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POLITIQUE DE
LOCATIONS
IMMEUBLES & DE
PRÊTS DES BIENS
MEUBLES
Résolution 2019-099
Municipalité de Pike River
Résumé
La présente politique concerne tous les équipement et meubles qui sont prêtés ou loués
afin d'offrir des services à la population ou encore servent à organiser une ou des
activités éducatives, sportives, culturelles, sociales, familiales ou communautaires
POLITIQUE DE LOCATIONS IMMEUBLES & DE PRÊTS DES BIENS MEUBLES
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1.
PRÉAMBULE :
La municipalité reconnaît que les biens meubles, la salle communautaire et autres salles,
peuvent être mis à la disposition de la population et servent à satisfaire les besoins
municipaux, pédagogiques, récréatifs, familiaux et les organismes locaux.
La présente politique fait partie intégrante du règlement 03-0419 Location immeubles &
prêts de biens meubles et vise à établir un encadrement permettant aux citoyens et aux
organismes le prêt des biens meubles municipaux et de la salle communautaire.
Sont considérés comme immeubles municipaux :
-
Les bâtiments appartenant à la Municipalité :
o
Salle communautaire du sous-sol, salle du conseil, locaux utilisés par les
organismes, les locaux utilisés pour la médiathèque, etc.
-
Les terrains appartenant à la Municipalité :
o
Terrain de soccer, terrain de pétanque, parc, les aires de jeux, etc.
Sont considérés comme bien meubles :
-
Les cafetières, système de son, les chaises, les tables, la ligneuse pour soccer, etc.
Tous les utilisateurs devront se conformer à cette politique.
2.
CHAMP D'APPLICATION
La présente politique concerne tous les éléments énumérés à l'article 1 qui sont prêtés ou
loués afin d'offrir des services à la population ou encore servent à organiser une ou des
activités éducatives, sportives, culturelles, sociales, familiales ou communautaires.
3.
OBJECTIF :
Cette politique vise à :
-
Harmoniser les pratiques de prêts et à éviter la perte de biens municipaux;
-
Simplifier la gestion des immeubles municipaux;
-
Maintenir en bon état les espaces municipaux;
-
Soutenir les besoins des organismes, ainsi que ceux de la population.
4.
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
La procédure de location respectera les priorités ci-après décrites à l'article 6 « Priorité
d'utilisation des immeubles » pour tous les locateurs et organismes.
La présente politique est applicable à compter de sa publication.
La Municipalité se réserve le droit de modifier tout élément de cette politique ou d'en ajouter
de nouveaux, lorsqu'elle le jugera nécessaire.
Hormis les organismes reconnus par la Municipalité, aucun matériel appartenant à la
Municipalité ou lié aux immeubles municipaux ne pourra être emporté en dehors de ceux-ci à
moins d'avoir fait une demande de prêt en bonne et due forme.
5.
DÉFINITION
Utilisateur :
Tiers à qui est consenti le prêt
Prêt :
Tout prêt d'un bien meuble ou salle communautaire accordé à un tiers autre que la
Municipalité
Biens meubles :
Tout bien meuble comprenant, entre autres, les cafetières, système de son, les chaises,
les tables, la ligneuse pour soccer, etc.
Salle communautaire :
Salle située au sous-sol de l'Hôtel de ville
Parc communautaire :
Terrain adjacent à l'hôtel de ville (incluant l'éclairage), communément appelé terrain des
loisirs ou terrain de jeux.
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6.
PRIORITÉ D'UTILISATION DES IMMEUBLES
Les utilisateurs reconnaissent que les immeubles de la Municipalité peuvent être mis à leur
disposition, mais que la Municipalité donne priorité à l'utilisation de ceux-ci pour l'éducation,
les besoins communautaires et citoyennes et les activités municipales.
Les priorités seront comme suit :
1. La Municipalité et les services municipaux
2. Les funérailles
3. Une naissance
4. Les organismes locaux
5. Contribuables
6. Autres
7.
AUTORISATION/ANNULATION
La direction générale se réserve le droit d'accepter ou de refuser une location. Lorsqu'une
situation de force majeure survient, la direction générale peut annuler toute réservation entrant
en conflit avec ladite situation. Dans ce cas, la réservation pourra être reportée à une date
ultérieure ou les sommes versées seront remboursées.
Si le locataire désire annuler sa réservation, il devra en avoir avisé la Municipalité au moins
cinq (5) jours avant la réservation et la somme déjà reçue sera remboursée. Passé ce délai,
le dépôt n'est pas remboursé.
Pour les organismes, les modifications et les annulations devront être faites au moins deux
(2) jours ouvrables avant la réservation.
8.
UTILISATIONS PROHIBÉES
Les activités jugées inappropriées par la direction générale sont prohibées.
Comme indiqué à l'article 1 « PRÉAMBULE », les immeubles municipaux ne sont pas destinés
à des activités commerciales ou à but lucratif privé. Cependant, le Conseil municipal pourra
dans certains cas particuliers, autoriser ces activités.
9.
SALLES DISPONIBLES ET CAPACITÉS
Les utilisateurs doivent en tout temps respecter la capacité maximale des salles louées ou
prêtées soit :
- Salle communautaire
80 à 100 personnes
Sous-sol
- Salle du conseil
30 à 50 personnes
1e étage
- Salle de l'Afeas
30 à 50 personnes
2e étage
- Médiathèque
10 à 30 personnes
2e étage
10. SERVICES RELATIFS À LA FOURNITURE DU MATÉRIEL
Selon la disponibilité, la Municipalité pourra prêter le matériel ou les équipements suivants
moyennant des frais journaliers. Un dépôt équivalent au frais journalier sera exigé. Il sera
remis au retour du matériel louer.
Advenant un bris du matériel municipal loué, l'organisme ou le citoyen emprunteur est tenu
responsable et devra assumer les frais de réparation sur présentation de facture.
La liste suivante est fournie à titre indicatif.
Matériel :
Cafetière 50 tasses
15 $
Cafetière 25 tasses
10 $
Ligneuse de soccer
10 $/unité
Table
5 $/unité
Chaises
1 $/unité
Système de son
25 $/jour
Écran de projection
15$/jour
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11. TRAITEMENT D'UNE DEMANDE ET RÉSERVATION
Pour les particuliers et les organismes, les demandes devront être présentées au moins un
(1) mois à l'avance afin de vérifier la disponibilité des salles ou des biens meubles demandés.
Pour réserver une salle, le requérant doit remplir un « Contrat de location » disponible au
bureau municipal ou sur notre site internet et la remettre au bureau municipal. Les demandes
seront analysées en fonction des priorités mentionnées à l'article 6.
Les utilisateurs devront tous, sans exception, signer un contrat avant le début de leur(s)
activité(s) et faire le dépôt exigé.
Une réservation n'est confirmée que par la signature d'un contrat de location et de la remise
d'un dépôt. La clé d'accès est remise au requérant après acceptation du contrat.
Pour réserver un ou des biens municipaux, le requérant doit remplir le formulaire « Demande
de prêt » disponible au bureau municipal ou sur notre site internet et être remis au bureau
municipal. Les demandes seront analysées en fonction des priorités mentionnées à l'article 6.
Le requérant pourra prendre possession dudit bien après avoir dûment rempli le formulaire et
fait un dépôt équivalent au frais journalier exigé. Ce dépôt sera remis conditionnellement au
retour du matériel loué dans le même état.
Pour les particuliers, un dépôt de 25,00$, défrayé uniquement en argent comptant, est exigé
à la signature du contrat de location de salle à titre de garantie de réservation. Ce montant
sera remis à l'utilisateur si l'immeuble, les équipements et l'ameublement sont intacts et sur
présentation des clés au bureau municipal après l'activité.
Pour les organismes, seule une et même personne mandatée par l'organisme peut effectuer
les réservations. Les demandes pour la programmation régulière ont priorité sur la tenue
d'activités spéciales.
Les organismes devront se partager les plages horaires disponibles dans le respect de
chacun.
12. COÛT
La Municipalité offre de louer des équipements ou des salles selon les coûts établis dans son
règlement 03-0419 Location immeubles & prêts de biens meubles, établi annuellement.
13. RESPONSABILITÉ DE LA MUNICIPALITÉ
La Municipalité :
- Fournis de l'équipement en bon état
- La responsabilité de la municipalité se limite à l'attribution des locations ou réservations
selon la priorité d'utilisation des immeubles à l'article 6.
- La municipalité remet une salle propre et en ordre. Elle vérifie que la salle soit remise
dans l'état où elle a été prêtée ou louée.
La personne à contacter en cas d'urgence SUELEMENT lors de votre location est Mme Lucie
Riendeau au 514 796-5661
14. RESPONSABILITÉ DU LOCATAIRE
-
Le locataire s'engage à respecter tout autre réglementation ou loi en vigueur, qu'elles
soient municipales, provinciales ou fédérales. Il devra se munir de tous les permis et
licences nécessaires à la légalité du déroulement de l'activité. Ces dits permis sont
commandés et défrayés par le locataire;
-
Le locataire s'engage à respecter toutes les lois et règlements en vigueur et à assurer le
maintien de l'ordre dans les lieux loués pour la durée de la location. Il est de même
responsable de la bonne conduite de toutes les personnes présentes à l'intérieur et à
l'extérieur des lieux et il dégage la Municipalité de toute responsabilité en cas de vol, de
pertes de biens et de blessures ou tout autres accident ou blessure qu'aurait pu subir
l'utilisateur ou une personne participant à l'activité;
-
Le locataire s'engage à respecter une norme raisonnable concernant le niveau de bruit
pendant la durée de l'activité, selon l'article 36 du règlement no RM 460 sur les nuisances
« Constitue une nuisance et est prohibé, le fait par toute personne d'émettre du bruit
excessif, de permettre qu'un tel bruit soit émis ou de ne pas empêcher l'émission d'un tel
bruit »;
-
Il est interdit de fumer en tout temps à l'intérieur de tous les locaux de l'hôtel de ville et à
l'extérieur dans un rayon de 9 mètres de toute porte ou fenêtre communiquant avec les
lieux, tel que la Loi sur le tabac l'exige. Toute drogue est également interdite à l'intérieur et
à l'extérieur du bâtiment. Toute dérogation à la loi ainsi que les amendes seront sous la
responsabilité du locataire;
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-
Le locataire s'engage à ne pas sous-louer les lieux en tout ou en partie ni céder ou
transférer ce contrat ou tous droits s'y rapportant sans l'autorisation écrite de la
Municipalité;
-
Le locataire reconnaît avoir pris connaissance de la personne à contacter lors d'une
urgence durant la location. Le locataire s'engage à la contacter SEULEMENT EN CAS
D'URGENCE, sinon le locataire devra débourser des frais supplémentaires de 100 $ pour
un déplacement inutile;
-
Le locataire devra vider les lieux, les laisser propres et dans le même état que celui dans
lequel ils étaient au début de la location. S'il y a lieu, les ordures et le recyclage doivent
être enlevés de la salle et déposés dans les conteneurs appropriés situés près de l'entrée
du sous-sol au moment du départ. Le locataire doit éteindre toutes les lumières et barrer
la porte avant de quitter;
-
À défaut par le locataire de remettre la salle dans son état initial ou dans un état jugé
satisfaisant par la municipalité, la procédure suivante s'applique : La municipalité informera
le locataire de l'entretien à faire, effectuera cet entretien et facturera le locataire à raison
de 25 $ de l'heure;
-
Le locataire sera tenu responsable du matériel brisé ou endommagé pendant la durée de
la présente entente. Une fois le locataire avisé, la municipalité se réserve le droit de
facturer au locataire les coûts reliés aux réparations nécessaires;
-
Si une ou des fenêtres sont ouvertes pendant le prêt ou la location, le responsable de la
location devra s'assurer que celles-ci soient toutes fermées avant de quitter, afin d'éviter
de causer un bris du système de chauffage-climatisation ou vol. Une amende de 50 $ par
fenêtre laissée ouverte après son départ sera exigée au responsable de la location de
l'immeuble municipal;
-
Pour tous les locaux : Il est interdit de clouer, brocher, mettre des crochets d'utiliser du
ruban gommé, punaise, gommette ou tout autre objet qui peut endommager les murs, les
portes, les tuyaux, le plafond et le sol des immeubles municipaux, tant à l'intérieur qu'à
l'extérieur (exemple : fixation d'un chapiteau dans l'asphalte est interdit). Les décorations
peuvent être installées avec de la ficelle (ruban ou corde). Toute annonce ou décoration
doit être enlevée à la fin de l'activité;
-
Pour les locations, l'utilisation du vestiaire est conseillée, veuillez svp les utiliser. Afin de
maintenir la durée de vie du couvre-plancher des salles, il est demandé aux usagers de
porter des chaussures d'intérieur autant que possible;
-
La présence d'animaux est interdite, sauf pour les chiens d'assistance, sous peine d'une
amende de 50 $ aux frais du locataire;
-
Il est strictement interdit de circuler avec un véhicule motorisé sur le gazon, sous peine
d'amende de 50 $ aux frais du locataire et s'il y a dommage, des frais supplémentaires
seront exigées afin de réparer les dommages causés;
-
Le locataire est responsable des équipements mis à sa disposition et doit s'assurer que
les portes de l'immeuble soient verrouillées après utilisation. Pour le local du sous-sol, rien
ne doit être mis dans la chambre des appareils de chauffage. Il est strictement défendu de
sortir les tables et les chaises à l'extérieur.;
-
Il est strictement interdit d'apporter des transformations, modifications ou même des
installations aux immeubles ou aux équipements sans au préalable l'autorisation de la
Municipalité;
-
Les activités s'adressant à une clientèle de moins de 18 ans doivent être supervisées par
des adultes;
-
Le locataire s'engage à venir chercher la clé du sous-sol dans la semaine précédant
l'événement, à s'informer des disponibilités pour la décoration de la salle le cas échéant et
à remettre la clé en main propre au bureau municipal;
-
Après vérification des lieux, si tout est conforme, le dépôt sera remis au locataire.
15. DISPOSITIONS AUX ORGANISMES
UTILISATION DES IMMEUBLES
Local attitré
Les organismes utilisent des locaux de façon permanente afin d'y tenir leurs activités,
d'entreposer leurs équipements, etc. Ces locaux sont prêtés gratuitement et déterminés
par la Municipalité.
Salles
Les organismes devront respecter l'ordre de priorité d'utilisation des immeubles mentionné
à l'article 6.
Matériel
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Aucun matériel appartenant à la Municipalité ou lié aux bâtiments municipaux ne sera prêté
ou loué, à moins d'obtenir une autorisation écrite de la Municipalité.
Terrain
Les organismes devront aviser la Municipalité pour toute activité faite sur le terrain
municipal autre que l'utilisation hebdomadaire et estivale de des terrains de pétanque.
Clé
Une seule et même personne par organisme sera responsable des clefs. Un maximum de
3 clefs identiques du bâtiment abritant la salle et les locaux seront fournis pour chacun des
organismes. Cette personne sera inscrite au registre des clefs et en aura l'entière
responsabilité. En cas de perte, cette personne devra aviser la direction générale et
l'organisme devra défrayer les coûts pour l'obtention d'une clef de remplacement.
Location
Toute demande de réservation et d'utilisation des immeubles municipaux ou de biens
meubles pour les organismes sont les même qu'à l'article 11
16. RESPONSABILITÉS DES ORGANISMES
Les organismes devront respecter les mêmes responsabilités qu'un locataire telles que
mentionnées à l'article 14 lors d'une réservation, l'organisme doit désigner un adulte
responsable pour l'activité. Celui-ci doit être présent lors de l'activité sinon l'accès au local
sera refusé
De plus :
-
L'organisme ne peut exécuter ou faire exécuter des transformations, modifications ou
même des installations sans la permission de la Municipalité. Un organisme ne peut opérer
un commerce sur un immeuble municipal sans l'autorisation de celle-ci.
-
L'organisme doit assurer les biens qu'il possède et qui seront entreposés dans l'ensemble
du bâtiment. La Municipalité ne sera pas responsable de tout dommage qui pourrait être
causé à ces biens. L'organisme doit posséder une police d'assurance responsabilité pour
la tenue de leurs activités. La Municipalité se réserve le droit d'exiger une preuve de ces
assurances.
Adopté le 6 mai 2019