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Politique portant sur les communications
ADOPTÉE LE 4 juin 2018
RÉSOLUTION # 18-06-137
26 avril 2018
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Politique portant sur les communications
La présente politique se veut un ensemble de principes directeurs et d'objectifs de communication afin
d'encadrer les communications entre les différents services municipaux et avec les différents publics.
Objectif de la politique
La politique portant sur les communications a pour objectifs:
définir l'ensemble des outils de communication internes et externes dont dispose la municipalité;
privilégier la transmission de l'information entre les services municipaux et aux différents publics de
manière adéquate;
assurer une bonne visibilité à la Municipalité de Mont-Saint-Michel;
veiller à la qualité de l'image projetée par la Municipalité de Mont-Saint-Michel;
promouvoir la municipalité et son milieu de travail;
diffuser l'information en utilisant les moyens de communication appropriés, et ce, dans le respect
des priorités, des valeurs et des orientations établies par le conseil municipal.
Définition des termes
Pour l'application de la présente politique on entend par:
Services municipaux:
Service administratif
Sécurité publique
Travaux publics
Urbanisme et Aménagement
Bibliothèque et loisirs
Publics:
Résidents (permanents et saisonniers)
Fournisseurs
Touristes
Autres municipalités
Intervenants du milieu: MRC d'Antoine-Labelle, Commission scolaire Pierre-
Neveu, CSSS Antoine-Labelle, etc.
Médias locaux, régionaux, nationaux
Gouvernements (provincial et fédéral)
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Responsabilités, devoirs et limites
Le maire
À titre de chef du conseil et représentant officiel de l'administration municipale, le maire est le premier
répondant en matière de communications de la municipalité.
Le maire possède le privilège de faire toute déclaration, verbale ou écrite, relative aux affaires
municipales.
Chaque fois que le maire s'adresse au public, il peut le faire en son nom personnel ou au nom du conseil
municipal. S'il le fait au nom du conseil municipal, il devra le faire en accord avec les orientations prises
par le conseil et la philosophie de gestion de la Municipalité de Mont-Saint-Michel.
Les conseillers
Le pouvoir décisionnel du conseil municipal est collectif, ce qui signifie qu'aucun membre du conseil, à
l'exception du maire, ne peut faire de déclaration personnelle qui engage l'ensemble du conseil, à moins
que cette responsabilité lui ait été spécifiquement attribuée.
Si un média communique directement avec un conseiller municipal, ce dernier doit aviser, avant la tenue
de l'entrevue, le maire, la directrice générale ou son adjointe afin de lui permettre d'assurer un suivi
adéquat et optimal des dossiers.
Si un média ou un citoyen communique directement avec un conseiller municipal concernant un sujet
touchant la municipalité, ce dernier doit le référer à la direction générale de la municipalité.
La direction générale
La directrice générale (ou son adjointe) joue le premier rôle dans la mise en place de l'image
administrative de la municipalité. Elle est inévitablement la grande responsable des activités de
communication de tous les services municipaux.
La directrice générale (ou son adjointe) est autorisée à faire tout déclaration publique de nature
administrative.
Les employés
Les employés de la municipalité sont le premier contact direct avec les citoyens. Chaque employé a la
responsabilité de se tenir informé de l'actualité municipale. Toute déclaration relative à l'administration
municipale que fera un employé sans le consentement du maire, de la directrice générale ou de son
adjointe sera jugée nulle et ne pourra être retenue contre la municipalité elle-même.
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Procédure de communication avec les citoyens
Tout citoyen s'adressant à un employé de la Municipalité doit être traité avec courtoisie et respect. Toute
demande doit être traitée dans les plus brefs délais par l'employé désigné. La procédure suivante
s'applique dans tous les cas de demande d'informations faite par téléphone :
Si possible, donner les renseignements demandés lors de l'appel. Si d'autres renseignements doivent
être obtenus, procéder à la collecte de ceux-ci et recontacter le citoyen;
Lors d'un appel ou d'un retour d'appel effectué par un employé municipal, si la personne contactée
ne répond pas, il faut impérativement laisser un message contenant les informations suivantes:
o Le nom de l'employé effectuant le retour d'appel;
o La date et l'heure de l'appel;
o L'objet de l'appel;
o Les coordonnées nécessaires pour contacter l'employé effectuant l'appel ou le retour d'appel.
Cette procédure évitera une confusion chez les citoyens et au sein-même de la Municipalité.
Les outils de communication internes et externes
Bulletin municipal
Soutenue par la direction générale, la coordonnatrice en loisirs, culture et communications est
responsable de la publication du bulletin municipal. Celui-ci est publié quatre (4) fois par année, suivant le
changement de saison. Cette publication vise à informer les citoyens sur les décisions prises par le conseil,
les nouveaux règlements en vigueur, le développement des affaires municipales, et toutes autres
informations jugées pertinentes pour les citoyens.
Le bulletin municipal est envoyé par courrier aux citoyens domiciliés et est publié sur le site web et la
page facebook de la municipalité.
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Site web et page facebook
Puisque l'internet fait désormais partie intégrante de nos vies, la Municipalité de Mont-Saint-Michel a fait
de son site web une plaque tournante pour ses communications avec les citoyens de la municipalité.
Celui-ci regroupe la majorité des informations transmises par la municipalité : avis public, procès-verbaux
et bulletins municipaux, composition du conseil, règlements, etc. Il contient également des sections
concernant les activités culturelles de la municipalité, les attraits touristiques ainsi qu'un album photos.
Celui-ci est accessible au www.montsaintmichel.ca.
La page facebook est également un moyen de communications efficace entre la municipalité et les
citoyens. Cette page ne doit pas servir à formuler des plaintes, celles-ci devant être traitées tel que stipulé
dans la « Politique de gestion des plaintes ».
Adresse courriel générale de la Municipalité
La
Municipalité
de
Mont-Saint-Michel
possède
une
adresse
courriel
générale,
soit
[email protected], qui sert pour les communications générales. Celle-ci est administrée par la
directrice générale adjointe qui s'assure, le cas échéant, de transmettre le courriel au service approprié.
Cette adresse ne doit pas servir à formuler des plaintes, celles-ci devant être traitées tel que stipulé dans
la « Politique de gestion des plaintes ».
Chaque service possède également son adresse courriel. Celles-ci sont disponibles sur le site web dans la
section "services administratifs".
Séances publiques du conseil
Une des principales sources de toute information municipale est la séance publique du conseil municipal.
À chaque année, lors de la séance ordinaire de décembre, le conseil fixe par résolution les dates de toutes
les séances ordinaires pour l'année suivante. Celles-ci ont normalement lieu chaque premier lundi du
mois, sauf exception lorsque celui-ci tombe un jour férié, la séance est reportée au lundi suivant. Tous les
citoyens et citoyennes de la municipalité ainsi que les personnes de l'extérieur sont les bienvenues aux
séances du conseil. Le procès-verbal de chaque séance est le meilleur résumé d'une séance du conseil
puisque celui-ci regroupe toutes les décisions prises par le conseil. Les procès-verbaux sont disponibles
sur le site web ou peuvent être transmis sur demande par courriel.
Affichages extérieurs
La Municipalité possède deux tableaux pour afficher les avis publics dans la municipalité. II s'agit du
bureau municipal, situé au 94, rue de l'église, ainsi que de l'église, située au 93, rue de l'église. Tous les
avis publics sont publiés sur ces tableaux.
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Publications dans les journaux
Certains documents, principalement certains avis publics, doivent obligatoirement être publiés dans un
journal local afin que la population soit au fait de certaines informations concernant la municipalité. De
plus, à la discrétion de la directrice générale ou du conseil, d'autres documents non obligatoires mais
jugés importants pour les citoyens peuvent être publiés dans les journaux locaux.
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Logo de la Municipalité de Mont-Saint-Michel
Le logo de la Municipalité de Mont-Saint-Michel reflétant son identité propre, celui-ci ne peut être utilisé
sans l'autorisation des autorités désignées de la municipalité. Toute utilisation non autorisée du logo peut
être jugée comme frauduleuse et des poursuites pourraient être envisagées. Le logo ne peut être modifié
que par les personnes autorisées à utiliser celui-ci.
Tous les documents officiels de la Municipalité ainsi que tous documents promotionnels et d'informations
reconnus par la Municipalité doivent comporter une représentation du logo.
Le logo de la Municipalité représente:
o ailes: notre patron St-Michel Archange
o branches de cèdre: déjà notre municipalité portait le nom de St-Michel des Cèdres, en lien avec le
Rapide des Cèdres.
o lièvre: rendre aux hommages aux premiers occupants de cette vallée de la Lièvre.
o canot d'écorces : les premiers colons sont arrivés par la Rivière du Lièvre, durant les premières
décennies, c'était le seul moyen de transport.
o faux et haches : Le curé Labelle a désigné la municipalité terre de colonisation en 1885, ces deux
éléments rappellent l'occupation majeure des pionniers et la raison d'être de ce village.
o fleur de lys : valeur symbolique rappelant notre origine française, emblème des Québécois.
o devise « vaillants comme nos pionniers » : C'est une très belle devise qui résume l'esprit
d'entreprise de courage et de fidélité des pionniers. Elle est une invitation pressant à travailler
avec ardeur et courage pour assurer le bien-être de la population et le progrès constant de la
municipalité de Mont-Saint-Michel.