Politique de gestion contractuelle — full text

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## POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE ## PRÉAMBULE La présente « Politique de gestion contractuelle » est adoptée en vertu de l'article 938.1.2 du Code municipal. En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une gestion contractuelle s'appliquant aux contrats municipaux et prévoyants des mesures pour assurer une saine les personnes contractantes ou voulant contracter avec la municipalité. Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Il est à noter que la présente politique n'a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d'octroi ou de gestion de contrats municipaux. ## LES MESURES DE MAINTIEN D'UNE SAINE CONCURRENCE - Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l'un de ses représentants n'a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l'influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission. - a) Le conseil délègue au directeur général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s'imposent. - b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l'appel d'offres et être composé d'au moins trois membres. - c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doivent préserver, tout temps, confidentialité de l'identité des membres de tout comité de sélection. - d) Lors de tout appel d'offres exigeant la création d'un comité sélection, les documents d'appel d'offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants : - Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n'a communiqué ou tenté de - communiquer, dans le but d'exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection. - Si un soumissionnaire ou un de ses représentants ommunique ou tente de communiquer, dans le but de 'influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement 2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres. - a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu'il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis. - ) Doit être insérée dans les documents d'appel d'offres une lisposition prévoyant que si un soumissionnaire s'est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d'une arrangement soumissionnaire ou un concurrent pour l'influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement 3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi. - a) Tout membre du conseil ou tout employé s'assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l'obtention d'un contrat que celle-ci s'est inscrite au des lobbyistes prévu par la Loi sur transparence et l'éthique en matière de lobbyisme. - b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne se sont livrés à une communicatior d'influence aux fins de l'obtention du contrat, ou, si telle communication d'influence a eu lieu, ioindre à sá soumission une déclaration exige en viou de fa of au Registre des 10bbe stes ai ste - lesures avant pour but de prévenir les geste 'intimidation. de trafic d'influence ou de corruption - a) La municipalité doit, dans le cas des appels d'offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l'invitation d'entreprises différentes. L'identité personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l'ouverture des soumissions. - b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne se sont livrés à des gestes d'intimidation, de trafic d'influence ou de corruption. - c) Tout appel d'offres doit indiquer que si une personne s'est livrée à l'un ou l'autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée. ## 5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d'intérêts. - a) Toute personne participant à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d'un comité de sélection le cas échéant, doit déclarer tout conflit d'intérêts et toute situation de conflit d'intérêts potentiel. - b) Aucune personne en conflit d'intérêts ne peut participer à l'élaboration, l'exécution ou le suivi d'un appel d'offres ou d'un contrat. - c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu'il n'existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d'intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire. 6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l'impartialité et l'objectivité du processus de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte. - a) Aux fins de tout appel d'offres est identifié un responsable de l'appel d'offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l'appel d'offres et il est prévu document d'appel d'offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s'adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l'appel d'offres. - b) Lors de tout appel d'offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d'offres autrement qu'en recommandant le demandeur à la personne responsable. 7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat. - a) La municipalité doit, dans tout contrat établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n'est possible que si elle est accessoire au contrat et n'en change pas la nature. - b) La municipalité doit prévoir dans les documents d'appel d'offres tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l'exécution de travaux afin d'assurer le suivi de l'exécution du contrat. ## 8. Application et entrée en vigueur. La présente politique entre en vigueur à compter de son adoption par le conseil municipal. EDWARD McCANN Maire SYLVAIN BERTRAND Directeur général