Politique de confidentialite et de protection des renseignements personnels
Mont-Laurier, Quebec
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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
ET DE PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Ville de Mont-Laurier
Responsable de la politique : Responsable
de
la
protection
des
renseignements
personnels
Émis par : Direction du Greffe et des affaires
juridiques
Politique numéro : GRE-06
Entrée en vigueur : 23 juin 2025
Sommaire
1)
Information générale .................................................................................................... 3
1.1
Introduction ............................................................................................................ 3
1.2
Responsable de la protection des renseignements personnels .................................... 3
2)
Définitions ..................................................................................................................... 4
3)
Traitement des Renseignements personnels.............................................................. 6
3.1
Collecte de Renseignements personnels ................................................................... 6
3.1.1
Moyens de collecte .................................................................................................. 6
3.1.2
Renseignements personnels collectés ....................................................................... 6
3.2
Collecte de Renseignements personnels par un tiers .................................................. 7
3.3
Refuser une collecte facultative ................................................................................ 8
3.4
Utilisation des Renseignements personnels ............................................................... 8
3.5
Accès, communication et transfert des Renseignements personnels............................ 9
3.5.1
Accès aux Renseignements personnels dans la Ville ................................................... 9
3.5.2
Communications des Renseignements personnels .................................................... 10
3.5.3
Fournisseurs de services et autres tierces parties ...................................................... 10
3.5.4
Communication à l'extérieur du Québec ................................................................... 12
3.5.5
Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des préjudices et
protection de Nos droits ...................................................................................................... 13
3.6
Consentement ........................................................................................................ 13
3.7
Conservation des Renseignements personnels .......................................................... 14
4)
Vos droits .................................................................................................................... 15
5)
Questions et Plaintes ................................................................................................. 16
6)
Témoins de connexion et autres technologies similaires ......................................... 16
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6.1
Distinctions entre fichiers témoins ........................................................................... 17
6.2.
Consentements aux Fichiers Témoins ....................................................................... 18
6.3.
Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site web ...................................................... 18
7)
Mesures de sécurité ................................................................................................... 18
8)
Modification de la présente Politique de confidentialité ............................................ 19
9)
Liens vers des sites web de tiers .............................................................................. 20
10)
Individus âgés de moins de 14 ans ....................................................................... 20
11)
Lois applicables ...................................................................................................... 21
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1) Information générale
1.1 Introduction
Objectif de la présente Politique. La protection de la vie privée est importante
pour VILLE DE MONT-LAURIER (ci-après la « Ville », « Nous », « Notre »,
« Nos »). Pour cette raison, Nous avons mis en place des mesures de protection
et des pratiques de saine gestion de Vos Renseignements personnels
conformément aux lois applicables au Québec et au Canada.
Complémentaire aux Termes et conditions. La présente politique de
confidentialité (la « Politique »), qui doit être lue conjointement avec Nos Termes
et Conditions, décrit Nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation, de
traitement, de communication, de conservation et de destruction des
Renseignements personnels des personnes bénéficiant de Nos Services, des
visiteurs du présent Site web et de ses utilisateurs (ci-après « Vous », « Votre »,
« Vos »).
Invitation à consulter Notre Politique de gouvernance et de gestion des
renseignements personnels. Nous Vous invitons à consulter Notre Politique de
gouvernance et de gestion des renseignements personnels qui identifie Nos
règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements personnels.
Consentement. En utilisant le présent site web https://www.villemontlaurier.qc.ca/
(ci-après le « Site web ») ou l'un de Nos Services, Vous acceptez que Nous
puissions recueillir, utiliser, divulgation, communiquer, divulguer et conserver (ci-
après « Traiter » ou « Traitement ») Vos Renseignements personnels
conformément aux conditions décrites aux présentes. Si Vous n'acceptez pas de
respecter et d'être lié par la présente Politique, Vous n'êtes pas autorisé à visiter,
accéder ou utiliser Notre Site web ou Nos Services, ni à partager Vos
Renseignements personnels avec Nous.
Limites de la politique. Cette Politique ne s'applique pas aux Renseignements
personnels des employés, des représentants et des consultants de la Ville, ou à
toute autre personne affiliée à la Ville, ainsi qu'à toute information qui ne constitue
pas un Renseignement personnel tel que défini par les lois applicables au Québec
et au Canada.
1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels
Coordonnées du ou de la Responsable de la protection des renseignements
personnels. Tous commentaires, questions et plaintes portant sur la Politique et
les pratiques de la Ville en matière de respect de la vie privée peuvent être
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adressés à Notre Responsable de la protection des renseignements personnels
aux coordonnées suivantes :
Téléphone :
819-623-1221, poste 140
Courriel : [email protected]
Adresse : 300, boulevard Albiny-Paquette, Mont-Laurier, J9L 1J9
2) Définitions
Définitions de certaines notions ou expressions. Les notions et expressions qui suivent,
lorsqu'ils apparaissent avec une première lettre en majuscule dans la Politique, ont le sens
qui leur est attribué ci-après, à moins d'une dérogation implicite ou explicite dans le texte :
« Ville », « Nous », « Notre », « Nos » : VILLE DE MONT-LAURIER.
« Fournisseur de services » : toute personne physique ou morale qui traite des
Renseignements personnels pour le compte de la Ville. Il s'agit de sociétés tierces ou de
personnes employées par la Ville pour faciliter les Services, fournir les Services pour le
compte de la Ville, d'effectuer des services liés aux Services ou d'aider la Ville à analyser
l'utilisation des Services.
« Bannière de témoins de connexion » : fenêtre intempestive réclamant Votre
consentement à l'utilisation et à la collecte de certains de Vos Renseignements personnels
sur le Site web.
« Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels » :
document décrivant Nos règles encadrant Notre gouvernance de Vos Renseignements
personnels. Ces règles prévoient, entre autres, les rôles et les responsabilités des membres
de Notre personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements, une description de
Notre processus de traitement des plaintes relatives à la protection de Vos Renseignements
personnels, une description de Nos activités de formation et de sensibilisation en matière
de protection des Renseignements personnels ainsi que le cas échéant, les mesures de
protection à prendre à l'égard des Renseignements personnels utilisés ou recueillis dans le
cadre de Nos sondages.
« Renseignements personnels » : tout renseignement qui concerne une personne
physique et permet de l'identifier, c'est-à-dire qui révèle de manière directe ou indirecte
quelque chose sur l'identité, les caractéristiques (ex. : les habiletés, préférences, tendances
psychologiques, prédispositions, capacités mentales, caractère et le comportement de la
personne concernée) ou les activités de cette personne, et ce quelle que soit la nature du
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support et quelle que soit la forme sous laquelle ce renseignement est accessible (écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre).
« Responsable de la protection des renseignements personnels » : la personne en
charge de l'application de la présente Politique et dont les coordonnées sont identifiées à la
section 1)1.2 Responsable de la protection des renseignements personnels de la
présente Politique.
« Services » : fait référence aux applications du Site Web, Nos pages sur les réseaux
sociaux et tous programmes et services qui Vous y sont rendus parmi lesquels :
- Inscription au camp de jour ;
- Inscription aux activités sportives dans l'un des endroits publics de la Ville ;
- Organiser un événement ;
-
- la réalisation, à notre égard, d'une requête d'accès à l'information ;
- la réalisation d'affidavit, de déclaration solennelle ou sous serment ;
- de vous informer de la règlementation municipale en vigueur, notamment celle qui
concerne : les animaux de compagnies ou l'urbanisme ;
- de Vous communiquer des informations d'intérêts publics tels que des informations
en lien avec le stationnement, les travaux routiers en cours ou l'adresse et
coordonnées d'établissements scolaires et préscolaires ou de santé ;
- de Vous permettre de louer des salles ou des terrains ;
- de soumettre une demande de permis et d'en faire le suivi ;
- d'accéder au rôle foncier ;
- de Vous communiquer une infolettre si Vous optez de Vous y abonner. Cette infolettre
vous informera des événements d'actualité, des loisirs, avis, règlements et dates
importantes de la Ville;
- de Vous permettre de Vous inscrire à nos activités ;
« Site web » : Le présent site web soit : https://www.villemontlaurier.qc.ca/.
« Témoin de connexion » : Les Témoins de connexion sont des fichiers textes s'installant
sur Votre ordinateur ou Votre appareil mobile. Ces témoins peuvent contenir de l'information
sur Votre historique de recherche, les pages web que Vous visitez ainsi que Votre
navigateur web.
« Traiter », « Traitement » : Notion englobant toutes opérations pouvant affecter ou
concerner un renseignement personnel parmi lesquelles : la collecte, l'utilisation, la
conservation, la destruction, la communication ou la transmission.
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« Vous », « Votre », « Vos »: Les personnes bénéficiant de Nos Services, les visiteurs du
Site web et tous utilisateurs ayant recours aux Services de la Ville.
3) Traitement des Renseignements personnels
3.1 Collecte de Renseignements personnels
3.1.1 Moyens de collecte
Divers moyens. Nous collectons Vos Renseignements personnels par le biais de
Notre Site web ou de tout autres moyens technologiques de diverses façons, soit :
- Formulaires électroniques. En remplissant et en Nous communiquant l'un
de Nos formulaires électroniques ;
- Courriels communiqués. Par les courriels que Vous Nous communiquez
en utilisant l'une des adresses courriel disponibles sur Notre Site web ;
- Témoins de connexion. Par les témoins de connexion (« Cookies ») parmi
lesquels les témoins de connexion identifiés à la section 6) - Témoins de
connexion et autres technologies similaires ;
- Caméras de surveillance. Par les caméras de surveillance installées sur
Notre propriété ; et
- Partenaires. Par les tiers qui collectent pour Nous Vos Renseignements
personnels qui sont identifiées à la section Erreur! Source du renvoi
introuvable. - Erreur! Source du renvoi introuvable. de la présente Politique.
3.1.2 Renseignements personnels collectés
Catégories de renseignements recueillis. Dans le cadre de Nos activités, Nous
pouvons traiter différents types de Renseignements personnels incluant les
renseignements énumérés ci-dessous. Nous indiquons le caractère obligatoire ou
facultatif de chacune de ces collectes :
- des renseignements d'identification et Vos coordonnées, parmi
lesquels Votre nom et prénom, Votre adresse postale, Votre adresse
courriel, Votre numéro de téléphone ;
- (Collecte obligatoire pour l'obtention de certains Services)
- des renseignements démographiques, tels que Votre âge ou Votre lieu
de résidence ;
- (Collecte obligatoire pour l'inscription des activités sportives)
- des
renseignements
techniques
ou
numériques,
incluant des
renseignements de connexions et autres informations sur Vos activités sur
le Site web, comme Votre adresse IP, les pages que Vous avez consultées,
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l'heure et la date de Vos visites, Votre nombre de connexions, Votre nom
de domaine, l'adresse du site référent (si accédez au Site Web à partir d'un
autre site), le type de navigateur que Vous utilisez, le système d'exploitation
de Votre appareil et autres informations matérielles et logicielles ;
- (Collecte obligatoire)
- Vos consentements à l'utilisation de certains témoins de connexion sur
Notre Site web ainsi qu'à la communication ou à l'utilisation de Vos
Renseignements personnels ;
- (Collecte facultative, ils ne sont collectés que si vous consentez)
- des renseignements dont nous avons besoins pour offrir la prestation
de Nos Services, tels les renseignements concernant les Services que
Nous Vous avons rendus ou que Nous Vous rendons ;
- (Collecte obligatoire pour l'obtention de certains Services)
- des renseignements que Vous choisissez de fournir ou de Nous
transmettre, par exemple, lorsque Vous remplissez un formulaire en ligne,
répondez à des sollicitations, à une demande de réception de nos infolettres
ou des sondages, ou que Vous communiquez avec l'un de Nos employés
ou l'un de Nos représentants ;
- (Collecte facultative)
- des renseignements financiers, tels que Votre numéro de carte de crédit,
si Vous désirez payer Nos Services en ligne ; et
- (Collecte obligatoire pour certains Services(Finances et loisirs))
Limitation du traitement aux fins nécessaires et légitimes. Dans chaque cas, ces
Renseignements personnels sont Traités conformément aux fins légitimes et
nécessaires énumérées à l'article 0 - 3.4
Utilisation
des
Renseignements
personnels ci-dessous.
Retirer son consentement à une collecte facultative. À moins que la Loi ou que
Vos obligations contractuelles n'en prévoient autrement, Vous pouvez retirer en
tout temps Votre consentement à l'utilisation ou la communication de
Renseignements personnels suivant une collecte identifiée comme « facultative »
en suivant la procédure prévue à la section Erreur! Source du renvoi
introuvable. - Erreur! Source du renvoi introuvable. de la présente Politique.
3.2 Collecte de Renseignements personnels par un tiers
Tiers collectant pour Notre compte des Renseignements personnels.
BLANKO, MAILCHIMP, AMILIA, GOOGLE collectent en Notre nom les
Renseignements personnels suivants :
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- NOM et PRÉNOM DE LA PERSONNE, DU TUTEUR, DE L'ENFANT, DU
CONTACT EN CAS D'URGENCE (Collecte obligatoire)
- ADRESSE COURRIEL DE LA PERSONNE, DU TUTEUR (Collecte
obligatoire)
- ADRESSE POSTALE DE LA PERSONNE (Collecte obligatoire)
- NUMÉRO DE TÉLÉPHONE DE LA PERSONNE, DU TUTEUR, DU
CONTACT EN CAS D'URGENCE (Collecte obligatoire)
- NUMÉRO D'ASSURANCE SOCIAL DE LA PERSONNE (Collecte
obligatoire)
- DATE DE NAISSANCE DE LA PERSONNE, DE L'ENFANT (Collecte
obligatoire)
- CARTE DE CRÉDIT DE LA PERSONNE (Collecte obligatoire)
3.3 Refuser une collecte facultative
Comment refuser une collecte facultative. Vous pouvez refuser une collecte
identifiée comme « facultative »:
- en n'inscrivant pas Vos Renseignements personnels dans Nos formulaires
électroniques ou papiers lorsque la communication de ceux-ci est indiquée
comme étant facultative ;
- en communiquant une demande à Notre Responsable de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées identifiées à la section 11.2
Responsable de la protection des renseignements personnels de la
présente politique.
Mesures offertes pour refuser des moyens de collecte des Renseignements
personnels. Vous pouvez également Nous communiquer Vos Renseignements
personnels autrement que par moyens technologiques comme Notre Site web.
Vous pouvez Nous communiquer ceux-ci :
- par courriel ;
- par téléphone ; ou
- en personne.
3.4 Utilisation des Renseignements personnels
Fins
des
Renseignements
personnels.
Nous
pouvons
utiliser
Vos
Renseignements personnels aux fins décrites ci-dessous :
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- exploiter, maintenir, superviser, développer, améliorer et offrir les
fonctionnalités de Notre Site web ;
- Vous présenter et fournir Nos Services, incluant les Services définis dans
la section 2 - Définitions ;
- évaluer une demande d'emploi ;
- exécuter Nos obligations contractuelles envers Vous ;
- gérer la facturation et traiter les paiements ;
- Traiter et résoudre les plaintes et les insatisfactions ;
- développer, améliorer et offrir de nouveaux Services ;
- Vous envoyer des messages, des mises à jour, des alertes de sécurité ;
- à des fins de marketing et de développement des affaires, si Vous avez
préalablement consenti au traitement de Vos Renseignements personnels
à ces fins ;
- répondre à Vos questions et Vous fournir une assistance au besoin ;
- effectuer des recherches, des analyses et des statistiques en lien avec
Notre Ville et Nos Services;
- détecter et prévenir les fraudes, erreurs, pourriels, abus, incidents de
sécurité et autres activités préjudiciables ; ou
- pour toute autre fin imposée ou permise par les lois applicables.
3.5 Accès, communication et transfert des Renseignements personnels
Accès et communications possibles. Nous pouvons transférer, communiquer
ou permettre l'accès de Vos Renseignements personnels à Nos employés ainsi
qu'à Nos Fournisseurs de services, qui ont besoin de ces renseignements pour
Nous aider à exploiter Notre Site web, réaliser Nos Services, réaliser Nos activités
ou Vous servir.
3.5.1 Accès aux Renseignements personnels dans la Ville
Limitation des accès aux Renseignements personnels. Vos Renseignements
personnels ne sont accessibles qu'à Nos administrateurs, employés ou
représentants auxquels l'accès à Vos Renseignements personnels est nécessaire
pour qu'ils puissent exercer leurs fonctions. À ce titre, Vos Renseignements
peuvent être accessibles à :
- Notre Responsable de la protection des renseignements personnels ;
- Nos services TI (« Technologies de l'information ») ;
- Nos services de finances ;
- Nos services de loisirs ;
- Nos services d'aménagement ;
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- Nos services d'incendie ;
- Nos services communications ; et à
- Nos ressources humaines (en cas de candidature à un emploi).
3.5.2 Communications des Renseignements personnels
Mesures de protection lors de la communication à des tiers. Nous ne
communiquons Vos Renseignements personnels à Nos Fournisseurs de services
que si ceux-ci se sont préalablement engagés par écrit à assurer la confidentialité
de Vos Renseignements personnels conformément aux lois applicables et à Notre
Programme de gouvernance de l'information par l'implémentation de diverses
mesures de protection et de gouvernance de l'information. Ces mesures sont
proportionnelles à la sensibilité des Renseignements personnels traités ou
communiqués. Sans s'y limiter, Nos Fournisseurs de services ne peuvent utiliser
Vos Renseignements personnels que de manière confidentielle selon Nos
directives et uniquement pour les fins pour lesquelles ils ont été fournis. De
surcroit, Nous ne fournissons à Nos Fournisseurs de services que les
Renseignements personnels nécessaires à l'exécution de leur mandat ou contrat
et Nous obligeons ces Fournisseurs de services à détruire les Renseignements
personnels de façon appropriée dès la fin du contrat ou dès que leur utilisation
n'est plus nécessaire.
3.5.3 Fournisseurs de services et autres tierces parties
Nos fournisseurs de services. Bien que Nous tentions d'éviter de communiquer
Vos Renseignements personnels à des tiers, Nous pouvons faire appel à des
Fournisseurs de services pour exécuter divers services pour Notre compte, tels
que la gestion et la sécurité informatique, le marketing, ainsi que l'analyse,
l'hébergement et le stockage de données. Nous avons défini ci-dessous certains
cas pour lesquels un tel partage peut avoir lieu :
- Nous utilisons le Témoin de connexion Google Analytics pour analyser
l'audience du Site Web et créer des statistiques. Pour plus d'information,
consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que leur tableau
des témoins de connexion destinés à la publicité et à la mesure (en anglais
seulement) ;
Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut collecter des
Renseignements personnels pouvant Vous localiser et pouvant réaliser un
profilage de Vos activités sur le web (publicité ciblée) ;
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Ce Témoin de connexion communique Vos Renseignements personnels à
Google pour les fins identifiées dans la section 6.3.
Liste
des
Fichiers Témoins utilisés sur le Site web ;
- Nous utilisons YouTube pour présenter Nos produits et Services. Pour plus
d'information Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de
Google ;
- Nous utilisons Google Ads pour analyser l'audience de Nos Services,
établir des statistiques et converser avec des clients et prospects. Pour plus
d'information, consultez la politique de confidentialité de Google ainsi que
leur tableau des témoins de connexion publicitaires et de mesure (en
anglais seulement) ;
Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut Vous identifier et réaliser
un profilage de Vos activités sur le web afin de Vous communiquer de la
publicité qui répondrait à Vos intérêts (publicité ciblée) ;
Ce Témoin de connexion communique à Google pour les fins identifiées
dans la section 6.3.
Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site
web;
- Nous utilisons les services de Microsoft (Bing) Ads pour collecter et
stocker des données afin de créer des profils d'utilisation à l'aide de
pseudonymes. Pour plus d'information, consultez la politique de
confidentialité de Microsoft ;
Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut réaliser un profilage de
Vos activités sur le web afin de Vous communiquer de la publicité qui
répondrait à Vos intérêts (publicité ciblée) ;
Ce Témoin de connexion communique à Microsoft pour les fins identifiées
dans la section 6.3.
Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site
web;
- Nous utilisons les services de Meta (Facebook Pixel) pour permettre de
comprendre et de diffuser des annonces, établir des statistiques et
converser avec des clients et prospects. Pour plus d'informations, consultez
la politique de confidentialité de Meta ;
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Veuillez noter que ce Témoin de connexion peut Vous identifier et un
profilage de Vos activités sur le web à des fins afin de Vous communiquer
de la publicité qui répondrait à Vos intérêts (publicité ciblée) ;
Ce Témoin de connexion communique à Meta pour les fins identifiées dans
la section 6.3.
Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site web ;
- Nous utilisons les services des réseaux sociaux Facebook et Instagram du
groupe Meta pour communiquer sur Nos Services. Pour plus d'informations,
consultez la politique de confidentialité de Meta ;
- Nous utilisons les services du réseau social LinkedIn afin de converser avec
Vous et avec des candidats ou prospects à des fins de recrutements. Pour
plus d'information, Vous pouvez consulter la politique de confidentialité de
LinkedIn ;
- Nous utilisons les services de Microsoft (Outlook et la suite Microsoft Office)
pour stocker Nos documents et Nos courriels. Pour plus d'information,
consultez la politique de confidentialité de Microsoft ;
Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la
section 0 - 3.1
Collecte de Renseignements personnels peuvent être
communiquées ou conservées par le biais de ce service.
- Nous utilisons les services de Blanko pour l'hébergement de Notre Site
web;
Toutes les catégories de Renseignements personnels identifiées à la
section 0 - 3.1
Collecte de Renseignements personnels peuvent être
communiquées ou conservées par le biais de ce service.
- Nous utilisons Metatracer sur Nos systèmes numériques afin de faciliter la
détection et la gestion de Vos Renseignements personnels et de ceux de
Nos employés, le tout, pour assurer Notre conformité avec les lois sur la vie
privée.
Metatracer ne collecte, comme Renseignements personnels, que des
renseignements d'identification.
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3.5.4 Communication à l'extérieur du Québec
Communication des Renseignements personnels à l'extérieur du Québec.
Nous pouvons communiquer Vos Renseignements personnels à l'extérieur du
Québec [et mandater une entité située à l'extérieur du Québec de recueillir, utiliser
ou conserver pour Notre compte Vos Renseignements personnels.]
Protections lors de la communication à l'extérieur du Québec. Avant de
communiquer Vos Renseignements personnels à des tiers à l'extérieur du
Québec, Nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin
d'évaluer quels sont les risques pouvant affecter la sécurité de Vos
Renseignements personnels. Cette évaluation permet également d'identifier les
mesures de sécurité adéquates qui permettront d'amoindrir ou d'éliminer ces
risques. La communication fera ensuite l'objet d'une entente écrite contraignant
ces tiers à respecter de telles mesures.
3.5.5 Conformité à la législation, réponse aux demandes légales, prévention des
préjudices et protection de Nos droits
Communications spécifiques de Vos Renseignements personnels. Nous
pouvons communiquer Vos Renseignements personnels lorsque Nous estimons
qu'une telle divulgation est autorisée, nécessaire ou appropriée, notamment :
- pour répondre aux demandes des autorités publiques et gouvernementales,
y compris des autorités publiques et gouvernementales en dehors de Votre
pays de résidence ;
- pour protéger Nos activités ;
- pour Nous conformer à des procédures judiciaires ;
- pour protéger Nos droits, la vie privée de Nos employés, dirigeants et
administrateurs, Notre sécurité et Notre propriété ;
- pour protéger Votre vie privée ainsi que Vos droits, ou la vie privée et les
droits de tiers ;
- pour Nous permettre de mettre en œuvre les recours disponibles ou de
limiter les dommages que Nous pourrions subir ; et
- lorsque cela est conforme ou obligatoire selon les lois applicables, y
compris des lois en dehors de Votre pays de résidence.
3.6 Consentement
Consentements pour la collecte, l'utilisation ou la communication de
Renseignements personnels. À moins que la loi n'y prévoie autrement, la Ville
obtient Votre consentement à ce que Nous recueillions, utilisions et
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communiquions ses Renseignements personnels. Toutefois, si Vous Nous
fournissez des Renseignements personnels au sujet d'autres personnes, Vous
devez Vous assurer de les avoir dûment avisées que Vous Nous fournissez leurs
renseignements en plus d'avoir obtenu leur consentement à une telle
communication.
Critères du consentement requis. Nous solliciterons Votre consentement
manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques avant d'utiliser ou de
communiquer Vos Renseignements personnels à d'autres fins que celles
énoncées aux présentes. Nous solliciterons également Votre consentement
explicite chaque fois que des Renseignements personnels sensibles seront
impliqués dans une des activités de traitements de la Ville. Nous demanderons
Votre consentement pour chacune des fins spécifiques en termes simples et clairs,
distinctement de toute autre information qui Vous sera communiquée.
EN
UTILISANT
NOS
SITES
WEB,
EN
TRANSMETTANT
VOS
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR COURRIEL OU À L'AIDE D'UN
FORMULAIRE EN LIGNE, VOUS CONSENTEZ À CETTE POLITIQUE DE
CONFIDENTIALITÉ ET À LA COLLECTE ET LE TRAITEMENT DE VOS
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN CONFORMITÉ AVEC LA POLITIQUE
DE CONFIDENTIALITÉ.
Refus d'utiliser le site web. Si Vous n'y consentez pas, veuillez cesser d'utiliser
les Sites web. Sauf lorsque la loi prévoit autrement, Vous pouvez retirer Votre
consentement en tout temps, sur transmission d'un préavis raisonnable. Veuillez
noter que si Vous choisissez de retirer Votre consentement à la collecte, à
l'utilisation ou à la communication de Vos Renseignements personnels, certaines
fonctionnalités de Notre Site web pourraient ne plus Vous être accessibles ou bien
Nous ne pourrons plus Vous offrir certains de Nos services.
3.7 Conservation des Renseignements personnels
Conservation des Renseignements personnels. Sous réserve des lois
applicables, Nous conservons Vos Renseignements personnels uniquement pour
le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces renseignements
ont été recueillis, à moins que Vous ne consentiez à ce que Vous Renseignements
personnels soient utilisés ou traités à une autre fin.
Informations supplémentaires. Pour obtenir plus d'information sur les périodes
pendant lesquelles Vos Renseignements personnels sont conservés, veuillez
contacter Notre Responsable de la protection des renseignements personnels en
utilisant les coordonnées prévues à l'article 1)b) - Responsable de la protection
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des renseignements personnels de la présente Politique ou consulter Notre
Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels.
4) Vos droits
Liste de droits. À titre de personne concernée, Vous pouvez exercer les droits énoncés ci-
dessous en communiquant par écrit avec Notre Responsable de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées prévues à l'article 1)b) - Responsable de la
protection des renseignements personnels de la Politique. Veuillez noter que Nous
pouvons Vous demander de vérifier Votre identité avant de répondre à l'une ou l'autre de
ces demandes.
- Vous avez le droit d'être informé des Renseignements personnels que Nous
détenons à Votre sujet, de leur utilisation, communication, conservation et de leur
destruction, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable ;
- Vous avez le droit d'accéder à Vos Renseignements personnels, de demander une
copie des documents contenants Vos Renseignements personnels, sous réserve des
exceptions prévues par la loi applicable et d'obtenir, le cas échéant, des détails
supplémentaires sur la manière dont Nous les utilisons, communiquons, conservons
et détruisons en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de la
protection de la vie privée aux coordonnées identifiées à la section 1)b) -
Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente
Politique ;
- Vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les Renseignements
personnels que Nous détenons à Votre sujet s'ils sont incomplets, équivoques,
périmés ou inexacts en communiquant une demande écrite à Notre Responsable de
la protection de la vie privée aux coordonnées identifiées à la section 1)b) -
Responsable de la protection des renseignements personnels de la présente
Politique ;
- Vous avez le droit de retirer ou modifier Votre consentement à la collecte, utilisation
et communication de Vos Renseignements personnels collectés au terme d'une
collecte facultative (tel qu'identifiée à la section 3.1
Collecte de Renseignements
personnels de la présente Politique) en tout temps, sous réserve des restrictions
légales et contractuelles applicables ;
- Vous avez le droit de Nous demander de cesser de diffuser Vos Renseignements
personnels et de désindexer tout lien rattaché à Votre nom qui donne accès à ces
renseignements si cette diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire
;
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- Vous avez le droit de demander que Vos Renseignements personnels Vous soient
communiqués ou qu'ils soient transférés à une autre organisation dans un format
technologique structuré et couramment utilisé ;
- Vous avez le droit d'être informé d'un incident de confidentialité concernant Vos
Renseignements personnels qui pourrait Vous causer un préjudice sérieux. Nous
tenons à cet effet un registre qui répertorie tous les incidents de confidentialité et
Nous évaluons les préjudices qu'ils peuvent causer ;
- Vous avez le droit de porter plainte en suivant Notre processus de traitement des
plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des
renseignements personnels ; et
- Vous avez le droit de porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information,
sous réserve des conditions prévues par la loi applicable.
5) Questions et Plaintes
Processus de plaintes. Vous pouvez adresser toutes plaintes à l'égard de Nos pratiques
et politiques de protection de Vos Renseignements personnels en suivant Notre processus
de traitement des plaintes prévues à Notre Politique de gouvernance et de gestion des
renseignements personnels.
Questions. Vous pouvez également Vous adresser à Notre Responsable de la protection
des renseignements personnels pour toute question relative à la présente politique de
confidentialité en utilisant les coordonnées identifiées à la section 1)b) - Responsable de
la protection des renseignements personnels.
Nécessité de Vous identifier. Afin de donner suite à Votre demande, il peut Vous être
demandé de fournir un document d'identification approprié ou de Vous identifier autrement.
6) Témoins de connexion et autres technologies similaires
Utilisation de témoins de connexion. Les témoins de connexion (aussi appelés
« Cookies ») sont de petits fichiers texte qui sont stockés sur Votre appareil ou sur Votre
navigateur. Ils permettent de recueillir certaines informations lors de Votre visite du Site
web, dont Votre langue de préférence, le type et la version de Votre navigateur, le type
d'appareil que Vous utilisez et l'identifiant unique de Votre appareil. Si certains témoins de
connexion sont supprimés après la fin de la session de Votre navigateur, d'autres témoins
de connexion sont conservés sur Votre appareil ou sur Votre navigateur afin de permettre
de reconnaître Votre navigateur lors de Votre prochaine visite du Site web. Nous utilisons
des témoins de connexion et autres technologies de collecte similaires comme les Pixels
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(collectivement les « Fichiers Témoins ») pour Nous aider à opérer, protéger et optimiser le
Site web et les Services que Nous offrons.
Listes des fichiers témoins. Pour en savoir plus sur la manière dont Nous utilisons les
Fichiers Témoins, Vous pouvez consulter le tableau 6.3.
Liste des Fichiers Témoins
utilisés sur le Site web sous-mentionné.
6.1 Distinctions entre fichiers témoins
Types de Fichiers témoins. Les Fichiers Témoins utilisés sur les sites web
peuvent être classés comme suit :
- Strictement nécessaire : Sans ces Fichiers Témoins, un site web ne peut
pas fournir les services demandés. Ces Fichiers Témoins permettent, par
exemple, aux visiteurs d'un site web de s'y déplacer et d'utiliser ses
fonctionnalités. Ils permettent également de sécuriser le site web ; (Collecte
obligatoire)
- Performance : Ces Fichiers Témoins collectent des informations sur la
façon dont Vous utilisez le site Web, par exemple les pages que Vous
visitez, et si Vous rencontrez des erreurs. Les Fichiers Témoins de
performance peuvent servir, par exemple, à aider le propriétaire d'un site
web à améliorer son fonctionnement, à comprendre les intérêts de ses
utilisateurs et à mesurer l'efficacité de sa publicité ; (Collecte facultative)
- Fonctionnalité : Ces Fichiers Témoins sont utilisés pour fournir des
services ou pour mémoriser les paramètres que Vous appliquez, tels que la
mise en page, la taille du texte, les préférences et les couleurs. Ces témoins
visent à améliorer Votre visite ; (Collecte facultative) et
- Ciblage : Ces Fichiers Témoins sont utilisés pour suivre la navigation de
visiteurs de sites web y compris les pages qu'ils visitent et les liens qu'ils
suivent. (Collecte facultative)
Fichiers Témoins de première et de tierce partie : le fait qu'un Fichier Témoin
soit de « première » ou de « tierce partie » fait référence au domaine qui place le
Fichier Témoin.
-
Les Fichiers Témoins de première partie sont ceux placés par un site web qui est
visité par l'utilisateur à ce moment-là (par exemple, les Fichiers Témoins placés
par le domaine de Notre Site web).
-
Les Fichiers Témoins tiers sont des Fichiers Témoins placés par un domaine autre
que celui du site web visité par l'utilisateur. Si un utilisateur visite un site web et
qu'une autre entité place un Fichier Témoin par le biais de ce site web, il s'agirait
d'un Fichier Témoin tiers.
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Fichiers Témoins persistants. Ces Fichiers Témoins restent sur l'appareil d'un
utilisateur pendant la période spécifiée dans le Fichier Témoin. Ils sont activés chaque
fois que l'utilisateur visite le site web qui a créé ce Fichier Témoin particulier.
Fichiers Témoins de session. Ces Fichiers Témoins permettent aux opérateurs de sites
web de lier les actions d'un utilisateur pendant une session de navigateur. Une session
de navigation commence lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et se termine
lorsqu'il ferme la fenêtre du navigateur. Les Fichiers Témoins de session sont créés
temporairement. Une fois que Vous fermez le navigateur, tous les Fichiers Témoins de
session sont supprimés.
6.2. Consentements aux Fichiers Témoins
Bannière de témoins de connexion. Nous demandons Votre consentement
exprès avant de placer des Fichiers Témoins de Performance, de Fonctionnalité
ou de Ciblage sur Votre ordinateur. Vous pouvez exercer Vos choix grâce à la
Bannière de témoins de connexion apparaissant dès Votre première connexion
sur le Site Web.
Comment refuser les témoins de connexion par Votre navigateur. Vous
pouvez configurer Votre navigateur de manière à être informé de la mise en place
de Fichiers Témoins lors de Votre visite du Site web, pour que Vous puissiez
décider, dans chaque cas, d'acceptation ou de refuser l'utilisation de certains ou
de tous les Fichiers Témoins. Veuillez noter que la désactivation des Fichiers
Témoins sur Votre navigateur pourrait nuire à Votre expérience de navigation sur
le Site web et Vous empêcher d'utiliser certaines de ses fonctionnalités.
6.3. Liste des Fichiers Témoins utilisés sur le Site web
7) Mesures de sécurité
Objectifs de Nos mesures de sécurité. Nous avons mis en place des mesures de sécurité
physiques, technologiques et organisationnelles visant à protéger adéquatement la
confidentialité et la sécurité de Vos Renseignements personnels contre la perte, le vol ou
tout accès, atteintes, divulgation, reproduction, communication, utilisation, modification non
autorisée. Ces mesures comprennent notamment des :
Nom
technique
Première ou
tierce partie
Objectif / Fins
Documentation
pertinente
Session/
Persistan
t
Type
_ga
Google Analytics
-
Témoins
de
tierce partie
Utilisé par Google Analytics pour
distinguer notamment les utilisateurs,
les pages consultées et les sessions
pour des fins de statistiques.
Utilisation des cookies
Google Analytics
sur
les sites Web
Persistant
- 14 mois
Performanc
e
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- Mesures administratives. Sur le plan administratif, l'adoption d'une série de
mesures, politiques et de procédures dans le cadre de la mise en place de Notre
programme de gouvernance de l'information qui notamment :
- encadrent
l'accès,
la
communication,
la
conservation,
la
dépersonnalisation, y compris la destruction ou l'anonymisation des
Renseignements personnels ;
- déterminent les rôles et les responsabilités de Nos employés durant tout le
cycle de vie des Renseignements personnels et des documents ;
- établissent les procédures d'intervention et de réponse en cas d'incident de
confidentialité ;
- encadrent le processus des demandes et des plaintes relatives à la
protection et au traitement des Renseignements personnels.
- Mesures techniques. Sur le plan technique, le recours à plusieurs moyens tels que :
- l'utilisation d'un serveur sécurisé et de la technologie « Secure Socket
Layer (SSL) » ;
- la
limitation
des
privilèges
d'accès
aux
Renseignements
personnels conformément à la section 0 - 3.5.1
Accès
aux
Renseignements personnels dans la Ville ;
- l'utilisation de systèmes de sauvegarde ;
- l'utilisation de logiciels de surveillance de réseaux ;
- un système pare-feu ;
- l'utilisation de système de cryptage et de séparation des tâches, des
contrôles d'accès et effectuons des audits internes.
Liste de mesures incomplète. Nous n'avons pas énuméré de manière exhaustive
l'ensemble de mesures que Nous mettons en place étant donné la nature publique de la
présente Politique.
Impossibilité de garantir une absence complète de risque. Malgré les mesures décrites
ci-dessus, Nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de Vos Renseignements
personnels. Si Vous avez des raisons de croire que Vos Renseignements personnels ne
sont plus protégés, veuillez contacter Notre Responsable de la protection des
renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à l'article
1b) - 1.2
Responsable de la protection des renseignements personnels ci-dessus.
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8) Modification de la présente Politique de confidentialité
Droit de modifier la présente Politique. Nous Nous réservons le droit de modifier la
présente Politique à tout moment conformément à la législation applicable. En cas de
modification, Nous publierons un avis de modification de la politique. Cet avis mentionnera :
- la date de sa publication
- l'objet général des modifications apportées à la politique de confidentialité, lesquelles
seront précisées dans une section dédiée à cette politique sur Notre Site web ;
- la date d'entrée en vigueur des modifications
- si applicable, les motifs pour lesquels la politique doit être modifiée en moins
de 15 jours.
Délai de mise en œuvre. En l'absence de circonstances urgentes, l'avis sera publié et, si
possible, Vous sera communiqué par courriel au minimum quinze (15) jours avant la date
d'entrée en vigueur de la nouvelle version de Notre Politique.
Refus de la nouvelle Politique. Si Vous n'approuvez pas les nouvelles conditions de la
Politique de confidentialité, Nous Vous invitons à ne plus utiliser Notre Site web et Nos
Services. Si Vous continuez d'utiliser Notre Site web ou Nos Services après l'entrée en
vigueur de la nouvelle version de Notre Politique, Votre utilisation de Notre Site web et Nos
Services sera alors régie par cette nouvelle version de la Politique.
9) Liens vers des sites web de tiers
Responsabilité des sites web de tiers. Il peut arriver à l'occasion que Nous incluions sur
Notre Site web des références ou des liens vers des sites web, produits ou services fournis
par des tiers (les « Services de tiers »). Ces Services de tiers, qui ne sont pas exploités ni
contrôlés par la Ville, sont régis par des politiques de confidentialité entièrement distinctes
et indépendantes de la nôtre. Nous n'assumons donc aucune responsabilité quant au
contenu et aux activités de ces sites. La présente Politique s'applique uniquement au Site
web et aux Services que Nous offrons.
10) Individus âgés de moins de 14 ans
Consentement des mineurs de moins de 14 ans. Nous ne recueillons et n'utilisons pas
sciemment des Renseignements personnels transmis par des personnes âgées de moins
de 14 ans. Si Vous avez moins de 14 ans, Vous ne devez pas Nous fournir Vos
Renseignements personnels sans le consentement de Vos parents ou de Votre tuteur. Si
Vous êtes un parent ou un tuteur et que Vous apprenez que Votre enfant Nous a fourni des
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Renseignements personnels sans consentement, veuillez Nous contacter en utilisant les
coordonnées prévues à la section 1b) ci-dessus pour demander que Nous supprimions les
Renseignements personnels de cet enfant de Nos systèmes.
11) Lois applicables
Lois du Québec et du Canada. Les lois du Canada et du Québec, à l'exclusion de ses
règles de conflit de droit, régiront le présent accord et Votre utilisation du Site web. Votre
utilisation du Site web peut également être assujettie à d'autres lois locales, provinciales,
nationales ou internationales.