Politique municipale no 29 en matière de confidentialité

Plessisville, Quebec

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POLITIQUE MUNICIPALE NO 29 EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ 2 La Ville de Plessisville s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels via notre site Web ou une de nos applications mobiles après avoir pris connaissance de cette politique, vous consentez à ce que nous les utilisions et communiquions de la manière décrite. QU'ENTEND-ON PAR « RENSEIGNEMENT PERSONNEL » ? Un « renseignement personnel » peut, à lui seul ou avec d'autres informations, permettre de vous identifier, de vous localiser ou d'entrer en contact avec vous. COMMENT RECUEILLONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Nous recueillons vos renseignements personnels notamment lorsque vous : - Remplissez un formulaire sur notre site internet et plateforme connexe ; - Répondez à un sondage ou participez à une consultation publique de la Ville ; - Remplissez une requête sur le logiciel VPlus ; - Communiquez avec un membre de l'administration par courriel ; - Soumettez votre candidature pour un emploi à la Ville ; - Payez votre compte de taxes ou un constat d'infraction. QUELS RENSEIGNEMENTS RECUEILLONS-NOUS ET POURQUOI ? Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour offrir nos services municipaux. Ainsi, nous pouvons recueillir les renseignements suivants : Renseignements collectés Pourquoi Coordonnées personnelles (Nom, adresse courriel, numéro de téléphone) Adhésion à une infolettre ou courriel promotionnel Suivi d'une demande de prestation de service Organisation d'activités Pour le traitement d'une demande de subvention Coordonnées personnelles Renseignements relatifs à vos propriétés (adresse, numéros de lots ou de matricule) Suivi d'une demande de prestation de service - Demandes de permis - Demandes d'accès à l'information Coordonnées personnelles Renseignements scolaires et relatifs à la formation (diplômes, curriculum vitae) Pour traiter une demande d'emploi Coordonnées personnelles Informations financières (numéros de cartes de crédit) Pour le paiement du compte de taxes, du constat d'infraction ou une inscription à une activité De manière générale, nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour : - Respecter nos obligations légales ; - Prévenir les cybermenaces et les fraudes ; - Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes ; - Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres ; - Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou d'enquêtes ; - Offrir une prestation de services personnalisée ; - Améliorer les services offerts. 3 À QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Dans certaines circonstances, nous faisons appel à des fournisseurs pour nous aider à vous servir. Avant de leur communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour que ceux-ci s'engagent à respecter cette politique. Catégorie de tiers Ce qu'ils font pour nous Gestion de relations avec le citoyen Traitement et hébergement de données Services de paiement Assurer le transfert sécuritaire des fonds Inventaire des actifs (bibliothèque, gestion documentaire) Traitement et hébergement de données Services de numérisation et de déchiquetage Traitement et destruction de données OÙ VOS RENSEIGNEMENTS SONT-ILS HÉBERGÉS ? Nous hébergeons et traitons vos renseignements personnels au Québec. Dans certaines circonstances, ils peuvent être hébergés à l'extérieur du Québec, là où nous engageons des fournisseurs de services tiers, notamment aux États-Unis. Vos renseignements personnels pourraient être communiqués dans des pays autres que votre pays de résidence, lesquels peuvent avoir des règles de protection des renseignements personnels différentes. Ils sont soumis aux lois du pays dans lequel ils se trouvent et peuvent faire l'objet d'une communication aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes d'application de la loi ou de la réglementation du pays en question. Toutefois, nos pratiques concernant vos renseignements personnels demeurent en tout temps régies par cette politique et les lois québécoises applicables en matière de protection des renseignements personnels. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients ou partenaires. Nous détruisons les renseignements personnels obsolètes ou inutiles, par exemple, si vous nous indiquez que vous cessez d'utiliser définitivement nos services. Vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Autrement, les renseignements personnels sont conservés selon les règles établies par le calendrier de conservation adopté par la Ville de Plessisville. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Mesures Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés. Nos serveurs sont également gérés par un tiers spécialisé. En cas d'incident impliquant des renseignements personnels, nous avons une politique régissant les incidents de confidentialité. Elle prévoit que nous aviserons les autorités et les personnes concernées lorsqu'un tel incident présente un risque de préjudice sérieux et que nous mettrons en place des mesures pour limiter les conséquences négatives. 4 Limitation des accès Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l'exercice de ses fonctions y a accès. Avertissement Toutefois, aucune mesure de sécurité n'est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse suivante : [email protected]. QUAND EST-CE QUE CETTE POLITIQUE NE S'APPLIQUE PAS ? Cette politique ne s'applique pas aux sites internet exploités par des tiers sur lesquels nous n'avons aucun contrôle. Si vous suivez un lien vers un site tiers (par exemple, pour vous inscrire à un événement), la politique de confidentialité de ce site tiers s'appliquera. Nous ne sommes pas responsables de leurs politiques, procédures ou pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous vous invitons à prendre connaissance de ces politiques avant de soumettre des renseignements personnels à ces sites tiers. QUELS SONT VOS DROITS CONCERNANT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ? Accès, suppression et rectification Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, s'il y a lieu, demander des rectifications, selon ce que la loi permet ou exige. Vous pouvez aussi demander la suppression d'un renseignement périmé ou non justifié et formuler par écrit des commentaires. Afin que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour, veuillez nous informer sans tarder de tout changement. Retrait de votre consentement Vous pouvez également retirer votre consentement à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels recueillis. Par contre, il se pourrait que nous ne soyons plus en mesure de vous offrir certains services. COMMENT NOUS CONTACTER ? Pour toute question ou tout commentaire au sujet de cette politique ou de la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes : Me Geneviève Ferland Lamontagne [email protected] 819-362-3284 poste 2290 Notre responsable de la protection des renseignements personnels s'occupe de répondre aux demandes d'accès ou de rectification, d'information et à toute plainte que vous pourriez avoir relativement à nos pratiques à l'égard de vos renseignements personnels. ALLONS-NOUS METTRE À JOUR CETTE POLITIQUE ? La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le Conseil municipal. Si nous apportons des changements importants à cette politique, par exemple, pour nous conformer aux nouvelles exigences de la loi, nous vous aviserons afin que vous puissiez faire un choix éclairé quant à votre utilisation de nos services. Nous mettrons la nouvelle version à votre disposition sur le site internet, en indiquant la date de la dernière mise à jour.