Politique de gouvernance a l'egard des renseignements personnels
Mont-Royal, Quebec
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POLITIQUE DE
GOUVERNANCE À
L'ÉGARD DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
Approbation :
16 août 2023 par le comité sur l'accès à
l'information et à la protection des renseignements
personnels
Entrée en vigueur :
22 septembre 2023
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
POLITIQUE DE
GOUVERNANCE
SUR LA PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
TABLE DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE ..................................................................................................................................................... 3
2.
OBJET ................................................................................................................................................................. 3
3.
CADRE NORMATIF .......................................................................................................................................... 3
4.
DÉFINITIONS ..................................................................................................................................................... 4
5.
CHAMP D'APPLICATION ................................................................................................................................. 5
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ..................................................................... 5
7.
REGISTRES ...................................................................................................................................................... 7
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ........................................................ 10
10. SONDAGES...................................................................................................................................................... 11
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ......................................................................................... 11
12. TRAITEMENT DES PLAINTES.................................................................................................................... 12
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ....................................................................... 12
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ......................................................................................................... 13
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS .............................................................................................................. 13
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ............................................................................................................ 16
17. ENTRÉE EN VIGUEUR ................................................................................................................................. 16
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la Ville de Mont-Royal (la « Ville ») traite des
Renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses
employés. À ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les
Renseignements personnels qu'elle détient.
Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Ville s'est dotée d'une Politique de gouvernance
sur la protection des renseignements personnels. Celle-ci énonce les principes cadres applicables à la
protection des Renseignements personnels que la Ville détient tout au long du Cycle de vie de ceux-ci
et aux droits des Personnes concernées.
La protection des Renseignements personnels détenus par la Ville incombe à toute personne qui traite
ces renseignements. Celle-ci doit comprendre et respecter les principes de protection des
Renseignements personnels inhérents à l'exercice de ses fonctions ou qui découlent de sa relation
avec la Ville.
2. OBJET
La présente Politique :
a) énonce les principes encadrant la gouvernance de la Ville à l'égard des Renseignements
personnels tout au long de leur Cycle de vie et de l'exercice des droits des Personnes concernées
;
b) prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des Renseignements
personnels ;
c) définit les rôles et responsabilités en matière de protection des Renseignements personnels à
la Ville ;
d) décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Ville offre à son personnel.
3. CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.).
Conformément à cette Loi, la présente Politique est accessible via le site Internet de la Ville
https://www.ville.mont-royal.qc.ca/fr/demande-dacces-document.
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
4. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
« CAI »:
Désigne
la
Commission
d'accès
à
l'information du Québec.
« Comité »:
Désigne le Comité sur l'accès à l'information
et
la
protection
des
renseignements
personnels de la Municipalité.
« Cycle de vie »:
L'ensemble des étapes visant le traitement
d'un Renseignement personnel soit la
collecte, l'utilisation, la communication, la
conservation et la destruction de celui-ci.
« Évaluation
des
facteurs
relatifs à la vie privée » ou
« ÉFVP »:
La démarche préventive qui vise à mieux
protéger les Renseignements personnels et
à respecter la vie privée des personnes
physiques. Elle consiste à considérer tous
les
facteurs
qui
entraîneraient
des
conséquences positives et négatives sur le
respect de la vie privée des Personnes
concernées.
« Incident de confidentialité »:
Désigne toute consultation, utilisation ou
communication non autorisées par la loi d'un
Renseignement personnel, ou toute perte ou
autre atteinte à la protection de ce
renseignement.
« Loi »:
Désigne la Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels, RLRQ, c.
A-2.1.
« Personne concernée »:
Désigne une personne physique à qui se
rapportent les Renseignements personnels.
« Renseignement personnel »:
Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de
l'identifier directement -- soit par le recours
à cette seule information -- ou indirectement
-- soit par combinaison avec d'autres
informations.
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
« Responsable de l'accès aux
documents » ou « RAD »:
Désigne la personne qui, au sein de la
Municipalité, exerce cette fonction et qui doit
répondre aux demandes d'accès aux
documents selon la Loi.
« Renseignement
personnel
sensible »:
Désigne tout Renseignement personnel qui
-- de par sa nature, notamment médicale,
biométrique ou autrement intime, ou en
raison de la manière dont il est utilisé ou
communiqué -- suscite un haut degré
d'attente raisonnable en matière de vie
privée.
« Responsable de la protection
des
renseignements
personnels » ou « RPRP »:
Désigne la personne qui, au sein de la
Municipalité, exerce cette fonction et veille à
y assurer le respect et la mise en œuvre de
la
Loi
concernant
la
protection
des
Renseignements personnels.
5. CHAMP D'APPLICATION
La présente Politique s'applique aux Renseignements personnels détenus par la Ville et à toute
personne qui traite des Renseignements personnels que la Ville détient.
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des Renseignements personnels est assurée tout au long de leur Cycle de vie dans le
respect des principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1.
Collecte
6.1.1. La Ville ne recueille que les Renseignements personnels nécessaires à la réalisation de
sa mission et de ses activités. Avant de recueillir des Renseignements personnels, la
Ville détermine les fins de leur traitement. La Ville ne recueille que les Renseignements
personnels strictement nécessaires aux fins indiquées.
6.1.2. La collecte de Renseignements personnels se fait auprès de la Personne concernée.
6.1.3. Au moment de la collecte, et par la suite sur demande, la Ville informe les Personnes
concernées, notamment, des fins et des modalités de traitement de leurs
Renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, par
exemple, au moyen d'une Politique de confidentialité.
6.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre,
6
POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
éclairé et donné à des fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes
simples et clairs. Ce consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation
des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2.
Utilisation
6.2.1. La Ville n'utilise les Renseignements personnels qu'aux fins pour lesquelles ces
renseignements ont été recueillis. Cependant, la Ville peut modifier ces fins si la
Personne concernée y consent préalablement.
6.2.2. Elle peut également les utiliser à des fins secondaires sans le consentement de la
Personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
a) lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les
renseignements ont été recueillis ;
b) lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la Personne concernée ;
c) lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette
utilisation soit ou non prévue expressément par la loi ;
d) lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de
production de statistiques et que les renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3. Lorsqu'elle utilise les Renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des
trois premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2, elle doit consigner une telle
utilisation au registre prévu à cet effet, tel que décrit à l'article 7.1.3.
6.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de Renseignements
personnels est jugé plus à risque pour les Personnes concernées, la Ville entreprend
une ÉFVP en vertu de l'article 8 des présentes afin de mitiger les risques identifiés.
6.2.5. La Ville établit et tient à jour un inventaire des fichiers de Renseignements personnels
qu'elle recueille, utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement :
a) les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les
renseignements sont conservés et le mode de gestion de chaque fichier ;
b) la provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
c) les catégories de Personnes concernées par les renseignements versés à
chaque fichier ;
d) les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice
de leurs fonctions ;
e) les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des
Renseignements personnels.
6.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des
renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des
7
POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
dispositions de la Loi.
6.3. Communication
6.3.1. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Ville ne peut communiquer des
Renseignements personnels sans le consentement de la Personne concernée. Le
consentement doit être donné expressément lorsque des Renseignements personnels
sensibles sont en cause.
6.3.2. Lorsque des Renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un
fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour
l'exécution d'un mandat, la Ville doit conclure une entente avec le fournisseur de services
ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles types de la Ville.
6.3.3. Lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec,
la Ville doit procéder à une ÉFVP conformément à l'article 8 des présentes. Une
communication à des tiers est consignée au registre à prévu cet effet.
6.4. Conservation
6.4.1. La Ville prend toutes les mesures raisonnables afin que les Renseignements personnels
qu'elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils
sont recueillis ou utilisés.
6.4.2. La Ville conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour
mener ses activités, sous réserve de délais prévus à son calendrier de conservation.
6.5.
Destruction et anonymisation
6.5.1. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les Renseignements personnels ont
été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi
sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant les délais prévus au calendrier de
conservation et aux règles de gestion des documents de la Ville.
7. REGISTRES
7.1.
Conformément à la Loi, la Ville tient à jour les registres suivants :
7.1.1. Registre des communications de Renseignements personnels sans le consentement
d'une Personne concernée dans les cas suivants :
a) lorsque la Ville communique l'identité d'une Personne concernée à une
personne ou à un organisme privé afin de recueillir des renseignements
déjà colligés par ces derniers ;
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
b) lorsque
la
Ville
communique
des
Renseignements
personnels
nécessaires à l'application d'une loi au Québec, que cette communication
soit ou non expressément prévue par la loi ;
c) lorsque
la
Ville
communique
des
Renseignements
personnels
nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une
ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les conditions
de travail ;
d) lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à un
mandataire ou à un fournisseur de services dans le cadre d'un mandat ou
d'un contrat de services ;
e) lorsque la Ville communique des Renseignements personnels à des fins
d'étude, de recherche ou de statistique ;
f) après avoir effectué une ÉFVP, lorsque la Ville communique des
Renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68.
7.1.2. Dans les cas visés au paragraphe 7.1.1, le registre comprend :
a) la nature ou le type de renseignement communiqué ;
b) la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication ;
c) la fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas
échéant, qu'il s'agit d'une communication de Renseignements personnels à
l'extérieur du Québec ;
d) la raison justifiant cette communication.
7.1.3. Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la
mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel la Ville collabore
pour la prestation de services ou la réalisation d'une mission commune. Un tel registre
comprend :
a) le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis ;
b) l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements
sont nécessaires ;
c) la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission ;
d) la nature ou le type de renseignements recueillis ;
e) la fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis ;
f) la catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les
renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux
renseignements.
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
7.1.4. Registre des utilisations de Renseignements personnels au sein de la Ville à d'autres
fins et sans le consentement de la Personne concernée lorsque cette utilisation est
compatible avec les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, qu'elle est clairement à
l'avantage de la Personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application d'une loi
au Québec. Un tel registre comprend :
a) la mention du paragraphe du deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi
permettant l'utilisation, c'est-à-dire la base juridique applicable ;
b) dans le cas visé au paragraphe 3° du deuxième alinéa de l'article 65.1
de la Loi, la disposition législative qui rend nécessaire l'utilisation du
renseignement ;
c) la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation
indiquée.
7.1.5. Registre des communications d'information concernant un Incident de confidentialité à
une personne ou à un organisme susceptible de réduire le risque de préjudice grave
associé à un Incident de confidentialité ;
7.1.6. Registre des incidents de confidentialité. Un tel registre comprend :
a) une description des renseignements personnels visés par l'incident ou, si
cette information n'est pas connue, la raison justifiant l'impossibilité de
fournir une telle description ;
b) une brève description des circonstances de l'incident ;
c) la date ou la période où l'incident a eu lieu ou, si cette dernière n'est pas
connue, une approximation de cette période ;
d) la date ou la période au cours de laquelle l'organisation a pris
connaissance de l'incident ;
e) le nombre de Personnes concernées par l'incident ou, s'il n'est pas connu,
une approximation de ce nombre ;
f) une description des éléments qui amènent l'organisation à conclure qu'il
existe ou non un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux Personnes
concernées, tels que la sensibilité des renseignements personnels
concernés,
les
utilisations
malveillantes
possibles
de
ces
renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la
probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables ;
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
g) si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, les
dates de transmission des avis à la CAI et aux Personnes concernées,
en application du deuxième alinéa de l'article 63.8 de la Loi sur l'accès
aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels ou du deuxième alinéa de l'article 3.5 de la Loi
sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de
même qu'une mention indiquant si des avis publics ont été donnés par
l'organisation et la raison pour laquelle ils l'ont été, le cas échéant ;
h) une brève description des mesures prises par l'organisation, à la suite de
la survenance de l'incident, afin de diminuer les risques qu'un préjudice soit
causé.
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1.
La Ville réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements
suivants de Renseignements personnels :
a)
avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un
système d'information ou de prestation électronique de services qui implique des
Renseignements personnels ;
b)
avant de recueillir des Renseignements personnels nécessaires à l'exercice des
attributions ou à la mise en œuvre d'un programme d'un organisme public avec
lequel elle collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une
mission commune ;
c)
avant de communiquer des Renseignements personnels sans le consentement des
Personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces
renseignements à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques ;
d)
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels, sans consentement
des Personnes concernées, conformément à l'article 68 de la Loi sur l'accès ;
e)
lorsqu'elle entend communiquer des Renseignements personnels à l'extérieur
du Québec ou confier à une personne ou à un organisme à l'extérieur du
Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver de tels
renseignements pour son compte.
8.2.
En effectuant une ÉFVP, la Ville tient compte de la sensibilité des Renseignements personnels
à être traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support,
ainsi que de la proportionnalité des mesures proposées pour protéger les Renseignements
personnels.
8.3.
De plus, lorsque les Renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec,
la Ville s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment au regard des
principes de protection des Renseignements personnels généralement reconnus.
11
POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
8.4.
La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Ville a respecté toutes les obligations en
matière de protection des Renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises
afin de protéger efficacement ces renseignements.
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
9.1.
Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à des
fins de recherche. Une telle demande doit être soumise au RPRP de la Ville :
9.1.1. Lorsque l'ÉFVP conclut que des Renseignements personnels peuvent être
communiqués à cette fin, la Ville doit conclure une entente avec les chercheurs qui
contient les dispositions contractuelles types de la Ville et toute mesure supplémentaire
identifiée dans l'ÉFVP.
10.
SONDAGES
10.1. Toute personne, organisme ou autre organisation qui souhaite effectuer un sondage auprès
de Personnes concernées au moyen de Renseignements personnels que détient la Ville doit
le faire conformément à la loi.
11.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11.1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute Personne concernée dont les
Renseignements personnels sont détenus par la Ville dispose notamment des droits
suivants :
a)
le droit d'accéder aux Renseignements personnels détenus par la Ville et d'en
obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique ;
i) à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un
Renseignement personnel informatisé recueilli auprès d'une
Personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un
Renseignement personnel la concernant, lui est communiqué dans
un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa
demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande,
à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir
un tel renseignement.
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POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
b) le droit de faire rectifier tout Renseignement personnel incomplet ou inexact détenu par la
Ville ;
c) le droit d'être informée, le cas échéant, que des Renseignements personnels sont utilisés
pour prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
11.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents contenant
ces renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
11.3. Les documents contenant des Renseignements personnels peuvent être consultés sur
place ou être accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas
échéant, la Ville informe la Personne concernée de l'obligation de payer des frais avant de
traiter sa demande.
11.4. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels par les Personnes concernées
peuvent être faites verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de
manière informelle et peuvent ne pas recevoir de réponse écrite.
11.5. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels sensibles doivent être faites par
écrit et recevront une réponse écrite.
11.6. Les demandes d'accès aux Renseignements personnels doivent être suffisamment précises
pour permettre au RPRP de localiser lesdits Renseignements personnels. Le droit d'accès
ne s'applique qu'aux Renseignements personnels existant
12. TRAITEMENT DES PLAINTES
12.1. Toute plainte relative aux pratiques de protection des Renseignements personnels de la
Ville ou de sa conformité aux exigences de la Loi qui concernent les Renseignements
personnels doit être transmise au RPRP, lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours.
13.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1. La Ville met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la confidentialité,
l'intégrité et la disponibilité des Renseignements personnels recueillis, utilisés,
communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures tiennent notamment en compte du
degré de sensibilité des Renseignements personnels, de la finalité de leur collecte, de leur
quantité, de leur localisation et de leur support.
13.2. La Ville gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis
à un engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs
fonctions aient accès aux Renseignements personnels.
13
POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
14.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14.1. Tout Incident de confidentialité est pris en charge conformément au Plan de réponse aux
incidents de confidentialité de la Ville. La Ville prend alors les mesures raisonnables
pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents
de même nature ne se produisent. Elle met à jour son programme de protection des
Renseignements personnels, le cas échéant.
14.2. Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des
Incidents de confidentialité, conformément à l'article 7.1.6 de la présente Politique.
14.3. Si l'Incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les Personnes
concernées, la Ville avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
15.1. La protection des Renseignements personnels que la Ville détient repose sur
l'engagement de tous ceux qui traitent ces renseignements et plus particulièrement des
suivants :
15.2. Le RPRP :
a)
s'assure de la protection des Renseignements personnels tout au long de
leur Cycle de vie, de la collecte à la destruction ;
b)
siège au Comité ;
c)
se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de
rectification, sous réserve des responsabilités dévolues au RAD, y
compris:
- donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande ;
- aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ;
- répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement
de la demande ne paraît pas possible sans nuire au déroulement
normal des activités de la Ville, dans un délai de 10 jours
supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit ;
- prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible
de contenir les renseignements recherchés lorsque sa demande est
imprécise ;
- motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ;
- à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la
décision le concernant ;
14
POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
- rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant.
Elle doit être accompagnée du texte de la disposition sur laquelle le
refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en
révision et indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé.
- veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande
soit conservé le temps requis pour permettre au requérant
d'épuiser les recours prévus à la Loi.
d)
supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente Politique.
e)
participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de
confidentialité, notamment eu égard à la sensibilité des renseignements
visés, aux conséquences anticipées de leur utilisation et à la probabilité que
ces renseignements soient utilisés à des fins malveillantes ;
f)
le cas échéant, effectue des vérifications des obligations de
confidentialité en lien avec la communication de Renseignements
personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services confiés
à des tiers conformément à l'article 6.3.2 de la présente Politique
15.3. Le Comité :
a) veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation
des membres du personnel et des membres de la direction de la Ville sur les
obligations et les pratiques en matière d'accès à l'information et de protection
des Renseignements personnels ;
b) élabore les principes de diffusion de l'information ;
c) approuve la présente Politique sur la gouvernance en matière de protection
des Renseignements personnels ;
d) émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant
la communication de données ou le profilage ;
e) identifie les principaux risques en matière de protection de Renseignements
personnels et en avise la direction afin que des mesures correctives soient
proposées ;
f) approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des
renseignements personnels qui auront été établis ;
g) émet des directives pour la protection des Renseignements personnels,
notamment pour la conservation de ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du
Québec ;
h) est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les
projets d'acquisition, de développement et de refonte des systèmes
d'information ou de prestation électronique de services impliquant des
renseignements personnels :
15
POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
- veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée
à la sensibilité des renseignements concernés, aux fins
auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution
des Renseignements et au support sur lequel ils seront
hébergés ;
- le cas échéant, s'assure que le projet permet de
communiquer
à
la
Personne
concernée
les
Renseignements personnels informatisés recueillis
auprès d'elle dans un format technologique structuré
et couramment utilisé ;
i) escalade les recommandations qui ne sont pas suivies au RPRP ;
j) doit être avisé de tout Incident de confidentialité impliquant les
Renseignements personnels et conseiller la Ville quant aux suites à y donner;
k) revoit le Plan de réponse aux incidents de confidentialité dans l'éventualité
d'un Incident de confidentialité ;
l) revoit les règles pour la collecte et la conservation des Renseignements
personnels provenant de sondages, y compris dans le cadre de la loi;
m) revoit toute question d'intérêt touchant la protection des Renseignements
personnels ;
n) revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de
la vie privée dans le cadre de son utilisation.
15.4. Toute personne qui traite des Renseignements personnels que la
Ville détient :
a) agit avec précaution intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses
activités ;
b) n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions ;
c) n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à
l'accomplissement de ses fonctions ;
d) conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y
aient accès ;
e) protège l'accès aux Renseignements personnels en sa possession ou auxquels
elle a accès par un mot de passe ;
f) s'abstient de communiquer les Renseignements personnels dont elle prend
connaissance dans l'exercice de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à
le faire ;
16
POLITIQUE SUR LA GOUVERNANCE I PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONN PERSONNELS
g) s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les
Renseignements personnels obtenus ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et
maintient ses obligations de confidentialité ;
h) détruit tout Renseignement personnel en s'assurant de les anonymiser ;
i) participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des
Renseignements personnels qui lui sont destinées ;
j) signale tout manquement, Incident de confidentialité ou toute autre situation ou
irrégularité qui pourrait compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité,
l'intégrité ou la confidentialité de Renseignements personnels conformément à la
procédure établie par la Ville.
16.
ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Ville offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en matière de protection
des Renseignements personnels. Notamment, la Ville offre un webinaire interactif lequel contient une
évaluation qui doit être complété par l'employé à la fin de l'activité afin de tester ses connaissances.
Tous les nouveaux employés devront également obligatoirement compléter l'activité de formation lors
de leur entrée en poste.
17. ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente Politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.