Politique de confidentialite de la MRC de Manicouagan
Manicouagan, Quebec
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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
ADOPTÉE LE 22 NOVEMBRE 2023
ii
TABLE DES MATIÈRES
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION .............................................................. 4
1.
Définitions ............................................................................................. 4
2.
Objectifs ................................................................................................ 5
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT......... 5
3.
Confidentialité ...................................................................................... 5
4.
Types de renseignements personnels recueillis par les services ......... 5
5.
Consentement à la collecte de renseignements personnels ............... 6
CHAPITRE III -- DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION .................................................... 8
6.
Droits d'accès ........................................................................................ 8
7.
Droit de rectification ............................................................................. 9
8.
Procédure d'accès ou de rectification .................................................. 9
9.
Conservation et protection des renseignements personnels ............ 10
10.
Transfert des renseignements personnels à l'externe de la MRC ...... 10
11.
Droit d'accès à un document de la MRC ............................................ 11
12.
Responsable de la protection des renseignements personnels ......... 12
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES ................................................................... 12
13.
Plaintes ................................................................................................ 12
14.
Dispositions finales ............................................................................. 13
ANNEXE I .......................................................................................................................... 14
3
CONSIDÉRANT
que la MRC de Manicouagan (ci-après la « MRC ») est un
organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l'accès ») ;
CONSIDÉRANT
que la MRC s'engage à protéger les renseignements personnels
qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le
respect des lois et règlements applicables ;
CONSIDÉRANT
que la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un
organisme municipal, doit se doter d'une politique de
confidentialité s'il collecte des renseignements personnels par un
moyen technologique ;
CONSIDÉRANT
qu'une telle politique doit être publiée sur les sites Internet de la
MRC et diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne
concernée ;
CONSIDÉRANT
que telle politique s'applique de manière complémentaire à la
Politique administrative concernant les règles de gouvernance en
matière de protection des renseignements personnels de la MRC ;
CONSIDÉRANT
que pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est
instituée la présente Politique de confidentialité de la MRC de
Manicouagan.
EN CONSÉQUENCE, la MRC de Manicouagan adopte la présente Politique de
confidentialité et décrète ce qui suit :
4
CHAPITRE I -- APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la
signification ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès ;
Conseil : Désigne le conseil des maires de la MRC de Manicouagan ;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par
la MRC et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa
transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Employé : Désigne un élu, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel,
permanent, temporaire, d'appoint de projet, saisonnier ou contractuel ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la MRC collecte,
détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements
personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la MRC dans le cadre
de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un
fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles
de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la MRC ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme :
l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire,
que ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu,
notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de
confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données
biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès
aux documents de la MRC ;
5
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la
personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la
protection des renseignements personnels détenus par la MRC.
2. OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
- Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement
la confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
- Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la MRC tout au long de son cycle
de vie ;
- Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour
lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la MRC ;
- Assurer la confiance du public en la MRC, faire preuve de transparence concernant
le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la MRC et leur donner
accès lorsque requis.
CHAPITRE II -- COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3. CONFIDENTIALITÉ
3.1
La MRC conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible
uniquement aux employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs
fonctions ;
3.2
La MRC précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout
consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP ;
3.3
La MRC applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la
sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité
et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur
l'accès.
4. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La MRC détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP
recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la MRC ayant
accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent
conformément au tableau présent en Annexe I de la présente Politique.
6
5. CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1
La MRC ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le
consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions
prévues à la Loi sur l'accès ;
5.2
Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une
durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et
doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
5.3
Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la MRC ne transmet
pas à un tiers un RP concernant une personne sans le consentement
spécifique de cette personne à un tel transfert ;
5.4
Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement et tel que prévu à
l'article alinéa 2, une personne concernée peut refuser de consentir à la
collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même des services
de la part de la MRC ;
5.5
Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la
concernant, la personne concernée doit :
− À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la MRC ou tout autre
document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la
collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne
signant pas le formulaire et en avisant l'employé de la MRC lui ayant fait
parvenir ledit formulaire ;
− Lors de toute démarche faite directement sur les sites Internet de la MRC,
afin de bénéficier de tout service prodigué par la MRC, en suivant les
indications à l'endroit prévu aux fins de signifier son refus.
Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la MRC
lorsqu'elle ne donne pas son consentement à la collecte et à la détention de tout RP.
5.6
Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout
service de la MRC dans les circonstances suivantes :
7
− Le refus par un candidat à la collecte de tout RP le concernant aux fins
d'évaluer sa candidature pour tout emploi offert par la MRC ;
− Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une
évaluation foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de
l'évaluation foncière de la MRC ;
− Le refus par une personne à la collecte de tout RP faisant une demande
d'accès à l'information ;
− Le refus par une personne faisant l'objet d'un transfert de bail à la collecte
de tout RP.
5.7
Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal
ou visuel, comporte le droit pour la MRC de procéder à la reproduction ou à
la diffusion de tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour
lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes
règles pour la protection des renseignements personnels ;
5.8
Sur ses sites Internet, la MRC recueille des renseignements techniques tels
que les adresses IP, les pages visitées et les requêtes, la date et l'heure de
connexion, la géolocalisation approximative de l'utilisateur, le type de
navigateur Internet ou de système informatique utilisé ou le nom de domaine
du site Internet à partir duquel a été établi le lien avec lesdits sites Internet
soit mrcmanicouagan.qc.ca et manicouagan.ca ;
5.9
Lors de l'utilisation des services en ligne ou d'une visite sur les sites de la MRC,
celle-ci, ou son mandataire, pourrait stocker certains renseignements sur
l'ordinateur de l'internaute sous la forme d'un témoin (« cookie ») ou d'un
fichier semblable. Les témoins permettent la conservation de certains
renseignements à propos de l'utilisation du site Internet ou d'un service en
ligne. En ciblant les intérêts et les préférences de l'internaute, les témoins
permettent donc à la MRC d'améliorer sa prestation de services et
d'expérience client. Un témoin pourrait être requis en raison de contraintes
technologiques ou de sécurité inhérente à la navigation sur Internet ou au bon
fonctionnement d'un service en ligne. La plupart des navigateurs Internet
permettent d'effacer du disque dur, de bloquer ou de recevoir un
avertissement avant l'implantation de témoins sur un ordinateur.
L'internaute qui refuse les témoins aura quand même accès aux sites, mais il
est possible que la navigation en soit affectée et que certains services soient
indisponibles ;
5.10
L'information présente sur les sites Internet de la MRC n'a pas de valeur légale
et n'est présentée qu'à titre informative. Le texte officiel d'un document a
toujours préséance sur le contenu des sites Internet ;
8
5.11
Les sites Internet de la MRC contiennent des hyperliens permettant aux
utilisateurs et utilisatrices de visiter d'autres sites. La MRC de Manicouagan
n'est pas responsable des moyens utilisés sur ces sites pour y assurer la
protection des renseignements personnels ;
5.12
Les sites Internet de la MRC ne sont pas conçus pour les enfants et il n'est pas
de l'intention de la MRC de recueillir des données personnelles auprès
d'enfants sous l'âge de consentement de leur pays de résidence. Nous
demandons par conséquent aux enfants sous l'âge de consentement de ne
transmettre aucun renseignement personnel les concernant.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6. DROITS D'ACCÈS
6.1
Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la
concernant et conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions
prévues à la Loi sur l'accès ;
6.2
Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit
de recevoir l'information relative à tout RP détenu par la MRC la concernant ;
6.3
La MRC donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne
concernée, à celle-ci, en lui permettant d'en prendre connaissance à distance
ou dans les bureaux de la MRC pendant les heures d'ouverture habituelles,
qui sont de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h 45 du lundi au jeudi et de 8 h à 12 h le
vendredi, ainsi que d'en obtenir une copie ;
6.4
Lorsque la personne concernée est handicapée, la MRC prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès
prévu au présent article 6. À cette fin, la MRC tient compte de la politique
établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des droits des
personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et
sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
6.5
L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit.
Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de la transcription, de la
reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette
personne. La MRC établit le montant et les modalités de paiement de ces frais
en respectant les prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
9
6.6
Lorsque la MRC entend exiger des frais, elle doit informer la personne
concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder
à la transcription, la reproduction ou la transmission du document.
7. DROIT DE RECTIFICATION
7.1
Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un
fichier de tout RP la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque,
exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa
communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès ;
7.2
Lorsque la MRC refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de
rectification d'un fichier, la personne concernée peut exiger que cette
demande soit enregistrée ;
7.3
La MRC, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier
contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une
copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait
de celui-ci.
8. PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1
Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée
uniquement si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son
identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d'héritier
ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d'assurance vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de
l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé ;
8.2
Telle demande est adressée au RPRP de la MRC ;
8.3
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande ;
8.4
Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et
l'effet que la Loi sur l'accès attache au défaut, par le responsable, de les
respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision
prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès ;
8.5
Le responsable donne suite à une demande de communication ou de
rectification avec diligence et au plus tard dans les 20 jours suivant la date de
sa réception ;
10
8.6
Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente Politique
parait impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités
de la MRC, le RPRP peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une
période n'excédant pas 10 jours et en donner avis au requérant, par tout
moyen de communication permettant de joindre la personne concernée ;
8.7
Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie ;
8.8
Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s'accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas
échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à la CAI prévu par la
section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être
exercé ;
8.9
Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit
conservé, le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours
prévus à la Loi sur l'accès.
9. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1
La MRC héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté ;
9.2
Lorsque la MRC, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention
ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à
l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de
s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente
Politique soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors
Québec pourront affecter les droits des personnes concernées.
10. TRANSFERT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA MRC
10.1
Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement
spécifique obtenu à cet effet de la personne concernée, la MRC ne procède à
aucun transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe de la MRC ;
10.2
Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen
technologique, la Politique de confidentialité d'un organisme tiers, le cas
échéant, s'appliquera à ces RP désormais.
11
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MRC
11.1
La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la MRC que ce soit
celle-ci qui assure leur conservation ou encore un tiers ;
11.2
La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme :
écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre ;
11.3
Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux
documents de la MRC, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur
l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les documents dont la
communication ne requiert ni calculs ni comparaison de renseignements ou
de confection particulière ;
11.4
La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être
suffisamment précise pour permettre de le trouver ;
11.5
Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les 20 jours
qui suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le
délai prévu lui paraît impossible sans nuire au déroulement normal des
activités de la MRC, le responsable de l'accès à l'information peut prolonger
le délai d'un maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout
moyen de communication permettant de joindre la personne concernée, à
l'intérieur des 20 premiers jours suivant la réception de la demande d'accès ;
11.6
La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne
nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en
raison de sa forme. Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par
consultation sur place pendant les heures d'ouverture habituelles de la MRC
ou à distance ;
11.7
Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés
de la personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles
pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de
renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3) ;
11.8
Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la MRC prend des
mesures d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit
d'accès prévu au présent article 8. À cette fin, la MRC tient compte de la
politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des
droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire,
professionnelle et sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
12
11.9
Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer
la disposition de la Loi sur l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1
Toute demande d'accès à un document de la MRC ou fichier contenant tout
RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à
l'information et de la protection des renseignements personnels en faisant
une demande à partir de la section prévue à cet effet sur le site Internet de la
MRC (mrcmanicouagan.qc.ca) ou par écrit aux coordonnées suivantes :
Madame Catherine Martel
Responsable de la protection des renseignements personnels
Par courriel :
[email protected]
Par courrier :
768, rue Bossé
Baie-Comeau (Québec)
G5C 1L6
12.2
Toute personne peut formuler une question concernant la présente Politique
de confidentialité de la MRC en communiquant aux coordonnées ci-haut
mentionnées.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
13.1
Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la MRC gère la
protection d'un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la
Politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de
protection des renseignements personnels de la MRC de Manicouagan publiée
sur son site Internet : mrcmanicouagan.qc.ca.
13
13.2
Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la MRC a été refusée en
tout ou en partie par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas
où le délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut
demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette décision.
La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la
date de la décision ou de l'expiration du délai accordé au responsable de
l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les raisons pour
lesquelles la décision devrait être révisée.
14. DISPOSITIONS FINALES
14.1
La présente Politique de confidentialité doit être publiée sur les sites Internet
de la MRC dans une section dédiée à celle-ci.
14.2
La présente Politique de confidentialité et toute modification de celle-ci
entrent en vigueur au moment de son adoption par le conseil des maires de
la MRC.
14.3
Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation
du RPRP et doit être précédée d'un avis de modification de 15 jours publié sur
le site Internet de la MRC : mrcmanicouagan.qc.ca.
14
ANNEXE I - Politique de confidentialité (article 4)
Service
Description des RP
recueillis
Fins pour
lesquels les
RP sont
recueillis
Personnes ayant
accès aux RP
Moyens de
collectes des RP
Direction
générale
(incluant les
ressources
humaines)
Correspondances diverses
(courriel, lettre, etc.) pouvant
contenir des RP.
Permettre les
communications
Directeur général et
greffier-trésorier (ci-après
DG), secrétaires,
secrétaire-archiviste
Courriel, courrier
Coordonnées
des
contacts
(courriel,
adresse
civique
et
no. tél.)
en
particulier
les
coordonnées personnelles.
Permettre les
communications
DG, secrétaires,
secrétaire-archiviste
Courriel, courrier
Informations recueillies lors de
processus de recrutement : Nom
et prénom, coordonnées, CV,
antécédents judiciaires,
références, test
psychométrique/psychologique.
Permettre les
communications et
évaluer les
candidatures
DG, directeur administratif
et greffier-trésorier adjoint
(ci-après DGA), direction
du département concerné
par le poste vacant,
secrétaire-archiviste, élus
(pour certaines
informations)
Courriel, courrier
Dossier des employés :
- Nom et prénom, coordonnées,
date de naissance, numéro
d'assurance
sociale,
numéro
de
permis
de
conduire, etc.
- Informations
relatives
aux
conditions
de
travail :
rémunération, assurances,
REER, etc.
- Information
relative
aux
personnes à charge de
l'employé
ou
de
ses
bénéficiaires.
- Dossier
disciplinaire
(avis,
mesure disciplinaire, etc.)
- Dossier médical : rapport, billets
médicaux, etc.
- Dossier de fin d'emploi : raison
de
départ,
lettre
de
démission
ou
de
congédiement,
relevé
d'emploi,
indemnité
de
départ, etc.
Fins diverses :
Traitement de la
paie, suivi des
dossiers des RH
incluant les
dossiers médicaux
DG, DGA, directeur
financier et comptes
payables (pour certaines
informations), élus (pour
certaines informations)
Formulaires internes,
courriel et copies papier
Dossier de santé et sécurité au
travail : Rapport d'accident, suivis
médicaux, etc.
Traitement des
dossiers de SST
DG,
DGA,
directeur
financier,
directeur
du
département de l'employé
concerné le cas échéant
Courriel et copies papier
15
Service du
greffe et
administration
Déclaration d'intérêts pécuniaires
des élus. es
Conformément à la
loi
DG, DGA,
secrétaire-archiviste
Formulaire interne
Demande d'accès à
l'information : Nom et prénom,
coordonnées du demandeur,
(information recueillie par notre
site Web)
Soumission : CV des ressources,
nom, prénom et coordonnées du
soumissionnaire (si personne
physique), plainte dans le cadre
de l'octroi d'un contrat (RP sur le
plaignant si personne physique)
Traitement des
demandes d'accès
DG, DGA,
secrétaire-réceptionniste,
secrétaire-archiviste
Courriel, courrier
Soumission : CV des ressources,
nom, prénom et coordonnées du
soumissionnaire (si personne
physique), plainte dans le cadre
de l'octroi d'un contrat (RP sur le
plaignant si personne physique)
Octroi de mandats
DG, DGA,
secrétaire-archiviste,
comité de sélection (le cas
échéant), directeur de
département concerné par
le contrat
Courrier
Élection/référendum :
a)
Personnel électoral : nom
et prénom, coordonnées,
numéro d'assurance
sociale, date de naissance,
information bancaire, pièce
d'identité, poste occupé,
etc.
b)
Dossier de candidature :
nom, prénom, date de
naissance, coordonnées,
pièce d'identité,
information sur les
signatures d'appui, etc.
c)
Liste électorale : nom,
prénom, coordonnées, date
de naissance, genre, etc.
Tenue des
élections
DG, DGA,
secrétaire-archiviste,
personnel électoral
Courriel, courrier
Documents en lien avec la vente
pour défaut de paiement de
taxes : Nom, prénom, adresse,
date de naissance, permis de
conduire, taxes impayées, etc.
Tenue de la vente
pour défaut de
paiement de taxes
conformément au
Code municipal
DG, DGA,
secrétaire-archiviste
Courriel et courrier
Constats d'infraction (fausses
alarmes) : Nom et prénom,
numéro de permis de conduire,
date de naissance, etc.
Suivi des fausses
alarmes pour les
municipalités
locales (sauf VBC)
DGA, secrétaire-archiviste
Courrier
Service de la
trésorerie/paie
Taxation et comptes à recevoir :
Nom, prénom et coordonnées du
propriétaire, valeur des
propriétés, montant des comptes
à recevoir, informations
bancaires pour paiement en
ligne, etc.
Collecte des taxes
pour le TNO
Préposé au TNO,
commis-comptable
compte recevable,
directeur financier
Formulaire, courrier
16
Comptes à payer : Nom, prénom
et coordonnées des fournisseurs
(si personne physique), numéros
de compte pour virement, etc.
Paiement des
fournisseurs
Proposé au TNO,
Commis-comptable
compte fournisseur,
directeur financier, et tous
les autres cadres
Courriel, courrier
Paie/Dossier des employés :
- Nom et prénom, coordonnées,
date de naissance, numéro
d'assurance sociale, informations
bancaires pour virement, etc.
- Informations relatives aux
conditions de travail :
Rémunération, assurances, REER,
etc.
- Dossier médical : rapport,
billets médicaux, etc.
Traitement de la
paie
Commis-comptable
compte fournisseur,
directeur financier et tous
les autres cadres
Formulaires internes,
courriel et copies papier
Correspondances diverses
(courriel, lettre, etc.) pouvant
contenir des RP.
Permettre les
communications
Directeur financier, DG,
préfet
Courriel, courrier
Département
des
communications
Informations relatives aux
personnes physiques déposant
des demandes d'aide financière
dans le cadre de divers
programmes (nom, prénom,
adresse, informations
financières)
Octroi d'aide
financière
Coordonnateur aux
communications,
directeur des finances, DG
Courriel, courrier,
formulaire
Correspondances diverses
(courriel, lettre, etc.) pouvant
contenir des RP.
Permettre les
communications
Coordonnateur aux
communications, DG,
préfet
Courriel, courrier
Informations recueillies sur notre
site Web (formulaire de prise de
contact et formulaire
d'inscription à l'infolettre) :
Nom, prénom, courriel, adresse
postale
Diffusion
d'informations
Coordonnateur aux
communications,
secrétaire-réceptionniste
Site Internet MRC (1)
Données analytiques recueillies
sur les sites Internet de la MRC
(adresses IP, géolocalisation)
Amélioration
continue du site
Internet
Coordonnateur aux
communications
Sites Internet MRC (2)
Service de
l'évaluation
1.Dossier de propriété :
- Nom, prénom et coordonnées
des propriétaires.
- Information sur la propriété :
Évaluation, travaux effectués,
photos de la propriété, etc.
- Plainte à l'égard d'un
immeuble : nom et prénom
de l'auteur de la plainte, etc.
- Conformité de l'immeuble :
Rapport d'inspection, constat
d'infraction, etc.
Évaluation foncière
pour les
municipalités
locales (sauf VBC)
Techniciens en évaluation
foncière, techniciens en
aménagement, directrice
de l'urbanisme, firme
responsable de
l'évaluation foncière
(Évimbec)
Formulaires, courriel,
courrier, copies papier
17
Service de
l'urbanisme
Dossier du CCU ou du comité de
démolition : Nom et prénom du
propriétaire ou du demandeur,
coordonnées, photo de
l'immeuble, plan, rapport, etc.
Traitement des
demandes des
citoyens
Inspecteurs, directeur à
l'aménagement et
l'urbanisme
Formulaires, courriel,
courrier, copies papier
Demande de permis ou de
certificat : Plan, rapport, RP sur le
propriétaire et/ou le demandeur,
signature, photo de l'immeuble,
etc.
Émission de permis
aux citoyens
Inspecteurs, techniciens
en évaluation
Formulaires, courriel,
courrier, copies papier
Programme de la Société
d'habitation du Québec : Nom,
prénom, coordonnées, photo de
la propriété, informations
financières, etc.
Aide financière aux
citoyens
Coordonnateur de
programme SHQ
Formulaires, courriel,
courrier, copies papier
Département de
la gestion
foncière
Rapport d'inspection : Nom,
prénom et coordonnées du
propriétaire ou de l'occupant,
photo, numéro de plaque
d'immatriculation, etc.
Gestion du
territoire public
Techniciens en
aménagement, directeur
de la gestion foncière,
secrétariat
Formulaire, recueille
terrain
Demande d'utilisation du
territoire public (location/vente) :
Nom, prénom et coordonnées,
courriel, numéro de téléphone du
demandeur
Gestion du
territoire public
Techniciens en
aménagement, directeur
de la gestion foncière,
secrétariat
Formulaire, courriel,
courrier
Demande de transfert de bail :
Nom, prénom et coordonnées du
propriétaire et de l'acquéreur,
courriel, numéro de téléphone,
copie de permis de
conduire/carte
d'assurance-maladie, documents
divers liés à un décès (testament,
etc.)
Gestion du
territoire public
Techniciens en
aménagement, directeur
de la gestion foncière,
secrétariat.
Documents de
successions : Techniciens
en aménagement,
directeur de la gestion
foncière
Formulaire, courriel,
courrier, en personne
Correspondances diverses en lien
avec la gestion des baux : Nom,
prénom et coordonnées, numéro
de téléphone, courriel du client,
preuve de résidence (compte de
téléphone/d'énergie, etc.)
Gestion du
territoire public
Techniciens en
aménagement, directeur
de département,
secrétariat
Courriel, courrier
Gestion sable et gravier : Nom,
prénom et coordonnées, numéro
de téléphone du demandeur,
courriel, données financières
relatives à la gestion
contractuelle
Gestion du
territoire public
Techniciens en
aménagement, directeur
de la gestion foncière,
secrétariat
Formulaire, courriel,
courrier
Demande d'aide financière
(PADF, FMVGF, FMVTPI) : Nom,
prénom et coordonnées, courriel,
numéro de téléphone du
demandeur, donnés financières,
relevé de paie/de compte
bancaire
Octroi d'aide
financière
Directeur de la gestion
foncière, secrétariat
Formulaire, courriel,
courrier
18
Coordination en
incendie
Données compilées relatives aux
feux survenus dans le TNO
(adresse de la propriété,
description des dommages,
évaluation des pertes matérielles
et humaines)
Déclaration des
incendies
conformément à la
Loi sur la sécurité
incendie
Coordonnateur régional
en sécurité incendie
Formulaire, courriel
Données des pompiers
volontaires recueillies dans le
cadre du programme d'aide
financière pour les pompiers
volontaires (nom, code
permanent)
Gestion de l'aide
financière pour les
municipalités
locales
Coordonnateur régional
en sécurité incendie et
DGA
Formulaire, courriel
Aéroport
Correspondances diverses
(courriel, lettre, etc.) pouvant
contenir des RP
Permettre les
communications
Directrice des services
aéroportuaires, secrétaire
Courriel, courrier
Dossier de formation des
employés :
-
Nom et prénom,
coordonnées, date de
naissance, numéro de permis
de conduire
Former les
employés
Directrice des services
aéroportuaires
Formulaire, copies
papier, courriel
Coordonnées des contacts
(courriel, adresse civique et no.
tél.) en particulier les
coordonnées personnelles
Permettre les
communications
Directrice des services
aéroportuaires, secrétaire
Courriel, courrier
Informations recueillies lors de
processus de recrutement : Nom
et prénom, coordonnées, CV,
antécédents judiciaires,
références, test
Embauche de
nouveaux
employés
Directrice des services
aéroportuaires
Courriel, courrier
Dossier des employés :
-
Nom et prénom
-
Dossier médical : billets
médicaux
-
Dossier de fin d'emploi :
raison de départ, lettre de
démission
Fins diverses :
Traitement de la
paie, suivi des
dossiers des RH
incluant les
dossiers médicaux
Directrice des services
aéroportuaires
Formulaires internes,
courriel, copies papier
Dossier de santé et sécurité au
travail : Rapport d'accident
Traitement des
dossiers de SST
Directrice des services
aéroportuaires
Courriel, copies papier
Laisser-passer en zone
règlementée :
-
nom et prénom
-
permis de conduire
Assurer sécurité
aéroport
Directrice des services
aéroportuaires
Copies papier
Licence radio :
-
nom et prénom
-
permis de conduire
Émission des
licences radio
Directrice des services
aéroportuaires
Copies papier