Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements

Mont-Tremblant, Quebec

This is the exact embedded text of the captured official document. Snapshot 9cba41c3c46f · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

POLITIQUE DE LOCATION DE SALLES, DE PLATEAUX SPORTIFS ET D'EQUIPEMENTS « Ville centre, ouverte sur le monde, ayant à cœur la qualité de vie de ses citoyens et ses citoyennes » Adoptée le 10 juillet 2023 par la résolution CA23 07 159 Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 2 Table des matières Préambule ................................................................................................................................ 3 Objectifs ................................................................................................................................... 3 Principes .................................................................................................................................. 3 Activités autorisées ................................................................................................................... 4 Priorité de réservation................................................................................................................ 4 Accès et heures d'ouverture ....................................................................................................... 5 Propreté des lieux ..................................................................................................................... 6 Loi sur les permis d'alcool .......................................................................................................... 6 Conditions générales ................................................................................................................. 7 Tarifs ........................................................................................................................................ 8 Modalité de paiement ................................................................................................................ 8 Annulation d'une réservation ...................................................................................................... 9 Responsabilités et dommages...................................................................................................10 Résiliation du contrat pour défaut ..............................................................................................10 Annexe 1 .................................................................................................................................12 Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 3 PRÉAMBULE L'objectif de cette politique est de définir des lignes directrices pour tous les utilisateurs des installations municipales et d'établir des procédures cohérentes, équitables et objectives pour gérer l'utilisation des installations municipales. OBJECTIFS L'objectif de la politique de location de salles, de plateaux et d'équipements est d'exploiter les installations récréatives de la Ville de Mont-Tremblant de façon équitable et rentable, d'équilibrer les services et les besoins locaux et de répondre aux demandes actuelles et futures de participation organisée et occasionnelle. Cette politique s'applique à toutes les demandes externes d'utilisation des installations municipales appartenant à la Ville de Mont-Tremblant ou sous sa garde et son contrôle. La Ville a la priorité d'utilisation de ses installations pour les programmes, les événements spéciaux et les réunions et se réserve le droit d'annuler ou de reporter un événement externe si l'installation est requise pour un événement municipal. PRINCIPES En accord avec la mission du Service de la culture, des loisirs et de la vie communautaire, la présente politique repose sur les principes suivants :  Priorités de la Ville de Mont-Tremblant La Ville met à la disposition de ses citoyens des infrastructures, des ressources humaines et financières. Elle désire donc favoriser ses résidents et soutenir l'action bénévole des organismes les desservant, sans pour autant décliner les demandes du secteur privé ou des non-résidents.  Clientèles ciblées Dans ses interventions, la Ville priorise les citoyens âgés de 18 ans et moins et les aînés de 55 ans et plus. Elle tient à consentir un avantage marqué aux organismes reconnus dont la mission, les activités et les services sont destinés aux clientèles ciblées.  La participation et l'accessibilité Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 4 La Ville facilite, dans ses interventions, la participation et l'accessibilité pour les clientèles ciblées. La Ville offre aussi des avantages et du soutien aux organismes desservant ces clientèles ciblées. ACTIVITÉS AUTORISÉES Les activités qui se déroulent sur les lieux loués doivent se limiter à celles qui ont été énoncées à la Ville et qui sont spécifiquement déclarées dans la confirmation de réservation; Aucune demande de location ayant pour objet la vente ou la promotion de biens ou de services au grand public ne sera autorisée; Toute activité à caractère commercial sera analysée par la Ville; Toute personne ou toute organisation qui ne respecte pas les conditions de location peut voir son contrat résilié sans préjudice et ne peut louer de nouveau; Une fois qu'un utilisateur a obtenu le temps de location d'une installation, ce temps ne peut être sous-loué ou vendu à d'autres groupes. La Ville se réserve le droit de refuser une réservation si l'activité qui sera pratiquée entre en conflit avec sa propre programmation ou les orientations et les valeurs municipales. PRIORITÉ DE RÉSERVATION La priorité de réservation est accordée aux divers Services de la Ville ainsi que pour les activités et événements prévus dans sa programmation annuelle; La location des installations de la Ville et des locaux scolaires est accordée en donnant priorité aux fins suivantes, chaque règle prévalant sur la suivante dans l'ordre d'énumération : - La Ville de Mont-Tremblant; - Les organismes reconnus en vertu de la politique de reconnaissance et soutien des organismes - Les activités ou événements à caractère privé, soit par un individu, une école, une entreprise ou un organisme non reconnus par la Ville. Les priorités pour une meilleure affectation des locaux : Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 5 La fonction première des installations est de répondre aux besoins du développement de l'offre de services, selon la mission du Service. En deuxième priorité, offrir des locaux, selon les disponibilités, à des fins privées. Cette liste de priorités sert de guide de référence : - Les événements et activités présentés par la Ville sont prioritaires pour l'utilisation des locaux; - Champs d'intervention prioritaires : loisir, culture, sport et vie communautaire; - Clientèles prioritaires : jeunes et aînés; - Avantages marqués aux organismes reconnus; - Programmation régulière des organismes reconnus selon l'ordre de priorité : champs d'intervention et clientèle; - Événements spéciaux des organismes reconnus selon l'ordre de priorité : champs d'intervention et clientèle; - Organismes publics et parapublics : protocoles d'entente distincts; - Programmation régulière des autres organismes non reconnus et du privé; - Événements des autres organismes non accrédités et du privé; - Demandes ponctuelles des résidents et du privé de la ville; - Demandes ponctuelles des non-résidents et du privé des villes limitrophes; - Nonobstant ce qui précède, le Service de la culture, des loisirs et de la vie communautaire se réserve le droit d'analyser les demandes en fonction de l'offre d'activités offertes dans ses locaux et de la clientèle desservie. La Ville de Mont-Tremblant peut établir, avec certains organismes publics, des protocoles d'utilisation de lieux, et ce, dans le meilleur intérêt des citoyens. Les dispositions de la présente politique ne s'appliquent pas lorsqu'il y a protocole d'utilisation. Advenant un conflit entre les articles de cette politique et ceux des protocoles d'entente avec nos partenaires, les protocoles sont prépondérants. ACCÈS ET HEURES D'OUVERTURE Les lieux loués et les équipements mis à la disposition du locataire sont accessibles aux heures spécifiées dans la confirmation de réservation; Les fêtes privées, qu'il s'agisse de rencontres familiales (mariages, après baptême, après funérailles, anniversaires, etc.) ou de fêtes d'entreprises (départs à la retraite, partys annuels des employés, etc.), ne sont pas permises, sauf dans les cas suivants : - À la salle d'études du complexe aquatique sont autorisées les fêtes d'anniversaires d'enfants avec location de la piscine ou du bassin récréatif. Le locataire doit prévoir les heures de montage de la salle et l'inclure dans sa demande de réservation. Le cas échéant, tout fournisseur engagé par le locataire doit se présenter pendant la durée de location. À défaut, la Ville se réserve le droit de lui refuser l'accès aux Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 6 lieux loués ou d'exiger du locataire qu'il acquitte les frais attribuables aux heures supplémentaires utilisées; Le locataire doit libérer les lieux loués à l'heure indiquée dans la confirmation de réservation. En cas de non-respect, en sus des heures de location supplémentaires, des frais de services rendus par des employés de la Ville seront facturés au locataire comme prévu au Règlement de tarification en vigueur; La Ville rend disponibles les lieux loués selon les heures d'ouverture. En tout temps, le locataire doit respecter la période de location prévue dans la confirmation de réservation; Tout en reconnaissant à chacun le droit de disposer de la liberté d'exprimer son opinion dans un esprit de tolérance et de respect d'autrui, tous les citoyens de même que toutes les organisations tant publiques que privées qui louent un espace s'engagent à respecter les principes de laïcité et de neutralité. Ainsi, toutes les activités à caractère idéologique, politique, religieux et de croissance personnelle (thérapie, spiritualité), de même que tous les jeux de hasard et toutes les activités à caractère commercial sont interdits, peu importe l'organisation ou l'individu qui les met sur pied. PROPRETÉ DES LIEUX Le locataire doit remettre les lieux loués dans l'état où ils étaient au moment de leur prise de possession, prêts à être nettoyés. Les coûts relatifs à l'entretien ménager régulier sont inclus dans le tarif de location; Toutefois, si la Ville est d'avis que les lieux loués sont laissés dans un état tel que l'entretien ménager régulier est insuffisant, des frais de services rendus par les employés de la Ville seront facturés au locataire conformément au Règlement de tarification en vigueur. LOI SUR LES PERMIS D'ALCOOL En vertu de la Loi sur les permis d'alcool, un permis d'alcool délivré par la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) est obligatoire pour la vente et le service de boissons alcoolisées à l'intérieur des espaces publics municipaux; À défaut de présenter et d'afficher le permis ou s'il y a erreur d'inscription du lieu de consommation et de la date sur le permis, le locataire sera invité à retirer toutes les boissons alcoolisées de l'espace public. En cas de refus, le personnel de la Ville en informera immédiatement les autorités compétentes qui pourront faire appel à la Sûreté du Québec. Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 7 CONDITIONS GÉNÉRALES Seul le demandeur de la location ou de la réservation est autorisé à signer le contrat en tant que locataire et sera reconnu dans le présent contrat comme « le locataire ». Lorsque le locataire est une société commerciale ou un organisme à but non lucratif, une personne responsable doit être déléguée comme répondant, sur présentation d'une résolution du conseil d'administration. La Ville se réserve le droit de refuser toute demande de réservation susceptible de causer préjudice aux personnes ou aux biens ainsi que nuire à la cohabitation des activités dans les salles louées, notamment par l'incompatibilité des activités. Le locataire doit veiller à ce que les lieux demeurent conformes à toutes les lois et réglementations en vigueur. Tout locataire doit signer un contrat de location de salle. Les activités s'adressant à une clientèle de moins de 18 ans doivent être supervisées par un adulte âgé de plus de 25 ans. Le locataire assume les frais de la SOCAN et de Ré:Sonne selon la réglementation et les tarifs en vigueur. Lorsque l'événement est annulé ou terminé prématurément en raison d'une infraction du locataire à la Loi ou à une des clauses du contrat de location, aucun remboursement ou aucuns dommages et intérêts ne pourront être accordés au locataire. Le locataire s'engage à respecter et à faire respecter aux participants l'interdiction d'utiliser des confettis, de la broche, de la peinture, du ruban adhésif, de la colle ou toute chose qui pourrait endommager de façon non limitative les murs, le plafond, le plancher, les tables et les chaises. Tout équipement inflammable incluant, notamment des chandelles, des bonbonnes de propane ou des pièces pyrotechniques sont également interdites. Les activités sportives ne sont pas autorisées à l'intérieur des salles (à l'exception des gymnases), sauf sur autorisation écrite de la Ville. Le locataire s'engage à respecter et à faire respecter aux participants les interdictions de fumer ou vapoter en conformité avec la Loi concernant la lutte contre le tabagisme, et à payer les amendes exigées par cette Loi, le cas échéant. Dans le cas où de la nourriture, des breuvages ou tout autre aliment consommable seraient préparés dans les locaux municipaux, le locataire s'engage à respecter, ou faire respecter par le traiteur, les normes d'hygiène et de salubrité établies par le MAPAQ. Le locataire doit respecter le nombre de participants maximum tel que déclaré au moment de signer le contrat. Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 8 Le locataire consent à accepter les lieux loués dans l'état où ils sont lors de la prise de possession et à les rendre dans les mêmes conditions, sauf la détérioration causée par l'usage normal. Le locataire doit veiller à ce que les sorties d'urgence demeurent dégagées, visibles et accessibles en tout temps. Le locataire assume la responsabilité découlant de l'utilisation des espaces publics municipaux décrits aux présentes et doit prendre toutes les précautions pour prévenir les dommages aux personnes et aux biens. De ce fait, il doit détenir une assurance dommages et une assurance-personne particulière pour la tenue de son activité. TARIFS Les tarifs de location sont prévus au Règlement de tarification en vigueur. Les principes du Règlement de tarification sont :  Les citoyens doivent assumer une partie des coûts directement associés à la location des installations;  La Ville favorise la prise en charge par le milieu en supportant un pourcentage des coûts de location des espaces selon la clientèle desservie par les organismes admissibles;  L'attribution d'une tarification préférentielle aux organismes admissibles qui desservent les diverses clientèles et respectent les critères et les exigences définis dans la Politique de reconnaissance et soutien aux organismes;  La tarification des services doit tenir compte de l'accessibilité au loisir en proposant des coûts abordables pour la population de Mont-Tremblant;  La gratuité des coûts pour les organismes jeunesse et la réduction pour les organismes aînés pour la location des espaces, pour les locaux municipaux et pour les activités;  16.6 Une réduction des tarifs pour les organismes adultes admissibles, comme prévu au Règlement de tarification en vigueur. MODALITÉ DE PAIEMENT La présente section de la politique n'est pas applicable aux locations sans frais consenties aux organismes accrédités par la Ville. Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 9 À la signature du contrat le locataire doit payer le coût de location selon les modalités suivantes :  Pour une réservation de 299,99 $ et moins, le montant total doit être acquitté à la signature du contrat. Le contrat devient effectif à l'encaissement de ce montant;  Pour un montant de 300 $ et plus, un dépôt de 50 % est exigé à la signature du contrat. Le contrat devient effectif à l'encaissement de ce dépôt;  Le solde doit être acquitté 15 jours avant la tenue de l'activité; À défaut de respecter la procédure susmentionnée, la Ville se réserve le droit d'annuler tout contrat de location qui n'est pas entièrement payé dans les délais mentionnés à la présente Politique. En cas d'annulation de réservation de salles, les pénalités suivantes sont exigibles selon les délais encourus :  31 jours et plus avant la date de location : remboursement complet;  Entre 10 et 30 jours avant la date de location : 80 % du coût de location du plateau réservé;  Moins de 10 jours avant la date de location : aucun remboursement des frais locatif, toutefois le dépôt de garantie sera remboursé. ANNULATION D'UNE RÉSERVATION Annulation d'une réservation consentie sans frais à un organisme accrédité par la Ville Pour l'annulation d'une réservation consentie sans frais à un organisme accrédité par la Ville, le locataire doit acheminer un préavis par courriel à l'adresse [email protected] au moins deux (2) jours avant la date de location prévue au contrat. À défaut de procéder à l'annulation dans le délai prescrit, des frais d'annulation représentant 100 % de la valeur de location au tarif résident seront facturés à l'organisme accrédité. En tout temps, la Ville se réserve le droit de modifier une réservation consentie sans frais à un organisme accrédité par la Ville. Annulation d'une réservation tarifée Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 10 Pour l'annulation d'une réservation tarifée, le locataire doit faire parvenir une demande par courriel à l'adresse [email protected]. Selon la date de réception du préavis, un remboursement du coût de location et du dépôt de garantie aura lieu conformément à la section précédente Modalités de paiement. Dans l'éventualité où la durée de location était de plus d'une journée, le délai se calcule à partir du premier jour de location prévu au contrat. Annulation d'une réservation pour force majeure La Ville se réserve le droit d'annuler en tout temps et sans préavis une location dans les situations suivantes : en cas de grève, émeute, décret, directives de toute autorité publique, de force majeure, mesures d'urgence ou pour toute cause indépendante à sa volonté. Dans une telle situation, le locataire sera remboursé en totalité, mais n'aura ni prétention ni droit de réclamer des dommages pour toute perte, tous dommages ou tous frais, quels qu'ils soient. RESPONSABILITÉS ET DOMMAGES Le locataire assume l'entière responsabilité découlant de l'utilisation des espaces publics municipaux ou scolaires pendant la durée de la location et doit prendre toutes les précautions pour prévenir les dommages aux personnes et aux biens. Le locataire demeure en tout temps seul responsable de tous dommages, corporels et matériels, pouvant affecter les personnes et les lieux loués, incluant le matériel et l'équipement, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur, lors des événements qui rendent accessibles les lieux loués au public. Le cas échéant, les frais de réparation ou de remplacement du matériel ou des équipements seront facturés au locataire et prélevés à même le dépôt de garantie. Un montant additionnel pourra être facturé si les frais excèdent le dépôt de garantie. La Ville décline toute responsabilité en cas de perte, bris ou vol du matériel du locataire ou du matériel des invités. En cas de perte, bris ou endommagement d'équipements de la Ville, des frais de remplacement ou de réparation seront facturés au locataire selon le coût du marché ou le coût de réparation dudit équipement, plus les frais administratifs. RÉSILIATION DU CONTRAT POUR DÉFAUT En cas de plainte, de désordre ou de bris de biens, meubles ou immeubles appartenant à la Ville, cette dernière pourra unilatéralement mettre fin au contrat et le locataire ne pourra Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 11 prétendre à aucun remboursement. Le locataire sera facturé selon le Règlement de tarification et devra en payer les frais. Le non-respect des termes du contrat, toute omission ou fausse déclaration intentionnelle de la part du locataire lors de la signature du contrat ou suivant celle-ci expose le locataire à la résiliation immédiate dudit contrat de location. Dans ce cas, le locataire n'aura ni prétention ni droit de réclamer un remboursement en raison de toute perte, tous dommage ou tous frais, quels qu'ils soient. Politique de location de salles, de plateaux sportifs et d'équipements 12 ANNEXE 1 Conditions relatives à la présentation d'un spectacle 1. Le locataire doit fournir le personnel qualifié nécessaire pour assurer la sécurité de l'activité; 2. Le locataire doit utiliser les services techniques mandatés par la Ville, à ses frais, pour la réalisation de son activité; 3. Le locataire doit utiliser le matériel technique de la Ville pour la réalisation de son activité; 4. Le locataire doit fournir l'horaire et le déroulement de son activité au responsable de la salle au moins 2 semaines à l'avance; 5. Le locataire doit posséder une police d'assurance responsabilité civile d'un million de dollars et en remettre une copie à la Ville dans les dix jours précédant la tenue de l'événement; 6. Le locataire a la responsabilité de se procurer tous les permis nécessaires à la tenue de l'activité, dont les licences de la SOCAN pour la présentation publique de spectacles interprétés par des personnes; 7. Les pièces pyrotechniques, les brûleurs au gaz, les chandelles ou tout autre matériel présentant un risque d'incendie sont strictement interdits; 8. Aucun acte indécent ne sera toléré sur scène ou ailleurs dans les lieux loués.