Politique de gestion des réserves financières

Laval, Quebec

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SERVICE DES FINANCES 1333. boulevard Chomedey, bureau 601, C.P. 422, succursale Saint-Martin, Laval (Québec) H7V 3Z4 Téléphone : (450) 978- 6888, poste 5703 - Télécopieur : (450) 978-5799 Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés, de l'excédent de fonctionnement non affecté et provision pour dépenses imprévues Mai 2019 SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés, de l'excédent de fonctionnement affecté et provision pour dépenses imprévues TABLE DES MATIÈRES 1. PRÉAMBULE ........................................................................................................................................... 1 2. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE .............................................................................................................. 1 3. ENCADREMENT LÉGAL ......................................................................................................................... 2 4. PRATIQUES DE GESTION ...................................................................................................................... 2 4.1. Réserves financières, fonds réservés, excédent de fonctionnement affecté et provision pour dépenses imprévues affectées aux opérations de fonctionnement ................................................... 3 4.1.1. Niveau global projeté ............................................................................................................................. 3 4.1.2. Utilisation ............................................................................................................................................. 3 4.1.3. Modifications ou ajouts de nouvelles réserves financières ou fonds réservés .............................................. 3 4.1.4. Réserves financières ............................................................................................................................. 4 4.1.5. Équilibre budgétaire .............................................................................................................................. 5 4.1.6. Provision incluse dans le budget de fonctionnement ................................................................................. 5 4.2. Réserves financières, fonds réservés et excédent de fonctionnement affecté au financement des immobilisations ................................................................................................................................. 6 4.2.1. Niveau global projeté ............................................................................................................................. 6 4.2.2. Utilisation ............................................................................................................................................. 7 4.2.3. Intérêts ................................................................................................................................................ 7 4.2.4. Ajouts de nouvelles réserves financières ou fonds réservés ...................................................................... 7 4.2.5. Réserves financières ............................................................................................................................. 7 4.2.6. Fonds réservés ..................................................................................................................................... 9 4.3. Excédent de fonctionnement non affecté ........................................................................................ 12 4.3.1 Seuil minimal de l'excédent de fonctionnement non affecté .............................................................................. 12 4.3.2 Utilisation ........................................................................................................................................... 12 4.3.3 Affectations annuelles de l'excédent de fonctionnement de l'exercice terminé ....................................................... 12 SERVICE DES FINANCES 5 RAPPORT, SUIVI ET REDDITION DE COMPTES ................................................................................ 13 6 MISE À JOUR DE LA POLITIQUE ......................................................................................................... 13 7 DÉROGATION A CETTE POLITIQUE ................................................................................................... 13 ANNEXE 1 - LISTE DES FONDS RÉSERVES ........................................................................................... 14 ANNEXE 2 - SEUIL MAXIMAL DES RÉSERVES FINANCIÈRES ET FONDS RÉSERVES ...................... 15 ANNEXE 3 - CALCUL DE L'EXCÉDENT BUDGETAIRE DES ACTIVITÉS (NEIGE ET PRODUITS CHIMIQUES) ............................................................................................................................................... 16 SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 1 1. Préambule L'administration municipale de la Ville de Laval accorde une grande importance à la saine gestion financière de la Ville. Une gestion financière prudente implique que la Ville prévoit des réserves suffisantes pour faire face à des situations exceptionnelles ou imprévues, à la stabilisation des charges fiscales ou encore en prévision de la réalisation de projets d'immobilisations pour lesquels elle juge pertinent d'accumuler les sommes nécessaires à leur financement. Des situations exceptionnelles ne peuvent être raisonnablement prévues au moment de la préparation du budget. L'objectif des réserves est d'assurer une stabilité financière à la Ville afin de faire face à ces imprévus tout en maintenant les services à la population. L'analyse de la situation permettra d'identifier si ces dépenses sont de natures récurrentes ou non. Dans un premier temps, les réserves permettront alors d'affronter cette situation sans conséquences négatives pour les citoyens. Dans un second temps, les réserves laisseront à l'administration municipale le temps nécessaire pour identifier des solutions et mettre en place de nouvelles mesures si ces dépenses s'avéraient récurrentes. Des réserves financières peuvent être mises en place afin de stabiliser certaines charges fiscales. L'utilisation de ces réserves permettra d'atténuer l'impact négatif, sur les finances de la Ville, des variations importantes de certaines dépenses. En effet, certains produits essentiels dans les services à rendre à la population de la municipalité présentent des prix très volatils et sujets aux conditions du marché. De plus, les quantités nécessaires de certains produits et services peuvent varier de façon importante d'une année à l'autre, entre autres selon les conditions météorologiques. Les réserves peuvent également servir à financer les différents projets d'immobilisations de la Ville. Cette source de financement permet alors d'éviter de recourir aux emprunts et de contrôler ainsi le niveau d'endettement de la Ville. Un niveau d'endettement faible assurera à la municipalité des taux d'intérêt moins élevés et diminuera la pression sur l'atteinte de l'équilibre budgétaire. Le financement des immobilisations par les réserves permet également de réagir rapidement dans des situations jugées plus urgentes, car aucun règlement d'emprunt n'est alors requis. Dans ce contexte, il est donc essentiel que la Ville puisse disposer de réserves (réserves financières, fonds réservés et excédent de fonctionnement affecté et non affecté) en conformité avec les lois qui la gouvernent. 2. Objectifs de la politique Les objectifs poursuivis par la présente politique sont de :  gérer adéquatement les finances de la Ville, en ayant les marges de manœuvre nécessaires pour résoudre les situations exceptionnelles ou imprévues;  assurer la stabilité financière de la Ville en nivelant certaines catégories de dépenses qui peuvent varier de façon importante d'une année à l'autre;  éviter de réduire abruptement le niveau de services offerts aux citoyens;  assurer une situation budgétaire équilibrée en tout temps;  financer les projets d'immobilisations en conformité avec le Programme Triennal d'Immobilisations (PTI) afin de limiter le recours aux emprunts; SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 2  définir les mécanismes de constitution, de dotation et d'utilisation des réserves financières, des fonds réservés et des excédents de fonctionnement. 3. Encadrement légal Réserves financières Toutes réserves financières, à l'exception de celles visant les services de l'eau et de la voirie ou celles créées afin de répondre à une exigence gouvernementale, doivent être créées par règlement et adoptées par le Conseil municipal. La Loi sur les cités et villes édicte aux articles 569.1 à 569.11 les obligations à respecter. Les réserves financières visant les services de l'eau et de la voirie ainsi que les réserves financières visant à répondre à une exigence gouvernementale sont créées par résolution du Conseil municipal. Fonds réservés Ces fonds sont créés par règlement ou par résolutions du Conseil afin de répondre à des besoins spécifiques en conformité avec différentes lois. L'Annexe 1 de la présente politique énumère ces différents Fonds. Excédent de fonctionnement accumulé L'excédent ou le déficit accumulé constitue, en vertu des principes comptables généralement reconnus, la somme de tous les excédents et les déficits annuels accumulés par l'organisme municipal. Il est composé entre autres des réserves financières et des fonds réservés ainsi que des éléments indiqués ci-dessous.  Excédent de fonctionnement non affecté Représente la partie de l'excédent accumulé qui n'a aucune restriction quant à son utilisation.  Excédent de fonctionnement affecté Ce poste comprend la partie de l'excédent accumulé dont l'utilisation est réservée par résolution ou règlement à des fins précises. L'utilisation, l'affectation et la réaffectation de l'excédent de fonctionnement sont de l'autorité du Conseil municipal. 4. Pratiques de gestion Pour atteindre les objectifs de la politique, la Ville se dote de pratiques de gestion. Ces pratiques servent de guide aux autorités municipales ainsi qu'aux gestionnaires quant aux moyens à prendre lorsque surviennent des imprévus, des dépenses plus élevées que prévu ou pour le financement des dépenses en immobilisations. La présente politique ne traite pas des réserves financières, des fonds réservés ou excédent de fonctionnement affecté dont l'utilisation et l'alimentation sont déjà prévues par la Loi ou une norme comptable prévue au manuel de présentation de l'information financière municipale et pour lesquels la Ville n'a pas de pouvoir discrétionnaire sur ces sommes. Parmi ceux-ci, mentionnons la réserve financière pour les soldes disponibles des règlements d'emprunts fermés et l'excédent de fonctionnement affecté à la cession des actifs. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 3 4.1. Réserves financières, fonds réservés, excédent de fonctionnement affecté et provision pour dépenses imprévues affectées aux opérations de fonctionnement La Ville œuvre dans différents secteurs d'activités. Ses opérations peuvent comporter certains risques financiers lesquels peuvent perturber sa stabilité financière. La Ville doit obligatoirement constituer une réserve générale afin d'être en mesure d'assumer des dépenses imprévues. Cette pratique permet d'associer les risques financiers en fonction de l'ampleur de l'activité, de la récurrence des événements et du contrôle que les gestionnaires peuvent exercer sur les coûts. Il en découle une appréciation des niveaux de réserves souhaitables. Ces derniers seront réévalués tous les 5 ans à compter de la date d'adoption de la présente politique. 4.1.1. Niveau global projeté Le niveau global projeté d'une réserve financière ou d'un fonds réservés, à l'exception des dépenses d'élection, ne doit pas être supérieur à la somme des éléments ci-dessous :  a) 50 % du budget annuel de cette activité;  b) 20 % du montant calculé en a) afin de tenir compte des variations éventuelles jusqu'à la prochaine révision des seuils. 4.1.2. Utilisation Toute utilisation d'un montant provenant d'une réserve financière, d'un fonds réservé ou de l'excédent de fonctionnement nécessite l'autorisation du Conseil municipal à moins qu'une délégation particulière soit prévue au règlement décrétant les délégations requises au Comité exécutif, aux fonctionnaires et employés de la Ville (règlement municipal L-12432) ou dans le règlement ou la résolution créant la réserve. 4.1.3. Modifications ou ajouts de nouvelles réserves financières ou fonds réservés Pour modifier ou ajouter de nouvelles réserves financières ou fonds réservés ayant pour objectif la stabilisation des dépenses fluctuantes, l'incidence budgétaire doit avoir été observée préalablement. Ainsi, le poste budgétaire doit avoir subi au moins deux variations importantes totalisant au moins 10 % au cours des 5 dernières années, de plus le montant de ces variations doit être supérieur à 2 M$. L'ajout de nouvelles réserves financières ou fonds réservés peut également provenir de la décision de consacrer annuellement des sommes à des besoins spécifiques, ponctuels ou récurrents, selon des critères énoncés à cet effet. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 4 4.1.4. Réserves financières 4.1.4.1. Réserve de stabilisation des dépenses fluctuantes La Ville œuvre dans différents secteurs d'activités. Ses opérations peuvent comporter certains risques financiers lesquels peuvent perturber sa stabilité financière. À cet égard, la Ville a identifié les secteurs indiqués ci-dessous. Chacun de ces éléments constituant cette réserve est géré de façon distincte tout en respectant le montant global projeté inscrit au règlement.  Déneigement : a) Alimentation : La réserve est alimentée par le versement de la totalité des excédents budgétaires tirés de ces activités (voir annexe 3), des revenus d'intérêts générés par les liquidités de cette réserve financière ainsi que de toute somme affectée par le Conseil. b) Seuil : Montant minimum : 20 % du budget annuel de cette activité; Montant maximum : 50 % du budget annuel de cette activité. c) Utilisation et renflouement : Cette réserve est destinée à combler le dépassement budgétaire en matière de déneigement.  Produits chimiques : a) Alimentation : La réserve est alimentée par le versement de la totalité des excédents provenant des postes budgétaires pour l'achat des produits chimiques pour le traitement des eaux potables et usées (voir annexe 3), des revenus d'intérêts générés par les liquidités de cette réserve financière ainsi que de toute somme affectée par le Conseil. b) Seuil : Montant minimum : 10 % du budget annuel de cette activité; Montant maximum : 50 % du budget annuel de cette activité. c) Utilisation et renflouement : Cette réserve est destinée à combler le dépassement budgétaire en matière d'utilisation des produits chimiques pour le traitement des eaux.  Dépenses d'élection : a) Alimentation : La réserve est alimentée par une affectation annuelle du budget courant correspondant à 25 % des coûts estimés de l'élection. b) Seuil : Montant minimum : 0 % lors d'une année d'élection; SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 5 Montant maximum : 75 % des coûts estimés. c) Utilisation : Cette réserve est utilisée lors d'une année d'élection. 4.1.5. Équilibre budgétaire 4.1.5.1. Affectation de l'excédent de fonctionnement accumulé Plusieurs événements peuvent survenir lors de la préparation du budget annuel. Ainsi, l'adoption de nouvelles lois en fin d'année pourrait faire augmenter les dépenses ou réduire les revenus. De plus, certaines nouvelles dépenses non récurrentes peuvent apparaitre au cours d'un exercice afin de réaliser un projet précis. Il est donc prudent de réserver un montant à même l'excédent accumulé afin de financer ces réalisations. Ces sommes permettent d'équilibrer le budget tout en diminuant l'impact financier sur les citoyens. a) Alimentation : L'équilibre budgétaire est alimenté par une affectation de l'excédent de fonctionnement non affecté suite à une résolution du Conseil. b) Seuil : Le montant de cette affectation annuelle ne doit pas excéder 1,75 % des revenus prévus au budget de fonctionnement de l'exercice en cours. Toutefois, ce seuil est porté à 2,50 % lorsqu'il s'agit de financer un changement de stratégie fiscale ou pour financer l'intégration au budget de dépenses récurrentes sur plus d'un exercice. c) Utilisation : Une affectation de l'excédent de fonctionnement non affecté aux fins de l'équilibre budgétaire est utilisée pour financer des dépenses non récurrentes clairement identifiées au budget. L'équilibre budgétaire peut également être utilisé afin de financer temporairement un changement de stratégie fiscal des revenus ou pour intégrer des dépenses récurrentes au budget sur plus d'un exercice. 4.1.6. Provision incluse dans le budget de fonctionnement 4.1.6.1. Dépenses imprévues La planification budgétaire annuelle demeure une science dont l'ensemble des éléments est difficile à prévoir. À cet égard, il est prudent d'inclure au budget une provision suffisante pour faire face aux dépenses imprévues. a) Alimentation : La provision pour les dépenses imprévues est incluse au budget de fonctionnement. b) Seuil : Le niveau optimal de ce poste est déterminé annuellement dans le cadre de l'élaboration du budget. Toutefois, celui-ci doit ne doit pas être inférieur à 0,75 % du total des revenus de fonctionnement ni supérieur à 1,50 % du total des revenus de fonctionnement. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 6 c) Utilisation : Ce poste vise à financer certains événements ou dépenses non récurrentes sur lesquelles la Ville a peu ou pas de contrôle ainsi que de nouvelles activités non prévues au budget. Ces dépenses peuvent entre autres relever d'une obligation légale, d'un cas de force majeure ou d'une dépense ponctuelle dont la récurrence sera prise en considération lors de la préparation du budget de l'année suivante, le cas échéant. 4.2. Réserves financières, fonds réservés et excédent de fonctionnement affecté au financement des immobilisations Afin de réaliser les différents services que la Ville décide d'offrir à ses citoyens, elle doit pouvoir disposer des infrastructures requises. Parmi celles-ci, notons les routes, usines de traitement des eaux (potables et usées), parcs et espaces verts ainsi que les bâtiments municipaux (administratif, bibliothèque, poste de police, caserne de pompiers, etc.). Dans un souci d'efficacité, ces infrastructures doivent faire l'objet d'un entretien planifié. De plus, afin de répondre aux besoins de développement de la Ville, de nouvelles infrastructures doivent être construites ponctuellement. Dans un souci de saine gestion, la Ville désire poursuivre ses opérations de mises à niveau et de construction des infrastructures tout en minimisant les sources de financement externes. C'est dans cet esprit que la Ville a mis en place plusieurs réserves financières, fonds réservés, excédent de fonctionnement affecté pour la réfection, l'entretien et la construction d'infrastructures municipales ainsi que des affectations provenant du budget de fonctionnement afin de financer par paiement comptant des immobilisations. Lors de la création ou de la modification d'une réserve financière, la Ville doit s'assurer de respecter les restrictions prévues à l'article 569.5 de la Loi sur les cités et villes. Toute utilisation d'un montant provenant d'une réserve financière, d'un fonds réservé ou de l'excédent de fonctionnement nécessite l'autorisation du Conseil municipal à moins qu'une délégation particulière soit prévue au règlement décrétant les délégations requises au Comité exécutif, aux fonctionnaires et employés de la Ville (règlement municipal L-12432). 4.2.1. Niveau global projeté Le règlement ou la résolution créant une réserve financière ou un fonds réservés doit prévoir un seuil maximal, à moins que celui-ci ne soit pas requis par la loi. Ce seuil sera établi en autres en fonction des critères énumérés ci-dessous :  La valeur des actifs concernés ;  Le niveau d'investissement requis au cours des prochains exercices ;  Le déficit d'entretien constaté. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 7 4.2.2. Utilisation En plus de l'acquisition des immobilisations, ces fonds peuvent également être utilisés afin de rembourser par anticipation une dette contractée pour financer une immobilisation en lien avec la réserve financière ou le fonds réservé. À l'exception des réserves financières crées en vertu des articles 569.7 à 569.11 de la Loi sur les cités et villes, les soldes non utilisés lors de l'annulation d'une réserve financière ou d'un fonds réservé doivent être affectés à la réserve financière pour le paiement comptant des immobilisations. De plus, dans le cas des réserves financières et fonds réservés créés par une taxe spéciale imposée sur les immeubles d'un secteur, les fonds non utilisés doivent être redistribués aux contribuables de ce secteur. 4.2.3. Intérêts Les revenus d'intérêts générés par les liquidités des réserves financières et fonds réservés sont affectés à ces réserves financières et fonds réservés selon une base de répartition tenant compte du poids relatif des liquidités de chacun. 4.2.4. Ajouts de nouvelles réserves financières ou fonds réservés Pour ajouter de nouvelles réserves financières ou fonds réservés, la nature des dépenses en immobilisations visées par cette nouvelle réserve financière ou fonds réservés doit répondre à un des critères suivants :  Dépenses en immobilisations de nature récurrente;  Les coûts estimés de l'immobilisation sont supérieurs à 5 M$. 4.2.5. Réserves financières 4.2.5.1. Service de l'eau a) Alimentation : La réserve est alimentée principalement par une taxe spéciale annuelle pour le service de l'eau ainsi que toute autre source déterminée par le Conseil municipal. Le taux de cette taxe est déterminé annuellement lors de la préparation des budgets et tient compte entre autres des projets d'infrastructures pour le service de l'eau prévus au programme triennal d'immobilisations. b) Seuil : Le montant de cette réserve ne doit pas excéder 35 % du solde des immobilisations non amorties des infrastructures des services de l'eau tel que présenté dans les derniers états financiers vérifiés disponibles. c) Utilisation : Son utilisation est limitée aux dépenses prévues à l'article 569.7 de la Loi sur les cités et villes, à savoir : réseau d'aqueduc, réseau d'égout et de façon générale l'alimentation en eau et l'assainissement des eaux. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 8 4.2.5.2. Paiement comptant des immobilisations [La réserve actuelle de « Réfection des infrastructures désuètes et projets d'aménagements et de développement urbain structurant » sera convertie afin de créer la réserve pour paiement comptant.] a) Alimentation : Cette réserve est alimentée entre autres des sommes provenant du Fonds général affecté par le Conseil municipal et d'une taxe prélevée sur les terrains vagues non desservis. b) Seuil : Cette réserve financière est limitée à 150 M$. c) Utilisation : Cette réserve financière est utilisée pour l'achat comptant d'immobilisations afin de réduire le recours aux emprunts, le tout en conformité avec le financement prévu au programme triennal d'immobilisations. 4.2.5.3. Gestion des déchets a) Alimentation : Cette réserve est alimentée des sommes provenant du Fonds général affectées par le Conseil municipal. b) Seuil : Cette réserve financière est limitée à 50 M$. c) Utilisation : Son utilisation est limitée aux éléments prévus au règlement L-11480, soit l'implantation de nouvelles infrastructures pour la gestion des déchets de la municipalité. 4.2.5.4. Réalisation des travaux Val-des-Brises a) Alimentation : Cette réserve est alimentée par une taxe spéciale imposée sur les immeubles de ce secteur. Cette réserve est à durée limitée et prendra fin lors de l'imposition du règlement d'emprunt décrétant ces travaux. b) Seuil : Cette réserve financière est limitée aux coûts de constructions estimés pour la réalisation de ce projet, soit 30 M$. c) Utilisation : Son utilisation est limitée aux éléments prévus au règlement L-11634 et ses amendements, soit la réalisation des travaux de construction de l'échangeur Val-des-Brises. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 9 4.2.5.5. Honoraires professionnels a) Alimentation et renflouement : Cette réserve est alimentée des sommes provenant du Fonds général affectées par le Conseil municipal. Cette réserve est également alimentée des renflouements prévus à l'article 544.1 de la Loi sur les cités et villes. Ainsi, après adoption du règlement d'emprunt visant à financer la réalisation des travaux municipaux, on procède au renflouement des sommes puisées à même cette réserve pour financer les dépenses préliminaires à la réalisation des travaux visées par le règlement d'emprunt. b) Seuil : Cette réserve financière est limitée à 10 M$. c) Utilisation : Son utilisation est limitée aux éléments prévus au règlement L-11078 et ses amendements, soit de pourvoir au paiement des dépenses préliminaires concernant les honoraires professionnels nécessaires à la réalisation des travaux municipaux financés à long terme. 4.2.6. Fonds réservés 4.2.6.1. Fonds local - réfection et entretien de certaines voies publiques a) Alimentation : Ce fonds est alimenté par les sommes payables par les exploitants des sites de carrières ou de sablières situés sur le territoire de la Ville. b) Seuil : Comme il s'agit d'un fonds créé en vertu d'une obligation prévue à la Loi sur les cités et villes (articles 78.1 à 78.15), il n'y a pas de montant maximum prévu à ce fonds. c) Utilisation : Son utilisation est limitée à la réfection ou à l'entretien des voies publiques municipales par lesquelles transitent des matières qui sont extraites des sites d'une carrière ou d'une sablière située sur le territoire de Laval. Ces sommes peuvent également servir à la réalisation de travaux visant à pallier les inconvénients liés au transport de ces substances. Le Service de l'ingénierie doit tenir et mettre à jour les cartes délimitant le territoire dans lequel ces travaux peuvent être effectués. Les travaux de réfection ou d'entretien des boulevards et de toutes voies secondaires menant directement à l'accès d'une carrière et d'une sablière et situés dans ce périmètre sont financés à 100 % par cette réserve. Les travaux de réfection de routes situées dans le territoire délimité par le service de l'ingénierie seront financés par le fonds des carrières et sablières lorsque ces travaux sont requis avant que la route ait atteint sa durée de vie utile, et ce en comparaison des autres routes situées sur le territoire de la municipalité. Dans le cas où les travaux sont effectués lorsque la route a atteint la même durée de vie moyenne que les autres routes de la municipalité, le fonds des carrières et sablières ne pourra alors être utilisé pour financer ces travaux. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 10 L'utilisation du fonds réservé à des fins d'entretien des voies publiques est également permise. Toutefois, son utilisation est limitée aux situations où les coûts sont facilement identifiables et qu'une méthode objective de répartition des coûts peut être appliquée. 4.2.6.2. Fonds de roulement a) Alimentation et renflouement : Ce fonds est alimenté des sommes provenant du Fonds général affectées par le Conseil municipal. Le Conseil doit également prévoir chaque année, à même son Fonds général, une somme suffisante pour rembourser les emprunts contractés antérieurement au Fonds de roulement. b) Seuil : Ce fonds réservé est actuellement limité à 13 M$ selon les résolutions du Conseil. c) Utilisation : Son utilisation est limitée à des dépenses de nature capitalisable, non prévue au programme triennal d'immobilisations. 4.2.6.3. Fonds de parcs et terrains de jeux a) Alimentation : Ce fonds réservé est alimenté par les contributions en argent versées lors de l'approbation des plans de subdivision. b) Seuil : Ce fonds réservé est créé en vertu des dispositions législatives prévues à la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme. Aucun montant maximum n'est prévu. c) Utilisation : Son utilisation est limitée aux éléments prévus à l'article 117.15 de la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme, soit pour l'achat et l'aménagement de terrains à des fins de parcs ou de terrains de jeux, l'achat de terrains à des fins d'espaces naturels, l'achat de végétaux ainsi que la plantation de ceux-ci dans la municipalité. 4.2.6.4. Fonds local d'investissement a) Alimentation : Ce fonds réservés est alimenté des sommes transférées de l'ancien Centre local de développement (CLD), des sommes provenant des gouvernements et destinées à cette fin, des remboursements de prêts consentis dans le cadre de fonds réservés ainsi que des sommes provenant du Fonds général affecté par le Conseil municipal. b) Seuil : Ce fonds réservé est limité à 10 M$. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 11 c) Utilisation : Son utilisation est limitée à des aides financières destinées au démarrage ou à la croissance des entreprises situées sur le territoire lavallois. L'aide financière est consentie sous forme de prêts, prêts participatifs ou garanties de prêts. L'aide financière ne pourra être consentie qu'après avoir obtenu une recommandation d'un comité indépendant chargé d'analyser les demandes d'aides financières. 4.2.6.5. Fonds pour le stationnement a) Alimentation : Ce fonds réservé est alimenté des sommes provenant des compensations versées par les propriétaires qui demandent une exemption de fournir des cases de stationnement requises en vertu du règlement L-2000. b) Seuil : Ce fonds réservé est limité à 10 M$. c) Utilisation : Son utilisation est limitée à l'achat ou à l'aménagement d'immeubles servant au stationnement. 4.2.6.6. Fonds pour le remembrement agricole a) Alimentation : Ce fonds réservé est alimenté des sommes provenant de la surtaxe imposée sur les terrains vagues non desservis situés en zone agricole et dont la superficie n'excède pas 3 300 mètres carrés. b) Seuil : Ce fonds réservé est limité à 15 M$. c) Utilisation : Son utilisation est limitée au remembrement des terrains situés en zone agricole ainsi qu'à la remise en exploitation de ces terrains à des fins agricoles. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 12 4.3. Excédent de fonctionnement non affecté L'excédent de fonctionnement non affecté constitue pour la Ville une source de financement à laquelle elle peut recourir pour financer ses opérations ou pour procéder à l'acquisition d'immobilisations. Ainsi, afin de se donner les moyens de réaliser ses objectifs, la Ville désire mettre en place des balises afin d'encadrer l'utilisation de l'excédent de fonctionnement non affecté. 4.3.1 Seuil minimal de l'excédent de fonctionnement non affecté Pour conserver son agilité opérationnelle permettant de réagir rapidement à des problématiques ou des opportunités qui peuvent survenir au cours d'un exercice ainsi qu'afin d'assurer sa stabilité financière, l'excédent de fonctionnement non affecté devrait être maintenu à niveau se situant à 2,5 % des revenus prévus au budget de fonctionnement de l'exercice en cours. Aux fins de cet article, l'excédent de fonctionnement non affecté est celui constaté aux états financiers réduit du montant prévu au programme triennal d'immobilisations à titre de financement provenant de l'excédent de fonctionnement non affecté qui n'a pas encore fait l'objet d'une résolution du Conseil. 4.3.2 Utilisation L'utilisation de l'excédent de fonctionnement non affecté est limitée au financement des éléments suivants :  Dépenses non récurrentes intégrées au budget de fonctionnement en respect de l'article 4.1.5 ainsi que de toutes autres dépenses à la discrétion du Conseil;  Immobilisations destinées à l'ensemble des citoyens et dont les coûts du projet sont supérieurs à 5 M$;  Remboursement anticipé de la dette à long terme. 4.3.3 Affectations annuelles de l'excédent de fonctionnement de l'exercice terminé Dans le but d'alimenter et maintenir les réserves financières, les fonds réservés et les excédents de fonctionnement accumulés nécessaires à la stabilité financière de la Ville, après la publication des états financiers, l'excédent de fonctionnement de l'exercice sera affecté dans l'ordre et de la façon suivante et ce, jusqu'à ce que l'excédent de fonctionnement de l'exercice soit complètement distribué. 1. Affecter à la réserve financière des dépenses fluctuantes la totalité des excédents budgétaires provenant des activités de déneigement et de l'achat des produits chimiques pour le traitement des eaux potables et usées; 2. Rétablir, à la date de publication des états financiers, les seuils minimaux prévus à la réserve financière pour les dépenses fluctuantes; 3. Rétablir, à la date de publication des états financiers, le seuil minimal prévu pour l'excédent de fonctionnement non affecté; 4. Renflouer le fonds de roulement; SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 13 5. Affecter 50 % du solde résiduel de l'excédent de fonctionnement de l'exercice à la réserve financière pour le paiement comptant des immobilisations; 6. Le solde demeure à l'excédent de fonctionnement non affecté 5 Rapport, suivi et reddition de comptes Le Service des finances déposera annuellement pour information au Conseil municipal un rapport de reddition de comptes portant sur l'utilisation faite durant la dernière année des réserves financières, fonds réservés et excédent de fonctionnement accumulé affecté. Ce rapport présente pour chacune des réserves financières, fonds réservé ou excédent de fonctionnement affecté les éléments suivants :  Montant autorisé  Solde au 1er janvier  Augmentation durant l'exercice (par grande catégorie de provenance)  Utilisation durant l'exercice (par grande catégorie de dépense)  Solde au 31 décembre 6 Mise à jour de la politique La présente politique sera révisée tous les cinq ans. 7 Dérogation à cette politique Toute dérogation à cette politique doit faire l'objet d'une résolution par le Conseil municipal. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 14 Annexe 1 - Liste des Fonds Réservés Cette annexe présente les fonds réservés mis en place à la Ville de Laval, ainsi que les dispositions législatives régissant ceux-ci. Fonds d'amortissement Fonds mis en place afin de favoriser le remboursement des emprunts contractés par la Ville. (Loi sur les dettes et les emprunts municipaux, articles 34 à 48.1). Fonds de contributions à des travaux ou à des services municipaux Fonds destiné à financer l'ajout, l'agrandissement ou la modification d'infrastructures requis pour assurer la prestation accrue de services municipaux suite à une demande de permis. (Loi sur l'aménagement et l'urbanisme, article 145.22). Fonds de développement des territoires Fonds mis en place afin de favoriser le développement local et régional sur son territoire. (Loi sur le ministère des affaires municipales, des régions et de l'occupation du territoire, article 21.18; Loi sur les compétences municipales, article 126.3). Fonds de parcs et terrains de jeux Fonds mis en place afin de favoriser l'établissement, le maintien et l'amélioration de parcs et de terrains de jeux et la préservation d'espaces naturels. (Loi sur l'aménagement et l'urbanisme, articles 117.1 à 117.16). Fonds de roulement Fonds mis en place afin de favoriser le paiement comptant des dépenses de natures capitalisables (Loi sur les cités et villes, articles 569 à 569.0.5). Fonds réservé à la réfection et à l'entretien de certaines voies publiques Fonds mis en place à même les droits payables par les exploitants d'un site d'une carrière ou d'une sablière situé sur le territoire de la municipalité afin d'entreprendre des travaux de réfection et/ou d'entretien sur les voies publiques dont les exploitants effectuent le transport des marchandises. (Loi sur les compétences municipales, articles 78.1 à 78.15). Soldes disponibles des règlements d'emprunts fermés Ce poste représente l'ensemble des sommes disponibles à la suite de la fermeture des règlements d'emprunts dont les objets de ceux-ci ont été complètement réalisés. Le solde disponible correspond à l'excédent du financement sur le total des dépenses. (Loi sur les dettes et les emprunts municipaux, articles 7 à 8). Fonds pour le remembrement agricole Fonds mis en place afin de favoriser le remembrement des terrains situés en zone agricole et la remise en exploitation de ces terrains à des fins agricoles. (Charte de la Ville de Laval, section III, article 486.4). Fonds local d'investissement Fonds destiné notamment au démarrage ou à l'expansion d'entreprises en apportant une aide financière sous forme de prêts, prêts participatifs, de garanties de prêts ou autres. (Loi sur les compétences municipales, article 125). Fonds pour le stationnement Fonds constitué des compensations monétaires versées suite à une exemption par le Comité exécutif de fournir les cases de stationnement en vertu du règlement de zonage. (Loi sur l'aménagement et l'urbanisme, article 113). SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 15 Annexe 2 - Seuil maximal des réserves financières et fonds réservés Réserves financières Fonds réservés Soumis au calcul prévu l'article 569.5 de la LCV Fonctionnement Dépenses fluctuantes  Déneigement  Produits chimiques  Élection 20,0 M$ 3,0 M$ 3,0 M$ Oui Immobilisations Paiement comptant des immobilisations 150,0 M$ Oui Gestion des déchets 50,0 M$ Oui Travaux - Val-des-Brises 30,0 M$ Oui Honoraires professionnels 10,0 M$ Oui Service de l'eau Note 1 Non Fonds de roulement 13,0 M$ Oui Fonds local d'investissement 10,0 M$ Non Fonds pour le stationnement 10,0 M$ Non Fonds pour le remembrement agricole 15,0 M$ Non Fonds - Carrières et sablières Aucun Non Fonds de parcs et terrains de jeux Aucun Non Note 1 : 35 % du solde des immobilisations non amorties des infrastructures des services de l'eau tel que présenté dans les derniers états financiers vérifiés disponibles. SERVICE DES FINANCES Politique de gestion des réserves financières, des fonds réservés et de l'excédent de fonctionnement affecté Mai 2019 | 16 Annexe 3 - Calcul de l'excédent budgétaire des activités (neige et produits chimiques) Aux fins de l'application de la présente politique, le calcul de l'excédent budgétaire des activités de déneigement ainsi que des activités reliées aux achats des produits chimiques pour le traitement des eaux potables et usées se calculent comme suit : Déneigement : Budget original - déneigement XX Moins : Dépenses réelles - déneigement (XX) Excédent budgétaire XX Aux fins de ce calcul, les activités de déneigement sont comptabilisées dans le segment objectif sous le numéro « 3311 » de la codification comptable utilisé dans les systèmes informatiques ERP et inclus l'ensemble des dépenses (rémunération, services professionnels et techniques, location, entretien et réparations, achats de biens, etc. ) Produits chimiques : Budget original - produits chimiques pour le traitement des eaux potables et usées XX Moins : Dépenses réelles - produits chimiques pour le traitement des eaux potables et usées (XX) Excédent budgétaire XX Aux fins de ce calcul, les activités reliées aux achats des produits chimiques pour le traitement des eaux potables et usées sont comptabilisées dans le segment objectif sous les numéros « 4212 » et « 4411 » de la codification comptable utilisé dans les systèmes informatiques ERP et porte uniquement sur les dépenses du segment « compte » sous le numéro 116340. Virement en provenance de la réserve financière ou de l'excédent de fonctionnement en cours d'année Afin de combler un dépassement budgétaire pour ces activités, le Conseil peut par résolution affecter les crédits nécessaires afin de renflouer ces postes budgétaires à même la réserve financière ou à même l'excédent de fonctionnement non affecté. Selon les normes comptables en vigueur, les sommes non utilisées en fin d'année de cette affectation spécifique doivent être retournées à la réserve financière ou à l'excédent de fonctionnement non affecté. Suite à cette dernière opération, le budget et les dépenses seront alors en équilibre et aucun excédent budgétaire ne sera alors constaté pour ces activités.