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POLITIQUE DE
CONFIDENTIALITÉ
Résolution 2023-09-174
Municipalité de Pike River
Résumé
Par cette politique, la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels
qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et
règlements applicables
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Pike River (ci-après la « Municipalité ») est un organisme public
assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur
l'accès ») ;
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité s'engage à protéger les renseignements personnels qu'elle collecte
et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements
applicables ;
CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l'accès prévoit qu'un organisme public, incluant un organisme municipal,
doit se doter d'une politique de confidentialité s'il collecte des renseignements
personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT QU'
une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité et diffusée
par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDÉRANT QUE telle politique s'applique de manière complémentaire à la Politique administrative
concernant les règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la Municipalité ;
CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est instituée la
présente Politique de confidentialité de la Municipalité de Pike River.
CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-dessous
énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Pike River;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel, permanent,
saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par la Municipalité
et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa transmission, sa
conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte, détient,
communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre de ses
activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne physique et
qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme : l'adresse postale, le numéro de téléphone,
le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données personnelles ou professionnelles de
l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite un haut
degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en raison du préjudice
potentiel à la personne en cas d'incident de confidentialité, comme l'information financière, les informations
médicales, les données biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
l'orientation sexuelle ;
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la Loi sur
l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection des renseignements
personnels détenus par la Municipalité.
2.
OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
-
Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son cycle de vie ;
-
Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour lesquelles celui-ci
est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
-
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence concernant le
traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et leur donner accès
lorsque requis.
CHAPITRE II - COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3.
CONFIDENTIALITÉ
La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible uniquement aux
employés qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l'obtention de tout consentement de la
personne concernée à la collecte de tout RP.
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la sensibilité des RP détenus,
afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions
prévue à la Loi sur l'accès.
4.
TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP recueilli, les
fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la Municipalité ayant accès à ces RP et
les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et les colligent conformément au tableau présent en
Annexe I de la présente Politique.
5.
CONSENTEMENT À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le consentement de la
personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès.
Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la
réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de cause.
Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l'accès, la Municipalité ne transmet pas à un tiers un
RP concernant une personne concernée sans le consentement spécifique de cette personne à tel transfert.
Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée peut refuser de consentir
à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout de même des services de la part de la
Municipalité.
- Afin de manifester son refus à la collecte, l'utilisation et la détention de RP la concernant, la
personne concernée doit : À la suite de l'écoute d'un message téléphonique indiquant
l'enregistrement de sa conversation, en s'adressant à l'employé de la Municipalité répondant
à l'appel, en lui signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte, l'utilisation et la
détention de renseignements personnels divulgués lors de ladite conversation ;
- À la suite de la réception d'un formulaire de la part de la Municipalité ou tout autre document
intégrant une demande visant à obtenir son consentement à la collecte de renseignements
personnels, en signifiant son refus en ne signant pas le formulaire et en avisant l'employé de
la Municipalité lui ayant fait parvenir ledit formulaire ;
- Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la Municipalité, afin de
bénéficier de tout service prodigué par la Municipalité, en suivant les indications à l'endroit
prévu aux fins de signifier son refus ;
Une personne concernée peut se voir refuser l'accès à différents services de la Municipalité lorsqu'elle ne
donne pas son consentement à la collecte et la détention de tout RP.
- Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l'accès à tout service de la
Municipalité dans les circonstances suivantes
- Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d'évaluer sa candidature
pour tout emploi offert par la Municipalité ;
- Le refus par tout propriétaire d'immeuble devant faire l'objet d'une évaluation foncière à la
collecte de tout RP par le service aux membres de l'évaluation foncière de la Municipalité ;
- Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d'un enregistrement vocal ou visuel,
comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction ou à la diffusion de tout
tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour lesquels il a été recueilli.
Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour la protection des renseignements
personnels.
CHAPITRE III - DROITS D'ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6.
DROITS D'ACCÈS
Toute personne a le droit d'être informée de l'existence de tout RP la concernant et conservé dans un
fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès ;
Sauf exception prévue à la Loi sur l'accès, toute personne concernée a le droit de recevoir l'information
relative à tout RP détenu par la Municipalité la concernant ;
La Municipalité donne accès à l'information relativement à tout RP de la personne concernée, à celle-ci,
en lui permettant d'en prendre connaissance à distance ou dans les bureaux de la Municipalité pendant
les heures d'ouverture habituelles, soit de 8 h à 12 h et de 13 h 00 à 16 h, lundi, mardi et jeudi, et d'en
obtenir une copie ;
Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures d'accommodement
raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 6. À cette fin, la
Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant l'exercice des
droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c.
E-20.1) ;
L'accès d'une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas
le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du RP peuvent être exigés de cette
personne. La Municipalité établit le montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les
prescriptions du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission
de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne concernée du montant
approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission
du document.
7.
DROIT DE RECTIFICATION
Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier de tout RP la concernant
peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le fichier soit rectifié. Il en est de même si sa
collecte, sa communication ou sa conservation n'est pas autorisée par la Loi sur l'accès ;
Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d'accéder à une demande de rectification d'un fichier,
la personne concernée peut exiger que cette demande soit enregistrée ;
La Municipalité, lorsqu'elle accède à une demande de rectification d'un fichier contenant tout RP, délivre
sans frais à la personne concernée requérante, une copie de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas,
une attestation du retrait de celui-ci.
8.
PROCÉDURE D'ACCÈS OU DE RECTIFICATION
Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée uniquement que si elle est
faite par écrit par une personne physique justifiant son identité à titre de personne concernée ou à titre de
représentant, d'héritier ou de successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire
d'assurance-vie ou d'indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de l'autorité parentale même si
l'enfant mineur est décédé.
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l'effet que la Loi sur l'accès
attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe également le requérant du
recours en révision prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès.
Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus
tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à respecter
sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, le RPRP peut, avant l'expiration de ce
délai, le prolonger d'une période n'excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen
de communication permettant de joindre la personne concernée.
Le RPRP doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur l'accès
sur laquelle ce refus s'appuie
Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s'accompagne du texte de la
disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du recours en révision à
la CAI prévu par la section III du chapitre IV de la Loi sur l'accès et le délai dans lequel il peut être exercé.
Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé, le temps requis
pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi sur l'accès.
9.
CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention ou le traitement de
tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l'extérieur du Québec, elle prend les meilleures
mesures possibles afin de s'assurer que les droits des personnes concernées prévus à la présente politique
soient respectés par ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des
personnes concernées.
10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L'EXTERNE DE LA
MUNICIPALITÉ
Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l'accès ou un consentement spécifique obtenu à cet effet de la
personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun transfert de tout RP en faveur d'un tiers à l'externe
de la Municipalité.
Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l'entremise d'un moyen technologique, la politique de
confidentialité d'un organisme tiers, le cas échéant, s'appliquera à ces RP désormais.
11. DROIT D'ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ
La Loi sur l'accès s'applique à tout document détenu par la Municipalité que ce soit la Municipalité qui
assure leur conservation ou encore un tiers.
La loi s'applique également à tout document quelle qu'en soit la forme : écrite, graphique, sonore, visuelle,
informatisée ou autre.
Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d'accéder aux documents de la Municipalité,
sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l'accès. Le droit d'accès ne porte que sur les
documents dont la communication ne requiert ni calculs ni comparaison de renseignements ou de
confection particulière ;
La demande d'accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment précise pour permettre
de le trouver.
Le RAD doit donner suite à une demande d'accès au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de
sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui paraît impossible sans nuire au
déroulement normal des activités de la Municipalité, le responsable de l'accès à l'information peut prolonger
le délai d'un maximum de 10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre la personne concernée, à l'intérieur des 20 premiers jours suivant la réception de la
demande d'accès.
La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de communication permettant de
la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques
sérieuses en raison de sa forme. Le droit d'accès à un document peut aussi s'exercer par consultation sur
place pendant les heures habituelles de travail de la Municipalité ou à distance.
Le droit d'accès est gratuit. Toutefois, des frais n'excédant pas le coût de sa transcription, de sa
reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la personne requérante conformément au
Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et
de renseignements personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité prend des mesures
d'accommodement raisonnable pour lui permettre d'exercer le droit d'accès prévu au présent article 8. À
cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie en vertu de l'article 26.5 de la Loi assurant
l'exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et
sociale (RLRQ c. E-20.1) ;
Le responsable doit motiver tout refus d'accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur
l'accès sur laquelle ce refus s'appuie.
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Toute demande d'accès à un document de la Municipalité à un document ou fichier contenant tout RP doit
être adressée par écrit à la personne responsable de l'accès à l'information et de la protection des
renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Municipalité de Pike River, 548 Route 202, Pike River, J0J 1P0
Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de confidentialité de la
Municipalité.
CHAPITRE IV -- MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
Toute personne qui s'estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la protection d'un RP peut porter
plainte en suivant les dispositions de la Politique administrative concernant les règles de gouvernance en
matière de protection des renseignements personnels de la municipalité de Pike River publiée sur le site
Internet de la Municipalité.
Lorsque sa demande écrite d'accès à un document de la Municipalité a été refusée en tout ou en partie
par le responsable de l'accès à l'information ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré,
toute personne requérante peut demander à la Commission d'accès à l'information de réviser cette
décision. La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou
de l'expiration du délai accordé au responsable de l'accès à l'information. Elle peut exposer brièvement les
raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
14. DISPOSITIONS FINALES
La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité dans une
section dédiée à celle-ci.
La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur au moment de
son adoption par le conseil d'administration de la Municipalité.
Toute modification à la présente politique doit faire l'objet d'une consultation du RPRP et doit être précédée
d'un avis de modification de 15 jours publié sur le site Internet de la Municipalité.
Adopté le 11 septembre 2023