Politique municipale no 28 sur la gouvernance en matière de protection des renseignements personnels
Plessisville, Quebec
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POLITIQUE MUNICIPALE NO 28
SUR LA GOUVERNANCE EN MATIÈRE DE PROTECTION DES
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
TABLE DES MATIÈRES
1.
PRÉAMBULE ................................................................................................................................................... 3
2.
OBJET .............................................................................................................................................................. 3
3.
CADRE NORMATIF ......................................................................................................................................... 3
4.
DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS .................................................................................................................. 3
5.
CHAMPS D'APPLICATION .............................................................................................................................. 4
6.
TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .............................................................................. 4
- 6.1. COLLECTE................................................................................................................................................ 5
- 6.2. UTILISATION ............................................................................................................................................ 5
- 6.3. COMMUNICATION ................................................................................................................................... 6
- 6.4. CONSERVATION ...................................................................................................................................... 7
- 6.5. DESTRUCTION ET ANONYMISATION .................................................................................................... 7
7.
REGISTRES ..................................................................................................................................................... 7
8.
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE ....................................................................... 8
9.
ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS .................................. 9
10. SONDAGES ................................................................................................................................................... 10
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ................................................................................................ 10
12. TRAITEMENT DES PLAINTES ...................................................................................................................... 11
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ................................................................................. 11
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ ............................................................................................................. 12
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS .................................................................................................................... 12
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION ................................................................................................................ 15
17. SANCTIONS .................................................................................................................................................. 15
18. MISE À JOUR ................................................................................................................................................ 15
1. PRÉAMBULE
Dans le cadre de ses activités et de sa mission, la municipalité de la ville de Plessisville (la « Municipalité ») traite
des renseignements personnels, notamment ceux des visiteurs de son site web, de citoyens et de ses employés. À
ce titre, elle reconnait l'importance de respecter la vie privée et de protéger les renseignements personnels qu'elle
détient. Afin de s'acquitter de ses obligations en la matière, la Municipalité se dote de la présente Politique. Celle-
ci énonce les principes-cadres applicables à la protection des renseignements personnels que la Municipalité détient
tout au long du cycle de vie de ceux-ci et aux droits des personnes concernées par ces renseignements.
La protection des renseignements personnels détenus par la Municipalité incombe à toute personne qui traite ces
renseignements.
2. OBJET
La présente Politique :
1. énonce les principes encadrant la gouvernance de la Municipalité à l'égard des renseignements personnels
tout au long de leur cycle de vie et de l'exercice des droits des personnes concernées ;
2. prévoit le processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels ;
3. définit les rôles et responsabilités de la Municipalité en matière de protection des renseignements
personnels ;
4. décrit les activités de formation et de sensibilisation que la Municipalité offre à son personnel.
3. CADRE NORMATIF
La présente Politique s'inscrit dans un contexte régi notamment par la Loi sur l'accès aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, c. A-2-1.). Conformément à cette
Loi, la présente Politique est accessible via le site Internet de la Municipalité au www.plessisville.quebec/ma-
ville/administration/politiques-municipales.
4. DÉFINITIONS ET ABRÉVIATIONS
Aux fins de la présente Politique, les termes suivants désignent :
CAI
Commission d'accès à l'information du Québec
Comité
Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements
personnels de la Municipalité
Cycle de vie
Ensemble des étapes visant le traitement d'un renseignement personnel soit la
collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de celui-
ci
Évaluation des facteurs
relatifs à la vie privée
« ÉFVP »
Démarche préventive qui vise à mieux protéger les renseignements personnels
et à respecter la vie privée des personnes physiques. Elle consiste à considérer
tous les facteurs qui peuvent avoir des conséquences positives et négatives sur
le respect de la vie privée des personnes concernées.
Incident de confidentialité
Toute consultation, utilisation ou communication non autorisée par la loi d'un
renseignement personnel, ou toute perte ou autre atteinte à la protection de ce
renseignement.
Loi
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).
Personne concernée
Personne physique à qui se rapportent les renseignements personnels.
Renseignement personnel
Toute information qui concerne une personne physique et qui permet de
l'identifier directement, soit par le recours à cette seule information ou
indirectement, soit par combinaison avec d'autres informations.
Renseignement personnel
sensible
Tout renseignement personnel qui, de par sa nature, notamment médicale,
biométrique ou autrement intime, ou en raison de la manière dont il est utilisé ou
communiqué, suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie
privée.
Responsable
de
la
protection
des
renseignements
personnels « RPRP »
Personne qui, au sein de la Municipalité, exerce cette fonction et veille à y
assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi. Cette fonction est assurée par
le greffier de la Municipalité.
5. CHAMPS D'APPLICATION
La présente politique s'applique aux renseignements personnels détenus par la Municipalité et à toute personne qui
traite les renseignements personnels que la Municipalité détient.
6. TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le respect des
principes suivants, sauf exception prévue par la Loi.
6.1. Collecte
6.1.1. La Municipalité ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de sa mission et
de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels, la Municipalité détermine les fins de leur
traitement. La Municipalité ne recueille que les renseignements personnels strictement nécessaires aux fins
indiquées.
6.1.2. La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne concernée.
6.1.3. Au moment de la collecte, la Municipalité informe les personnes concernées, notamment, des fins et des
modalités de traitement de leurs renseignements personnels et de leurs droits quant à ces renseignements, au
moyen de sa Politique municipale no 29 en matière de confidentialité.
6.1.4. Lorsque la Loi exige l'obtention d'un consentement, celui-ci doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des
fins spécifiques. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. Ce consentement ne vaut que
pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.
6.2. Utilisation
6.2.1. La Municipalité utilise les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Cependant, la Municipalité peut modifier ces fins si la personne concernée y consent préalablement.
6.2.2. La Municipalité peut également utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins secondaires sans
le consentement de la personne concernée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
- lorsque l'utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles les renseignements ont été
recueillis ;
- lorsque l'utilisation est manifestement au bénéfice de la Personne concernée ;
- lorsque l'utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue
expressément par la loi ;
- lorsque l'utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques et que
les renseignements sont dépersonnalisés.
6.2.3. Lorsque la Municipalité utilise les renseignements personnels à des fins secondaires dans l'un des trois
premiers cas de figure énumérés à l'article 6.2.2, elle doit consigner une telle utilisation au registre prévu à cet effet,
tel que décrit à l'article 7.1.3.
6.2.4. Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu'un traitement de renseignements personnels est jugé plus
à risque pour les personnes concernées, la Municipalité entreprend une ÉFVP conformément à l'article 8 des
présentes afin de mitiger les risques identifiés.
6.2.5. La Municipalité établit et tient à jour un inventaire des fichiers de renseignements personnels qu'elle recueille,
utilise et communique. Cet inventaire contient minimalement :
- les catégories de renseignements qu'il contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés
et le mode de gestion de chaque fichier ;
- la provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
- les catégories de Personnes concernées par les renseignements versés à chaque fichier ;
- les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice de leurs fonctions ;
- les mesures de sécurité prises pour assurer la protection de ces renseignements personnels.
6.2.6. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des renseignements
dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la Loi.
6.3. Communication
6.3.1. Sous réserve des exceptions prévues par la Loi, la Municipalité ne peut communiquer des renseignements
personnels sans le consentement de la personne concernée. Le consentement doit être donné expressément
lorsque des renseignements personnels sensibles sont en cause.
6.3.2. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à un mandataire ou un fournisseur de services
dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ou pour l'exécution d'un mandat, la Municipalité doit conclure
une entente avec le fournisseur de services ou le mandataire qui comprend les dispositions contractuelles relatives
à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels de la Municipalité.
6.3.3. Lorsque des renseignements personnels sont communiqués à des tiers hors Québec, la Municipalité procède
à une ÉFVP conformément à l'article 8 des présentes. La communication est consignée au registre prévu cet effet.
6.4. Conservation
6.4.1. La Municipalité prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu'elle détient
soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
6.4.2. La Municipalité conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour mener ses
activités, sous réserve des délais prévus à son calendrier de conservation.
6.5. Destruction et anonymisation
6.5.1. Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces
renseignements sont détruits ou anonymisés, sous réserve de la Loi sur les archives, RLRQ, c. A- 21.1, et suivant
les délais prévus au calendrier de conservation et à la politique de gestion documentaire de la Municipalité.
7. REGISTRES
Conformément à la Loi, la Municipalité tient à jour les registres suivants :
7.1 Registre des communications des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée
dans les cas suivants :
- lorsque la Municipalité communique l'identité d'une personne concernée à une personne ou à un organisme
privé afin de recueillir des renseignements déjà colligés par ces derniers ;
- lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une loi
au Québec, que cette communication soit ou non expressément prévue par la loi ;
- lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels nécessaires à l'application d'une
convention collective, d'un décret, d'une ordonnance, d'une directive ou d'un règlement qui établit les
conditions de travail ;
- lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels à un mandataire ou à un fournisseur
de services dans le cadre d'un mandat ou d'un contrat de services ;
- lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou
de statistique ;
- lorsque la Municipalité communique des renseignements personnels dans les cas visés par l'article 68,
après avoir effectué une ÉFVP.
7.2 Dans les cas visés au paragraphe 7.1, le registre comprend les informations suivantes :
- la nature ou le type de renseignement communiqué ; -
- la personne ou l'organisme qui reçoit cette communication ;
- les fins pour lesquelles ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une
communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec ;
- la raison justifiant cette communication.
7.3 Registre des ententes de collecte conclues aux fins de l'exercice des fonctions ou de la mise en œuvre d'un
programme d'un organisme public avec lequel la Municipalité collabore pour la prestation de services ou la
réalisation d'une mission commune. Un tel registre comprend :
- le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis ;
- l'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires ;
- la nature ou le type de la prestation de service ou de la mission ;
- la nature ou le type de renseignements recueillis ;
- les fins pour lesquels ces renseignements sont recueillis ;
- la catégorie de personnes, au sein de la Municipalité qui recueille les renseignements et au sein de
l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements.
7.4 Registre des utilisations de renseignements personnels au sein de la Municipalité à d'autres fins et sans le
consentement de la personne concernée lorsque cette utilisation est compatible avec les fins pour lesquelles ils ont
été recueillis, qu'elle est clairement à l'avantage de la personne concernée ou qu'elle est nécessaire à l'application
d'une loi au Québec. Un tel registre comprend :
- la base juridique applicable en vertu de l'article 65.1 de la Loi ;
- la disposition législative rendant l'utilisation nécessaire, le cas échéant ;
- la catégorie de personnes qui a accès au renseignement aux fins de l'utilisation indiquée.
7.5 Registre des incidents de confidentialité. À ce sujet, la municipalité réfère le lecteur à la politique municipal no 26
en matière de gestion des incidents de confidentialité afin de connaitre le processus complet de gestion des
incidents de confidentialité pouvant survenir à la Municipalité.
8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
8.1. La Municipalité réalise une ÉFVP, notamment dans le contexte des traitements suivants de renseignements
personnels :
- avant d'entreprendre un projet d'acquisition, de développement et de refonte d'un système d'information ou
de prestation électronique de services qui implique des renseignements personnels ;
- avant de recueillir des renseignements personnels nécessaires à l'exercice des attributions ou à la mise en
œuvre d'un programme d'un organisme public avec lequel elle collabore pour la prestation de services ou
pour la réalisation d'une mission commune ;
- avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées
à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces renseignements à des fins d'étude, de recherche
ou de production de statistiques ;
- lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels, sans consentement des personnes
concernées, conformément à l'article 68 de la Loi sur l'accès ;
- lorsqu'elle entend communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec ou confier à une
personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec le soin de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de
conserver de tels renseignements pour son compte.
8.2. En effectuant une ÉFVP, la Municipalité tient compte de la sensibilité des renseignements personnels à être
traités, des fins de leur utilisation, de leur quantité, de leur distribution et de leur support, ainsi que de la
proportionnalité des mesures proposées pour protéger les renseignements personnels communiqués.
8.3. De plus, lorsque des renseignements personnels sont communiqués à l'extérieur du Québec, la Municipalité
s'assure que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des
renseignements personnels généralement reconnus.
8.4. La réalisation d'une ÉFVP sert à démontrer que la Municipalité a respecté toutes les obligations en matière de
protection des renseignements personnels et que toutes les mesures ont été prises afin de protéger efficacement
ces renseignements.
9. ACTIVITÉS DE RECHERCHE ET ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
9.1. Des chercheurs peuvent demander l'accès à des Renseignements personnels à des fins de recherche. Une
telle demande doit être soumise au RPRP de la Municipalité.
9.2. Lorsque l'ÉFVP conclut que les renseignements personnels peuvent être communiqués à cette fin, la
Municipalité doit conclure une entente avec les chercheurs qui contient les dispositions contractuelles types de la
Municipalité et toute mesure supplémentaire identifiée dans l'ÉFVP. À ce sujet, la municipalité réfère le lecteur à la
politique municipal no 27 en matière de communication de renseignements personnels sans le consentement de la
personne concernée à des fins d'études, de recherches ou de production de statistiques afin de connaitre le
processus complet de traitement de ces demandes.
10. SONDAGES
Toute personne, organisme ou autre organisation qui souhaite effectuer un sondage auprès de personnes
concernées au moyen de renseignements personnels que détient la Municipalité doit le faire conformément aux
principes suivants :
- le sondage est nécessaire;
- le sondage respecte les règles éthiques, notamment :
o le maintien de la confiance des citoyens envers les institutions publiques ;
o la protection de la vie privée ;
o la possibilité que chaque personne sondée exerce son libre choix de participer ou non au sondage,
ce qui suppose de lui fournir de l'information claire sur ses droits en la matière.
11. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
11.1. Sous réserve de ce que prévoient les lois applicables, toute personne concernée dont les renseignements
personnels sont détenus par la Municipalité dispose notamment des droits suivants :
- le droit d'accéder aux renseignements personnels qui la concernent et détenus par la Municipalité et d'en
obtenir une copie, que ce soit en format électronique ou non électronique ;
- à moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses, un renseignement personnel informatisé
recueilli auprès d'une personne concernée, et non pas créé ou inféré à partir d'un renseignement personnel
la concernant lui est communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé, à sa
demande. Ce renseignement est aussi communiqué, à sa demande, à toute personne ou à tout organisme
autorisé par la loi à recueillir un tel renseignement ;
- le droit de faire rectifier tout renseignement personnel la concernant incomplet ou inexact détenu par la
Municipalité ; le droit d'être informée, le cas échéant, que des renseignements personnels sont utilisés pour
prendre une décision fondée sur un traitement automatisé.
11.2. Bien que le droit d'accès puisse être exercé en tout temps, l'accès aux documents contenant ces
renseignements est assujetti à certaines exceptions identifiées dans la Loi.
11.3. Les documents contenant des renseignements personnels peuvent être consultés sur place ou être
accessibles d'une autre manière, avec ou sans paiement de frais. Le cas échéant, la Municipalité informe la
personne concernée de l'obligation de payer des frais avant de traiter sa demande.
11.4. Les demandes d'accès aux renseignements personnels par les personnes concernées peuvent être faites
verbalement ou par écrit. Les demandes verbales seront traitées de manière informelle et peuvent ne pas recevoir
de réponse écrite.
11.5. Les demandes d'accès aux renseignements personnels sensibles doivent être faites par écrit et recevront une
réponse écrite.
11.6. Les demandes d'accès aux renseignements personnels doivent être suffisamment précises pour permettre au
RPRP de localiser lesdits renseignements personnels. Le droit d'accès ne s'applique qu'aux renseignements
personnels existants.
12. TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute plainte relative aux pratiques de protection des renseignements personnels de la Municipalité ou de sa
conformité aux exigences de la Loi qui concernent les renseignements personnels doit être transmise au RPRP,
lequel doit y répondre dans un délai de 20 jours. La plainte peut être faite par l'entremise du formulaire de plainte
publié sur le site internet de la Municipalité.
13. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
13.1. La Municipalité met en place des mesures de sécurité raisonnables afin d'assurer la confidentialité, l'intégrité
et la disponibilité des renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces
mesures tiennent notamment en compte du degré de sensibilité des renseignements personnels, de la finalité de
leur collecte, de leur quantité, de leur localisation et de leur support.
13.2. La Municipalité gère les droits d'accès des membres de son personnel afin que seuls ceux soumis à un
engagement de confidentialité et ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions aient accès aux
renseignements personnels.
14. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
14.1. Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la politique municipal no 26 en matière de
gestion des incidents de confidentialité de la Municipalité. La Municipalité prend alors les mesures raisonnables
pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se
produisent.
14.2. Tout Incident de confidentialité est signalé au RPRP et est consigné au registre des incidents de confidentialité.
14.3. Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées, la
Municipalité avise celles-ci avec diligence ainsi que la CAI.
15. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
La protection des renseignements personnels que la Municipalité détient repose sur l'engagement de tous ceux qui
traitent ces renseignements et plus particulièrement du RPRP, du Comité et de toute personne qui traite des
renseignements personnels détenus par la Municipalité.
15.1. Le RPRP :
- s'assure de la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à
la destruction ;
- siège au Comité ;
- se conforme aux exigences liées aux demandes d'accès ou de rectification, y compris :
-
donner au requérant un avis de la date de réception de sa demande ;
-
aviser le requérant des délais et de son droit à la révision ;
-
répondre à la demande dans un délai de 20 jours, ou si le traitement de la demande ne paraît pas
possible sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité, dans un délai de
10 jours supplémentaires, après avoir avisé le requérant par écrit ; -
-
prêter assistance au requérant pour identifier le document susceptible de contenir les
renseignements recherchés lorsque sa demande est imprécise ;
-
motiver tout refus d'acquiescer à une demande d'accès ;
-
à la demande du requérant, lui prêter assistance pour l'aider à comprendre la décision le
concernant ;
-
rendre sa décision par écrit et en transmettre une copie au requérant. Elle doit être accompagnée
du texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie, le cas échéant, et d'un avis l'informant du
recours en révision et indiquant notamment le délai dans lequel il peut être exercé ;
-
veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soit conservé le temps requis pour
permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à la Loi.
- supervise la tenue des registres énumérés à l'article 7 de la présente Politique ;
- participe à l'évaluation du risque de préjudice sérieux lié à un Incident de confidentialité ;
- effectue les vérifications des obligations de confidentialité en lien avec la communication de renseignements
personnels dans le cadre de mandats ou de contrats de services confiés à des tiers conformément à
l'article 6.3.2 de la présente Politique.
15.3. Le Comité :
- veille à la mise en place de mesures visant la sensibilisation et la formation des membres du personnel et
des membres de la direction de la Municipalité sur les obligations et les pratiques en matière d'accès à
l'information et de protection des Renseignements personnels ;
- élabore les principes de diffusion de l'information ;
- approuve la présente Politique-cadre sur la gouvernance en matière de protection des renseignements
personnels ;
- émet des directives sur l'utilisation d'outils informatiques marketing impliquant la communication de
données ou le profilage ;
- identifie les principaux risques en matière de protection de renseignements personnels et en avise la
direction afin que des mesures correctives soient proposées ;
- approuve toute dérogation aux principes généraux de protection des renseignements personnels qui auront
été établis ;
- émet des directives pour la protection des renseignements personnels, notamment pour la conservation de
ceux-ci par des tiers et à l'extérieur du Québec ;
- est consulté, dès le début d'un projet et aux fins de l'ÉFVP, pour tous les projets d'acquisition, de
développement et de refonte des systèmes d'information ou de prestation électronique de services
impliquant des renseignements personnels :
-
veille à ce que la réalisation de l'ÉFVP soit proportionnée à la sensibilité des renseignements
concernés, aux fins auxquelles ils sont utilisés, à la quantité et à la distribution des renseignements
et au support sur lequel ils seront hébergés ;
-
s'assure que le projet permet de communiquer à la personne concernée les renseignements
personnels informatisés recueillis auprès d'elle dans un format technologique structuré et
couramment utilisé ;
- doit être avisé de tout incident de confidentialité et conseiller la Municipalité quant aux suites à y donner ;
- revoit la politique municipale en matière de gestion des incidents de confidentialité dans l'éventualité d'un
incident de confidentialité ;
- revoit les règles pour la collecte et la conservation des renseignements personnels provenant de sondages,
y compris dans le cadre de la [Politique de la Municipalité sur les sondages] ;
- revoit toute question d'intérêt touchant la protection des renseignements personnels ; -
- revoit les mesures relatives à la vidéosurveillance et s'assure du respect de la vie privée dans le cadre de
son utilisation.
15.4. Toute personne qui traite des renseignements personnels que la Municipalité détient :
- agit avec précaution et intègre les principes énoncés à la présente Politique à ses activités ;
- n'accède qu'aux renseignements nécessaires à l'exercice de ses fonctions ;
- n'intègre et ne conserve des renseignements que dans les dossiers destinés à l'accomplissement de ses
fonctions ;
- conserve ces dossiers de manière à ce que seules les personnes autorisées y aient accès ;
- protège l'accès aux renseignements personnels en sa possession ou auxquels elle a accès par un mot de
passe ;
- s'abstient de communiquer les renseignements personnels dont elle prend connaissance dans l'exercice
de ses fonctions, à moins d'être dûment autorisée à le faire ;
- s'abstient de conserver, à la fin de son emploi ou de son contrat, les renseignements personnels obtenus
ou recueillis dans le cadre de ses fonctions et maintient ses obligations de confidentialité ;
- détruit tout renseignement personnel conformément à la politique de gestion documentaire de la
Municipalité et du calendrier de conservation ;
- participe aux activités de sensibilisation et de formation en matière de protection des renseignements
personnels qui lui sont destinées ;
- signale tout manquement, incident de confidentialité ou toute autre situation ou irrégularité qui pourrait
compromettre de quelque façon que ce soit la sécurité, l'intégrité ou la confidentialité de renseignements
personnels conformément à la procédure établie par la Municipalité.
16. ACTIVITÉS DE SENSIBILISATION
La Municipalité offre des activités de formation et de sensibilisation à son personnel en matière de protection des
renseignements personnels. Notamment,
- une formation sur l'application de la présente politique à tous les employés ayant accès à des
renseignements personnels ;
- un engagement de confidentialité est signé par tous les employés ayant accès à des renseignements
personnels ;
- une infographie sur la protection des renseignements personnels est affichée dans les divers bâtiments de
la Municipalité ;
- un rappel mensuel sur l'importance de la protection des renseignements personnels et sur les règles à
suivre est fait aux employés-cadres de la Municipalité.
17. SANCTIONS
Toute personne qui enfreint la présente Politique est passible de sanctions selon le cadre normatif applicable.
18. MISE À JOUR
De manière à suivre l'évolution du cadre normatif applicable en matière de protection des renseignements
personnels et à améliorer le programme de protection des renseignements personnels de la Municipalité, la
présente politique pourra être mise à jour au besoin. Veuillez-vous rendre à la version sur le site internet de la
Municipalité pour consulter la version la plus récente.