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Avril 2025
Table des matières
1. Contexte
3
2. Élaboration de la politique
3
3. Champ d'application
4
4. Définitions
5
5. Vision
8
6. Objectifs
9
7. Principes et actions
10
8. Mise en application
13
9. Responsabilités
15
10. Entrée en vigueur
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Contribution : Toutes les illustrations présentées dans ce document ont été conçues par do2co.com.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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1. Contexte
La Politique d'approvisionnement responsable de la Ville de Laval (la « Ville ») guide l'intégration d'initiatives favorisant la transition socioécologique
dans sa démarche d'acquisition de biens et de services de manière éthique, locale et circulaire. Elle vise à contribuer à la préservation de
l'environnement, à la vitalité économique et à la qualité de vie de la communauté tout en respectant le cadre normatif en vigueur et les accords de
libéralisation des marchés publics.
Elle soutient la mise en œuvre de stratégies responsables en déploiement par la Ville à travers l'adoption transversale de mesures et de pratiques
innovantes et durables dans son processus contractuel. Cette Politique présente les orientations, les principes et les concepts ayant pour objectif de
guider les actions de l'ensemble des Services municipaux pour la sélection de biens et de services ainsi que pour la gestion des travaux, afin de
contribuer au développement d'une chaîne d'approvisionnement agile, résiliente et stimulée par les valeurs lavalloises, au bénéfice de la population.
2. Élaboration de la Politique
La présente Politique a été développée en collaboration avec les Services de la Ville dans un souci d'inclusion et de mobilisation des parties
prenantes et d'harmonisation des pratiques. Son élaboration constitue un jalon fondamental de la démarche structurante visant à implanter
l'approvisionnement responsable à l'échelle de la Ville et à guider les actions qui en découleront en fonction de la vision et des priorités en matière de
transition socioécologique et de développement durable.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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3. Champ d'application
Cette Politique s'applique de façon continue à l'ensemble des Services de la Ville concernés par le processus d'approvisionnement et sa mise en
œuvre, conformément à la Loi sur les cités et villes (RLRQ, c. C-19), aux accords commerciaux, au règlement L-12628 sur la gestion contractuelle, à
la procédure d'approvisionnement et aux divers règlements. Elle couvre les décisions concernant les contrats d'approvisionnement en biens et en
services, incluant les services techniques, les services professionnels et les travaux de construction, avec les entreprises, indépendamment du
montant et de leur mode de sollicitation de marché, dans la limite du cadre légal applicable en vigueur. Il convient que les fournisseurs,
sous-contractants et parties prenantes pertinentes s'y réfèrent, quelle que soit la nature de l'acquisition, contribuant ainsi à l'atteinte des objectifs
municipaux de préservation de l'environnement, d'amélioration du cadre de vie de la collectivité et de développement économique.
Bien que certains contrats ne soient pas spécifiquement visés par la présente Politique, les principes qui y sont établis, lorsqu'ils sont applicables et
opportuns, peuvent également être considérés dans la négociation de ces contrats impliquant la Ville, notamment les contrats ne comportant pas une
dépense ou les contrats visés par une exemption en vertu de la loi ou d'un règlement.
La présente Politique ne doit pas être interprétée comme créant des obligations légales pour la Ville.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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4. Définitions
Les définitions suivantes permettent une compréhension commune des termes utilisés dans la présente Politique. Ces définitions sont adaptées de la
Vitrine linguistique de l'Office québécois de la langue française (OQLF) ou d'une autre source, lorsque spécifiée.
Approvisionnement
responsable
Achat dont les impacts environnementaux, sociaux et économiques sont les plus positifs possibles sur toute la durée
du cycle de vie et qui aspire à réduire le plus possible les impacts négatifs :
En réduisant l'empreinte écologique (impacts environnementaux) ;
En réduisant autant que possible le risque pour la santé humaine et en contribuant au développement social ;
En favorisant la rentabilité et la stabilité financière de l'organisation ainsi que les retombées économiques des
collectivités locales.
(adapté d'ISO 20400 : 2017)
Cycle de vie
Étapes du cycle de vie d'un produit ou d'un service, dont : l'extraction et la transformation des matières premières,
la fabrication, l'emballage et la distribution, l'utilisation ainsi que la fin de vie.
Développement durable
S'appuie sur une vision à long terme qui prend en compte le caractère indissociable des dimensions
environnementale, sociale et économique des activités de développement.
(Loi sur le développement durable [RLRQ, c. D-8.1.1])
Écoconception
Conception de produits ou de procédés caractérisée par le souci de réduire ou de prévenir les impacts
environnementaux tout au long de leur cycle de vie.
Économie circulaire
Système de production, d'échange et de consommation qui repose sur des stratégies permettant d'optimiser
l'utilisation des ressources à chacune des étapes du cycle de vie des produits, dans le but de réduire les impacts
environnementaux et d'améliorer le bien-être des individus et des collectivités.
Économie collaborative
Modèle économique reposant sur la circulation des ressources entre organisations ou individus, avec ou sans
intermédiaire, au moyen de diverses pratiques collaboratives.
Économie de
fonctionnalité
S'appuie sur des produits durables dont on vend l'usage plutôt que les biens eux-mêmes. Les entreprises et les
consommateurs sont donc liés par des besoins d'usage plutôt que par la consommation de biens, ce qui encourage
une économie plus sobre en ressources. (CTTEI)
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Économie sociale
Secteur de l'économie composé d'activités productives d'entreprises coopératives, de sociétés mutuelles
d'assurance, d'associations et d'autres organisations assimilées sans but lucratif qui poursuivent la réalisation à la fois
d'une mission sociale et d'objectifs économiques. Au Québec, les entreprises de ce secteur sont encadrées par la Loi
sur l'économie sociale (RLRQ, c. E-1.1.1).
Équité, diversité et
inclusion (EDI)
EDI : Désigne un ensemble d'initiatives, politiques, stratégies, et pratiques qui visent à créer et maintenir une culture
professionnelle équitable et inclusive.
(Ville de Laval)
Équité : Se base sur le principe de justice et vise à rétablir les inégalités de départ de certains groupes de personnes,
en accordant la chance à tous d'atteindre les mêmes opportunités finales en limitant et en éliminant les obstacles.
C'est aussi veiller à ce que les mécanismes d'affectation des ressources et de prise de décision soient justes et
exempts de discrimination.
(Ville de Laval)
Diversité : Présence d'un éventail d'attributs et de qualités, qu'elles soient visibles ou invisibles. On y retrouve, sans
s'y limiter, les différences d'appartenance ethnoculturelle, de langue, de corporalité, de cognition, d'âge, d'orientation
sexuelle, d'identité de genre, d'opinions et d'idées, etc. *
(Points de vue et pratiques du recteur en matière d'EDI -- Universités Canada)
Inclusion : Création d'un environnement respectueux, accueillant et valorisant pour toutes les personnes ou groupes,
leur donnant l'opportunité de participer et de contribuer au succès collectif [...]. L'inclusion exige qu'on identifie et
supprime les obstacles qui nuisent à la participation et à la contribution des personnes.
(Ville de Laval)
Environnementaux,
sociaux et de
gouvernance (ESG)
Facteurs ou critères servant à évaluer une entreprise ou une organisation en fonction de son mode de gouvernance et
de ses effets sur l'environnement et la société, dans une optique d'investissement socialement responsable.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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Hiérarchie des 4RV
Principe d'action qui vise à assurer une saine gestion des
matières résiduelles et qui, pour ce faire, privilégie, par ordre de
priorité, de repenser le besoin, de réduire à la source, de
réemployer, de recycler et de valoriser.
Réduction à la source : Réduire à la source permet d'utiliser
moins de ressources et de générer moins de déchets.
Réemploi : Réutiliser un produit de nombreuses fois, en le
modifiant peu ou pas du tout.
Recyclage : Récupération de déchets que l'on transforme et
réintroduit dans un cycle de production pour fabriquer de
nouveaux produits.
Valorisation : Diverses façons dont on peut empêcher nos
déchets de finir à l'enfouissement par la réduction à la source,
la récupération, le recyclage des matières résiduelles et le
compostage.
Transition
socioécologique
Passage de l'état actuel du système à un état socialement plus juste, inclusif et écologiquement viable, rendu possible
grâce à une transformation de nos pratiques démocratiques, de nos modes de production, de consommation, de
vivre-ensemble et de nos représentations (récits), et s'appuyant sur l'établissement de rapports sociaux porteurs de
justice sociale et d'inclusion (TIESS, 2022).
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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5. Vision
La Ville veille au bien-être de sa
collectivité en contribuant à la vitalité
économique, sociale et
environnementale de son territoire
par des décisions
d'approvisionnement orientées vers la
durabilité. Elle entend prendre part au
mouvement de la gestion
responsable de l'approvisionnement
et se distinguer comme une
collectivité innovante et exemplaire
en se référant aux meilleures
pratiques basées sur des approches
et mesures reconnues et adaptées à
l'évolution des marchés.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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6. Objectifs
Afin d'accroître la part d'approvisionnement responsable en biens et en services de qualité et au meilleur coût possible, la Ville renforce et harmonise
sa démarche en considérant les principes environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) de la transition socioécologique dans ses stratégies
et ses décisions d'achat et de bonne gouvernance. En partenariat avec ses fournisseurs et sous-contractants, elle s'appuie notamment sur l'approche
du cycle de vie, sur les principes d'économie circulaire, dont l'écoconception et la hiérarchie des 4RV, ainsi que sur l'équité, la diversité et l'inclusion
(EDI) afin de contribuer à une performance intégrée de la chaîne d'approvisionnement au bénéfice de la collectivité. Les objectifs spécifiques sur
lesquels repose la Politique de la Ville et de ses Services sont :
Considérer les impacts environnementaux et sociaux inhérents à un produit ou à un service tout au long de leur cycle de vie, dans une approche
circulaire et collaborative;
Utiliser des approches et des stratégies d'approvisionnement responsable pertinentes selon les catégories de biens et de services en fonction du
marché;
Favoriser l'intégration de critères responsables dans les processus d'approvisionnement de biens et de services en considérant les aspects de la
transition socioécologique, de même que le recours à des certifications de gestion ou de produits, ou à des écoétiquettes environnementales;
Appliquer le principe des 4RV visant la hiérarchie d'actions à privilégier pour une saine gestion des matières résiduelles afin d'éviter le gaspillage
des ressources, de prolonger la durée de vie utile des produits et d'encourager les solutions de consommation collaborative, l'achat de produits à
base de matières recyclées, recyclables ou réparables;
Promouvoir et encourager le développement et le perfectionnement des connaissances et des compétences en approvisionnement responsable
auprès des membres du personnel;
Encadrer les processus d'approvisionnement vers une approche davantage responsable et agile et développer les outils en matière d'achats de
biens, d'exécution de travaux et d'obtention de services ;
Encourager les fournisseurs et les sous-contractants à s'engager ou à accélérer leur démarche de transition socioécologique et valoriser et
stimuler l'offre innovante et durable sur les marchés;
Générer et accroître la richesse et l'autosuffisance en favorisant l'approvisionnement local tout en tenant compte des coûts associés aux achats et
des accords de libéralisation des marchés publics qui le permettent;
Communiquer aux parties prenantes internes et externes les pratiques évolutives et innovantes, ainsi que la performance en matière
d'approvisionnement responsable dans une perspective d'amélioration continue.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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7. Principes et actions
La présente Politique intègre et favorise des principes et des critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) pour encadrer les actions
et les prises de décisions de la Ville en matière d'approvisionnement responsable en biens et en services. Dans le but d'atteindre sa vision et ses
objectifs, les enjeux ESG servent de piliers à la fonction achat et à sa démarche structurante.
Environnement
La considération des enjeux environnementaux dans les décisions d'approvisionnement vise à réduire les impacts sur l'environnement des achats de
la Ville. Elles prennent en compte les étapes du cycle de vie, les stratégies d'économie circulaire, dont la hiérarchie des 4RV, et permettent
notamment des actions telles que :
Privilégier des solutions qui répondent adéquatement au besoin;
Privilégier des solutions utilisant moins de matériaux, pour prévenir l'épuisement des matières
premières, ou des matériaux avec des impacts moins nocifs sur l'environnement en considérant le
cycle de vie complet, ce qui inclut notamment :
o
Sélectionner des biens recyclables et contenant des matériaux recyclés;
o
Sélectionner des biens durables, réutilisables et réparables (éviter l'obsolescence
programmée) et éliminer ou réduire les produits à usage unique;
o
Réduire les emballages et le suremballage;
o
Privilégier les solutions issues de l'économie de fonctionnalité (la location plutôt que
l'achat);
o
Privilégier les solutions issues de l'économie collaborative (disposition des biens excédentaires);
o
Réduire l'utilisation d'eau;
Contribuer à lutter contre la pollution de l'air, de l'eau et des sols;
Contribuer à l'atténuation et à l'adaptation aux changements climatiques, ce qui inclut notamment :
o
Privilégier les modes de transport et de mobilité durable à faibles émissions de gaz à effet de serre;
o
Considérer l'obtention de bilans carbones et environnementaux relatifs aux biens et à l'exécution des services;
Réduire l'utilisation d'énergie et privilégier les solutions favorisant l'efficacité énergétique (normes de rendement énergétique);
Privilégier des produits détenant une certification, une homologation ou une déclaration environnementale de produits.
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Social
Le processus d'approvisionnement responsable vise à faire bénéficier la collectivité de services de qualité
et d'une expérience agréable. Il s'adapte selon les volontés communes et est façonné par l'implication des
parties prenantes intéressées, telles que les membres du conseil municipal, le personnel, les fournisseurs
et la population. Dans les limites du cadre légal applicable, le processus permet notamment de :
Soutenir des entreprises et des organismes locaux;
Favoriser des entreprises et des organismes issus de l'économie sociale;
Encourager des entreprises qui adoptent l'équité, la diversité et l'inclusion (EDI), notamment dans leurs
pratiques de recrutement, leur modèle de gestion ou leur gouvernance;
Privilégier des entreprises offrant des conditions de travail dignes, dont une rémunération de qualité, la santé et la sécurité, des mesures pour lutter
contre la discrimination, etc.;
Respecter les droits de la personne et du travail, notamment en luttant contre le travail forcé et le travail des enfants sur les chaînes
d'approvisionnement;
Contribuer à lutter contre la pollution auditive, visuelle et lumineuse;
Participer à des regroupements d'achats;
Répartir un projet en lots afin de solliciter une plus grande participation des marchés publics tout en offrant un meilleur accès aux entreprises de
plus petite taille.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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Gouvernance
Le processus d'approvisionnement responsable vise à être clair et accessible pour les parties prenantes
internes et externes afin de le mettre en œuvre dans le cadre établit par cette Politique dans le respect des
valeurs de la Ville et du contexte légal et réglementaire.
Des outils d'aide à la décision sont mis à la disposition du personnel lui permettant de prendre des
décisions dans une perspective de transition socioécologique, en s'appuyant sur le principe de non-
régression favorisant l'amélioration continue et les principes de bonne gouvernance de
l'approvisionnement (équité, intégrité et transparence).
Une saine gestion permet notamment à la Ville de :
Favoriser le fournisseur qui prend en compte le développement durable et divulgue la performance
environnementale, sociale et de gouvernance de ses activités dans le cadre de sa gestion et de la mise
en œuvre de ses pratiques.
Faire preuve d'agilité pour encourager les fournisseurs innovants (d'un point de vue environnemental ou social) et leur permettre de faire leurs
preuves, notamment par le biais de projets pilotes.
Favoriser des fournisseurs dirigés, gérés et supervisés selon les principes suivants :
Transparence et responsabilité
Les entreprises doivent être transparentes quant à leurs pratiques de gouvernance responsable.
Cela inclut la divulgation d'information sur les membres de leur direction, les cadres de référence et
les politiques de développement durable, les politiques de rémunération et les conflits d'intérêts.
La responsabilité des membres de la direction et de l'administration est également cruciale. Ces
personnes doivent agir dans l'intérêt de l'entreprise et de leurs parties prenantes tout en respectant
les normes éthiques et légales.
Prise en compte des parties prenantes
La gouvernance responsable implique de prendre en compte les intérêts des parties prenantes, y
compris ceux du personnel, des clients, des investisseurs et de la société en général.
Les chefs d'entreprise doivent consulter leurs parties prenantes et dialoguer avec celles-ci pour
s'assurer que leurs décisions tiennent compte de leurs préoccupations.
Éthique et intégrité
L'éthique et l'intégrité sont au cœur de la gouvernance responsable. Les entreprises doivent
adopter des pratiques commerciales éthiques et éviter les conflits d'intérêts.
Les politiques anticorruption, la conformité aux lois et la gestion des risques sont des éléments essentiels de l'intégrité organisationnelle.
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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8. Mise en application
Afin de mettre en application l'approvisionnement responsable de façon graduelle dans ses processus et ses pratiques, la Ville de Laval établit des
champs d'action prioritaires et se réfère à la démarche suivante :
Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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Étape
Description
Identifier ou repenser
le besoin
Confirmer le besoin réel et s'interroger sur les méthodes alternatives permettant de le combler telles que la
réparation, le reconditionnement, l'échange et le partage entre les différents services de la Ville. Si la Ville est
déjà en possession d'un bien équivalent, le Service requérant doit vérifier si un bien non utilisé de façon
optimale pourrait être mieux utilisé dans son Service avant de faire les démarches d'acquisition.
Dans le cas où un achat est nécessaire, prendre en compte la fréquence et la durée d'utilisation du bien ou
du service et recourir à des solutions d'économie collaborative ou de fonctionnalité ou encore à un bien usagé,
si applicable. Considérer aussi la possibilité de partager un bien avec d'autres organisations et la collectivité.
Prioriser l'acquisition de biens et de services qui offrent le meilleur rapport coût-efficacité, en assurant un
niveau de qualité adéquat pour répondre aux besoins des Services municipaux. L'achat de produits de
gamme supérieure sera justifié uniquement sur la base d'analyses coût-bénéfice rigoureuses démontrant
des avantages à long terme significatifs. Une telle approche permet à la Ville de gérer ses ressources de
manière efficace et responsable, en alignant ses pratiques d'achat avec les principes de durabilité.
Identifier les impacts
environnementaux,
sociaux et de
gouvernance
Vérifier la possibilité d'effectuer des recherches et de consulter des sources d'informations publiques afin
d'identifier et de prioriser les impacts environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) les plus importants
sur le cycle de vie du bien ou du service qu'il faudrait considérer en priorité dans les acquisitions afin de les
minimiser.
À partir des impacts ESG prioritaires identifiés, déterminer la ou les approches à favoriser (approche produit
et/ou approche fournisseur). L'approche produit s'intéresse à des caractéristiques ou des exigences liées au
produit (ex. : consommation d'énergie, contenu recyclé ou recyclable, etc.) alors que l'approche fournisseur
réfère à des caractéristiques ou des exigences relatives au fournisseur (ex. : fournisseur local, entreprise
d'économie sociale, fournisseur détenant un plan de développement durable, etc.). Favoriser idéalement une
combinaison de l'approche produit et de l'approche fournisseur, lorsque cela est possible.
Identifier les outils disponibles associés aux approches sélectionnées (questionnaire-fournisseur, coûts totaux
de propriété, critères d'approvisionnement responsable, etc.) permettant de cibler les caractéristiques ou
exigences pertinentes.
Analyser la maturité du marché afin d'évaluer leur applicabilité. Selon la maturité du marché et les limites du
cadre légal, choisir la nature des critères à retenir, suivant ces descriptions :
les critères d'admissibilité ou de conformité (obligatoires) sont des critères minimaux à respecter;
les critères de qualité (d'adjudication) permettent de valoriser une caractéristique d'un fournisseur ou d'un
produit sans l'exiger;
les critères d'exécution du contrat sont des critères à respecter en cours de contrat.
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Ville de Laval
Service de l'approvisionnement
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Étape
Description
Sélectionner la
stratégie
d'approvisionnement
Sur la base de l'analyse du marché et du besoin, choisir la stratégie d'approvisionnement la plus adaptée (appel
d'offres, appel d'offres sur invitation, contrat gré à gré, etc.) selon les lois, normes et règles en vigueur.
Intégrer les enjeux ESG préalablement identifiés, le cas échéant, au devis et aux critères de sélection ou
d'exécution du contrat.
Évaluer les
soumissions et
sélectionner le
fournisseur
Utiliser les critères retenus, le cas échéant, et les outils pertinents pour évaluer les offres, en considérant la
performance ESG du fournisseur et du produit, du service ou des travaux, conjointement avec les éléments
commerciaux (notamment les coûts, la qualité et la fiabilité).
Assurer un suivi
pendant et après
le contrat
En cours de contrat, réaliser les suivis nécessaires pour s'assurer du respect des critères de sélection
(obligatoires ou d'adjudication) et les critères d'exécution du contrat.
Évaluer les résultats et les retombées, puis en tirer des apprentissages pour améliorer les processus
d'approvisionnement et la performance en approvisionnement responsable de biens et de services.
9. Responsabilités
La rédaction, la coordination et la révision de la présente Politique relèvent de la direction du Service de l'approvisionnement. La mise en œuvre
relève de l'ensemble des parties prenantes du processus d'approvisionnement.
10. Entrée en vigueur
La présente Politique entre en vigueur dès son adoption par le Conseil Municipal de la Ville de Laval.
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