Politique municipale no 27 en matière de communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée — full text

This is the exact embedded text of the captured official document. Snapshot 8872a72cc8bb · verified 2026-06-14 · original document · archived snapshot · unofficial consolidation, the official version is held by the municipal clerk.

POLITIQUE MUNICIPALE NO 27 EN MATIÈRE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SANS LE CONSENTEMENT DE LA PERSONNE CONCERNÉE À DES FINS D'ÉTUDES, DE RECHERCHES OU DE REPRODUCTION DE STATISTIQUES 2 1. Objet La présente politique a pour but de baliser et standardiser le processus de communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques à la suite d'une demande transmise à la Ville de Plessisville en conformité avec la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. 2. ABRÉVIATIONS Dans la présente politique, on entend par : CAI : Commission de l'accès à l'information du Québec ÉFVP : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée Loi sur l'accès : Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1). Loi 25 : Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L. Q. 2021, c. 25) Ville : Ville de Plessisville RPRP : Responsable de la protection des renseignements personnels 3. CHAMPS D'APPLICATION La présente politique s'applique aux membres du personnel de la Ville. 4. CONDITIONS La Loi sur l'accès prévoit qu'un renseignement personnel peut être communiqué sans le consentement des personnes concernées lorsque la demande d'accès est faite à des fins d'études, de recherche ou de production statistiques. Afin de donner suite à la demande, le RPRP devra évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et conclure une entente avec la personne souhaitant accéder aux renseignements. 5. PROCÉDURE D'INTERVENTION 1. Réception de la demande écrite La personne ou l'organisme souhaitant accéder aux renseignements personnels devra déposer une demande écrite à la Ville. Les éléments suivants doivent obligatoirement figurer dans la demande écrite : a) Une description détaillée des activités de recherche; b) Les motifs au soutien de la satisfaction des critères à remplir aux termes de l'ÉFVP, tels que détaillés dans la prochaine section; c) Les personnes et les organismes auprès de qui une demande similaire a été présentée aux fins de la même étude, recherche ou production de statistiques; d) Une description des différentes technologies utilisées pour le traitement des renseignements personnels, si applicable; e) La décision documentée d'un comité d'éthique de la recherche, si applicable. 3 2. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée Le RPRP doit effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en prenant en considération tous les éléments suivants, et ce, de façon cumulative : a) L'objectif de l'étude, de la recherche ou de la production de statistiques ne peut être atteint que par la communication de renseignements sous une forme permettant d'identifier les personnes concernées. Si l'objectif peut être atteint par la communication de renseignements dépersonnalisés, alors la Ville ne doit pas communiquer les renseignements sous une forme directement identificatoire. Pour l'application de la présente politique, un renseignement personnel est dépersonnalisé lorsque ce renseignement ne permet plus d'identifier directement la personne concernée; b) Il serait déraisonnable d'exiger que la personne ou l'organisme obtienne le consentement des personnes concernées; c) L'intérêt public à ce que la recherche, l'étude ou la production de statistiques soit effectuée l'emporte sur les conséquences sur la vie privée des personnes concernées qui pourraient découler de la communication ou de l'utilisation; d) Les renseignements personnels seront utilisés de manière à en assurer la confidentialité; e) Seuls les renseignements nécessaires à l'atteinte de l'objectif du projet envisagé sont communiqués. 3. Entente entre la Ville et la personne ou l'organisme souhaitant accéder aux renseignements personnels Si le RPRP décide d'autoriser la communication des renseignements personnels, une entente doit préalablement être conclue entre la Ville et la personne ou l'organisme ayant demandé l'accès. Cette entente est signée par le RPRP pour et au nom de la Ville. Le RPRP devra ensuite transmettre l'entente à la CAI et celle-ci entrera en vigueur 30 jours après la réception par la CAI. Les renseignements personnels ne pourront être communiqués qu'à la fin de ce délai. L'entente doit prévoir les clauses suivantes : a) Clauses relatives à la détention des renseignements : i. Un délai de conservation des renseignements, lequel dépendra de l'objet des activités de recherche à être détaillées par le destinataire; ii. Des mesures pour assurer la protection des renseignements personnels; iii. L'obligation pour le destinataire des renseignements d'aviser la Ville de la destruction des renseignements; et iv. L'entente devra également prévoir les informations que le destinataire des renseignements devra communiquer aux personnes concernées, lorsque leurs renseignements sont utilisés afin de les rejoindre en vue de leur participation au projet; 4 b) Clauses relatives à l'utilisation des renseignements, les renseignements ne doivent pas : i. Être utilisés à des fins autres que celles qui sont prévues à la présentation détaillée des activités de recherche; ii. Être accessibles à d'autres personnes que celles qui ont besoin d'en prendre connaissance pour l'exercice de leurs fonctions et à la condition qu'elles aient signé un engagement de confidentialité; iii. Être appariés avec tout autre fichier de renseignements non prévu à la présentation détaillée des activités de recherche; iv. Être publiés, communiqués ou autrement diffusés sous une forme permettant d'identifier les personnes concernées; c) Clauses relatives à l'obligation de signalement à la municipalité et à la CAI L'entendre devra aussi inclure l'obligation pour le destinataire d'aviser la municipalité et la CAI, sans délai, dans les cas suivants : i. Non-respect de toute condition prévue à l'entente; ii. Manquement aux mesures de protection prévues à l'entente; iii. Évènement susceptible de porter atteinte à la confidentialité des renseignements. 4. L'inscription de la communication La Ville doit tenir un registre des renseignements personnels communiqués en vertu de la présente politique. Le registre doit contenir les informations suivantes : a) La nature ou le type de renseignements qui ont été communiqués au destinataire; b) La personne ou l'organisme qui a reçu les renseignements; c) Les fins de la communication, à savoir un projet de recherche, d'étude ou de production de statistiques; d) La raison qui justifie cette communication. 6. CONSERVATION DU REGISTRE Les renseignements contenus au registre doivent être tenus à jour et conservés pendant une période minimale de cinq (5) ans à partir de la date de la communication des renseignements transmis en vertu d'une demande de communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques reçue par la Ville. VILLE DE PLESSISVILLE PROVINCE DE QUÉBEC CANADA EXTRAIT DU PROCÈS-VERBAL Séance ordinaire du conseil de la Ville de Plessisville, tenue ce 5e jour du mois de septembre 2023, aux heure et lieu habituels des séances du conseil, à laquelle étaient présents les membres du conseil: Martin Nadeau, Valérie Desrochers, Sylvain Beaudoin, Marc Morin et Jean-Félipe Nadeau. Formant quorum avec et sous la présidence du maire, monsieur Pierre Fortier. RÉSOLUTION NO 267-23 Adoption de la politique municipale no 27 ATTENDU QU'en vertu de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, les organismes publics se sont vu attribuer de nouvelles responsabilités en matière de protection des renseignements personnels; ATTENDU QUE les articles 67.2.1 à 67.3 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels établissent le cadre et les conditions auxquelles sont soumises les communications de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques Proposé par monsieur Marc Morin Appuyé par monsieur Jean-Félipe Nadeau Et résolu à l'unanimité D'ADOPTER la politique municipale no 27 intitulée « En matière de communication de renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée à des fins d'études, de recherches et de statistiques » laquelle demeure annexée à la présente résolution pour en faire partie intégrante. A D O P T É E Donné à Plessisville, ce 6e jour du mois de septembre 2023 La greffière, ME GENEVIÈVE FERLAND LAMONTANGE