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POLITIQUE DE GOUVERNANCE
EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Adoptée le 2 juillet 2024
Résolution numéro 12651-07-2024
Municipalité de
MONT-BLANC
1
POLITIQUE DE GOUVERNANCE
EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
CHAPITRE I
DISPOSITIONS INTRODUCTIVES
1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la municipalité de Mont-Blanc
(la « municipalité ») traite des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de
son site web, de citoyens et de ses employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de
respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la municipalité s'est dotée de la présente
politique. Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la protection des renseignements
personnels que la municipalité détient tout au long du cycle de vie de ceux-ci et aux droits des
personnes concernées.
La protection des renseignements personnels détenus par la municipalité incombe à toute
personne qui traite ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de
protection des renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui
découlent de sa relation avec la municipalité.
2. OBJET
La présente politique :
-
Énonce les principes encadrant la gouvernance de la municipalité à l'égard des
renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie et de l'exercice des droits
des personnes concernées;
-
Prévois le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des
renseignements personnels;
-
Définis les rôles et responsabilités en matière de protection des renseignements
personnels à la municipalité;
-
Décris les activités de formation et de sensibilisation que la municipalité offre à son
personnel
3. CADRE NORMATIF :
La présente politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
(RLRQ, c. A-2-1). Conformément à cette Loi, la présente politique est accessible via le site
internet de la municipalité.
2
4. DÉFINITIONS :
Aux fins de la présente politique, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les
termes suivants désignent :
« CAI » désigne la Commission d'accès à l'information du Québec.
« Cycle de vie » désigne l'ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement
personnel, soit la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de
celui-ci.
« Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » ou « ÉFVP » désigne la démarche
préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels et à respecter la vie
privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer tous les facteurs qui auraient des
conséquences positives et négatives sur le respect de la vie privée des personnes
concernées.
« Incident de confidentialité » désigne toute consultation, utilisation ou communication non
autorisée par la loi d'un renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la
protection de ce renseignement.
« Loi » désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
« Personne concernée » désigne une personne physique à qui se rapportent les
renseignements personnels.
« Renseignement personnel » désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l'identifier directement - soit par le recours à cette seule information
- ou indirectement - soit par combinaison avec d'autres informations.
« Responsable de l'accès aux documents » ou « RAD » désigne la personne qui, au sein
de la municipalité, exerce cette fonction et qui doit répondre aux demandes d'accès aux
documents selon la Loi.
« Responsable de la protection des renseignements personnels » ou « RPRP » désigne
la personne qui, au sein de la municipalité, exerce cette fonction et veille à y assurer le respect
et la mise en œuvre de la Loi concernant la protection des renseignements personnels.
« Renseignement personnel sensible » désigne tout renseignement personnel qui - de par
sa nature, notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière
dont il est utilisé ou communiqué - suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de
vie privée.
5. CHAMP D'APPLICATION :
La présente politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la municipalité
et à toute personne qui traite des renseignements personnels que la municipalité détient.
3
CHAPITRE II
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie
dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi. 6.1.
6.1
La collecte
6.1.1
La municipalité ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la
réalisation de sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des renseignements
personnels, la municipalité détermine les fins de leur traitement. La municipalité ne
recueille que les renseignements personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2
La collecte de renseignements personnels se fait auprès des personnes concernées.
6.1.3
Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la municipalité informe les
personnes concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs
renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, au moyen
d'une politique de confidentialité.
6.1.4
Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre,
éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins en termes
simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation
des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2
L'utilisation :
6.2.1 La municipalité n'utilise les renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ces
renseignements ont été recueillis. Cependant, la municipalité peut modifier ces fins si la
personne concernée y consent préalablement.
6.2.2 Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la
personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
-
Lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les
renseignements ont été recueillis;
-
Lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
-
Lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation
soit ou non prévue expressément par la loi;
-
Lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de
statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3 Lorsqu'elle utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des trois
premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2 ci-dessus, elle doit consigner une telle
utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 7.3
6.2.4 Lorsque la loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de renseignement personnel
est jugé plus à risque pour les personnes concernées, la municipalité entreprend une ÉFVP
en vertu de l'article 8 des présentes afin de mitiger les risques identifiés.
4
6.2.5 La municipalité établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements
personnels qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement :
-
Les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les
renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier;
-
La provenance des renseignements versés à chaque fichier;
-
Les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier;
-
Les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs
fonctions;
-
Les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements personnels.
6.2.6 Toute personne qui en fait la demande a le droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des
renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des
dispositions de la loi.
6.3
COMMUNICATION :
6.3.1 Sous réserve des exceptions prévues par la loi, la municipalité ne peut communiquer des
renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le
consentement doit être donné expressément lorsque des renseignements personnels
sensibles sont en cause.
6.3.2 Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un
fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour
l'exécution d'un mandat, la municipalité doit conclure une entente avec le fournisseur de
services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de la
municipalité.
6.3.3 Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, la
municipalité procède à une ÉFVP conformément à l'article 8 des présentes. Une
communication à des tiers est consignée au registre prévu à cet effet.
6.4
CONSERVATION :
6.4.1 La municipalité prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements
personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour
lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
6.4.2 La municipalité conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaires
pour mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation.
6.5
DESTRUCTION ET ANONYMISATION :
6.5.1 Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été
collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la loi sur les
archives, RLRQ, c. A-21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de conservation et
aux règles de gestion des documents de la municipalité.
7.
REGISTRES :
Conformément à la Loi, la municipalité tient à jour les registres suivants :
7.1
Registre des communications de renseignements personnels sans le consentement d'une
personne concernée dans les cas suivants :
5
-
Lorsque la municipalité communique l'identité d'une personne concernée à une personne
ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces
derniers;
-
Lorsque la municipalité communique des renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit ou non expressément
prévue par la loi;
-
Lorsque la municipalité communique des renseignements personnels nécessaires à
l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une directive
ou d'un règlement qui établit les conditions de travail;
-
Lorsque la municipalité communique des renseignements personnels à un mandataire ou
à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services;
-
Lorsque la municipalité communique des renseignements personnels à des fins d'étude,
de recherche ou de statistique;
-
Après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la municipalité communique des renseignements
personnels dans les cas visés par l'article 68 de la loi.
7.2
Dans les cas visés au paragraphe 7.1, le registre comprend :
-
La nature ou le type de renseignement communiqué;
-
La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication;
-
La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il
s'agit d'une communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec;
-
La raison justifiant cette communication.
7.3
Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la
mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la municipalité collabore
pour la prestation de services ou la réalisation d'une mission commune. Un tel registre
comprend :
-
Le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis;
-
L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont
nécessaires;
-
La nature ou le type de prestation de service ou de la mission;
-
La nature ou le type de renseignements recueillis;
-
La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis;
-
La catégorie de personnes au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au
sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
7.4
Registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la municipalité à
d'autres fins et sans le consentement de la personne concernée lorsque cette utilisation
est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à
l'avantage de la personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au
Québec. Un tel registre comprend :
-
La mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi permettant
l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable;
-
Dans le cas visé au paragraphe 3 du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi, la
disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du renseignement;
-
La catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation indiquée.
7.5
Registre des communications d'information concernant un incident de confidentialité à une
personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave associé à
un incident de confidentialité.
6
7.6
Registre des incidents de confidentialité :
Un tel registre comprend :
-
Une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si cette information
n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de fournir une telle description;
-
Une brève description des circonstances de l'incident;
-
La date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas connue, une
approximation de cette période;
-
La date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris connaissance de l'incident;
-
Le nombre de personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu, une
approximation de ce nombre;
-
Une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il existe ou non un
risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, telles que la
sensibilité des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes
possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la
probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables;
-
Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les dates de
transmission des avis à la CAI et aux personnes concernées, en application du deuxième
alinéa de l'article 63.8 de la loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la
loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'une
mention indiquant si des avis publics ont été donnés par l'organisation et la raison pour
laquelle ils l'ont été, le cas échéant;
-
Une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de la survenance
de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit causé.
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE :
8.1
La municipalité réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants
des renseignements personnels :
-
Avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système
d'information ou de prestation électronique de services qui implique des renseignements
personnels;
-
Avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à l'exercice des
attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle
collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune;
-
Avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des
personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces
renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques;
-
Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans consentement des
personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi sur l'accès;
-
Lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec
ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir,
d'utiliser, de communiquer ou de conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2
En effectuant une ÉFVP, la municipalité tient compte de la sensibilité des renseignements
personnels à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et
de leur support, ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les
renseignements personnels.
7
8.3
De plus, lorsque les renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du
Québec, la municipalité s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate,
notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels
généralement reconnus.
8.4
La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la municipalité a respecté toutes les
obligations en matière de protection des renseignements personnels et que toutes les
mesures ont été prises afin de protéger efficacement ces renseignements.
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHES ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :
9.1
Des chercheurs peuvent demander l'accès à des renseignements personnels à des fins
de recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la municipalité.
9.2
Lorsque L'ÉFVP conclut que des renseignements personnels peuvent être communiqués
à cette fin, la municipalité doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les
dispositions contractuelles types de la municipalité et toute mesure supplémentaire
identifiée dans l'ÉFVP.
10.
SONDAGES :
Toute personne, organisme ou autre organisation qui souhaite effectuer un sondage
auprès de personnes concernées au moyen de renseignement personnel que détient la
municipalité doit le faire conformément à la politique de la municipalité sur la participation
citoyenne.
11.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES :
11.1
Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les
renseignements personnels sont détenus par la municipalité dispose notamment des droits
suivants :
-
Le droit d'accéder aux renseignements personnels détenus par la municipalité et d'en
obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique;
À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement
personnel informatisé recueilli auprès d'une personne concernée, et non pas créé
ou inféré à partir d'un renseignement personnel la concernant lui est communiqué
dans un format technologique structuré couramment utilisé, à sa demande. Ce
renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout
organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
-
Le droit de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la
municipalité;
-
Le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés
pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
11.2
Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents
contenant ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la loi.
11.3
Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur
place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas
échéant, la municipalité informe la personne concernée de l'obligation de payer des frais
avant de traiter sa demande.
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11.4
Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes concernées
peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de
manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
11.5
Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par
écrit et recevront une réponse écrite.
11.6
Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être suffisamment
précises pour permettre au RPRP de localiser lesdits renseignements personnels. Le droit
d'accès ne s'applique qu'aux renseignements personnels existants.
12.
TRAITEMENT DES PLAINTES :
Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la
municipalité ou de sa conformité aux exigences de la loi qui concernent les renseignements
personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours.
13.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :
13.1
La municipalité met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des renseignements personnels recueillis,
utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment compte
du degré de sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de
leur quantité, de leur localisation et de leur support.
13.2
Les membres du personnel de la municipalité et les élus sont tenus de respecter la
confidentialité des informations et sont soumis à un Code d'éthique et de déontologie.
Seules les personnes devant avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre
de leurs fonctions sont autorisées à le faire.
13.3
La municipalité gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux
soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de
leurs fonctions aient accès aux renseignements personnels.
14.
INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ :
14.1
Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Procédure interne de
gestion des incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels de la
municipalité. La municipalité prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les
risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne
se produisent. Elle met à jour son programme de protection des renseignements
personnels, le cas échéant.
14.2
Tout incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des
incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.1.6 de la présente politique.
14.3
Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes
concernées, la municipalité avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
15.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS :
La protection des renseignements personnels que la municipalité détient repose sur
l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus particulièrement des
suivants :
9
15.1
LE RPRP :
-
S'assure de la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de
vie, de la collecte à la destruction;
-
Se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, sous réserve
des responsabilités dévolues au RAD, y compris :
Donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande;
Aviser le requérant des délais de son droit à la révision;
Répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la
demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités
de la municipalité, dans un délai de 10 jours supplémentaires, après avoir avisé
le requérant par écrit;
Prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir
les renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise;
Motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès;
À la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la
décision le concernant;
Rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit
être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas
échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision et indiquant notamment le
délai dans lequel il peut être exercé;
Veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le
temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la loi.
-
Supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente politique
-
Participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un incident de confidentialité,
notamment eu égard à la sensibilité des renseignements visés, aux conséquences
anticipées de leur utilisation et à la probabilité que ces renseignements soient utilisés à
des fins malveillantes;
-
Le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la
communication de renseignements personnels dans le cadre de mandats ou de contrats
de services confiés à des tiers conformément à l'article 6.3.2 de la présente politique.
-
Veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres
du personnel et des membres de la direction de la municipalité sur les obligations et les
pratiques en matière d'accès à l'information et de protection de renseignements
personnels;
-
Élabore les principes de diffusion de l'information;
-
Émets des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la
communication de données ou le profilage;
-
Identifie les principaux risques en matière de protection des renseignements personnels
et en avise la direction afin que des mesures correctives soient proposées;
-
Approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des renseignements
personnels qui auront été établis;
-
Émet des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour
la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec;
-
Est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets
d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes d'information ou de prestation
électronique de services impliquant des renseignements personnels :
Veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des
renseignements concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à
la distribution des renseignements et au support sur lequel ils seront hébergés;
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Le cas échéant, s'assure que le projet permet de communiquer à la personne
concernée les renseignements personnels informatisés recueillis auprès d'elle
dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
-
Dois être avisé de tout incident de confidentialité impliquant les renseignements
personnels et conseiller la municipalité quant aux suites à y donner;
-
Revois le plan de réponse aux incidents de confidentialité dans l'éventualité d'un incident
de confidentialité
-
Revois les règles pour la collecte et la conservation des renseignements personnels
provenant de sondages, y compris dans le cadre de la politique de la municipalité sur la
participation citoyenne;
-
Revois toute question d'intérêt touchant la protection des renseignements personnels;
-
Revois les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie privée
dans le cadre de son utilisation.
15.2
Toute personne qui traite des renseignements personnels que la municipalité détient :
-
Agis avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente politique à ses
activités;
-
N'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions;
-
N'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à
l'accomplissement de ses fonctions;
-
Conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y aient
accès;
-
Protège l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a
accès par un mot de passe;
-
S'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle prend connaissance
dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à le faire;
-
S'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les renseignements
personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses
obligations de confidentialité
-
Détruis tout renseignement personnel conformément aux délais du calendrier de
conservation de la municipalité;
-
Participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des
renseignements personnels qui lui sont destinés
-
Signale tout manquement, incident de confidentialité ou toute autre situation ou irrégularité
qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la
confidentialité de renseignements personnels conformément à la procédure établie par la
municipalité.
16.
LES ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION :
La municipalité offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en
matière de protection des renseignements personnels, notamment en leur fournissant les
outils nécessaires et en offrant un accompagnement encadré provenant de personnes
qualifiées en la matière.
17.
SANCTIONS :
Toute personne qui enfreint la présente politique est passible de sanctions selon le cadre
normatif applicable, notamment, mais non limitativement : Code d'éthique et de
déontologie, la convention collective, etc.
18.
MISE À JOUR :
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des
renseignements
personnels et à améliorer le programme de protection des
renseignements personnels de la municipalité, la présente politique pourra être mise à jour
au besoin. Veuillez vous rendre sur le site web de la municipalité pour consulter la version
la plus récente.
19.
ENTRÉE EN VIGUEUR:
La présente politique entre en vigueur lors de son adoption par le Conseil municipal.
Matthieu Renaud
Directeur général et greffier-trésorier
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