Guide des politiques RH et conditions de travail (personnel cadre, etc.) — full text

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Cette Politique s'adresse à tous les membres du personnel de la MRC Dernière mise à jour - 1er janvier 2024 GUIDE DES POLITIQUES RH ET CONDITIONS DE TRAVAIL 2 Le contenu du présent document peut être appelé à changer selon les lois qui seront adoptées à ce sujet par la Chambre des communes du Canada et par l'Assemblée nationale du Québec, sous réserve également de l'interprétation des tribunaux à venir. Afin d'alléger le texte, tous les termes qui renvoient à des personnes sont pris au sens masculin. Ils doivent être interprétés comme ayant à la fois la valeur du masculin et du féminin. 3 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 | QUI SOMMES-NOUS ?............................................................................................. 7 1. HISTORIQUE .............................................................................................................................. 7 2. UNE MRC, C'EST QUOI ? ........................................................................................................ 8 3. MISSION, VISION, VALEURS ................................................................................................................. 10 4. NOS ATTENTES ET ENGAGEMENTS ................................................................................................. 12 SECTION 2 | POLITIQUES ET CONDITIONS DE TRAVAIL .................................................. 14 1. CHAMP D'APPLICATION ........................................................................................................................ 14 2. POLITIQUES INTERNES EN VIGUEUR ............................................................................................. 14 3. DÉFINITIONS ........................................................................................................................... 15 4. STATUT D'EMPLOI ................................................................................................................. 16 5. PÉRIODE DE PROBATION .................................................................................................. 17 6. SERVICE CONTINU ................................................................................................................ 18 7. AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL ET HORAIRE ........................................... 18 7.1 OUVERTURE DES BUREAUX ............................................................................................................... 18 7.2 AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL .................................................................................... 18 7.3 CHOIX HORAIRE DE TRAVAIL ............................................................................................................. 19 7.4 PÉRIODE DE REPAS ET DE PAUSES .............................................................................................. 20 8. POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL ........................................................................................... 20 8.1 DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL........................................................................................................... 20 8.2 PRINCIPES DIRECTEURS ....................................................................................................................... 21 8.3 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ ................................................................................................................. 21 8.4 RÉGIMES DE TÉLÉTRAVAIL EN VIGUEUR .................................................................................... 21 8.5 FAIRE UNE DEMANDE DE TÉLÉTRAVAIL .................................................................................... 22 8.6 MATÉRIEL REQUIS POUR EFFECTUER DU TÉLÉTRAVAIL ................................................. 22 8.7 HORAIRES DE TRAVAIL ET BESOINS OPÉRATIONNELS ..................................................... 23 8.8 COMMUNICATIONS ET ENCADREMENT ..................................................................................... 23 9. LA PAIE ET LES RELEVÉS .................................................................................................... 25 9.1 VERSEMENT DE LA PAIE ...................................................................................................................... 25 9.2 APPROBATION DU TEMPS DE TRAVAIL ...................................................................................... 25 9.3 ACCÈS AU RELEVÉ DE PAIE EN LIGNE ......................................................................................... 26 10. GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL ......................................................................26 10.1 ABSENCES DU TRAVAIL ........................................................................................................................ 26 10.2 EN CAS DE FORCES MAJEURES ....................................................................................................... 26 11. POLITIQUE SALARIALE ET RÉMUNÉRATION ...............................................................26 11.1 ÉCHELLE, CLASSES ET ÉCHELONS ................................................................................................. 27 11.2 MÉCANISMES DE GESTION DE LA POLITIQUE SALARIALE .............................................. 28 11.3 SALAIRE ATTRIBUÉ LORS DE L'EMBAUCHE ............................................................................. 28 11.4 PRIME DE FONCTION SUPÉRIEURE .............................................................................................. 30 11.5 LE TEMPS SUPPLÉMENTAIRE ............................................................................................................ 30 4 12. REMBOURSEMENT DE FRAIS LIÉS À LA FONCTION ................................................ 30 12.1 FRAIS DE DÉPLACEMENT REMBOURSABLES .......................................................................... 31 12.2 FRAIS REMBOURSABLES DE REPAS, D'HÉBERGEMENT ET AUTRES ......................... 32 12.3 MATÉRIEL, ÉQUIPEMENTS ET TÉLÉPHONE PORTABLE DE FONCTION ................... 32 12.4 FRAIS NON REMBOURSÉS .................................................................................................................. 33 13. AVANTAGES SOCIAUX ........................................................................................................ 34 13.1 ASSURANCES COLLECTIVES .............................................................................................................. 34 13.2 PROGRAMME DE TÉLÉMÉDECINE ................................................................................................. 34 13.3 RÉGIME VOLONTAIRE D'ÉPARGNE-RETRAITE (RVER) - REER COLLECTIF ............. 35 13.4 VACANCES ANNUELLES ....................................................................................................................... 36 14. LES CONGÉS ........................................................................................................................... 38 14.1 JOURS FÉRIÉS ............................................................................................................................................. 38 14.2 BUREAUX FERMÉS DURANT LA PÉRIODE DES FÊTES ......................................................... 39 14.3 CONGÉS POUR RAISONS DE MALADIE OU POUR RAISONS PERSONNELLES ....... 39 14.4 CONGÉS POUR ÉVÉNEMENTS FAMILIAUX ET SOCIAUX ..................................................... 41 14.5 CONGÉS RELATIFS À LA GROSSESSE ET LA NAISSANCE OU L'ADOPTION D'UN ENFANT .................................................................................................................................................................... 42 14.6 AUTRES CONGÉS ...................................................................................................................................... 43 14.7 RETRAITE PROGRESSIVE ET DÉPART À LA RETRAITE ........................................................ 43 15. PROCESSUS D'ACQUISITION DE TALENTS .................................................................. 43 15.1 RÉSUMÉ DU PROCESSUS DE SÉLECTION ................................................................................... 43 16. DÉVELOPPEMENT, FORMATION ET PERFECTIONNEMENT.................................. 44 16.1 REMBOURSEMENT FRAIS DE FORMATION OU AUTRES ACTIVITÉS ADMISSIBLES 44 16.2 CONGRÈS OU COLLOQUE .................................................................................................................... 44 17. APPRÉCIATION DE LA CONTRIBUTION ........................................................................ 45 17.1 PROCESSUS INFORMEL ........................................................................................................................ 45 18. POLITIQUE D'UTILISATION TÉLÉPHONE CELLULAIRE PERSONNEL AU TRAVAIL ET MÉDIAS SOCIAUX ......................................................................................... 45 18.1 RÈGLES D'UTILISATION ......................................................................................................................... 45 18.2 UTILISATION ABUSIVE ET SANCTIONS .......................................................................................... 45 19. PRÉVENTION DES ACCIDENTS DU TRAVAIL ET DES MALADIES PROFESSIONNELLES ................................................................................................... 46 19.1 IMPORTANT À SAVOIR ........................................................................................................................... 46 19.2 MUTUELLE DE PRÉVENTION EN SANTÉ ET SÉCURITÉ DU TRAVAIL ............................ 46 20. PROCESSUS DISCIPLINAIRE ET ADMINISTRATIF ..................................................... 47 20.1 SANCTIONS ................................................................................................................................................... 47 21. POLITIQUES ET PROCÉDURES RELATIVES AU CLIMAT DE TRAVAIL ................ 48 21.1 PROCÉDURE DE RÉSOLUTION D'UNE PROBLÉMATIQUE (INCLUANT LES CONFLITS) ............................................................................................................................................................... 48 21.2 POLITIQUE ET PROCÉDURE D'ACCOMMODEMENT ............................................................. 49 22. DOSSIER DE L'EMPLOYÉ(E) .............................................................................................. 50 22.1 RESPONSABILITÉ DU PERSONNEL ................................................................................................ 50 22.2 COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .............................................. 50 23. CESSATION D'EMPLOI ET DÉPART VOLONTAIRE..................................................... 50 24. DROIT DE GÉRANCE ............................................................................................................ 50 25. APPARENCE ET CODE VESTIMENTAIRE ....................................................................... 51 26. IMAGE ET PROPRETÉ DES LIEUX DE TRAVAIL ........................................................... 51 26.1 L'IMAGE DE LA MRC .................................................................................................................................. 51 26.2 CONSOMMATION DE NOURRITURE, BOISSONS, TABAC, ETC. ......................................... 51 5 26.3 LOCAUX ET BUREAUX ............................................................................................................................ 52 27. LES COMMUNICATIONS INTERNES ET EXTERNES & LES MÉDIAS ...................... 52 27.1 COMMUNICATIONS INTERNES ......................................................................................................... 52 27.2 COMMUNICATIONS EXTERNES (INCLUANT LES MÉDIAS SOCIAUX) ........................... 52 28. PRISE DE PHOTO ET PUBLICATIONS ............................................................................. 53 29. PERMIS DE CONDUIRE ........................................................................................................ 53 SECTION 3 | ENTRÉE EN VIGUEUR, REVISION ET SIGNATURE ..................................... 54 1. FORMULAIRES ET CONSENTEMENTS ........................................................................... 54 SECTION 4 | RÉFÉRENCES ..........................................................................................................56 6 MOT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE Cher(ère) collègue, C'est avec plaisir que nous vous souhaitons la bienvenue au sein de l'équipe de la MRC de Marguerite-D'Youville. Afin de faciliter votre intégration dans notre belle équipe, nous avons conçu ce guide des politiques RH et conditions de travail dans lequel vous retrouverez les règles d'action en vigueur à la MRC. De plus, ce document vous permettra d'en apprendre davantage sur les mandats de la MRC, sa philosophie et ses valeurs. La MRC de Marguerite-D'Youville compte sur l'implication et la participation active de son personnel pour atteindre ses objectifs organisationnels. C'est pourquoi nous vous invitons à prendre connaissance de ce guide du personnel et à nous faire part de toute question. Nous espérons que, tout comme nous, vous aurez plaisir à contribuer au succès de la MRC et que vous vous serez stimulés par les défis qui vous attendent. Sylvain Berthiaume Directeur général et greffier-trésorier de la MRC de Marguerite-D'Youville 7 SECTION 1 | QUI SOMMES-NOUS ? 1. HISTORIQUE La MRC de Marguerite-D'Youville tient son nom de Marie-Maguerite Du Frost de la Gesmerays (1701-1771), fondatrice de la Congrégation des Sœurs de la charité de Montréal (Sœurs Grises). Cette femme, mieux connue sous le nom de Mère Marguerite d'Youville, est née à Varennes et y séjourne jusqu'en 1721. Le nom de la MRC rappelle donc ce personnage illustre, ayant vécu sur le territoire de la MRC, qui a marqué l'histoire de la colonie. C'est sous le nom de MRC de Lajemmerais que l'organisme a vu le jour en 1982. Elle regroupait alors sept municipalités, soit Calixa-Lavallée, Contrecœur, Saint-Amable, Sainte-Julie, Varennes, Verchères et Boucherville. Cette dernière a été fusionnée avec la Ville de Longueuil le 1er janvier 2002. En 2010, le conseil de la MRC a entrepris des démarches afin de demander au ministère des Affaires municipales, des Régions et de l'Occupation du territoire (MAMROT) l'autorisation de changer le nom de la MRC de Lajemmerais pour celui de la MRC de Marguerite-D'Youville. Un décret a été adopté en ce sens au début de l'année 2011. ÉVOLUTION DE L'IMAGE DE LA MRC 1982 Jusqu'en 2009 Jusqu'en 2021 2022 - Nouvelle identité visuelle 8 2. UNE MRC, C'EST QUOI ? Une Municipalité régionale de comté (MRC) regroupe toutes les municipalités d'un même territoire d'appartenance formant une entité administrative qui est une municipalité au sens que l'entend la Loi sur l'organisation territoriale municipale (RLRQ, c. O-9) (LOTM). Elle exerce une série de compétences obligatoires et certaines facultatives. La MRC est un niveau de gouvernance régional, au même titre qu'une municipalité est un niveau de gouvernance local et dit un gouvernement de proximité, autonome, avec plusieurs pouvoirs. Les municipalités exercent des fonctions essentielles et offrent à leurs citoyens(nes) des services qui contribuent à maintenir un milieu de vie de qualité, sécuritaire et sain. Pour une MRC, les enjeux sont les mêmes, mais dans une perspective régionale. 2.1 MANDATS DE NOTRE MRC La MRC de Marguerite-D'Youville a un mandat de concertation entre les six municipalités qui la composent. Elle voit aussi à la gestion des services à l'échelle régionale et aux activités issues de la concertation de son conseil. Le conseil de la MRC se compose de la mairesse ou du maire de chaque municipalité dont le territoire est compris dans celui de la MRC selon ce que prévoit le décret constituant la MRC. Les pouvoirs que détient la MRC lui sont conférés en partie par le Code municipal du Québec1, par la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme2., la Loi sur la sécurité incendie3, la Loi sur les compétences municipales 4 et finalement par des ententes intermunicipales. Les pouvoirs dévolus par le Code municipal 5 touchent les cours d'eau régionaux, l'évaluation foncière de ses municipalités locales ainsi que la vente des immeubles pour défaut de paiement des impôts fonciers. D'autre part, la MRC a des pouvoirs qui sont issus de la Loi sur l'aménagement et l'urbanisme qu'elle applique par le biais du schéma d'aménagement, ainsi que des pouvoirs issus de la Loi sur la sécurité incendie qui lui confère un mandat d'amélioration via le schéma de couvertures de risques. La MRC de Marguerite-D'Youville assume notamment les compétences et les services suivants : 1 Code civil du Québec (chapitre CCQ-1991) 2 Loi sur l'aménagement et l'urbanisme (RLRQ, c. A-19.1) 3 Loi sur la sécurité incendie (chapitre S-3.4) 4 Loi sur les compétences municipales (chapitre C-47.1) 5 Code municipal chapitre C-27.1 9 - Environnement et développement durable : o Cours d'eau et bandes riveraines; o L'exploitation d'un système de gestion des matières résiduelles (incluant un écocentre); o Programme de vidange de fosses sceptique; o L'imposition de droits aux exploitants de carrières et sablières; - Aménagement du territoire : o Incluant le Service de géomatique régionale; o Patrimoine immobilier; - Service juridique : o Incluant le Service de gestion documentaire et archives régionales; - Cour municipale régionale; - Service de développement économique régional; - L'Office régional d'habitation (ORH), gestion du logement social du territoire; - Partenaire de la Société d'économie mixte de la couronne sud (SÉMECS), centre de biométhanisation, situé à Varennes. 2.2 STRUCTURE ORGANISATIONNELLE 2.2.1 LE CONSEIL Les mairesses ou maires des six municipalités du territoire tiennent un rôle décisionnel. Ils deviennent des conseiller(ère)s de la MRC à l'échelle régionale. Toutes leurs démarches de concertation et de planification sont prises en tenant compte de la réalité régionale. Les séances du Conseil ont habituellement lieu le troisième jeudi du mois. Une séance s'ajoute en novembre fixée au quatrième mercredi du mois, puisque c'est en novembre de chaque année que le Conseil de la MRC adopte son budget pour l'exercice financier suivant. Toutes les séances sont publiques. 2.2.2 LE DIRECTEUR GÉNÉRAL ET GREFFIER-TRÉSORIER Le Conseil Regroupant les élu(e)s des 6 municipalités du territoire de la MRC Le Directeur général et greffier-trésorier Les gestionnaires Directeurs Coordonnateurs Responsables 10 Il est responsable de la gestion, la planification, la direction et le contrôle de toutes les activités dans le cadre des mandats octroyés à la MRC. 2.2.3 LES GESTIONNAIRES Ils sont responsables de la planification, la mise en œuvre et la gestion de dossiers complexes dans son champ d'expertise dont la réalisation exige la gestion des ressources financières, humaines et matérielles des services sous leur responsabilité. 3. MISSION, VISION, VALEURS 3.1 LA PHILOSOPHIE ET LES VALEURS DE LA MRC La MRC a pour mission de remplir ses mandats en assurant un service aux citoyens(nes) d'une qualité irréprochable. La MRC croit fermement au travail d'équipe et compte sur la collaboration de tous pour parvenir à réaliser ses mandats au quotidien. Elle travaille de concert avec le personnel afin de favoriser le développement du plein potentiel de chacun dans leur cheminement à la MRC. Au sein de la MRC, on retrouve une philosophie et un style de gestion collaboratif, ouvert, participatif et qui se veut simple et efficient, dont l'autonomie, la communication et la contribution de chacun est valorisée afin d'assurer un climat de travail optimal pour tous. De plus, la MRC privilégie plusieurs enlignements et orientations. Celles-ci guident ses actions, ses choix et ses décisions : 1. Sens du travail et utilité Nos engagements et nos mandats sont empreints de sens et d'utilité pour la population du territoire. Chaque jour, nos actions ont un impact positif sur le quotidien des gens. Notre contribution dans divers projets touchant ces personnes contribue à façonner un monde meilleur pour les générations futures. 2. Écouter pour mieux agir Chaque situation est unique. Elles exigent une prise en charge adaptée au contexte, aux objectifs et aux besoins exprimés. L'écoute contribue à réaliser notre mission qui est d'offrir un service aux citoyens(nes) irréprochable. De plus, l'écoute attentive permet de pouvoir s'adapter aux besoins du personnel afin que tous puissent s'épanouir au quotidien. 3. Sentiment d'appartenance fort (esprit d'équipe) La passion qui nous anime dans nos domaines respectifs nous permet de donner le meilleur de nous-même pour les citoyens(nes) et pour le développement du territoire. Des actions et des initiatives sont mises de l'avant afin d'entretenir des liens forts entre les membres du personnel, les services, la direction et le conseil afin de faire croitre la synergie d'équipe et le rayonnement de toutes nos actions. 4. Faire place à l'innovation 11 Le perfectionnement, l'innovation et le partage des connaissances s'inscrivent fondamentalement dans nos valeurs. Ainsi le savoir-faire, les aptitudes et les compétences de chacun contribuent à la volonté constante de la MRC de faire toujours mieux, d'être à l'affût des opportunités, d'être à l'avant-garde et de faire évoluer son milieu. 5. Sensibilisation et se faire connaître La réputation de la MRC de Marguerite-D'Youville n'est plus à faire. Reconnues pour notre expertise et notre savoir-faire, nous avons à cœur de faire connaitre nos services à la population et de demeurer une référence dans les différents milieux où nous œuvrons. Notre mandat d'informer et de sensibiliser demeure l'une de nos priorités au quotidien dans le but de répondre à nos engagements auprès du citoyen de chacune des villes du territoire. 3.2 PHILOSOPHIE ENVIRONNEMENTALE AXÉE DÉVELOPPEMENT DURABLE Notre engagement, nos initiatives de sensibilisation et nos actions en développement durable sont en plein essor. Depuis déjà de nombreuses années, la MRC applique une politique qui lui impose de contribuer à préserver l'environnement et favoriser le développement durable. La protection de l'environnement est une valeur importante pour les générations actuelles et futures et nous sommes fiers d'améliorer continuellement les façons de faire dans l'utilisation des ressources. La MRC travaille à offrir un milieu de travail respectueux de l'environnement et il est important que les membres du personnel comprennent, connaissent et agissent en fonction d'une saine gestion environnementale. La responsabilisation personnelle et collective du personnel pour intégrer dans son quotidien des comportements responsables en matière de développement durable et de gestion des matières résiduelles est essentielle. 1. Planification La MRC, en collaboration avec le Service de l'environnement et du développement durable, identifie les objectifs environnementaux en établissant les objectifs annuels et s'assure d'allouer les ressources nécessaires à l'atteinte de ces objectifs. La MRC s'engage à recevoir les suggestions du personnel pour l'amélioration de l'environnement et du développement durable, et à mettre en application les idées dans la mesure du possible. 2. Mise en œuvre La MRC communique ses valeurs de différentes façons, telles que de l'affichage, des brochures, des aide-mémoires dans les bureaux, l'installation des bacs de récupération de matières dans les endroits stratégiques, instaurer une pratique d'impression recto verso qui s'applique à tous les documents, fournir de la vaisselle réutilisable, etc. 3. Évaluation Sur une base annuelle, la MRC mesure les progrès accomplis et s'assurer que la situation environnementale s'améliore. Le Service de l'environnement et du développement durable reproduit le processus chaque année et propose un projet d'amélioration annuel. 12 4. Accréditations et certifications Dans un souci de réduire son empreinte environnementale, la MRC a obtenu, en mars 2023, l'attestation ICI on recycle + de niveau Performance pour l'écocentre Secteur Sud, à Varennes. Cette attestation est attribuée aux industries, commerces et institutions (ICI) qui travaillent à réduire la production de matières résiduelles, à bien effectuer le tri des matières résiduelles générées et à sensibiliser son personnel et sa clientèle au 3RV-E : Réduction à la source, le Réemploi et le Recyclage, la Valorisation, avant de se résoudre à l'Élimination. Cette attestation a été obtenue suite à la mise en place : - D'un Comité vert - L'adoption d'une Politique de gestion des matières résiduelles - L'adoption d'un Plan de gestion des matières résiduelles avec des objectifs de réduction à la source et de mise en place de mesures supplémentaires ; - L'installation de signalisation permettant un meilleur tri à la source, et bien plus à venir. La MRC travaille présentement à faire attester ses bureaux administratifs au niveau le plus élevé, soit Élite, d'ici la fin de l'année 2023. 4. NOS ATTENTES ET ENGAGEMENTS Pour répondre à la mission de la MRC, il importe que tous s'approprient la philosophie et les valeurs établies et celles-ci doivent faire partie intégrante de son attitude, ses comportements et ses actions dans le cadre de son travail afin d'assurer un haut niveau de professionnalisme et un climat de travail optimal. (VOIR POINT 3) 4.1 NOTRE ENGAGEMENT - Aider chaque personne à développer son plein potentiel et ainsi contribuer à un sentiment d'appartenance fort au sein de la MRC; - Estimer chaque personne avec considération et avec respect; - Tendre vers une équité irréprochable dans nos politiques, procédures et pratiques administratives; - Informer et impliquer l'ensemble du personnel dans les changements qui peuvent survenir affectant leur travail; - Demeurer à l'écoute des besoins et des attentes du personnel. 4.2 NOS ATTENTES - Les membres du personnel doivent contribuer en tout temps au maintien et à l'amélioration de l'ambiance de travail afin qu'elle demeure positive; - Le personnel doit effectuer son travail avec rigueur, intérêt et maintenir un haut standard de qualité et de rendement tout en respectant les échéanciers et les budgets; - Les membres du personnel sont appelés à demeurer en « mode solution » afin de surmonter les problèmes et obstacles dans leur travail en apportant des solutions 13 constructives et durables; - Chaque personne se doit d'être loyale envers son employeur, de respecter le Code d'éthique de la MRC et les autres politiques en vigueur, et de demeurer en communication constructive avec son gestionnaire en tout temps dans le cadre de son travail. 14 SECTION 2 | POLITIQUES ET CONDITIONS DE TRAVAIL 1. CHAMP D'APPLICATION Le présent guide se veut un outil de références quant aux conditions de travail de la MRC, un code de vie et un consentement mutuel relatif aux liens professionnels qui nous unissent. Il s'adresse au personnel non syndiqué cadre, professionnel, technique et de soutien. Le présent guide se veut une synthèse des conditions de travail et des attentes de la MRC à l'égard de tout le personnel. En cas de différence d'interprétation entre certains articles du présent document et la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1), cette dernière prévaut. 2. POLITIQUES INTERNES EN VIGUEUR En plus du présent guide, comprenant les Politiques RH et conditions de travail, les politiques suivantes sont en vigueur et s'appliquent en tout temps. Une Fiche d'accueil et d'intégration est remise à l'embauche contenant la liste des documents de références importants ainsi que les formulaires et consentements à remplir et signer. 2.1 VOLET PRÉVENTION DU HARCÈLEMENT ET DE LA VIOLENCE - Politique de prévention du harcèlement psychologique ou sexuel (incluant toute conduite jugée inacceptable, l'incivilité, l'intimidation, les conflits, la violence sous toutes ses formes en milieu de travail et pour finir, la violence conjugale et familiale. 2.2 VOLET ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE - Code d'éthique et de déontologie de la MRC, incluant les conflits d'intérêts; - Politique contractuelle; - Politique d'égalité. 2.3 VOLET SANTÉ ET SÉCURITÉ DU TRAVAIL (SST) - Guide de prévention de la santé et de la sécurité du travail; - Plan de prévention et d'actions en SST; - Plan des mesures d'urgence et sécurité incendie. 2.4 VOLET SANTÉ ET MIEUX-ÊTRE AU TRAVAIL - Politique santé mieux-être au travail, incluant l'encadrement de la consommation de drogues, d'alcool ou autres substances similaires en milieu de travail (facultés affaiblies) et d'un environnement sans fumée; 15 - Incluant une Politique de reconnaissance et activité du Club social. 3. DÉFINITIONS 3.1 ANNÉE DE RÉFÉRENCE Période correspondant à l'année financière de la MRC, soit du 1er janvier au 31 décembre. 3.2 EMBAUCHE INTERNE Mouvement de personnel à l'interne de la MRC. C'est-à-dire un membre du personnel qui, à la suite d'un processus de recrutement à l'interne, obtient un nouvel emploi à la MRC. 3.3 PERSONNE Les mots «employé.e», «membre du personnel» ou «personne» ont la même signification dans le présent guide, soit une personne qui est à l'emploi de la MRC (contrat de travail déterminée ou indéterminée) peu importe son statut. 3.4 MEMBRE DU PERSONNEL RÉGULIER Membre du personnel ayant terminé sa période de probation, qu'il soit contractuel 1 an et plus ou permanent. 3.5 MEMBRE DU PERSONNEL À TEMPS COMPLET Désigne le personnel qui occupe un emploi dont la tâche normale de travail est de 35 heures par semaine. 3.6 MEMBRE DU PERSONNEL À TEMPS PARTIEL Désigne le personnel qui occupe un emploi dont la tâche normale de travail est de 21 heures travaillées par semaine ou moins. 3.7 ÉLUS(ES) Membres du conseil nommés(es) et ses remplaçants(es). 3.8 EXPÉRIENCE PERTINENTE Expérience professionnelle acquise qui est de même nature (domaine et niveau) que l'emploi occupé ou convoité. 3.9 EXPÉRIENCE CONNEXE Expérience professionnelle acquise dans un domaine différent ou d'un niveau différent que celui de l'emploi occupé ou convoité, mais qui se veut utile dans le cadre de l'emploi. 16 3.10 ÉCHELLE SALARIALE Ensemble des salaires classés selon les niveaux de l'emploi établis, composé d'échelons salariaux dans laquelle est classée une personne dans son emploi en fonction de son profil professionnel. 3.11 CLASSES / CLASSIFICATION Niveaux dans lesquels les emplois sont classés en fonction du rôle et des responsabilités. 3.12 ÉCHELONS SALARIAUX Niveau de salaire d'une classe attribué à une personne selon son profil professionnel. 3.13 PROFIL DE COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES Ensemble des expériences et de la scolarité pertinentes ou connexes à l'emploi occupé que possède une personne. 3.14 HEURES SUPPLÉMENTAIRES 3.14.1 PERSONNEL TECHNIQUE ET DE SOUTIEN Heures de travail effectuées en surplus de son horaire habituel de travail. Les heures de travail supplémentaires doivent être en lien avec un projet spécifique et obligatoirement être préautorisées par le gestionnaire. Il s'applique après 40 heures par semaine, telle que le prévoit la Loi sur les normes du travail6. 3.14.2 PERSONNEL-CADRE Pour le personnel-cadre, les heures de travail sont déterminées par la somme de travail normale requise au bon fonctionnement du service dont il est responsable. 3.15 DEMANDEUR Personne susceptible d'être victime de discrimination, qui cherche à exercer, par exemple son droit à l'égalité, en formulant une demande d'accommodement. 3.16 RÉPONDANT Personne qui doit traiter les demandes formulées en vertu d'une politique en vigueur recommandée par la MRC et appliquer la décision à cet égard. 4. STATUT D'EMPLOI Le personnel œuvrant à la MRC se voit reconnaître l'un des statuts suivants : 6 Lois sur les normes du travail (chapitre N-1.1) 17 4.1 STATUT RÉGULIER Désigne le personnel qui a terminé sa période de probation et qui occupe un emploi régulier (permanent) à temps complet ou à temps partiel. 4.2 STATUT EN PROBATION Désigne le personnel nouvellement embauché qui n'a pas terminé sa période de probation. Cette période est d'une durée d'un minimum de six (6) mois de service continu. 4.3 STATUT CONTRACTUEL - DURÉE D'UN (1) AN ET PLUS Désigne le personnel embauché pour un contrat à durée déterminée renouvelable dans le but d'occuper un emploi non régulier, d'effectuer un mandat spécifique ou un remplacement. Les conditions de travail ainsi que les avantages cités au présent document s'appliquent, sauf pour les éléments explicitement prévus au contrat de travail établi et certains éléments applicables au prorata des heures travaillées. La période de probation prévue s'applique. 4.4 STATUT CONTRACTUEL - DURÉE DE MOINS D'UN (1) AN Désigne le personnel embauché pour un contrat à durée déterminée dans le but d'effectuer un mandat spécifique ou un remplacement. Il peut s'agir notamment d'un emploi étudiant, saisonnier, temporaire ou stagiaire. Les conditions de travail ainsi que les avantages cités au présent document ne s'appliquent pas, sauf pour les éléments explicitement prévus au contrat et certains éléments applicables au prorata des heures travaillées. La période de probation prévue s'applique. 5. PÉRIODE DE PROBATION Tout nouveau membre du personnel embauché est soumis à une période de probation équivalente à un minimum de six (6) mois de service continu. Cette période peut être prolongée de trois (3) mois additionnels, et ce, pour un maximum de douze (12) mois en période de probation. - Durant cette période, notamment à la mi-probation et avant à la fin de la période de probation, le gestionnaire peut effectuer une évaluation de la prestation de travail afin de confirmer ou non si la personne rencontre les exigences et les attentes dans sa fonction. - La personne qui fait l'objet d'une réembauche, après une coupure du lien d'emploi, est considérée comme un nouveau membre du personnel. À ce titre, une nouvelle période de probation est applicable. 18 6. SERVICE CONTINU Le service continu d'un membre du personnel s'acquiert après avoir complété sa période de probation. Une fois acquis, le service continu est calculé à compter de la date d'embauche, incluant ainsi la période de probation. Sauf exception pour le cumul des années de services aux fins de calculs des vacances payées. 6.1 L'ACCUMULATION DU SERVICE CONTINU PREND FIN LORS DE LA COUPURE DU LIEN D'EMPLOI 6.2 LE SERVICE CONTINU S'ACCUMULE DURANT LES PÉRIODES D'ABSENCE AUTORISÉES SUIVANTES : - Vacances annuelles; - Jours fériés prévus; - Autres congés prévus dans le présent document; - Congés parentaux; - Absence due à un accident du travail. 6.3 LE SERVICE CONTINU EST ÉTABLI ET UTILISÉ PAR LE GESTIONNAIRE POUR LA PRISE DE DÉCISION AU BESOIN CONCERNANT, NOTAMMENT, LES SITUATIONS SUIVANTES : - Le choix des vacances annuelles; - L'application de la Loi sur les normes du travail. 7. AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL ET HORAIRE La nature et la diversité des tâches nécessitent une gestion des heures de travail relativement stable. Cependant, le personnel doit, à l'occasion, faire preuve de flexibilité et se rendre disponible pour répondre aux besoins reliés à la clientèle, aux urgences et à ceux de la MRC. 7.1 OUVERTURE DES BUREAUX - Les heures normales d'ouverture des bureaux de la MRC sont : o Du lundi au vendredi inclusivement o 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30. 7.2 AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL L'horaire variable est disponible pour tous les membres du personnel après entente avec son gestionnaire. Certaines fonctions nécessitent des horaires fixes afin d'assurer un service aux citoyens(nes) irréprochable tel qu'attendu. Habituellement : - La semaine normale de travail pour une personne à temps plein est d'un minimum de 19 35 heures par semaine. - La journée normale de travail est d'un minimum de 7 heures par jour. - Pour le personnel-cadre, les heures de travail sont déterminées par la somme de travail normale requise au bon fonctionnement du service dont il est responsable Horaire variable La journée régulière de travail comprend des plages variables et adaptatives : - Début du quart de travail (le matin) entre 7 h 30 à 9 h 30 ; - Fin du quart de travail (l'après-midi) entre de 15 h 30 à 17 h 30 Toutefois, le nombre d'heures par semaine ou par jour ainsi que l'horaire que la personne doit effectuer pourrait être modifié temporairement selon les conditions de travail de son emploi, de ses responsabilités, des activités reliées à sa fonction ou des besoins de la MRC, notamment lors de rencontres ou événements qui ont lieu le soir ou les fins de semaine. Les modalités sont à établir avec son gestionnaire. 7.3 CHOIX HORAIRE DE TRAVAIL En plus de l'horaire variable, la personne peut se prévaloir de l'un des types d'horaires en vigueur, si toutefois ses fonctions le permettent et après autorisation du gestionnaire. Horaire 1 70 heures sur 10 jours par période de paie, 35 heures par semaine, 7 heures par jour. Exemple d'horaire par période de paie selon les besoins de l'emploi : - 8 h 30 à 16 h 30 avec 1 h 00 de dîner : 7 heures par jour, 5 jours par semaine; - 8 h 30 à 16 h 00 avec 30 minutes de dîner : 7 heures par jour, 5 jours par semaine. Horaire 2 Effectuer 70 heures travaillées sur 9 jours par période de paie, 7 h 45 par jour (7.75). Il s'agit donc d'un horaire avec un jour de congé supplémentaire par période de paie avec reprise de temps sur les jours restants en maintenant une moyenne de 35 heures par semaine. Le jour de congé hebdomadaire aux deux semaines devra être planifié et fixe dans l'horaire et dans le temps et devra être pris en conséquence d'assurer une présence au bureau de tous les services. Exemple d'horaire par période de paie selon les besoins de l'emploi : 20 - 8 h 00 à 16 h 45 avec 1 h de dîner = 7 h 45 (7.75), une semaine à 4 jours et une semaine à 5 jours; - 8 h 15 à 16 h 30 avec 30 minutes de dîner = 7 h 45 (7.75), une semaine à 4 jours et une semaine à 5 jours; Les choix d'horaire doivent être réalistes et adaptés à la fonction et au bon fonctionnement des d'opérations du Service et doit être autorisé par le gestionnaire. Une entente particulière pourrait être prise pour répondre à certains besoins opérationnels spécifiques à une fonction qui diffère des enlignements prévus à cette section. 7.4 PÉRIODE DE REPAS ET DE PAUSES 7.4.1 REPAS Les membres du personnel doivent prendre une période de dîner de la durée de son choix selon le barème suivant, si ses fonctions le permettent après autorisation du gestionnaire. - 1 heure de repas non rémunérée ; - 30 minutes de repas non rémunérées. Les choix de temps de repas doivent être réalistes et adaptés à la fonction et au bon fonctionnement des d'opérations du service et doit être autorisé par le gestionnaire. 11.4.2 PAUSES Pour ce qui est des pauses santé, celles-ci ne sont pas définies. Chacun est autonome et peut à sa guise prendre le temps nécessaire pour se ressourcer. La durée attendue est d'un maximum de 15 minutes par demi-journée. Il en va du bon jugement de tous. 8. POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL Cette politique permet d'établir les conditions et modalités applicables au concept de télétravail afin d'assurer un bon déroulement et une saine gestion du télétravail. De plus, la MRC fait face à une gestion d'espace de ces locaux de plus en plus serré et désire avoir recours au télétravail dans certains cas afin de contrer cette problématique. Elle s'applique à tout le personnel non syndiqué de la MRC dont les fonctions peuvent s'exercer à distance*. *Des modalités particulières peuvent s'appliquer selon l'emploi et les politiques et procédures qui lui sont propres ou selon les clauses négociées d'un contrat de travail. 8.1 DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL Le télétravail est un régime offert au membre du personnel qui permet, après autorisation du gestionnaire, de s'acquitter de ses tâches, selon l'horaire de travail habituel, à leur domicile grâce aux outils de télécommunication disponibles. Il peut s'agir d'un régime volontaire ou imposé. 21 1. Régime volontaire : à la demande de l'employé(e), ce régime implique que la personne possède l'équipement nécessaire pour effectuer du télétravail en connexion VPN à son domicile; 2. Régime imposé : à la demande de l'employeur pour pallier une problématique d'espace insuffisant dans nos bureaux ou autres contextes particuliers. Ce régime implique que l'employeur doit fournir le matériel informatique nécessaire au bon fonctionnement à distance. 8.2 PRINCIPES DIRECTEURS Il est important de noter que la possibilité de faire du télétravail est facultative. Le télétravail constitue un privilège et non un droit. Il peut être révoqué à tout moment et doit toujours être autorisé par le gestionnaire. La priorisation de ses propres obligations professionnelles en présentiel, dans un premier temps, est obligatoire. 8.3 CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ De l'avis du gestionnaire, la personne doit être capable de répondre aux critères de rendement en termes de productivité et de qualité du travail, puis ne pas impacter les besoins opérationnels du service : - La personne fait preuve d'autonomie et d'autodiscipline dans l'exécution de son travail; - La personne ne requiert pas d'outils ou de matériel particulier pour l'exécution de son travail autre que le matériel informatique et téléphonique de base; - Le travail de la personne est adapté pour être exécuté à distance; - La présence de la personne n'est pas requise en tout temps sur le lieu de travail habituel; - Les besoins du service ne sont pas impactés; - La personne dispose du matériel et de l'emplacement requis pour effectuer du télétravail adéquatement de façon sécuritaire en respectant les standards d'ergonomie applicables. 8.4 RÉGIMES DE TÉLÉTRAVAIL EN VIGUEUR L'autorisation préalable du gestionnaire est requise afin de répondre aux besoins du service, les contextes particuliers ou à l'organisation du travail planifiée. 8.4.1 PROPORTION - TÉLÉTRAVAIL ET PRÉSENTIEL RÉGULIER AUTORISÉ| RÉGIME VOLONTAIRE - S'il s'agit d'une semaine de 5 jours : 3 jours en présentiel par semaine; - S'il s'agit d'une semaine de 4 jours : 2 jours en présentiel par semaine; - S'il s'agit d'une semaine de 3 jours : 2 jours en présentiel par semaine. 8.4.2 TÉLÉTRAVAIL OCCASIONNEL AUTORISÉ EN SURPLUS | RÉGIME VOLONTAIRE 22 Pour répondre à certains besoins, à un contexte particulier, à un imprévu ou à des tâches particulières, après autorisation du gestionnaire, pour une journée de télétravail additionnel peut être octroyée. 8.4.3 TÉLÉTRAVAIL | RÉGIME IMPOSÉ Lorsqu'il y a partage d'un bureau entre deux personnes faute d'espace, le télétravail peut se faire à raison d'un maximum de 50 % du temps en télétravail, soit une moyenne de 2.5 jours en présentiel par semaine. 8.4.4 JOUR FIXE EN PRÉSENTIEL Chacun des services établissent un jour fixe de présence au bureau afin, notamment de faciliter la tenue des rencontres d'équipe hebdomadaire. Les jours de télétravail ne sont pas cumulables et ne peuvent être reportés à une semaine subséquente. 8.5 FAIRE UNE DEMANDE DE TÉLÉTRAVAIL La personne qui souhaite faire du télétravail doit : 1. Faire la demande à son gestionnaire; 2. Le gestionnaire évalue la demande. Chaque demande concernant le télétravail est pris de façon juste et équitable en fonction des besoins opérationnels et d'assurer une représentativité du service au bureau, et ce, en tout temps; 3. La décision est rendue et autorisée uniquement par le gestionnaire; 4. Si la demande est acceptée, la personne doit impérativement indiquer son horaire de télétravail et de présentiel dans son calendrier Outlook afin de permettre à tous de voir son emploi du temps professionnel et ainsi pouvoir prévoir, notamment des rencontres plus facilement. 8.6 MATÉRIEL REQUIS POUR EFFECTUER DU TÉLÉTRAVAIL Connexion Internet et téléphone La personne doit s'assurer de disposer d'une connexion Internet et d'un téléphone pour être en mesure de faire et recevoir des appels ainsi que de prendre ses messages courriels et vocaux. Matériel informatique* Les membres du personnel ayant un ordinateur portable (station) fourni** par la MRC : o Ces personnes sont déjà équipées pour faire du télétravail et sont informées des procédures de connexion à distance. Pour les membres du personnel n'ayant pas d'ordinateur portable fourni : o Régime volontaire : La personne doit utiliser son ordinateur personnel avec connexion VPN. La MRC pourrait consentir exceptionnellement à un prêt d'équipement*** si disponible. o Régime imposé : La MRC fournit l'équipement informatique nécessaire à la personne qui doit effectuer du télétravail; *Une seule station par personne. 23 **Priorisation par ancienneté lors d'achat d'ordinateur portable selon les besoins d'un service. ***Prochaine mise à jour du parc informatique : achat graduel d'ordinateurs portables en remplacement des stations de type « desktop ». Le Service informatique procédera à une analyse cas par cas, avec le gestionnaire du service, pour valider les possibilités afin que la personne soit fonctionnelle à domicile. Le cas échéant, la personne devra prendre les précautions raisonnables pour protéger les biens de l'employeur. (voir section 12.3.1) Les membres du personnel qui n'auraient pas de portable fourni par la MRC, ou d'ordinateur à la maison ou de connexion Internet, ne peuvent se prévaloir de cette politique. 8.7 HORAIRES DE TRAVAIL ET BESOINS OPÉRATIONNELS - Les horaires de travail demeurent ceux prévus habituellement dans chacun des services; - Dans la mesure du possible, le personnel doit respecter l'horaire habituel. Si ce n'est pas possible, une entente doit être prise avec le gestionnaire pour ajuster l'horaire selon les contraintes. Exemple : pouvoir travailler tôt le matin ou tard le soir; - La personne doit s'assurer de rester joignable durant ses heures habituelles de travail. Si elle doit s'absenter de son domicile durant ses heures de travail, la procédure habituelle s'applique, soit d'aviser le gestionnaire et d'en obtenir l'autorisation; - La personne pourrait être appelé(e) à se déplacer au bureau lors de situations exceptionnelles, d'urgences ou autres durant ses journées prévues en télétravail. Une tenue professionnelle est donc de mise en tout temps; - Calendrier Outlook à jour en tout temps; - Prévoir une personne en présentiel pour représenter le Service afin d'interchanger les journées de présence et d'espace de bureau (au besoin). 8.8 COMMUNICATIONS ET ENCADREMENT Les mêmes attentes en termes de rendement et de prestation de travail sont applicables autant en télétravail qu'en présentiel. Les politiques, procédures et lois du travail en vigueur s'appliquent également en télétravail. Durant les heures normales de travail, l'employé(e) qui effectue du télétravail doit pouvoir être joignable en tout temps par téléphone et par courriel comme s'il était présent au bureau ou selon l'entente intervenue avec le gestionnaire. Il s'agit là bien entendu d'une condition essentielle au maintien du télétravail. L'employé(e) doit effectuer le renvoi des appels téléphoniques de son poste téléphonique professionnel et faire la mise à jour de sa boîte vocale avec les informations appropriées lorsque nécessaire. La personne doit s'assurer d'indiquer sur ses messages d'absence qu'elle est présentement en télétravail et qu'elle prendra ses messages à distance d'ici 24 heures. Lorsqu'un cellulaire personnel est utilisé, nous recommandons aux employés(es) de s'assurer lors d'appel sortant de bloquer leur numéro personnel pour qu'il ne s'affiche pas. 24 Réunions, rencontres et formations Les membres du personnel demeurent tenus d'assister aux réunions d'équipe ou à toute autre rencontre ou formation à laquelle ils sont convoqués dans le cadre de leur travail. La personne doit être en mesure de disposer d'un endroit adéquat pour être capable de tenir une conversation téléphonique ou une rencontre virtuelle. Il a été mis à la disposition de tout le personnel l'application Microsoft Teams et Zoom (application gratuite ou réservation auprès de notre adjointe exécutive) afin de faciliter les rencontres de groupe. Encadrement Le personnel et son gestionnaire conviennent d'un plan de travail à accomplir (hebdomadaire, mensuel, etc.) et des échéances à respecter. Les objectifs de travail, les résultats attendus et les échéanciers sont les mêmes que si la personne était présente au bureau. Le/la gestionnaire peut, en tout temps, sur les heures de travail, vérifier l'évolution du travail de la personne salariée et le respect des échéances. Les modalités d'encadrement peuvent varier selon le service et la fonction. Déductions fiscales La personne qui effectue du télétravail pourrait se prévaloir de déductions fiscales relatives au télétravail. Renseignez-vous auprès de votre professionnel en fiscalité. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ DE L'INFORMATION 1. Les membres du personnel doivent s'assurer de prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer la sécurité des documents et la confidentialité des dossiers, des données et de toute autre information sensible (utiliser une déchiqueteuse, un classeur barré, etc.). 2. Pour des raisons de sécurité du réseau informatique et de confidentialité des dossiers et données traités, les ordinateurs doivent être connectés par un accès VPN en tout temps. 3. En cas de problèmes techniques, l'employé(e) doit aviser son gestionnaire rapidement afin qu'une requête soit envoyée au Service informatique. CODE D'ÉTHIQUE, POLITIQUES RH ET PROCÉDURES INTERNES EN VIGUEUR Les politiques, procédures, codes d'éthique et directives administratives en vigueur continuent de s'appliquer à tout le personnel en tout temps, et ce, même en télétravail. NON-RESPECT DE LA POLITIQUE La direction pourra mettre fin au télétravail par avis écrit, effectif au moment indiqué dans l'avis, lorsqu'il constate que l'employé(e) ne respecte pas la présente politique et son entente de télétravail ou pour des raisons opérationnelles. 25 Si les circonstances l'exigent, des mesures disciplinaires ou administratives pourraient être imposées selon la gravité du manquement à la présente politique. RÉVOCATION DU PRIVILÈGE Le télétravail est facultatif. Ce privilège peut être retiré de part et d'autre, et ce, à n'importe quel moment en précisant les raisons de la résiliation à l'autre partie. En cas de rendement insatisfaisant, si le comportement de l'employé(e) le justifie, ou pour des raisons opérationnelles, il pourra se voir révoquer son privilège. CAS DE FORCE MAJEURE Le privilège d'effectuer du télétravail pourrait être suspendu temporairement pour des raisons opérationnelles ou autres (ex. : panne de courant, panne informatique) qui empêchent l'employé(e) d'effectuer sa prestation de télétravail. Dans un tel cas, l'employé(e) doit en aviser son gestionnaire immédiatement afin d'établir avec lui une solution pour pallier la situation. 9. LA PAIE ET LES RELEVÉS 9.1 VERSEMENT DE LA PAIE Les 26 périodes de paie établies sont d'une durée de deux (2) semaines, soient du dimanche au samedi inclusivement. Le salaire est donc versé aux deux (2) semaines par dépôt direct, le deuxième jeudi de la période avant minuit. *Si ce jour est férié, le paiement a lieu la journée ouvrable précédente avant minuit. La MRC dépose la paie directement au compte bancaire de l'institution financière choisie par la personne. Lors de son embauche, la personne doit remettre un spécimen de chèque à la Direction des RH. Il est de la responsabilité de chaque personne d'aviser pour tout changement de compte bancaire, et ce, dans les meilleurs délais le cas échéant. 9.2 APPROBATION DU TEMPS DE TRAVAIL Le personnel est payé pour un nombre d'heures fixes par période de paie tel qu'indiqué à son dossier employé(e) dans Employeur D. (Ex. temps complet : 70 heures). Les membres du personnel se doivent de soumettre à l'avance, lorsque possible, toute demande de congé, vacances, absence à son gestionnaire qui doit l'autoriser au préalable. Après quoi, l'information est transmise au Service de la paie par courriel afin que les banques soient déduites adéquatement. Pour toute question relativement à la paie, veuillez-vous adresser par courriel à : 26 [email protected]. 13.2.3 PROCÉDURE FEUILLES DE TEMPS EMPLOYEUR D À venir en 2024! 9.3 ACCÈS AU RELEVÉ DE PAIE EN LIGNE Afin de permettre à chacun de bien suivre l'évolution de son salaire et des charges financières, le personnel a accès à son relevé de paie et a ses relevés fiscaux en ligne via la plateforme Employeur D. Dès son embauche, la personne reçoit des codes d'accès personnels pour un usage confidentiel. 10. GESTION DE LA PRÉSENCE AU TRAVAIL En tant que membre du personnel de la MRC, chaque personne doit faire preuve de loyauté et être assidue. 10.1 ABSENCES DU TRAVAIL Les membres du personnel ont l'obligation d'informer leur gestionnaire dans les meilleurs délais pour toute absence du travail ; - Dans le cas d'une absence de trois (3) jours de travail consécutifs et plus, le gestionnaire peut demander une pièce justificative, tel qu'un billet médical ou tout autre document pouvant justifier l'absence; - Dans le cas d'une absence non autorisée ou sans motif valable de plus de trois (3) jours consécutifs, la MRC pourrait prendre les mesures qui s'imposent, pouvant aller jusqu'à une fin d'emploi. 10.2 EN CAS DE FORCES MAJEURES Le gestionnaire peut recourir aux services des membres du personnel de son équipe, sans égard à son emploi ou à ses responsabilités décrites à sa description d'emploi, pour assurer le service aux citoyens(nes) ou pour participer à une activité jugée essentielle. Ce sont généralement des activités reliées à la sécurité des gens, du personnel et/ou des citoyens(ne)s, des lieux ou qui auraient un impact majeur sur les mandats et responsabilités de la MRC. 11. POLITIQUE SALARIALE ET RÉMUNÉRATION La présente politique salariale vise à fournir les outils nécessaires pour attirer, motiver et retenir des ressources talents dans chacun des emplois en maintenant une position concurrentielle par rapport à son marché de référence. Elle vise également à reconnaître à sa juste valeur la contribution des personnes occupant ces emplois en leur assurant un niveau de rémunération comparable à celui consenti à leurs collègues sur le marché occupant des emplois comparables. De plus, cette politique salariale tient compte des caractéristiques propres à chaque emploi pour en établir un positionnement équitable par rapport à l'ensemble des emplois de la MRC. 27 Enfin, elle permet au personnel de voir sa rémunération cheminer au même rythme que son évolution professionnelle par la reconnaissance d'une progression salariale jusqu'à un taux maximum qui reflète le niveau de rémunération consenti à un titulaire ayant atteint sa pleine maturité professionnelle dans l'emploi qu'il occupe. Non applicable pour certains membres du personnel de l'ORH régis pas la Société d'habitation du Québec. 11.1 ÉCHELLE, CLASSES ET ÉCHELONS Échelle salariale L'échelle salariale en vigueur est composée de huit (8) classes d'emploi définies (voir l'Échelle salariale et la Classification des emplois en vigueur). Chacune des classes compte treize (13) échelons salariaux. Étendue des classes salariales L'écart entre le minimum et le maximum d'une classe salariale est 25,8% (et l'étendue est de 84,20% à 100%). Le salaire de la personne se situe normalement à l'intérieur de cette plage et doit refléter les responsabilités, les compétences professionnelles et le profil de celle-ci. L'écart salarial entre les différentes classes d'emploi est de l'ordre de 4 000$ à 10 000 $ selon le cas. Écart entre les échelons salariaux L'écart entre les échelons de chaque classe est de 2,15%. Compte tenu des règles ayant trait à la progression à l'intérieur des échelles salariales, une personne embauchée au minimum de son échelle salariale (échelon 1) prendra 13 ans (13 échelons) pour atteindre le maximum de l'échelle. Cette période correspond à la période nécessaire à une personne normalement qualifiée pour atteindre sa pleine maturité professionnelle dans son emploi. Progression dans l'échelle salariale La personne bénéficie annuellement, à la première paie de chaque année, d'une progression à l'intérieur de son échelle salariale. Cette progression équivaut à 1 échelon par année jusqu'à ce que la personne ait atteint le dernier échelon de sa classe salariale. Maximum de l'échelle atteint (échelon 13) Par la suite, toute personne ayant atteint l'échelon maximum de sa classe d'emploi se verra attribuer une bonification annuelle de 2,75% de son salaire actuel pour les années 2023 à 2027. Rendement insatisfaisant Le directeur général en collaboration avec le gestionnaire peut, s'il estime que le rendement d'une personne se situe sous les attentes de la direction, annuler, diminuer ou retarder la progression salariale de cette personne. 28 Ajustement annuel des échelles salariales L'ajustement annuel des échelles salariales qui s'effectue selon les pourcentages suivants est effectif au 1er janvier de chaque année : - 2024 à 2028 : ajustement de 2,75% tel que prévu à la résolution numéro 2022-11-316 datée du 16 novembre 2022. - Le conseil statuera sur l'ajustement qui sera effectif pour les années subséquentes. 11.2 MÉCANISMES DE GESTION DE LA POLITIQUE SALARIALE Gestion de la politique salariale La direction générale en collaboration avec la direction RH est responsable de la gestion de la politique salariale telle qu'adoptée par le Conseil de la MRC. Toutes les décisions relatives à la rémunération et à l'application de la présente politique relèvent exclusivement du directeur général, lequel soumet au Conseil les recommandations appropriées. Classement salarial et évaluation des emplois Le classement salarial d'un emploi est déterminé au moyen du système d'évaluation des emplois applicables à l'ensemble des emplois non syndiqués de la MRC. Ce système tient compte des qualifications requises, des responsabilités assumées, des efforts requis ainsi que des conditions et environnements de travail pour assurer un classement équitable des emplois (inspirés des outils fournis par la CNESST en vertu de la Loi sur l'équité salariale7). La Direction RH procède à l'évaluation des nouveaux emplois et, au besoin, à la réévaluation d'un emploi dont le contenu a été modifié en utilisant la description d'emploi officielle validée par le gestionnaire et par la direction générale. Demande de révision de l'évaluation d'un emploi Au besoin, il est possible de demander une révision de l'évaluation de son emploi en adressant une demande écrite ou par courriel à la Direction RH. Une telle demande doit spécifier de manière détaillée les motifs justifiant une révision. En collaboration avec la direction générale, le gestionnaire analyse la demande et fait part de sa décision finale. 11.3 SALAIRE ATTRIBUÉ LORS DE L'EMBAUCHE Le salaire d'une personne nouvellement embauchée se situe au moins au minimum de la classe salariale (échelon 1) de son emploi. Intégration à l'échelle selon la compétence professionnelle SUPÉRIEURE à l'exigence Une personne peut se voir attribuer, au moment de son embauche, une rémunération supérieure au minimum de la classe salariale de son emploi si, après l'analyse, la personne possède un profil 7 Loi sur l'équité salariale (chapitre E-12.001). 29 de compétences professionnelles supérieures aux compétences de bases requises pour occuper cet emploi. L'intégration se fait comme suit : - Un (1) échelon est reconnu pour l'équivalent de deux (2) années d'expérience pertinente à l'emploi acquis à l'extérieur; - Deux (2) années d'expérience pertinentes à l'emploi acquises à l'extérieur sont reconnues pour une (1) année d'études manquante pour atteindre l'exigence; - Une (1) année d'expérience connexe acquise à l'extérieur est équivalente à (six) 6 mois d'expérience pertinente à l'emploi. IMPORTANT ! Une personne peut être surqualifiée pour un emploi. Il sera donc important de considérer uniquement les années d'expérience pertinente à l'emploi. Intégration à l'échelle selon la compétence professionnelle INFÉRIEURE à l'exigence Une personne qui ne rencontre pas toutes les exigences de son nouvel emploi au moment de son embauche peut se voir attribuer un salaire inférieur au taux minimum de la classe salariale de son nouvel emploi, et ce, jusqu'à ce qu'elle satisfasse entièrement à ces exigences. Dans un tel cas, le salaire de la personne pourra évoluer graduellement vers le minimum de sa classe salariale. L'intégration se fait comme suit : - La personne se voit octroyer le salaire de l'échelon 1 de la classe inférieure de son emploi, et ce pour la durée nécessaire à atteindre de l'exigence établie de son emploi. Ex. Si un emploi est de classe 5, la personne obtient le salaire de l'échelon 1 de la classe 4 durant le nombre d'années suffisantes pour atteindre l'exigence réelle de l'emploi. La personne est ensuite reclassée dans la classe 5 à l'échelon 1. Promotion La personne promue à un emploi de classement supérieur bénéficie d'un ajustement salarial correspondant au salaire immédiatement supérieur de la nouvelle classe de l'emploi obtenu; La promotion ne peut avoir pour effet de conférer à une personne une augmentation salariale supérieure à 10 % du salaire dont il bénéficiait avant d'être promu, mais d'un minimum de 2 %. Mutation La personne mutée à un emploi situé dans la même classe salariale que l'emploi qu'il quitte conserve son salaire et, s'il n'a pas atteint le maximum de sa classe salariale, continue de progresser dans son échelle salariale selon les mécanismes prévus par la présente politique. Rétrogradation La personne à qui il est attribué un emploi dont le classement est inférieur à l'emploi qu'il quitte conserve son salaire et, si son salaire se situe en dessous du maximum de sa nouvelle classe salariale, continue de progresser dans son échelle salariale selon les mécanismes prévus par la présente politique. 30 Toutefois, si, à la suite d'une rétrogradation, le salaire de la personne se situe au-dessus du maximum de sa nouvelle classe salariale, celui-ci ne peut bénéficier des augmentations générales de salaire consenties à l'ensemble du personnel tant que son salaire excède le maximum de son échelle salariale. 11.4 PRIME DE FONCTION SUPÉRIEURE Affectation temporaire - Remplacement à long terme (plus de 6 mois) La personne désignée par le directeur général pour occuper temporairement un emploi dont le classement est supérieur à celui de son emploi régulier bénéficie, pour la durée de son affectation, du salaire immédiatement supérieur de la nouvelle classe de l'emploi du remplacement temporaire. Intérim et remplacement à court terme (moins de 6 mois) La personne désignée par le directeur général pour occuper temporairement un emploi dont le classement est supérieur ou égal à celui de son emploi régulier bénéficie, pour la durée de son affectation, d'une prime de 10% applicable à son salaire actuel. 11.5 LE TEMPS SUPPLÉMENTAIRE La rémunération consentie à une personne découle des mandats et des responsabilités que celui- ci doit assumer, compte tenu des exigences de son emploi. Conséquemment, aucune rémunération n'est versée pour le travail accompli en dehors des heures régulières de travail. Personnel-cadre et professionnel En cas de situation exceptionnelle, dont l'évaluation lui appartient, le gestionnaire peut, avec l'accord de la direction générale le cas échéant, autoriser une personne à effectuer du temps supplémentaire qui devra être compensé par des périodes de congés équivalentes. Les modalités de telle compensation sont déterminées par le gestionnaire. Personnel de soutien Pour ce qui est du personnel de soutien, la personne qui doit effectuer du travail supplémentaire exigé par le gestionnaire et autorisé par la direction générale lorsque les opérations l'exigent, le temps supplémentaire est compensé par des périodes de congés équivalentes, ce qui est préconisé par l'organisation ou par une rémunération de 150 % de son taux horaire après entente avec le gestionnaire. Le temps supplémentaire est applicable après 40 heures travaillées par semaine, tel que prévu à la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1). 12. REMBOURSEMENT DE FRAIS LIÉS À LA FONCTION Dans l'exercice de leurs fonctions, les membres du personnel peuvent être appelés à se déplacer. Ils ont également à représenter la MRC à différents conseils d'administration, comités, rencontres, événements, congrès, etc. 31 12.1 FRAIS DE DÉPLACEMENT REMBOURSABLES Il est à noter que le personnel doit prioriser le covoiturage et l'utilisation des véhicules de fonction de la MRC lorsque disponible. 12.1.1 REMBOURSEMENT DU KILOMÉTRAGE VÉHICULE PERSONNEL ET TRANSPORT EN COMMUN Le membre du personnel qui dans l'exercice de ses fonctions doit se déplacer pour le compte de la MRC, peut, sur présentation d'un compte de dépenses ainsi que des preuves justificatives, se faire rembourser les dépenses encourues pour l'utilisation de son véhicule personnel : 1. Le kilométrage parcouru selon le barème de 0,55 $ par km (révisé par le Conseil de la MRC lorsque requis) ; 2. Les frais de stationnement et de péages ; 3. Les trajets en transport en commun ou en taxi. Pour être remboursés, ces déplacements doivent être préalablement autorisés par le gestionnaire ou le directeur général. 12.1.2 MÉTHODE DE CALCUL - EXEMPLE Seul le kilométrage excédentaire à celui effectué habituellement pour se rendre au bureau est admissible à un remboursement. Les jours de télétravail sont considérés comme des jours de présentiel pour fin d'application. Total des km effectués - km effectué normalement pour se déplacer au bureau = km admissible remboursable.* *La prémisse est que chacun a une voiture pour se déplacer, donc même si la personne se déplace en transport en commun habituellement, le même calcul s'applique pour les déplacements en dehors du territoire de la MRC selon le cas. Frais admissibles Les frais de déplacement suivants sont admissibles : − Déplacements pour assister aux rencontres des différents comités de la MRC ; − Déplacements pour représenter la MRC au sein de différents conseils d'administration et comités, rencontres et évènements; − Déplacements pour assister à différents colloques, congrès et conventions ; − Déplacements reliés à des activités de représentation, rencontrer avec des partenaires, entrepreneurs et promoteurs; − Tout autre déplacement jugé pertinent et nécessaire à l'exercice de ses fonctions. Jour1 km Jour 2 km Jour 3 km Jour 2 km Jour 5 km Déplacements / Domicile - Verchères 40 Télétravail Télétravail Domicile - Verchères 40 Déplacements Domicile - Sainte-Julie 45 Verchères - Sainte-Julie 25 Verchères - Sainte-Julie 25 Déplacements Sainte-Julie - Longueuil 20 Sainte-Julie - Longueuil 20 Sainte-Julie - Longueuil 20 Déplacements Longueuil - Contrecoeur 35 Longueuil - Contrecoeur 35 Longueuil - Contrecoeur 35 Déplacements Contrecoeur-Verchères 15 Contrecoeur-Verchères 15 Contrecoeur-Saint-Amable 30 Déplacements Verchères - Domicile 40 Verchères - domicile 40 Saint-Amable - Domicile 35 Total 155 175 0 0 185 Matin 40 km habituel. Soir 40 km habituel. -80 -80 -80 Km admissibles 75 95 0 0 105 Remboursable 275 32 Pour obtenir un remboursement, la personne doit présenter un compte de dépenses à son gestionnaire pour approbation, lequel sera ensuite envoyé au Service de la paie pour autorisation et paiement lors du versement de la paie. 12.1.3 TRAIN ET AVION Le transport en train ou en avion est admissible, mais doit être obligatoirement approuvé au préalable par le gestionnaire. La classe économique est à privilégier. 12.2 FRAIS REMBOURSABLES DE REPAS, D'HÉBERGEMENT ET AUTRES Les membres du personnel qui, dans l'exercice de leurs fonctions, doivent effectuer des dépenses, peuvent sur présentation d'un compte de dépenses appuyé de pièces justificatives, être remboursés du montant réel dépensé. Toutefois, les dépenses doivent être jugées raisonnables. Pour être remboursées, ces dépenses doivent être relatives aux activités et responsabilités de la MRC et être en lien avec la fonction. L'approbation du gestionnaire est obligatoire au préalable pour le remboursement du compte de dépenses. Peuvent être admissibles, notamment les frais suivants : − Frais d'inscription à des congrès, colloques, conventions, événements et diverses rencontres - Autorisation du gestionnaire obligatoire; − Lorsque nécessaire, les frais d'hébergement reliés à des congrès, colloques, conventions, événements et diverses rencontres - Autorisation du gestionnaire obligatoire; − Frais de repas lors de congrès, colloques, conventions, événements et diverses rencontres; − Frais de repas et de représentation lorsque jugés pertinents et nécessaires; − Toute autre dépense jugée pertinente et nécessaire. Il est à noter que le gestionnaire se réserve le droit de refuser le remboursement de toutes dépenses jugées excessives, inappropriées ou déraisonnables. 12.3 MATÉRIEL, ÉQUIPEMENTS ET TÉLÉPHONE PORTABLE DE FONCTION La MRC fournit le matériel requis d'un poste de travail par personne, habituellement un ordinateur (tour ou portable, un moniteur, un clavier et une souris. Des écouteurs peuvent aussi être fournis sur demande auprès du gestionnaire. Tous les postes de travail sont munis d'un téléphone (ligne fixe) avec un poste téléphonique rattachée. La MRC fournie également, lorsque requis pour l'emploi, et après autorisation de la Direction générale, un téléphone portable (cellulaire) de fonction. Ces personnes peuvent, à leur choix : - Conserver leur téléphone cellulaire personnel actuel et se prévaloir d'un remboursement de 40,00 $ par mois sur présentation de la facture mensuelle de leur compagnie de télécommunications ; - Utiliser un téléphone cellulaire fourni et payé par la MRC et y transférer leur numéro de téléphone personnel actuel aux frais de la MRC; 33 - Utiliser un téléphone cellulaire de fonction aux frais de la MRC, en plus de leur téléphone personnel. - Il existe aussi des outils tels que Teams ou Bria qui permette une communication instantanée, facile et adaptative selon les besoins tant internes qu'externes. - Les personnes occupant un poste de Directeurs(trices) ont un cellulaire fourni aux frais de la MRC dès l'embauche. 12.3.1 ÉQUIPEMENTS, MOBILIER ET AUTRE MATÉRIEL - UTILISATION, PRÊT ET BRIS Lorsqu'il est question d'équipements, ils réfèrent notamment à de l'équipement informatique, au mobilier, aux outils de communications, aux salles de réunions et aux locaux. De plus, il est question du matériel utilisé dans le cadre du travail autant en télétravail, lors de déplacements et dans les locaux de la MRC. Les équipements mis à la disposition des membres du personnel pour accomplir leur travail doivent être utilisés dans le cadre du travail uniquement. Perte ou bris d'équipement, mobilier ou autres matériels La MRC assumera une seule fois 50% des frais pour la perte ou le bris d'un équipement. S'il s'avérait que la perte ou le bris d'un équipement survient à nouveau, la personne devra assumer les coûts de la valeur réelle estimée. De plus, chacun se doit de signaler auprès du Département entretien et maintenance du parc immobilier, la détérioration et les bris de mobiliers ou d'équipements en place, de signaler les situations où il pourrait y avoir toute forme de danger pour soi-même ou pour les autres. La MRC agira dans les meilleurs délais pour corriger la situation signalée. Support technique | Informatique et téléphonie Vous devez communiquer avec le Département informatique et téléphonie : - au poste 323 ou par courriel à [email protected]; ou - avec Groupe SL, notre fournisseur informatique, par courriel à [email protected] ou par téléphone 514 277-8093. Si le problème est majeur et vous empêche de travailler, vous devez rapidement aviser votre gestionnaire. 12.3.2 VÊTEMENTS FOURNIS La MRC fournit les vêtements de travail au personnel dont la fonction l'exige (ex. chandail, t-shirts, coton ouaté, manteau, etc.) sur demande et après autorisation du gestionnaire. La MRC rembourse l'achat de bottes de protection (à cap d'acier) au personnel dont la fonction l'exige, à raison d'un maximum d'une paire de bottes de protection aux deux (2) ans si requis, après autorisation du gestionnaire. La personne se fait rembourser via un compte de dépenses (voir 16.1.2). 12.4 FRAIS NON REMBOURSÉS 34 Les contraventions et autres frais ou bris occasionnés lors de l'utilisation de son véhicule personnel, dans le cadre du travail, demeurent aux frais de la personne. 13. AVANTAGES SOCIAUX 13.1 ASSURANCES COLLECTIVES 13.1.1 ADHÉSION La MRC offre à tout le personnel régulier et contractuel 1 an et plus « travaillant à temps plein et à plein salaire, les employés saisonniers ou surnuméraires travaillant 9 mois et plus par année et les employés à temps partiel travaillant au moins 20 heures par semaine.»8, Un régime complet d'assurances collectives incluant assurance médicaments, maladie, assurances salaire et assurance vie. L'adhésion au régime d'assurances collectives est obligatoire pour le personnel admissible et se fait après trois (3) mois de service continu. 13.1.2 PRIMES D'ASSURANCES La prime d'assurances est assumée à parts égales entre l'employeur et la personne assurée (50 % - 50 %). Lorsqu'un membre du personnel est absent du travail, il doit continuer à payer sa part des primes d'assurances, notamment dans les cas suivants : - Lors d'un congé de maladie; - Lors d'un congé de maternité et parental - Lors d'un congé sans solde autorisé. Vous êtes déjà couvert(e) par une assurance? Dans les cas où une personne est couverte par un autre régime d'assurance (celle de son conjoint ou conjointe), une preuve de cette autre couverture sera exigée afin de se soustraire à l'obligation de payer les primes prévues pour l'assurance maladie uniquement (statut exempté). L'assurance-vie de base, l'assurance invalidité de courte et de longue durée demeure obligatoire pour tout membre du personnel admissible. 13.1.2 PROGRAMME D'AIDE AUX GESTIONNAIRES (PAG) Le contrat d'assurance collective en vigueur offre un programme d'aide aux gestionnaires (PAG) dont le personnel peut se prévaloir sur demande. Consulter votre gestionnaire ou la direction RH. 13.2 PROGRAMME DE TÉLÉMÉDECINE 8 Se référer à la brochure d'assurances collectives en vigueur. 35 13.2.1 QU'EST-CE QUE LA TÉLÉMÉDECINE? La télémédecine est un service de soins de santé entièrement virtuels offert par une équipe médicale composée d'infirmières, infirmières praticiennes spécialisées (IPS), médecins, psychologues et travailleurs sociaux, disponibles 24/7, illimité et offert aux membres du personnel, ainsi que leur famille (conjoint(e) et enfants à charge jusqu'à 26 ans si aux études à temps plein). Le service est rapide et efficace. Il est possible d'obtenir une consultation sur-le-champ et au maximum dans les 24 prochaines heures. Entre 60 % et 70 % des pathologies peuvent être soignées via la télémédecine. Une prise en charge avec du référencement à d'autres ressources est proposée lorsque la pathologie ne peut être soignée en virtuel et qu'une consultation en présentiel est nécessaire. L'accès se fait via une plateforme web ou une application pour téléphone portable ou tablette très simple et facile d'utilisation. 13.2.2 ADMISSIBILITÉ Ayant la ferme volonté de faciliter la conciliation travail vie personnelle, la MRC a décidé de se doter d'un programme de télémédecine. Ce type de programme a été demandé part plusieurs membres du personnel suite aux sondages organisationnels effectués auprès de l'ensemble du personnel. Les membres du personnel régulier, contractuel plus d'un (1) an et les élus(es) peuvent adhérer à ce programme après trois (3) mois de service continu. 13.2.3 FOURNISSEUR Nous aurons le plaisir de transiger avec la firme Dialogue à partir du 1er janvier 2024. https://www.dialogue.co/fr/ https://www.dialogue.co/fr/plateforme-de-sante-integree Veuillez vous référer à la Direction RH pour tous les détails. 13.3 RÉGIME VOLONTAIRE D'ÉPARGNE-RETRAITE (RVER) - REER COLLECTIF Selon la Loi sur les normes du travail9, l'employeur a l'obligation d'offrir à son personnel un régime volontaire d'épargne pour sa retraite (RVER). La MRC offre un tel régime sous forme de Régime enregistré d'épargne retraite (REER) collectif qui est géré selon une entente de service contracté avec un bureau spécialisé en services financiers et selon la règlementation applicable à un compte de type REER. 9 Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) et Loi sur les régimes volontaires d'épargne-retraite, chapitre R-17.0.1 36 13.3.1 ADMISSIBILITÉ La cotisation au REER collectif est obligatoire pour la personne qui répond aux critères suivants : 1. La personne a 18 ans ou plus ; 2. La personne a cumulé trois (3) mois de service continu; 3. La personne a un statut régulier ou a un contrat de travail d'un (1) an ou plus. À partir du 1er janvier 2024 La personne peut choisir de contribuer à son REER entre 4% et 7 % et l'employeur contribue au même pourcentage que la personne jusqu'à concurrence de 7%. Pour effectuer ce changement, une demande doit être faite via un formulaire auprès de la DRH. Une fois par année en décembre, il sera possible de modifier le pourcentage de cotisation pour l'année suivante. 13.3.2 PRÉLÈVEMENTS La MRC prélève directement sur la paie de l'adhérent(e) les cotisations pour ensuite les déposer dans un compte de type REER collectif chez le fournisseur de services financiers. Veuillez noter qu'aucune cotisation ne sera prélevée tant que votre compte REER ne sera pas ouvert chez le fournisseur. 13.3.3 PERSONNEL CONTRACTUEL MOINS UN (1) AN La personne à statut contractuel moins d'un (1) an n'est pas éligible aux REER collectifs. 13.3.4 DURANT UNE ABSENCE DU TRAVAIL La personne absente du travail qui n'a pas de versement de paie de la part MRC ne peut se prévaloir du montant des cotisations au REER collectif. 13.3.5 FIN D'EMPLOI Advenant le départ d'un membre du personnel, la totalité des sommes versées à son compte de REER collectif par la MRC demeure la propriété de la personne. Les sommes accumulées restent disponibles en gestion individuelle auprès du fournisseur et peuvent être transférées sur demande à tout moment. Veuillez vous référer à la Direction RH pour toute information complémentaire. 13.4 VACANCES ANNUELLES Le droit aux congés annuels payés s'établit selon les années de service continu basé sur une année de référence fixée du 1er janvier au 31 décembre de chaque année. La MRC privilégie la prise des vacances annuelles en considérant prioritairement - Ses besoins opérationnels; - Les niveaux hiérarchiques; - Le nombre d'années de service continu, au besoin. 37 Lors de l'approbation des vacances, le gestionnaire doit s'assurer en tout temps, du maintien des activités de son service. 13.4.1 PÉRIODE DE VACANCES ESTIVALES La période normale de prise de vacances est du 1er juin au 30 septembre. Les demandes de vacances doivent être inscrites au tableau de vacances commun au plus tard le 30 avril (pour la période estivale) pour un maximum de trois (3) semaines consécutives. La Direction RH est responsable de s'assurer que le calendrier est complet afin de le soumettre à la Direction générale pour approbation finale au plus tard le 15 mai. Le calendrier sera accessible en tout temps sous forme de fichier dans le répertoire commun. La durée des vacances annuelles et le montant de l'indemnité varient selon le service continu de la personne en tenant compte de l'année de référence en vigueur. Le calcul des vacances annuelles payées est effectué de la façon suivante : Barème Année au 31 décembre Jours de vacances payés par année Heures % approx. Équiv. nbre semaines Année de l'embauche (de la date d'embauche au 31 décembre) 10 (au prorata des mois travaillés) 70 4,00% 2 1 1 an de service continu 15 105 6,00% 3 2 2 ans de service continu 16 112 6,15% 3 3 ans de service continu 17 119 6,54% 4 4 ans de service continu 20 140 8,00% 4 5 5 et 6 ans de service continu 22 154 8,46% 6 7, 8, 9 ans de service continu 24 168 9,23% 7 10, 11, 12 ans de service continu 25 175 10,00% 5 8 13 et 14 ans de service continu 26 182 10,05% 1 jour additionnel par an, max 32 jours. 9 15 ans de service continu 27 189 10,38% 10 16 ans de service continu 28 196 10,77% 11 17 ans de service continu 29 203 11,15% 12 18 ans de service continu 30 210 12,00% 6 13 19 ans de service continu 31 217 12,05% 14 20+ 32 224 12,31% 13.4.2 MODALITÉS D'APPLICATION Toute personne doit aviser son gestionnaire, pour toute demande de congé via sa banque de vacances annuelles en dehors de la période estivale, au moins dix (10) jours ouvrables à l'avance afin de voir au remplacement à l'interne selon les besoins. Vacances supplémentaires 38 - Pour le personnel qui a droit à plus de trois (3) semaines de vacances payées, celles-ci devront être prises à l'extérieur de la période normale de vacances, après entente avec le gestionnaire. - Après entente avec le gestionnaire, il est aussi possible de fractionner une semaine de vacances. - Si un jour férié survient au cours de la période de prise de vacances, la personne conserve cette journée de vacances en banque. Les vacances annuelles doivent se prendre durant l'année où elles sont dues et ne peuvent être reportées, à moins de situations particulières (notamment durant une invalidité, congé maternité, etc.) telles que le prévoit la Loi sur les normes du travail, sont non monnayables et non cumulatives. 13.4.3 DURANT UNE ABSENCE DU TRAVAIL10 - Durant une absence pour invalidité ou lésion professionnelle : l'indemnité de vacances continue de s'accumuler sur 26 semaines ou moins; - Durant un congé de maternité et de paternité : l'indemnité de vacances continue de s'accumulé; - Durant un congé parental : l'indemnité de vacances cesse de s'accumuler. SELON LA LOI SUR LES NORMES DU TRAVAIL, LE CONGÉ PARENTALE ET LE RETRAIT PRÉVENTIF NE SONT PAS ASSUJETTIS AU CALCUL DE L'INDEMNITÉ DE VACANCES. 13.4.4 FIN D'EMPLOI La personne a droit à une indemnité de vacances proportionnelle aux journées de vacances accumulées au prorata des mois travaillés à la date de son départ. Veuillez vous référer à la Direction RH pour toute information complémentaire. 14. LES CONGÉS 14.1 JOURS FÉRIÉS Les membres du personnel bénéficient de treize (13) jours fériés payés selon l'indemnité prévue à la Loi sur les normes du travail. 1. le jour de l'An; 2. le lendemain du jour de l'An; 3. le Vendredi saint; 4. le lundi de Pâques; 5. la Journée nationale des patriotes; 6. la fête nationale du Québec ou Saint-Jean-Baptiste; 7. la fête nationale du Canada ou fête du Canada; 10 Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) 39 8. la fête du Travail; 9. l'Action de grâces 10. la veille de Noël; 11. le jour de Noël; 12. le lendemain de Noël; 13. la veille du jour de l'An. 14.2 BUREAUX FERMÉS DURANT LA PÉRIODE DES FÊTES En guise de reconnaissance pour la contribution du personnel, notamment pour compenser le temps en supplément fait tout au long de l'année, la MRC ferme ses portes durant la période du 24 décembre au 2 janvier inclusivement (les dates exactes sont déterminées annuellement par la direction générale). Pour les journées habituellement ouvrables qui ne sont pas fériées, durant cette période le personnel bénéficie de son traitement régulier. Le personnel qui doit travailler un jour férié est rémunéré en temps supplémentaire* et a également droit, après entente avec le gestionnaire ou le directeur général, à : − Une indemnité de jour férié telle que le prévoit la Loi sur les normes du travail 11 ; − Un congé reporté, qui doit être repris ultérieurement, durant la période de paie qui suit la date du jour férié reporté. *Se référer à la section 15. Politique salariale et rémunération. 14.3 CONGÉS POUR RAISONS DE MALADIE OU POUR RAISONS PERSONNELLES 14.3.1 MEMBRES DU PERSONNEL RÉGULIER OU CONTRACTUEL UN (1) AN ET PLUS À TEMPS COMPLET Tous les membres du personnel régulier à temps complet qui ont terminé leur période de probation ont accès, pour l'année de référence à : - une banque de dix (10) jours de congés (ou 70 heures) payés pour raisons de maladie ou pour raisons personnelles ; - dont six (6) jours* (ou 42 heures) sont payables à la fin de l'année. Les premiers jours utilisés durant l'année de référence sont les jours payables. 14.3.2 MEMBRE DU PERSONNEL RÉGULIER OU CONTRACTUEL UN (1) AN ET PLUS À TEMPS PARTIEL Un prorata relativement aux heures travaillées sera appliqué afin de déterminer les congés accumulés auxquels la personne a droit. 14.3.3 MEMBRES DU PERSONNEL CONTRACTUEL MOINS D'UN (1) AN 11 Loi sur les normes du travail, chapitre N-1.1, art 59.1 et suivants 40 La personne qui cumule trois (3) mois de service continu a droit à deux (2) jours de congés payés pour remplir des obligations familiales, pour maladie ou autres par année de référence.12 Ces journées ne peuvent être reportées d'une année à l'autre et elles ne peuvent être monnayées. 12 Loi sur les normes du travail, chapitre N-1.1, article 79.1 41 14.3.4 MODALITÉS D'APPLICATION Pour la prise d'un tel congé, la personne doit aviser son gestionnaire, lorsque c'est possible, au moins deux (2) jours avant la date prévue du congé pour s'en prévaloir. Ils ne doivent pas nuire au bon fonctionnement des activités. La personne embauchée en cours d'année durant cette même année aura droit à des jours de congé pour maladie ou pour raisons personnelles au prorata des mois travaillés. Il n'est pas possible de reporter ces jours de congés à l'année suivante. Le paiement de ce solde se fait lors de la dernière paie de l'année de référence (paie # 26). Pour recevoir son solde, la personne doit être présente au travail lors du paiement. Si une personne quitte son emploi en cours d'année, elle perd son solde de congé accumulé. Ces congés correspondent aux congés pour obligations familiales et pour cause de maladie et d'accident en vertu de la Loi sur les normes du travail. 14.3.5 DURANT UNE ABSENCE DU TRAVAIL13 Durant une absence du travail pour invalidité, congé de maternité, paternité ou parentale, un prorata relativement aux heures travaillées sera appliqué afin de déterminer les congés accumulés auxquels la personne a droit. 14.3.6 FIN D'EMPLOI Si une personne quitte son emploi en cours d'année et que le nombre de jours pris excède le nombre de jours permis au prorata des mois travaillés, la personne devra rembourser les journées prises en trop. 14.4 CONGÉS POUR ÉVÉNEMENTS FAMILIAUX ET SOCIAUX Les membres du personnel peuvent avoir droit à des congés rémunérés ou non selon les événements familiaux ou sociaux qui surviennent dans leur vie. Les membres du personnel ont la responsabilité de fournir les pièces justificatives d'absence requises, à la demande du gestionnaire le cas échéant. Dans les situations exceptionnelles, d'urgence ou imprévues, la personne doit prendre toutes les mesures, et ce, dans les meilleurs délais possibles afin d'aviser son gestionnaire et l'informer des raisons de son absence. 13 Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1, art 74) 42 14.4.1 TABLEAU DES CONGÉS FAMILIAUX ET SOCIAUX PAYÉS ET SANS SOLDE APPLICABLES Un nombre de jours déterminés, payé ou non, est prévu selon l'événement : ÉVÉNEMENTS CONGÉS PAYÉS CONGÉS NON PAYÉS/COMMENTAIRES Mariage Employé(e) 1 jour / Décès ou funérailles * Enfant 5 jours 104 semaines Si enfant mineur Conjoint(e) 5 jours 5 jours Enfant conjoint(e) 5 jours 3 jours Père / Mère 5 jours 2 jours Frère / Sœur 5 jours 3 jours Parents conjoint(e) 3 jours / Petit enfant 3 jours 1 jour Grand-père Grand-mère de l'employé(e) ou conjoint(e) 1 jour / Beau-frère Belle-sœur 1 jour / Gendre et bru 1 jour 1 jour Frère / Sœur conjoint(e) / 1 jour Le congé pour décès doit être pris entre le moment du décès et les funérailles. Ainsi, certains jours de congé pourraient être utilisés au moment du décès puis, après un retour au travail, d'autres jours de congé pourraient être pris lors des funérailles. Une journée additionnelle est accordée à la personne si les obsèques se déroulent à plus de 100 km de son lieu de résidence. 14.5 CONGÉS RELATIFS À LA GROSSESSE ET LA NAISSANCE OU L'ADOPTION D'UN ENFANT Se référer au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP)14 et de la Loi sur les normes du travail15 qui s'appliquent intégralement. 14 Se référer au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) 15 Se référer à la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1) 43 ÉVÉNEMENTS DURÉE DE CONGÉS RÉMUNÉRATIONS / PRESTATIONS Rémunération compensatoire durant le congé de maternité (18 semaines) La MRC comble le salaire des prestations jusqu'à 90% du salaire régulier. Rémunération compensatoire Naissance ou adoption Personne salariée 2 jours Rémunérés Baptême Enfant de l'employé(e) 1 jour Rémunéré 14.6 AUTRES CONGÉS La MRC se conforme à la Loi sur les normes du travail en ce qui a trait aux autres congés en raison du décès ou des funérailles d'un proche ou pour toute autre situation particulière liée à un évènement familial prévu à ladite loi (notamment, dans le cas d'un suicide, disparition, victime d'acte criminel, victime de violence conjugale). 14.7 RETRAITE PROGRESSIVE ET DÉPART À LA RETRAITE 14.7.1 RETRAITE PROGRESSIVE La personne qui désire se prévaloir d'une retraite progressive peut en faire la demande par écrit à son gestionnaire en y indiquant les modalités souhaitées et la période de temps durant laquelle ces modalités pourraient s'appliquer. Cette demande doit être effectuée au moins douze (12) mois avant la date effective. Le gestionnaire porte ensuite la demande, telle que formulée, à la Direction générale qui l'évaluera afin de formuler les recommandations nécessaires. Ladite demande doit être confirmée par voie de résolution du Conseil. 14.7.2 DÉPART À LA RETRAITE La personne qui désire quitter son emploi en vue de prendre sa retraite doit procéder selon les modalités prévues. 15. PROCESSUS D'ACQUISITION DE TALENTS « La bonne personne, au bon moment, dans le bon emploi » « Attraction, motivation et rétention » 15.1 RÉSUMÉ DU PROCESSUS DE SÉLECTION - Tout processus d'acquisition de talents doit se faire en collaboration avec la Direction RH afin d'assurer l'uniformité et l'objectivité des processus; - Toute ouverture de poste doit être approuvée par la direction générale est affiché à l'interne (via courriel) et à l'externe (via notamment le site web de la MRC et autres médias applicables); 44 - Les candidatures internes reçues sont priorisées lors de tout processus d'acquisition de talents et d'embauche; - La décision finale de procéder à une embauche est prise par le directeur général et approuvée par le conseil de la MRC; - Les conditions d'emploi respectent l'équité salariale interne. - La MRC adhère aux principes d'équité en matière d'emploi. 16. DÉVELOPPEMENT, FORMATION ET PERFECTIONNEMENT Afin d'assurer une qualité professionnelle de nos services et de demeurer à l'avant-garde, nous avons le souci constant d'améliorer notre expertise. Ainsi, chaque membre du personnel est incité à acquérir régulièrement de nouvelles compétences relatives à leurs fonctions et à se perfectionner. Une gestion efficace de la formation relève d'une collaboration au sein des équipes afin de maximiser le transfert des acquis et des connaissances, peu importe leur source. 16.1 REMBOURSEMENT FRAIS DE FORMATION OU AUTRES ACTIVITÉS ADMISSIBLES La MRC offre de rembourser les frais de toute formation, cours ou activité de perfectionnement admissible du personnel désirant parfaire leurs connaissances dans un domaine relié à leurs fonctions, et ce, selon le coût réellement encouru. Ces frais sont remboursés sur preuve de réussite et devront avoir été préalablement autorisés par le directeur général et greffier-trésorier avant l'inscription au cours, formation ou autre activité de perfectionnement. Certains programmes de formation devront être accompagnés d'une entente de remboursement de frais afin d'établir les modalités applicables. 16.2 CONGRÈS OU COLLOQUE Le personnel cadre et professionnel est autorisé à assister, annuellement, à un congrès ou à un colloque ou autres activités similaire, à son choix, si les conditions suivantes sont respectées : 1. La pertinence des sujets par rapport à la fonction occupée; 2. La possibilité de développer son réseau de contacts dans un domaine pertinent à la fonction; 3. La disponibilité budgétaire; 4. L'approbation du gestionnaire. Pour toute demande supplémentaire en ce sens, celle-ci doit être approuvée par la direction générale. Exceptionnellement, plus d'un congrès ou colloque pourrait être accepté dans une même année. Également, la direction générale se réserve le droit de rendre obligatoire la participation d'une personne à participer à une formation ou autres activités similaire qu'elle juge pertinente. 45 Le temps consacré à du perfectionnement ou de la formation ne peut être source de temps supplémentaires. Il en est de même pour le déplacement. 17. APPRÉCIATION DE LA CONTRIBUTION Pour assurer l'atteinte de la performance, le rendement, la performance et la contribution se doivent d'être valorisés, reconnus, encouragés et suivis. Gérer la performance et apprécier la contribution, c'est pour la MRC contribuer à l'évolution des individus et des services offerts par une collaboration et un ajustement constant dans l'atteinte des objectifs fixés. Pour y arriver, une pleine participation de tous est requise. 17.1 PROCESSUS INFORMEL Une rencontre en début d'année est planifiée avec l'ensemble du personnel pour faire le point sur les objectifs organisationnels, les ajustements requis et les accomplissements réalisés. Delà en découle des rencontres formelles ou non afin de voir le chemin parcouru au courant de l'année Il est recommandé aux gestionnaires d'établir une rencontre de mi-année et une rencontre à la fin d'année afin de consolider les attentes avec chaque personne de son équipe et établir les objectifs à atteindre pour la suite. *Un document de référence et de support à cet effet est disponible pour les gestionnaires auprès de la Direction RH au besoin. 18. POLITIQUE D'UTILISATION TÉLÉPHONE CELLULAIRE PERSONNEL AU TRAVAIL ET MÉDIAS SOCIAUX 18.1 RÈGLES D'UTILISATION La MRC de Marguerite-D'Youville autorise l'utilisation d'un téléphone cellulaire personnel durant les heures de travail. Cependant, l'utilisation de cet appareil à titre personnel doit être occasionnelle, ce qui implique qu'une telle utilisation n'entraînera pas de perte significative de temps de travail, de productivité ou d'attention requis pour l'exécution du travail. L'usage occasionnel se définit comme suit : - Une situation non répétitive et pour laquelle il est raisonnable de croire que la personne l'utilise dans des circonstances où il ne pourrait faire autrement. Par exemple, les cas d'urgence familiale, de conciliation travail-vie personnelle, d'appels requis pour fixer des rendez-vous de santé ou autres. Il en va de même pour l'utilisation des médias sociaux à des fins personnelles durant les heures de travail. 18.2 UTILISATION ABUSIVE ET SANCTIONS 46 Le non-respect de ces règles pourrait entraîner pour la personne la suspension de l'autorisation d'utiliser son cellulaire personnel ou autre équipement durant les heures de travail et pourra même justifier l'imposition de mesures administratives ou disciplinaires. Les gestionnaires sont responsables de l'application des règles en vigueur et de les faire respecter. 19. PRÉVENTION DES ACCIDENTS DU TRAVAIL ET DES MALADIES PROFESSIONNELLES 16 17 18 Considérant la santé et la sécurité du travail (SST) comme un élément fondamental de notre concept d'amélioration continue et de qualité, la MRC désire signifier sa volonté d'éliminer et de contrôler les risques d'accident du travail et de maladies professionnelles, et d'assurer le maintien d'un milieu de travail sain et sécuritaire pour tous, et ce, en tout temps. La MRC s'engage à agir en prévention des risques tant pour la santé physique et psychique de tous. EN CAS D'ACCIDENT Aviser rapidement un secouriste. Si l'accident vous apparaît grave, appeler sans tarder le 9-1-1. 19.1 IMPORTANT À SAVOIR - Des trousses de premiers soins sont disponibles à chacun des étages dans le coin cuisine - Un défibrillateur est disponible au RC dans le couloir de la cour municipale, près des salles de bain. Celui-ci peut être utilisé en cas d'urgence sans formation préalable. Il s'agit de suivre à la lettre les consignes indiquées. - Plusieurs personnes sont formées à titre de Secouriste en milieu de travail afin d'assurer une présence en continu durant les jours ouvrables ; - En cas d'évacuation, le point de rassemblement se situe à l'arrière du bâtiment en bas de la côte, près du stationnement (panneau vert) ; - Toute documentation relative à la santé et sécurité du travail sont disponibles dans le coin cuisine au 2e étage, sur le frigo et dans le cartable prévu à cet effet ; - Un comité SST a été mis en place. Il est formé des membres du comité RH de la MRC qui se réunissent régulièrement selon les besoins, au minimum trois (3) fois par année. 19.2 MUTUELLE DE PRÉVENTION EN SANTÉ ET SÉCURITÉ DU TRAVAIL La MRC est membre d'une mutuelle de prévention qui supporte la direction générale dans sa volonté d'agir en prévention des risques pour la santé et la sécurité de tous en milieu de travail. «Une mutuelle, c'est un regroupement d'employeurs qui choisissent de s'engager dans une démarche afin de favoriser la prévention des lésions professionnelles, la réadaptation et le retour en emploi des travailleurs accidentés, en vue de bénéficier d'une tarification relative à la santé et à la sécurité du travail qui reflète leurs efforts en prévention.» 16 Loi sur la santé et la sécurité du travail (RLRQ, c. S-2.1) (LSST) et Loi sur les accidents du travail et des maladies professionnelles (RLRQ, c. A-3.001) (LATMP) 17 Se référer à la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) 18 Loi sur les normes du travail (LNT) 47 Chaque année un professionnel en SST effectue une tournée de nos établissements et nous fournit un Plan de prévention et d'actions personnalisé et spécifique aux différents sites que nous devons suivre et appliquer. D'ailleurs, un rappel annuel est fait à l'ensemble du personnel relativement aux consignes de santé et sécurité du travail ainsi que des rappels spécifiques selon les Services et les fonctions. Se référer au Guide de prévention de la santé et sécurité du travail et aux plans de prévention et d'actions et tout autre document en vigueur applicables à tous les sites, disponibles en tout temps dans le coin cuisine du 2e étage. 20. PROCESSUS DISCIPLINAIRE ET ADMINISTRATIF19 Chacun des gestionnaires est responsable de s'assurer que les membres de son équipe respectent les politiques, les procédures et les règles en vigueur, qui sont connus de tous incluants. Les gestionnaires sont aussi responsables d'évaluer le rendement et de gérer les écarts en termes d'attitude et de comportements qui contreviendraient à ce qui est normalement attendu. La communication, la discussion, la collaboration et les échanges sont les avenues privilégiées pour régler les situations non désirées qui surviendraient. Toutefois, il demeure que des situations délicates et non désirées peuvent se produire et la MRC se voit alors dans l'obligation d'agir. 20.1 SANCTIONS 20.1.1 MESURES DE TYPE DISCIPLINAIRES Lorsqu'il y a une faute disciplinaire, une mesure (ou sanction) doit être imposée, elle est dans un premier temps verbale. Par la suite, s'il y a récidive, elle devient écrite. Elle est signée par le ou la gestionnaire ou par le directeur général. Une copie est remise à la personne sanctionnée et une copie est déposée au dossier de la personne. Il est important de savoir que : - Les mesures imposées font l'objet d'une gradation de sanctions (verbales, écrite, suspensions) pouvant aller jusqu'au congédiement lorsqu'il y des récidives; - La sanction imposée doit être proportionnelle à la faute et peut aller jusqu'au congédiement; - Une seule faute grave peut entraîner un congédiement. 20.1.2 MESURES DE TYPE ADMINISTRATIVES Dans le cas où le gestionnaire met en cause la compétence ou l'incapacité d'une personne à exécuter son travail, lors d'un processus d'enquête interne ou autre, le gestionnaire peut imposer des mesures administratives, telles qu'un plan de suivi des compétences, une relocalisation à un autre emploi à la MRC, lorsque possible ou une suspension temporaire pour fins d'enquête. Ces mesures peuvent aller jusqu'à un congédiement le cas échéant. 19 Conformément aux lois du travail applicables et à la jurisprudence. 48 21. POLITIQUES ET PROCÉDURES RELATIVES AU CLIMAT DE TRAVAIL La qualité des relations entre tous les membres du personnel de la MRC et avec toute personne faisant affaire avec la MRC est primordiale afin de favoriser un climat de travail à la fois respectueux, sain, agréable et exempt de harcèlement psychologique ou sexuel pour chacun. La MRC s'est d'ailleurs dotée d'une Politique de prévention du harcèlement psychologique ou sexuel et traitement des plaintes en milieu de travail. Cette politique inclut la prévention de l'incivilité, de l'intimidation, de la violence et des conflits en milieu de travail. Elle traite également de la violence conjugale. Tous les membres du personnel, les gestionnaires et la Direction générale doivent s'y référer dans de telles situations. *Pour toute plainte ou signalement relatifs à ce type de problématique, veuillez vous référer à la procédure établie à la Politique de prévention du harcèlement psychologique ou sexuel et traitement des plaintes en milieu de travail en vigueur. Les comportements de tous au quotidien doivent être empreints de civilité, de bienveillance et d'empathie. Nous devons, de plus, nous assurer que nos comportements, nos gestes, nos actions et notre langage (tant à l'oral qu'à l'écrit) sont alignés aux valeurs de la MRC. Aucun comportement, attitude, geste ou parole jugée inappropriée ne sera toléré. Le gestionnaire entendra intervenir rapidement auprès de la personne concernée afin que la situation cesse et qu'elle soit sanctionnée proportionnellement à la faute. 21.1 PROCÉDURE DE RÉSOLUTION D'UNE PROBLÉMATIQUE (INCLUANT LES CONFLITS) La MRC entend porter une attention et une diligence particulières à toute problématique en lien, notamment avec le climat de travail ou toute plainte reçue. − Lorsqu'une problématique survient, le membre du personnel doit s'adresser en premier lieu à son gestionnaire. Celui-ci verra à mettre en place les solutions durables et raisonnables afin de régler la situation. − Par la suite, si la personne se croit lésée ou que la problématique n'est pas réglée, elle doit porter la problématique, sous forme de plainte écrite à la Direction générale. Celle-ci donnera suite au plus tard dix (10) jours ouvrables suivant la réception de la plainte. − La Direction générale entamera alors la mise en place d'un mécanisme de règlement de ladite problématique ou plainte, notamment sous forme de médiation ou autres pour trouver une solution durable et raisonnable pour les parties impliquées. − À défaut d'un règlement, la Direction générale procède à la création d'un Comité ad hoc composé d'une personne de la Direction générale, une personne représentant le personnel, un membre du Conseil et une personne de la Direction RH afin que ce comité recommande un règlement final. Après évaluation du dossier, le Comité dépose le règlement final au Conseil. − Si la plainte de la personne est à l'égard de son gestionnaire, la personne adresse, par écrit, la plainte à la Direction générale. - Par la suite, au besoin, le processus de règlement prévu par la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1, art. 81.18) s'applique. 49 21.2 POLITIQUE ET PROCÉDURE D'ACCOMMODEMENT RÉSOLUTION 2018-08-227 Devoirs et mesures La MRC a le devoir de favoriser la neutralité religieuse et de prévenir les situations susceptibles de porter atteinte aux droits ou aux libertés d'une personne, prévus par la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, chap. C-12). Pour ce faire, la MRC désigne son directeur général à titre de répondant, en application de la Loi favorisant le respect de la neutralité religieuse de l'État et visant notamment à encadrer les demandes d'accommodements pour un motif religieux dans certains organismes (chapitre R- 26.2.01). Suivant cette fonction, ce dernier est chargé de donner avis et conseils à la MRC dans le cadre du traitement des demandes d'accommodements, formulées par un membre du personnel ou par un citoyen dans le cadre de services qui lui sont rendus. Il est aussi la personne chargée de l'application de la solution retenue. À cet effet, le répondant pourra notamment se référer aux ressources suivantes : - Lignes directrices sur le traitement d'une demande d'accommodement pour un motif religieux; - Service juridique de la MRC; - Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) ; - Guide d'accompagnement - Traitement d'une demande d'accommodement (CDPDJ); Traitement des demandes Le demandeur qui souhaite formuler une demande d'accommodement pour exercer son droit à l'égalité doit faire parvenir une demande écrite (papier ou par courriel) au répondant. La demande sera traitée en toute objectivité, et ce, dans un délai raisonnable considérant les circonstances et les besoins de la situation. Le demandeur doit présenter sa demande sans délai et ne peut exiger une réponse sur-le-champ. De plus, ce dernier doit aussi collaborer à la recherche de solution. La solution retenue doit être appropriée et réaliste, et ce, sans constituer une contrainte excessive pour la MRC. En ce sens, le répondant a une obligation de moyen et non de résultat. La décision finale du répondant doit être motivée et les termes de l'entente finale écrits. À la suite de la mise en œuvre de l'accommodement, le répondant effectue un suivi et ajuste, au besoin, la mesure en question. Lorsqu'un citoyen qui reçoit ou doit recevoir des services de la MRC ou encore lorsqu'une autre personne avec qui les membres du personnel sont appelés à travailler souhaite faire une telle demande, les membres du personnel doivent l'informer de la présente politique, lui demander de formuler une demande écrite (papier ou courriel) et le transmettre sans délai au répondant. 50 22. DOSSIER DE L'EMPLOYÉ(E) Chaque membre du personnel a un dossier individuel conservé sous clé au bureau de la Direction RH afin d'assurer la confidentialité, la vie privée et les renseignements personnels contenus dans les documents qui s'y retrouvent, tel que les documents d'avantages sociaux, médicaux, consentements, les avis administratifs ou disciplinaires et toute autre correspondance relative au travail. Toute personne désirant avoir accès à son dossier peut en faire la demande. À cet effet, il doit soumettre sa demande par écrit à la Direction RH. 22.1 RESPONSABILITÉ DU PERSONNEL Chaque personne est responsable de fournir et de maintenir à jour les informations utiles à la gestion de son dossier, notamment son adresse et ses coordonnées. Tout changement doit être effectué rapidement auprès de la Direction RH. 22.2 COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS20 La MRC ne communique aucun renseignement de nature confidentiel ou personnel (ex. : références d'emploi, attestation d'emploi ou autre) de son personnel, à moins que la personne elle-même n'y ait consenti par écrit au préalable. 23. CESSATION D'EMPLOI ET DÉPART VOLONTAIRE Lorsqu'un membre du personnel désire quitter son emploi de façon volontaire, il est invité à donner un délai de congé raisonnable d'au moins trois (3) semaines. Dans l'établissement dudit délai raisonnable, la personne doit tenir compte, notamment, de la nature de sa fonction, des circonstances particulières dans lesquelles il s'exerce et de la durée de son service continue. 24. DROIT DE GÉRANCE L'ensemble des conditions et des règlements exprime le droit que possède la MRC de gérer ses ressources, humaines, matérielles et financières tout en respectant les règles applicables imposées notamment par les procédures internes en vigueur et par les lois et règlements. Ce droit s'exprime de façon particulière dans les activités suivantes : L'employeur a le droit : - d'assurer la continuité et l'efficacité des opérations et des services offerts; - d'établir des règlements, des politiques, des procédures, d'émettre des enlignements et de les amender; - d'embaucher, de mettre à pied, de promouvoir, de démettre, de transférer le personnel; - de maintenir l'ordre et la discipline; - de discipliner ou de congédier pour cause juste et suffisante; 20 La MRC se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels (chapitre P-39.1) 51 - d'innover, de changer, d'améliorer les méthodes et les facilités dans la façon d'exécuter le travail et de rendre les services; - d'imposer les mesures nécessaires pour prévenir les risques physiques et psychiques ainsi que les accidents du travail et maladies professionnelles de l'ensemble du personnel et des citoyens(nes). 25. APPARENCE ET CODE VESTIMENTAIRE La MRC a essentiellement comme mandat d'offrir un service aux citoyennes et citoyens des municipalités quelle représente. La MRC doit donc demeurer un modèle et préserver une image exemplaire et professionnelle en tout temps, et ce, auprès de tous. Chacun se doit donc de respecter les éléments suivants : - avoir une tenue vestimentaire appropriée à ses responsabilités et à la situation; - être propre de sa personne; - avoir une hygiène adéquate; - le port d'un jeans propre sans trous est permis, sauf lors de rencontres officielles. Il est important d'éviter dans un environnement de bureaux les éléments suivants: - les vêtements suggestifs ou provocants; - les souliers de course, les sandales de type «gougoune» ou «crocs»; - les images et logos violents ou agressifs; - les shorts et bermudas; - les jupes et robes courtes; - les casquettes, tuques, chapeaux; - Les vêtements de sport (ex. leggings, survêtements, joggings, cotons ouatés). Le bon jugement de chacun est applicable en ce qui a trait à la tenue vestimentaire applicable selon ses fonctions. Votre gestionnaire verra à appliquer cette politique en fonction des besoins opérationnels. 26. IMAGE ET PROPRETÉ DES LIEUX DE TRAVAIL 26.1 L'IMAGE DE LA MRC La raison d'être de la MRC nous oblige à conserver une image soignée, professionnelle et exemplaire. La propreté et l'ordre contribuent au maintien de cette image qui est profitable à tous. 26.2 CONSOMMATION DE NOURRITURE, BOISSONS, TABAC, ETC. En raison de la nature même des activités de la MRC et dans un souci de préserver une image exemplaire, chacun doit porter une attention particulière à la propreté de son environnement de travail ainsi qu'aux lieux communs. 52 La consommation de nourriture et de boissons dans les bureaux est autorisée, pourvu que les équipements et le mobilier restent propres en tout temps et qu'une attention particulière est appliquée afin d'éviter les bris ou d'endommager le matériel et le mobilier. 26.3 LOCAUX ET BUREAUX Au bénéfice de tous, il est essentiel de maintenir un environnement de travail propre et bien rangé afin d'assurer un environnement de travail agréable, sain et sécuritaire. Chacun doit y participer, notamment en évitant les encombrements autant dans les lieux communs, les bureaux et les voies de circulations tant à l'intérieur qu'à l'extérieur, puis d'effectuer un entretien si nécessaire. L'entretien ménager quotidien est effectué dans le bâtiment plusieurs fois par semaine. Cependant, certaines tâches doivent être effectuées par le personnel telles que : - Nettoyer les surfaces de son bureau ; - Laver sa vaisselle après utilisation ; - Arroser les plantes ; - Tout autre nettoyage nécessaire selon le bon jugement de chacun. Pour toute demande particulière en lien avec l'entretien ménager ou la maintenance, communiquer avec le Département de l'entretien et de la maintenance du parc immobilier. 27. LES COMMUNICATIONS INTERNES ET EXTERNES & LES MÉDIAS 27.1 COMMUNICATIONS INTERNES Chacun se doit de s'assurer que ses correspondances, documents et autres soient professionnels, de qualité et du niveau rédactionnel attendu, autant par courriel, par écrit ou verbalement. 27.2 COMMUNICATIONS EXTERNES (INCLUANT LES MÉDIAS SOCIAUX) La MRC est un organisme supramunicipal. Elle est une organisation publique qui se doit de préserver son image d'excellence. La grande qualité de ses interventions, de sa documentation et des informations qu'elle véhicule à l'extérieur (incluant sur les médias sociaux) est primordiale. Toute communication externe, document ou autre correspondance externe se doivent d'être révisés dans un premier temps part par le Service des communications et des relations publiques de la MRC afin de s'assurer de respecter le cadre établi et dans un deuxième temps par le Service du secrétariat afin d'assurer un niveau de qualité rédactionnelle irréprochable. 27.2.1 LES MÉDIAS (TOUS JOURNALISTES DE JOURNAUX, DE RÉSEAUX TÉLÉVISION, ETC.) Toute communication avec les médias doit être effectuée et autorisée uniquement par le préfet ou par la Direction générale d'un commun accord et en collaboration avec le Service des communications et relations publiques de la MRC. Il est interdit à un membre du personnel de transmettre des informations aux médias ou à un tiers, tant par écrit que verbalement sans avoir eu une autorisation préalable. 53 Veuillez transmettre toute demande de cet ordre à votre gestionnaire qui en fera le suivi requis. 28. PRISE DE PHOTO ET PUBLICATIONS Lors de certaines activités professionnelles prévues dans le cadre des opérations de la MRC (incluant les activités du Comité social), il est possible que des photos soient prises et publiées (médias sociaux et médias imprimés) dans un cadre strictement professionnel. Afin de respecter la volonté de chacun et les obligations de l'employeur en matière de protection de la vie privée 21, une autorisation préalable doit être donnée par la personne elle-même. Le Formulaire de demande d'autorisation est remis dès l'embauche. Cette autorisation demeure valide pour toute la durée du service de la personne au sein de la MRC et est révocable en tout temps Le document signé est ensuite consigné au dossier de l'employé(e). Le Formulaire de demande d'autorisation est disponible auprès de la Direction RH. 29. PERMIS DE CONDUIRE La personne qui se voit suspendre ou révoquer son permis de conduire ou son véhicule de façon temporaire ou permanente, doit en aviser dans les meilleurs délais son gestionnaire lorsque ledit permis de conduire est requis dans l'exécution de ses fonctions. Lorsque cette situation a pour effet d'empêcher la personne d'exécuter son emploi, des mesures administratives ou disciplinaires, pouvant aller jusqu'au congédiement, pourraient être prises. 21 En vertu du Code civil du Québec (RLRQ) et la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ c C-12) 54 SECTION 3 | ENTRÉE EN VIGUEUR, REVISION ET SIGNATURE Le présent guide entre en vigueur à la date de sa signature par la Direction générale. La MRC est ouverte à l'amélioration des conditions de travail du personnel dans les limites des ressources financières allouées. Le présent guide fera l'objet d'une révision une fois tous les cinq (5) ans ou lorsque la situation l'exige. Le présent guide sera diffusé annuellement. 1. FORMULAIRES ET CONSENTEMENTS Tout nouveau membre du personnel doit, après lecture du présent guide, des politiques, des procédures et règlements internes en vigueur, signer le Consentement d'accueil et d'intégration qui lui a été remis. Afin de faire un suivi adéquat des nombreux documents, la personne qui entre en poste se voit remettre une Fiche d'accueil et d'intégration sur laquelle on retrouve la liste complète des documents importants à lire. En résumé, trois (3) consentements vous seront remis à l'embauche. Assurez-vous de les signer et de les remettre à la Direction RH : 1. Consentements généraux - Accueil et intégration; 2. Consentement prise de photos et publications; 3. Consentement - Autorisation à communiquer ma date de naissance; Les documents signés sont ensuite consignés au dossier de l'employé(e). Pour tout renseignement complémentaire ou pour vour procurer un des documents cités, veuillez-vous référer à votre gestionnaire ou à la Direction RH. 55 Bienvenue dans l'équipe ! La MRC se fait une obligation de permettre à son personnel d'avoir un milieu de travail sain, agréable et favorable à l'atteinte de sa mission et de ses objectifs. Ces objectifs ne seront atteints qu'avec la pleine collaboration de l'ensemble du personnel et de ses collaborateurs. Nous accordons une attention aux moindres détails qui pourraient contribuer à l'amélioration de l'ensemble des volets de notre milieu de travail dans la mesure des4 ressources et des priorités de la MRC. Vos commentaires sont importants pour améliorer autant le rendement que la qualité de nos services et de notre milieu de travail. Nous vous invitons à maintenir un dialogue ouvert avec votre gestionnaire, les personnes identifiées faisant partie du Comité RH et SST de la MRC, vos collègues et la Direction générale afin d'être proactif, d'évoluer et de conserver notre distinction et notre savoir-faire exemplaire et reconnu du milieu. Votre collaboration et vos efforts sont essentiels pour le maintien de notre standard élevé de qualité dans les services offerts aux municipalités et aux villes qui composent la MRC, tout comme auprès de nos partenaires et des citoyens(nes). Nous sommes fiers de vous compter parmi notre belle équipe ! Bon succès dans vos fonctions! Sylvain Berthiaume Directeur et greffier-trésorier de la MRC de Marguerite-D'Youville 56 SECTION 4 | RÉFÉRENCES - Lois sur les normes du travail (chapitre N-1.1) - Loi sur la santé et la sécurité au travail (RLRQ c S-2.1) - Code civil du Québec (RLRQ). - Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ c C-12) - Loi sur la protection des renseignements personnels (chapitre P-39.1) - Loi sur l'aménagement et l'urbanisme (RLRQ, c. A-19.1) - Loi sur la sécurité incendie (chapitre S-3.4) - Loi sur les compétences municipales (chapitre C-47.1) - Code municipal (chapitre C-27.1)