Procedure portant sur la reception et l'examen des plaintes formulees dans le cadre de l'adjudication ou de l'attribution d'un contrat — full text

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PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES DANS LE CADRE DEL 'ADJUDICATION OU DEL 'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT ATTENDU QUE le projet de loin° 108, Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant! 'Autorité des marchés publics (L.Q. 2017, c. 27) [ci-après : La Loi], a été sanctionné le 1er décembre 2017; ATTENDU QUE suite à cette sanction et conformément à l'article 938.1.2.1 du Code municipal du Québec (ci-après : CM)], une municipalité doit se doter d'une procédure portant sur la réception et l'examen des plaintes formulées dans le cadre de l'adjudication d'un contrat à la suite d'une demande de soumissions publique ou de l'attribution d'un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique; ATTENDU QUE la Municipalité adopte une procédure portant sur la réception et l'examen des plaintes formulées dans le cadre de l'adjudication ou de l'attribution d'un contrat; ATTENDU QUE la présente procédure ne modifie ou limite les obligations prévues à la loi quant aux modalités de traitement des plaintes et manifestations d'intérêt. EN CONSÉQUENCE, IL EST PROPOSÉ PAR : monsieur le conseiller Francis Léger APPUYÉ PAR : madame la conseillère Julie Léveillée ET RÉSOLU à l'unanimité des conseillers (6) que la présente procédure soit adoptée: ARTICLE 1 PRÉAMBULE Le préambule fait partie intégrante de la présente procédure. ARTICLE 2 OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE La présente procédure vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès· de la municipalité dans le cadre d'un processus d'adjudication ou d'attribution d'un contrat visé. ARTICLE 3 INTERPRÉTATION À moins de déclaration expresse à l'effet contraire ou résultant du contexte ou de la disposition, les expressions, termes et mots suivants ont, dans la présente procédure, le sens et l'application que lui attribue le présent article : Contrat visé: Contrat pour l'exécution de travaux ou pour la fourniture d'assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, qu'une municipalité peut conclure comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique applicable. Processus d'adjudication: Tout processus de demande de soumissions publique en cours devant mener à l'adjudication d'un contrat visé. Processus d'attribution : Tout processus visant à attribuer de gré à gré un contrat visé avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services demandés, conformément à l'article 938.0.0.1 du CM. SEAO : Système électronique d'appel d'offres visé à l'article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics. ARTICLE 4 FONCTIONNAIRE RESPONSABLE L'application de la présente procédure est confiée au directeur général et secrétaire- trésorier de la Municipalité. En cas d'absence ou d'impossibilité d'agir, le directeur général adjoint assume cette responsabilité. Cette personne est responsable de recevoir les plaintes de même que les manifestations d'intérêt, de faire les vérifications et analyses qui s'imposent et d'y répondre dans les délais requis par la Loi. Elle doit agir en toute impartialité et avec diligence dans l'application de la loi quant à la réception, l'examen, le traitement et le suivi des plaintes ou des manifestations d'intérêt. · ARTICLE 5 PLAINTES FORMULÉES À L'ÉGARD D'UN PROCESSUS D'ADJUDICATION 5.1 Intérêt requis pour déposer une plainte Seul une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d'adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus. 5.2 Motifs au soutien d'une plainte Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d'adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus lorsqu'elle considère que les documents de demande de soumissions publique : - prévoient des conditions qui n'assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents; ou - prévoient des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; ou - prévoient des conditions qui ne sont pas conformes au cadre normatif de la Municipalité. 5.3 Modalités ~t délai de transmission d'une plainte Toute plainte doit être transmise par voie électronique au directeur général et secrétaire- trésorier à l'adresse courriel suivante : [email protected]. Elle doit être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics disponible sur son site Internet: https://www .amp.gouv.gc.ca/plaintes-et-divulgations/. Elle doit être reçue au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO. 5.4 Contenu d'une plainte Une plainte doit contenir les informations suivantes : - Date; - Identification et coordonnées-du plaignant: o nom o adresse o numéro de téléphone o adresse courriel - Identification de la demande de soumissions visée par la plainte : o numéro de la demande de soumissions o numéro de référence SEAO o titre - Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte; - Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte; - Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics. 5.5 Critères de recevabilité d'une plainte Pour qu'une plainte puisse faire l'objet d'un examen, elle doit remplir les conditions suivantes : a) Être transmise par une personne intéressée au sens de l'article 5 .1 ; b) Être transmise par voie électronique au directeur général et secrétaire-trésorier; c) Être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics en vertu de l'article 45 de la Loi; d) Être reçue au plus tard à la date limite de réceptiondes plaintes indiquée dans le SEAO; e) Porter sur un contrat visé; f)) Porter sur le contenu des documents de demande de soumissions disponibles dans le SEAO au plus tard deux (2) jours avant la date limite de réception des plaintes; g) Être fondée sur l'un des motifs énumérés à l'article 5.2 de la présente procédure, tout autre motif n'étant pas considéré dans le cadre de l'analyse. 5.6 Réception et traitement d'une plainte Sur réception d'une plainte, le directeur général et secrétaire-trésorier procède à l'examen de celle-ci conformément à la présente disposition. Il s'assure de l'intérêt du plaignant au sens de l'article 5.1. · S'il juge que le plaignant n'a pas l'intérêt requis, il l'avise sans délai en lui transmettant un avis à cet effet. Après s'être assuré de l'intérêt du plaignant, il fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d'une première plainte. Il s'assure que les autres critères de recevabilité prévus à l'article 5.5 sont rencontrés. S'il juge que la plainte est non-recevable en vertu de l'article 5.5 c) de la présente procédure, il avise sans délai le plaignant en lui transmettant un avis à cet effet. Si la plainte n'est pas recevable pour un des motifs énoncés à l'article 5.5 b) à g) de la présente procédure, la décision d'irrecevabilité est assimilée à une décision au sens de la loi. Il convient, avec le responsable de l'appel d'offres ou avec le service requérant, des vérifications qui doivent être effectuées afin d'analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte. Dans le cadre du traitement de la plainte, le directeur général et secrétaire-trésorier peut s'adjoindre les services de ressources externes. Il doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la plainte est fondée, accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite. Dans le cas contraire, il doit rejeter la plainte. 5. 7 Décision Le directeur général et secrétaire-trésorier doit transmettre la décision au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue. Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO. Dans les cas où plus d'une plainte pour une même demande de soumissions sont reçues, le responsable transmet les décisions au même moment. Au besoin, le directeur général et secrétaire-trésorier reporte la date limite de réception des soumissions pour qu'un délai minimal de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de la décision. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO. La décision doit indiquer au plaignant qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 37 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics. Le directeur général et secrétaire-trésorier fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO. ARTICLE 6 MANIFESTATIONS D'INTÉRÊTS ET PLAINTES FORMULÉES À L'ÉGARD D'UN PROCESSUS D'ATTRIBUTION 6.1 Motif au soutien d'une manifestation d'intérêt Une personne peut manifester son intérêt à l'égard d'un contrat faisant l'objet d'un avis d'intention lorsqu'elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des exigences et des besoins énoncés dans cet avis publié dans le SEAO. 6.2 Modalité et délai de transmission d'une manifestation d'intérêt Toute manifestation d'intérêt doit être transmise par voie électronique au directeur général et secrétaire-trésorier à l'adresse courriel suivante : [email protected]. Elle doit être reçue au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO. 6.3 Contenu d'une manifestation d'intérêt La manifestation d'intérêt doit contenir les informations suivantes : - Date; - Identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec la municipalité : o nom o adresse o numéro de téléphone o adresse courriel - Identification de l'avis d'intention publié dans le SEAO : o numéro de contrat o numéro de référence SEAO o titre - Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des exigences et des besoins énoncés dans l'avis d'intention. 6.4 Critères d'admissibilité d'une manifestation d'intérêt Pour qu'une manifestation d'intérêt puisse faire l'objet d'un examen, elle doit remplir les conditions suivantes: a) Être transmise par voie électronique au responsable désigné; b) Être reçue au plus tard à la date limite fixée dans l'avis d'intention publié dans le SEAO; c) Porter sur un contrat visé; d) Être fondée sur le seul motif énuméré à l'article 6.1 de la présente procédure. 6.5 Réception et traitement de la manifestation d'intérêt Sur réception d'une manifestation d'intérêt, le directeur général et secrétaire-trésorier procède à l'examen et à l'analyse de celle-ci conformément à la présente disposition. Il s'assure que les critères d'admissibilité prévus à l'article 6.4 sont rencontrés. Il convient, avec le responsable du contrat ou le service requérant concerné par l'avis d'intention, des vérifications qui doivent être effectuées afin de s'assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis. Dans le cadre du traitement de la manifestation d'intérêt, il peut s'adjoindre les services de ressources externes. Il doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, accepter la manifestation d'intérêt et recommander de ne pas conclure le contrat de gré à gré. Dans le cas contraire, il recommande de poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique. 6.6 Décision Le directeur général et secrétaire-trésorier doit transmettre la décision à la personne qui a manifesté son intérêt par voie électronique au moins sept jours avant la date prévue dans l'avis d'intention pour la conclusion du contrat. Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d'autant de jours qu'il en faut pour le respecter. La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 38 de la Loi, une plainte auprès del' Autorité des marchés publics. ARTICLE 7 ENTRÉE EN VIGUEUR ET ACCESSIBILITÉ La présente procédure entre en vigueur le 25 mai 2019. Dès son entrée en vigueur, la Municipalité la rend, conformément à l'article 938.1.2.1 du CM, accessible en tout temps en la publiant sur son site Internet. ~~-t,, lJ~t~ PIERRE-LUC NADEAU Directeur général et secrétaire-trésorier