Politique relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle

Les Coteaux, Quebec

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DIRECTIVE RELATIVE À L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 18-08-2025 (résolution 25-08-9115) POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 2 1. OBJECTIFS Dans un contexte où l'intelligence artificielle (IA) transforme les méthodes de travail et optimise les services publics, il est essentiel d'adopter un cadre d'utilisation clair et responsable. L'IA offre des opportunités précieuses pour accroître l'efficacité, améliorer la qualité des services municipaux et soutenir les employés dans leurs tâches quotidiennes. Toutefois, son usage soulève aussi des défis éthiques, sécuritaires et juridiques, notamment en ce qui concerne la protection des renseignements personnels et la prise de décision automatisée. La présente directive a pour objectif d'encadrer strictement l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA) au sein de l'administration municipale de la Municipalité des Coteaux. Elle vise à maximiser l'efficacité opérationnelle tout en minimisant les risques de dérives et d'abus potentiels liés à l'utilisation de ces technologies. L'objectif est d'assurer une utilisation éthique, responsable et conforme aux exigences en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des renseignements personnels. 2. CHAMPS D'APPLICATION La présente politique s'applique à tous les employés, cadres et collaborateurs utilisant ou ayant accès à des outils d'IA dans le cadre de leurs fonctions, incluant les logiciels, plateformes, modules d'assistance ou tout autre outil déployant des technologies d'intelligence artificielle. 3. PRINCIPES DIRECTEURS Afin de garantir une utilisation cohérente, sécuritaire et éthique de l'intelligence artificielle dans le cadre des activités municipales, certains principes directeurs doivent être respectés par l'ensemble des employés. Ces principes visent à encadrer l'usage de l'IA de manière à préserver la qualité des services, la confidentialité des informations traitées, la confiance des citoyens, ainsi que l'intégrité des processus décisionnels municipaux. - Utilisation professionnelle : L'utilisation de l'IA doit se faire exclusivement à des fins professionnelles, en lien avec les mandats municipaux. - Validation humaine : Tout contenu produit par l'IA doit être validé par l'utilisateur avant diffusion ou utilisation. - Esprit critique et vigilance : L'IA peut produire des réponses inexactes, biaisées ou non adaptées au contexte municipal. L'utilisateur doit faire preuve de discernement, croiser les sources lorsque pertinent, et en aucun cas se fier aveuglément aux résultats générés. - Renseignement personnel : Aucune information confidentielle, renseignement personnel ou donnée sensible ne doit être introduite dans un outil d'IA. - Dossiers confidentiels et juridiques : L'utilisation de l'IA est strictement interdite pour traiter, analyser ou produire du contenu lié à des dossiers de nature juridique ou confidentielle, incluant les litiges, les ententes légales, les griefs, ou tout dossier soumis à des obligations de confidentialité. Ces situations doivent faire l'objet d'un traitement exclusivement humain, conformément aux règles déontologiques et aux obligations professionnelles de la Municipalité. POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 3 4. RESPONSABILITÉ, FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT La responsabilité relative à l'utilisation de l'IA est partagée par les utilisateurs. Les employés sont réputés avoir pris connaissance de la directive et s'engager à la respecter par la signature du formulaire en ANNEXE. Le recours à l'utilisation de l'IA est encadré par chaque directeur de services en veillant à respecter les principes prévus à la présente directive La Municipalité des Coteaux prévoit offrir, annuellement, sous la responsabilité de la direction générale, une formation annuelle portant sur les bonnes pratiques liées à l'utilisation de l'intelligence artificielle. Cette formation vise à renforcer la compréhension des enjeux éthiques, juridiques et opérationnels liés à l'IA, et à maintenir une utilisation conforme et sécuritaire de ces outils. L'évaluation des besoins en formation ponctuelle ou spécifique à un service relève des directeurs de service, en fonction des outils utilisés, des mandats en cours ou des défis identifiés dans leurs équipes. 5. UTILISATION DE L'IA L'IA peut être utilisée dans plusieurs domaines pour soutenir les activités municipales, notamment : Rédaction et communication Pour rédiger des courriels, rapports, discours, communications publiques ou documents internes, en s'assurant de réviser et valider le contenu, production d'images. Correction et révision Pour corriger l'orthographe, la grammaire et le style afin d'améliorer la clarté des textes. Traduction Pour traduire des textes avec validation humaine des traductions. Résumé de documents Pour résumer des textes longs (procès-verbaux, rapports, etc.) afin de faciliter l'analyse. Recherche et extraction d'informations Pour extraire rapidement de l'information utile dans des documents complexes, l'analyse de lois et de règlements. Analyse préliminaire de données Pour détecter des tendances, générer des rapports ou appuyer la planification municipale. Assistance technologique Pour automatiser des tâches répétitives ou améliorer l'accessibilité via des assistants vocaux, chatbots internes ou outils de recommandation. Idéation et réflexion Pour initier une réflexion lors du démarrage d'un projet ou d'une nouvelle tâche, une stimulation du remue- méninges, et s'inspirer des meilleures pratiques. POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 4 Les utilisateurs doivent toujours vérifier la qualité des données générées et éviter une dépendance excessive à l'IA. Également, chaque utilisateur doit : - Toujours lire et vérifier le contenu produit avant toute diffusion. - Ne jamais entrer des données personnelles, stratégiques ou sensibles. - Utiliser des outils approuvés et configurés par le service TI. - Prendre le temps de comprendre les limites de l'outil utilisé. - Pour les employés de terrain : valider les solutions ou procédures proposées par l'IA avec un contremaître ou chef d'équipe. Il est strictement interdit de : - Fournir ou traiter des données personnelles, confidentielles ou sensibles - Prendre une décision administrative ou juridique sans validation humaine - Utiliser l'IA à des fins personnelles, politiques ou commerciales - Employer un outil non approuvé par la direction générale Confidentialité et sécurité La protection des données personnelles et la sécurité des informations sont des priorités absolues pour la municipalité. Les technologies d'IA déployées devront impérativement répondre aux normes les plus strictes en matière de confidentialité et de sécurité. Lorsque l'IA est utilisée dans des projets de recherche ou dans l'analyse de données, la Municipalité s'engage à respecter les bonnes pratiques de protection des informations sensibles, notamment celles liées aux citoyens, employés ou usagers des services municipaux. Aucune donnée sensible ou confidentielle ne doit être saisie dans un outil d'IA. Toute utilisation de l'IA doit respecter les lois en vigueur sur la protection des renseignements personnels (ex. : Loi 25). Exemples de données interdites : - Renseignements personnels (noms, NAS, adresses, etc.); - Informations financières ou juridiques non publiques; - Données stratégiques ou touchant la sécurité. Questions à se poser avant d'utiliser un outil : - Cette donnée peut-elle causer un préjudice si elle est partagée? - Est-elle protégée par une loi? - Identifie-t-elle une personne ou une entité? Seules les informations strictement nécessaires aux objectifs poursuivis doivent être collectées et traitées. POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 5 6. OUTILS ET TECHNOLOGIES AUTORISÉS Seules les applications d'intelligence artificielle expressément autorisées par la Municipalité peuvent être utilisées dans le cadre des activités municipales. Ces outils ont été préalablement analysés afin de s'assurer de leur conformité aux exigences en matière de sécurité de l'information, de confidentialité des données et d'éthique. Il est important de distinguer les versions professionnelles ou sous licence des outils d'IA des versions gratuites ou ouvertes au public. Les outils professionnels offrent généralement un encadrement accru en matière de protection des données, notamment par la présence de clauses contractuelles de confidentialité, d'environnements d'hébergement sécurisés et par le fait que les données saisies ne sont pas utilisées pour l'entraînement des modèles. À l'inverse, les outils gratuits ou publics peuvent recueillir, analyser et réutiliser les informations fournies, ce qui entraîne des risques importants pour la protection des renseignements confidentiels et personnels. Par conséquent : - L'utilisation des versions gratuites ou publiques pour traiter des informations personnelles, confidentielles ou stratégiques est formellement proscrite. - L'utilisation de renseignements personnels dans des outils professionnels n'est permise que si un consentement explicite, valide et conforme aux exigences légales a été obtenu. - L'usage de données confidentielles ou stratégiques dans un contexte professionnel doit rester exceptionnel, justifié par une nécessité opérationnelle claire et accompagné de mesures de protection adéquates. En tout temps, les employés doivent faire preuve de discernement et s'assurer du respect rigoureux des règles encadrant la protection des données. Toute utilisation doit se faire dans le respect des lois en vigueur, des politiques municipales et des principes de prudence et de transparence. Application Version Principales fonctionnalités Données sensibles Microsot Copilot Gratuite - incluse dans M365 Aide à la rédaction, suggestions de formules dans Excel, amélioration du contenu textuel. Oui Chat GPT1 Gratuite/Payante Rédaction de texte, résumé, synthèse, assistance conversationnelle, reformulation, remue-méninges. Non 1 La Ville de Rimouski a élaboré un guide d'utilisation de Chat GPT lequel est joint en ANNEXE de la présente directive à titre de référence. POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 6 7. SIGNALEMENT ET MANQUEMENTS Tout employé peut signaler un usage inapproprié de l'IA à son supérieur ou à la direction générale. Les manquements à la présente politique peuvent entraîner des mesures disciplinaires. 8. ENTRÉE EN VIGUEUR Cette directive entre en vigueur à la date de son adoption par le conseil municipal. Elle sera révisée tous les deux ans ou à la suite de changements législatifs ou technologiques majeurs. POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 7 ANNEXES POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 8 Formulaire d'engagement à directive relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle Je soussigné(e), _______________________________, déclare avoir pris connaissance de la directive relative à l'utilisation de l'intelligence artificielle adoptée par la Municipalité des Coteaux. Je m'engage à respecter les obligations qui y sont énoncées et à adopter en tout temps un comportement intègre et conforme aux attentes de la Municipalité en matière d'éthique, de responsabilité et de transparence. Je comprends que tout manquement à cette directive peut entraîner des mesures disciplinaires. Nom de l'employé(e) : ___________________________________ Poste : _______________________________________________ Date : ___________________ Signature : ___________________________________________ Approuvé par (direction) : ______________________________ POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 9 Guide d'utilisation de Chat GPT (source et référence : Ville de Rimouski) POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 10 Guide d'utilisation de Chat GPT (source et référence : Ville de Rimouski) - SUITE POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 11 Guide d'utilisation de Chat GPT (source et référence : Ville de Rimouski) - SUITE POLITIQUE SUR L'UTILISATION DE L'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 12 Guide d'utilisation de Chat GPT (source et référence : Ville de Rimouski) - SUITE