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PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ RÉGIONALE DE COMTÉ DES LAURENTIDES
MUNICIPALITÉ DE Lac-Tremblant-Nord
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
ARTICLE 1
OBJECTIF DE LA POLITIQUE
La présente politique constitue une politique de gestion contractuelle instaurant des mesures conformes à celles
exigées en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal.
1.1
La Municipalité de Lac-Tremblant-Nord instaure, par la présente politique, des mesures visant à :
s'assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté
de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection
relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission
favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres
assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code
de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption
prévenir les situations de conflits d'intérêts
prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du
processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat.
Le tout afin de promouvoir la transparence dans l'octroi des contrats municipaux tout en respectant les
règles relatives à l'adjudication de tels contrats prévues dans les lois qui régissent le fonctionnement des
organismes municipaux.
ARTICLE 2
APPLICATION
2.1
Type de contrats visés :
La présente politique est applicable à tout contrat conclu par la Municipalité y compris les contrats
octroyés de gré à gré et par appel d'offres sur invitation ou publique, sans égard au coût prévu pour
son exécution.
2.2
Personne chargée de contrôler son application :
Le directeur général de la Municipalité est responsable de l'application de la présente politique sous
réserve du pouvoir de contrôle du Conseil prévu à l'article 2.3.
2.3
Contrôle effectué par le Conseil municipal :
Toute personne peut soumettre à la mairesse toute situation portée à sa connaissance et laissant
entendre une problématique quant à l'application de la présente politique afin que ce dernier exerce
un droit de surveillance, d'investigation et de contrôle prévu à l'article 142 du Code municipal. Ce
dernier doit alors poser les gestes appropriés pour s'assurer que la présente politique est appliquée.
ARTICLE 3
PORTÉE DE LA POLITIQUE
3.1
Portée à l'égard de la Municipalité, dirigeants et employés :
La présente politique lie le Conseil municipal, les dirigeants et employés de la Municipalité qui sont
tenus en tout temps de la considérer dans l'exercice de leurs fonctions.
A défaut par ces derniers de respecter ladite politique, ils sont passibles des sanctions prévues à
l'article 9.1.
Dans le cas des dirigeants et employés, la présente politique fait partie intégrante du contrat de
travail les liant à la Municipalité.
3.2
Portée à l'égard des mandataires, adjudicataires et consultants :
Les mandataires, adjudicataires et consultants retenus par la Municipalité, quel que soit leur
mandat, sont tenus de respecter la présente politique dans l'exercice du mandat qui leur est confié.
A défaut par ces derniers de respecter ladite politique, ils sont passibles des sanctions prévues à
l'article 9.2.
3.3
Portée à l'égard des soumissionnaires :
La présente politique fait partie intégrante de tout document d'appel d'offres, auquel les
soumissionnaires doivent obligatoirement se conformer.
A défaut par ces derniers de respecter ladite politique, ils sont passibles des sanctions prévues à
l'article 9.3.
3.4
Portée à l'égard des citoyens :
La présente politique répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics à
l'égard des citoyens de la Municipalité. Elle représente une forme de contrat social entre ces
derniers et la Municipalité. Ils peuvent soumettre au directeur général de la Municipalité toutes
situations préoccupantes de contravention à la présente politique.
A ces égards, dans le but de prévenir les situations de conflits d'intérêts, il y a lieu de mettre en place les
mesures suivantes :
a)
Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un
contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doivent
déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel.
b)
Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi
d'un appel d'offres ou d'un contrat.
c)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait aucun
lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un
membre du conseil ou un fonctionnaire.
ARTICLE 4
LOBBYISME
4.1
Activités de lobbyisme :
A moins d'être inscrit au registre prévu à cette fin par la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbyisme, il est interdit pour un soumissionnaire ou un entrepreneur d'avoir des
communications orales ou écrites avec un titulaire d'une charge publique en vue d'influencer ou
pouvant raisonnablement être considérées par la personne qui les initie comme étant susceptibles
de l'influencer, notamment sa prise de décision relativement :
a)
à l'élaboration, à la présentation, à la modification ou au rejet d'une proposition, d'une
résolution, d'un règlement ou d'une directive ;
b)
à l'attribution d'un contrat de gré à gré. Le fait pour un lobbyiste de convenir pour un tiers
d'une entrevue avec le titulaire d'une charge publique est assimilé à une activité de
lobbyisme.
4.2
Exceptions :
Ne constituent pas des activités de lobbyisme :
a)
le fait pour un soumissionnaire ou un entrepreneur de répondre à une demande écrite d'un
titulaire d'une charge publique, y compris les représentations faites dans le cadre d'appels
d'offres publics émis sous l'autorité de la Municipalité ;
b)
les communications ayant pour seul objet de s'enquérir de la nature ou de la portée des droits
ou obligations d'un client, d'une entreprise ou d'un groupement en application de la Loi.
4.3
Obligation de divulguer un enregistrement :
Le soumissionnaire ou représentant d'une entreprise pouvant potentiellement faire affaires avec la
Municipalité, par le biais d'un contrat, et qui exerce des activités de lobbyisme, est tenu de dénoncer
au service du greffe de la Municipalité son inscription au registre prévue par la Loi. Par ailleurs, son
statut de lobbyiste dûment enregistré ne le dispense pas de son obligation de respecter les
prescriptions de la présente politique et respecter les principes de discrétion, d'intégrité et de
confidentialité du processus d'attribution d'un contrat.
4.4
Inéligibilité :
Les fournisseurs suivants ne peuvent participer à un appel d'offres sur invitation :
un maire de la Municipalité qui a quitté ses fonctions à la Municipalité depuis moins de
deux ans ;
un conseiller municipal et un directeur général de la Municipalité ayant quitté leurs
fonctions à la Municipalité depuis moins d'une année.
ARTICLE 5
OCTROI DES CONTRATS
5.1
Mise en concurrence des soumissionnaires potentiels :
Lors de l'octroi d'un contrat de gré à gré, la Municipalité s'engage à solliciter des offres auprès d'au
moins trois (3) fournisseurs. Elle peut, à cette fin, se constituer un fichier de fournisseurs. Ce fichier
peut également servir aux appels d'offres sur invitation.
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du
possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être
rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions.
5.2
Transparence lors de la préparation d'un appel d'offres :
Obligation de confidentialité des mandataires et consultants chargés de rédiger des documents ou
d'assister la Municipalité dans le cadre d'un processus d'appel d'offres et de signer une entente de
confidentialité lorsque requis.
Tout mandataire ou consultant chargé par la Municipalité de rédiger des documents d'appel d'offres
ou de l'assister dans le cadre d'un tel processus, est formellement obligé de préserver la
confidentialité de son mandat de tous travaux effectués dans le cadre de ce mandat et de toute
information portée à sa connaissance dans le cadre de son exécution.
5.3
Division de contrats :
La Municipalité n'a recours à la division d'un contrat en plusieurs contrats en semblable matière que
dans la mesure permise par l'article 938.0.3 du Code municipal soit dans les cas où cette division
est justifiée par les motifs de saine administration.
5.4
Délégation du pouvoir de nommer les membres du comité de sélection chargés de l'analyse des
offres et de déterminer les critères d'évaluation :
Dans le but de conserver la confidentialité de l'identité des membres du comité de sélection, le
Conseil municipal délègue au directeur général le pouvoir de procéder à la nomination de tout
membre du comité de sélection chargé d'analyser les offres selon le processus prescrit par la Loi.
Ce Conseil délègue également à ce dernier le pouvoir de déterminer les critères d'évaluation
applicables à l'analyse de soumissions.
5.5
Choix des soumissionnaires invités :
Le Conseil municipal délègue au directeur général le pouvoir de choisir les soumissionnaires à
inviter dans le cadre d'un appel d'offres sur invitation.
5.6
Mise à la disposition des documents d'appels d'offres :
La Municipalité, dès le 1er avril 2011, procédera à la vente de ses documents d'appels d'offres
exclusivement sur le système électronique d'appels d'offres approuvé par le gouvernement pour
l'application de la Loi sur les contrats des organismes publics et ce, pour tout contrat de plus de
100,000$
5.7
Divulgation interdite :
Il est interdit à quiconque de divulguer, avant l'ouverture des soumissions et ce, en conformité avec
les exigences de la Loi, tout renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des
personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de
soumission ou d'un document auquel elle renvoie.
5.8
Tout appel d'offres doit contenir les dispositions aux effets suivants :
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que :
-
ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de communiquer,
dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de
sélection;
-
que sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée
et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou
arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des
prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.
Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de
communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection,
sa soumission sera automatiquement rejetée.
La nomination d'un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir
toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu dans tout document d'appel
d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce
seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres.
ARTICLE 6
VISITE DE CHANTIER
6.1
La Municipalité limite la tenue de visite de chantier au projet de réfection d'ouvrages existants dont
l'ampleur peut être difficilement décrit de façon précise aux documents d'appels d'offres. Ces visites
sont autorisées par le directeur général seulement lorsque le service de l'ingénierie émet une
recommandation écrite à cet égard. Ces visites ne s'effectuent que sur rendez-vous avec les
preuves de documents d'appels d'offres. Ces visites s'effectuent sur une base individuelle.
ARTICLE 7
ATTRIBUTION DE CONTRATS
7.1
Dans l'éventualité où les soumissions reçues sont beaucoup plus élevées que les taux
habituellement présents sur le marché ou encore par rapport à l'estimation des coûts de la
Municipalité ou si les soumissions déposées sont déraisonnables ou manifestement trop basses, la
Municipalité se réserve le droit de ne pas les accepter. Des soumissions sont considérées trop
basses lorsqu'elles risquent sérieusement de compromettre l'exécution et/ou la qualité même du
contrat à octroyer.
7.2
Gestion des plaintes :
La Municipalité délègue la responsabilité de la gestion des plaintes au directeur général. Son rôle
consiste à recevoir les plaintes au sujet de pratique suspecte, de situation de collusion, de truquage,
de trafic d'influence, d'intimidation et de corruption, tant de la part des membres du Conseil, des
dirigeants et employés municipaux, que des citoyens et soumissionnaires s'estimant lésés.
Pour ce faire, le directeur général peut soumettre toutes plaintes de pratique suspecte ou d'actes
illégaux au coordonnateur du traitement des plaintes du MAMROT. Les entités impliquées dans le
traitement des plaintes doivent conserver la confidentialité de l'identité de la personne qui a déposé
une plainte.
ARTICLE 8
GESTION DE L'EXÉCUTION DU CONTRAT
8.1
Modifications apportées au contrat initial :
Lorsqu'il est nécessaire de modifier un contrat en cours de réalisation, les règles suivantes doivent
être respectées :
a)
la modification doit être accessoire au contrat et ne pas en changer la nature ;
b)
la modification ne doit pas être un élément qui pourrait, de manière prévisible, être inclus au
contrat initial. La non-modification du contrat est la règle, et la modification, l'exception ;
c) pour toute demande de modification au contrat, le responsable du projet doit présenter une
demande écrite indiquant les motifs justifiant cette modification et la soumettre au directeur
général qui, lui, dépose au Conseil municipal une recommandation qui, si elle est acceptée, fait
l'objet d'une résolution d'approbation par le Conseil municipal.
8.2
Réunion de chantier
La Municipalité prévoira dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier
régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
ARTICLE 9
SANCTIONS POUR IRRESPECT DE LA POLITIQUE
9.1
Sanctions pour le dirigeant ou l'employé :
La présente politique fait partie de tout contrat de travail liant la Municipalité à un dirigeant ou
employé. Toute contravention à la présente politique est donc passible de sanctions.
9.2
Sanctions pour le mandataire, adjudicataire ou consultant :
Le mandataire, adjudicataire ou consultant qui contrevient à la présente politique, en outre de toute
pénalité pouvant être prévue au contrat les liant à la Municipalité, peuvent se voir résilier
unilatéralement leur contrat et se voir retirer du fichier de fournisseurs de la Municipalité, constitué
pour l'octroi de contrat de gré à gré ou sur invitation et ce, pour une période de 5 ans.
9.3
Sanctions pour le soumissionnaire :
Le soumissionnaire qui, directement ou indirectement, contrevient aux obligations qui lui sont
imposées par la présente politique, peut voir sa soumission automatiquement rejetée si le
manquement reproché est d'une gravité le justifiant, et voir son nom retiré du fichier des
fournisseurs de la Municipalité, constitué pour l'octroi de contrat de gré à gré ou sur invitation et ce,
pour une période de 5 ans.
9.4
Sanctions pour le membre du Conseil :
Tout membre du Conseil qui contrevient au présent règlement est passible des sanctions prévues
aux législations en vigueur.
9.5
Tout membre d'un comité de sélection qui contrevient à la présente politique peut voir son nom
retiré de la liste des candidats au comité de sélection et est susceptible de faire face à une poursuite
en dommages-intérêts de la part de la Municipalité.
ARTICLE 10
ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE
La présente politique entrera en vigueur le premier (1er) janvier 2011.
(Original signé)
(Original signé)
Jean Grégoire
Martin Paul Gélinas
Maire
Directeur général