Politique des regles de gouvernance en matiere de protection des renseignements personnels
Pontiac, Quebec
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Politique administrative concernant les règles de gouvernance en
matière de protection des renseignements personnels de la
Municipalité de Pontiac
SÉANCE ordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Pontiac, tenue le
13 mai 2025, à 19 h 30, au centre communautaire de Breckenridge situé au
1491, route 148, Pontiac, à laquelle séance étaient présents :
LE MAIRE : Roger Larose
LES MEMBRES DU CONSEIL :
Dr. Jean Amyotte
Diane Lacasse
Caryl McCann
Garry Dagenais
Serge Laforest
La majorité des membres du conseil et formant quorum.
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Pontiac (ci-après la « Municipalité ») est un
organisme public assujetti à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur
l'accès »);
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité s'engage à protéger les renseignements
personnels qu'elle collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et
règlements applicables ;
CONSIDÉRANT qu'en 2022, la Municipalité employait, en moyenne, 50 salariés ou
moins, et qu'elle n'est donc pas assujettie à l'obligation de constituer un comité sur l'accès
à l'information et la protection des renseignements personnels conformément au Règlement
excluant certains organismes publics de l'obligation de former un comité sur l'accès à
l'information et la protection des renseignements personnels ;
CONSIDÉRANT QUE pour s'acquitter des obligations prévues à la Loi sur l'accès, est
instituée la présente politique administrative concernant les règles de gouvernance en
matière de protection des renseignements personnels.
EN CONSÉQUENCE, le conseil décrète ce qui suit :
-2-
CHAPITRE I - APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1.
DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification
ci-dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d'accès à l'information créée en vertu de la Loi sur l'accès ;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Pontiac ;
Cycle de vie : Désigne l'ensemble des étapes d'existence d'un renseignement détenu par
la Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa
consultation, sa transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa
destruction ;
Loi sur l'accès : Désigne la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur
la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité
collecte, détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des
renseignements personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le
cadre de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un
fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles
de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la
Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une
personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement, comme :
l'adresse postale, le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que
ce soit les données personnelles ou professionnelles de l'individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui
suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu,
notamment en raison du préjudice potentiel à la personne en cas d'incident de
confidentialité, comme l'information financière, les informations médicales, les données
biométriques, le numéro d'assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou
l'orientation sexuelle ;
-3-
Responsable de l'accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui,
conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d'accès
aux documents de la Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la
personne qui, conformément à la Loi sur l'accès, exerce cette fonction veille à la protection
des renseignements personnels détenus par la Municipalité.
2.
OBJECTIFS
La Politique de gouvernance PRP vise les objectifs suivants :
-
Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement
la PRP ;
-
Protéger les RP recueillis par la Municipalité tout au long de leur cycle de vie ;
-
Assurer la conformité aux exigences légales applicables à la PRP, dont la Loi sur
l'accès, et aux meilleures pratiques en cette matière ;
-
Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la
Municipalité et leur donner accès lorsque requis.
CHAPITRE II - MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
3.
COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
3.1
La Municipalité ne collecte que les RP nécessaires aux fins de ses activités ;
3.2
Sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur l'accès, la Municipalité ne
procède pas à la collecte de RP sans avoir préalablement obtenu le
consentement de la personne concernée ;
3.3
Est entendu que le consentement doit être donné à des fins spécifiques, pour
une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé. Le
consentement de la personne concernée doit être :
a)
Manifeste : ce qui signifie qu'il est évident et certain ;
b)
Libre : ce qui signifie qu'il doit être exempt de contraintes ;
c)
Éclairé : ce qui signifie qu'il est pris en toute connaissance de
cause.
3.4
Au moment de la collecte de tout RP, la Municipalité s'assure d'obtenir de
façon expresse le consentement libre et éclairé de la personne concernée. La
Municipalité doit notamment indiquer :
-4-
a)
Les fins auxquelles tout RP est requis ;
b)
Le caractère obligatoire ou facultatif de la demande de collecte de
RP ;
c)
Les conséquences, pour la personne concernée, d'un refus de
répondre à la demande ;
d)
Les conséquences, pour la personne concernée, d'un retrait de son
consentement à la communication ou à l'utilisation des RP suivant
une demande facultative ;
e)
Les droits d'accès et de rectification aux RP collectés ;
f)
Les moyens par lesquels tout RP est recueilli ;
g)
Les précisions nécessaires relativement (1) au recours par la
Municipalité à une technologie afin de recueillir tout RP,
comprenant des fonctions qui permettent l'identification, la
localisation ou le profilage de la personne concernée et (2) aux
moyens offerts, à la personne concernée, pour en activer ou
désactiver les fonctions ;
h)
Les précisions relatives à la durée de conservation de tout RP ;
i)
Les coordonnées de la personne responsable de la PRP au sein de
la Municipalité.
4.
CONSERVATION
ET
UTILISATION
DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
4.1.
La Municipalité restreint l'utilisation de tout RP aux fins pour lesquelles il
a été recueilli et pour lequel la Municipalité a obtenu le consentement exprès
de la personne concernée, le tout sous réserve des exceptions prévues par la
Loi sur l'accès ;
4.2.
La Municipalité limite l'accès à tout RP détenu aux seules personnes pour
lesquelles ledit accès est requis à l'exercice de leurs fonctions au sein de la
Municipalité ;
4.3.
La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que
soit la sensibilité des RP détenus afin de prévenir les atteintes à leur
confidentialité et à leur intégrité sous réserve des exceptions prévues à la
Loi sur l'accès ;
-5-
4.4.
La Municipalité conserve les données et documents comportant des RP :
a)
Pour la durée nécessaire à l'utilisation pour laquelle ils ont été
obtenus
Ou
b)
Conformément aux délais prévus à son calendrier de conservation.
4.5.
Lors de l'utilisation de tout RP, la Municipalité s'assure de l'exactitude du
RP. Pour ce faire, elle valide son exactitude auprès de la personne concernée
de façon régulière et, si nécessaire, au moment de son utilisation ;
4.6.
La Municipalité accorde le même haut taux d'attente raisonnable de
protection, en matière de confidentialité et d'intégrité envers tout RP qu'elle
collecte, conserve et utilise que le RP soit sensible ou non.
5.
FICHIER DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Municipalité établit et maintient à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements
personnels.
Cet inventaire doit contenir les indications suivantes :
5.1
La désignation de chaque fichier, les catégories de renseignements qu'il
contient, les fins pour lesquelles les renseignements sont conservés et le
mode de gestion de chaque fichier ;
5.2
La provenance des renseignements versés à chaque fichier ;
5.3
Les catégories de personnes concernées par les renseignements versés à
chaque fichier ;
5.4
Les catégories de personnes qui ont accès à chaque fichier dans l'exercice
de leurs fonctions ;
5.5
Les mesures de sécurité prises pour assurer la protection des renseignements
personnels.
Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des
renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des
dispositions de la Loi sur l'accès.
6.
COMMUNICATION À DES TIERS
6.1.
La Municipalité, ne peut communiquer à des tiers tout RP sans un
consentement exprès de la personne concernée sauf exception prévue à la
Loi sur l'accès ;
-6-
6.2.
La Municipalité indique, dans les registres exigés par la Loi sur l'accès,
toutes les informations relatives à la transmission de tout RP à un tiers à
quelques fins que ce soit.
7.
DESTRUCTION OU ANONYMISATION
7.1.
Lorsque des RP ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été
recueillis et lorsque le délai prévu au calendrier de conservation est expiré,
la Municipalité doit les détruire de façon irréversible ou les rendre
anonymes ;
7.2.
La procédure de destruction devra être approuvée par le greffier-trésorier et
le RPRP afin de s'assurer notamment du respect de l'article 199 du Code
municipal ;
7.3.
L'anonymisation vise une fin sérieuse et légitime et la procédure est
irréversible ;
7.4.
Sur recommandation du RPRP, toute procédure d'anonymisation doit être
approuvée par le greffier-trésorier.
CHAPITRE III - RÔLES ET RESPONSABILITÉS À L'ÉGARD DE LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
8.
CONSEIL
Le conseil approuve la présente Politique et veille à sa mise en œuvre, notamment en
s'assurant :
8.1
De prendre les décisions nécessaires relevant de sa compétence pour voir à
la mise en œuvre et au respect de la présente Politique ;
8.2
Que la direction générale et les directeurs de service de la Municipalité
fassent la promotion d'une culture organisationnelle fondée sur la protection
des RP et des comportements nécessaires afin d'éviter tout incident de
confidentialité ;
8.3
Que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière autonome leurs
pouvoirs et responsabilités.
9.
DIRECTION GÉNÉRALE
La direction générale est responsable de la qualité de la gestion de la PRP et de l'utilisation
de toute infrastructure technologique de la Municipalité à cette fin.
-7-
Conformément au Règlement excluant certains organismes publics de l'obligation de
former un comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
(Décret 744-2023, 3 mai 2023), la direction générale assume les tâches qui sont dévolues
au Comité sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels :
9.1
Définir et approuver les règles de gouvernance en matière de PRP au sein
de la Municipalité ;
9.2
Définir et approuver les orientations en matière de PRP au sein de la
Municipalité ;
9.3
Formuler des avis sur les initiatives d'acquisition, de déploiement et de
refonte de systèmes d'information ou de toute nouvelle prestation
électronique de services de la Municipalité nécessitant la collecte,
l'utilisation, la conservation, la communication à des tiers ou la destruction
des RP, et ce, tant au moment de la mise en place de ces initiatives que lors
de toute modification à celles-ci.
Elle doit également mettre en œuvre la présente Politique en :
a)
Veillant à ce que le RPRP et le RAD puissent exercer de manière
autonome leurs pouvoirs et responsabilités ;
b)
S'assurant que les valeurs et les orientations en matière de PRP soient
partagées et véhiculées par tout gestionnaire et employé de la
Municipalité ;
c)
Planifiant et assurant la réalisation des activités de formation des
employés de la Municipalité en matière de PRP ;
d)
Veillant à ce que la Municipalité connaisse les orientations, les directives
et les décisions formulées par la CAI en matière de PRP ;
e)
Évaluant, le niveau de PRP au sein de la Municipalité ;
f)
Apportant les appuis financiers et logistiques nécessaires à la mise en
œuvre et au respect de la présente politique ;
g)
Exerçant son pouvoir d'enquête et appliquant les sanctions approprier
aux circonstances pour le non-respect de la présente Politique.
10.
RESPONSABLE
LA
PROTECTION
DES
RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
-8-
Le PRPR, en collaboration avec le RAD, contribue à assurer une saine gestion de la PRP
au sein de la Municipalité. Il soutient le conseil, la direction générale et l'ensemble du
personnel de la Municipalité dans la mise en œuvre de la présente Politique.
Notamment, le RPRP s'assure de :
10.1
Définir, en collaboration avec la direction générale, les orientations en
matière de PRP au sein de la Municipalité ;
10.2
Déterminer la nature des RP devant être collectés par les différents services
de la Municipalité, leur conservation, leur communication à des tiers et leur
destruction ;
10.3
Suggérer les adaptations nécessaires en cas de modifications à la Loi sur
l'accès, à ses règlements afférents ou l'interprétation des tribunaux, le cas
échéant ;
10.4
Planifier et assurer, en collaboration avec la direction générale, la réalisation
des activités de formation des employés de la Municipalité en matière de
PRP ;
10.5
Formuler à la direction générale, des avis sur les initiatives d'acquisition, de
déploiement et de refonte de systèmes d'information ou de toute nouvelle
prestation électronique de services de la Municipalité nécessitant la collecte,
l'utilisation, la conservation, la communication à des tiers ou la destruction
des RP, et ce, tant au moment de la mise en place de ces initiatives que lors
de toute modification à celles-ci ;
10.6
Formuler des avis sur les mesures particulières à respecter quant aux
sondages qui collectent ou utilisent des RP, ou encore en matière de
vidéosurveillance ;
10.7
Veiller à ce que la Municipalité connaisse les orientations, les directives et
les décisions formulées par la CAI en matière de PRP ;
10.8
Évaluer, en collaboration avec la direction générale, le niveau de PRP au
sein de la Municipalité ;
10.9
Recommander au greffier-trésorier de procéder à l'anonymisation de RP en
lieu et place de la destruction de RP qui n'est plus utile à la Municipalité ;
10.10
Faire rapport au conseil et à la direction générale, sur une base annuelle,
quant à l'application de la présente politique.
-9-
11.
RESPONSABLE DE L'ACCÈS AUX DOCUMENTS
Dans le cadre de cette fonction, le responsable de la conformité doit :
11.1
Recevoir toutes les demandes qui sont de la nature d'une demande d'accès
aux documents au sens de la Loi sur l'accès, y compris les demandes
d'informations ;
11.2
Répondre aux requérants de l'accès à des documents en fonction des
prescriptions de la Loi sur l'accès.
12.
DIRECTEUR DE SERVICE
Chaque directeur de service est responsable de veiller à la PRP au sein du service qu'il
dirige ainsi que des infrastructures technologiques nécessaires à cette fin auxquelles les
employés du service et lui ont accès dans le cadre de leurs fonctions à la Municipalité.
À ce titre, chaque directeur de service doit :
12.1
Faire connaître la présente politique en matière de PRP aux employés de son
service et s'assurer de son application et son respect par ceux-ci ;
12.2
S'assurer que les mesures de sécurité déterminées et mises en place soient
appliquées systématiquement à l'occasion de son emploi et de celui des
employés qu'il dirige dans le service dont il est responsable ;
12.3
Participer à la sensibilisation de chaque employé de son équipe aux enjeux
de la PRP ;
12.4
Désigner, au sein de son service, le ou les employés dont la tâche inclue
spécifiquement les fonctions de veiller à la collecte, la détention, la
conservation ou la destruction des RP et leur protection ;
12.5
Dans le cas où aucun employé n'est désigné, le directeur de service assume
les tâches et responsabilités prévues à l'article 13.
13.
RESPONSABLE DE LA PRP AU SEIN DES DIFFÉRENTS SERVICES DE
LA MUNICIPALITÉ
Chaque directeur de service de la Municipalité doit identifier le responsable de la PRP au
sein de son service au RPRP. Les employés de chaque service de la Municipalité ainsi
désignés sont responsables au sein de leur service de certaines étapes de la vie des RP,
c'est-à-dire la collecte et la détention.
Chaque responsable au sein d'un service susmentionné travaille en étroite collaboration
avec le RPRP afin d'inventorier les diverses catégories de RP recueillies, détenues,
-10-
communiquées à des tiers, le cas échéant, détruites ou rendues anonymes et de maintenir à
jour cet inventaire. Le responsable doit également voir à ce que les employés du service
obtiennent tout consentement requis de tout individu aux fins de collecter, détenir ou
transférer à des tiers le cas échéant. Le responsable doit voir à la conservation et au
classement des consentements recueillis de manière que ceux-ci puissent être facilement
retracés.
14.
EMPLOYÉS
Chaque employé doit :
14.1
Prendre toutes les mesures nécessaires afin de protéger les RP ;
14.2
Mettre tout en œuvre pour respecter le cadre légal applicable et les mesures
prévues aux différentes politiques et directives de la Municipalité en lien
avec la protection des RP ;
14.3
N'accéder qu'aux RP nécessaires dans l'exercice de ses fonctions ;
14.5
Signaler au RPRP tout incident de confidentialité ou traitement irrégulier
des RP ;
14.6
Participer activement à toute activité de sensibilisation ou formation
données en matière de PRP ;
14.7
Collaborer avec le RPRP et le RAD.
15.
FORMATION DU PERSONNEL DE LA MUNICIPALITÉ EN VUE DE LA
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le RPRP et/ou la direction générale établissent le contenu et le choix des formations
offertes à tous les employés de la Municipalité et déterminent la fréquence à laquelle les
employés doivent suivre toute formation établie.
Les activités de formation ou de sensibilisation incluent notamment :
15.1
Formation à l'embauche sur l'importance de la PRP et les actions à prendre
dans son travail ;
15.2
Formation à tous les employés sur la mise en œuvre de la présente politique ;
15.3
Formation aux employés utilisant un nouvel outil informatique impliquant
des RP ;
15.4
Formation sur les mises à jour de la présente politique ou des mesures de
sécurité des RP, le cas échéant.
-11-
CHAPITRE IV - MESURES ADMINISTRATIVES
16.
SONDAGES
Avant d'effectuer, ou de permettre à une tierce partie d'effectuer un sondage auprès des
personnes concernées pour lesquelles la Municipalité détient, recueille ou utilise des RP,
le RPRP devra préalablement faire une évaluation des points suivants :
16.1
La nécessité de recourir au sondage ;
16.2
L'aspect éthique du sondage compte tenu, notamment, de la sensibilité des
renseignements personnels recueillis et de la finalité de leur utilisation.
Suivant cette évaluation, le RPRP devra faire des recommandations au conseil et à la
direction générale.
17.
ACQUISITION, DÉVELOPPEMENT OU REFONTE D'UN SYSTÈME
D'INFORMATION OU DE PRESTATION ÉLECTRONIQUE
17.1.
Avant de procéder à l'acquisition, au développement ou à la refonte des
systèmes de gestion des RP, la Municipalité doit procéder à une évaluation
des facteurs relatifs à la vie privée ;
Aux fins de cette évaluation, la Municipalité doit consulter, dès le début du
projet, la direction générale ;
17.2.
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet prévu à l'article 17.1, la
direction générale peut, à toute étape, suggérer des mesures de protection
des RP, dont notamment :
a)
La nomination d'une personne chargée de la mise en œuvre des mesures
de PRP ;
b)
Des mesures de PRP dans tout document relatif au projet, telles qu'un
cahier des charges ou un contrat ;
c)
Une description des responsabilités des participants au projet en matière
de PRP ;
d)
La tenue d'activités de formation sur la PRP pour les participants au
projet.
17.3.
La Municipalité doit également s'assurer que dans le cadre du projet prévu
à l'article 17.1, le système de gestion des renseignements personnels permet
qu'un RP informatisé recueilli auprès de la personne concernée soit
communiqué à cette dernière dans un format technologique structuré et
couramment utilisé ;
-12-
17.4.
La réalisation d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être
proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de
leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.
18.
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
L'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés de tout RP ou sa perte constituent
un incident de confidentialité au sens de la Loi sur l'accès.
La Municipalité assure la gestion de tout incident de confidentialité conformément à la
procédure de gestion des incidents de confidentialité dont font partie les règles suivantes :
18.1
Tout incident de confidentialité avéré ou potentiel doit être rapporté le plus
rapidement possible au RPRP par toute personne qui s'en rend compte ;
18.2
Le RPRP doit réviser l'information rapportée afin de déterminer s'il s'agit
d'un incident de confidentialité et dans l'affirmative :
a)
Inscrire l'information pertinente au registre des incidents de
confidentialité de la Municipalité ;
b)
Aviser la CAI et toute personne concernée par l'incident de
confidentialité ;
c)
Identifier et recommander l'application de mesures d'atténuation
appropriées, le cas échéant.
19.
TRAITEMENT DES PLAINTES
Toute personne physique qui estime que la Municipalité n'assure pas la protection des RP
de manière conforme à la Loi sur l'accès peut porter plainte de la manière suivante :
19.1.
Une plainte ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit
par une personne physique qui s'identifie ;
19.2.
Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité ;
19.3.
Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa plainte
et indique les délais pour y donner suite ;
19.4.
Le RPRP donne suite à une plainte avec diligence et au plus tard dans les
vingt jours suivant la date de sa réception ;
19.5.
Si le traitement de la plainte dans le délai prévu à l'article 19.4 de la présente
Politique paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal