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PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DU LAC-POULIN
MRC DE BEAUCE-SARTIGAN
Règlement 176-2026, concernant la gestion contractuelle
municipale.
ATTENDU QUE l'article 8 de la Loi sur les contrats des organismes publics,
RLRQ c. C-65.01 (ci-après la « LCOM ») oblige les municipalités à adopter un
règlement sur la gestion contractuelle;
ATTENDU QUE la Municipalité souhaite, comme le lui permet l'article 9 de la
LCOM de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense
d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut
être adjugé qu'après une demande de soumissions par procédure ouverte en vertu de
l'article 29 de la LCOM;
ATTENDU qu'en conséquence, les articles 30 et 80 de la LCOM ne s'appliquent
plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement;
ATTENDU QUE le présent règlement répond à un objectif de transparence et de
saine gestion des fonds publics;
ATTENDU qu'un avis de motion a été donné et qu'un projet de règlement a été
déposé à la séance du 17 mars 2026 ;
ATTENDU QUE le maire M. Denis Lévesque mentionne que le présent règlement
a pour objet de prévoir des mesures relatives à la gestion contractuelle pour tout
contrat qui sera conclu par la Municipalité, incluant certaines règles de passation des
contrats pour les contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $, mais
inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une
demande de soumissions par procédure ouverte en vertu de l'article 29 de la LCOM
, ce seuil étant, depuis le 1er janvier 2026, de 139 000 $, lequel seuil est ajusté selon
l'inflation;
PAR CONSÉQUENT,
Il est proposé par Benoit Dancause
Appuyé par Pascal Vallée
Et résolu d'adopté le règlement suivant :
SECTION I - APPLICATION ET PORTÉE DU RÈGLEMENT TYPES DE
CONTRATS VISÉS
Objet du règlement
Le présent règlement vise l'ensemble des contrats accordés par la municipalité et
ce, quel que soit leur mode d'attribution et leur coût.
Portée du règlement à l'égard de la municipalité
Le règlement lie la municipalité, son conseil, les membres de son conseil, ses
employés, lesquels doivent le respecter dans l'exercice de leurs fonctions.
Il est réputé faire partie du contrat de travail liant les employés à la municipalité.
Portée à l'égard des soumissionnaires, mandataires, adjudicataires et
consultants
Tous les soumissionnaires, retenus ou non par la municipalité, ainsi que les
mandataires, adjudicataires et consultants retenus par la municipalité doivent se
conformer au présent règlement.
Il est réputé faire partie de tout document d'appel d'offres et de tout contrat octroyé par
la municipalité.
SECTION II - DÉFINITIONS
Définitions
À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le
présent règlement ont le sens suivant :
« Adjudicataire » :
Tout soumissionnaire ayant obtenu un contrat à la suite d'un
processus d'appel d'offres.
« Appel d'offres » :
Appel d'offres par procédure ouverte ou sur invitation exigé par
les articles 29 ou 30 de la LCOM. Sont exclues de l'expression
« appel d'offres », les demandes de prix qui sont formulées
lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis par la loi ou par le
présent règlement.
« Contrat » :
Dans un contexte d'appel d'offres, tous les documents utilisés
dans ce processus et comprenant, sans restreindre la généralité
de ce qui précède, tout avis au soumissionnaire, devis, conditions
générales et particulières, formulaire de soumission, addenda,
résolution du conseil octroyant le contrat, ainsi que le présent
règlement.
Dans un contexte de contrat de gré à gré, toute entente écrite
décrivant les conditions liant un fournisseur à la municipalité
relativement à l'achat, à la location d'un bien ou à la prestation
d'un service duquel découle une obligation de nature monétaire,
ainsi que tout document complémentaire au contrat, y compris le
présent règlement ; le contrat peut prendre la forme d'un bon de
commande.
« Contrat de gré à gré » :
Contrat conclu autrement que par un processus
d'appel d'offres.
« Dépassement de coûts » : Tout coût supplémentaire au coût initial du contrat
soumis par un soumissionnaire ou un fournisseur.
« Développement durable » :
S'entend d'un développement qui répond aux
besoins du présent sans compromettre la capacité des
générations futures à répondre aux leurs. Le développement
durable s'appuie sur une vision à long terme qui prend en compte
le caractère indissociable des dimensions environnementales,
sociales et économiques des activités de développement.
« Employé » :
Toute personne liée par contrat de travail avec la municipalité, y
compris un dirigeant, directeur général, ou tout autre titulaire
rémunéré d'une charge municipale, à l'exception d'un membre
du conseil.
« Soumissionnaire » : Toute personne qui soumet une offre au cours d'un processus
d'appel d'offres.
SECTION III - CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES DANS L'OCTROI DES
CONTRATS
Achats regroupés
La municipalité peut collaborer avec d'autres municipalités pour instaurer un
système d'achats regroupés aux fins d'acquisition de biens et services.
Lorsqu'un tel système est en place et que le contexte s'y prête, la municipalité
priorise cette pratique dans l'octroi de ses contrats.
SECTION IV - RÈGLES APPLICABLES AUX CONTRATS DE GRÉ À
GRÉ
Traitement équitable
En matière de contrats de gré à gré, les employés municipaux doivent assurer un
traitement équitable à tous les fournisseurs.
Règles applicables aux contrats de plus de 25 000 $ ou plus, mais inférieurs au
seuil prévu par la loi
La municipalité peut octroyer de gré à gré un contrat entraînant une dépense d'au
moins 25 000 $, mais inférieure au seuil établi par un règlement adopté en vertu de
l'article 29 de la LCOM.
Mesures visant à favoriser la rotation des cocontractants - principes
La Municipalité favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à
l'égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 7. La
Municipalité, dans la prise de décision à cet égard, considère notamment les
principes suivants :
Le degré d'expertise nécessaire ;
La qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la
Municipalité ;
Les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des
matériaux ou à la dispense de services ;
La qualité des biens, services ou travaux recherchés ;
Les modalités de livraison ;
Les services d'entretien ;
L'expérience et la capacité financière requises ;
La compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du marché
Le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire de la Municipalité ;
Tout autre critère directement relié au marché.
Mesures visant à favoriser la rotation des cocontractants - mesures
Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l'article 8, la
Municipalité applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances
particulières, les mesures suivantes :
a) Les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le
territoire de la Municipalité compte plus d'un fournisseur, cette
identification peut se limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, le
territoire de la MRC ou de toute autre région géographique qui sera jugée
pertinente compte tenu de la nature du contrat à intervenir ;
Une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à
l'article 8, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la saine
administration ;
La Municipalité peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les fournisseurs
susceptibles de répondre à ses besoins ;
À moins de circonstances particulières, la personne en charge de la gestion du
contrat complète, dans la mesure du possible, le formulaire d'analyse que l'on
retrouve à l'Annexe III ;
Pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les
fournisseurs potentiels, la Municipalité peut également constituer une liste de
fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas
échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b) du
présent article.
Mesures visant à favoriser les biens et services québécois et canadiens
Aux fins de la passation de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil
de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande par
procédure ouverte de soumission publique, la municipalité favorise les biens et
services québécois ou autrement canadiens et les fournisseurs, les assureurs et les
entrepreneurs qui ont un établissement au Québec ou ailleurs au Canada.
À cette fin, lors de l'octroi d'un tel contrat, la municipalité :
− Dans la mesure du possible, identifie les biens et services québécois ou autrement
canadiens et les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un
établissement au Québec ou ailleurs au Canada ;
− Prépare une liste de ces fournisseurs et entreprises identifiés ;
− Permet à tout fournisseur et à toute entreprise ayant un établissement au Québec
de demander l'ajout de son nom à la liste des fournisseurs et entreprises
identifiés.
Dans le cadre de l'octroi d'un contrat visé à la présente section, la municipalité
privilégie l'octroi d'un contrat à des fournisseurs québécois ou canadiens, ainsi
qu'aux entreprises qui ont un établissement au Québec ou autrement au Canada, et
ce, même si cela implique un surcoût, dans la mesure où celui-ci demeure raisonnable
eu égard au prix du marché.
Les termes « Fournisseurs, assureurs et entrepreneurs qui ont un établissement au
Québec ou ailleurs au Canada » sont définis comme un lieu où un fournisseur, un
assureur ou un entrepreneur exerce ses activités de façon permanente et qui est
clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.
Les termes « Biens et services québécois » signifient des biens et services dont la
majorité de leur conception, fabrication, assemblage ou de leur réalisation sont faits
en majeure partie à partir d'un établissement situé au Québec ou autrement au
Canada.
Mesures visant à favoriser le développement durable
Dans le cadre de l'octroi d'un contrat, la municipalité favorise l'acquisition
responsable de biens et de services en tenant compte des principes prévus à l'article
6 de la Loi sur le développement durable, RLRQ c. D-8.1.1.
Contrat avec un membre du conseil, un fonctionnaire ou un employé
Conformément à l'article 305.0.1 de la Loi sur les élections et les référendums dans
les municipalités, RLRQ c. E-2.2, et conditionnellement au respect des conditions
prévues à cet article, la Municipalité se réserve la possibilité de conclure un contrat
qui a pour objet l'acquisition et la location de biens dans un commerce dans lequel
un membre du conseil détient un intérêt ou un contrat qui a pour objet la fourniture
de certains services manuels par un membre du conseil ou par une entreprise dans
laquelle il détient l'intérêt.
Conformément
à
l'article
269.1
du
Code
municipal
du
Québec
et
conditionnellement au respect des conditions prévues audit article, la Municipalité
se réserve la possibilité de conclure un contrat qui a pour objet l'acquisition ou la
location de biens dans un commerce dans lequel un fonctionnaire ou employé de la
Municipalité détient un intérêt.
Pour l'application des articles 12.1 et 12.2, les types de commerces dans lesquels
peuvent être acquis ou loués des biens sont les suivants :
a) Les commerces d'alimentation et de restauration ;
b) Les stations-service ;
c) Les pharmacies ;
d) Les quincailleries ;
e) Les commerces offrant en vente des pièces mécaniques ;
f) Les commerces offrant en location de la machinerie et des outils.
SECTION V - RÈGLES APPLICABLES AUX APPELS D'OFFRES
Mise à la disposition des documents d'appel d'offres
La municipalité, pour tous les contrats comportant une dépense supérieure ou égale au
seuil établi par un règlement adopté en vertu du premier paragraphe de l'article 29 de la
LCOM, procède à la vente de ses documents d'appel d'offres sur le Système électronique
d'appel d'offres approuvé par le gouvernement (SEAO) en vertu de la Loi sur les
contrats des organismes publics, RLRQ c. C-65.1.
Nomination et composition des comités de sélection
Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de former un comité de sélection prévu
aux articles 55 et 69 de la LCOM dans tous les cas où un tel comité est requis par la loi.
Tout comité de sélection doit être composé d'au moins trois membres, autres que les
membres du conseil.
Un membre du conseil, un fonctionnaire ou employé ne peut divulguer un renseignement
permettant d'identifier une personne comme étant un membre d'un comité de sélection.
Tâches des comités de sélection
Les tâches suivantes incombent aux comités de sélection :
a) Remettre au directeur général une déclaration sous serment, sous la forme prévue
à l'annexe II du présent règlement, devant être renouvelée annuellement et signée
par chaque membre du comité et par laquelle ils affirment solennellement qu'ils :
Préserveront le secret des délibérations du comité ;
i) Éviteront de se placer dans une situation de conflit d'intérêts ou d'apparence
de conflit d'intérêts, à défaut de quoi ils démissionneront de leur mandat de
membre du comité et dénonceront l'intérêt ;
ii) Jugeront toutes les soumissions sans partialité et procéderont à l'analyse
individuelle des soumissions conformes reçues, et ce, avant l'évaluation en
comité ;
b) Évaluer chaque soumission indépendamment les unes des autres, sans en connaître
le prix et sans les comparer entre elles ;
c) Attribuer à chaque soumission un nombre de points pour chaque critère de
pondération ;
d) Signer l'évaluation en comité après délibération et atteinte d'un consensus.
Tout comité de sélection devra également faire son évaluation en respectant toutes les
dispositions de la LCOM applicables et le principe d'égalité entre les soumissionnaires.
Rémunération des membres externes
Les membres du comité de sélection ne sont pas rémunérés.
Toutefois, lorsque ce membre n'est pas un employé de la municipalité, il reçoit une
rémunération de 100. $ par mandat.
Lorsque ce membre n'est pas un employé de la municipalité, il a droit au remboursement
de ses dépenses tel que le prévoit le Règlement relatif au remboursement des dépenses
des membres des comités.
Secrétaire du comité de sélection
Pour chaque comité de sélection, le directeur général nomme un secrétaire dont le rôle
consiste à encadrer et assister le comité dans l'analyse des soumissions.
Le secrétaire assiste aux délibérations du comité, mais ne détient pas de droit de vote.
Responsable de l'appel d'offres
Pour chaque appel d'offres, la municipalité désigne un responsable de l'information dont
le mandat est de répondre par écrit aux questions des soumissionnaires relatives à l'appel
d'offres.
Un soumissionnaire ne peut en aucun temps solliciter une autre personne que ce
responsable.
Le responsable s'assure que tous les soumissionnaires aient la même information et agit
de manière neutre, uniforme, impartiale et sans faire preuve de favoritisme.
Visite de chantier
Aucune visite de chantier n'a lieu, à moins qu'il ne s'agisse de la réfection d'un ouvrage
existant et que cette visite ne soit nécessaire afin que les soumissionnaires éventuels
puissent prendre connaissance d'informations impossibles à transmettre dans les
documents d'appel d'offres.
Cette visite ne peut avoir lieu qu'individuellement et sur rendez-vous, en présence du
responsable de l'appel d'offres, lequel consignera par écrit toutes les questions posées et
transmettra les réponses à l'ensemble des soumissionnaires sous forme d'addenda.
SECTION VI - MESURES APPLICABLES AUX SOUMISSIONNAIRES
Déclaration du soumissionnaire
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission les déclarations suivantes :
a) Une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d'exercer une influence
ou d'obtenir des informations relativement à un appel d'offres, avec un ou
des membres du comité de sélection ;
b) Une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans
qu'il n'y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout
autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou
pour influencer les prix soumis ;
c) Une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ou
employés ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de
l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu,
joindre à sa soumission une déclaration à l'effet que toute inscription exigée
en vertu de la loi au Registre des lobbyistes a été effectuée ;
d) Si d'autres communications d'influence ont été effectuées auprès de
titulaires de charges publiques de la municipalité dans les six (6) mois
précédant le processus d'octroi du contrat, une déclaration divulguant l'objet
de telles communications ;
e) Une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ou
employés ne s'est livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou
de corruption ;
f) Une déclaration indiquant s'il entretient, personnellement ou par le biais de
ses administrateurs, dirigeants, actionnaires ou associés, avec un membre du
conseil municipal ou un employé, des liens familiaux, financiers ou autres,
de nature à créer une apparence de conflits d'intérêts.
Forme des déclarations
Ces déclarations doivent être effectuées sur le formulaire en annexe I du présent
règlement.
SECTION VII - GESTION DES MODIFICATIONS CONTRACTUELLES
Règles applicables à la modification d'un contrat
Les règles suivantes s'appliquent pour la modification de tout contrat conclu de gré
à gré et qui a pour effet de le porter à une valeur supérieure à 25 000 $, ainsi qu'à
toute modification d'un contrat de plus de 25 000 $ :
a) La modification doit faire l'objet d'une demande écrite la justifiant de la part
du responsable du service concerné et transmise au directeur général ;
b) La modification doit faire l'objet d'une recommandation du directeur
général ; cette recommandation ne peut être octroyée que de façon
exceptionnelle, si la modification :
i) Ne change rien à la nature du contrat et a un caractère accessoire ;
Était de nature imprévisible au moment de l'octroi du contrat ;
N'est pas imputable à la faute du soumissionnaire ;
La modification doit avoir été approuvée par une résolution du conseil municipal
indiquant en quoi elle a un caractère accessoire et imprévisible ainsi que le fait
qu'elle n'est pas imputable à la faute du soumissionnaire ;
S'il est impossible d'obtenir l'autorisation du conseil municipal en temps utile en
raison de la nature des conditions d'un chantier, le directeur général peut, sur
réception d'une demande transmise en vertu de l'alinéa a), autoriser le responsable
du service concerné à autoriser la modification auprès du contractant.
MODIFICATION À UN CONTRAT DE GRÉ À GRÉ
Toute demande de modification d'un contrat peut être octroyée par la personne qui
a initialement passé le contrat, dans la mesure où sa délégation de dépense le permet,
ou par le conseil, mais uniquement si elle satisfait aux conditions suivantes :
a) Ne change rien à la nature du contrat et a un caractère accessoire ;
Si la demande entraîne une dépense supplémentaire, elle était de nature imprévisible
au moment de l'octroi du contrat ;
N'est pas imputable à la faute du soumissionnaire ;
Si la demande doit être autorisée par le conseil, elle doit faire l'objet d'une
recommandation écrite du responsable du service concerné, approuvée par le
directeur général.
Le présent article n'a pas pour effet d'empêcher la municipalité de prévoir, par
contrat, une procédure plus sévère d'octroi de modifications contractuelles.
SECTION VIII - GESTION DES SANCTIONS
Sanctions pour un membre du conseil
Tout membre du conseil qui, sciemment, contrevient à une obligation du présent
règlement s'expose à être déclaré inhabile pendant deux ans à exercer la fonction de
membre du conseil d'une municipalité.
Il s'expose également à être tenu personnellement responsable du préjudice causé
par ses actions.
Sanctions pour un employé
Tout employé qui contrevient à ce règlement est passible de sanctions disciplinaires
modulées en fonction de la gravité de ses actes, mais pouvant aller jusqu'à la
suspension sans salaire et au congédiement.
Il s'expose également à être retenu personnellement responsable du préjudice causé
par ses actions.
Sanctions pour un soumissionnaire
Tout soumissionnaire qui omet de remplir la déclaration en annexe I du présent
pourra voir sa soumission rejetée, à moins qu'il ne soit autrement stipulé dans les
documents d'appel d'offres.
Il en est de même pour tout soumissionnaire qui contrevient, directement ou
indirectement, aux obligations du présent règlement si la contravention est d'une
gravité suffisante pour justifier cette sanction.
La municipalité peut exclure pendant cinq ans de tout contrat de gré à gré et de toute
invitation à soumissionner un soumissionnaire dont la soumission est rejetée pour le
motif du second alinéa.
Sanctions pour un mandataire ou consultant
Le contrat liant à la municipalité tout consultant ou mandataire qui contrevient au
présent règlement pourra être résilié.
En outre, la municipalité peut, si la gravité de la violation le justifie, exclure pendant
cinq ans le mandataire ou le consultant de tout contrat de gré à gré et de toute
invitation à soumissionner.
Sanctions pour un membre du comité de sélection
Tout membre d'un comité de sélection qui contrevient au présent règlement sera
exclu de la liste des candidats au comité de sélection.
S'il est un employé de la municipalité, il s'expose aux sanctions de l'article 27.
SECTION IX - DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
Absence d'effet rétroactif
Le présent règlement n'a pas d'effet rétroactif.
Toutefois, ses dispositions s'appliquent aux processus d'octroi de contrats en cours
au moment de son entrée en vigueur.
Remplacement
Le présent règlement remplace les règlements numéro 137-19 et 165-24.
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication.
Avis de motion : 17 mars 2026
Présentation et dépôt du projet de règlement : 17 mars 2026
Adoption du règlement : 5 mai 2026
Entrée en vigueur : 7 mai 2026
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Denis Levesque, maire
Odette Poulin, directrice générale