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MUNICIPALITÉ DE PACKINGTON
POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE
ADOPTÉE LE : 06 décembre 2010
NUMÉRO DE RÉSOLUTION : RS-196-10
Politique de gestion contractuelle
Présentation
La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 938.1.2
du Code municipal.
En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion
contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer
une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la
municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation
clairement précisés dans cette disposition législative.
Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objet de remplacer, modifier ou
bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière
d'octroi ou de gestion de contrats municipaux.
Objet
La politique de gestion contractuelle vise à assurer une saine concurrence entre les
personnes voulant contracter avec la municipalité.
Elle traite des mesures :
a)
visant à assurer que tout soumissionnaire, ou l'un de ses représentants, n'a pas
communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un
membre du comité de sélection relativement à la demande de soumission pour
laquelle il a présenté une soumission;
b)
favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage
des offres;
c)
visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière
de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de
cette loi;
d)
ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou
de corruption;
e)
ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts;
f)
ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre
l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de soumissions et de
la gestion du contrat qui en résulte;
g)
visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la
modification d'un contrat.
Portée
La présente politique de gestion contractuelle s'applique au maire, aux membres du
conseil, de même qu'au personnel de la Municipalité.
Elle s'applique également à tout mandataire ou représentant de la Municipalité lorsque
celui-ci intervient à l'intérieur du processus d'attribution et d'exécution des contrats.
Enfin, la politique de gestion contractuelle lie les soumissionnaires, les fournisseurs, de
même que toute personne qui, par ses actions, cherche à conclure un contrat avec la
Municipalité.
LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE
1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire, ou l'un de ses
représentants, n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de
l'influencer, avec un membre du comité de sélection relativement à la
demande de soumission pour laquelle il a présenté une soumission
a)
Le conseil municipal délègue au directeur général, pour chaque appel
d'offres, le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour
recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui
s'imposent.
b)
Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de
l'appel d'offres et être composé d'au moins trois membres.
c)
Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci
doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l'identité des
membres de tout comité de sélection.
d)
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa
soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n'a
communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de
sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de
l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel
d'offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle a pour effet
d'entraîner le rejet de la soumission.
2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le
trucage des offres
a)
Informer et sensibiliser les employés et les membres du conseil
relativement aux normes de confidentialité.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration
attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu
collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre
soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou
pour influencer les prix soumis.
c)
Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une disposition
prévoyant que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a
communiqué ou a convenu d'une entente ou d'un arrangement avec un
autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les
prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique
en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en
vertu de cette loi
a)
Le directeur général doit suivre une formation sur la loi en matière de
lobbyisme et s'assurer d'informer les élus et le personnel administratif
en conséquence.
b)
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa
soumission, que lui, et tout collaborateur ou employé, a respecté la loi
sur le lobbyisme en rapport avec cet appel d'offres. Le défaut de
produire cette affirmation solennelle a pour effet d'entraîner le rejet de
la soumission.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic
d'influence ou de corruption
a)
La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation
écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises
différentes. L'identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue
publique que lors de l'ouverture des soumissions.
b)
La Municipalité limitera le plus possible les visites de chantier en
groupe, en offrant des plans et devis les plus complets possible.
c)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration
attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s'est
livré à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption.
d)
Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un
ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la
soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
a)
Chaque membre du comité de sélection doit remplir un engagement
solennel à juger les offres avec impartialité et éthique.
b)
Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration
attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter
un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre de conseil
ou un fonctionnaire.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de
compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de demandes de
soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
a)
Un responsable en octroi de contrat doit être nommé par le directeur
général pour chaque appel d'offres afin de pouvoir fournir les
informations administratives et techniques concernant toute procédure
d'appel d'offres aux soumissionnaires potentiels. Le soumissionnaire
doit pour tout renseignement s'adresser au responsable en octroi de
contrat dont les coordonnées apparaissent à l'appel d'offres;
b)
Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant
que l'évaluation des offres ne soit entièrement complétée;
c)
Tout soumissionnaire doit déclarer, par un écrit qu'il doit joindre à sa
soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé, n'a
communiqué ou tenté de communiquer avec un membre de
l'organisme municipal, autre que le responsable en octroi de contrat,
dans le but de l'influencer ou d'obtenir des renseignements
relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette affirmation
solennelle a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
7. Mesure visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet
d'autoriser la modification d'un contrat
a)
La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant
toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle
modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en
change pas la nature.
b)
La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir
des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux
afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat.
c)
Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par
le directeur général de la municipalité en plus de l'ingénieur ou du
consultant responsable du contrat. Le directeur général pourra
autoriser des directives de changements pour un maximum de 10% du
coût du contrat. Tout dépassement du 10% devra être autorisé par une
résolution du conseil municipal.
Déclarations du soumissionnaire
Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué
ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection
relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission
Je n'ai pas, ni aucun collaborateur ou employé, communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du
comité de sélection, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de l'influencer ou d'obtenir
des renseignements relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle a
pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
Nom en lettres moulées : ____________________________
Signature : __________________________________
Date : __________________
Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres
Le soumissionnaire, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir, dans le contexte du
présent appel d'offres, agi à l'encontre de la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34), laquelle
stipule notamment que constitue un acte criminel le fait de participer à un truquage des soumissions, à
savoir :
-
l'accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l'une d'elles consent ou
s'engage à ne pas présenter de soumission en réponse à un appel d'offres;
-
la présentation de soumissions qui sont le fruit d'un accord ou arrangement entre plusieurs
soumissionnaires.
Le fournisseur déclare, en conséquence, qu'il n'y a pas eu, en contravention de la Loi précitée, de
communication, d'entente ou d'arrangement avec un concurrent relativement aux prix, aux méthodes, aux
facteurs ou aux formules pour établir les prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une
soumission ainsi qu'à la présentation d'une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l'appel
d'offres.
Le truquage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi fédérale sur la
concurrence (L.R., 1985, ch. C-34). Il s'agit en soi d'une forme de fixation des prix. Quiconque participe à
un truquage de soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l'amende
que le tribunal estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l'une de ces peines.
Nom en lettres moulées : ____________________________
Signature : __________________________________
Date : __________________
Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et
du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi
Je déclare que moi, et tout collaborateur ou employé, a respecté la loi sur le lobbyisme en rapport avec cet
appel d'offres.
Nom en lettres moulées : ____________________________
Signature : __________________________________
Date : __________________
Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption
Je déclare que ni moi, ni aucun de mes collaborateurs ou employés ne s'est livré à des gestes
d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption. Le défaut de produire cette affirmation solennelle a
pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
Nom en lettres moulées : ____________________________
Signature : __________________________________
Date : __________________
Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts
Je déclare qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de
mes liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
Nom en lettres moulées : ____________________________
Signature : __________________________________
Date : __________________
Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité
et l'objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte
Je déclare que ni moi, ni aucun collaborateur ou employé, n'a communiqué ou tenté de communiquer avec
un membre de l'organisme municipal, autre que le responsable en octroi de contrat, dans le but de
l'influencer ou d'obtenir des renseignements relativement à l'appel d'offres. Le défaut de produire cette
affirmation solennelle a pour effet d'entraîner le rejet de la soumission.
Nom en lettres moulées : ____________________________
Signature : __________________________________
Date : __________________