Politique de reconnaissance et soutien aux organismes — full text

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POLITIQUE de Reconnaissance et de soutien des organismes de la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel La Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel s'est dotée d'une politique de reconnaissance et de soutien aux organismes, afin de placer le citoyen au cœur des activités. Le service des loisirs et de la culture est interpellé à contribuer au développement de la culture et des loisirs, à travailler en partenariat avec les organismes du milieu et à assurer la saine gestion des deniers publics. Cette politique permet de disposer d'un cadre de référence et d'intervention auprès des organismes. Avril 2017 Révision décembre 2018 2 Table des matières 1. Objectifs de la politique ........................................................... 3-4 2. Politique de reconnaissance d'un organisme ............................ 5-6 3. Critères d'admissibilité ............................................................ 6 4. Processus de reconnaissance ................................................... 7-8 5. Renouvellement de la reconnaissance ...................................... 8 6. Durée de l'entente.................................................................... 8 7. Soutien offert aux organismes reconnus .................................. 8 8. Les individus, ligues, organisations privées, corporatives ........ 9 9. Organismes reconnus .............................................................. 10 3 1. Objectifs de la politique Le processus de reconnaissance vise à définir et préciser le statut des organismes qui sollicitent la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel. Plus spécifiquement, la politique a pour but de : - Reconnaître l'apport des associations à l'offre de service proposée aux citoyens; - Reconnaître, dans le cadre de leur cheminement, l'accomplissement des individus dans des activités sportives, culturelles et communautaires offrant un rayonnement à la municipalité; - Assurer aux organismes reconnus un soutien et un support approprié favorisant la qualité de leurs interventions; - Doter la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel d'un cadre de référence clair afin d'harmoniser le soutien qu'elle accorde aux organismes qui œuvrent sur son territoire; - Assurer un suivi administratif conséquent aux ressources disponibles. 1.1. Ce cadre de référence permet donc : - De présenter les critères de reconnaissance qui en découle; - D'établir le type et le niveau de soutien offert; - De faire part des exigences et de la procédure relative à la reconnaissance des organismes. 1.2. Principes d'intervention Des principes d'intervention ont guidé l'élaboration de la Politique de reconnaissance et de soutien aux organismes et constituent pour la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel et le service des loisirs et de la culture des fondements sur lesquels s'appuie l'ensemble de son intervention. 4 L'équité et la transparence L'élaboration de critères clairs et de conditions précises relatifs à la reconnaissance et la diffusion de la politique de reconnaissance et de soutien assure aux organismes que le processus ainsi que l'attribution des ressources municipales seront réalisés de façon équitable et transparente. La prise en charge par le milieu La politique de reconnaissance vise à soutenir le dynamisme qu'exprime la communauté dans la prise en charge de leurs activités et par effet d'entraînement favorise l'enrichissement et l'amélioration continue de l'offre de services en matière de loisir, sport et de culture. Le respect et l'autonomie des organismes En accordant une reconnaissance et en offrant un soutien, la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel reconnaît l'importance de la contribution des organismes sur son territoire en établissant des rapports dans le respect de leur autonomie. Une gestion responsable Redevable auprès de la population, l'administration municipale accorde une priorité à la saine gestion des fonds publics tant dans leur attribution que dans le cadre de leur utilisation dans la perspective d'une offre de services de qualité optimale. 5 2. Politique de reconnaissance des organismes 2.1. Champs d'application En accord avec la mission du service des loisirs et de la culture de la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel, les champs d'application de la politique de reconnaissance sont les suivants : - Le domaine du loisir; - Le domaine du sport; - Le domaine de la culture; - Le domaine événementiel; - Le domaine de la vie communautaire. Afin de s'assurer de bien circonscrire les organismes admissibles en vertu de ces champs, il s'avère essentiel d'en définir la portée. Les champs d'application de la politique se définissent comme suit : 2.1.1. Le domaine du loisir Domaine multidisciplinaire qui présente des créneaux larges et variés tant au chapitre des clientèles que des formats de programmes et d'activités. Selon Le Cadre d'intervention gouvernementale en matière de loisir et de sport, il existe différentes formes d'activités de loisir : culturelles, physiques et sportives, scientifiques, socio-récréatives, touristiques et de plein air. Pour les fins de la Politique nous traitons les domaines du sport et de l'activité physique ainsi que le domaine culturel distinctement. Le loisir étant une compétence municipale, il revient aux instances locales d'assurer le déploiement de l'offre en la matière, notamment par le soutien aux organisations dédiées. 2.1.2. Le domaine du sport Intervention visant la promotion et le développement de la pratique d'activités physiques et sportives en fonction d'une ou plusieurs composantes du développement : initiation, récréation, compétition, excellence. Le sport et l'activité physique constituent l'une des compétences d'intervention légalement reconnues au gouvernement municipal. 6 2.1.3. Le domaine culturel Intervention s'inscrivant dans une discipline artistique (chant, danse, arts visuels, etc.) ou à un champ culturel (histoire, patrimoine, etc.) et interviennent selon une ou plusieurs fonctions : création, éducation, diffusion, conservation. À l'instar du sport, le développement culturel local échoit à la municipalité et s'inscrit dans ses interventions directes. 2.1.4. Le domaine événementiel Intervention visant à planifier organiser et tenir des événements publics ou des manifestations sportives d'envergure généralement récurrents s'inscrivant principalement en prolongement des domaines du sport et de la culture. 2.1.5 Le domaine de la vie communautaire Intervention qui s'articule autour de l'aide aux citoyens, de la relation d'aide sous toutes ses formes. Les champs d'activités sont liés non pas à la vie récréative, mais apporte soutien à des individus ou à des groupes d'individus. 3. Critères d'admissibilité 1- Donner la priorité aux organismes offrant des services à la population de Notre-Dame-du-Mont-Carmel. 2- Donner la priorité aux organismes dont les membres résident à Notre- Dame-du-Mont-Carmel. 3- Favoriser l'autonomie des organismes. 4- Favoriser l'accessibilité à une diversité d'activités et de services pour les citoyens. Les conditions d'admissibilité permettent d'évaluer si un organisme est admissible à la reconnaissance. Un organisme qui ne se conforme pas à l'une ou l'autre de ces conditions ne pourra être reconnu par la municipalité. La conformité aux conditions ne garantit pas l'obtention de la reconnaissance, seule l'analyse réalisée ultérieurement le déterminera. La Municipalité se donne le droit de reconnaître le nombre d'organismes qu'il jugera suffisant dans un domaine donné et se réserve le droit de ne pas reconnaître un organisme offrant des activités ou des services s'ils sont déjà accessibles à toute la population. 7 4. Processus de reconnaissance Pour être reconnu, tout organisme doit respecter la procédure qui suit : Étape 1 : Compléter le formulaire de demande de reconnaissance. Tout organisme souhaitant obtenir une reconnaissance de la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel doit compléter le formulaire de demande prévu à cet effet et le faire parvenir au service des loisirs, culture et communication avec les documents suivants : - Copie de la charte et des règlements généraux - La liste des membres du conseil d'administration et leurs coordonnées (nom, adresse, courriel, téléphone); - Attestation d'assurances responsabilité civile et autre s'il y a lieu; - Les états financiers de la dernière année (organismes locaux et organismes associés supralocaux); - Programme d'activités; - Le dernier rapport d'activités s'il y a lieu. Étape 2 : Étude du dossier et accréditation Le Service des loisirs et de la culture procède à une analyse du dossier de candidature et émet des recommandations au Conseil municipal. Suite à l'étude du dossier, le conseil municipal confirme l'admissibilité de l'organisme. Une lettre d'entente confirmant l'ensemble des services et les modalités de leur utilisation est élaborée et est dûment signée entre la Municipalité et l'organisme accrédité. 8 En cas de non respect Tout organisme qui ne respecte pas la procédure et ne répond pas aux exigences liées à la Politique de reconnaissance et de soutien ne pourra être reconnu par le Conseil municipal, ni obtenir de services de la Municipalité. 5. Maintien de la reconnaissance Annuellement, l'organisme devra produire et envoyer ses états financiers de l'année précédente, accompagné de son programme d'activités pour l'année en cours, à la direction du service des loisirs, à l'attention de du service des loisirs, culture et communication. 6. Durée de l'entente La durée de l'entente est de trois (3) ans. 7. Soutien offert aux organismes reconnus 7.1. Prêt de locaux ou de plateaux d'activités Le Service des loisirs et de la culture met à la disposition des organismes reconnus les locaux ou les plateaux disponibles sur son territoire pour la tenue de leurs activités. Ces locaux ou ces plateaux ont fait l'objet d'une entente d'utilisation. Voir la politique de location. 7.2. Entreposage Les organismes locaux reconnus qui offrent des activités nécessitant beaucoup de matériel peuvent se voir attribuer un espace dédié pour l'entreposage de leur matériel. En raison de la disponibilité restreinte des espaces, la Municipalité se réserve toutefois le droit de limiter ou de reprendre cet espace. 7.3. Soutien financier Le soutien offert aux organismes est défini dans la Politique d'aide aux activités sportives ainsi que dans la politique de location. 9 8. Les individus, ligues, organisations privées, corporatives La Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel reçoit annuellement des demandes d'individus, de ligues adultes, d'entreprises ou d'organisations privées et de coopératives qui ne sont pas reconnus selon les critères d'admissibilité précédemment mentionnés : Pour déployer, à titre privé, une offre de service dans les domaines d'intervention du Service des loisirs et de la culture; Pour utiliser les installations et obtenir des services de la Municipalité pour leurs propres besoins. Ces individus ou ces organisations ont accès aux locaux en fonction de leur disponibilité et de la politique de tarification. La priorité étant accordée aux individus, aux ligues, aux entreprises ou organisations privées et aux coopératives qui enrichissent l'offre de services sur le territoire de Notre- Dame-du-Mont-Carmel. De plus, les coordonnées de l'organisme et la période d'inscription à ses activités peuvent être inscrites dans la programmation saisonnière et/ou le journal l'Informateur, s'ils respectent les points suivants : Résider ou avoir sa place d'affaires sur le territoire de la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel; Être en fonction depuis au moins un an; Déployer une offre d'activités accessible à l'ensemble de la population de la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel; Répondre aux normes édictées par la Municipalité notamment en matière de sécurité ; 10 9. Organismes reconnus En date du 14 décembre 2018, voici les organismes reconnus par la Municipalité de Notre-Dame-du-Mont-Carmel : - Actions Communautaires et Bénévoles; - Âge d'or - FADOQ; - Association de balle donnée féminine mineure de Notre-Dame-du-Mont- Carmel; - Association des pompiers volontaires; - Association du Domaine Boisclair; - Biathlon Mauricie; - CAB de la Moraine - CDC des Chenaux - Chorale de la paroisse de Notre-Dame-du-Mont-Carmel; - Club Butactik; - Club sportif Les Chevaliers de Mont-Carmel; - Comité du Lac Bélisle; - Comité du Lac Bellevue; - Comité féminin l'Artisane; - Conseil d'établissement de l'école Notre-Dame; - Coopérative de services « Comité local Ado-O-Boulot »; - Corporation de développement Touristique de la Gabelle - Corporation Inter-Rives La Gabelle; - CPE Carmel La Sauterelle; - Domaine du Lac Martin; - Fond d'aide aux familles et aux jeunes (FAFAJ); - Maison des Jeunes (Local Action Jeunes); - Proches aidants des Chenaux - Organisme de participation des parents (OPP) de l'école Notre-Dame. - ORH des Chenaux Dans certains cas particuliers où un organisme ayant son siège social en dehors de Notre-Dame-du-Mont-Carmel, mais œuvrant pour des citoyens de la municipalité, il pourra se voir accorder une location gratuite. Par exemple : CDC des Chenaux.