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POLITIQUE de
Communication
Politique de communication
TABLE DES MATIÈRES
Pages
Contexte............................................................................................................................................................................ 4
1.
Objectif ......................................................................................................................................................................... 4
2. Portée............................................................................................................................................................................. 5
3. Principes ou lignes directrices ................................................................................................................... 5
4. Rôles et responsabilités .................................................................................................................................. 6
5. Communication interne ................................................................................................................................. 8
6. Communication externe ................................................................................................................................ 9
7. L'image de marque de la MRC de Manicouagan ..................................................................... 10
7.1 Le logo ................................................................................................................................................................... 10
7.2 L'utilisation du logo .................................................................................................................................... 10
7.3 Utilisation interdite ...................................................................................................................................... 11
8. Marketing territorial : Manicouagan, terre de visionnaires .................................................. 11
9. Les moyens de communication numériques ............................................................................... 14
9.1 Le site Web MRC de Manicouagan ................................................................................................ 14
9.2 Le site Web Manicouagan, Terre de visionnaires .............................................................. 14
9.3 Les médias sociaux .................................................................................................................................. 14
9.4 Directives éditoriales et graphiques des médias sociaux ......................................... 17
9.5 Le Nétiquette des médias sociaux de la MRC de Manicouagan .......................... 18
9.6 Délai de réponse ........................................................................................................................................ 19
9.7 Interactions sur les médias sociaux personnels des élus et des membres
du personnel de la MRC ........................................................................................................................ 19
9.8 Actualisation des sites Web et la gestion des différentes plateformes de la
MRC sur les réseaux sociaux ............................................................................................................. 20
10. La Presse ................................................................................................................................................................... 20
10.1 Les demandes d'accès à l'information ................................................................................... 20
10.2 Les demandes d'information et d'entrevues ...................................................................... 21
Politique de communication
10.3 Traiter une demande média ........................................................................................................... 21
10.3.1 Contact par téléphone ou en personne : .......................................................................... 22
10.3.2 Contact par courriel : ........................................................................................................................ 22
10.4 La Conférence de presse/Point de presse .......................................................................... 22
10.5 Le communiqué de presse .............................................................................................................. 23
11. L'information à la population.................................................................................................................... 23
11.1 L'infolettre .......................................................................................................................................................... 24
11.2 L'avis public .................................................................................................................................................... 24
11.3 La consultation publique (sondages et enquêtes maison) .................................... 24
11.4 Affichage dans les édifices de la MRC ..................................................................................... 24
11.5 Les demandes d'accès à l'information ................................................................................... 25
12. Relations publiques .......................................................................................................................................... 25
12.1 Les allocutions et présentations .................................................................................................... 25
12.2 Les dons et commandites ................................................................................................................ 26
12.3 Les lettres ou cartes ............................................................................................................................... 26
12.4 Signature de courriel............................................................................................................................. 27
12.5 Message de boîte vocale et message d'absence ........................................................ 27
12.6 L'accueil et l'approche de la clientèle ..................................................................................... 28
13. La communication marketing ................................................................................................................. 29
13.1 La publicité (journaux, télévision, radio et magazine, etc.) ...................................... 29
13.2 Les objets promotionnels ................................................................................................................... 29
14. Non-conformité ................................................................................................................................................... 29
15. Révision ...................................................................................................................................................................... 29
Politique de communication
Communication
Numéro de politique : COM-001
Date d'entrée en vigueur : 18 février 2026
Révision prévue : 17 février 2028
Responsable : Direction des ressources humaines et communications
Contexte
Les communications sont essentielles au travail de la MRC de Manicouagan et
contribuent directement à accroître la confiance de ses différents publics
envers elle.
La MRC de Manicouagan compte près d'une trentaine d'employés1 à son siège
social et à l'Aéroport de Baie-Comeau.
La présente Politique établit les lignes directrices et définit clairement les cadres
d'intervention pour les communications internes et externes, afin de rehausser
l'efficacité et la proactivité de la personne qui en est responsable.
Elle repose sur une volonté de répondre aux attentes et aux besoins
d'information des divers publics.
1. Objectif
La Politique de communication permet :
- D'informer les élus, le personnel et les partenaires des normes et règles
entourant le processus de communication ;
1 Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique ;
ils ont à la fois valeur d'un féminin et d'un masculin.
Politique de communication
5
- De confirmer la volonté de la MRC de communiquer auprès de ses différents
publics cibles, tant à l'interne qu'à l'externe, toutes les informations
pertinentes ;
- De veiller à ce que l'image de marque de la MRC soit de qualité et
préservée ;
- De définir les différents outils de communication disponibles pour atteindre
les objectifs de la MRC en matière de communication et d'en assurer la
bonne utilisation ;
- D'adopter une démarche cohérente et efficace en matière de relations de
presse ;
- D'établir les valeurs à privilégier dans toutes les communications ;
- De respecter les diverses lois, règles et normes visant la diffusion de
l'information.
2. Portée
Cette Politique s'applique à la personne élue préfet, aux membres du Conseil,
ainsi qu'au personnel de la MRC de Manicouagan, régulier et contractuel.
3. Principes ou lignes directrices
La MRC de Manicouagan a le devoir de :
-
Rendre compte à la population de ses décisions, actions et orientations ;
-
Faciliter l'accès à l'information à tous les dossiers d'intérêt public ;
-
S'assurer que toute communication soit objective, factuelle, claire,
simple et non partisane ;
-
Assurer aux employés un environnement de travail inclusif et agréable ;
-
Protéger la confidentialité de certains renseignements, en conformité
avec la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels.
Politique de communication
6
4. Rôles et responsabilités
De manière générale, chacun des membres du personnel et du Conseil de la
MRC a le devoir de porter une attention particulière à la qualité de leurs
interactions, par écrit ou en personne, avec une tierce partie de l'organisation
municipale et de la collectivité, lorsqu'ils le font au nom de la MRC.
Rôles et responsabilités des différentes parties prenantes à la Politique :
- Préfet : Ce membre élu est le premier répondant en matière de
communication pour la MRC de Manicouagan. Il en est le porte-parole
officiel. À des fins d'inclusivité, le terme élu désignera la personne au poste
de préfet.
En sa qualité de chef du Conseil de la MRC, l'élu fait toute déclaration
publique relative aux affaires de la MRC. Il peut s'exprimer au nom du
Conseil ou en son nom personnel. S'il le fait au nom du Conseil, ses propos
doivent respecter les décisions ou orientations du Conseil.
- Les membres du Conseil : Ils peuvent faire des déclarations publiques
(verbales ou écrites) d'ordre personnel, mais ne peuvent s'exprimer au nom
du Conseil sans le consentement explicite de ce dernier ou de l'élu.
- La direction générale, les directions de service et le personnel :
o À l'externe
La direction générale peut faire toute déclaration publique (verbale ou
écrite) liée à la méthode de fonctionnement de l'administration
municipale.
La direction générale et les directions de service, après avoir obtenu
l'autorisation de cette dernière, peuvent diffuser des informations
relatives au fonctionnement et aux services de la MRC, et fournir des
renseignements techniques relevant de leurs compétences.
Politique de communication
7
o À l'interne
La direction générale et la direction des ressources humaines et
communications sont responsables des communications internes. Elles
travaillent en étroite collaboration dans la gestion du partage
d'information entre la MRC et l'ensemble du personnel, sur les projets,
programmes et enjeux d'intérêt public.
Pour leur part, les directions de service approuvent toute information ou
tout contenu relié à leur secteur d'activités (véracité et imputabilité).
Elles doivent assurer que le personnel à leur charge ait accès à toute
information pertinente pour bien accomplir leurs tâches. Elles doivent
aussi encourager les membres de leur équipe à entretenir de bonnes
relations avec la clientèle et de favoriser l'échange d'information avec
leurs collègues de travail.
Il est de leurs responsabilités d'aviser le service des communications de
toute situation susceptible de générer des demandes de la part des
médias ou susceptible de faire l'objet d'une controverse dans l'opinion
publique.
-
Coordonnateur aux communications : Veille à la mise en place de la
politique de communication, applique les stratégies de communication
et effectue une veille médiatique quotidienne.
Personne-ressource auprès des médias et responsable des relations de
presse, il achemine les demandes d'entrevues à l'élu, la direction
générale ou les directions de service (si autorisées par la direction
générale), selon la nature de la demande, et effectue les recherches
nécessaires. Il a le mandat de répondre aux demandes des journalistes
dans les meilleurs délais possibles, avec neutralité, transparence,
probité, tact et diplomatie.
-
Direction des ressources humaines et communications : La personne
responsable des communications agit à titre d'experte-conseil auprès
de l'élu et du Conseil de la MRC, de l'administration et des différents
services en matière de communication et encadre la diffusion des
informations et des images de marque de la MRC. Elle détermine et
élabore les stratégies de communication.
Politique de communication
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Elle a pour mandat :
− De veiller à la mise en place des plans de communication interne et
externe et assurer leur mise en œuvre ;
− D'informer les publics de la MRC par l'entremise des outils de
communication appropriés à sa disposition ;
− De créer et d'entretenir tous les outils de communication nécessaires, et
ce, en fonction des ressources financières et humaines disponibles ;
− De conseiller les employés de la MRC, les directions de service et les
membres du Conseil en matière de communication ;
− De veiller à la bonne utilisation de l'identité visuelle de la MRC et à la
protection de ses images de marque (employeur et territoriale) et de sa
réputation.
-
Le personnel : La MRC encourage les membres du personnel, ainsi que
toute personne intéressée par les activités et les services municipaux à
partager et à faire rayonner les messages de la MRC.
Chaque employé a le devoir de respecter la confidentialité des
renseignements détenus par la MRC et à ne pas porter atteinte à la
réputation de celle-ci.
Cependant, aucun membre du personnel ne doit publiquement
commenter les décisions du Conseil ou s'engager dans des questions
politiques.
5. Communication interne
La MRC a grand intérêt à assurer que son personnel soit bien renseigné sur
tous les projets, programmes et enjeux d'intérêt public en temps opportun afin
de les préparer à répondre correctement aux interrogations. Idéalement,
l'information devrait avoir été transmise avant que la population en soit
informée.
Politique de communication
9
Objectifs
-
Transmettre les valeurs, la mission et les orientations de la MRC ;
-
Forger le sentiment d'appartenance des membres du personnel ;
-
Contribuer à une saine relation de travail entre la direction et le
personnel ;
-
Assurer le partage d'information véridique avec la population.
Tâches
-
Diffuser l'information d'intérêt public en temps opportun ;
-
Uniformiser et assurer la conformité des signatures électroniques et des
messageries vocales ;
-
Épauler les directions dans toute initiative liée aux ressources humaines
(ex. : mise en page et diffusion des offres d'emploi).
6. Communication externe
Toute information d'intérêt public relative au fonctionnement de la MRC y
compris : les services, programmes de financement, décisions du Conseil de la
MRC, grands projets de développement économique, mesures en situation
d'urgence, doivent être diffusés en temps opportun aux municipalités et à la
population.
Objectifs
- Favoriser la diffusion de l'information transparente aux municipalités, aux
partenaires et à la population, c'est-à-dire ; des communications plus
fréquentes et une approche renouvelée adaptée à la MRC ;
- Entretenir de bonnes relations avec les médias régionaux.
Tâches
- Rédiger et mettre en œuvre les plans de communications pour les projets
de grande envergure où les enjeux exigent une stratégie complexe ;
- Rédiger et diffuser les informations reliées aux opérations de la MRC ;
Politique de communication
10
-
Coordonner les événements de communication médiatique ;
-
Rédiger ou réviser les communiqués de presse et les diffuser aux médias
appropriés ;
-
Créer et entretenir les dossiers de presse électroniques pour les projets
de grande envergure ;
-
Assister aux séances du Conseil de la MRC et à toute autre activité ou
consultation publique à laquelle les médias sont invités à participer.
7. L'image de marque de la MRC de Manicouagan
7.1
Le logo
La MRC de Manicouagan a adopté en 1981, un logo représentatif de son
territoire, œuvre de la graphiste baie-comoise, Marie-France Lévesque. Il est
à noter que toute la signature est en casse minuscule même le nom propre
Manicouagan.
Les trois (3) cercles concentriques donnent l'impression de mouvement et
de dynamisme. Le quadrilatère, arches et lignes sont une représentation
stylisée d'une partie du barrage Daniel-Johnson (Manic-5) de renommée
internationale. La ligne continue démontre la volonté de la MRC à aller de
l'avant.
Les couleurs de chacun des éléments tirent leurs essences dans le territoire.
Le vert se réfère à l'abondance de conifères caractéristique de la région et le
bleu à la multitude de plans d'eau, dont le majestueux fleuve Saint-Laurent.
7.2
L'utilisation du logo
Tous les détails liés à l'utilisation du logo de la MRC se retrouvent dans le
Guide de marque de la MRC de Manicouagan. Il constitue l'unique référence
pour assurer l'uniformité et la conformité de l'utilisation de notre image de
marque.
Puisque le logo est directement associé à l'image de la MRC, certaines règles
éthiques régissent son utilisation. Ainsi, les documents officiels de la MRC
(correspondance, communiqué, avis publics, etc.) doivent afficher le logo.
Politique de communication
11
Les
documents
promotionnels
et
d'information
doivent
également
comporter une représentation du logo (publicité, dépliants, brochures, etc.).
L'utilisation du logo par toute personne ou organisme externe doit d'abord
être approuvée par le service des communications, et ce, avant diffusion.
Seule la MRC a le pouvoir d'autoriser l'utilisation et la présentation de son
logo, tant dans les documents internes qu'externes. Tout emploi non autorisé
du logo de la MRC peut être considéré comme illégal. Dans le doute, une
vérification auprès du service des communications est nécessaire.
7.3
Utilisation interdite
Le nom corporatif de la MRC, son logo, le nom d'un de ses services, un nom
susceptible d'être confondu avec celui de la MRC ou de l'un de ses services
ne peuvent, sans autorisation, être portés, pris, utilisés dans un média ou un
moyen de publicité, une carte professionnelle, un papier à lettres, une
enseigne ni être reproduit par moyen mécanique, électronique, informatique
et par tout autre moyen.
L'impression, la vente, l'échange, la distribution, la diffusion, la possession ou
l'utilisation de tout journal, revue, programme, brochure et autre publication
médiatisée ou moyen de publicité, carte personnelle/professionnelle, papier
à lettres, enseigne qui porte sans autorisation, le nom corporatif de la MRC,
son logo, le nom d'un de ses services, un nom susceptible d'être confondu
avec celui de la MRC ou de l'un de ses services sont interdits.
8. Marketing territorial : Manicouagan, Terre de visionnaires
En 2022, dans le cadre de sa stratégie d'attractivité et de rétention, la MRC de
Manicouagan crée son image de marque territoriale : Manicouagan, Terre de
visionnaires.
Politique de communication
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Vision
Pour contribuer à l'affirmation de la Manicouagan comme une terre de
visionnaires, la MRC s'entend à poursuivre le développement de ses
communautés. Elle aspire à s'imposer à la fois durablement comme un vrai
pôle d'innovation porté sur l'avenir, mais également comme l'une des
dernières terres sauvages et préservées du Québec.
Mission
Exalter et encourager l'esprit visionnaire de son territoire de pionniers pour
participer à la construction d'un avenir radieux pour ses concitoyens, ses
entreprises et ses touristes, en se donnant les moyens d'accompagner
chacun d'eux vers la réussite de ses ambitions.
Valeurs
L'engagement humain : Depuis toujours, les gens de la Manicouagan misent
sur la générosité et l'entraide qui animent naturellement leurs cœurs et leurs
quotidiens. La communauté s'est construite autour de la solidarité et le souci
du bien-être de son prochain. La Manicouagan est définitivement une terre
d'accueil. C'est notamment le cas avec son implication naturelle dans les
enjeux de la diversité culturelle et du vivre ensemble.
La liberté de bâtir : Ce sont les grands espaces et l'ingéniosité qui inspirent
l'esprit de liberté, ainsi que la conquête entrepreneuriale et communautaire.
Ici, l'aventure fait partie intégrante de la vie des gens au quotidien. La
Manicouagan est une terre de tous les possibles, dont le maillage territorial
permet à tous et chacun de bâtir avec passion et de trouver facilement sa
place.
La responsabilité environnementale : Le paysage économique de la
Manicouagan offre le meilleur bassin imaginable pour devenir le territoire
des leaders industriels de haute performance environnementale et
d'énergies renouvelables. Ses ressources naturelles sont autant de trésors
qu'elle entend absolument préserver et pérenniser.
Politique de communication
13
L'audace naturelle : Naturellement précurseurs d'idées neuves, elle a su
affirmer son territoire comme l'un des centres économiques de la Côte-Nord.
Cet esprit d'audace imprègne chacune de ses démarches, qu'elles soient
économiques, citoyennes ou touristiques.
L'exaltation de son identité : Fruit de l'entremêlement harmonieux des
cultures autochtones avec celles des nouveaux arrivants à travers les
époques, sa diversité culturelle particulièrement riche est une vraie source
de fierté. Pierre angulaire de son territoire, elle est un bien commun partagée
avec tous ceux et celles qui souhaitent vivre l'expérience authentique de la
Manicouagan.
Le logo
La Manicouagan est un territoire unique puisqu'il renferme une histoire plus
vieille que celle de l'humanité : L'œil du Québec. Un cratère qui s'est formé, il
y a plus de 214 millions d'années, lorsqu'une météorite a percuté la Terre de
plein fouet.
Il est primordial que cet événement surréaliste qui, qualifiant de manière
exceptionnelle ce territoire, se retrouve dans la formation de son logotype.
Le « O » de ManicOuagan est alors utilisé pour qualifier cet astroblème,
permettant
ainsi
d'isoler
« Manic »
en
référence
à
ses
barrages
hydroélectriques et de mettre en évidence les atouts qui font la notoriété de
son beau territoire.
Aucun élément constitutif du logo ne peut être modifié (couleur, typographie,
dimensions, construction, etc.). Il ne peut être redessiné et doit toujours être
reproduit à partir d'un document de référence de bonne qualité, fourni par le
service des communications.
Tous les détails liés à l'utilisation de l'image de marque territoriale de la MRC
se trouvent dans le « Guide de marque : Manicouagan, Terre de visionnaires ».
Une tierce partie n'est pas autorisée à utiliser l'image de marque territoriale
de la MRC, quelle qu'en soit la forme, sans le consentement du service des
communications. La MRC de Manicouagan a un droit exclusif sur son image
et sur l'utilisation qui en est faite.
Politique de communication
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9. Les moyens de communication numériques
9.1
Le site Web : MRC de Manicouagan
Le développement, la gestion et la mise à jour du site Web de la MRC de
Manicouagan : www.mrcmanicouagan.qc.ca relèvent du service des
communications en collaboration avec les membres du personnel de la
MRC.
Le site comprend des informations pertinentes concernant la gouvernance
de la MRC et du Territoire non organisé (TNO) de Rivière-aux-Outardes, les
services et programmes relevant de ses compétences, un centre de
documentation et une section dédiée aux nouvelles de la MRC. De plus, le site
contient des liens vers les organismes partenaires et promoteurs.
9.2
Le site Web : Manicouagan, Terre de visionnaires
Le développement, la gestion et la mise à jour du site Web Manicouagan,
Terre de visionnaires : www.manicouagan.ca relèvent du service des
communications en collaboration avec les partenaires régionaux de la MRC.
Ce site se veut une plateforme numérique aux couleurs de la Manicouagan.
Il se compose d'onglets cibles tels que : économique, citoyen, tourisme et
nouveaux arrivants, dans le but de promouvoir l'unicité du territoire.
9.3
Les médias sociaux
La présence de la MRC de Manicouagan sur les médias sociaux vise
principalement à assurer un lien de communication dynamique avec la
population et entretenir un lien de proximité avec cette dernière. La MRC est
présente sur Facebook, Instagram ainsi que LinkedIn et possède une chaine
YouTube.
Comme la plupart des communications sur ces plateformes sont destinées
à un public externe, la gestion des médias sociaux relève du coordonnateur
aux communications qui assure la qualité du contenu.
Tout autre membre du personnel préalablement désigné peut collaborer à
la diffusion de messages sur les réseaux sociaux de la MRC, sous réserve des
conditions de publication qui suivent :
Politique de communication
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FACEBOOK ET INSTAGRAM
Sur les réseaux sociaux comme ailleurs, l'apparence est déterminante sur
l'impression que l'on veut laisser. Il faut donc peaufiner notre image pour
avoir une présentation irréprochable à tous les niveaux.
Les images font partie des contenus les plus partagés sur Facebook. Ces
images apparaîtront toujours dans notre page et idéalement, dans la
plupart des flux d'actualités de nos abonnés.
C'est pourquoi, autant que possible, les publications de la MRC seront
accompagnées d'une image, d'une photo ou d'une vidéo et d'un lien
hypertexte dirigeant les abonnés vers un des sites de la MRC ou sur la page
Web pertinente, selon le type d'information.
Les types de communications adaptées à Facebook sont :
− La promotion et le partage d'information des différents services et
programmes d'aide financière ;
− La mise en valeur des réalisations régionales et les initiatives positives qui
contribuent au développement de la MRC ;
− Le partage d'information des municipalités, partenaires et organismes de
la Manicouagan ou des services gouvernementaux en lien avec la mission
de la MRC ;
− Les dates importantes du Calendrier de la MRC : Séances du Conseil,
Appels à projets, etc. ;
− Les annonces d'événement, de concours, de consultation publique, de
sondage, d'offre d'emploi, etc. ;
− La promotion des réalisations de la MRC ;
− La célébration des journées, semaines ou mois thématiques en lien avec
la Manicouagan et la mission de la MRC ;
− Les annonces en cas de situations d'urgence.
Politique de communication
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LINKEDIN
LinkedIn est un haut lieu d'échange professionnel et un excellent outil de
réseautage. La MRC peut publier la plupart de ses offres d'emploi sur ce
réseau.
Les types de communications adaptées à LinkedIn :
− La publication des offres d'emploi de la MRC ;
− Les annonces d'événement, de concours, de consultation publique, de
sondage ;
− Les dates importantes du Calendrier de la MRC : Séances du Conseil,
Appels à projets, etc. ;
− Le partage d'information de nos différents services et programmes d'aide
financière ;
− Le partage d'information des municipalités, partenaires et organismes de
la Manicouagan ou des services gouvernementaux en lien avec la mission
de la MRC ;
− La célébration des journées, semaines ou mois thématiques en lien avec
la Manicouagan et la mission de la MRC.
YOUTUBE
La chaine YouTube sert de recueil de toutes les vidéos produites et diffusées
par la MRC.
Les vidéos diffusées sur la page YouTube officielle de la MRC doivent être de
bonnes qualités et respecter les droits d'auteur.
ADRESSES DES MÉDIAS SOCIAUX DE LA MRC DE MANICOUAGAN
https://www.facebook.com/ManicouaganTerredeVisionnaires
https://www.linkedin.com/company/manicouagan-terre-de-visionnaires/
https://www.instagram.com/manicouaganvisionnaires
https://www.youtube.com/@ManicouaganVisionnaires
Politique de communication
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9.4 Directives éditoriales et graphiques des médias sociaux
− Les publications se limitent à des fins professionnelles et doivent être en
lien avec les responsabilités, mandats et réalisations de la MRC ;
− La qualité de la langue des publications doit être impeccable ;
− Les publications doivent être vraies, précises et fondées. Elles doivent
éviter d'induire le public en erreur et de créer des rumeurs ;
− Les publications doivent respecter la diversité et favoriser l'inclusion ;
− Les publications ne doivent pas promouvoir des produits ou des
services commerciaux, sauf s'ils sont liés à des partenariats ou
événements régionaux spécifiques et approuvés par la MRC ;
− Les publications à caractère partisan, religieux ou revendicateur sont
interdites ;
− Les publications doivent respecter les droits d'auteur et la propriété
intellectuelle. Toute utilisation de contenu protégé par des droits
d'auteur doit être autorisée ou faire l'objet d'une citation appropriée.
− Le coordonnateur aux communications effectue une veille régulière des
échanges consécutifs à son intervention et retire tout commentaire du
public qui ne respecte pas la nétiquette de la MRC ;
− Un commentaire négatif du public s'il est pertinent et respectueux, ne
doit pas être retiré ;
− Les membres du personnel ne doivent pas se livrer à des débats avec
le public. Ils doivent éviter de répondre ou de commenter des
publications touchant la MRC (autant administrativement que
politiquement), à moins de devoir corriger une fausse information
pouvant induire le public en erreur, et ce, après avoir obtenu
l'approbation de la direction générale ;
− Seul le service des communications est habilité à apporter des
corrections aux fils de discussion sur les réseaux sociaux de la MRC ;
− Les membres du personnel doivent alerter le coordonnateur aux
communications de tout dérapage dans nos réseaux sociaux ;
− En fonction de la nature de son poste, l'élu de la MRC de Manicouagan
pourrait se créer une page Facebook de type « Personnalité publique ».
La mise en place d'une telle page se fait en concert avec la direction
générale, ainsi qu'avec le coordonnateur aux communications qui
agira à titre d'administrateur de la page.
Politique de communication
18
9.5
Le Nétiquette des médias sociaux de la MRC de Manicouagan
Les médias sociaux de la MRC sont un lieu d'information et d'échanges. Afin
de préserver un climat communicationnel courtois et respectueux, certaines
règles de conduite sont toutefois essentielles à respecter.
LA MRC DE MANICOUAGAN NE TOLÉRERA AUCUN CONTENU :
− Diffamatoire, haineux, raciste, sexiste, xénophobe, menaçant, insultant,
injurieux, grossier, obscène, offensant, incompréhensible, abusif ou hors
sujet ;
− Répété ou écrit en lettres majuscules sans que ce soit justifié ;
− Publicitaire, promotionnel ou propagandiste ;
− Révélant certains renseignements personnels ou confidentiels sur
l'usager ou une partie tierce ;
− Visant à faire de la publicité pour une personne, une organisation, un
produit, un parti politique ou cherchant à discréditer ceux-ci ;
− Permettant, d'une quelconque manière, de dévoiler l'identité d'un
membre du personnel de notre organisation sans son consentement
(photo, mention ou autre) ;
− Ne respectant pas la législation en vigueur, notamment la Charte des
droits et libertés de la personne, le Code civil du Québec, la Loi sur la
protection des droits d'auteurs, etc.
DANS CE CONTEXTE, LA MRC DE MANICOUAGAN A LE POUVOIR :
− De retirer des plateformes utilisées, sans préavis, les commentaires ne
respectant pas les règles énoncées précédemment ;
− De faire un signalement ainsi que de bannir et de bloquer une personne
usagère, selon les procédures prévues par les différents médias
sociaux ;
− De supprimer tout renseignement qu'elle considère comme sensible ou
non nécessaire à la compréhension du message ou un contenu non
significatif (trop court, confus, imprécis, etc.).
La MRC de Manicouagan ne traitera pas les demandes suivantes par
l'intermédiaire des médias sociaux : plaintes, relations médias, accès à
l'information, permis, emploi, etc.
Politique de communication
19
Les comportements et les contenus n'étant pas en phase avec ces règles de
conduite ou qui se montrent malhonnêtes, offensants ou portant atteinte à
la réputation, seront automatiquement retirés.
9.6
Délai de réponse
Bien que l'usage des médias sociaux implique la notion de rapidité et
d'instantanéité, certaines interventions peuvent nécessiter des vérifications
préalables auprès des différents services de la MRC de Manicouagan. Un
délai est donc à prévoir.
À moins d'une urgence qui nécessiterait une intervention immédiate, la MRC
assure une vigie et une animation de ses médias sociaux pendant les heures
régulières de travail seulement.
9.7
Interactions sur les médias sociaux personnels des élus et des
membres du personnel de la MRC
Les règles énoncées précédemment s'appliquent aux élus et aux membres
du personnel de la MRC de Manicouagan sur leurs comptes personnels.
Il est important de noter que les élus ne peuvent pas parler au nom de la MRC
dans leurs publications sur le Web ni partager des renseignements
confidentiels, de natures délicates ou qui pourraient nuire à la réputation de
l'organisation ou de l'un de ses partenaires ni d'un collègue. Les mêmes
principes s'appliquent au personnel de la MRC.
Les élus et le personnel de la MRC possédant un compte sur certains médias
sociaux peuvent mentionner la MRC dans leur profil. Malgré leur affiliation
politique ou professionnelle, leurs messages et leurs prises de position ne
représentent jamais la position officielle de la MRC et doivent être considérés
comme des opinions strictement personnelles.
Les élus et le personnel de la MRC sont aussi invités à faire preuve de
jugement dans leurs commentaires personnels en lien avec leurs fonctions
et leur employeur sur leur compte personnel.
Politique de communication
20
9.8
Actualisation des sites Web et la gestion des différentes plateformes
de la MRC sur les réseaux sociaux
Les sites Web de la MRC et la gestion de ses différentes plateformes sur les
réseaux sociaux sont sous la responsabilité du service des communications.
Certaines personnes peuvent obtenir un accès limité afin d'actualiser
ponctuellement une section précise des sites Web. Lors d'une modification
de contenu plus importante, ledit contenu doit être acheminé au service des
communications pour approbation.
Le service des communications, en collaboration avec la direction générale,
analysera toute demande effectuée par un autre service en ce qui a trait à
la création d'un nouveau compte sur les réseaux sociaux. Aucun service ne
peut créer un compte sans d'abord obtenir l'approbation du service des
communications et de la direction générale.
Le fait que la MRC suive les comptes d'un utilisateur Facebook, Instagram ou
autres plateformes ne signifie pas qu'elle est en accord avec ses propos ou
ses activités. Le service des communications porte attention aux comptes
qui semblent pertinents en lien avec son mandat et qui lui permettent
d'assurer une veille médiatique.
10. La Presse
Le service des communications est le point de convergence pour les médias et
s'avère la source unique et officielle de la diffusion d'information.
Il reçoit et traite toutes les demandes des médias, sauf les « Demandes d'accès
à l'information » qui sont traitées par le service de l'administration et du greffe.
10.1 Les demandes d'Accès à l'information
Des lois encadrent la divulgation de l'information publique de sorte à
protéger les personnes ou les organisations, les renseignements de nature
personnelle ou confidentielle, afin de respecter la vie privée.
Politique de communication
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En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels, toute demande de document
autre que les publications officielles de la MRC doit être acheminée au
service de l'administration et du greffe.
Le formulaire de demande d'Accès à l'information doit être dûment rempli
sur le site Web de la MRC de Manicouagan. Celui-ci est accessible à la
section : « Accès à l'information | MRC de Manicouagan ».
Le service de l'administration et du greffe a la responsabilité d'assurer les
suivis appropriés en respectant les dispositions et les délais prescrits par la
loi. Il informe la direction du service des communications lorsque cette
demande provient d'un membre des médias.
10.2 Les demandes d'information et d'entrevues
La MRC de Manicouagan incite les membres des médias traditionnels et
alternatifs à contacter le coordonnateur aux communications pour toute
demande d'information ou d'entrevue. Ses coordonnées se trouvent sur le
site Web de la MRC.
Lorsqu'une situation particulière est susceptible d'engendrer une demande
d'information en provenance des médias, tout service est responsable de
prévenir aussi rapidement que possible celui des communications.
Dans le but de développer et maintenir une relation de confiance avec les
médias, ces demandes sont traitées dès que possible et au plus tard, dans
les trois (3) heures suivant la réception de la demande. Ainsi, la MRC s'assure
que les journalistes obtiennent l'information nécessaire au bon moment et
auprès des bonnes personnes.
10.3 Traiter une demande média
Il arrive que les membres des médias communiquent directement avec le
personnel de la MRC. Le personnel qui reçoit des demandes de médias doit
immédiatement les acheminer au coordonnateur aux communications.
Un employé ne peut faire aucune déclaration publique aux médias, à moins
qu'il ait obtenu l'approbation au préalable de la direction générale ou de la
direction administrative lors de son absence.
Politique de communication
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10.3.1 Contact par téléphone ou en personne :
1.
Donner l'instruction de communiquer avec le coordonnateur aux
communications ;
2.
Si le coordonnateur aux communications n'est pas disponible et
que la demande nécessite une attention immédiate, l'appel ou la
personne doit être transféré à la direction des ressources humaines
et communications ;
3.
Dans le cas où les étapes 1 et 2 ne sont pas possibles, le personnel
doit prendre note des informations énumérées ci-dessous et les
acheminer immédiatement à la direction des ressources humaines
et communications ;
a. Nom du journaliste et le média représenté
b. Adresse courriel ou le numéro de téléphone
c. Nature de la demande
d. Échéance de la demande (date/heure limite)
4.
Ne jamais promettre une entrevue ou conformer qui est le
porte-parole approprié ;
5.
Ne pas confirmer ou réfuter des informations ;
6.
Dites-lui que la personne responsable des communications lui
répondra dès que possible.
10.3.2 Contact par courriel :
1.
Ne pas répondre ;
2.
Transférer le message immédiatement au coordonnateur aux
communications ou en cas d'absence, à la direction des
communications.
10.4 La Conférence de presse/Point de presse
La conférence de presse sert à annoncer une actualité importante, ou une
information complexe ou sensible, à lancer un événement, à présenter un
bilan d'action ou à faire visiter un lieu (en avant-première). En règle générale,
le préfet est le porte-parole officiel.
Politique de communication
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Le point de presse est tenu de façon spontanée et porte sur une prise de
position importante de la MRC. Il est l'outil de communication à privilégier en
cas de sinistre. Seul le préfet, l'élu nommé comme substitut, la direction
générale, la direction des communications et celle de la sécurité publique et
civile (dans le cas d'une situation d'urgence) peuvent prendre la parole.
La MRC convie les médias à une conférence de presse. Les invitations (médias
et invités) relèvent du service des communications. Les convocations sont
acheminées de cinq (5) à sept (7) jours ouvrables avant la tenue de
l'événement.
Le déroulement d'une conférence de presse respecte le protocole établi, soit
l'exposé du message, la période de questions réservée aux représentants
des médias et la période d'entrevues individuelles avec les locuteurs.
Aucun service municipal n'a le pouvoir d'organiser une activité de presse et
n'est autorisé à convoquer la presse au nom de la MRC.
10.5 Le communiqué de presse
Le communiqué de presse sert à faire connaître une nouvelle importante de
la MRC.
Avant de lancer un projet de communiqué, le personnel doit s'adresser à la
direction des communications pour déterminer s'il est le moyen de
communication le plus approprié. La rédaction, la révision et l'émission de
celui-ci sont sous la responsabilité du service des communications. Il est
ensuite validé par la direction générale puis diffusé dans la section
« Publications - Actualités » du site Web de la MRC de Manicouagan.
11. L'information à la population
La conception et la production d'invitations, de dépliants, de brochures et autre
publication sont sous la responsabilité du service des communications et
celui-ci travaille en étroite collaboration avec les divers services desquels
découlent les publications.
Politique de communication
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11.1
L'infolettre
La MRC de Manicouagan a depuis peu développé une infolettre pour
informer les locataires du TNO. C'est un moyen de communication efficace
qui permet de transmettre des informations rapidement selon les besoins. La
fréquence de cette infolettre a été fixée à une fois par saison en plus d'envois
ponctuels pour aviser de travaux ou en cas d'urgence.
11.2 L'avis public
− La MRC de Manicouagan publie ses avis publics sur son site Web :
www.mrcmanicouagan.qc.ca ;
− Dans le journal régional hebdomadaire « Le Manic » ;
− Sur le babillard situé à l'entrée principale des bureaux de la MRC.
L'avis public doit toujours être validé par la direction générale.
11.3 La consultation publique (sondages et enquêtes maison)
La MRC procède, de façon obligatoire ou facultative, à des consultations
publiques, sondages ou enquêtes maison.
Par l'entremise de la personne responsable des communications, de la
direction générale et des directions de service, la MRC déploie tous les efforts
possibles afin de susciter la participation du plus grand nombre de
personnes aux activités de consultation, y compris des invitations lancées
aux médias locaux.
Toute consultation publique doit, au préalable, être approuvée par la
direction générale de la MRC.
11.4 Affichage dans les édifices de la MRC
La MRC de Manicouagan a des règles bien précises pour encadrer l'affichage
dans ses édifices. Ces règles ont pour objectif de contrôler les messages
véhiculés à l'intérieur des bâtiments publics et de protéger l'image de la
MRC :
Politique de communication
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− L'affichage doit être approuvé par le service des communications ou la
direction générale ;
− Les messages de la MRC ont préséance sur les autres messages ;
− Aucune publicité à but lucratif n'est admise ;
− La MRC refuse tout affichage à caractère politique, partisan, religieux ou
commercial ou toute demande provenant d'organismes à vocations
politique, partisane, religieuse ou commerciale ;
− La MRC refuse tout affichage raciste, sexiste, haineux, ce qui inclut
l'exhibition inappropriée du corps humain ;
− L'affichage doit respecter les normes de l'Office québécois de la langue
française ;
− La MRC accepte l'affichage de publicité d'organismes sans but
lucratif reconnus par cette dernière ou à but humanitaire reconnu
(ex. : Centraide, Société canadienne du cancer) ;
− L'affichage et l'entretien des babillards sont sous la responsabilité du
service des communications.
11.5 Les demandes d'accès à l'information
Les demandes d'accès à l'information sont régies par la Loi sur l'accès aux
documents et à la protection des renseignements personnels. La procédure
à suivre est indiquée au point 10.1 de cette politique.
12. Relations publiques
12.1 Les allocutions et présentations
À l'occasion, la MRC est invitée à adresser des allocutions lors d'événements
divers (réceptions, hommages, cérémonies protocolaires). L'élu est la
personne habituellement désignée, à moins que la participation d'une autre
personne soit jugée plus pertinente. La personne responsable des
communications peut offrir un accompagnement dans la préparation des
allocutions et des présentations.
Politique de communication
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12.2 Les dons et commandites
La MRC de Manicouagan s'est dotée d'une politique concernant l'octroi de
commandites qui se trouve sur son site Web :
politique_concernant_loctroi_de_commandites_mrc_de_manicouagan.pdf.
Une commandite de la MRC de Manicouagan se fait en échange de visibilité,
laquelle est proportionnelle à l'importance de la contribution, selon les plans
de visibilité de chacun des événements commandités. Veuillez noter que
toute diffusion « grand public » du logo de la MRC doit d'abord être
approuvée par la direction du service des communications.
Tout représentant d'une organisation souhaitant adresser une demande
d'aide financière à la MRC doit compléter le formulaire prévu à cet effet et
fournir les documents requis au dépôt de celle-ci. Le formulaire de demande
se trouve sur le site Web de la MRC au www.mrcmanicouagan.qc.ca
sous l'onglet « Programmes d'aide financière ». La demande sera traitée en
tenant compte de sa date de réception, de la date de l'événement ou du
projet et des séances du Conseil de la MRC. La MRC se réserve un délai de
trois (3) mois pour répondre à toute demande d'aide financière.
12.3 Les lettres ou cartes
La MRC transmet des lettres ou des cartes de façon ponctuelle aux employés,
membres du Conseil de la MRC, élus de la région ou promoteurs en guise de
félicitations, de remerciements ou de sympathies. Ces communications sont
généralement signées par l'élu de la MRC de Manicouagan ou, selon le cas,
par la direction générale.
La MRC de Manicouagan possède une papeterie (papier en-tête, carte de
Noël, pochette corporative, carte professionnelle) développée en fonction de
son identité visuelle corporative. Tous les services de la MRC sont tenus
d'utiliser la papeterie officielle dans leurs communications auprès du public
externe.
Politique de communication
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12.4 Signature de courriel
Par souci d'uniformité et de professionnalisme, les membres du personnel
de la MRC de Manicouagan doivent obligatoirement utiliser la signature
de courriel standard développée et transmise par le service des
communications.
La signature comprend les éléments suivants :
Nom de l'employé *Le logo de la MRC est placé à gauche de la signature
Titre
Numéro de téléphone du bureau, poste numéro
Adresse postale
Site Web
Tag promotionnel (optionnel)
Message en lien avec la protection de l'environnement
Message de mise en garde information confidentielle
Nom de l'employé
Titre du poste
Tél. : 418 589-9594, poste No |
Édifice Georges-Henri-Gagné
768, rue Bossé
Baie-Comeau QC G5C 1L6
mrcmanicouagan.qc.ca
Désirez-vous vraiment imprimer ce courriel ? Pensons à l'environnement !
Le présent courriel peut contenir des renseignements confidentiels. Si ce courriel vous est parvenu par
mégarde, veuillez le supprimer et nous en aviser au 418 589-9594. Merci de votre collaboration.
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12.5 Message de boîte vocale et message d'absence
Par souci d'harmonisation des messages vocaux des services municipaux,
les employés détenant une boîte vocale doivent obligatoirement enregistrer
un message identique à celui stipulé ci-dessous. De plus, il est exigé
de préparer un message d'absence sur la boîte vocale de même qu'un
courriel de réponse automatisé lors de période d'absence temporaire ou
indéterminée. La mise à jour doit s'effectuer au départ et au retour.
Message de boîte vocale :
« Bonjour ! Vous avez joint la boîte vocale de (votre nom). Je suis dans
l'impossibilité de prendre votre appel pour l'instant. Veuillez me laisser un
message détaillé et vos coordonnées et je retournerai votre appel aussitôt
que possible ou faites-le 0 pour plus d'information. Merci ».
Message de boîte vocale lors d'absence :
« Bonjour ! Vous avez joint la boîte vocale de (votre nom). Veuillez prendre
note que je serai absent du bureau jusqu'au (date) inclusivement. Vous
pouvez me laisser un message détaillé auquel je répondrai dès mon retour
ou faites-le 0 pour plus d'information. Merci ».
Courriel de réponse lors d'absence :
Bonjour,
Veuillez noter que je suis absent du bureau du (date du jour) au (date du
jour) inclusivement. Pour toute question urgente, vous pouvez acheminer
un courriel à (nom d'un membre du personnel de votre service) à :
adresse courriel.
Salutations,
*Signature de courriel habituelle
12.6 L'accueil et l'approche clientèle
Le personnel doit faire preuve de courtoisie et de professionnalisme lors de
leur discussion avec la clientèle et les partenaires, où qu'elle ait lieu.
Politique de communication
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13. La communication marketing
13.1 La publicité (journaux, télévision, radio et magazine, etc.)
La MRC peut acheter de l'espace publicitaire dans les médias.
Le service des communications veille à la cohérence des messages et des
visuels d'après les objectifs définis, la pertinence des projets et les besoins
de la clientèle visée, le tout dans le respect de l'image de marque de la MRC.
Le coordonnateur aux communications est chargé de produire ou de faire
produire par des agences externes, de vérifier et de corriger, le cas échéant,
les textes et les visuels publicitaires de la MRC.
13.2 Les objets promotionnels
Les objets promotionnels permettent de promouvoir l'image de marque de
la MRC, d'accroître sa notoriété, de renforcer le sentiment d'appartenance et
de fierté.
La production, la gestion de l'inventaire des objets promotionnels sont sous
la responsabilité du service des communications.
Les règles de présentation générale de l'image de la MRC de Manicouagan
s'appliquent également à la production d'objets promotionnels, comme
épinglettes, sacs fourre-tout, etc.
14. Non-conformité
L'employé qui ne respecte pas le contenu de la présente politique s'expose à
des mesures administratives ou disciplinaires selon la gravité des gestes posés,
pouvant aller jusqu'au congédiement.
15. Révision
Cette politique sera révisée tous les deux (2) ans par le service des
communications.
Politique de communication
ANNEXE 1 - ACCUSÉ DE RÉCEPTION
ACCUSÉ DE RÉCEPTION
Politique de Communication
Je soussigné.e, __________________________, reconnais avoir reçu un
exemplaire de la Politique de Communication en vigueur au sein de la MRC de
Manicouagan.
Je déclare avoir pris connaissance des termes que la Politique contient. Je
comprends et m'engage à me conformer à la présente Politique.
_______________________
Signature
_______________________
Date