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Politique de reconnaissance des
organismes
JANVIER 2024
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE DES ORGANISMES
2
TABLE DES MATIERES
1.
INTRODUCTION ...................................................................................................................................................... 3
2.
DÉFINITION D'UN ORGANISME RECONNU ....................................................................................................... 3
3.
CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DES ORGANISMES RECONNUS ............................................................ 3
4.
SOUTIEN ET CADRE DE COLLABORATION DE LA MUNICIPALITÉ ................................................................. 3
5.
OBJECTIF DE LA POLITIQUE .................................................................................................................................. 4
6.
ORIENTATIONS DE LA POLITIQUE ........................................................................................................................ 4
7.
ADMISSIBILITÉ .......................................................................................................................................................... 5
7.1
Critères généraux ........................................................................................................................................ 5
7.2
Critères d'exclusion ..................................................................................................................................... 6
8.
STRUCTURE DE RECONNAISSANCE .................................................................................................................... 7
9.
OBLIGATIONS DE L'ORGANISME ........................................................................................................................ 8
10.
SOUTIEN (5 TYPES DE SOUTIEN) ...................................................................................................................... 9
11.
PROCÉDURE DÉPÔT D'UNE DEMANDE DE RECONNAISSANCE ............................................................. 10
12.
FORMULAIRE DE DEMANDE DE RECONNAISSANCE D'UN ORGANISME ............................................ 11
13.
ENTREE EN VIGUEUR ........................................................................................................................................ 11
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE DES ORGANISMES
3
1.
INTRODUCTION
La Municipalité des Cèdres sert de lien entre les résidents et les organismes locaux. Ces derniers sont
essentiels pour le bien-être général, offrant aide et renforçant la cohésion communautaire.
En observant les changements depuis la dernière politique de reconnaissance des organismes, la
Municipalité juge nécessaire une mise à jour. Son objectif ? Enrichir la vie des habitants à travers la
culture, les loisirs et la communauté. Cette révision clarifiera le soutien aux organismes reconnus.
En instaurant un processus de reconnaissance, la Municipalité souhaite renforcer ses relations avec
ces organismes. Une fois reconnus, ils auront accès à du soutien adapté à leurs besoins.
Avec cette approche, la Municipalité des Cèdres vise un développement harmonieux, mettant en
avant les valeurs locales.
2.
DÉFINITION D'UN ORGANISME RECONNU
Organisme reconnu par la Municipalité des Cèdres :
Un organisme reconnu est un partenaire essentiel de la Municipalité des Cèdres, collaborant
étroitement pour offrir des services de qualité aux résidents.
3.
CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES DES ORGANISMES RECONNUS
Missions et Responsabilités :
Ces organismes exercent des activités ou mettent en œuvre des projets en accord avec les
orientations identifiées par la Municipalité des Cèdres au point 6 de la présente politique. Ils
contribuent activement au bien-être et à l'épanouissement de notre communauté.
Clientèles cibles :
Les organismes desservent un large éventail de résidents : jeunes de moins de 18 ans, aînés de 50
ans et plus, et toute autre personne confrontée à des défis particuliers.
4.
SOUTIEN ET CADRE DE COLLABORATION DE LA MUNICIPALITÉ
Soutien :
En reconnaissance de leur contribution, la Municipalité des Cèdres offre un soutien adapté aux
organismes reconnus. Ce soutien varie en fonction de la nature des activités de l'organisme et de
la clientèle qu'il dessert. Un soutien spécifique peut être accordé lorsque les activités sont orientées
vers des groupes cibles tels que les jeunes, les aînés ou les personnes en situation de vulnérabilité.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE DES ORGANISMES
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Cadre de collaboration :
Afin d'assurer une collaboration harmonieuse et productive, la Municipalité des Cèdres et
l'organisme peuvent établir une entente formelle d'une durée de trois ans. Cette entente décrit les
modalités de soutien offertes par la Municipalité et précise les attentes et responsabilités de chaque
partie.
5.
OBJECTIF DE LA POLITIQUE
La Politique de reconnaissance des organismes de la Municipalité des Cèdres s'adresse aux
organismes offrant à la population les bonnes conditions d'accès à leurs activités, à leurs services et
à leurs biens matériels dans les domaines du sport, du loisir, des arts et de la culture et de la vie
communautaire.
Cette politique permet à la Municipalité de prendre des décisions éclairées et cohérentes lors du
traitement des demandes de location formulées par les organismes ainsi que leurs activités. La
reconnaissance des organismes est un prérequis fondamental basé sur un ensemble de critères qui
permet à la Municipalité de juger de l'admissibilité des organismes aux ressources municipales, dont
les plateaux d'activités, les équipements et les salles disponibles.
En plus de permettre de mieux gérer les ressources disponibles aux organismes, cette politique
favorise l'autonomie des partenaires et encourage les initiatives du milieu pour la prise en charge
d'activités dans un contexte de développement et de concertation. Ainsi, encourager la pratique
des saines habitudes de vie.
6.
ORIENTATIONS DE LA POLITIQUE
Transparence et équité :
Élaborer des critères distincts et des conditions uniformes. Tous les organismes doivent avoir un accès
égal au processus de reconnaissance, et l'attribution des ressources municipales doit être réalisée
de manière transparente et équitable.
Participation citoyenne :
Valoriser la contribution citoyenne qui vise à renforcer la qualité de vie au sein de la communauté.
Il s'agit d'encourager l'entraide et la prise en charge associative.
Distribution adaptée des ressources :
Veiller à une répartition équilibrée des ressources (matérielles, physiques, professionnelles et
financières) en fonction des besoins spécifiques des organismes et des priorités municipales.
Respect et autonomie :
Reconnaître et valoriser l'expertise propre à chaque organisme tout en respectant leur autonomie
dans leurs domaines d'intervention.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE DES ORGANISMES
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Qualité et diversité des services :
S'assurer que la communauté bénéficie d'une variété de services et d'activités de loisir de haute
qualité. L'objectif est de compléter et d'enrichir l'offre existante sur le territoire.
Ainsi, le Service des loisirs de Les Cèdres doit favoriser l'autonomisation, la courtoisie, l'accessibilité
et le partenariat dans la collectivité; créer des occasions d'initiation, d'apprentissage et de
formation continue en prêtant une attention particulière aux formes de loisir; et offrir des services de
loisir actifs, le tout s'inscrivant généralement à l'intérieur des champs d'interventions suivants :
- Les activités physiques centrées sur les saines habitudes de vie;
- Les jeux et les sports à participation libre ou de compétition;
- Les aménagements à usages libres et spontanés : parcs, places publiques, voies de circulation et
sentiers, piste cyclable, accès à l'eau, etc.;
- Les activités sociales et récréatives à participation volontaire ou associée à des buts d'action
communautaire, éducatifs ou thérapeutiques;
- Les événements spéciaux et touristiques : fêtes et festivals, sites historiques, inscription dans des
réseaux ou circuits touristiques, etc.;
- Les services de loisir et de soutien pour personnes handicapées;
- Favoriser la participation citoyenne.
Gestion responsable :
L'utilisation des fonds publics doit être faite avec intégrité, accordant une priorité à une gestion
rigoureuse et efficace.
7.
ADMISSIBILITÉ
7.1
Critères généraux
a) Lieu et Résidents :
- Organiser des activités pour les citoyens de Les Cèdres, que ce soit sur le territoire ou ailleurs.
b) Gestion :
- Avoir un conseil d'administration d'au moins 3 membres élus démocratiquement. Ils doivent se
rencontrer au moins 2 fois par an.
c) Statut :
- Être un organisme reconnu légalement et inscrit au Registre des entreprises du Québec.
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d) Communauté :
- Assurer qu'au moins 1 participant sur 4 vient de Les Cèdres ou que l'impact local est fort.
e) Activités :
- Proposer des services uniques à la Municipalité des Cèdres.
- Organiser des activités qui correspondent aux orientations de la politique énoncées au point
6.
f) Règles :
- Suivre les lois pour les organismes à but non lucratif si applicable.
- Respecter toutes les autres lois liées à leurs activités.
7.2
Critères d'exclusion
Les entités suivantes ne sont généralement pas éligibles à la Politique :
a) Associations professionnelles :
Les ordres professionnels dont la mission est principalement de soutenir et protéger les intérêts de
leur milieu professionnel ou de leurs membres ne sont pas pris en compte.
b) Sociétés commerciales :
Les entreprises à but lucratif ne sont pas éligibles.
c) Entités politiques :
Les organisations ayant une orientation politique partisane sont exclues.
d) Groupes religieux :
Les organismes centrés sur une mission religieuse ne sont pas considérés.
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE DES ORGANISMES
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8.
STRUCTURE DE RECONNAISSANCE
Non
et élaboration
d'une entente
POLITIQUE DE RECONNAISSANCE DES ORGANISMES
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9.
OBLIGATIONS DE L'ORGANISME
a) Liaison et transparence envers la Municipalité :
-
Établir de manière transparente le besoin d'assistance auprès de la Municipalité;
-
Tenir la Municipalité informée de toute évolution administrative ou structurelle;
-
Sur requête, fournir des comptes-rendus de réunions et des données sur la fréquentation de
ses activités;
-
S'impliquer, lorsque sollicité, dans les initiatives de dialogue ou de concertation organisées
par la Municipalité.
b) Engagement envers la communauté :
- Aligner ses services avec les besoins de la Municipalité en matière d'accessibilité, de diversité,
de sécurité et de qualité;
- Assurer une offre ouverte et inclusive à tous les résidents;
- Divulguer publiquement les détails de sa programmation annuelle ainsi que ses structures
tarifaires.
c) Obligations administratives :
- Maintenir une couverture d'assurance adéquate, au minimum à deux millions (2 000 000$);
- Soumettre tous les documents requis par la Municipalité lors de la demande de
reconnaissance tel que stipulé au point 11.
d) Présence médiatique et partenariat :
- Valoriser le soutien de la Municipalité dans les initiatives de communication et de promotion
en y intégrant le logo municipal sur approbation du Service des loisirs;
- S'abstenir d'utiliser de manière inappropriée l'identité visuelle de la Municipalité.
e) Intégrité et respect des normes :
- Adhérer aux critères établis pour la reconnaissance;
- Organiser annuellement une assemblée générale, tout en veillant au respect des principes
éthiques associés à la Municipalité;
- Se conformer aux réglementations en vigueur au niveau local, provincial et fédéral;
- Fournir des images représentatives de ses activités, avec les permissions nécessaires à leur
diffusion.
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10.
SOUTIEN (5 TYPES DE SOUTIEN)
La Municipalité des Cèdres offre un éventail de soutiens pour assister les organismes reconnus. Ces
aides se divisent en quatre grandes catégories:
1) Soutien en infrastructures
Accès privilégié aux installations : Que ce soit pour des locaux, des terrains sportifs ou autres
installations, la Municipalité propose des pour les organismes. Pour réserver, il faut s'adresser aux
Services des loisirs. La priorité est accordée selon la règle du "premier arrivé, premier servi".
Salon des Optimistes : Accessibilité et gratuité en tout temps et priorité aux membres en règle du
Club Optimiste*.
*Tout ajout, retrait, modification ou abrogation à cette clause nécessite, au préalable, une
consultation et l'approbation du Club Optimiste Les Cèdres.
2) Soutien logistique
Prêt de matériel : Les organismes peuvent emprunter du matériel appartenant à la Municipalité
pour leurs activités. Pour cela, un formulaire de demande de prêt doit être envoyé et approuvé
par le Service des loisirs au moins 40 jours avant l'événement.
3) Soutien technique et administratif
a) Main d'œuvre
Les organismes reconnus peuvent bénéficier d'un soutien en main d'œuvre (ex. soutien technique
du Service des travaux publics) sur demande pour la tenue de leurs activités et / ou événements.
Toute demande doit être formulée auprès du Service des loisirs qui déterminera si l'organisme est
éligible au soutien ou non. Une demande de soutien en main d'œuvre pour les heures non régulières
de service doit passer par l'approbation du conseil municipal et être formulée au moins 45 jours
avant la tenue de l'activité ou l'événement.
b) Photocopies
Les organismes peuvent bénéficier d'un service de photocopies et d'assemblage en quantité
limitée ainsi que des tarifs préférentiels selon le règlement de tarification en vigueur.
4) Soutien promotionnel
Outils de promotion : Les organismes peuvent profiter des outils de communication de la
Municipalité, que ce soit via le bulletin municipal (Le Jaseur), le site Web ou les réseaux sociaux.
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Affichage : Les demandes d'affichage doivent être soumises à l'avance. L'approbation dépend
de la disponibilité des panneaux, la gratuité et l'inclusivité de l'activité.
5) Soutien financier :
Même si l'autofinancement est encouragé, la Municipalité des Cèdres peut offrir un soutien
financier aux organismes reconnus. Les demandes doivent être soumises 40 jours avant le projet
concerné et seront soumises au conseil municipal pour approbation ou refus
Tous les supports et services sont soumis à des règles spécifiques et à la disponibilité. Pour plus de
détails, contacter le Service des loisirs directement.
11.
PROCÉDURE DÉPÔT D'UNE DEMANDE DE RECONNAISSANCE
1) Soumission de la demande
a) Complétez et soumettez le formulaire « Demande de reconnaissance d'un organisme » via le
Service des loisirs.
b) Joignez les documents suivants :
- Lettres patentes ou copie du Registraire des entreprises du Québec (REQ) ;
- Règlements généraux de l'organisme;
- Calendrier annuel des activités;
- Procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle;
- Liste des administrateurs ainsi que leurs coordonnées;
- Preuve d'assurance responsabilité;
- États financiers;
- Résolution officielle du conseil d'administration demandant à la Municipalité à être un
organisme reconnu ou qui autorise la démarche de demande de reconnaissance auprès
de la Municipalité.
2) Analyse des demandes
Le Service des loisirs étudiera les demandes. Les demandes complètes seront considérées et les
dossiers incomplets seront refusés d'emblée. Dans un tel cas, l'organisme devra soumettre une
nouvelle demande.
3) Retour sur la demande
L'organisme recevra une réponse écrite, que ce soit une confirmation ou un refus de
reconnaissance, dans un délai maximum de 60 jours après la réception d'un dossier complet.
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4) Durée et renouvellement
La reconnaissance est valide pour une durée de 3 ans à compter de la date de signature avec
la Municipalité. Le renouvellement sera accordé si l'organisme continue de respecter les critères
et obligations en place.
5) Concernant les non-conformités :
Si l'organisme ne soumet pas les documents nécessaires ou ne respecte pas les critères établis
selon son entente avec la Municipalité, les droits de reconnaissance seront suspendus. Ils seront
rétablis une fois que les exigences auront été satisfaites.
12.
FORMULAIRE DE DEMANDE DE RECONNAISSANCE D'UN ORGANISME
Cliquer sur le lien ci-dessous pour accéder au formulaire :
https://forms.gle/h1M2hbHYXgRSr3fy8
13.
ENTREE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur dès son adoption et est sujette à modification en tout temps.
________________________________________________________________
ADOPTÉ PAR RÉSOLUTION LE 13 FÉVRIER 2024 (RÉS. 2024-02-47)
AMENDEMENT NUMÉRO 1 : 13 MAI 2025 (RÉS. 2025-05-142)