Politique sur l'utilisation de la videosurveillance — full text

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TABLE DES MATIÈRES 1. FONDEMENT ..................................................................................................................... 2 2. OBJECTIFS ........................................................................................................................ 2 3. CONTEXTE ........................................................................................................................ 2 4. RÉFÉRENCES LÉGALES .................................................................................................. 3 5. CHAMPS D'APPLICATION ................................................................................................. 3 6. RÈGLES D'UTILISATION ................................................................................................... 4 7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS ......................................................................................... 6 8 PROCESSUS D'APPROBATION DE L'INSTALLATION D'UN SYSTÈME DE VIDÉOSURVEILLANCE ...................................................................................................... 7 9 ACCÈS AUX POSTES DE SURVEILLANCE, AUX ÉQUIPEMENTS D'ENREGISTREMENT DU SYSTÈME DE VIDÉOSURVEILLANCE ET À LA BASE DE DONNÉES DES ENREGISTREMENTS ........................................................................................................ 7 10 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................................. 8 11 ENTRÉE EN VIGUEUR .....................................................................................................10 Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 2 1. FONDEMENT La Ville de Lachute (la « Ville ») est un organisme public qui possède plusieurs immeubles, sites, infrastructures et équipements (les « biens ») auxquels ont régulièrement accès de nombreux employés, citoyens et visiteurs (les « personnes »). Ces biens servent à rendre divers services publics à la population. L'utilisation d'un système de caméras de surveillance (la « vidéosurveillance ») est nécessaire afin d'assurer la protection et la sécurité des personnes et des biens. Elle peut servir en cas d'exigences judiciaires et d'enquêtes policières ou administratives. Suite aux modifications apportées à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, la Ville de Lachute a procédé à la révision de sa Politique adoptée le 5 mai 2014 afin d'y intégrer des précisions sur la protection des renseignements personnels et en profiter pour réévaluer l'utilité de recourir à un tel système de vidéosurveillance. 2. OBJECTIFS La présente Politique vise à encadrer l'installation et l'utilisation des équipements de vidéosurveillance. Elle vise également à clarifier les rôles et les responsabilités des intervenants de la Ville ainsi qu'à définir les règles visant la protection des renseignements personnels dans le cadre de la vidéosurveillance. Enfin, la Politique vise à faire connaître à la population les modalités d'utilisation de ladite vidéosurveillance. 3. CONTEXTE Dans le cadre de la révision de la présente Politique, nous nous sommes requestionnés à savoir dans quel but nous recourions à la vidéosurveillance. Nous nous sommes ensuite demandés si cet objectif était légitime, important, urgent et réel afin d'établir la nécessité d'avoir recours à un tel moyen de surveillance. En consultant les registres des événements pour lesquels un visionnement a été nécessaire, nous observons que l'objectif principal pour lequel la Ville de Lachute a recours à la vidéosurveillance est la protection de ses bâtiments et de ses installations, mais également à quelques occasions, la protection de l'intégrité des personnes. En effet, la Ville a été victime de nombreux actes de vandalisme et de vol au cours des dernières années. Cette utilisation permet également à la Sûreté du Québec de compléter des enquêtes afin de réprimer des crimes ce qui démontre que l'utilisation de la vidéosurveillance rencontre un objectif légitime, réel et important. Nous avons également reçu des plaintes concernant des événements impliquant des bagarres, de l'intimidation, du vandalisme et des événements pouvant constituer un danger pour la sécurité du personnel de la Ville de Lachute et de ses mandataires. La Ville prend à cœur le bien-être de ses citoyens et de son personnel et souhaite donc prendre les moyens nécessaires afin de Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 3 s'assurer de leur sécurité. La protection des personnes devient donc, aux vues de la révision de la présente Politique, un nouvel enjeu justifiant l'utilisation de vidéosurveillance. Enfin, en ce qui concerne le critère d'urgence, nous considérons que le risque de détérioration des biens de la Ville et l'atteinte à la sécurité des personnes justifient amplement l'utilisation de la vidéosurveillance. Dans ces circonstances, nous sommes arrivés à la conclusion que l'objectif visé par l'utilisation de la vidéosurveillance rencontrait les critères en ce qu'il était légitime, réel et important. Nous espérons que la présence de surveillance caméra aura un effet dissuasif auprès des contrevenants. De plus, après évaluation des mesures alternatives pour la protection des biens et des personnes, nous sommes arrivés à la conclusion que la vidéosurveillance était la mesure la plus efficace et la plus économique à long terme. 4. RÉFÉRENCES LÉGALES La Politique s'appuie notamment sur les lois, règlements et règles suivants: Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c. A-2.1, 63.1) (ci-après la « Loi »); Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1); Code civil du Québec (LRQ., c. C-1991, art. 35 et art. 36); Charte des droits et libertés de la personne (LRQ., c. C-12, art. 5); Document intitulé « La vidéosurveillance - Conseils pratiques à l'intention des organismes publics et des entreprises » janvier 2019 de la Commission d'accès à l'information1. 5. CHAMPS D'APPLICATION La Politique s'applique à tout système de vidéosurveillance installé par la Ville sur ses biens, qu'ils soient situés sur ou à l'extérieur de son territoire, à l'intérieur ou à l'extérieur de ces bâtiments et installations. Les règles relatives à la collecte, la conservation, la communication et l'utilisation des renseignements personnels prévues à la Loi ne s'appliquent toutefois pas à la vidéosurveillance en temps réel. 1 VIDEOSURVEILLANCE_CAI.indd (gouv.qc.ca) Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 4 6. RÈGLES D'UTILISATION 6.1 Mesures préalables à la demande d'installation d'un système de vidéosurveillance a. Tel que mentionné à l'article 3, la nécessité de recourir à la vidéosurveillance doit avoir pour objectif l'atteinte d'une fin déterminée, légitime, urgente et réelle dont le motif est sérieux et important. b. Une étude des risques et des dangers, menée au besoin avec les assureurs ou les corps policiers des biens concernés, peut être faite avant de retenir ce moyen comme outil de surveillance. c. Un examen des solutions de rechange portant dans une moindre mesure atteinte à la vie privée, telles que la présence ponctuelle d'un agent de sécurité, une patrouille à pied aux endroits névralgiques, un service d'accompagnement à l'automobile sur demande, un meilleur éclairage de la zone à protéger, un renforcement de la sécurité des portes d'accès, l'installation de grilles protectrices et d'un système d'alarme, le marquage des objets reliés à un système d'alarme, etc., doit être fait. 6.2 Règles minimales d'utilisation de la vidéosurveillance a. L'utilisation de la vidéosurveillance ne doit viser que la surveillance des immeubles, sites, infrastructures et équipements publics appartenant à la Ville. b. Sauf en cas d'exigences judiciaires et d'enquêtes policières ou administratives, la vidéosurveillance et les enregistrements qui en découlent ne peuvent être utilisés que par la Ville de Lachute. c. La vidéosurveillance doit être conçue de manière à minimiser ses effets et à préserver le mieux possible la vie privée des personnes. La cueillette de renseignements personnels doit être nettement plus utile à la Ville que préjudiciable à la personne dont les images sont recueillies. d. Dans la mesure du possible, la vidéosurveillance ne devrait être utilisée qu'à des moments précis ou durant des périodes limitées (événements précis, périodes définies de la journée ou de l'année, etc.) plutôt que de fonctionner continuellement si la situation ne le justifie pas. Par ailleurs, considérant que nous ne sommes pas en mesure de déterminer précisément des moments plus à risques ou d'utiliser un système Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 5 de détection de mouvement considérant le large spectre des caméras et que nous considérons que la situation le justifie, nous n'avons d'autre choix que d'utiliser la vidéosurveillance en mode continu. Toutefois, les données ne sont consultées qu'au besoin selon une période de temps définie et suivant l'autorisation du responsable de l'accès. e. Le public visé par une surveillance doit en être informé par un avis approprié : des affiches bien en vues indiquant qu'une vidéosurveillance est ou peut être en cours doivent être apposées près des équipements, sur tous les biens concernés. f. Toute caméra doit présenter un champ de vision fixe et élargi. Aucune caméra n'est dirigée directement vers un lieu privé, notamment, sur une fenêtre, sur une cour privée, ou sur tout lieu où une personne peut avoir une expectative de vie privée. L'installation de caméras est assujettie à une Évaluation des Facteurs relatifs à la Vie Privée (ci- après ÉFVP ») ainsi qu'aux conditions prévues à la présente politique. Lorsque la caméra inclut une partie privée dans son champ de vision, un filtre doit être appliqué pour que cette zone soit floutée. g. Nonobstant la clause qui précède et afin d'assurer la protection des employés de la Ville et du public, la vidéosurveillance peut être utilisée aux entrées et sorties des aires d'accueil ainsi que dans les aires d'accueil des édifices publics. La vidéosurveillance ne peut cependant servir aux fins de surveillance de la prestation de travail ou des agissements ou comportements des employés de la Ville, à moins que ces agissements ou comportements constituent ou puissent constituer une menace à l'intégrité ou à la sécurité des personnes ou des biens ou contrevenir au Code d'éthique et de déontologie des employés municipaux. 6.3 Reddition de comptes annuelle Une évaluation de l'utilisation de la technologie et de ses effets doit être faite annuellement afin d'en revoir le bien-fondé. Pour ce faire, le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels doit, en vertu de l'article 9 du Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c.A-2.1, être consulté quant aux mesures particulières à respecter en matière de protection des renseignements personnels en lien avec la vidéosurveillance notamment afin d'évaluer la nécessité de recourir à cette technologie, mais également pour vérifier la conformité d'utilisation en lien avec le respect de la vie privée. Pour ce faire, le comité peut, par exemple, répondre aux questions suivantes : Est-ce que les motifs justifiant la mise en place d'un système de surveillance existent toujours? Les résultats escomptés sont-ils atteints et est-il nécessaire de maintenir ces équipements en service? Les critères d'utilisation sont-ils toujours adéquats et adaptés à la situation? Est-ce que le type de caméra utilisée et le nombre d'appareils sont adéquats? Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 6 Est-ce qu'une solution de rechange plus appropriée et compatible avec le droit au respect de la vie privée est envisageable à un coût raisonnable? Est-ce que le nombre d'heures d'enregistrement par jour ainsi que les périodes d'enregistrement pendant la semaine ou l'année sont aussi adéquats et encore justifiés? Est-ce que les modalités de destruction et de conservation des fichiers d'enregistrement sont appliquées? 7. RÔLES ET RESPONSABILITÉS 7.1 Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (ci-après « le responsable de l'accès ») veille à l'application de la présente politique et à sa mise à jour. Il assure la gestion, la confidentialité, la protection, la conservation et la disposition des renseignements recueillis par le système de vidéosurveillance, conformément aux dispositions prévues notamment par la Politique et par la Loi. Il reçoit et traite les demandes d'accès visées à l'article 10.1 des présentes. Les délais applicables pour répondre à une demande d'accès à l'information sont ceux prévus à la Loi. Le responsable de l'accès peut être contacté au 450-562-3781 ou par courriel à l'adresse [email protected]. 7.2 Responsable de la vidéosurveillance Le responsable de la vidéosurveillance est la personne en charge des postes de surveillance et des équipements de vidéosurveillance ainsi que des bases de données et serveurs contenant des enregistrements. Il collabore, avec le responsable de l'accès, pour assurer la gestion, la confidentialité, la protection, la conservation et la disposition des renseignements recueillis par le système de vidéosurveillance, conformément aux dispositions prévues notamment par la Politique et par la Loi. Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 7 8 PROCESSUS D'APPROBATION DE L'INSTALLATION D'UN SYSTÈME DE VIDÉOSURVEILLANCE a. Toute demande concernant l'installation d'équipements de vidéosurveillance ou de modification aux équipements installés doit faire l'objet d'une ÉFVP par le Comité d'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. La recommandation est ensuite remise à la direction générale. b. La demande écrite est faite par le directeur ou par le responsable de la vidéosurveillance et transmise au responsable de l'accès; il faut démontrer dans la demande que les règles d'utilisation prévues par les articles 6.1 et 6.2 de la Politique sont respectées. c. Le Comité, lorsqu'il est saisi d'une demande d'installation d'un nouveau système et après avoir procédé à une ÉFVP, soumet une recommandation à la Direction générale pour décision. d. La direction générale peut refuser ou approuver la demande d'installation ou de modification d'un équipement de vidéosurveillance et justifie les motifs de sa décision. Cette dernière est finale. Si elle accepte la demande, elle en informe le directeur qui peut alors faire une requête auprès des technologies de l'information pour donner suite à la demande. Le directeur est également responsable de communiquer avec le responsable de la vidéosurveillance afin qu'un suivi approprié puisse être fait à son niveau. 9 ACCÈS AUX POSTES DE SURVEILLANCE, AUX ÉQUIPEMENTS D'ENREGISTREMENT DU SYSTÈME DE VIDÉOSURVEILLANCE ET À LA BASE DE DONNÉES DES ENREGISTREMENTS a. Afin d'assurer la protection des équipements de vidéosurveillance et des renseignements personnels, seul le responsable de l'accès et le responsable de la vidéosurveillance peuvent accéder aux postes de surveillance, aux équipements d'enregistrement du système de vidéosurveillance et à la base de données des enregistrements. b. Nonobstant ce qui précède, dans les cas de vidéosurveillance en temps réel, le directeur ayant requis ladite surveillance ou les personnes qu'il désigne, sur autorisation du responsable de l'accès ont également accès aux postes de surveillance. Il est entendu que même en cas de vidéosurveillance en temps réel, l'accès aux postes de surveillance doit être limité à ceux pour qui il est nécessaire d'y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions. Les postes de surveillance et les serveurs sont situés dans un local protégé et verrouillé en tout temps. L'accès aux données se fait grâce à un mot Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 8 de passe connu uniquement des technologies de l'information. c. Le responsable de la vidéosurveillance et les directeurs doivent être bien au fait des règles visant à protéger la vie privée. Il en est de même des sous-traitants embauchés, le cas échéant, en lieu et place du personnel permanent. Les sous-traitants doivent signer un engagement de confidentialité et le remettre au responsable de l'accès. d. Le visionnement des enregistrements n'est effectué que sur demande du responsable de l'accès, de la direction générale ou d'un corps policier dans le cadre, notamment, d'une enquête ou à la suite d'un évènement ou d'un accident précis ayant porté atteinte aux personnes ou aux biens de la Ville. e. Le visionnement des enregistrements est effectué par le responsable de la vidéosurveillance, accompagné ou non du directeur, du responsable de l'accès ou d'un membre d'un corps policier. Le nombre de personne autorisée à visionner les enregistrements doit être limité au strict minimum et est assujetti à une obligation de confidentialité. f. Le directeur ou les personnes qu'il désigne qui souhaitent visionner un enregistrement doivent en faire la demande via le formulaire disponible dans la plateforme de billetterie et indiquer clairement le motif de sa demande, la période visée par celle-ci ainsi que son objet. g. Le visionnement peut s'effectuer de deux façons : - En l'absence d'enquête policière ou administrative : par une connexion aux serveurs par le responsable de la vidéosurveillance en présence de la personne ou des personnes autorisées à effectuer le visionnement - aucune copie de l'enregistrement ni aucune capture d'écran n'est remise. - En cas d'enquête policière ou administrative : par la remise d'une copie de l'enregistrement ou de capture d'écran à la personne autorisée ou au corps de police qui doivent s'assurer de la confidentialité des documents obtenus, ne pas en faire de copie et ne pas diffuser ceux-ci d'aucune manière à moins que ce ne soit nécessaire dans le cadre d'un recours devant les tribunaux. 10 PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Les renseignements recueillis par le système de vidéosurveillance le sont uniquement aux fins de protection des personnes et des biens appartenant à la Ville. 10.1 Accès et diffusion de l'information a. Les principes de bases énoncés à la Loi et régissant la collecte, la conservation, la communication et l'utilisation des renseignements personnels, s'appliquent à tous renseignements personnels recueillis par la vidéosurveillance avec enregistrement; Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 9 b. Toute demande de communication de renseignements personnels recueillis par un système de vidéosurveillance doit être faite auprès du responsable de l'accès, conformément à la Loi. c. Les enregistrements peuvent être mis à la disposition des instances et des corps policiers concernés sur demande, en cas d'exigences judiciaires et d'enquêtes policières ou administratives. d. Les enregistrements ne doivent pas être appariés ou couplés avec d'autres fichiers, ni être partagés, ni servir à constituer des banques de données. 10.2 Modalités de conservation et de destruction des données a. Les renseignements recueillis et enregistrés dans une base de données informatisée sont conservés pour une période maximale de 30 jours et détruits de façon systématique à la fin de cette période. b. Le système de vidéosurveillance avec enregistrement utilisé par la Ville est doté d'une fonction automatique de destruction des enregistrements après le délai préprogrammé de 30 jours. c. Cependant, si les enregistrements sont nécessaires aux fins d'une enquête policière ou administrative, ils seront détruits à la fin de l'enquête ou des procédures judiciaires qui font suite à cette enquête, conformément au Calendrier de conservation de la Ville, c'est-à-dire jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel et/ou jusqu'à ce que le jugement soit exécuté. d. La destruction des données recueillies peut se faire en enregistrant de nouvelles données sur une bande ou un disque, ce qui a pour effet d'effacer les données précédentes, ou en détruisant la bande, le disque ou les autres supports de données de façon sécuritaire. 10.3 Registres a. Le responsable de la vidéosurveillance doit remettre au responsable de l'accès, au plus tard le 28 février de chaque année une mise à jour du « Registre des équipements de vidéosurveillance installés ou utilisés » portant sur tout système de vidéosurveillance installé et couvrant l'année précédente. b. Au plus tard à cette même date, le responsable de la vidéosurveillance doit produire un «Registre d'accès et de visionnement du matériel enregistré » couvrant l'année précédente au responsable de l'accès. La nécessité de maintenir un système de vidéosurveillance sera alors réévaluée, en concertation avec le Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Politique sur l'utilisation de la vidéosurveillance | Juillet 2024 10 10.4 Utilisation des données recueillies Les images recueillies peuvent être utilisées aux fins suivantes exclusivement : - Afin d'assurer la protection des biens et des personnes ; - Afin d'obtenir des informations suivant un acte répréhensible ou criminel ; - Afin de poursuivre tout contrevenant en justice. En cas d'incident de sécurité impliquant des renseignements personnels, le responsable de l'accès applique le plan de réponse en cas d'incident de confidentialité. 11 ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique abroge et remplace la Politique au même effet adoptée le 5 mai 2014 par la résolution 167-05-2014 et entre en vigueur à la date de son adoption par le Conseil municipal.