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Approbation :
16 août 2023 par le comité sur l'accès à
l'information et à la protection des renseignements
personnels
Approbation :
16 août 2023 par le comité sur l'accès à
l'information et à la protection des renseignements
personnels
Entrée en vigueur :
22 septembre 2023
POLITIQUE DE
CONFIDENTIALITÉ
POLITIQUE DE
CONFIDENTIALITÉ
TABLE DES MATIÈRES
1.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE .......................................................................................... 3
2.
EN BREF ...................................................................................................................................... 3
3.
QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »? ................................ 4
4.
COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS? ......................................................................................................................... 4
5.
QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ET POURQUOI? ................ 5
6.
DE MANIÈRE GÉNÉRALE ..................................................................................................... 6
7.
À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS? ......................................................................................................................... 6
8.
OÙ VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS HÉBERGÉS? ............................................. 7
9.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS ? ........................................................................................................................ 7
10.
COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS? ......................................................................................................................... 7
11.
QUAND EST-CE QUE CETTE POLITIQUE NE S'APPLIQUE PAS? ...................... 8
12.
QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS? ......................................................................................................................... 8
12.1 Accès, suppression et rectification ................................................................................. 8
12.2 Retrait de votre consentement ........................................................................................... 8
13.
COMMENT NOUS CONTACTER? ...................................................................................... 8
14.
ALLONS-NOUS METTRE À JOUR CETTE POLITIQUE? .......................................... 9
15.
TRAITEMENT DES PLAINTES ............................................................................................. 9
16.
ENTRÉE EN VIGUEUR ............................................................................................................ 9
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
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1.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La Ville de Mont-Royal s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos
renseignements personnels.
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons,
utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi
comment vous pouvez demander l'accès à ces renseignements ou les faire
rectifier, lorsque cela est nécessaire.
Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web
ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette
politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la
manière décrite.
2.
EN BREF
COMMENT :
Lorsque vous naviguez sur le site Web de la Ville, téléchargez une de nos
applications mobiles ou communiquez avec nous, nous recueillons
certains renseignements qui vous concernent et qui nous permettent de
vous identifier.
QUOI :
Nous recueillons des renseignements qui permettent de vous identifier,
des renseignements d'achat et des renseignements concernant votre
utilisation de nos services.
POURQUOI :
Pour mieux vous servir, répondre à vos questions, traiter vos demandes
et administrer notre site Web ou nos applications.
Qui d'autre : des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou
à communiquer avec vous auront accès à certains renseignements.
OÙ :
Certains de nos fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements
à l'extérieur du Québec.
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VOS DROITS :
Vous avez le droit de demander l'accès ou la rectification de ces
renseignements en nous écrivant.
VOTRE CONSENTEMENT :
Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela
peut nous empêcher de continuer à vous servir.
3.
QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL »?
Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations,
permettre de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous.
4.
COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS?
Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :
-
Remplissez un formulaire de demande en ligne, par exemple :
o Inscription à une infolettre
o Demande d'accès à l'information
o Réclamation
o Licence pour chiens et chats
o Paiement de taxes
-
Faites une demande de permis
-
Vous inscrivez à une activité de loisirs
-
Êtes dans un processus de recrutement avec la Ville
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5.
QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ET POURQUOI?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour
offrir nos services municipaux. Les renseignements sont accessibles aux employés
de la Ville, mais la consultation se limite à ce qui est nécessaire à l'exercice de leurs
fonctions. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants :
5.1.1 Renseignements sur votre identité
Lesquels?
Pourquoi ?
Nom, prénom, adresse, numéro de
téléphone, adresse courriel, date de
naissance,
numéro
d'assurance
maladie, contact d'urgence, signature,
etc.
-
Répondre
correctement
à
vos
questions,
commentaires
et
suggestions
-
Améliorer les services
-
Offrir un service à la clientèle
personnalisée
-
Pour une question de sécurité,
notamment lors de l'inscription à une
activité de loisir
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5.1.2 Renseignements d'utilisation
Lesquels?
Pourquoi ?
-
Langue de correspondance
-
Optimiser l'expérience du citoyen
-
Certaines informations techniques et
relatives aux dispositifs concernant
votre utilisation de nos services
(l'identifiant unique de votre appareil,
informations sur votre appareil, votre
navigateur
et
votre
système
d'exploitation, ainsi que la date et
l'heure de l'utilisation de notre site) ;
-
Le site Internet de la Ville pourrait
utiliser des témoins de connexion
(« cookies ») ou des technologies
similaires ou équivalentes telles que
des beacons ou des pixels pour vous
offrir une expérience de navigation
plus
riche,
améliorer
ses
performances
et
générer
des
statistiques d'audience
6.
DE MANIÈRE GÉNÉRALE
Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
-
Respecter nos obligations légales
-
Prévenir les cybermenaces et les fraudes
-
Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et
autres organismes
-
Protéger vos droits et intérêts ainsi que ceux de la Ville
-
Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes
7.
À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS?
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider
à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous
prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette
politique.
Catégorie de tiers
Ce qu'ils font pour nous
Gestion de relation avec le citoyen
Communication de l'infolettre et avis par
courriel
Gestion de relation avec
l'Agglomération de Montréal
Gestion de la propriété foncière
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
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Gestion des activités de loisirs
Fourniture de services pour des activités
liées aux arts et aux sports
8.
OÙ VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS HÉBERGÉS?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans
certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où nous
engageons des fournisseurs de services tiers, notamment au Canada et aux États-
Unis
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres
que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des
renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel
ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux
tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays
en question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en
tout temps régis par cette politique et par les lois québécoises applicables en matière
de protection des renseignements personnels.
9.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS ?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire
aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales,
régler les différends et conclure des ententes avec les fournisseurs, le cas échéant.
Nous supprimons les renseignements personnels conformément au calendrier de
conservation de la Ville.
10. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS?
Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et
techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements
personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Nos serveurs sont également gérés par la Ville et aussi par un tiers spécialisé.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan. Il
prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel
incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des
mesures pour limiter les conséquences négatives.
Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements
personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes
employés et l'accès aux serveurs à distance sont soumis à la double authentification.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous
avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par
exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez
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fournis a été compromise), veuillez contacter la Ville immédiatement aux
coordonnées indiquées dans la section « Nous joindre » du site Internet.
11. QUAND EST-CE QUE CETTE POLITIQUE NE S'APPLIQUE PAS?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels
nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple,
pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers
s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou
pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous
invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des
renseignements personnels à ces sites tiers.
12. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS?
12.1
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre
sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige.
Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non
justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses,
nous pouvons vous communiquer un renseignement personnel informatisé dans un
format technologique structuré et couramment utilisé.
12.2
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la
communication des renseignements personnels recueillis. Cependant, il se
pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services.
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse [email protected] (voir la
section « Nous joindre » sur le site Internet de la Ville). Nous pourrions vous
demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous.
13. COMMENT NOUS CONTACTER?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la
protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre
Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées
suivantes :
Me Alexandre Verdy
Greffier et directeur du Service du Greffe et des Affaires publiques
[email protected].
514-734-2988
Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de
répondre aux demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte
que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l'égard de vos
renseignements personnels.
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14. ALLONS-NOUS METTRE À JOUR CETTE POLITIQUE?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour
nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, la Ville publiera un avis de
modification 15 jours avant l'entrée en vigueur des modifications. La nouvelle version
de la politique sera mise à votre disposition ainsi que l'avis de modification sur le site
Internet de la Ville, en indiquant la date de la dernière mise à jour.
15. TRAITEMENT DES PLAINTES
Une personne concernée par des renseignement personnels peut se prévaloir du
processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements
personnels prévu dans la Politique de gouvernance à l'égard des renseignements
personnels.
16. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.