Politique de confidentialité — full text

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Politique de confidentialité 2 POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Protection de vos renseignements personnels La Ville de New Richmond s'engage à préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Cette politique a pour but de vous informer sur la manière dont vos informations personnelles sont collectées, utilisées et partagées. Votre consentement revêt une importance capitale, car en fournissant vos données personnelles via divers canaux tels que le site Web de la Ville (www.villenewrichmond.com) ainsi que celui de la Salle de spectacles (www.spectaclesnewrichmond.com) , le portail citoyen Voilà !, le logiciel Sport-Plus, les logiciels de la Salle de spectacles : Meta (analyse publicitaire), Google (analyse de données) ainsi que Groupe iCible (logiciel de billetterie et analyse de données), le téléphone ou le courrier électronique, vous autorisez expressément la Ville à les utiliser conformément à ses pratiques énoncées ci-dessous. Soyez assurés que les informations sont collectées de manière transparente et uniquement lorsque cela est nécessaire pour la prestation des services requis. QU'EST-CE QU'UN « RENSEIGNEMENT PERSONNEL » ? Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous identifier de manière directe ou indirecte, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous. Par exemple, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse ou votre adresse courriel. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Nous recueillons vos renseignements personnels, notamment lorsque vous : - utilisez un service de la Ville ; - communiquez avec nous par courriel, par clavardage ou par téléphone; - transmettez une requête ou une demande à l'un de nos services ; - inscrivez à des activités culturelles et de loisirs via Sport-plus ; - procédez à l'achat de billets de spectacles et de cartes cadeaux ; - envoyez un commentaire ou une plainte ; - postulez à une offre d'emploi ; - remplissez l'un des formulaires disponibles sur nos sites Web ; Politique de confidentialité 3 - publiez du contenu sur nos comptes de médias sociaux ; - créez un compte d'utilisateur sur l'application Voilà !. CONSENTEMENT En utilisant nos services ou en nous contactant, vous consentez à la collecte, à l'utilisation, à la communication et à la conservation de vos données personnelles conformément aux dispositions énoncées dans cette politique. À tout moment, vous avez le droit de révoquer ce consentement, cependant cela peut entraîner une interruption dans la prestation de nos services. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ET POURQUOI ? Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux. Voici les types d'informations que nous collectons et les raisons de cette collecte : Des renseignements sur votre identité (nom, prénom) - Pour faciliter votre identification et vérifier votre identité ; - Pour garantir un suivi approprié de vos demandes. Des coordonnées de contact (adresse postale, électronique, numéro de téléphone) - Afin d'établir une communication efficace avec vous ; - Pour optimiser l'orientation de nos services municipaux ; - Pour procéder à la mise à jour de votre dossier pour les services administratifs. Des renseignements financiers (numéro de carte de crédit, adresse de facturation) - Afin de permettre les transactions financières à distance, pour les inscriptions à des activités de loisirs, l'achat de billets de spectacles et de cartes cadeaux, le paiement des taxes foncières, les demandes de permis, etc.; - Pour assurer le traitement administratif des factures et des paiements associés. Des renseignements relatifs à des services municipaux (ceux-ci peuvent comprendre certains de vos renseignements personnels) - Pour assurer le traitement et le suivi adéquats de vos demandes et requêtes auprès de l'un de nos services municipaux ou l'un de nos organismes partenaires ; Politique de confidentialité 4 - Pour nous signaler un problème, nous suggérer une amélioration, porter plainte, faire une réclamation ou toute autre requête ; - Pour collecter les informations nécessaires à la délivrance de permis ; - Pour gérer les inscriptions en ligne aux multiples activités culturelles et de loisirs, notamment pour, les camps de jour, les activités et les événements ainsi que les spectacles et les cartes cadeaux ; - Pour déterminer votre admissibilité à certains services et programmes offerts par la Ville ou par nos organismes partenaires ; - Pour communiquer de l'information aux citoyens qui le désirent sur les activités, les spectacles, les événements, les services et les programmes offerts par la Ville ainsi que ses organismes partenaires ; - Pour connaître les besoins des utilisateurs et des citoyens et orienter l'offre de services. Des renseignements relatifs au recrutement (curriculum vitæ) - Pour récolter les informations nécessaires aux processus de sélection des candidatures et d'embauches pour les emplois offerts. Tout autre renseignement personnel fourni - Pour obtenir l'ensemble des informations utiles au traitement de votre demande ; - Pour assurer un service personnalisé et cohérent lors de vos différentes interactions avec la Ville, que ce soit par le biais de nos sites Web ou de vos échanges par courriel, clavardage ou téléphone. À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Seules les personnes autorisées par la Ville ont accès aux renseignements personnels recueillis afin d'assurer la prestation de services appropriée. La Ville s'engage à ne pas divulguer ces informations personnelles, sauf en cas d'exigence légale ou d'ordonnance judiciaire. Lorsque la Ville fait appel à des services d'une entreprise externe, elle met en place toutes les mesures nécessaires pour garantir la protection de vos informations personnelles, en conformité avec les lois applicables à la Ville, et veille à ce qu'elles soient collectées, utilisées, stockées et éliminées en respectant le cadre réglementaire qui régit la Ville. Politique de confidentialité 5 OÙ VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS HÉBERGÉS ? Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Canada. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Canada, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Accès limités : Seules les personnes qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Elles ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour atteindre les buts identifiés dans cette politique. Les serveurs sont également gérés par des tiers spécialisés. Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec un service de la Ville n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous avez fournis a été compromise), veuillez contacter immédiatement la Ville à l'adresse indiquée dans la section « Nous contacter » de la présente politique. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique pour nous conformer à nos obligations légales. Nous supprimons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements. Politique de confidentialité 6 QUAND EST-CE QUE CETTE POLITIQUE NE S'APPLIQUE PAS ? Cette politique ne s'applique pas aux sites Web exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement organisé par un organisme externe), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers. STATISTIQUES En complément, la Ville de New Richmond a recours aux outils d'analyse Umami, Meta, Google et Groupe iCible pour ses sites Web. Ces outils permettent de recueillir, analyser, mesurer et présenter des données sur les visites, afin d'améliorer sa compréhension de l'utilisation d'Internet et d'optimiser l'expérience en ligne. La Ville conserve ce type d'information pour comptabiliser, entre autres : - le nombre de visiteurs; - les pages les plus fréquentées; - la technologie utilisée par la clientèle de ses plateformes; - les sites référents; - le pays d'origine des utilisateurs. Ces données ne contiennent pas de renseignements personnels. PROCÉDURE DE GESTION DES PLAINTES Une personne qui considère que ses renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, ou qui est d'avis que la Loi n'a pas été respectée à son égard, peut déposer une plainte. Elle peut porter sur la cueillette, la conservation, l'utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels. Elle est traitée en toute confidentialité. La plainte peut être expédiée à : Céline LeBlanc, greffière, 99, place Suzanne-Guité, New Richmond, Québec, G0C 2B0, par courriel au : [email protected] ou par téléphone au 418 392-7000, poste 228. Politique de confidentialité 7 RETRAIT DE VOTRE CONSENTEMENT Vous avez toujours la possibilité de révoquer votre autorisation concernant l'utilisation et la divulgation des informations personnelles que nous avons collectées. Toutefois, cela pourrait avoir un impact sur notre capacité à vous fournir certains services. COMMENT NOUS CONTACTER ? La personne responsable de la protection des données personnelles est là pour répondre à vos demandes d'accès, de rectification et d'information, ainsi qu'à toutes les préoccupations que vous pourriez avoir concernant nos pratiques relatives à vos informations personnelles. Si vous avez des questions ou des commentaires concernant cette politique ou la protection de vos données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter. De plus, pour toute demande de modification de votre consentement ou de retrait de celui-ci, veuillez nous informer de votre décision en utilisant les coordonnées ci-dessous : Stéphane Cyr, directeur général 99, place Suzanne-Guité New Richmond, Québec, G0C 2B0 [email protected] 418 392-7000, poste 231 MISE À JOUR Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous rendrons la nouvelle version disponible sur le site Web, en indiquant la date de la dernière mise à jour. Pour obtenir davantage d'informations concernant vos droits en vertu des lois québécoises visant à protéger votre vie privée, veuillez consulter le lien suivant : Commission d'accès à l'information du Québec. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique de confidentialité est en vigueur à partir du 4 décembre 2023 et a été mise à jour le 5 août 2024.