Politique municipale no 25 d'aide financière aux organismes reconnus dans le contexte de la COVID-19 — full text

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POLITIQUE MUNICIPALE NO 25 D'AIDE FINANCIÈRE AUX ORGANISMES RECONNUS DANS LE CONTEXTE DE LA COVID-19 1. Mise en contexte La Ville de Plessisville est consciente que la pandémie liée à la COVID-19 a eu de nombreux impacts sur le milieu communautaire, culturel et sportif. La grande majorité des organismes reconnus par la ville ont dû suspendre leurs activités depuis mars 2020 alors que d'autres ont dû les maintenir et s'ajuster rapidement pour répondre aux besoins de la population et conserver leurs liens avec les personnes vulnérables. Vers la fin de l'année 2020, la Ville de Plessisville a reçu des sommes de la part du gouvernement provincial afin de pallier aux dépenses liées à la COVID-19. Le conseil municipal a décidé de conserver une enveloppe de 25 000 $ pour soutenir les organismes reconnus par la Ville de Plessisville et assurer leur pérennité. 2. But de l'aide financière La présente politique vise à assurer la pérennité des organismes reconnus par la Ville de Plessisville dont la santé financière est affectée en raison des mesures de prévention émises par les instances gouvernementales et le ralentissement lié à la pandémie. 3. Organismes admissibles Les organismes reconnus par la Ville de Plessisville en vertu de la politique municipale no 8 De reconnaissance et de soutien aux organismes. 4. Conditions d'admission Pour être admissible à une aide financière, un organisme doit remplir les conditions suivantes : 1. sa situation financière est affectée par la pandémie de la COVID-19.; 2. il est capable d'expliquer les démarches encourues pour diminuer les impacts de la COVID-19; 3. sa survie est menacée ou son offre de services à la population est diminuée de façon significative; 4. il maintient en règle et en vigueur ses statuts corporatifs et son immatriculation au Registraire des entreprises du Québec; 5. il est viable et aucune intention de liquidation ou de dissolution n'a été déclarée. 6. le financement obtenu ne doit pas servir au paiement des salaires des employés de l'organisme. 5. Pour faire une demande L'organisme doit remplir le formulaire d'aide financière comprenant, entre autres, une présentation précise et explicite de l'urgence de sa situation et une explication sur la manière dont il va utiliser le financement pour atténuer les effets néfastes de la COVID-19 sur celui-ci. L'organisme doit déposer son rapport d'activité le plus récent ainsi que ses états financiers les plus récents, dûment signés et adoptés par résolution du conseil d'administration. L'organisme peut fournir toute information pertinente permettant d'appuyer sa demande. 6. Critères généraux d'évaluation des demandes L'aide financière accordée aux organismes ciblés sera analysée en fonction des critères suivants, soit : 1. Des démarches faites en amont pour obtenir des subventions; 2. Des démarches innovantes pour pallier aux activités de financement habituellement organisées; 3. Des efforts pour réduire les dépenses; 4. De la clientèle visée; 5. De l'aide financière récurrente déjà obtenue par la Ville; 6. De la nature de l'organisme (local, régional, provincial); 7. De la santé financière. 7. Procédure d'octroi des aides financières Toutes les demandes d'aide financière sont analysées par le comité chargé de l'élaboration de la présente politique, lequel a été formé en vertu de la résolution no 073-21 adoptée le 8 mars. Le comité s'appuie sur les critères définis de l'aide financière pour déterminer la recevabilité de la demande et établir la valeur de l'aide à accorder à l'organisme, tout en tenant compte des disponibilités financières de la Ville de Plessisville. Le comité d'évaluation adresse ses recommandations au Conseil municipal pour fins de décision et approbation finale. L'annonce du soutien accordé est mentionnée aux organismes lors de l'approbation du conseil municipal. L'organisme bénéficiaire du soutien financier de la Ville de Plessisville sera payé en un seul versement ou selon les modalités convenues entre l'organisme et la Ville de Plessisville, le cas échéant. 8. Date limite pour faire une demande d'aide financière Les organismes reconnus par la Ville de Plessisville qui répondent aux conditions d'admission ont jusqu'au 12 juillet 2021 pour faire parvenir leur formulaire de demande ainsi que les autres documents exigés à la coordonnatrice à la vie citoyenne et sportive : [email protected] 9. Obligations des organismes auxquels une aide financière est accordée Dans le cadre de la réalisation de ses activités, l'organisme doit mentionner la contribution de la Ville de Plessisville, quelle que soit la forme dont a été utilisée l'aide financière : publicité, conférence de presse, reportage, publication, affiche, dépliant, programme, etc. La Ville de Plessisville se réserve le droit de suspendre ou de redistribuer les paiements de l'aide financière d'un organisme qui cesse ses activités, qui est incapable de réaliser les activités prévues, qui apporte des changements importants à sa direction sans prévenir la Ville de Plessisville ou qui présente une situation financière déficitaire. L'organisme doit se conformer, le cas échéant, aux conditions d'utilisation de la subvention. ANNEXE A FORMULAIRE DE DEMANDE DE SUBVENTION 1. IDENTIFICATION DE L'ORGANISME DEMANDEUR Nom de l'organisme : Adresse : Municipalité : Code postal : Téléphone : Télécopieur : Courriel : Responsable : Fonction : S'agit-il d'une première demande d'aide financière à la municipalité pour ce projet? Oui Non Sinon, combien de demandes avez-vous faites : ________ 2. DESCRIPTION DE L'ORGANISME (RÉSUMÉ) Mission Objectifs Clientèles rejointes Nombre de membres qui proviennent de la Ville de Plessisville 3. INFORMATIONS GÉNÉRALES RELATIVES À LA DEMANDE Explication des démarches faites jusqu'à présent pour obtenir du financement (aide du gouvernement provincial ou fédéral, aide de la part de fondations, etc) : Mesures mises en place par l'organisme pour réduire le déficit engendré par les mesures sanitaires liées à la COVID-19 (fermeture des locaux, arrêt des activités, etc) : Activités de financement innovatrices mises en place durant la pandémie pour pallier à celles qui étaient habituellement organisées (mentionnez également les tentatives de financement auxquelles vous avez réfléchi et qui n'ont pas fonctionné): À quoi servira le soutien financier demandé : Expliquez en quoi la pandémie a eu un impact sur la santé financière de votre organisme : 4. REVENUS DE L'ORGANISME REVENUS PARTENAIRES FINANCIERS QUI VOUS ONT CONFIRMÉ LEUR AIDE PARTENAIRES FINANCIERS EN ATTENTE D'UNE CONFIRMATION Aide financière reçue MONTANT ($) Aide financière reçue MONTANT ($) $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ MONTANT DE LA SUBVENTION DEMANDÉE À LA VILLE DE PLESSISVILLE : ____________ $ 7. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES : Documents à joindre à la demande : o Les derniers états financiers o Le dernier rapport d'activités Je, soussigné, certifie qu'à ma connaissance, les renseignements donnés dans le présent formulaire, ainsi que dans les documents annexés, sont vrais, exacts et complets. Nom du représentant de l'organisme (lettres moulées) : Signature Date $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Montant total $ $ ANNEXE B Nom de l'organisme : ______________________________________________ GRILLE D'ÉVALUATION DES DEMANDES FINANCIÈRES POINTAGE A obtenu une aide financière récurrente de la Ville -10 Précarité financière 20 Niveau de l'organisme Niveau local 20 Niveau régional 15 Niveau provincial 10 Efforts pour réduire les dépenses 20 Clientèle visée Population vulnérable 15 Population en général 10 Innovation dans les idées d'activités de financement Mise en place d'activités innovantes 15 Tentative de mise en place d'activités innovantes 10 L'organisme soutient des citoyens de la Ville Plus de 75% 15 Entre 50 et 75% 10 Moins de 50% 5 Total /105 VILLE DE PLESSISVILLE PROVINCE DE QUÉBEC CANADA EXTRAIT DU PROCÈS-VERBAL Séance extraordinaire du conseil de la Ville de Plessisville, tenue à huis clos ce 25e jour du mois de mai 2021, à l'heure habituelle des séances du conseil et par le biais de la plateforme Zoom, à laquelle étaient présents les membres du conseil : Martin Nadeau, Pierre Fortier, Sylvain Beaudoin, Yolande St-Amant, Jean-Félipe Nadeau et Martine Allard. Formant quorum avec et sous la présidence du maire, monsieur Mario Fortin. RÉSOLUTION NO 130 -21 Adoption de la politique municipale no 25 Proposé par madame Yolande St-Amant Appuyé par madame Martine Allard Et résolu à l'unanimité D'ADOPTER la politique municipale no 25 intitulée « D'aide financière aux organismes reconnus dans le contexte de la covid-19 » laquelle demeure annexée à la présente résolution pour en faire partie intégrante et est paraphée par le maire et la greffière adjointe. A D O P T É E