Directive relative à l'utilisation d'une autre langue que la langue officielle — full text

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Directive relative à l'utilisation d'une autre langue que la langue officielle par la Municipalité de Nédélec Adoptée le 11-11-2024 Résolution n° 7655-11-24  Responsable de la procédure : Diffusion : Révision : Émissaire de la langue française auprès du ministère de la langue française Intranet et site Web de la MRC de Témiscamingue Aucune révision à ce jour ## TABLE DES MATIÈRES | | 1. Contexte ...............2 | 1. Contexte ...............2 | | |-------------------------------------------------|------------------------------------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------|----------| | | 2. Champs d'application. ............. 2 | 2. Champs d'application. ............. 2 | | | | 3. Cadre de référence | 3. Cadre de référence | ......2 | | | 4. Principes généraux | 4. Principes généraux | ..... 3 | | | 5. Modalités de fonctionnement ...... | 5. Modalités de fonctionnement ...... | 3 | | | 6. Exceptions applicables à la Municipalité de Nédélec ... | 6. Exceptions applicables à la Municipalité de Nédélec ... | .. 4 | | 6.1. Communication avec les personnes physiques | 6.1. Communication avec les personnes physiques | 6.1. Communication avec les personnes physiques | 4 | | | | 6.1.1. Lorsque la sécurité publique l'exige | 4 | | 6.1.2. | 6.1.2. | Lorsque les principes de justice naturelle l'exigent | 4 | | 6.1.3. | 6.1.3. | Lorsque la santé l'exige . | 4 | | 6.1.4. | 6.1.4. | Communications en anglais avant le 13 mai 2021 | 4 | | 6.1.5. | 6.1.5. | Accueil des personnes immigrantes | 5 | | | | 6.1.6. Tourisme.. | 5 | | | | 6.1.7. Organes d'information diffusant dans une autre langue .. | 5 | | 6.2. L'affichage | 6.2. L'affichage | 6.2. L'affichage | | | | | 6.2.1. Santé et sécurité | 5 | | | | 6.3. Contrat public et les ententes .. | | | | | 6.3.1. Contrat public. | 6 | | | | 6.3.2. Écrits de nature financière, technique, industrielle ou scientifique | 6 | | 6.3.3. | 6.3.3. | Siège social ou établissement à l'extérieur du Québec | 6 | | 6.3.4. | 6.3.4. | Contrat d'adhésion - Siège social à l'extérieur du Québec | 7 | | | | 6.3.5. Technologie de l'information - non-disponibilité | 7 | | | | 6.3.6. Contrat d'approvisionnement - inscription relative à un produit non-disponibilité en français | ...... 7 | | | | 6.3.7. Contrat de consommation à exécution successive ..... | 8 | | | | 6.3.8. Contrat à l'extérieur du Québec | .... 8 | | | 7. Mise à jour | 7. Mise à jour | ... 8 | | | 8. Entrée en vigueur .. | 8. Entrée en vigueur .. | .. 8 | 5 ## 1. CONTEXTE Le 1er juin 2022, la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français (loi 14) a été sanctionnée et a ainsi modifié la Charte de la langue française (ciaprès désignée la « Charte »). La Politique linguistique de l'État, qui donne les grandes orientations en matière d'exemplarité a été approuvée par le gouvernement le 22 février 2023. Depuis le 1er juin 2023, celle-ci s'applique aux organismes municipaux, selon l'annexe I de la Charte, et encadre notamment les diverses situations où une autre langue que le français peut être utilisée. La municipalité de Nédélec (ci-après appelé MUNICIPALITÉ), à titre d'organisme municipal, doit, conformément aux dispositions de la Charte, adopter une directive dictant les règles de conduite applicables en matière linguistique au sein de son organisation et les exceptions admissibles. La présente directive s'appuie sur le cadre juridique établi par la Charte et décrit les situations où une autre langue que le français peut être utilisée par la MUNICIPALITÉ. ## 2. CHAMP D'APPLICATION La présente directive s'applique à tous les employés de la MUNICIPALITÉ qui entendent utiliser une autre langue que le français dans les situations exceptionnelles prévues dans la Charte et ses règlements. ## 3. CADRE DE RÉFÉRENCE Les règles suivantes encadrent l'application de la présente directive : - la Charte de la langue française (chapitre (-11); - les règlements pris en vertu de la Charte de la langue française; - la Loi sur la langue officielle et commune du Québec, le français (2022, c .14); - la Politique linguistique de l'État; - la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. ## 4. PRINCIPES GÉNÉRAUX Pour être exemplaire, la MUNICIPALITÉ utilise exclusivement le français dans ses communications écrites et orales. Toutefois, la Charte et ses règlements prévoient des situations exceptionnelles où la MUNICIPALITÉ a la faculté d'utiliser une autre langue. Ainsi, les employés de la MUNICIPALITÉ peuvent, dans ces situations et à certaines conditions, utiliser une autre langue que le français. Le recours à une autre langue ne doit jamais être systématique. Même lorsque la MUNICIPALITÉ dispose d'une faculté d'employer une autre langue, elle doit toujours utiliser le français dès qu'elle l'estime possible. Les situations dans lesquelles une autre langue que le français peut être utilisée sont prévues par la Charte. ## 5. MODALITÉS DE FONCTIONNEMENT La MUNICIPALITÉ peut utiliser une autre langue que le français uniquement dans les cas exceptionnels prévus par la Charte ou par son cadre réglementaire. Avant d'employer une autre langue que le français, tout employé de la MUNICIPALITÉ s'assure, en vérifiant au cas par cas, qu'il est dans une situation exceptionnelle prévue par la Charte ou par son cadre règlementaire. Il peut en tout temps se référer à l'Émissaire de la langue française désigné par la MUNICIPALITÉ soit le greffier-trésorier adjoint ou au document de référence fourni par l'émissaire et déposé sur l'intranet. Conformément au paragraphe 2 de l'article 13.2 de la Charte, une exception permettant à la MUNICIPALITÉ de recourir à une autre langue que le français à l'écrit dans une situation lui confère aussi la faculté d'utiliser cette autre langue à l'oral dans la même situation. Cependant, avant d'utiliser une autre langue que le français, tout employé de la MUNICIPALITÉ doit s'assurer que : - tous les moyens raisonnables ont été pris pour utiliser exclusivement le français; - l'utilisation exclusive de français aurait pour conséquence de compromettre la mission de l'organisme ou le service au citoyen. ## 6. EXCEPTIONS APPLICABLES À LA MUNICIPALITÉ DE NÉDÉLEC ## 6.1. Communication avec les personnes physiques ## 6.1.1. Lorsque la sécurité publique l'exige - CLF 22.3 La MUNICIPALITÉ peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications lorsque la sécurité l'exige. La MUNICIPALITÉ utilise l'anglais dans ses communications citoyennes dans le cas de mesures d'urgence ou de toute situation pouvant représenter un risque pour la sécurité de la population. ## 6.1.2. Lorsque les principes de justice naturelle l'exigent - CLF 22.3 La MUNICIPALITÉ pourrait utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications avec les citoyens lorsque les principes de justice naturelle l'exigent. On comprend ici les principales interactions entre les représentants de la MUNICIPALITÉ et des citoyens sur des sujets qui les touchent directement, notamment pour bien comprendre des règlementations, des règles des procédures administratives, l'évaluation foncière, les comptes de taxes, etc. ## 6.1.3. Lorsque la santé l'exige - CLF 22.3 La MUNICIPALITÉ utilise l'anglais dans ses communications citoyennes dans le cas de mesures d'urgence ou de toute situation pouvant représenter un risque pour la santé de la population. ## 6.1.4. Communications en anglais avant le 13 mai 2021 - CLF 22.2 La MUNICIPALITÉ peut correspondre ou communiquer autrement par écrit en anglais lorsqu'elle correspondait seulement en anglais avec une personne physique en particulier relativement à un dossier la concernant avant le 13 mai 2021 et pour un motif autre que l'état d'urgence sanitaire. Dans ce sens, la MUNICIPALITÉ de Nédélec continue de transmettre le compte de taxes aux propriétaires des immeubles situés dans les territoires non-organisés avec qui elle correspondait déjà en anglais avant le 31 mai 2021. Aussi, la MUNICIPALITÉ continue de transmettre les correspondances aux locataires des terres publiques en lien avec leurs baux avec qui elle correspondait déjà en anglais avant le 31 mai 2021. ## 6.1.5. Accueil des personnes immigrantes - CLF 22.3 La MUNICIPALITÉ peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications afin de fournir des services pour l'accueil au sein de la société québécoise des personnes immigrantes durant les six premiers mois de leur arrivée au Québec. Les employées de la MUNICIPALITÉ doivent tenter en premier lieu de communiquer en français. Advenant que cela soit impossible, l'anglais peut être utilisé. ## 6.1.6. Tourisme - CLF 22.3 La MUNICIPALITÉ peut utiliser une autre langue, en plus de la langue officielle, dans ses communications afin de fournir des services touristiques. La MUNICIPALITÉ doit tenter en premier lieu de communiquer en français. Advenant que cela soit impossible, la MUNICIPALITÉ utilisera l'anglais dans un souci de communiquer efficacement avec ces clientèles. ## 6.1.7. Organes d'information diffusant dans une autre langue - CLF 22.5 La MUNICIPALITÉ a la faculté d'utiliser une langue autre que le français dans les communications destinées à des organes d'information diffusant dans une langue autre que le français et dans la publicité qu'ils véhiculent. La MUNICIPALITÉ pourrait s'afficher dans un média anglophone, qu'il soit imprimé ou numérique, soit dans un format de publicité, d'infopublicité, ou encore par des communications avec un journaliste anglophone. Un média (télé ou radio) anglophone peut aussi solliciter la MUNICIPALITÉ pour une entrevue. Dans ce cas, celle-ci serait réalisée en anglais afin de rejoindre cet auditoire. ## 6.2. L'affichage ## 6.2.1. Santé et sécurité - CLF 22 La MUNICIPALITÉ peut afficher en français et dans une autre langue lorsque la santé ou la sécurité l'exigent. Elle utilise aussi l'anglais dans ses communications citoyennes dans le cas de mesures d'urgence ou de toute situation pouvant représenter un risque pour la santé et la sécurité de la population. Par exemple : incendie, événement météorologique extrême, etc. La MUNICIPALITÉ affiche toujours la version française en priorité sur l'anglais dans l'affichage lié à la santé et la sécurité de sa population. Toutefois, compte tenu de l'importance des situations d'urgence, la communication en anglais suit de très près la version française. ## 6.3. Contrat public et les ententes ## 6.3.1. Contrat public - CLF 21 RLA 4(1) La MUNICIPALITÉ peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il y a lieu de susciter l'intérêt de personnes morales ou d'entreprises n'ayant pas d'établissement au Québec dans le cadre d'un processus visant l'adjudication ou l'attribution d'un contrat public. ## 6.3.2. Écrits de nature financière, technique, industrielle ou scientifique - CLF 21 RLA 4 (2) La MUNICIPALITÉ peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsque le soumissionnaire ou le contractant doit, relativement à un contrat, transmettre des écrits qui respectent toutes les conditions ## suivantes : - ils n'existent pas en français; - ils sont produits par un tiers; - ils sont liés au domaine de l'assurance ou sont de nature financière, technique, industrielle ou scientifique. ## 6.3.3. Siège social ou établissement à l'extérieur du Québec - CLF 21 RLA 4(6) La MUNICIPALITÉ peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsque l'organisme contracte au Québec avec une personne morale établie au Québec et que les échanges nécessaires à la conclusion du contrat se déroulent avec le siège ou un établissement de la personne morale qui est situé à l'extérieur du Québec. Par exemple, la MUNICIPALITÉ traite avec des fournisseurs situés notamment en Ontario. En vertu de cette exception, elle pourrait leur transmettre un formulaire de dépôt direct, ainsi qu'une lettre, en anglais. ## 6.3.4. Contrat d'adhésion - Siège social à l'extérieur du Québec CLF 21 RLA 4(7) La MUNICIPALITÉ peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il adhère à un contrat soumis par le siège ou la société mère situés à l'extérieur du Québec d'une personne morale établie au Québec ou par l'entité située à l'extérieur du Québec contrôlant une personne morale établie au Québec. ## 6.3.5. Technologie de l'information - non-disponibilité - CLF 21 RLA 4(15) La MUNICIPALITÉ peut joindre une version dans une autre langue que le français à un contrat et aux écrits qui lui sont relatifs lorsqu'il contracte en matière de technologies de l'information relativement à des licences qui n'existent pas en français. La MUNICIPALITÉ doit tenter en premier lieu de communiquer en français avec ses fournisseurs. Advenant que cela soit impossible, la MUNICIPALITÉ utilisera l'anglais dans un souci d'efficacité contractuelle et opérationnelle. ## 6.3.6. Contrat d'approvisionnement - inscription relative à un produit non disponibilité en français- CLF 21.12 La MUNICIPALITÉ doit voir à ce que toute inscription relative à un produit qu'il obtient en vertu d'un contrat d'approvisionnement conclu avec une personne morale ou une entreprise soit rédigée en français. Il ne peut y déroger que lorsqu'il lui est impossible de se procurer en temps utile le produit recherché ou un autre produit qui y est équivalent conforme. La MUNICIPALITÉ pourrait permettre qu'une inscription relative à un produit obtenu auprès d'une personne morale ou d'une entreprise soit dans une autre langue que le français, et ce, que lorsqu'il lui est impossible de se procurer en temps utile le produit recherché ou un autre produit équivalent et conforme. ## 6.3.7. Contrat de consommation à exécution successive - CLF 22.3 Un contrat de consommation à exécution successive duquel la MUNICIPALITÉ est signataire peut être rédigé à la fois en français et dans une autre langue dans chacune des situations suivantes : - lorsque la santé, la sécurité publique ou les principes de justice naturelle l'exigent; - afin de fournir des services en anglais à la personne déclarée admissible à recevoir - l'enseignement en anglais; - afin de fournir des services aux organismes visés à l'article 95 ou aux Autochtones; - afin de fournir des services pour l'accueil au sein de la société québécoise des - personnes immigrantes durant les six premiers mois de leur arrivée au Québec; - afin de fournir des services et entretenir des relations à l'extérieur du Québec; - afin de fournir des services touristiques. ## 6.3.8. Contrat à l'extérieur du Québec- CLF 21.5 Le contrat duquel l'organisme est signataire et les écrits qui lui sont relatifs peuvent être rédigés seulement dans une autre langue lorsque l'Administration contracte à l'extérieur du Québec. La MUNICIPALITÉ réalise la majorité de ses activités d'approvisionnement en français. Cette utilisation de l'anglais serait exceptionnelle et adaptée à un contrat spécifique. ## 7. MISE À JOUR La présente directive est mise à jour au moins tous les cinq (5) ans. Elle peut être révisée avant cette échéance notamment lorsque des changements apportés à la Charte ou de ses règlements doivent être pris en compte ou que des exigences supplémentaires sont jugées nécessaires. ## 8. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente directive entre en vigueur à la date de son adoption.