Politique d'anonymisation et de depersonnalisation des renseignements personnels

Mont-Laurier, Quebec

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POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Ville de Mont-Laurier Responsable de la politique : Responsable de la protection des renseignements personnels Émis par : Direction du Greffe et des affaires juridiques Politique numéro : GRE-05 Entrée en vigueur : 23 juin 2025 Sommaire 1) Portée, objectif et utilisateurs ...................................................................................... 2 2) Documents de référence ............................................................................................. 2 3) Définitions ..................................................................................................................... 2 4) Dépersonnalisation et Anonymisation de renseignements personnels (Titre 2) ........ 3 4.1 Anonymisation......................................................................................................... 3 4.1.1 Tableau résumant les Étapes .................................................................................... 4 4.1.2 Avant de débuter le processus d'anonymisation ......................................................... 4 4.1.3 Pendant le processus d'Anonymisation ..................................................................... 5 4.1.4 Après le processus d'anonymisation ......................................................................... 5 4.1.5 Réévaluation périodique ........................................................................................... 6 4.2 Dépersonnalisation .................................................................................................. 7 5) Mise à jour .................................................................................................................... 8 6) Entrée en vigueur ......................................................................................................... 8 POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 2 Ville de Mont-Laurier - villemontlaurier.qc.ca 1) Portée, objectif et utilisateurs Portée et objectif. Le but de ce document est de fournir des conseils à la Ville de Mont- Laurier (ci-après l'« Organisme ») pour établir et maintenir la dépersonnalisation et d'anonymisation de renseignements personnels. Utilisateurs. Ces lignes directrices s'appliquent à tous les employés de l'Établissement, et particulièrement au responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (« Responsable AIPRP »), au responsable de la sécurité informatique, aux responsables des directions traitantes de Renseignements personnels, de même qu'au comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (le « Comité »). 2) Documents de référence - Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, c. A-2.1, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ 2021 c 25 (la « Loi sur l'accès »); - Règlement sur l'anonymisation des renseignements personnels, Décret 783-2024, Gazette officielle du Québec, 15 mai 2024, 156e année, no 20 (le « Règlement »); - Charte des droits et libertés de la personne, RLRQ c C-12 (la « CDLP »); - Code civil du Québec, RLRQ c CCQ-1991 (le « CCQ »); - Loi sur les archives (chapitre A-21.1). 3) Définitions Les mots et expressions qui suivent, lorsqu'ils apparaissent avec une première lettre en majuscule aux présentes lignes directrices, ont le sens qui leur est attribué ci-dessous, à moins d'une dérogation implicite ou explicite dans le texte. « Dépersonnalisation » signifie toute méthode, incluant la suppression des noms et identifiants évidents, permettant de faire en sorte qu'un renseignement personnel ne permette plus d'identifier directement la personne concernée; « Anonymisation » désigne le traitement de renseignements personnels dans le but d'empêcher de manière irréversible l'identification de la personne à laquelle ils se rapportent. Des renseignements peuvent être considérés comme anonymisés lorsqu'il est possible de démontrer qu'il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances que les renseignements produits au terme du processus d'anonymisation ne permettent plus, de façon irréversible, d'identifier directement ou indirectement une personne. Selon le POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 3 Ville de Mont-Laurier - villemontlaurier.qc.ca Règlement, l'anonymisation ne requiert pas de démontrer un risque nul, mais il convient de démontrer que les risques de pouvoir réidentifier la personne concernée à partir des renseignements anonymisés sont très faibles. « Critère d'individualisation » réfère au fait de ne pas être en mesure de relier entre eux des ensembles de données qui concernent une même personne et de ne pas être en mesure d'isoler ou de distinguer une personne dans un ensemble de données; « Critère d'inférence » réfère au fait de ne pas être en mesure de déduire des renseignements personnels à partir d'autres renseignements disponibles. 4) Dépersonnalisation et Anonymisation de renseignements personnels 4.1 Anonymisation Objectif de l'Anonymisation. En vertu de la Loi sur l'accès, lorsque les fins pour lesquelles un Renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, la Ville doit le détruire sous réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1) ou l'anonymiser pour l'utiliser à des fins d'intérêt public. À ce titre, l'Anonymisation constitue une alternative à la destruction des renseignements personnels. Le but de l'Anonymisation des renseignements personnels est de rendre impossible l'identification d'un individu dans l'ensemble de données anonymisées, même à l'aide des données d'origine, de sorte que les données anonymisées ne sont pas considérées comme des renseignements personnels. POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 4 Ville de Mont-Laurier - villemontlaurier.qc.ca 4.1.1 Tableau résumant les Étapes 4.1.2 Avant de débuter le processus d'anonymisation Responsabilités. Le choix de procéder à l'Anonymisation de renseignements personnels revient au Comité d'accès ou au Responsable AIPRP. Avant de choisir le processus d'Anonymisation approprié, le Comité d'accès ou le Responsable AIPRP doit demander l'apport d'une personne compétente en matière d'Anonymisation (ci-après l'« Expert »). Tout le processus d'Anonymisation doit être réalisé sous la supervision de cet Expert. Conformité des fins. Avant de débuter tout processus d'Anonymisation, la Ville doit identifier les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont anonymisés et s'assurer que les renseignements anonymisés seront utilisés à des fins d'intérêt public. Retirer les renseignements personnels permettant d'identifier directement une personne. Avant de débuter tout processus d'Anonymisation, la Ville doit retirer des renseignements qu'elle entend Anonymiser tous les renseignements personnels permettant d'identifier directement la personne concernée, telle que son nom, son numéro d'assurance sociale et ses identifiants uniques. À ce titre, il n'est pas possible d'Anonymiser des renseignements personnels permettant d'identifier directement la personne concernée au sens de la Loi sur l'accès et du Règlement. POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 5 Ville de Mont-Laurier - villemontlaurier.qc.ca Analyse préliminaire des risques. Ensuite, une analyse préliminaire des risques de réidentification (ci-après « Analyse préliminaire ») doit être effectuée. Cette analyse doit, notamment, considérer les risques de réidentification au regard des : - risques que d'autres renseignements raisonnablement disponibles, notamment dans l'espace public, soient utilisés pour identifier directement ou indirectement une personne; - risques liés au Critère d'individualisation; - risques liés au Critère de corrélation; - risques liés au Critère d'inférence. Utilisation de l'analyse préliminaire. En fonction des résultats cette analyse préliminaire des risques, la Ville doit déterminer les techniques d'Anonymisation devant être privilégiées, ainsi que des mesures de protection et de sécurité raisonnables pour diminuer ce risque de réidentification. Ces techniques doivent être conformes aux meilleures pratiques généralement reconnues. Documenter. Finalement, avant de commencer le processus d'Anonymisation, il conviendra pour la Ville d'inscrire dans son Registre des renseignements anonymisés : - une description des renseignements personnels qui ont été anonymisés ; - les fins pour lesquelles elle entend utiliser ces renseignements anonymisés ; et - les techniques d'anonymisation utilisées et les mesures de protection et de sécurité établies. 4.1.3 Pendant le processus d'Anonymisation Selon les meilleures pratiques généralement reconnues. Pendant le processus d'Anonymisation, la Ville doit utiliser des mesures et des techniques conformes aux meilleures pratiques généralement reconnues et établir des mesures de protection et de sécurité raisonnables pour diminuer les risques de réidentification. Le processus d'Anonymisation doit également se faire sous la supervision de l'Expert. 4.1.4 Après le processus d'anonymisation Analyse des risques de réidentification. Après avoir mis en œuvre les techniques d'anonymisation et les mesures de sécurité et de protection, la Ville doit effectuer une seconde analyse des risques POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 6 Ville de Mont-Laurier - villemontlaurier.qc.ca de réidentification (ci-après l' « Analyse des risques de réidentification »). Pour que les renseignements soient considérés légalement anonymisés, l'Analyse des risques de réidentification doit démontrer qu'il est, en tout temps, raisonnable de prévoir dans les circonstances que les renseignements produits à la suite du processus ne permettent plus, de façon irréversible, d'identifier directement ou indirectement une personne. L'Analyse des risques de réidentification n'a pas à démontrer un risque nul. Elle doit néanmoins démontrer que, postérieurement au processus d'Anonymisation, les risques résiduels de réidentification sont très faibles au regard des éléments suivants : 1 Les circonstances de l'anonymisation, y compris les fins pour lesquels la Ville entend utiliser les renseignements anonymisés. 2 La nature des renseignements. 3 Le Critère d'individualisation, le Critère de corrélation et le Critère d'inférence. 4 Les risques que d'autres renseignements raisonnablement disponibles, notamment dans l'espace public, soient utilisés pour identifier directement ou indirectement une personne. 5 Les moyens nécessaires pour réidentifier les personnes, en considérant les efforts, les ressources et le savoir-faire requis. Documenter. Si l'Analyse des risques de réidentification s'avère concluante, il conviendra pour la Ville d'inscrire dans son Registre de renseignements anonymisés la date à laquelle cette Analyse des risques de réidentification a été complétée. 4.1.5 Réévaluation périodique Analyse périodique des renseignements anonymisés. Il est possible que les risques de réidentification liés aux renseignements ayant fait l'objet d'une procédure d'Anonymisation puissent varier en raison d'avancées technologiques. À ce titre, le Règlement impose à la Ville de réévaluer périodiquement les risques de réidentifications de ses renseignements anonymisés en mettant à jour son Analyse des risques de réidentification (ci-après la « Mise à jour »). La Mise à jour a notamment comme objectif de considérer l'impact des avancées technologiques sur la réidentification des personnes concernées. Périodicité de la réévaluation. La fréquence de la réévaluation de l'Analyse dépend des risques résiduels identifiés lors de la dernière analyse de risques de réidentification effectuée. En toutes circonstances, il est suggéré de demander à l'Expert l'estimation de cette fréquence et de fixer une période de temps fixe à la fin de laquelle une mise à jour sera nécessaire au sein d'un calendrier opérationnel. En plus, il est suggéré d'engager l'Expert à réaliser une veille sur les POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 7 Ville de Mont-Laurier - villemontlaurier.qc.ca avancées technologiques pouvant influencer le risque de réidentification du processus et de contacter la Ville en cas d'avancées ou de découverte qui pourraient présenter un tel risque. Documenter. Le Comité d'accès ou Responsable AIPRP doit inscrire la date de la Mise à jour dans le Registre des renseignements anonymisés. Conséquences d'une analyse négative. Si les résultats de la mise à jour de l'Analyse des risques de réidentification identifient que les risques de réidentification à partir des renseignements anonymisés seraient plus que « très faibles » au regard des éléments prévus à la section 0 - 4.1.4 Après le processus d'anonymisation susmentionnée, les renseignements qui ont fait l'objet du processus d'Anonymisation ne sont plus considérés comme anonymisés. Ces derniers devront donc être traités comme des renseignements personnels soumis aux obligations de la Loi sur l'accès, dont celles liées à leur destruction. 4.2 Dépersonnalisation Objectif de la Dépersonnalisation. En vertu de la Loi sur l'accès, la Ville peut utiliser un Renseignement personnel sans le consentement de la Personne concernée lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques et qu'il est dépersonnalisé. Limiter les risques d'identification. Pour ce faire, la Ville doit prendre les mesures raisonnables afin de limiter les risques que quiconque procède à l'identification d'une personne physique à partir de Renseignements personnels dépersonnalisés. Exemples de méthodes. Le Comité d'accès ou Responsable AIPRP établira les méthodes de Dépersonnalisation appropriées telles que : 1 Chiffrement (à l'aide d'une clé secrète) - Les renseignements personnels sont chiffrés à l'aide d'une clé secrète. Le détenteur de la clé secrète peut réidentifier les personnes concernées en déchiffrant l'ensemble de renseignements personnels. 2 Fonctions de hachage - Utilisées pour mapper des renseignements personnels de n'importe quelle taille à des codes de taille fixe (notez qu'il existe plusieurs techniques de hachage (par exemple, salage, hachages à clé, etc.). Le salage est une méthode permettant de renforcer la sécurité des informations qui sont destinées à être hachées en y ajoutant une donnée supplémentaire afin d'empêcher que deux informations identiques conduisent à la même empreinte. POLITIQUE D'ANONYMISATION ET DE DÉPERSONNALISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 8 Ville de Mont-Laurier - villemontlaurier.qc.ca 3 Tokenisation - Processus de substitution d'un élément de données sensibles par un équivalent non sensible, appelé jeton (Token). Le jeton est une référence (c'est-à-dire un identifiant) qui correspond aux données sensibles via un système de Tokenisation. Le système de Tokenisation fournit aux applications de traitement de données l'autorité et les interfaces nécessaires pour demander des jetons ou revenir à des données sensibles. 5) Mise à jour La présente Politique est révisée, au besoin, suivant l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des Renseignements personnels. 6) Entrée en vigueur La présente directive entre en vigueur à la date de son adoption par le Conseil municipal. Toute modification à son contenu doit également recevoir les approbations nécessaires.