Politique de confidentialité et de sécurité de l'information — full text

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EXTRAIT DU LIVRE DES DÉLIBÉRATIONS DE L'ASSEMBLÉE DU CONSEIL DE LA MUNICIPALITÉ DE NOTRE-DAME-DE-LAMERCI, DANS LE COMTÉ DE CHILTON, TENUE LE 12 NOVEMBRE 2024 À LAQUELLE ÉTAIENT PRÉSENTS LES CONSEILLÈRES ET CONSEILLERS SUIVANTS, FORMANT QUORUM SOUS LA PRÉSIDENCE DE SON HONNEUR LA MAIRESSE, MADAME ISABELLE PARENT: Julie-Anne Cousineau Lucie Vignola Bertrand Taillefer Chantale Perreault Jacques Bourassa André Lafrenière La directrice générale, madame Martine Bélanger, est également présente. 24-256 - 8.2 Adoption d'une politique de confidentialité et de sécurité de l'information[n/d 01-203] CONSIDÉRANT que la municipalité est un organisme public assujetti notamment à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre C-1.1). CONSIDERANT que la municipalité estime primordiale la protection de la vie privée et des renseignements personnels et confidentiels qu'elle recueille et conserve; CONSIDÉRANT que la municipalité s'engage à mettre en œuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité des renseignements personnels. ## Pour ces motifs, Il est proposé par le conseiller Jacques Bourassa Et résolu, d'adopter la Politique de confidentialité et de sécurité de l'information; - Que la politique soit publiée sur le site internet de la municipalité Madame la mairesse demande le vote Adopté unanimement par les conseillers.  factive solanga Martine Belanger Directrice générale  ## POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE SÉCURITÉ DE L'INFORMATION ## 1. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE La présente politique témoigne de l'engagement de la municipalité de NotreDame-de-la-Merci à l'égard de la sécurité de l'information et de la protection des renseignements personnels et confidentiels. - 1.1 La municipalité de Notre-Dame-de-la-Merci est un organisme public assujetti notamment à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre C-1.1). - 1.2 Cette politique définit comment la municipalité protège les renseignements personnels ou confidentiels et en précise les normes de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation, de droit d'accès et de rectification. ## 2. ORIENTATIONS DE LA POLITIQUE ## 2.1 Protection des renseignements personnels et confidentiels Estimant primordiale la protection de la vie privée et des renseignements personnels et confidentiels qu'elle recueille et conserve, la municipalité s'engage à respecter les dispositions, les valeurs et les principes fondamentaux établis par les législations applicables. Elle s'assure de mettre en œuvre ce qui est nécessaire pour garantir la transparence et le respect de la confidentialité des renseignements qu'on lui communique pour obtenir les services souhaités. ## 2.2 Sécurité de l'information La Municipalité s'engage à mettre en œuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité des renseignements personnels, notamment : - la disponibilité de l'information de façon qu'elle soit accessible en temps voulu et de la manière requise par les personnes autorisées; - l'intégrité de l'information de manière qu'elle ne soit pas détruite ou altérée de quelque façon, sans autorisation et en respect du calendrier de conservation de la municipalité, et que le support de cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue; - la confidentialité de l'information en limitant la divulgation aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance; - l'identification et l'authentification de façon à confirmer, lorsque requis, l'identité d'une personne ou l'identification d'un document ou d'un dispositif; - l'irrévocabilité afin d'assurer qu'une action, un échange ou un document est indéniable et clairement attribué à l'entité qui l'a généré; - la conformité aux exigences légales, règlementaires ou d'affaires auxquelles la municipalité est assujettie. ## 3. DÉFINITIONS ## 3.1 Renseignements personnels Tous les renseignements qui concernent un individu et qui permettent de l'identifier, sauf les exceptions prévues par les lois applicables. Ces renseignements peuvent être de nature personnelle comme l'adresse, le numéro de téléphone, l'état de santé, les habitudes de vie ou la situation financière. ## 3.2 Renseignements confidentiels Tous les renseignements qui concernent un immeuble ou une personne morale et relatifs à de l'information que son auteur ou son propriétaire estime confidentielle, étant de nature financière, ·commerciale ou stratégique; à moins que les lois applicables dans le secteur public prévoient par exception que cette information détenue par la municipalité acquiert un caractère public. ## 3.3 Sécurité de l'information Protection résultant de l'ensemble des mesures de sécurité mises en place pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de l'information que la municipalité détient en fonction de la sensibilité et de la valeur de cette information, des risques auxquels elle est exposée et des obligations auxquelles elle est soumise. ## 4. CONSENTEMENT, COLLECTE ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS ## 4.1 Consentement et mode de collecte La collecte des renseignements par la municipalité s'effectue en toute transparence avec le consentement libre et éclairé de l'utilisateur et uniquement dans les cas où les renseignements recueillis sont nécessaires pour fournir le service désiré. - En respect des lois applicables, lorsqu'elle recueille des renseignements personnels et confidentiels, la municipalité indique clairement les fins pour lesquelles ils sont recueillis et demande le consentement de l'utilisateur pour en faire usage. La Municipalité devra obtenir un nouveau consentement pour utiliser à d'autres fins des renseignements déjà recueillis. Certains services ou activités de la municipalité peuvent s'adresser aux personnes mineures. Dans ce cas, la collecte des renseignements personnels se fait avec le consentement des parents ou du représentant de l'enfant. Certains services ou activités de la municipalité peuvent s'adresser aux personnes mineures. Dans ce cas, la collecte des renseignements personnels se fait avec le consentement des parents ou du représentant de l'enfant. La collecte s'effectue notamment par l'entremise de formulaires, du site web, d'entretiens téléphoniques, de sondages d'opinion ou de questionnaires. ## 4.2 Renseignements collectés Selon la prestation de service offerte, la Municipalité pourrait collecter et conserver l'un ou l'autre des renseignements suivants : nom, prénom, adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone, numéro de télécopieur, numéro de permis de conduire, numéro d'assurance sociale, numéro d'assurance maladie et date de naissance. De plus, des renseignements relatifs aux activités culturelles, de loisirs et de la situation familiale pourraient également être collectés et conservés. ## 4.3 Collecte des renseignements techniques lors de l'utilisation du site internet La Municipalité recueille des renseignements techniques tels que les adresses IP, les pages visitées et les requêtes, la date et l'heure de connexion, le type de navigateur Internet ou de système informatique utilisé ou le nom de domaine du site Internet à partir duquel a été établi le lien De plus, lors de l'utilisation des services en ligne ou d'une visite sur le site internet www.mun-ndm.ca, la Municipalité ou son mandataire pourrait stocker certains renseignements sur l'ordinateur de l'internaute sous la forme d'un témoin (« cookie ») ou d'un fichier semblable. Les témoins permettent la conservation de certains renseignements à propos de l'utilisation du site Internet ou d'un service en ligne. En ciblant les intérêts et préférences de l'internaute, les témoins permettent donc à la Municipalité d'améliorer sa prestation de services et l'expérience client. Un témoin pourrait être requis en raison de contraintes technologiques ou de sécurité inhérentes à la navigation sur Internet ou au bon fonctionnement d'un service en ligne. La plupart des navigateurs Internet permettent d'effacer du disque dur, de bloquer ou de recevoir un avertissement avant l'implantation de témoins sur un ordinateur. L'internaute qui refuse les témoins aura quand même accès au site, mais il est possible que la navigation en soit affectée et que certains services ne soient disponibles. ## 4.4 Finalité de la collecte de renseignements Lorsque la Municipalité collecte et conserve des renseignements personnels et confidentiels, son objectif est d'offrir un service personnalisé et sécuritaire aux usagers dans le respect des lois applicables et de ses règles de sécurité. Ainsi, la Municipalité utilisera les renseignements personnels, confidentiels ou techniques recueillis aux fins suivantes : - vérifier l'identité de l'usager; - assurer la protection de l'usager et celle de la municipalité contre la fraude et les fausses déclarations; - offrir une prestation de service personnalisée; - déterminer l'admissibilité aux services offerts par la municipalité; - suivre les requêtes de services auprès de la municipalité et de ses mandataires - communiquer de l'information aux citoyens qui le souhaitent, sur les services et programmes en vigueur; - élaborer des statistiques; - améliorer les services offerts. ## 5. DROIT DE RECTIFICATION, DE RETRAIT ET DE DESTRUCTION Le citoyen peut demander que ses renseignements soient corrigés, détruits ou qu'ils ne soient plus utilisés pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis. Pour ce faire, il contacte le service concerné ou la personne responsable de l'accès à l'information : Site internet- formulaire demande d'accès ou courriel ([email protected]) Conformément a la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), au calendrier de conservation et au plan de classification de la municipalité, les renseignements sont conservés pour la période prévue et sont par la suite détruits. Conformément aux lois applicables, la municipalité de Notre-Dame-de-la-Merci s'engage à respecter toute demande de retrait, de rectification et de destruction, à moins d'obligations juridiques à l'effet contraire. ## 6. SÉCURITÉ DE L'INFORMATION La Municipalité utilise largement les technologies de l'information pour supporter ses processus d'affaires afin d'offrir une prestation de services conforme à sa déclaration de services. Tous les renseignements personnels et confidentiels collectés sont conservés dans un environnement sécurisé. Le personnel et ses mandataires sont tenus de respecter la confidentialité des informations. La Municipalité met en place des mesures de sécurité et de gestion des accès adéquates, utiles et nécessaires selon le niveau de sensibilité des renseignements traités. Seules les personnes devant avoir accès aux renseignements dans le cadre de leur fonction peuvent le faire. La Municipalité intègre les innovations technologiques afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des transactions et des renseignements dans ses différents modes de prestation de services. ## 7. RESPONSABILITE DE L'USAGER - 7.1 L'usager est responsable de l'information qu'il achemine à la municipalité de Notre-Dame-de-la-Merci ainsi que du maintien de la confidentialité de ses renseignements d'identification et d'authentification (code utilisateur, code d'accès, mot de passe, carte d'accès, etc.). La Municipalité ne peut être tenue responsable d'un usage non autorisé causé par l'usager. - 7.2 L'usager doit également s'assurer que le système ou l'équipement avec lequel il transmet ou reçoit de l'information de la municipalité est suffisamment sécuritaire et faire preuve de vigilance. La Municipalité ne peut être tenue responsable d'un accès non autorisé à des renseignements découlant d'une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l'équipement ou le système de l'usager. - 7.3 Dans l'éventualité où la confidentialité de ses renseignements venait à être compromise ou son identité usurpée, l'usager est tenu d'en aviser la municipalité le plus tôt possible en contactant le service concerné ou la personne responsable de l'accès à l'information: Site internet- formulaire - demande d'accès ou courriel ([email protected]). par courriel ou autrement, pour obtenir des renseignements personnels ou confidentiels les concernant. En cas de doute, l'usager est invité à Il n'est pas dans les pratiques de la municipalité de solliciter les citoyens, communiquer avec la réception de l'hôtel de ville. ## 8. RESTRICTIONS RELATIVES À L'ACCÈS AUX SERVICES La Municipalité se réserve en tout temps le droit de détruire le compte d'un utilisateur, et ce, à sa seule discrétion et sans préavis. La Municipalité se réserve également le droit de restreindre l'accès d'un utilisateur aux applications offertes par la municipalité, en tout ou en partie. La Municipalité ne pourra être tenue responsable d'une telle suspension, annulation ou restriction. ## 9. DÉCLARATION D'INCIDENT La municipalité s'engage à informer les usagers en cas d'incident affectant la protection des renseignements personnels ## 10. LIENS AVEC D'AUTRES SITE Le site Internet de la municipalité de Notre-Dame-de-la-Merci propose des hyperliens vers d'autres sites. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité et de sécurité, mais à celle du site externe. La Municipalité n'est pas responsable du contenu de ces sites et ne les endosse pas. La municipalité ne peut être tenue responsable des dommages, de quelque nature que ce soit, découlant de la navigation et de l'utilisation de ces sites. ## 11. RESPONSABLE DE L'APPLICATION DE LA POLITIQUE La responsable de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels de la Municipalité est chargée de s'assurer du respect du volet protection des renseignements personnels et confidentiels de la politique. Le responsable de la sécurité de l'information numérique de la municipalité est chargé de s'assurer du respect du volet de la sécurité de l'information numérique de la politique. ## 12. POUR PLUS D'INFORMATION, COMMENTAIRES OU PLAINTES Pour toute question, commentaires ou plaintes sur cette politique ou son application, le citoyen peut communiquer avec la personne responsable de l'accès à l'information. Le citoyen qui n'est pas satisfait de la réponse obtenue peut contacter par écrit le responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la municipalité de Notre-Dame-de-la-Merci: Responsable de l'accès Service du greffe et des archives de la municipalité de Notre-Dame-de-la-Merci 1900, montée de la Réserve Notre-Dame-de-la-Merci, (Québec) JOT 2AO Téléphone: 819-424-2113, poste 7200 ## 13. ENTRÉE EN VIGUEUR  La presente politique entre en vigueur des son adoption par le conseil. ballarut lactire polangu Mairesse Directrice générale et greffière- trésorière  Adoption de la politique : 12 novembre 2024  EXTRAIT DU LIVRE DES DÉLIBÉRATIONS DE L'ASSEMBLÉE DU CONSEIL DE LA MUNICIPALITÉ DE NOTRE-DAME-DE-LAMERCI, DANS LE COMTÉ DE CHILTON, TENUE LE 12 NOVEMBRE 2024 À LAQUELLE ÉTAIENT PRÉSENTS LES CONSEILLÈRES ET CONSEILLERS SUIVANTS, FORMANT QUORUM SOUS LA PRÉSIDENCE DE SON HONNEUR LA MAIRESSE, MADAME ISABELLE PARENT: Julie-Anne Cousineau Lucie Vignola Bertrand Taillefer Chantale Perreault Jacques Bourassa André Lafrenière La directrice générale, madame Martine Bélanger, est également présente. 24-256 - 8.2 Adoption d'une politique de confidentialité et de sécurité de l'information[n/d 01-203] CONSIDÉRANT que la municipalité est un organisme public assujetti notamment à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre C-1.1). CONSIDÉRANT que la municipalité estime primordiale la protection de la vie privée et des renseignements personnels et confidentiels qu'elle recueille et conserve; CONSIDÉRANT que la municipalité s'engage à mettre en œuvre un ensemble de mesures technologiques, organisationnelles, humaines, juridiques et éthiques pour assurer la sécurité des renseignements personnels. ## Pour ces motifs, Il est proposé par le conseiller Jacques Bourassa Et résolu, d'adopter la Politique de confidentialité et de sécurité de linformation; - Que la politique soit publiée sur le site internet de la municipalité Madame la mairesse demande le vote Adopté unanimement par les conseillers.  Poutine felanga Martine Bélanger Directrice générale :1:::