersécurité, du traitement des renseignements personnels, du respect et de la protection de la propriété intellectuelle, dont les droits d'auteurs; CONSIDÉRANT que la Municipalité de Lac-Édouard est soumise notamment aux dispositions de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; CONSIDÉRANT qu'il est actuellement difficile d'établir et de départager les risques exacts posés par l'IA et l'IA générative et qu'il est donc nécessaire d'adopter une politique provisoire jusqu'à ce que les risques posés par les différents outils soient dès que possible identifiés et évalués. EN CONSÉQUENCE est instituée la présente Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle. 1. DÉFINITION Appareil personnel Désigne le téléphone intelligent, l'ordinateur, la tablette, les clés USB et autres appareils électroniques propriétés d'un employé. IA Désigne toute technologie ou logiciel visant à reproduire des tâches cognitives traditionnellement effectuées par l'humain utilisant des modèles de données pour analyser du contenu existant. IA générative Désigne une intelligence artificielle capable de générer du contenu de manière totalement autonome en reproduisant les fonctions cognitives humaines en utilisant un modèle d'apprentissage automatique. Information sensible Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) 2/7 Désigne une information sensible qui est une information confidentielle dont la divulgation, l'altération, la perte ou la destruction sont susceptibles de porter préjudice à la personne ou à l'organisation qu'elle concerne. Information confidentielle Désigne une donnée confidentielle qui est une information qui ne doit être communiquée ou rendue accessible qu'aux personnes et aux entités autorisées. Information personnelle Désigne un renseignement qui permet d'identifier une personne physique, directement ou indirectement. Les renseignements personnels sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d'exercer un contrôle sur l'utilisation et la circulation de ses renseignements. 2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La présente politique vise à établir de bonnes pratiques responsables et sécuritaires en matière d'utilisation d'intelligence artificielle (IA) et d'intelligence artificielle générative (IA générative). 3. CHAMPS D'APPLICATIONS La présente politique s'applique à tous les appareils propriétés de la Municipalité de Lac- Édouard, ainsi qu'à tous appareils personnels sur lesquels votre boîte courriel de la Municipalité de Lac-Édouard est installée. L'appareil personnel qui n'a aucun contact avec l'environnement de la Municipalité de Lac-Édouard n'est pas visé par la présente politique, sauf si vous l'utilisez dans le cadre de votre emploi au sein de la Municipalité de Lac-Édouard. 4. IDENTIFICATION DE CERTAINS RISQUES LIÉS À L'UTILISATION DE L'IA ET DE L'IA GÉNÉRATIVE 4.1. Les services gratuits utilisent, pour la plupart, des infrastructures infonuagiques externes et des modèles non transparents qui exposent les données à des traitements informatiques non autorisés, exposant par le fait même la Municipalité de Lac-Édouard. 4.2. Il existe plusieurs types de risques liés à l'utilisation de l'IA et de l'IA générative, dont notamment les risques suivants : a) Les risques reliés à l'utilisation d'outils d'IA ou d'IA générative dont notamment: Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) 3/7 i) La transmission et le traitement de données sensibles sur des serveurs externes non contrôlés par la Municipalité de Lac-Édouard; ii) L'absence de garanties suffisantes quant à la confidentialité des informations partagées et la présence de risques que certaines données soient utilisées pour entraîner les modèles d'IA sans le consentement explicite de la Municipalité de Lac-Édouard et ensuite divulguées en réponse à la demande d'un autre utilisateur qui ne devrait normalement pas y avoir accès; iii) Les modèles de langage de l'IA sont basés sur des données existantes pouvant contenir des biais implicites ou explicites et amener la production de textes ou d'actions erronés. iv) Ces systèmes peuvent analyser, imiter, reproduire ou s'inspirer de travaux protégés par des droits d'auteurs ou de la propriété intellectuelle de tiers ou rendre disponible votre propriété intellectuelle à des tiers si elle lui est soumise; v) Elle peut parfois produire des erreurs ou des « hallucinations » en inventant des faits ou des références dans ses réponses, puisqu'elle est basée sur des modèles statistiques, ne comprend pas le sens des textes et n'est pas programmée à ne pas donner de réponse à une question donnée en cas d'absence de réponse. b) Les risques reliés à la cybercriminalité dont notamment en : i) Amplifiant les campagnes de mésinformations et de désinformations; ii) Donnant lieu à des campagnes d'hameçonnage plus sophistiquées; iii) Propageant des rançongiciels. c) Les risques reliés à l'utilisation de l'IA ou de l'IA générative par des cybercriminels dont notamment en: i) Produisant des résultats erronés ou dangereux; ii) Permettant l'extraction de données (informations ou images), dont des informations confidentielles, sensibles ou personnelles. Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) 4/7 5. RÈGLES PORTANT SUR L'UTILISATION DE L'IA OU L'IA GÉNÉRATIVE ET OUTILS AUTORISÉS 5.1. Utilisation interdite Dans tous les cas d'utilisation de l'IA ou de l'IA générative, il est strictement interdit d'utiliser un outil d'IA ou d'IA générative qui n'est pas expressément autorisé par la Municipalité de Lac-Édouard. Il est également strictement interdit : a) D'enregistrer ou de transcrire une rencontre ou une activité professionnelle à l'aide des plateformes telles que Otter.ai et Read.ai ou d'outils similaires, dont notamment celles qui reposent sur l'enregistrement des rencontres pour en faire des résumés automatiques; b) D'utiliser des extensions de navigateur qui injectent de l'IA dans les outils de messagerie ou les plateformes de réunion telles que Compose AI, Merlin, Superpower, ChatGPT, ou Harpa AI; c) D'utiliser des services d'assistance à la rédaction de courriels ou de documents, comme Jasper, Copy.ai ou Writesonic; d) D'utiliser les outils d'analyse ou de génération de contenu à partir de documents téléversés (PDF, Excel, etc.), comme ChatPDF, DocGPT ou, AskYourPDF; e) D'utiliser les outils de génération automatique de présentations PowerPoint, tels que Tome, Beautiful.ai, ou Gamma.app, qui utilisent des textes, données ou contenus téléversés pour produire des présentations complètes; f) D'utiliser d'autres outils d'IA ou de l'IA générative gratuits disponibles en ligne. 5.2. Utilisation permise L'utilisation de Microsoft Copilot, qui est intégré à l'environnement sécurisé de la Municipalité de Lac-Édouard, est autorisée uniquement pour les tâches suivantes: a) Poser des questions liées à votre travail ; Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) 5/7 b) Rechercher des idées ou amorcer des réflexions ou soutenir vos séances de remue-méninges; c) Proposer un gabarit de communication ou de documents. 5.3. Dans le cas d'utilisation de Microsoft Copilot, conformément au paragraphe 5.2. ci-devant par la Municipalité de Lac-Édouard, il est strictement interdit de : a) Saisir de l'information sensible, confidentielle ou personnelle; b) Saisir tout code informatique propriété de la Municipalité de Lac-Édouard; c) Demander à l'IA d'utiliser ou de s'inspirer de matériel protégé par des droits d'auteurs; d) Demander à l'IA d'enfreindre ou d'aider à enfreindre une Loi, un règlement ou une directive; 5.4. Malgré le paragraphe 5.3, l'utilisation de Microsoft Copilot doit s'effectuer avec prudence dans le respect des principes suivants : a) Protection : l'utilisateur doit veiller à la sécurité et la protection sensible, confidentielle ou personnelle. La Municipalité de Lac-Édouard est responsable de la protection des informations qu'elle détient et est imputable de la protection de celles-ci; b) Responsabilité : l'utilisateur doit s'assurer que le contenu généré est factuel, légal et éthique. c) Pertinence : l'utilisateur doit s'assurer que l'utilisation faite est pertinente à la tâche réalisée et que les résultats sont cohérents, valides et pertinents à l'égard de cette même tâche; d) Traçabilité: l'utilisateur doit s'assurer des sources des informations soumises par l'IA ou l'IA générative. Il doit avoir une transparence des sources, un suivi et une justification; e) Diligence : l'utilisateur doit être diligent et proactif dans la gestion des risques et des incidents liés à l'IA ou l'IA générative et, en cas de doute, communiquer avec la direction des technologies de l'information. Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) 6/7 5.5. Tout autre outil d'IA ou d'IA générative est proscrit, toutefois pour des besoins spécifiques à un secteur d'activité de la Municipalité de Lac-Édouard une demande peut être adressée à la direction générale et à la direction des technologies de l'informations afin que les besoins et les risques reliés à l'outil demandé soient analysés. 6. RÔLE ET RESPONSABILITÉS 6.1. La direction générale Elle détermine et identifie, suivant les recommandations de la direction des technologies de l'information, les outils d'IA et d'IA générative qui peuvent être utilisés au sein de la Municipalité de Lac-Édouard, selon quelles modalités. Elle décide toute demande d'utilisation qui pourrait lui être présentée suivant les recommandations de la direction des technologies de l'informations, ainsi que les modalités afférentes à son usage. Elle décide de l'opportunité d'appliquer l'une ou l'autre, ou plusieurs des sanctions appropriées dans les cas où il y a contravention à la présente politique. Elle a la charge d'assurer l'application de la présente politique. 6.2. La direction des technologies de l'information Elle travaille à identifier des outils et à définir des modalités d'utilisation de ces outils permettant de bénéficier des avantages que comporte le recours à l'IA et à l'IA générative. Elle effectue des recommandations à la direction générale, quant aux outils d'IA et d'IA générative susceptibles d'être utilisés de manière sécuritaire en conformité avec la présente politique. Elle analyse toute demande d'utilisation qui pourrait lui être présentée et effectue des recommandations sur la demande de l'outil ainsi que les modalités afférentes à son usage. Elle travaille à identifier les risques reliés à l'utilisation de l'IA et de l'IA générative, ainsi qu'à mettre en place les mesures de protections adéquates. Politique provisoire portant sur l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) 7/7 6.3. La direction des ressources humaines Elle est chargée, de concert avec la direction générale, de décider de l'opportunité d'appliquer l'une ou l'autre, ou plusieurs des sanctions appropriées dans les cas où il y a contravention à la présente politique. 7. SANCTIONS ET MESURES ADMINISTRATIVES 7.1. Tout employé qui contrevient à la présente politique peut se voir imposer une mesure disciplinaire pouvant aller de la réprimande à la suspension ou au congédiement. 7.2. Tout employé qui contrevient à la présente politique peut également voir l'annulation, une modification ou une restriction de ses droits et accès à toute infrastructure technologique de la Municipalité de Lac-Édouard. 7.3. La Municipalité de Lac-Édouard peut également réclamer toute somme que cette dernière serait dans l'obligation d'engager ou des préjudices, en raison de la contravention à la présente politique ou survenue à l'occasion de l'emploi non autorisé de l'IA ou de l'IA générative d'un employé ou d'un de ses utilisateurs. 8. DISPOSITIONS FINALES 8.1. La présente politique entre en vigueur dès son adoption par le Conseil de la Municipalité de Lac-Édouard; 8.2. La présente politique doit être révisée au besoin ou minimalement tous les deux (2) ans; 8.3. Le genre masculin est utilisé dans la présente politique sans aucune discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. Cette politique a été adoptée par le Conseil municipal de Lac-Édouard lors de sa séance ordinaire du 10 juin 2025. Pierre Arseneault Larry Bernier directeur général et greffier-trésorier maire