Politique de location des infrastructures municipales

Pontiac, Quebec

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1 POLITIQUE DE LOCATION DES INFRASTRUCTURES MUNICIPALES PRÉAMBULE La Municipalité de Pontiac met ses salles ou infrastructures municipales à la disposition des organisations tant publiques que privées et des citoyens qui désirent y tenir des réunions, des rencontres, des formations, des cours ou des activités. Par ailleurs, les salles ou les infrastructures sont aussi mises à la disposition lors de rencontres familiales, sociables ou fêtes de toutes sortes. OBJECTIFS Définir les critères d'admissibilités et de gratuité, la responsabilité du locataire, les conditions de location, les paramètres tarifaires et les directives pour la location en tenant compte de la vocation des salles et des infrastructures. Assurer la pérennité des actifs, veiller à l'équité entre les contribuables et améliorer l'entretien des équipements en appliquant une politique d'«utilisateur-payeur». CHAMP D'APPLICATION Cette politique concerne toutes les infrastructures municipales suivantes : - Centres communautaires (Luskville et Quyon et Institut de Femmes de Quyon); - Bibliothèques (Luskville et Quyon); - Patinoires; - Terrains de baseball et de soccer. CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ Toutes organisations tant publiques que privées ou tout citoyen ne peuvent tenir un événement à caractère illégal dans les salles ou infrastructures municipales. De plus, pour louer une salle ou une infrastructure municipale, le locataire ne doit pas avoir un compte en souffrance en lien avec une location antérieure. 1. PRIORITÉS DE LOCATION En vertu de l'ordre de priorités suivant, la Municipalité se réserve le droit de placer un événement au besoin. 1. Mesures d'urgence; 2. Les besoins de la Municipalité de Pontiac (ex. séances du conseil municipal, consultation publique, etc.); 3. Les cérémonies et commémorations liées au décès d'un résident; 2 4. Tout autre locataire. 2. CONDITIONS DE LOCATION - Le locataire doit être âgé d'au moins 18 ans; - Le temps de location ne doit pas dépasser 3 heures du matin; - Le locataire s'engage à remplir le formulaire de déclaration en cas de bris, vol, dommage, perte et accident. Pour signaler un bris, un dégât ou un problème qui nécessite une intervention immédiate, communiquez avec le service des travaux publics : 819-455-2401 poste 163, pendant les heures de bureau, ou 613-664-446 le soir et les fins de semaine. Le locataire se porte responsable du bon ordre tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la salle ou de l'infrastructure durant sa location. Le locataire n'a pas accès au lieu réservé en dehors de la période réservée. Le locataire est tenu de vérifier les lieux avant l'événement. Tout animal est interdit à l'intérieur de la salle ou l'infrastructure louée sauf les chiens-guides. Si l'événement en lien avec la location nécessite la présence d'animaux, une autorisation de la Municipalité sera requise. La Municipalité ne prend pas les réservations plus de 12 mois avant un événement afin d'éviter qu'une personne ou un groupe ne monopolise une infrastructure municipale d'année en année. Il est possible de réserver deux ans à l'avance pour les mariages seulement. 3. CONDITIONS PARTICULIÈRES DE LOCATION Si le locataire ne respecte pas les conditions mentionnées dans la section de nettoyage (ci-dessous), des frais supplémentaires seront facturés pour le service de nettoyage. Pour certains événements ouverts à un large public, la municipalité peut exiger : - Un plan de sécurité - Un schéma d'aménagement du site - Preuve d'assurance - Preuve permis alcool 3 4. RESPONSABILITÉ DU LOCATAIRE Le locataire est l'unique responsable de tout ce qui se passe lors de la location (bris, vol, dommage, accident, alarme de protection déclenchée sans justification, etc.). Tous frais occasionnés non justifiés seront facturés au complet au locataire. Le locataire est responsable de faire la demande et assume les coûts pour le permis d'alcool et pour la diffusion de musique. Pour une demande de permis alcool, voir le site de Régie des alcools, des courses et des jeux - permis de réunion. Le locataire s'engage à utiliser la salle ou l'infrastructure uniquement pour les fins autorisées dans ce contrat. Le locataire s'engage à ne pas sous-louer, prêter ou transférer sa location à une autre personne. Le locataire s'engage à utiliser seulement la salle ou l'infrastructure louée. Si le locataire ne se conforme pas à la présente clause, les frais de location (de la salle ou de l'infrastructure non louée) seront facturés en totalité. Le locataire s'engage à respecter ses heures de location. Toute heure excédent la durée de location (dans le ca où il y a une autre activité prévue après la location) sera facturée au coût de 30,00$ de l'heure, même si l'heure n'est pas complétée. Le locataire s'engage à laisser libre de tout obstacle les accès à la salle ou l'infrastructure ainsi que les sorties d'urgence de façon à ne pas gêner l'évacuation des personnes en cas d'urgence. Le locataire s'engage à ne rien installer sur les équipements de luttes aux incendies et panneaux de contrôle. Le locataire s'engage à choisir des décorations en s'assurant qu'elles soient en matériaux incombustibles. À titre d'exemple, chandelles, balles de foin, balles de paille, confettis de tout genre et produits résineux ne sont pas autorisés. DE PLUS, AUCUNE PIÈCE DE PYROTECHNIE N'EST PERMISE au même titre que les machines à fumée sans autorisation du directeur du Service de sécurité incendie. Le locataire s'engage à utiliser seulement de la « gommette » comme adhésif pour installer ses décorations. Les punaises, clous, vis et rubans adhésifs de tout genre ne sont pas autorisés. Les dommages seront facturés au locataire. Le locataire s'engage à utiliser du gaz propane à l'extérieur seulement. 4 5. MÉNAGE Le locataire accepte de nettoyer après chaque événement. Le locataire doit replacer les chaises et les tables, laver les tables, enlever la décoration et tout autre équipement lui appartenant, vider les poubelles et le recyclage dans les bacs prévus à l'extérieur et passer la vadrouille sèche. Toutes ces tâches doivent être faites sans dépasser la durée de location, à moins d'entente préalable avec la Municipalité. Tout ménage non complété ou insatisfaisant sera exécuté par la Municipalité au coût de 30,00$ de l'heure et refacturé en totalité au locataire, ou soustrait de son dépôt. 6. ALCOOL, TABAC ET CANNABIS Le locataire s'engage à appliquer la Loi concernant la lutte contre le tabagisme1 autant à l'intérieur qu'à l'extérieur de la salle ou l'infrastructure louée. Il est interdit de consommer du cannabis à l'intérieur ou à l'extérieur des propriétés de la Municipalité. Le locataire s'engage à obtenir un permis de réunion pour vendre ou pour servir des boissons alcooliques lors d'événements à caractère familial, social, culturel, éducationnel ou sportif auprès de la Régie des alcools des courses et des jeux2. Cette demande doit être faite au moins 15 jours avant la date de l'événement. Comme le stipule l'article 22 du Règlement sur les permis d'alcool : « Une personne physique ne peut faire une demande de permis de réunion pour vendre en vue d'un événement familial que si elle y a un intérêt immédiat et qu'elle est un parent ou un allié de la personne en faveur de laquelle l'événement doit se dérouler et que si le prix demandé pour la boisson alcoolique ne sert qu'à couvrir les frais de l'événement ». Le locataire s'engage à respecter la Loi3 et le Règlement sur les permis d'alcool4. En cas de non-respect, en plus des peines prévues par la législation québécoise et canadienne, le locataire et/ou le groupe pour lequel le lieu a été réservé se verra privé du droit de réserver un espace municipal pour 12 mois à compter de la date de l'infraction. 1. http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/L-6.2 2. https://www.racj.gouv.qc.ca/formulaires-et-publications/formulaires/alcool/permis-de-reunion.html 3. http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/P-9.1/ 4. http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cr/P-9.1,%20r.%205 5 8. DÉPÔT Un dépôt de sureté remboursable de 200$ est exigé pour toute location. Le dépôt payable par chèque sera encaissé et un autre chèque sera émis au locataire si les équipements sont remis en bon état. En cas de perte de clé, des frais au coût présent par clé pourront aussi être déduits du dépôt. 9. GRATUITÉ Les organismes, associations ou corporations peuvent bénéficier d'une gratuité relativement à la location des équipements municipaux, à l'une de conditions suivantes : - Être un organisme reconnu au terme de la Politique de reconnaissance et de soutien des organismes communautaires de la Municipalité de Pontiac. L'organisme ou l'école doit faire partie de la municipalité pour avoir droit à la gratuité; - Prix organismes ou association en visite : Voir annexe 1 pour la tarification; - Être une personne morale sans but lucratif, aussi appelée organisme sans but lucratif (OSBL) ou organisme à but non lucratif (OBNL) inscrit au Registraire des entreprises du Québec et faisant partie de la Municipalité; La Municipalité accordera un droit de limiter l'étendue de ce privilège en fonction de l'achalandage et de la disponibilité afin d'assurer un accès équitable à tous. 10. ANNULATION DE LOCATION Le locataire qui désire annuler sa location, doit en aviser le responsable de la location une semaine avant la date de l'événement sans quoi le dépôt ne sera pas remboursé. (à moins de circonstances hors de contrôle). Le locataire qui annule sa location, peu importe la raison de l'annulation, se verra rembourser le montant de sa location, moins des frais de 15% du total de sa location. Le locateur a un maximum de 30 jours pour procéder au remboursement. Tout contrat de location peut être suspendu ou révoqué sans préjudice siles mesures d'urgence venaient à s'appliquer ou si une circonstance venait à rendre la salle ou l'infrastructure louée non 6 fonctionnelle. Si de telles mesures venaient à se produire, le montant de la location serait remboursé en totalité. 11. ASSURANCE RESPONSABILITÉ (excluant les organismes à but non lucratif) Le locataire est conscient des risques inhérents à la tenue d'un événement public. Il reconnait avoir vu les installations louées et dégage la Municipalité de toute responsabilité liée au bris, vols, dommage, perte, accident. La Municipalité peut exiger du locataire une copie d'une preuve d'assurance pour la clause de responsabilité civile. Habituellement, cette clause est incluse au contrat d'assurance habitation. Les événements ouverts au public (non privés) devront produire une preuve d'assurance responsabilité suffisante. Le locataire doit assurer les biens qu'il possède et qui sont entreposés. La Municipalité ne sera pas responsable de tout dommage qui pourrait être causé à ces biens. 12. DIRECTIVES SUPPLÉMENTAIRES SPÉCIFIQUES AUX PARCS En plus des directives précédentes, les utilisateurs des parcs (incluant les patinoires, terrains de soccer, balle, etc.) devront respecter les interdictions suivantes : 1. L'accès aux parcs de la Municipalité est interdit entre 23 h et 7 h à moins de détenir un permis ou une autorisation écrite de la Municipalité à cette fin. 2. Il est interdit de nuire de quelque manière que ce soit au travail des employés affectés à des travaux dans tout endroit public ou propriété publique. 3. Il est interdit de pratiquer tout jeu dangereux ou amusement non approprié dans tout endroit public ou propriété publique. 4. Commet une infraction toute personne qui, fréquentant ou visitant un endroit public ou une propriété publique de la Municipalité, refuse de quitter ledit lieu sur ordre de personnes affectées à la surveillance et au maintien de l'ordre dans ledit lieu. 5. Il est interdit à toute personne de se promener en motoneige ou autre véhicule motorisé dans tout endroit public ou propriété publique à moins d'avoir une autorisation écrite de la Municipalité à cette fin. 6. Il est interdit à quiconque de jeter ou de disposer des déchets, papiers ou autres ordures autrement que dans les boîtes ou paniers disposés à cette fin dans les endroits publics ou propriétés publiques. 7 7. Il est interdit à quiconque d'uriner ou déféquer dans tout endroit public ou propriété publique ailleurs que dans les endroits spécialement aménagés à cette fin. 8. La Municipalité ne se tiendra pas responsable des objets volés, perdus ou endommagés dans tout endroit public ou propriété publique de son territoire. 9. Il est interdit de jeter des pierres ou autres projectiles dans tout endroit public ou propriété publique. 10. Il est défendu de se dévêtir ou de se rhabiller en aucun endroit dans les centres de loisirs à l'exception des endroits construits à cette fin. 11. Il est défendu à toute personne d'allumer ou de maintenir allumé un feu dans un endroit public ou une propriété publique à moins d'avoir obtenu un permis ou une autorisation écrite de la Municipalité à cet effet. 12. Il est défendu à toute personne de faire usage ou permettre de faire usage, dans un endroit public ou une propriété publique, de fusée volante, torpille ou toute autre pièce pyrotechnique à moins d'avoir obtenu un permis ou une autorisation écrite de la Municipalité à cet effet. 13. DIRECTIVES SUPPLÉMENTAIRES SPÉCIFIQUES AUX PATINOIRES En plus des directives précédentes, les utilisateurs des patinoires devront respecter les interdictions suivantes : 1. Il est OBLIGATOIRE de porter un casque avec protecteur facial et protège-cou pour la pratique du hockey sur glace; 2. Le port du casque et de gants de protection est FORTEMENT RECOMMANDÉ pour le patinage libre; 3. Il est primordial de respecter l'horaire de la patinoire; 4. Le site est non recommandé aux enfants de 12 ans et moins sans supervision; 5. Les débutants utilisant des appuis pour patiner sur la surface glacée doivent être accompagnés d'un adulte; 6. Il est défendu de patiner avec quelqu'un sur le dos ou dans les bras, ou encore d'être sur la patinoire avec un traîneau; (sauf parent avec bébé en traîneau); 7. Tout comme les contenants de verre, la consommation de drogue ou d'alcool est interdite; 8. La pratique de jeux dangereux tels que les poursuites, chaînes et autres est interdite; 9. Le respect des autres usagers, peu importe leur niveau d'habileté, est primordial; 8 10. Il est défendu d'apporter des rondelles ou des bâtons de hockey sur la glace durant les heures réservées au patinage libre; 11. En cas de dommage sur la surface glacée ou sur les bandes de patinoire, aviser immédiatement le service des loisirs et de la vie communautaire de la municipalité de Pontiac au 819-455- 2401; 12. Il est STRICTEMENT DÉFENDU de fréquenter le site en dehors des heures d'ouverture (9h à 22h); 13. Les réservations de la part des écoles et des organismes sont prioritaires en tout temps; 14. La Municipalité se réserve le droit de fermer la patinoire en tout temps, et ce, sans préavis; 15. Tout manquement aux règles de sécurité pourrait entraîner une exclusion individuelle ou collective de la patinoire; 16. Aucune supervision n'est prévue pour la patinoire extérieure. La pratique d'activités de patinage libre ou de hockey sur glace, sur ce site, est à vos risques. 14. FORMULAIRES Formulaire de réservation d'une salle : https://municipalitepontiac.com/reservation-dun-centre- communautaire/ Formulaire de réservation d'un terrain (parc, terrain de balle, terrain de soccer, patinoire) : https://municipalitepontiac.com/wp-content/uploads/2022/03/F-LVC-002-Reservation-de- TERRAINS-rev.-8-mars-2022.pdf Demande d'autorisation - feux d'artifice : https://municipalitepontiac.com/wp- content/uploads/2020/11/F-SI-003_-_Feux_dartifice.pdf 15. ENTRÉE EN VIGUEUR La présente politique remplace les politiques de location des infrastructures précédentes. Elle entre en vigueur au moment de son adoption par le conseil municipal. 9 ANNEXE 1 Frais quotidiens Centre communautaire de Luskville Institut des Femmes Quyon Centre communautaire De Quyon Biblio Quyon et Luskville Dépôt (pour tous) 200$ 200$ 200$ 200$ - Organismes municipaux à but non lucratif - Organismes Municipaux - Écoles municipales Incluant vente d'alcool et autres levées de fonds 0$ 0$ 0$ 0$ Garderies municipales Activités parent/enfant 75$ 75$ 75$ 50$ - Organismes visiteurs à but non lucratif - Organimes visiteurs Incluant vente d'alcool et autres levées de fonds 300$ 300$ 300$ 100$ (alcool défendu) Résidents Incluant vente d'alcool et autres levées de fonds 150$ 50$ 200$ 50$ (alcool défendu) Non-résidents Incluant vente d'alcool et autres levées de fonds 300$ 100$ 400$ 75$ (alcool défendu) Autres activités Cours /activités approuvés par Municipalité pour résidents (sans permis ou vente d'alcool) 0$ 0$ 0$ 0$ Funérailles pour résidents ou leur famille 0$ 0$ 0$ N/A Réceptions de mariage 400$ (Non résidents) 350$ (résidents) 100$ (Non résidents) 50$ (résidents) $400 (N.R.) $350 (residents) N/A 10 Patinoire de Luskville ou Quyon Baseball ou champ de soccer ou parc Dépôt (sauf pour les organismes à but non lucratif) 200$ 200$ - Organismes à but non lucratif - Organimes locaux reconnus par la Municipalité de Pontiac -Organismes gouvernementaux Sans vente d'alcool ou levées de fonds Gratuit Gratuit Avec vente d'alcool et/ou levées de fonds Résidents Sans vente d'alcool ou levées de fonds 50$ 50$ Avec vente d'alcool et/ou levées de fonds 75$ 75$ Non-résidents Sans vente d'alcool ou levées de fonds 150$ 150$ Avec vente d'alcool et/ou levées de fonds 175$ 175$