Règlement 151 - Gestion contractuelle de la MRC Les Moulins

Les Moulins, Quebec

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1 PROVINCE DE QUÉBEC MRC LES MOULINS RÈGLEMENT NUMÉRO 151 Séance ordinaire du conseil de la Municipalité régionale de comté Les Moulins tenue en la salle du conseil de la MRC Les Moulins située au 710, boulevard des Seigneurs, à Terrebonne, le 14 mai 2024, sous la présidence de monsieur Mathieu Traversy, préfet. Sont présents : Messieurs Guillaume Tremblay, Bertrand Lefebvre, Benoit Ladouceur, Robert Morin, Marc-André Michaud et Carl Miguel Maldonado et mesdames Darllie Pierre-Louis, Marie-Ève Couturier, Nathalie Lepage, Vicky Mokas, Patricia Lebel et Anny Mailloux. RÈGLEMENT 151 RÈGLEMENT SUR LA GESTION CONTRACTUELLE ET ABROGEANT LES RÈGLEMENTS NUMÉROS 146 ET 146-1 CONSIDÉRANT QUE le Règlement numéro 146 sur la gestion contractuelle a été adoptée par la MRC Les Moulins le 20 août 2019, conformément à l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec (ci-après appelé « C.M. »); CONSIDÉRANT QUE la Loi instaurant un nouveau régime d'aménagement dans les zones inondables des lacs et des cours d'eau, octroyant temporairement aux municipalités des pouvoirs visant à répondre à certains besoins et modifiant diverses dispositions (L.Q. 2021, chapitre 7) a été sanctionnée le 25 mars 2021; CONSIDÉRANT QUE dans le contexte de la pandémie de la COVID-19, l'article 124 de cette loi prévoit que pour une période de trois (3) ans, à compter du 25 juin 2021, les municipalités doivent prévoir des mesures afin de favoriser les entreprises québécoises pour tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil décrété pour la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumission publique; CONSIDÉRANT QUE le Règlement numéro 146-1 modifiant le règlement numéro 146 sur la gestion contractuelle a été adoptée par la MRC Les Moulins le 8 juin 2021, conformément à l'article 124 Loi instaurant un nouveau régime d'aménagement dans les zones inondables des lacs et des cours d'eau, octroyant temporairement aux municipalités des pouvoirs visant à répondre à certains besoins et modifiant diverses dispositions (L.Q. 2021, chapitre 7); CONSIDÉRANT QUE la MRC Les Moulins souhaite modifier les règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique et, qu'en conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur invitation) ne s'applique plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur du présent règlement, le tout, comme le lui permet le 4e alinéa de l'article 938.1.2 C.M.; 2 CONSIDÉRANT QU'il y a lieu d'abroger les règlements 146 et 146-1 susmentionnés et d'adopter un nouveau règlement sur la gestion contractuelle ; CONSIDÉRANT QUE le règlement doit minimalement prévoir des mesures à l'égard de six objets identifiés à la loi et, à l'égard des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumission publique en vertu de l'article 935 C.M. et qui peuvent être passés de gré à gré en vertu des règles adoptées par la MRC Les Moulins, prévoir des mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants; CONSIDÉRANT QUE le présent règlement répond à un objectif de transparence et de saine gestion des fonds publics; CONSIDÉRANT QU'un avis de motion a été donné et qu'un projet de règlement a été présenté à la séance du 16 avril 2024; CONSIDÉRANT QUE le directeur général et greffier-trésorier mentionne que le présent règlement a pour objet de prévoir des mesures relatives à la gestion contractuelle pour tout contrat qui sera conclu par la MRC Les Moulins, incluant certaines règles de passation des contrats pour les contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique; EN CONSÉQUENCE, il est proposé par madame Anny Mailloux, appuyé par madame Nathalie Lepage et résolu unanimement: QUE le règlement portant le numéro 151 soit et est adopté et qu'il soit STATUÉ ET DÉCRÉTÉ par le présent règlement ce qui suit: CHAPITRE I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES SECTION I DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ARTICLE 1 OBJET Le présent règlement a pour objet : a) de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des contrats accordés par la MRC Les Moulins, conformément à l'article 938.1.2 C.M.; 3 b) de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $ mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique; ARTICLE 2 CHAMP D'APPLICATION Le présent règlement s'applique à tout contrat conclu par la MRC Les Moulins, y compris un contrat qui n'est pas visé à l'un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 de l'article 935 ou à l'article 938.0.2 C.M. Le présent règlement s'applique peu importe l'autorité qui accorde le contrat, que ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil a délégué le pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la MRC Les Moulins. SECTION II DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES ARTICLE 3 INTERPRÉTATION DU TEXTE Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d'interprétation (RLRQ, c. I-16). Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois régissant les contrats des municipalités, à moins que ces lois ne permettent expressément d'y déroger par le présent règlement dont, par exemple, certaines des mesures prévues au Chapitre II du présent règlement. ARTICLE 4 AUTRES INSTANCES OU ORGANISMES La MRC Les Moulins reconnaît l'importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres instances qui peuvent enquêter et agir à l'égard des objets visés par certaines mesures prévues au présent règlement. Cela comprend notamment les mesures visant à prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption, de truquage des offres, ainsi que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. ARTICLE 5 RÈGLES PARTICULIÈRES D'INTERPRÉTATION Le présent règlement ne doit pas être interprété : a) de façon restrictive ou littérale; 4 b) comme restreignant la possibilité pour la MRC Les Moulins de contracter de gré à gré, dans les cas où la loi lui permet de le faire. Les mesures prévues au présent règlement doivent s'interpréter : − selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122) reconnaissant notamment les municipalités comme étant des gouvernements de proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs attributions; − de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps exigé et à la taille de la MRC Les Moulins. ARTICLE 6 TERMINOLOGIE À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le présent règlement ont le sens suivant : « Appel d'offres » : Appel d'offres public ou sur invitation exigé par les articles 935 et suivants C.M. ou le règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 C.M. Sont exclues de l'expression « appel d'offres », les demandes de prix qui peuvent être formulées lorsqu'aucun appel d'offres n'est requis par la loi ou par le présent règlement, lesquelles lorsque formulées, sont considérées comme un contrat de gré à gré. « Fournisseur local » Désigne un fournisseur ayant une place d'affaires sur le territoire de la MRC Les Moulins à l'exclusion d'une boîte postale; « Soumissionnaire » : Toute personne qui soumet une offre au cours d'un processus d'appel d'offres ou d'une demande de prix. CHAPITRE II RÈGLES DE PASSATION DES CONTRATS ET ROTATION ARTICLE 7 GÉNÉRALITÉS La MRC Les Moulins respecte les règles de passation des contrats prévues dans les lois qui la régissent, dont le Code municipal (C.M.). De façon plus particulière : 5 a) elle procède par appel d'offres public dans tous les cas où un appel d'offres public est imposé par la loi ou par le règlement adopté en vertu de l'article 938.0.1 C.M.; b) elle peut procéder de gré à gré dans les cas où la loi ou le présent règlement lui permet de le faire. c) elle peut procéder par appel d'offres sur invitation dans les cas où la loi ou le présent règlement ne lui empêche pas de le faire. Rien dans le présent règlement ne peut avoir pour effet de limiter la possibilité pour la MRC Les Moulins d'utiliser tout mode de mise en concurrence pour l'attribution d'un contrat, que ce soit par appel d'offres public, sur invitation ou par une demande de prix, même si elle peut légalement procéder par négociation de gré à gré. ARTICLE 8 CONTRATS POUVANT ÊTRE CONCLUS DE GRÉ À GRÉ Sous réserve de l'article 14, tout contrat comportant une dépense inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique, peut être conclu de gré à gré par la MRC Les Moulins : TYPE DE CONTRAT MONTANT DE LA DÉPENSE Assurance seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique Exécution de travaux ou fourniture de matériel ou de matériaux seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique Fourniture de services (incluant les services professionnels) seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique Lorsque la MRC Les Moulins choisit d'accorder, de gré à gré, l'un ou l'autre des contrats susmentionnés, les mesures prévues à l'article 15 s'appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du contrat. Toutefois, l'obligation de remplir l'annexe 2 ne s'applique pas aux contrats en dessous de 25 000 $ accordés de gré à gré. ARTICLE 9 ROTATION - PRINCIPES La MRC Les Moulins favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à l'égard des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 8. La MRC Les Moulins, dans la prise de décision à cet égard, considère, notamment, les principes suivants : 6 a) le degré d'expertise nécessaire; b) la qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la MRC Les Moulins; c) les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des matériaux ou à la dispense de services; d) la qualité des biens, services ou travaux recherchés; e) les modalités de livraison; f) les services d'entretien; g) l'expérience et la capacité financière requises; h) la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du marché; i) le fait que le fournisseur ait une place d'affaires sur le territoire de la MRC Les Moulins à l'exclusion d'une boîte postale; j) tout autre critère directement relié au marché. ARTICLE 10 ROTATION - MESURES Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l'article 9, la MRC Les Moulins applique, dans la mesure du possible et à moins de circonstances particulières, les mesures suivantes : a) les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le territoire de la MRC Les Moulins compte plus d'un fournisseur, cette identification peut se limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, le territoire de la MRC ou de toute autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu de la nature du contrat à intervenir; b) une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à l'article 9, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la saine administration; c) la MRC Les Moulins peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les fournisseurs susceptibles de répondre à ses besoins; d) à moins de circonstances particulières, la personne en charge de la gestion du contrat complète, dans la mesure du possible, le formulaire d'analyse que l'on retrouve à l'Annexe 4; 7 e) pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les fournisseurs potentiels, la MRC Les Moulins peut également constituer une liste de fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b) du présent article. ARTICLE 10.1 Les mots « toute autre région géographique » au sens du paragraphe a) de l'article 10, signifient par priorité toute autre région du Québec. » ARTICLE 11 PRÉFÉRENCE AUX FOURNISSEURS LOCAUX Pour les contrats visés à l'article 8, dans l'optique de privilégier raisonnablement l'achat local et le développement régional, le responsable du projet ou gestionnaire habilité est fondé mais non tenu de favoriser l'achat local à la condition de répondre à l'un ou l'autre des critères suivants : a) il existe, sur le territoire de la MRC Les Moulins, une concurrence suffisante et représentative du marché pour la fourniture des biens ou des services requis; b) à qualité au moins équivalente, l'offre du fournisseur local n'excède pas 5% de plus que le meilleur prix soumis par un fournisseur autre qu'un fournisseur local jusqu'à un maximum d'écart de 2 500 $; Cette préférence accordée aux fournisseurs locaux ne doit pas se faire au détriment de la saine gestion des dépenses publiques. Ainsi, la MRC Les Moulins peut vérifier l'état du marché de la concurrence et effectuer des demandes de prix à des fournisseurs à l'extérieur de ses limites géographiques. En aucune circonstances, le responsable du projet ou le gestionnaire habilité ne pourra se faire reprocher d'avoir malgré tout retenu le fournisseur ayant soumis le plus bas prix, notamment s'il estime qu'une épargne ou un avantage substantiel pour la MRC Les Moulins en est résulté. ARTICLE 12 CONTRAINTES LIÉES AU CHOIX DU MODE DE SOLLICITATION Lorsqu'un responsable de projet ou un gestionnaire habilité choisit de recourir à un mode de sollicitation par appel d'offre sur invitation ou public, au lieu de conclure le contrat de gré à gré alors que ce règlement l'y autorisait, les dispositions particulières de la Loi quant au mode choisi s'appliquent. ARTICLE 12.1 Sans limiter les principes et les mesures énoncés en matière de rotation des fournisseurs prévus aux articles 9 et 10, et sous réserve des adaptations nécessaires à l'achat local, la MRC Les Moulins doit 8 favoriser les biens et les services québécois ainsi que les fournisseurs, les assureurs et les entrepreneurs qui ont un établissement au Québec. Est un établissement au Québec, au sens du présent article, tout lieu où un fournisseur, un assureur ou un entrepreneur exerce ses activités de façon permanente qui est clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau. Sont des biens et services québécois, des biens et services dont la majorité de leur conception, fabrication, assemblage ou de leur réalisation sont fait en majorité à partir d'un établissement situé au Québec. » ARTICLE 12.2 Les articles 10.1 et 12.1 ne s'appliquent que dans le cadre de l'octroi de tout contrat qui comporte une dépense inférieure au seuil décrété de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique. » ARTICLE 12.3 Les articles 10.1, 12.1 et 12.2 ont effet jusqu'au 25 juin 2024. ARTICLE 13 CHOIX DU CONTRACTANT EN CAS D'ÉGALITÉ DANS LES OFFRES OU SOUMISSIONS La MRC Les Moulins procédera par tirage au sort en cas d'égalité entre les offres ou soumissions pour déterminer l'octroi du contrat. 9 CHAPITRE III MESURES SECTION I CONTRATS DE GRÉ À GRÉ ARTICLE 14 GÉNÉRALITÉS Pour certains contrats, la MRC Les Moulins n'est assujettie à aucune procédure particulière de mise en concurrence (appel d'offres public ou sur invitation). Le présent règlement ne peut avoir pour effet de restreindre la possibilité, pour la MRC Les Moulins, de procéder de gré à gré pour ces contrats. Il s'agit, notamment, de contrats : − qui, par leur nature, ne sont assujettis à aucun processus d'appel d'offres (contrats autres que des contrats d'assurance, fourniture de matériel ou de matériaux, services et exécution de travaux); − expressément exemptés du processus d'appel d'offres (notamment ceux énumérés à l'article 938 C.M). et les contrats de services professionnels nécessaires dans le cadre d'un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles; − d'assurance, pour l'exécution de travaux, pour la fourniture de matériel ou de matériaux ou de services (incluant les services professionnels) qui comportent une dépense inférieure à 25 000 $. ARTICLE 15 MESURES Lorsque la MRC Les Moulins choisit d'accorder, de gré à gré, l'un ou l'autre des contrats mentionnés à l'article 14, les mesures suivantes s'appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du contrat. Toutefois, l'obligation de remplir l'annexe 2 ne s'applique pas aux contrats en dessous de 25 000 $ accordés de gré à gré. a) Truquage des offres − Mesures prévues aux articles 17 (Sanctions et collusion et 18 (Déclaration); b) Lobbyisme − Mesures prévues aux articles 19 (Devoir d'information des élus et employés), 20 (Formation) et 21 (Déclaration); 10 c) Intimidation, trafic d'influence ou corruption − Mesure prévue à l'article 22 (Dénonciation) et 23 (Déclaration); ; d) Conflit d'intérêts − Mesure prévue à l'article 24 (Dénonciation); e) Modification d'un contrat − Mesure prévue à l'article 30 (Modification d'un contrat). ARTICLE 16 DOCUMENT D'INFORMATION La MRC Les Moulins doit publier, sur son site Internet, le document d'information relatif à la gestion contractuelle joint à l'Annexe 1, de façon à informer la population et d'éventuels contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent règlement. SECTION II TRUQUAGE DES OFFRES ARTICLE 17 SANCTION SI COLLUSION Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres, une disposition prévoyant la possibilité pour la MRC Les Moulins de rejeter une soumission s'il est clairement établi qu'il y a eu collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. ARTICLE 18 DÉCLARATION Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. 11 SECTION III LOBBYISME ARTICLE 19 DEVOIR D'INFORMATION DES ÉLUS ET EMPLOYÉS Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire ou employé doit rappeler, à toute personne qui prend l'initiative de communiquer avec lui afin d'obtenir un contrat, l'existence de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme, lorsqu'il estime qu'il y a contravention à cette loi. ARTICLE 20 FORMATION La MRC Les Moulins privilégie la participation des membres du conseil et des fonctionnaires et employés à une formation destinée à les renseigner sur les dispositions législatives et réglementaires applicables en matière de lobbyisme. ARTICLE 21 DÉCLARATION Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission ou, au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré à une communication d'influence aux fins de l'obtention du contrat en contravention à la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ou, si telle communication d'influence a eu lieu, qu'elle a été faite après que toute inscription ait été faite au registre des lobbyistes lorsqu'elle est exigée en vertu de la loi. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. SECTION IV INTIMIDATION, TRAFIC D'INFLUENCE OU CORRUPTION ARTICLE 22 DÉNONCIATION Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la MRC Les Moulins doit dénoncer, le plus tôt possible, toute tentative d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de la personne concernée à porter plainte auprès d'un service de police ou d'une autre autorité publique. 12 Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au préfet; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne œuvrant pour la MRC Les Moulins, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le préfet ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. Le directeur général ou le préfet doit traiter la dénonciation avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée, incluant dénoncer la situation à toute autre autorité compétente. Il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé ou mandataire de la MRC de répondre à toute demande relativement à une demande de soumissions autrement qu'en informant le demandeur qu'il doit communiquer uniquement de la façon indiquée dans les documents de demande de soumissions pour obtenir les renseignements demandés. ARTICLE 23 DÉCLARATION Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré, dans le cadre de l'appel d'offres, à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la MRC Les Moulins. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2. SECTION V CONFLITS D'INTÉRÊTS ARTICLE 24 DÉNONCIATION Tout membre du conseil de la MRC, d'un comité décisionnel, de recommandation ou de consultation, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la MRC Les Moulins ou mandaté par la MRC, impliqué dans la préparation, l'exécution ou le suivi de documents contractuels ou dans l'attribution de contrats, doit dénoncer, le plus tôt possible, l'existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise susceptible de conclure un contrat avec la MRC Les Moulins. Une personne en conflit d'intérêts ou en situation de conflit d'intérêts potentiel ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'une demande de soumissions ou d'un contrat ou doit cesser d'y participer et ne peut agir comme membre ou secrétaire d'un comité de sélection pour l'adjudication de ce contrat. 13 Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au préfet; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute autre personne œuvrant pour la MRC Les Moulins, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le préfet ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au préfet suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. ARTICLE 25 DÉCLARATION Lorsque la MRC Les Moulins utilise un système de pondération et d'évaluation des offres, tout membre du comité de sélection doit déclarer par écrit, avant de débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard du contrat faisant l'objet de l'évaluation. Il doit également s'engager à ne pas divulguer le mandat qui lui a été confié par la MRC Les Moulins, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant son mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3. SECTION VI IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES ARTICLE 26 INTERDICTION Doit être insérée, dans les documents de demande de soumissions, une disposition prévoyant qu'une personne qui a participé à l'élaboration et au suivi de la demande de soumissions ne peut soumissionner, ni contrôler directement ou indirectement une entreprise soumissionnaire. ARTICLE 27 RESPONSABLE DE L'APPEL D'OFFRES Tout appel d'offres prévoit que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser par courriel seulement à [email protected] pour obtenir toute information ou précision relativement à l'appel d'offres. ARTICLE 28 QUESTIONS DES SOUMISSIONNAIRES Les questions sont compilées au cours du processus d'appel d'offres et si nécessaire, un addenda est émis, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les réponses aux questions posées par les autres. 14 ARTICLE 29 DÉNONCIATION Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre personne œuvrant pour la MRC Les Moulins, doit, dès qu'il en est informé, dénoncer l'existence de toute situation, autre qu'un conflit d'intérêts, susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus d'appel d'offres et de la gestion du contrat qui en résulte. Un membre du conseil fait cette dénonciation au directeur général; le directeur général au préfet; les autres fonctionnaires et employés, ainsi que toute autre personne œuvrant pour la MRC Les Moulins, au directeur général. Lorsque la dénonciation implique directement ou indirectement le préfet ou le directeur général, la dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation est faite au préfet suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée. SECTION VII MODIFICATION D'UN CONTRAT ARTICLE 30 MODIFICATION D'UN CONTRAT La MRC Les Moulins ne peut modifier un contrat accordé à la suite d'un appel d'offres, sauf dans le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n'en change pas la nature. Toute modification apportée à tout contrat et qui a pour effet d'en augmenter le prix doit être autorisée en respect avec le règlement relatif au suivi et contrôle budgétaire déléguant le pouvoir de faire une dépense ou de passer un contrat au nom de la MRC Les Moulins. ARTICLE 31 RÉUNIONS DE CHANTIER Lorsque cela est justifié par la nature des travaux, la MRC Les Moulins favorise la tenue de réunions de chantier régulières afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat. 15 CHAPITRE IV DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES ARTICLE 32 APPLICATION DU RÈGLEMENT L'application du présent règlement est sous la responsabilité du directeur général et greffier-trésorier de la MRC Les Moulins. Ce dernier est responsable de la confection du rapport qui doit être déposé annuellement au conseil concernant l'application du présent règlement, conformément à l'article 938.1.2 C.M. ARTICLE 33 ABROGATION DES RÈGLEMENTS NUMÉROS 146 ET 146-1 Le présent règlement remplace et abroge les règlements sur la gestion contractuelle numéros 146 et 146-1 respectivement adoptés par le conseil de la MRC Les Moulins le 20 août 2019 et le 8 juin 2021. ARTICLE 34 ENTRÉE EN VIGUEUR ET PUBLICATION Le présent règlement entre en vigueur conformément à la Loi et est publié sur le site Internet de la MRC Les Moulins. De plus, une copie de ce règlement est transmise au ministère des Affaires municipales et de l'Habitation (MAMH). (Signé) (Signé) Mathieu Traversy, préfet Martine Baribeau, avocate Directrice générale adjointe, greffière- trésorière adjointe et directrice du service du greffe Avis de motion : 16 avril 2024 Présentation du projet de règlement : 16 avril 2024 Adoption du règlement : 14 mai 2024 Avis d'entrée en vigueur : 22 mai 2024 dans le journal La Revue Transmission au MAMH : 15 mai 2024 16 ANNEXE 1 DOCUMENT D'INFORMATION (Gestion contractuelle) La MRC Les Moulins a adopté un Règlement sur la gestion contractuelle prévoyant des mesures visant à : − favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres; − assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi; − prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption; − prévenir les situations de conflit d'intérêts; − prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte; − encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat; − assurer, dans la mesure du possible et selon les critères et principes prévus au règlement, la rotation des éventuels cocontractants à l'égard des contrats qui comportent une dépense de 25 000 $ ou plus mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique et qui peuvent être passés de gré à gré en vertu du règlement; − privilégier raisonnablement l'achat local. Ce règlement peut être consulté en cliquant sur le lien ci-après : www.mrclesmoulins.ca. Toute personne qui entend contracter avec la MRC Les Moulins est invitée à prendre connaissance du Règlement sur la gestion contractuelle et à s'informer auprès du directeur général et greffier- trésorier si elle a des questions à cet égard. Par ailleurs, toute personne qui aurait de l'information relativement au non-respect de l'une ou l'autre des mesures y étant contenues est invitée à en faire part au directeur général et greffier-trésorier ou au préfet. Ces derniers verront, si cela s'avère nécessaire, à prendre les mesures utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités compétentes. 17 ANNEXE 2 DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE (Gestion contractuelle) Je soussigné, en présentant la soumission ou offre ci-jointe (ci-après la « soumission ») à : (Nom et titre du destinataire de la soumission) Pour : (Nom et, le cas échéant, numéro du projet de la soumission ou de l'appel d'offres (ci-après l'« appel d'offres») Lancée par : (Nom de la municipalité) déclare ce qui suit et certifie que ces déclarations sont vraies et complètes à tous les égards. Je déclare au nom de : (Nom du soumissionnaire (ci-après le « soumissionnaire ») QUE : 1) J'ai lu et je comprends le contenu de la présente déclaration; 2) Je sais que la soumission ci-jointe peut être disqualifiée si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards; 3) Je sais que le contrat, s'il m'est octroyé, peut être résilié si les déclarations contenues à la présente déclaration ne sont pas vraies ou complètes à tous les égards à la présente; 4) Je suis autorisé par le soumissionnaire à signer la présente déclaration et à présenter, en son nom, la soumission qui y est jointe; 5) Toutes les personnes dont les noms apparaissent sur la soumission ci-jointe ont été autorisées par le soumissionnaire à fixer les modalités qui y sont prévues et à signer la soumission en son nom; 18 6) Aux fins de la présente déclaration et de la soumission ci-jointe, je comprends que le mot « concurrent » s'entend de tout organisme ou personne, autre que le présent soumissionnaire: (a) qui a été invité par l'appel d'offres à présenter une soumission; (b) qui pourrait éventuellement présenter une soumission à la suite de l'appel d'offres compte tenu de ses qualifications, de ses habiletés ou de son expérience; 7) Je déclare : (cocher l'une ou l'autre des déclarations suivantes) (a) que j'ai établi la présente soumission sans collusion et sans avoir communiqué ou établi d'entente ou d'arrangement avec un concurrent; (b) que j'ai établi la présente soumission après avoir communiqué ou établi une entente ou un arrangement avec un ou plusieurs concurrents et qu'il divulgue, dans le document ci-joint, tous les détails s'y rapportant, y compris le nom des concurrents et les raisons de ces communications, ententes ou arrangements; 8) sans limiter la généralité de ce qui précède à l'article 7(a) ou (b), je déclare qu'il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement : (a) aux prix; (b) aux méthodes, aux facteurs ou aux formules pour établir les prix; (c) à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission; (d) à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel d'offres; (e) à l'exception de ce qui est spécifiquement divulgué conformément à l'article 7(b) ci- dessus; 9) en plus, il n'y a pas eu de communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent en ce qui concerne les détails liés à la qualité, à la quantité, aux spécifications ou à la livraison des biens ou des services visés par le présent appel d'offres, sauf ceux qui ont été spécifiquement autorisés par la municipalité ou spécifiquement divulgués conformément à l'article 7(b) ci- dessus; 19 10) les modalités de la soumission ci-jointe n'ont pas été et ne seront pas intentionnellement divulguées par le soumissionnaire, directement ou indirectement, à un concurrent avant la première des dates suivantes, soit l'heure de l'ouverture officielle des soumissions, soit lors de l'octroi du contrat, à moins d'être requis de le faire par la loi ou d'être requis de le divulguer en conformité avec l'alinéa 7(b). 11) Je déclare, qu'à ma connaissance et après vérifications sérieuses, qu'aucune tentative d'influence, manœuvre d'influence ou pression indue ou tentative d'obtenir de l'information relative à un appel d'offres auprès du comité de sélection n'a été effectuée à aucun moment, par moi, un des employés du soumissionnaire, dirigeant, administrateur, associé ou actionnaire, et ce, dans le cas où un tel comité est chargé d'étudier notre soumission ; 12) Le soumissionnaire déclare (cocher la case appropriée à votre situation): (a) Aucune activité de lobbyisme n'a été exercée par le soumissionnaire ou pour son compte. Je déclare que je n'ai pas exercé et que personne n'a exercé pour le compte du soumissionnaire, que ce soit à titre de lobbyiste d'entreprise, de lobbyiste-conseil ou de lobbyiste d'organisation, des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme, au regard du processus préalable au présent appel d'offres. (b) Des activités de lobbyisme ont été exercées par le soumissionnaire ou pour son compte. Je déclare que des activités de lobbyisme au sens de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (L.R.Q., c. T-11.011) et des avis émis par le commissaire au lobbyisme ont été exercées par le soumissionnaire ou pour son compte en regard du processus préalable au présent appel d'offres public et qu'elles l'ont été en conformité de cette loi, de ces avis ainsi que du Code de déontologie des lobbyistes. 13) Je déclare (cocher la case appropriée à votre situation) : (a) que je n'ai personnellement, ni aucun des administrateurs, actionnaires, associés ou dirigeants du soumissionnaire, de liens familiaux, financiers, d'affaires ou autres liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, directement ou indirectement, avec un ou des membres du conseil, un ou des dirigeants ou un ou des employés de la municipalité 20 (b) que j'ai personnellement ou par le biais des administrateurs, actionnaires, associés ou dirigeants du soumissionnaire des liens familiaux, financiers ou autres liens susceptibles de créer une apparence de conflit d'intérêts, directement ou indirectement, avec les membres du conseil, les dirigeants et/ou employés suivants de la municipalité : Nom : Nature du lien ou de l'intérêt : (Nom et signature de la personne autorisée par le soumissionnaire) (Titre) ET J'AI SIGNÉ : Nom : Affirmé solennellement devant moi à ____________________________________ ce ___ e jour de ______________20__ Nom : Commissaire à l'assermentation pour le Québec 21 ANNEXE 3 DÉCLARATION DU MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à _________________________________________, déclare n'avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect, à l'égard de ce contrat. Je m'engage à ne pas divulguer le mandat qui m'a été confié par la MRC Les Moulins, de même qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant mon mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection. Je m'engage à évaluer les soumissions sans partialité, faveur ou considération, selon l'éthique (Ce paragraphe ne s'applique pas au secrétaire.) Je m'engage à prendre toutes les précautions appropriées pour éviter de me placer dans une situation potentielle de conflit d'intérêts et d'avoir un intérêt direct ou indirect dans la demande de soumissions et, à défaut, à dénoncer mon intérêt et à mettre fin à mon mandat. ET J'AI SIGNÉ : Nom : 22 ANNEXE 4 : FORMULAIRE D'ANALYSE POUR LE CHOIX D'UN MODE DE PASSATION 1 BESOINS DE LA MRC LES MOULINS Objet du contrat Objectifs particuliers (économies souhaitées, qualité, environnement, etc.) Valeur estimée de la dépense (incluant les options de renouvellement) Durée du contrat 2 MARCHÉ VISÉ Région visée Nombre d'entreprises connues Est-ce que la participation de toutes les entreprises connues est souhaitable? Oui Non Sinon, justifiez. Estimation du coût de préparation d'une soumission Autres informations pertinentes 3 MODE DE PASSATION CHOISI Gré à gré Appel d'offres public Appel d'offres sur invitation Dans le cas d'un contrat passé de gré à gré dont la dépense est égale ou supérieure à 25 000 $ mais inférieure au seuil d'appel d'offres public, les mesures du RGC pour favoriser la rotation sont-elles respectées? Oui Non Si oui, quelles sont les mesures concernées? Sinon, pour quelle raison la rotation n'est-elle pas envisageable? 4 SIGNATURE DE LA PERSONNE RESPONSABLE Prénom, nom Signature Date