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POLITIQUE DE
GESTION DOCUMENTAIRE
JANVIER 2024
(Résolution 2024-01-16)
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
2
TABLE DES MATIERES
1.
OBJET ....................................................................................................................................... 3
2.
ÉNONCÉ ................................................................................................................................... 3
3.
OBJECTIFS DE LA POLITIQUE ................................................................................................. 3
4.
CHAMP D'APPLICATION ......................................................................................................... 4
5.
CADRES LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE ..................................................................................... 5
6.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS ................................................................................................. 6
6.1.
Conseil de la MRC ......................................................................................................... 6
6.2
Direction générale et direction générale adjointe .................................................. 6
6.3
Direction des services .................................................................................................. 7
6.4
Coordonnateurs et coordonnatrices de service ....................................................... 7
6.5.
Personnel de la MRC..................................................................................................... 8
6.6.
Service des technologies de l'information (sous la responsabilité de la
Direction du Service des finances et du soutien à la gestion) .......................................... 9
6.7.
Responsable de la gestion documentaire ................................................................. 9
7.
CONCEPT DE PROPRIÉTÉ ...................................................................................................... 10
8.
PROTECTION DES DOCUMENTS ESSENTIELS ..................................................................... 10
9.
CONDITIONS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS ........................................................ 10
10. CONSULTATION, CIRCULATION, PRÊT ET CONTRÔLE DES DOCUMENTS ......................... 11
11. DESTRUCTION ....................................................................................................................... 11
12. DOCUMENTS D'UN MEMBRE DU PERSONNEL QUITTANT UNE FONCTION, RÉAFFECTÉ
OU LORS D'ABSENCE PROLONGÉE ............................................................................................. 12
13. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION ..................................................................................... 12
14. MODIFICATION ...................................................................................................................... 12
ANNEXE A - LEXIQUE ................................................................................................................... 13
ANNEXE B : LISTE DES DOCUMENTS ESSENTIELS ..................................................................... 18
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
3
1. OBJET
L'objet premier de la présente politique est de fournir aux membres du personnel de la
MRC de Pierre-De Saurel (ci-après « la MRC ») les moyens de planifier et de contrôler la
création, l'utilisation, la conservation et la disposition finale de leurs documents.
2. ÉNONCÉ
Par la présente politique, la MRC souhaite établir son plan d'action en matière de gestion
de ses documents et archives, et ce, en précisant :
-
Les objectifs;
-
Le champ d'application;
-
Les cadres légal et réglementaire;
-
Les principes directeurs;
-
Les rôles et responsabilités des membres du personnel de la MRC, principalement
des porteurs de dossiers, ainsi que leur imputabilité;
-
Le cadre de référence lexical relatif au domaine archivistique.
3. OBJECTIFS DE LA POLITIQUE
La Politique de gestion documentaire (ci-après « la Politique ») promeut un système de
gestion intégrée des documents et des archives qui assure l'authenticité, la disponibilité,
la fiabilité et l'intégrité des documents de la MRC, tout au long de leur cycle de vie et
quel qu'en soit le support, le tout, conformément aux besoins de la MRC et aux exigences
posées par le cadre législatif et réglementaire auquel elle est assujettie.
L'application de la Politique vise également l'atteinte des objectifs suivants :
-
Optimiser l'utilisation des ressources par une gestion efficace, économique et
sécuritaire des documents de la MRC;
-
Préciser les responsabilités, les rôles et les responsabilités des membres du
personnel;
-
Améliorer les processus décisionnels;
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
4
-
Favoriser l'intégration des solutions technologiques appropriées en vue de
maximiser la gestion des documents disponibles sous toute forme de support;
-
Préserver les documents essentiels ainsi que gérer les documents confidentiels
et essentiels de façon sécuritaire;
-
Diminuer la masse documentaire;
-
Respecter les lois et règlements en vigueur relatifs à la gestion documentaire;
-
Assurer une gestion efficace et uniforme des documents lors de leur création,
réception,
classification,
classement,
diffusion,
utilisation,
exploitation,
protection, de leur repérage ainsi que de leur destruction;
-
Éviter la multiplication de documents tout en préservant ceux qui ont une valeur
administrative, légale, fiscale ou historique;
-
Impliquer le personnel de la MRC dans l'application des procédures de gestion
documentaire, notamment pour :
o la classification : en s'assurant que les documents créés ou reçus ainsi que
ceux conservés par la MRC soient identifiés et classés selon le plan de
classification de la MRC;
o la conservation : en s'assurant que les documents soient conservés
conformément aux dispositions et règles prévues au calendrier de
conservation adopté par la MRC et approuvé par Bibliothèque et Archives
nationales du Québec (BAnQ).
-
Mettre en place les mesures appropriées pour assurer l'accès, le contrôle,
l'intégrité et la sécurité des informations détenues par la MRC ;
-
Préserver la mémoire institutionnelle de la MRC par le traitement et la
conservation de ses archives et en garantir l'accès aux générations futures.
4. CHAMP D'APPLICATION
La Politique s'adresse aux membres du personnel de la MRC. Elle concerne tous les
services administratifs de la MRC et s'applique à tout document de la MRC.
Toutefois, la Politique ne s'applique pas à la gestion de la documentation produite ou
reçue pour le compte d'organismes externes, tels que Développement économique Pierre-
De Saurel, Parc éolien Pierre-De Saurel, Réseau cyclable de la Sauvagine, Société de
transport collectif de Pierre-De Saurel ou tout autre organisme pour laquelle la MRC
pourrait être appelée à détenir les documents.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
5
La Politique ne s'applique pas non plus aux documents dont les droits d'auteur
appartiennent en exclusivité à une personne physique ou morale autre que la MRC ainsi
qu'aux publications à caractère scientifique dont le dépôt légal est déjà exigé et effectué
à BAnQ. Sauf entente à l'effet contraire, elle ne s'applique pas non plus aux travaux et
aux données de recherche.
5. CADRES LÉGAL ET RÉGLEMENTAIRE
La Politique a comme fondement divers règlements, législations ou politiques
spécifiques en lien avec la gestion de ses documents, autant en matière de production,
d'accessibilité que de conservation, tels que :
-
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (RLRQ, chapitre
C-1.1);
-
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1);
-
Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des
organismes publics et des entreprises du gouvernement (RLRQ, chapitre G-1.03);
-
Loi sur le droit d'auteur (LRC 1985, C-42);
-
Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics du
gouvernement du Québec;
-
Politique relative à l'utilisation des technologies d'information de la MRC Pierre-
De Saurel;
-
Politique globale de sécurité de l'information de la MRC de Pierre-De Saurel;
-
Code civil du Québec (RLRQ, c. CCQ-1991), notamment les articles 2923 à 2925;
-
Code municipal du Québec (RLRQ, c. C-27.1);
-
Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités (RLRQ, c. E-2.2);
-
Loi sur la sécurité civile (RLRQ, c. S-2.3);
-
Loi sur la sécurité incendie (RLRQ, c. S-3.4);
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
6
-
Loi sur l'aménagement et l'urbanisme (RLRQ, c. A-19.1);
-
Loi sur la qualité de l'environnement (RLRQ, c. Q-2);
-
Loi sur les archives (LRQ, chapitre A-21.1);
-
Loi sur la preuve photographique des documents (Sr, 1977, chapitre P-22);
-
Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des
renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25;
-
Les lois fiscales, pour le délai de conservation de six (6) des documents de nature
financier, soient :
- Loi de l'impôt sur le revenu du Canada (LRC (1985), c. 1), art. 230;
- Règlement de l'impôt sur le revenu du Canada (CRC, c. 945), art.;
- Loi sur l'administration fiscale (RLRQ, c. A-6.002), art. 35.1.
6. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
6.1.
Conseil de la MRC
-
Adopter la Politique de gestion documentaire, sur recommandation de la Direction
générale;
-
Autoriser la transmission de la demande d'approbation du calendrier de conservation
ou de ses modifications à BAnQ.
6.2
Direction générale et direction générale adjointe
-
Recommander l'adoption de la Politique auprès du Conseil de la MRC;
-
S'assurer, par l'entremise de la personne responsable de la gestion documentaire, de
l'application du plan de classification, du calendrier de conservation ainsi que toutes
autres politiques, directives, normes, procédures et méthodes de travail établies par
la MRC concernant la gestion documentaire dans son service;
-
Assurer une liaison avec la personne responsable de la gestion documentaire, pour
l'application de la Politique;
-
Donner les droits d'accès au détenteur principal d'un dossier dans l'arborescence
numérique sur le serveur ainsi que dans le logiciel de gestion documentaire utilisé,
selon les procédures de sécurité et de confidentialité misent en place;
-
S'assurer de la diffusion et de la mise en application de la Politique, de même que
des procédures pouvant en découler;
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
7
-
Soumettre pour approbation à BAnQ le calendrier de conservation;
-
Assurer, avec la collaboration du Comité sur l'accès à l'information et la protection
des renseignements personnels (CAIPRP), la mise en application de mesures de
sécurité pour l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels;
-
Adopter le plan de classification.
6.3
Direction des services
-
Informer tout nouvel employé de la MRC de l'existence de la Politique;
-
S'assurer, par l'entremise de la personne responsable de la gestion documentaire,
de l'application du plan de classification, du calendrier de conservation ainsi que de
toutes autres politiques, directives, normes, procédures et méthodes de travail
établies par la MRC concernant la gestion documentaire dans son service;
-
Désigner, au besoin, une personne responsable dans son service afin d'assurer une
liaison avec la personne responsable de la gestion documentaire, pour l'application
de la Politique ainsi que des documents qui en découlent;
-
Veiller à la promotion et au respect de la Politique et du Programme de gestion
documentaire qui en découlent auprès du personnel sous sa responsabilité;
-
Conserver les documents actifs, transférer les documents semi-actifs et historiques
à la personne responsable de la gestion documentaire, et éliminer les documents
arrivés à échéance de conservation conformément aux règles prévues au calendrier
de conservation;
-
Aviser par écrit la personne responsable de la gestion documentaire, au moment de
la création d'un nouveau type de document pour lequel il n'existe pas de cote de
classification ou de délai de conservation.
6.4
Coordonnateurs et coordonnatrices de service
-
Veiller à la promotion et au respect de la Politique et du Programme de gestion
documentaire qui en découlent auprès du personnel sous sa responsabilité;
-
Participer à la promotion de la gestion documentaire, notamment en sensibilisant le
personnel de son service à l'importance d'une gestion optimale des documents;
-
S'assurer que le personnel de son service est formé à l'utilisation des outils de gestion
intégrée des documents mis à sa disposition (plan de classification, logiciel, guide,
etc.);
-
Autoriser les opérations de déclassement et approuver la destruction des documents
de son service;
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
8
-
Informer la personne responsable de la gestion documentaire de tout changement à
ses mandats et responsabilités pouvant exercer une influence sur le calendrier de
conservation et solliciter son aide lors de l'élaboration ou la réalisation de projets
impliquant des documents ou des données.
6.5.
Personnel de la MRC
-
Appliquer le plan de classification, le calendrier de conservation ainsi que toutes
autres politiques, directives, normes, procédures et méthodes de travail établies
par la MRC concernant la gestion documentaire;
-
Conserver ses documents actifs, transférer ses documents semi-actifs et
historiques à la personne responsable de la gestion documentaire et éliminer ses
documents arrivés à échéance de conservation, conformément aux règles prévues
au calendrier de conservation;
-
Aviser par écrit la personne responsable de la gestion documentaire au moment
de la création d'un nouveau type de document pour lequel il n'existe pas de cote
de classification ou de délai de conservation;
-
Assumer la responsabilité des documents produits ou reçus ainsi que des dossiers
relevant de ses activités respectives;
-
Utiliser les outils de gestion documentaire mis à sa disposition et, au besoin,
s'assurer de demander le soutien nécessaire;
-
S'assurer de la classification et du classement des documents dont il est
responsable, en conformité avec le plan de classification;
-
S'assurer de l'ouverture de ses dossiers et de leur enregistrement dans le logiciel
de gestion intégrée des documents (GID), et ce, par l'entremise de son personnel
de soutien administratif;
-
S'assurer de l'épuration et du déclassement des documents et des dossiers dont
il est responsable, selon le calendrier de conservation, et ce, par l'entremise de
son personnel de soutien administratif;
-
S'assurer du traitement et du transfert de ses documents numériques, selon les
procédures, dans le logiciel de GID, et ce, par l'entremise de son personnel de
soutien administratif;
-
Respecter l'intégrité et la confidentialité des documents;
-
Faire le tri de ses documents papier, de ses espaces disques personnels et de ses
courriels, selon les règles de conservation en vigueur;
-
Remettre au détenteur principal tous les documents qui ne relèvent pas de son
service et qui ne sont plus utiles dans le cadre de ses fonctions.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
9
-
Participer, le cas échéant, aux formations offertes par la MRC.
Chacun des membres du personnel qui est porteur de dossiers est responsable des
documents et dossiers relevant de ses activités et fonctions dans l'organisation. Il est
donc essentiel que chaque membre du personnel avise clairement le personnel de
soutien administratif des tâches et suivis à effectuer dans ses dossiers considérant qu'il
en demeure responsable en tout temps.
6.6.
Service des technologies de l'information (sous la responsabilité de la Direction du
Service des finances et du soutien à la gestion)
-
Encadrer et coordonner l'utilisation optimale des espaces disques;
-
Assurer la sécurité des serveurs sur lesquels résident les documents numériques
et les bases de données;
-
Gérer la sécurité des accès sur les serveurs;
-
Assurer la pérennité des données numériques;
-
Mettre à la disposition des services des espaces de stockage pour l'entreposage
et l'archivage des documents numériques;
-
Tenir informée la direction générale des projets institutionnels impliquant la
création de documents;
-
Assister la direction générale dans la définition des besoins ainsi que dans
l'évaluation, l'implantation et l'entretien des outils technologiques liés à la
gestion documentaire;
-
Effectuer une gestion rationnelle et centralisée des espaces de stockage des
dossiers et des documents numériques actifs, semi-actifs et inactifs de la MRC.
6.7. Responsable de la gestion documentaire
En sus de toute autre responsabilité lui étant attribuée par la Politique :
-
Créer des procédures de contrôle de la gestion documentaire dans les différents
services, lorsque jugé nécessaire;
-
Mettre en place des mesures de prévention afin de prévenir la détérioration des
documents dans la ou les salles d'archives qui peuvent être endommagés par la
moisissure, les rongeurs, l'acidité, l'humidité, la chaleur, etc.;
-
Départager les exemplaires principaux et les exemplaires secondaires avant de
procéder au déclassement des dossiers.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
10
En l'absence de la personne responsable de la gestion documentaire pour quelconque
raison, les responsabilités assumées par cette personne seront dévolues au personnel de
soutien administratif.
7. CONCEPT DE PROPRIÉTÉ
Tous les documents et dossiers détenus par le personnel dans l'exercice de ses fonctions
au sein de la MRC sont la propriété exclusive de la MRC qui en a le contrôle. Cependant,
la gestion de tout document reçu ou produit par le personnel de la MRC pour le compte
d'un organisme externe n'incombe pas à la MRC; cette responsabilité ne relevant pas de
ses obligations légales.
8. PROTECTION DES DOCUMENTS ESSENTIELS
Sont généralement reconnus comme essentiels les documents dont la perte ou la
destruction entraînerait des conséquences légales ou financières graves. Il s'agit de
documents nécessaires à la poursuite des opérations, des droits et des obligations de la
MRC.
Dans ce contexte :
-
La personne responsable de la gestion documentaire, en collaboration avec les
directeurs de service, élabore et maintien à jour la liste des documents essentiels
(annexe B);
-
Les directeurs de service sont tenus d'aviser la personne responsable de la gestion
documentaire de la création ou de la réception de tout document qui pourrait être
qualifié d'essentiel;
-
Les documents essentiels doivent être protégés par des moyens de sécurité
appropriés afin d'en assurer la sauvegarde permanente, malgré des situations de
désastre ou de crise qui pourraient survenir.
9. CONDITIONS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
Afin de prévenir la détérioration des documents dans la ou les salles d'archives qui
peuvent être endommagés par la moisissure, les rongeurs, l'acidité, l'humidité, la chaleur,
etc., la MRC met en place, notamment, les mesures suivantes :
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
11
-
Conserver les documents papier dans un endroit résistant au feu et au
cambriolage;
-
Conserver les documents papier dans un endroit à l'épreuve de l'humidité, c'est-
à-dire de ranger les documents loin des murs extérieurs et d'avoir un taux
d'humidité relative à moins de 65 %;
-
Après chaque usage, tout document devrait être rangé le plus rapidement
possible;
-
Dans la mesure du possible, instaurer un système de numérisation des documents
afin d'éviter toute détérioration physique possible des documents;
-
Inspecter régulièrement le bâtiment afin de déceler rapidement la présence de
rongeurs;
-
Inspecter les documents au moins une fois par année afin de déceler la présence
de moisissures ou des traces d'infestation par des insectes ou rongeurs - s'il y a
des traces de contamination, placer les documents en quarantaine jusqu'à ce que
leur décontamination puisse être effectuée;
-
Fournir aux documents des protections physiques propres, intactes et, si possible,
faites de matériaux conçus pour la conservation à long terme, par exemple des
chemises et des boîtes en papier et en carton non acide;
-
Effectuer un ménage régulier afin d'éviter l'accumulation de poussière sur les
documents;
-
Toute autre mesure jugée utile afin de prévenir telle détérioration.
10. CONSULTATION, CIRCULATION, PRÊT ET CONTRÔLE DES DOCUMENTS
Selon les procédures et sous réserve de la Loi sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels, toute personne peut
consulter, emprunter ou obtenir une copie des documents de la MRC.
Dans ce contexte :
-
Dès qu'un document est retiré de son lieu de classement, cela doit faire l'objet
d'une inscription dans une fiche de consultation, dont la forme demeure à être
déterminée;
-
L'emprunteur est responsable des documents qu'il emprunte;
-
À moins que cela n'exige un traitement particulier, la reproduction des documents
papier ou numérique est la responsabilité de l'emprunteur
11. DESTRUCTION
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
12
La personne responsable de la gestion documentaire, en collaboration avec la Direction
des affaires juridiques, est chargée la destruction des documents de la MRC, lorsque
requis et permis.
La destruction de tous documents s'effectue, de façon confidentielle, soit par une firme
spécialisée en déchiquetage de documents à partir des délais prescrits au calendrier de
conservation, soit à l'interne selon une procédure à établir, advenant que cette dernière
option s'avère nécessaire.
Une fois par année, la personne responsable de la gestion documentaire fait imprimer
des listes de transfert correspondant au contenu des boîtes de documents ayant terminé
leur période semi-active et qui sont destinés à la destruction. Une photocopie de ces
listes est soumise aux directeurs des services concernés aux fins de vérification et
d'autorisation de destruction des documents énumérés sur ces listes.
12. DOCUMENTS D'UN MEMBRE DU PERSONNEL QUITTANT UNE FONCTION, RÉAFFECTÉ OU
LORS D'ABSENCE PROLONGÉE
Tous les documents administratifs appartiennent à la MRC. Tout membre du personnel,
au moment de son départ, réaffectation ou départ prolongé, doit s'assurer de remettre à
son successeur ou à son supérieur, selon le cas, tous les documents relatifs à son travail
qu'il a en sa possession.
13. ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION
La Politique ainsi que ses annexes entrent en vigueur à compter de son adoption par le
Conseil de la MRC. Les présentes dispositions continueront de s'appliquer jusqu'à leur
modification, remplacement ou abrogation.
La Politique ainsi que ses annexes doivent faire l'objet d'une révision au moins tous les
cinq ans ou dès qu'un changement du cadre organisationnel ou législatif le requiert.
14. MODIFICATION
Toutes modifications à la présente politique devront être soumises à l'approbation du
Conseil de la MRC.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
13
ANNEXE A - LEXIQUE
Accès à l'information et protection des renseignements personnels : la MRC favorise, par
l'instauration de normes et de procédures de sécurité, l'accès à ses documents et
dossiers et leur utilisation dans les limites imposées par les lois et règlements en
vigueur. Elle assume également ses devoirs de protection des renseignements
personnels lors de la détention, de l'utilisation, de la conservation et de l'élimination des
documents qui lui appartiennent.
Archives : ensemble de documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support
matériel, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou
l'exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d'information générale ou pour
leur valeur de recherche et de témoignage. Elles comprennent les archives définitives et
institutionnelles.
Définitives : documents qui ont atteint leur phase de vie inactive. Ils sont conservés pour
un temps illimité au(x) local(aux) attitré(s) à la conservation des documents pour leur
valeur historique, scientifique ou de recherche. À la MRC, les archives définitives ou
historiques sont conservées au siège social de l'établissement.
Historiques : ensemble des documents ayant une valeur historique ou de recherche et
conservés en permanence.
Institutionnelles : documents ayant été produits ou reçus au sein d'un service
administratif de la MRC. Sauf entente contraire, les travaux personnels et de recherche,
tels que les manuscrits de livres et les données de recherche, ne sont pas considérés, de
plein droit, comme faisant partie des archives institutionnelles.
Calendrier de conservation : outil de gestion qui détermine les périodes d'utilisation et
les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs et qui indique quels
documents sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés.
Délai de conservation : période au cours de laquelle les documents doivent être
conservés.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
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Détenteur principal : la MRC identifie, au moyen de son calendrier de conservation
approuvé, la liste de ses types de documents ou dossiers (ou série de dossiers), leurs
délais de conservation ainsi que leurs détenteurs principaux.
Le détenteur principal d'un dossier est le service administratif responsable de l'activité
concernée et il en détient l'information la plus complète. Il assume la propriété de ses
dossiers au nom de la MRC et est responsable de leur gestion. Dès lors qu'un document
ou dossier n'est plus utilisé à des fins administratives ou légales (document inactif) et
qu'il doit être conservé pour sa valeur, selon la règle applicable du calendrier de
conservation approuvé de la MRC, il est versé aux archives.
Document : écrit ou objet servant de preuve, de renseignement ou de témoignage. Le
document est constitué d'information(s) portée(s) par un support. L'information y est
délimitée et structurée, de façon tangible ou logique, selon le support qui la porte, et elle
est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images.
Actif : document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales.
Essentiel : document indispensable au fonctionnement d'une organisation. Il protège ses
droits, ses obligations et assure la reprise des activités de celle-ci à la suite d'un désastre
et dont la perte ou la destruction entraînerait des conséquences légales ou financières
importantes pour la MRC. Inclus, sans y être limité, les documents constitutifs, lettres
patentes, la liste du personnel, les dossiers des employés, les dossiers étudiants, les
comptes à payer et à recevoir, les contrats, les ententes, les états financiers, les procès-
verbaux, les organigrammes, les politiques et les directives.
Inactif : document qui n'est plus utilisé à des fins administratives ou légales.
Semi-actif : document qui doit être conservé pour des raisons administratives, légales,
financières ou probatoires, mais qui n'a pas à être utilisé fréquemment pour soutenir ou
maintenir les activités courantes d'une administration.
Dossier : ensemble de documents portant sur un même sujet.
Exemplaire principal : document qui contient l'information la plus complète sur un sujet
donné.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
15
Exemplaire secondaire : document qui contient une partie de l'information contenue
dans l'exemplaire principal ou une copie de toute l'information contenue dans ce dernier.
Gestion des documents : ensemble des opérations et des techniques se rapportant à la
conception, au développement, à l'implantation et à l'évaluation des systèmes
administratifs requis pour gérer les documents. Les activités reliées à la gestion des
documents reposent sur le choix des systèmes, des moyens techniques et des méthodes
pour créer ou recevoir, classifier, classer, repérer, diffuser, utiliser, exploiter, protéger et
éliminer les documents d'un organisme.
Gestion intégrée des documents (GID) : gestion intégrée de l'ensemble des documents et
dossiers, peu importe leur support et leur format, durant tout leur cycle de vie; utilisation
des mêmes méthodes et outils pour effectuer la gestion des documents papier et des
documents numériques.
Personne responsable de la gestion documentaire : le ou la titulaire du poste de
technicien ou technicienne à la gestion documentaire ou, en son absence, toute autre
personne désignée par la Direction générale.
Plan de classification : outil de gestion institutionnel qui regroupe les documents par
sujets, selon une structure hiérarchique logique basée sur les principales activités de la
MRC. Il permet l'identification et le repérage des documents actifs, semi-actifs ainsi que
des archives de la MRC.
Porteur de dossier : de façon générale, toute personne qui crée ou reçoit un document
dans le cadre de ses fonctions au sein de la MRC, et ce, peu importe le support, le format
et le type, est responsable de son classement ainsi que des dossiers afférents à ses
fonctions. Afin de s'assurer de la réussite d'un travail en équipe multidisciplinaire, une
personne peut être désignée comme porteur (responsable) d'un dossier, mais c'est le
service qui en demeure le détenteur. Par contre, en tant que porteur de dossier, il détient
alors le rôle et l'imputabilité de sa coordination et de sa gestion. Il doit en assurer la
gestion complète et entière et, en ce qui concerne la gestion de l'information, il doit
s'assurer de la circulation cohérente de l'information et du classement de toutes les
informations pertinentes et essentielles au dossier. S'il ne peut l'accomplir lui-même, le
porteur de dossier doit s'assurer que les fonctions administratives sont assignées à un
membre de l'équipe.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
16
Programme de gestion documentaire : programme visant à soutenir une saine gestion
des documents de la MRC, quel que soit leur support, durant tout leur cycle de vie (ci-
après « le Programme »); lequel comprend les outils suivants :
a)
un plan de classification institutionnel qui permet une organisation
logique et rationnelle des documents produits et reçus, quel que soit leur
support;
b)
un calendrier de conservation, lequel constitue un élément fondamental
de la gestion documentaire en déterminant les périodes d'utilisation et
les supports de conservation des documents. Il indique les documents
inactifs qui doivent être conservés aux archives définitives et lesquels
doivent être éliminés;
c)
un logiciel de gestion documentaire qui permet de gérer (enregistrer,
classer et repérer) les documents, dossiers et boîtes de documents;
d)
un guide de gestion des documents électroniques qui a pour objectif
d'uniformiser, normaliser, classer, favoriser le repérage et la conservation;
e)
un ensemble des procédures et processus qui précisent les méthodes et
les actions à poser en matière de gestion documentaire;
f)
des formations relatives à la gestion documentaire qui permettent de
faciliter la conformité aux exigences de la Politique et de normaliser les
pratiques à ce sujet dans les divers services.
Règle de conservation : norme déterminant les délais de conservation des documents
actifs et semi-actifs avant leur élimination ou leur versement aux archives historiques.
L'ensemble des règles forme le calendrier de conservation.
Renseignement personnel : tout renseignement, peu importe la nature du support sur
lequel il se trouve et le format qu'il prend, d'une personne physique permettant
directement ou indirectement de l'identifier.
Service : désigne, selon le cas, une direction, un service, un bureau, une unité de
recherche ou tout regroupement sous l'autorité d'un gestionnaire.
Solutions technologiques et gestion intégrée des documents : la MRC encourage
l'utilisation optimale des solutions technologiques appropriées et de tout autre moyen
pour accroître la qualité de sa gestion interne et de sa productivité. Les documents créés
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
17
ou reçus et les dossiers sont enregistrés dans toute solution logicielle utilisée par la MRC
qui en assure le repérage, l'exploitabilité et la sécurité, selon les droits d'accès.
Support (d'information) : matériel sur lequel apparaît l'information. Le support peut être
le papier, les microformes, les supports magnétiques ou autres.
Tenue des dossiers : la MRC prend les mesures appropriées pour que ses dossiers soient
complets et à jour, élément essentiel à une gestion efficace de ses opérations et à des
relations harmonieuses avec ses usagers ainsi que ses partenaires.
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
18
ANNEXE B : LISTE DES DOCUMENTS ESSENTIELS
UNITÉ
ADMINISTRATIVE
DÉTENTRICE DU
DOSSIER
PRINCIPAL
DOCUMENT
EMPLACEMENT
RÈGLE DE
CONSERVATION
SUPPORT
DIRECTION
GÉNÉRALE
LETTRES PATENTES
DÉPÔT 3
01-101
PAPIER/NUMÉRIQUE
DIRECTION
GÉNÉRALE
POLITIQUES,
RÈGLEMENTS,
DIRECTIVES
REGISTRE
DÉPÔT 3
01-203
PAPIER/NUMÉRIQUE
DIRECTION
GÉNÉRALE
DOSSIERS DE VENTES
POUR TAXES
BUREAU DU
GREFFE
DÉPÔT 2
04-301
PAPIER/NUMÉRIQUE
DIRECTION DES
AFFAIRES
JURIDIQUES ET DU
GREFFE
ENTENTES/CONTRATS
DÉPÔT 3
01-704
PAPIER/NUMÉRIQUE
DÉVELOPPEMENT
FAMILIAL ET
SOCIAL
DOSSIERS SHQ
CLASSEUR
BUREAU
DE
L'INSPECTEUR
RÉGIONAL
(SERVICE DE
LA GESTION
DU
TERRITOIRE)
10-602
PAPIER/NUMÉRIQUE
COORDINATION À
LA GESTION DES
COURS D'EAU
DOSSIERS DE COURS
D'EAU
DÉPÔT 3
07-301
PAPIER/NUMÉRIQUE
DIRECTION
GÉNÉRALE
PROCÈS-VERBAUX
DU CONSEIL
DÉPÔT 3
01-301
PAPIER/NUMÉRIQUE
DIRECTION
GÉNÉRALE
PROCÈS-VERBAUX
COMITÉS ET
RÉUNIONS
DÉPÔT 3
01-302
PAPIER/NUMÉRIQUE
POLITIQUE DE GESTION DOCUMENTAIRE
19
UNITÉ
ADMINISTRATIVE
DÉTENTRICE DU
DOSSIER
PRINCIPAL
DOCUMENT
EMPLACEMENT
RÈGLE DE
CONSERVATIO
N
SUPPORT
DIRECTION DU
SERVICE DE
DÉVELOPPEMENT
SOCIAL ET DES
RESSOURCES
HUMAINES
DOSSIERS DES
EMPLOYÉS
CLASSEUR DU
BUREAU DU
DIRECTEUR DU
SERVICE DE
DÉVELOPPEMENT
SOCIAL ET DES
RESSOURCES
HUMAINES
03-301
PAPIER/NUMÉRIQU
E
DIRECTION DU
SERVICE DES
FINANCES ET DE
SOUTIEN À LA
GESTION
ÉTATS FINANCIERS
02-701
PAPIER/NUMÉRIQU
E
DIRECTION DES
AFFAIRES
JURIDIQUES ET
DU GREFFE
POLICES
D'ASSURANCE
DANS LE
RÉPERTOIRE Z
(ADMINISTRATION)
DE LA DIRECTION
01-801
NUMÉRIQUE
DIRECTION
GÉNÉRALE
ACTES D'ACHAT
D'IMMEUBLES
MRC
(DÉPÔT 1)
ÉCOCENTRE
(DÉPÔT 3)
04-301
PAPIER/NUMÉRIQU
E