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Politique de confidentialité sur la Loi 25 - novembre 2023
LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE !-APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la
signification ci-dessous énoncée :
CAi:
Conseil:
Employé:
Cycle de vie :
Loi sur l'accès :
Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu
de la Loi sur l'accès;
Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Lac-Simon;
Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou
temps partiel, permanent, saisonnier ou contractuel;
Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un
renseignement détenu par la Municipalité et plus
précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage,
son anonymisation ou sa destruction;
Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels,
RLRQ c. A -2,1;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité
collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend
anonyme, un ou des renseignements personnels;
Partie prenante :
Désigne une personne physique en relation avec la
Municipalité dans le cadre de ses activités et, sans limiter la
généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les
règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la Municipalité;
PRP:
Désigne la protection des renseignements personnels;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou
indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de
téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que
ce soit les données personnelles ou professionnelles de
l'individu;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel
qui suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de
vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice
potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité,
comme l'information financière, les informations médicales,
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Politique de confidentialité sur la Loi 25 - novembre 2023
ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent
en Annexe I de la présente Politique.
4.
CONSENTEMENTÀ LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
4.1-
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de
tout RP sans le consentement de la personne concernée, sous
réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
4.2-
Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques,
pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est
demandé, et doit être :
a)
Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b)
Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c)
Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de
cause.
4.3-
Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la
Municipalité ne transmet pas à un tiers un RP concernant une
personne concernée sans le consentement spécifique de cette
personne à tel transfert.
4.4-
Sous réserve des obligations de toute loi ou tout règlement, une
personne concernée peut refuser de consentir à la collecte de
renseignements personnels et recevoir tout de même des services
de la part de la Municipalité.
4.5-
Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention
de RP la concernant, la personne concernée doit :
Le cas échéant, à la suite de l'écoute d'un message téléphonique
indiquant l'enregistrement de sa conversation, en s'adressant à
l'employé de la Municipalité répondant à l'appel, en lui signifiant
son refus audit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la
détention de renseignements personnels divulgués lors de ladite
conversation;
À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la
Municipalité ou tout autre document intégrant une demande
visant à obtenir son consentement à
la collecte
de
renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant
pas le formulaire et en avisant l'employé de la Municipalité lui
ayant fait parvenir ledit formulaire ;
Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de
la Municipalité, afin de bénéficier de tout service prodigué par la
Municipalité, en suivant les indications à l'endroit prévu aux fins
de signifier son refus;
4.6-
Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents
services de la Municipalité lorsqu'elle ne donne pas son
consentement à la collecte et la détention de tout RP.
4.7-
Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser
l'accès à tout service de la Municipalité dans les circonstances
suivantes:
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6.
DROIT DE RECTIFICATION
6.1-
Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence
dans un fichier de tout RP la concernant peut, s'il est inexact,
incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de
même si sa collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas
autorisée par la Loi sur l'accès;
6.2-
Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une
demande de rectification d'un fichier, la personne concernée peut
exiger que cette demande soit enregistrée;
6.3-
La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification
d'un fichier contenant tout RP, délivre sans frais à la personne
concernée requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou,
selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci.
7.
PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
7.1-
Une demande de communication ou de rectification ne peut être
considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une
personne physique justifiant son identité à titre de personne
concernée ou à titre de représentant, d'héritier ou de successible ou
à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de
titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé.
7.2-
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
7.3-
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa
demande.
7.4-
Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la
demande et l'effet que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le
responsable, de les respecter. Ledit avis informe également le
requérant du recours en révision prévu par la section Ill du chapitre
IV de la Loi sur l'accès.
7.5-
Le responsable donne suite à une demande de communication ou de
rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant
la date de sa réception.
7.6-
Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente
politique paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement
normal des activités de la Municipalité, le RPRP peut, avant
l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix
jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée.
7.7-
Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer
la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
7.8-
Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au
requérant. Elle s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle
le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours
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de l'accès à l'information peut prolonger le délai d'un maximum de
10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée, à
l'Intérieur des 20 premiers jours suivant la réception de la demande
d'accès.
10.6-
La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout
moyen de communication permettant de la joindre, à moins que sa
reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés
pratiques sérieuses en raison de sa forme. Le droit d'accès à un
document peut aussi s'exercer par consultation sur place pendant les
heures habituelles de travail de la Municipalité ou à distance.
10.7-
Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût
de sa transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent
être exigés de la personne requérante conformément au Règlement
sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels (RLRQ
c. A-2.1, r. 3).
10.8-
Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la
Municipalité prend des mesures d'accommodement raisonnable
pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent article
8. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie en
vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des
personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire,
professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
10.9-
Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et
indiquer la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus
s'appuie.
11.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
11.1-
Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un
document ou fichier contenant tout RP doit être adressée par écrit à
la personne responsable de l'accès à l'information et de la protection
des renseignements personnels aux coordonnées suivantes
Jacinthe Riendeau
Agente de bureau - Communication
Lac-Simon (Québec) J0V 1E0
[email protected]
11..2-
Toute personne peut formuler une question concernant la présente
politique de confidentialité de la Municipalité.
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