Politique portant sur la réception et l'examen des plaintes formulées dans le cadre de l'adjudication — full text

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PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES DANS LE CADRE DE L'ADJUDICATION OU DE L'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT Adopté le : 13 mai 2019 RÉSOLUTION # 6228-05-19 ## PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES DANS LE CADRE DE L'ADJUDICATION OU DE L'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT ATTENDU QU'EN vertu de l'article 938.1.2.1 du Code municipal du Québec (RLRQ, c. C-27.1) (ci-après : le « CM », une municipalité doit se doter d'une procédure portant sur la réception et l'examen des plaintes formulées dans le cadre de l'adjudication d'un contrat à la suite d'une demande de soumissions publique ou de l'attribution d'un contrat avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique; ATTENDU QUE la municipalité de Nédélec doit examiner et traiter de façon équitable les plaintes qui lui sont formulées par les personnes intéressées; ATTENDU QUE rien dans la présente procédure ne doit modifier ou limiter les obligations prévues au CM quant aux modalités de traitement des plaintes. ## EN CONSÉQUENCE, Il est proposé par Annie Parent, appuyé par Michaël Boucher et résolu unanimement - Que la présente procédure soit adoptée : ## 1. Préambule Le préambule de la présente procédure en fait partie intégrante. ## 2. Objets La présente procédure a pour objets : - a) D'assurer un traitement équitable des plaintes formulées à la municipalité dans le cadre de l'adjudication d'un contrat à la suite d'une demande de soumission publique; - b) D'assurer un traitement équitable des manifestations d'intérêt formulées à la municipalité dans le cadre d'un contrat qui, n'eut été de l'article 938 du CM aurait été assujetti à l'article 935 du CM avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les biens ou les services en vertu du paragraphe 2 du premier alinéa de l'article 938 du CM; - c) D'identifier la personne à qui ces plaintes ou manifestations d'intérêt devront être transmises, incluant son adresse électronique. ## 3. Interprétation La présente procédure ne doit pas être interprétée comme permettant de déroger aux dispositions impératives des lois qui régissent les contrats des municipalités, incluant les dispositions prévues à ces lois quant au droit de formuler une plainte, les modalités de recevabilité de cette plainte, les délais applicables, etc. À moins de déclaration expresse à l'effet contraire ou résultant du contexte ou de la disposition, les expressions, termes et mots suivants ont, dans la présente procédure, le sens et l'application que lui attribue la présente entente : Contrat visé : Contrat pour l'exécution de travaux ou pour la fourniture d'assurance, de matériel, de matériaux ou de services, incluant les services professionnels, que la municipalité peut conclure comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique applicable. Processus d'adjudication: Tout processus de demande de soumissions publique en cours devant mener à l'adjudication d'un contrat visé. Processus d'attribution: Tout processus visant à attribuer de gré à gré un contrat visé avec un fournisseur qui est le seul en mesure de fournir les matériaux, le matériel ou les services demandés, conformément à l'article 938.0.0.1 du CM. Responsable désigné : Personne chargée de l'application de la présente procédure. SEAO : Système électronique d'appel d'offres visé à l'article 11 de la Loi sur les contrats des organismes publics. ## 4. Application La directrice générale et secrétaire-trésorière de la municipalité de Nédélec est la responsable désignée de la présente procédure. À cette fin, elle est désignée comme étant la personne à qui doit être adressée toute plainte relative à un processus de demande de soumissions publique, de même que toute manifestation d'intérêt à la suite de la publication d'un avis d'intention, conformément à l'article 938.0.0.1 CM. En cas d'absence ou d'impossibilité d'agir de la directrice générale et secrétaire-trésorière, l'adjointe administrative assume cette responsabilité. ## PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES DANS LE CADRE DE L'ADJUDICATION OU DE L'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT ## 5. Plaintes formulées à l'égard d'un processus d'adjudication ## 5.1 Intérêt requis pour déposer une plainte Seul une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer à un processus d'adjudication en cours ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus. ## 5.2 Motifs au soutien d'une plainte Une personne intéressée ou un groupe de personnes intéressées à participer au processus d'adjudication ou son représentant peut porter plainte relativement à ce processus lorsqu'elle considère que les documents de demande de soumissions publique : * Prévoient des conditions qui n'assurent pas un traitement intègre ou équitable des concurrents; OU - " Prévoient des conditions qui ne permettent pas à des concurrents d'y participer bien qu'ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés; OU - % Prévoient des conditions qui ne sont pas conformes au cadre normatif de la municipalité. ## 5.3 Modalités et délai de transmission d'une plainte Toute plainte doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l'adresse courriel suivante : [email protected]. Elle doit être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics disponible sur son site Internet. Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO. ## PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES DANS LE CADRE DE L'ADJUDICATION OU DE L'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT ## 5.4 Contenu d'une plainte Une plainte doit contenir les informations suivantes : - ·* Date; - Identification et coordonnées du plaignant : - > Nom; - Adresse; - Numéro de téléphone; - Adresse courriel. * Identification de la demande de soumissions visée par la plainte : - > Numéro de la demande de soumissions; - > Numéro de référence SEAO; - Titre. * Exposé détaillé des motifs au soutien de la plainte; * Le cas échéant, tout document pertinent au soutien des motifs de la plainte; - Toute autre information requise dans le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics. ## 5.5 Critères de recevabilité d'une plainte Pour qu'une plainte puisse faire l'objet d'un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes : - a) Être transmise par une personne intéressée au sens de la clause 5.1; - b) Être transmise par voie électronique au responsable désigné; - c) Être présentée sur le formulaire déterminé par l'Autorité des marchés publics en vertu de l'article 45 de la Loi; - d) Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO; - e) Porter sur un contrat visé; - f) Porter sur le contenu des documents de demande de soumissions disponibles dans le SEAO au plus tard deux (2) jours avant la date limite de réception des plaintes; - g) Être fondée sur l'un des motifs énumérés à la clause 5.2 de la présente procédure, tout autre motif n'étant pas considéré dans le cadre de l'analyse. ## 5.6 Réception et traitement d'une plainte Sur réception d'une plainte, le responsable désigné procède à l'examen de celle-ci conformément à la présente disposition. Il s'assure de l'intérêt du plaignant au sens de la clause 5.1. S'il juge que le plaignant n'a pas l'intérêt requis, il l'avise sans délai en lui transmettant un avis à cet effet. Après s'être assuré de l'intérêt du plaignant, il fait mention sans délai dans le SEAO de la réception d'une première plainte. Il s'assure que les autres critères de recevabilité prévus à la clause 5.5 sont satisfaits. S'il juge que la plainte est non-recevable en vertu de la clause 5.5c) de la présente procédure, il avise sans délai le plaignant en lui transmettant un avis à cet effet. Il convient, avec le responsable de l'appel d'offres ou avec le service requérant, des vérifications qui doivent être exécutées afin d'analyser le bien-fondé des motifs allégués dans la plainte. Dans le cadre du traitement de la plainte, le responsable désigné peut s'adjoindre les services de ressources externes. Il doit, lorsque les vérifications et analyses exécutées démontrent que la plainte est fondée, accepter la plainte et prendre les mesures appropriées pour y donner suite. Dans le cas contraire, il doit rejeter la plainte. ## 5.7 Décision Le responsable désigné doit transmettre la décision au plaignant par voie électronique après la date limite de réception des plaintes indiquée dans le SEAO, mais au plus tard trois jours avant la date limite de réception des soumissions prévue. Au besoin, la date limite de réception des soumissions est repoussée. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO. Dans les cas où plus d'une plainte pour une même demande de soumissions sont reçues, le responsable transmet les décisions au même moment. Au besoin, le responsable désigné reporte la date limite de réception des soumissions pour qu'un délai minimal de sept jours reste à courir à compter de la date de transmission de la décision. Ce nouveau délai est publié dans le SEAO. La décision doit indiquer au plaignant qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 37 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics. Le responsable désigné fait mention sans délai de la transmission de la décision dans le SEAO. ## 6. Manifestations d'intérêts et plaintes formulées à l'égard d'un processus d'attribution ## 6.1 Motif au soutien d'une manifestation d'intérêt Une personne peut manifester son intérêt à l'égard d'un contrat faisant l'objet d'un avis d'intention lorsqu'elle considère être en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans cet avis publié dans le SEAO. ## 6.2 Modalité et délai de transmission d'une manifestation d'intérêt Toute manifestation d'intérêt doit être transmise par voie électronique au responsable désigné à l'adresse courriel suivante : [email protected]. Elle doit être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite prévue dans l'avis d'intention publié dans le SEAO. ## 6.3 Contenu d'une manifestation d'intérêt La manifestation d'intérêt doit contenir les informations suivantes : - Date; - Identification de la personne intéressée à conclure le contrat avec la municipalité : - Nom; - Adresse; - Numéro de téléphone; - Adresse courriel. - i Identification de l'avis d'intention publié dans le SEAO : - Numéro de contrat; - > Numéro de référence SEAO; - > Titre. * Exposé détaillé et documentation démontrant que la personne est en mesure de réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncés dans l'avis d'intention. ## 6.4 Critères d'admissibilité d'une manifestation d'intérêt Pour qu'une manifestation d'intérêt puisse faire l'objet d'un examen par le responsable désigné, elle doit remplir les conditions suivantes : - a) Être transmise par voie électronique au responsable désigné; - b) Être reçue par le responsable désigné au plus tard à la date limite mentionnée dans l'avis d'intention dans le SEAO; - c) Porter sur un contrat visé; - d) Être fondée sur le seul motif énuméré à la clause 6.1 de la présente procédure. ## 6.5 Réception et traitement de la manifestation d'intérêt Sur réception d'une manifestation d'intérêt, le responsable désigné procède à l'examen et à l'analyse de celle-ci conformément à la présente disposition. Il s'assure que les critères d'admissibilité prévus à la clause 6.4 sont satisfaits. Il convient, avec le responsable du contrat ou le service requérant concerné par l'avis d'intention, des vérifications qui doivent être effectuées afin de s'assurer de la capacité de la personne à réaliser le contrat en fonction des besoins et des obligations énoncées dans cet avis. Dans le cadre du traitement de la manifestation d'intérêt, le responsable désigné peut s'adjoindre les services de ressources externes. Le responsable désigné doit, lorsque les vérifications et analyses effectuées démontrent que la personne est en mesure de réaliser le contrat, accepter la manifestation d'intérêt et recommander de ne pas conclure le contrat de gré à gré. Dans le cas contraire, le responsable désigné recommande de poursuivre le processus d'attribution avec le fournisseur unique. ## PROCÉDURE PORTANT SUR LA RÉCEPTION ET L'EXAMEN DES PLAINTES FORMULÉES DANS LE CADRE DE L'ADJUDICATION OU DE L'ATTRIBUTION D'UN CONTRAT ## 6.6 Décision Le responsable désigné doit transmettre la décision à la personne qui a manifesté son intérêt par voie électronique au moins sept jours avant la date prévue dans l'avis d'intention pour la conclusion du contrat. Si ce délai ne peut être respecté, la date de conclusion du contrat doit être reportée d'autant de jours qu'il en faut pour le respecter. La décision doit indiquer à la personne qui a manifesté son intérêt qu'il dispose d'un délai de trois jours suivant la réception de la décision pour formuler, conformément à l'article 38 de la Loi, une plainte auprès de l'Autorité des marchés publics. ## 7. Entrée en vigueur La présente procédure entre en vigueur le 25 mai 2019. Dès son entrée en vigueur, la municipalité de Nédélec la rend, conformément à l'article 938.1.2.1 CM accessible en tout temps en la publiant sur son site Internet.   « AL Lyne Ash, mairesse Lynda Saurin Lynda Gauvin, directrice générale et secrétaire-trésorière