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1
CANADA
PROVINCE DE QUÉBEC
MRC DE MINGANIE
RÈGLEMENT NUMÉRO 184-19-05-21
Règlement sur la gestion contractuelle
Attendu qu'une Politique de gestion contractuelle a été adoptée par la MRC le 24
novembre 2010, conformément à l'article 938.1.2 du Code municipal du Québec
(ci-après appelé « C.M. »);
Attendu que l'article 938.1.2 C.M. a été remplacé, le 1er janvier 2018, de sorte que les
MRC doivent adopter un règlement sur la gestion contractuelle, la politique
actuelle de la MRC étant cependant réputée être un tel règlement;
Attendu que la MRC souhaite, comme le lui permet le 4e alinéa de l'article 938.1.2
C.M., prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense
d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne
peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de
l'article 935 C.M.;
Attendu qu'en conséquence, l'article 936 C.M. (appel d'offres sur invitation) ne
s'applique plus à ces contrats à compter de l'entrée en vigueur du présent
règlement;
Attendu que le présent règlement répond à un objectif de transparence et de saine
gestion des fonds publics;
Attendu qu'un avis de motion a été donné et qu'un projet de règlement a été présenté
à la séance du 14 mai 2019;
Attendu que la directrice générale et secrétaire-trésorière adjointe mentionne que le
présent règlement a pour objet de prévoir des mesures relatives à la gestion
contractuelle pour tout contrat qui sera conclu par la MRC, incluant certaines
règles de passation des contrats pour les contrats qui comportent une dépense
d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne
peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de
l'article 935 C.M.,ce seuil étant, depuis le 19 avril 2018, de 101 100 $, et pourra
être modifié suite à l'adoption, par le Ministre, d'un règlement en ce sens ;
102-19
En conséquence, il est proposé par monsieur John Pineault, appuyé par monsieur
Pierre Cormier et résolu unanimement :
Que le règlement numéro 184-19-05-21 intitulé «Règlement sur la gestion
contractuelle» soit adopté et qu'il soit statué comme suit :
CHAPITRE I
DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES ET INTERPRÉTATIVES
SECTION I
DISPOSITIONS DÉCLARATOIRES
1.
Objet du règlement
Le présent règlement a pour objet :
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a)
de prévoir des mesures pour l'octroi et la gestion des contrats accordés par la
MRC, conformément à l'article 938.1.2 C.M.;
b)
de prévoir des règles de passation des contrats qui comportent une dépense
d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense d'un contrat qui ne
peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique en vertu de
l'article 935 C.M.
2.
Champ d'application
Le présent règlement s'applique à tout contrat conclu par la MRC et peu importe
l'autorité qui accorde le contrat, que ce soit le conseil ou toute personne à qui le conseil
a délégué le pouvoir de dépenser et de passer des contrats au nom de la MRC.
SECTION II
DISPOSITIONS INTERPRÉTATIVES
3.
Interprétation du texte
Le présent règlement doit être interprété selon les principes de la Loi d'interprétation
(RLRQ, c. I-16).
Il ne doit pas être interprété comme permettant de déroger aux dispositions
impératives des lois régissant les contrats des MRC, à moins que ces lois ne
permettent expressément d'y déroger par le présent règlement dont, par exemple,
certaines des mesures prévues au Chapitre II du présent règlement.
4.
Autres instances ou organismes
La MRC reconnaît l'importance, le rôle et les pouvoirs accordés aux autres instances
qui peuvent enquêter et agir à l'égard des objets visés par certaines mesures prévues
au présent règlement. Cela comprend notamment les mesures visant à prévenir les
gestes d'intimidation, de trafic d'influence, de corruption, de truquage des offres, ainsi
que celles qui visent à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en
matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de
cette loi.
5.
Règles particulières d'interprétation
Le présent règlement ne doit pas être interprété :
a)
de façon restrictive ou littérale;
b)
comme restreignant la possibilité pour la MRC de contracter de gré à gré, dans
les cas où la loi lui permet de le faire.
Les mesures prévues au présent règlement doivent s'interpréter :
a)
selon les principes énoncés au préambule de la Loi visant principalement à
reconnaître que les MRC sont des gouvernements de proximité et à augmenter
à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c. 13) (Projet de loi 122)
reconnaissant notamment les MRC comme étant des gouvernements de
proximité et aux élus, la légitimité nécessaire pour gouverner selon leurs
attributions;
b)
de façon à respecter le principe de la proportionnalité et ainsi assurer que les
démarches liées aux mesures imposées sont proportionnées à la nature et au
montant de la dépense du contrat à intervenir, eu égard aux coûts, au temps
exigé et à la taille de la MRC.
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6.
Terminologie
À moins que le contexte l'indique autrement, les mots et expressions utilisés dans le
présent règlement ont le sens suivant :
« Appel d'offres » :
Appel d'offres public ou sur invitation exigé par les articles
935 et suivants C.M. ou un règlement adopté en vertu de
cette loi. Sont exclues de l'expression « appel d'offres »,
les demandes de prix qui sont formulées lorsqu'aucun
appel d'offres n'est requis par la loi ou par le présent
règlement.
« Soumissionnaire » :
Toute personne qui soumet une offre au cours d'un
processus d'appel d'offres.
CHAPITRE II
CONTRATS DE GRÉ À GRÉ ET ROTATION
7.
Contrats pouvant être conclus de gré à gré
Tout contrat visé à l'un des paragraphes du premier alinéa de l'article 935 C.M.
comportant une dépense d'au moins 25 000 $, mais inférieure au seuil de la dépense
d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de soumissions publique
en vertu de l'article 935 C.M. peut être conclu de gré à gré par la MRC.
8.
Rotation - Principes
La MRC favorise, si possible, la rotation parmi les fournisseurs potentiels, à l'égard
des contrats qui peuvent être passés de gré à gré en vertu de l'article 7. La MRC, dans
la prise de décision à cet égard, considère notamment les principes suivants :
a)
le degré d'expertise nécessaire;
b)
la qualité des travaux, services ou matériaux déjà dispensés ou livrés à la MRC;
c)
les délais inhérents à l'exécution des travaux, à la fourniture du matériel ou des
matériaux ou à la dispense de services;
d)
la qualité des biens, services ou travaux recherchés;
e)
les modalités de livraison;
f)
les services d'entretien;
g)
l'expérience et la capacité financière requises;
h)
la compétitivité du prix, en tenant compte de l'ensemble des conditions du
marché;
i)
le fait que le fournisseur ait un établissement sur le territoire de la MRC;
j)
tout autre critère directement relié au marché.
9.
Rotation - Mesures
Aux fins d'assurer la mise en œuvre de la rotation prévue à l'article 8, la MRC applique,
dans la mesure du possible et à moins de circonstances particulières, les mesures
suivantes :
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a)
les fournisseurs potentiels sont identifiés avant d'octroyer le contrat. Si le
territoire de la MRC compte plus d'un fournisseur, cette identification peut se
limiter à ce dernier territoire ou, le cas échéant, le territoire de la MRC ou de toute
autre région géographique qui sera jugée pertinente compte tenu de la nature du
contrat à intervenir;
b)
une fois les fournisseurs identifiés et en considérant les principes énumérés à
l'article 8, la rotation entre eux doit être favorisée, à moins de motifs liés à la
saine administration;
c)
la MRC peut procéder à un appel d'intérêt afin de connaître les fournisseurs
susceptibles de répondre à ses besoins;
d)
à moins de circonstances particulières, la personne responsable de la gestion
du contrat complète, dans la mesure du possible, le formulaire d'analyse que l'on
retrouve à l'Annexe 4;
e)
pour les catégories de contrats qu'elle détermine, aux fins d'identifier les
fournisseurs potentiels, la MRC peut également constituer une liste de
fournisseurs. La rotation entre les fournisseurs apparaissant sur cette liste, le cas
échéant, doit être favorisée, sous réserve de ce qui est prévu au paragraphe b)
du présent article.
CHAPITRE III
MESURES
SECTION I
TRUQUAGE DES OFFRES
10. Sanction si collusion
Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres, une disposition prévoyant la
possibilité pour la MRC de rejeter une soumission s'il est clairement établi qu'il y a eu
collusion avec toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le
truquage des offres.
11. Déclaration
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du
contrat, une déclaration affirmant solennellement que sa soumission a été préparée
et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec
toute personne en contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres.
Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 2.
SECTION II
LOBBYISME
12. Devoir d'information des élus et employés
Tout membre du conseil ou tout fonctionnaire ou employé doit rappeler, à toute
personne qui prend l'initiative de communiquer avec lui afin d'obtenir un contrat,
l'existence de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme, lorsqu'il
estime qu'il y a contravention à cette loi.
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13. Déclaration
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission ou, au plus tard avant l'octroi du
contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses
collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré à une communication
d'influence aux fins de l'obtention du contrat en contravention à la Loi sur la
transparence et l'éthique en matière de lobbyisme ou, si telle communication
d'influence a eu lieu, qu'elle a fait l'objet d'une inscription au registre des lobbyistes
lorsqu'une telle inscription est exigée en vertu de la loi. Cette déclaration doit être faite
sur le formulaire joint à l'Annexe 2.
SECTION III
INTIMIDATION, TRAFIC D'INFLUENCE OU CORRUPTION
14. Dénonciation
Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre
personne œuvrant pour la MRC doit dénoncer, le plus tôt possible, toute tentative
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption dont il a été témoin dans le cadre
de ses fonctions. Cette mesure ne doit pas être interprétée comme limitant le droit de
la personne concernée à porter plainte auprès d'un service de police ou d'une autre
autorité publique.
Un membre du conseil fait cette dénonciation à la directrice générale; la directrice
générale au préfet; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute personne
œuvrant pour la MRC, à la directrice générale. Lorsque la dénonciation implique
directement ou indirectement le préfet ou la directrice générale, la dénonciation est
faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués, la dénonciation
est faite au préfet suppléant ou à un autre membre du conseil municipal non impliqué.
La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec diligence et prendre les
mesures appropriées en fonction de la nature de la situation dénoncée.
15. Déclaration
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission, ou au plus tard avant l'octroi du
contrat, une déclaration affirmant solennellement que ni lui ni aucun de ses
collaborateurs, représentants ou employés ne s'est livré, dans le cadre de l'appel
d'offres, à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption, à l'endroit
d'un membre du conseil, d'un fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne
œuvrant pour la MRC. Cette déclaration doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe
2.
SECTION IV
CONFLITS D'INTÉRÊTS
16. Dénonciation
Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre
personne œuvrant pour la MRC, impliqué dans la préparation de documents
contractuels ou dans l'attribution de contrats, doit dénoncer, le plus tôt possible,
l'existence de tout intérêt pécuniaire dans une personne morale, société ou entreprise
susceptible de conclure un contrat avec la MRC.
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Un membre du conseil fait cette dénonciation à la directrice générale; la directrice
générale au préfet; les autres fonctionnaires et employés ainsi que toute autre
personne œuvrant pour la MRC, à la directrice générale. Lorsque la dénonciation
implique directement ou indirectement le préfet ou la directrice générale, la
dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués,
la dénonciation est faite au préfet suppléant ou à un autre membre du conseil
municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec
diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation
dénoncée.
17. Déclaration
Lorsque la MRC utilise un système de pondération et d'évaluation des offres, tout
membre du comité de sélection doit déclarer solennellement par écrit, avant de
débuter l'évaluation des soumissions, qu'il n'a aucun intérêt pécuniaire particulier,
direct ou indirect, à l'égard du contrat faisant l'objet de l'évaluation. Il doit également
s'engager à ne pas divulguer le mandat qui lui a été confié par la MRC, de même qu'à
ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant son
mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à l'occasion
de l'exercice de ses fonctions de membre du comité de sélection. Cette déclaration
doit être faite sur le formulaire joint à l'Annexe 3.
18. Intérêt pécuniaire minime
L'intérêt pécuniaire minime n'est pas visé par les mesures décrites aux articles 16 et
17.
SECTION V
IMPARTIALITÉ ET OBJECTIVITÉ DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRES
19. Responsable de l'appel d'offres
Tout appel d'offres identifie un responsable et prévoit que tout soumissionnaire
potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir
toute information ou précision relativement à l'appel d'offres.
20. Questions des soumissionnaires
Le responsable de l'appel d'offres compile les questions posées par chacun des
soumissionnaires au cours du processus d'appel d'offres et émet, s'il le juge
nécessaire, un addenda, de façon à ce que tous les soumissionnaires obtiennent les
réponses aux questions posées par les autres.
Le responsable de l'appel d'offres a l'entière discrétion pour juger de la pertinence des
questions posées et de celles qui nécessitent une réponse et il peut regrouper et
reformuler certaines questions aux fins de la transmission des réponses aux
soumissionnaires.
21. Comité de sélection
Le conseil délègue à la directrice générale ou son adjointe le pouvoir de former tout
comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer
les conclusions qui s'imposent dans le cadre d'un processus d'appel d'offres.
Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et
être composé d'au moins trois membres.
Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de la MRC doit préserver,
en tout temps, la confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection.
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22. Soumission déraisonnable
Dans l'éventualité où les soumissions reçues sont beaucoup plus élevées que les taux
habituellement présents sur le marché ou encore par rapport à l'estimation des coûts
de la MRC ou si les soumissions soumises sont déraisonnables ou manifestement
trop basses de façon à sérieusement compromettre l'exécution même du contrat à
octroyer, la MRC se réserve le droit de ne pas attribuer le contrat.
23. Dénonciation
Tout membre du conseil, tout fonctionnaire ou employé, de même que toute autre
personne œuvrant pour la MRC, doit, dès qu'il en est informé, dénoncer l'existence de
toute situation, autre qu'un conflit d'intérêts, susceptible de compromettre l'impartialité
et l'objectivité du processus d'appel d'offres et de la gestion du contrat qui en résulte.
Un membre du conseil fait cette dénonciation à la directrice générale; la directrice
générale au préfet; les autres fonctionnaires et employés, ainsi que toute autre
personne œuvrant pour la MRC, à la directrice générale. Lorsque la dénonciation
implique directement ou indirectement le préfet ou la directrice générale, la
dénonciation est faite à celui qui n'est pas impliqué. S'ils sont tous les deux impliqués,
la dénonciation est faite au préfet suppléant ou à un autre membre du conseil
municipal non impliqué. La personne qui reçoit la dénonciation doit la traiter avec
diligence et prendre les mesures appropriées en fonction de la nature de la situation
dénoncée.
SECTION VI
MODIFICATION D'UN CONTRAT
24. Modification d'un contrat
Toute modification apportée à un contrat et qui a pour effet d'en augmenter le prix,
doit être justifiée par la personne responsable de la gestion de ce contrat, en
considérant les règles applicables pour autoriser une telle modification.
La MRC ne peut modifier un contrat accordé à la suite d'un appel d'offres, sauf dans
le cas où la modification constitue un accessoire à celui-ci et n'en change pas la
nature.
SECTION VII
MESURES APPLICABLES AU CONTRAT DE GRÉ À GRÉ
25. Mesures applicables
Lorsque la MRC choisit d'accorder un contrat de gré à gré, les mesures suivantes
s'appliquent, à moins que ces mesures ne soient incompatibles avec la nature du
contrat :
a)
Lobbyisme
Mesures prévues à l'article 12 (Devoir d'information des élus et employés)
b)
Intimidation, trafic d'influence ou corruption
Mesure prévue à l'article 14 (Dénonciation);
c)
Conflit d'intérêts
Mesure prévue à l'article 16 (Dénonciation);
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d)
Modification d'un contrat
Mesure prévue à l'article 24 (Modification d'un contrat).
CHAPITRE IV
DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ET FINALES
26. Application du règlement
L'application du présent règlement est sous la responsabilité de la directrice générale
adjointe de la MRC. Cette dernière est responsable de la confection du rapport qui
doit être déposé annuellement au conseil concernant l'application du présent
règlement, conformément à l'article 938.1.2 C.M.
27. Document d'information
La MRC doit publier, sur son site Internet, le document d'information relatif à la gestion
contractuelle joint à l'Annexe 1, de façon à informer la population et d'éventuels
contractants des mesures prises par elle dans le cadre du présent règlement.
28. Abrogation de la Politique de gestion contractuelle
Le présent règlement remplace et abroge la Politique de gestion contractuelle adoptée
par le conseil le 24 novembre 2010 et réputée, depuis le 1er janvier 2018, un règlement
sur la gestion contractuelle en vertu de l'article 278 de la Loi visant principalement à
reconnaître que les MRC sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce
titre leur autonomie et leurs pouvoirs (2017, c.13).
29. Entrée en vigueur et publication
Le présent règlement entre en vigueur conformément à la loi et est publié sur le site
Internet de la MRC. De plus, une copie de ce règlement est transmise au MAMOT.
Adopté à Havre-Saint-Pierre, ce 21 mai 2019.
Luc Noël
Nathalie de Grandpré
Préfet
directrice générale
Avis de motion :
14 mai 2019
Présentation du projet de règlement :
14 mai 2019
Adoption du règlement :
21 mai 2019
Avis de promulgation :
21 mai 2019
Transmission au MAMOT :
22 mai 2019
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ANNEXE 1
DOCUMENT D'INFORMATION
(Gestion contractuelle)
(Article 27 du règlement numéro 184-19-05-21 sur la gestion contractuelle)
La MRC a adopté un Règlement sur la gestion contractuelle prévoyant des mesures
visant à :
favoriser le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des
offres;
assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de
lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption;
prévenir les situations de conflit d'intérêts;
prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et
l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat
qui en résulte;
encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification
d'un contrat;
favoriser, dans la mesure du possible et selon les critères et principes prévus au
règlement, la rotation des éventuels cocontractants à l'égard des contrats qui
comportent une dépense de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil de la
dépense d'un contrat qui ne peut être adjugé qu'après une demande de
soumissions publique en vertu de l'article 935 C.M.
Ce règlement peut être consulté en cliquant sur le lien ci-après :
http://mrc.minganie.org/wpcontent/uploads/2019/05/re%CC%80glement-gestion-
contractuelle.pdf.
Toute personne qui entend contracter avec la MRC est invitée à prendre connaissance
du Règlement sur la gestion contractuelle et à s'informer auprès de la directrice
générale adjointe si elle a des questions à cet égard.
Par ailleurs, toute personne qui aurait de l'information relativement au non-respect de
l'une ou l'autre des mesures y étant contenues est invitée à en faire part à la directrice
générale adjointe ou au préfet. Ces derniers verront, si cela s'avère nécessaire, à
prendre les mesures utiles ou référer la plainte et la documentation aux autorités
compétentes.
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ANNEXE 2
DÉCLARATION DU SOUMISSIONNAIRE
(Gestion contractuelle)
Je,
soussigné(e),
soumissionnaire
ou
représentant
du
soumissionnaire
________________________, déclare solennellement qu'au meilleur de ma
connaissance :
a)
la présente soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion,
communication, entente ou arrangement avec toute autre personne en
contravention à toute loi visant à lutter contre le truquage des offres;
b)
ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du
soumissionnaire ne nous sommes livrés à une communication d'influence aux
fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, je
déclare que cette communication a fait l'objet d'une inscription au registre des
Lobbyistes, telle qu'exigée en vertu de la loi le cas échéant;
c)
ni moi ni aucun des collaborateurs, représentants ou employés du
soumissionnaire ne nous sommes livrés à des gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption, à l'endroit d'un membre du conseil, d'un
fonctionnaire ou employé ou de toute autre personne œuvrant pour la MRC dans
la cadre de la présente demande de soumissions.
ET J'AI SIGNÉ :
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ANNEXE 3
DÉCLARATION DU MEMBRE D'UN COMITÉ DE SÉLECTION
Je, soussigné(e), membre du comité de sélection relativement à (identifier le contrat),
déclare solennellement n'avoir aucun intérêt pécuniaire particulier, direct ou indirect,
à l'égard de ce contrat.
Je m'engage à ne pas divulguer le mandat qui m'a été confié par la MRC, de même
qu'à ne pas utiliser, communiquer, tenter d'utiliser ou de communiquer, tant pendant
mon mandat qu'après celui-ci, les renseignements obtenus dans l'exercice ou à
l'occasion de l'exercice de mes fonctions de membre du comité de sélection.
ET J'AI SIGNÉ :
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ANNEXE 4
FORMULAIRE D'ANALYSE POUR LE CHOIX D'UN MODE DE PASSATION
BESOIN DE LA MRC
Objet du contrat
Objectifs particuliers (économies souhaitées, qualité, environnement, etc.)
Valeur estimée de la dépense (incluant les options
de renouvellement)
Durée du contrat
MARCHÉ VISÉ
Région visée
Nombre d'entreprises
connues
Est-ce que la participation de toutes les
entreprises connues est souhaitable?
Oui
Non
Sinon justifiez.
Estimation du coût de préparation d'une soumission.
Autres informations pertinentes
MODE DE PASSATION CHOISI
Gré à Gré
Demande de prix
Appel d'offres public régionalisé
Appel d'offres sur invitation
Appel d'offres public ouvert à tous
Dans le cas d'un contrat passé de gré à gré, les
mesures du Règlement de gestion contractuelle
pour favoriser la rotation ont-elles été considérées?
Oui
Non
Si oui, quelles sont les mesures concernées?
Sinon, pour quelle raison la rotation n'est-elle pas envisageable?
SIGNATURE DE LA PERSONNE RESPONSABLE
Prénom, nom
Signature
Date