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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA VILLE DE MONTRÉAL-EST
DATE DE DÉPÔT DE LA POLITIQUE EN SÉANCE DU CONSEIL :
20 SEPTEMBRE 2023
DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 21 SEPTEMBRE 2023
DERNIÈRE MISE À JOUR :
21 SEPTEMBRE 2023
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (VILLE DE MONTRÉAL-EST)
Préambule
La Ville de Montréal-Est s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements
personnels.
Cette politique, sous forme de question/réponse, décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et
communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez effectuer une
demande d'accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.
Après avoir pris connaissance de cette politique, lorsque vous nous fournissez des renseignements
personnels via notre site Web, par téléphone, par courriel ou en personne à l'hôtel de ville, vous consentez
à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite.
Qu'entend-on par « renseignement personnel »?
Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous
identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous.
Quels renseignements recueillons-nous et pourquoi?
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services
municipaux. Ainsi, nous pouvons, entre autres, recueillir des renseignements personnels dans le cadre :
➢ D'une demande d'une licence, d'un permis ou d'un certificat
➢ D'un abonnement à la bibliothèque ou à une activité des loisirs
➢ Du paiement des taxes municipales
➢ De requêtes citoyennes, de programmes d'aide et de subventions
➢ De demande d'accès aux documents.
De manière générale, nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :
➢ Respecter nos obligations légales
➢ Prévenir les cybermenaces et les fraudes
➢ Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes
➢ Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres
➢ Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes.
Conformément à la Politique de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels,
la Ville tient à jour un inventaire des fichiers de Renseignements personnels qu'elle recueille, utilise et
communique.
Finalement, la Ville de Montréal-Est est un organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents
des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ c A-2.1) (ci-après « Loi
sur l'accès »).
À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant
de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que
ceux-ci s'engagent à respecter cette politique.
Où vos renseignements sont-ils hébergés ?
Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec.
Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, dans les cas où nous
engageons des fournisseurs de services tiers.
Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de
résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils
sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux
gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays
en question.
Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par
cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements
personnels.
Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans
cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des
ententes avec nos clients ou partenaires.
Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez
que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la
rectification ou la suppression de renseignements. Pour en savoir plus, consultez la section : Quels sont
vos droits concernant les renseignements personnels?
Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Mesures
Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour
protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment
pour prévenir les accès non autorisés.
Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé.
En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons un plan conformément à notre
politique de gouvernance en matière des renseignements personnels. Il prévoit que nous aviserons les
autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et
que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives.
Limitation des accès
Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans
l'exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes employés et l'accès aux serveurs sont soumis à
la double authentification.
Avertissement
Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de
croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité
des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter
immédiatement à l'adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? ».
Quand est-ce que cette politique ne s'applique pas?
Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun
contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la
politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera.
Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection
des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de
soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers.
Quels sont vos droits concernant les renseignements personnels?
Accès, suppression et rectification
Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu,
demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la
suppression d'un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires.
Toutefois, pour que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à
jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement.
À votre demande, et à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, nous pouvons vous
communiquer un renseignement personnel informatisé dans un format technologique structuré et
couramment utilisé. Nous communiquerons aussi, si vous le souhaitez, ce renseignement à toute personne
ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement.
Retrait de votre consentement
Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des
renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous
offrir certains services.
Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l'adresse [email protected] (voir la section « Comment nous
contacter »). Nous pourrions vous demander une pièce d'identité pour s'assurer qu'il s'agit bien de vous.
Comment nous contacter?
Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos
renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
À l'attention du greffier adjoint
11370, rue Notre-Dame, 5e étage, H1B 2W6
À l'adresse courriel : [email protected]
Notre Responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes
d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos
pratiques à l'égard de vos renseignements personnels.
Allons-nous mettre à jour cette politique?
Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux
nouvelles exigences de la loi, la modification fera l'objet d'une résolution du conseil municipal et nous
mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à
jour. Si vous nous avez fourni vos coordonnées, nous vous transmettrons un avis de modification.